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Réf : DGS/SAJ/TIC-2019-

ARRÊTE PORTANT UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION


ET DE LA COMMUNICATION POUR L’INFORMATION SYNDICALE

LE PRESIDENT DE L'UNIVERSITE

Vu le règlement général sur la protection des données personnelles ;


Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires, ensemble la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984
modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’Etat ;
Vu la loi n° 2010-751 du 5 juillet 2010 modifie relative à la rénovation du dialogue social et comportant diverses dispositions relatives à la
fonction publiques ;
Vu le décret n° 82-447 du 28 mai 1982 modifié relatif à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique ;
Vu l’arrêté du 4 novembre 2014 relatif aux conditions générales d’utilisation, par les organisations syndicales, des technologies de l’information
et de la communication dans la fonction publique de l’Etat ;
Vu la décision ministérielle du 26 avril 2016 relative aux conditions et aux modalités d’utilisation des technologies de l’information et de la
communication par les organisations syndicales ;
Vu les statuts de l’Université d’Orléans ;
Vu l’avis favorable du Comité technique d’établissement en date du 24 octobre 2019 ;

ARRETE

ARTICLE I - OBJET

Le présent arrêté a pour objet de fixer les conditions d’utilisation des technologies de l’information et de la
communication au bénéfice des organisations syndicales.

Le présent arrêté s’applique à toute organisation syndicale légalement constituée, qui a pour objet la défense des
intérêts professionnels de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, titulaire ou non de
siège(s) dans les conseils et comités centraux de l’Université d’Orléans.

Le présent arrêté ne concerne pas les messages des organisations syndicales à destination de leurs adhérents.

Chaque année, au cours du quatrième trimestre de l'année civile, l'administration porte à la connaissance des
personnels l'existence de ce dispositif dédié à la communication des organisations syndicales.

ARTICLE II – MISE A DISPOSITION D’UNE PAGE D’INFORMATION SYNDICALE

Chaque organisation syndicale, qui en fait la demande écrite, est autorisée à animer librement une page d’information
syndicale spécifiquement réservée, accessible à l’ensemble des personnels, sur le site intranet de l’établissement.

Le contenu de chaque page engage son ou ses auteurs. Il doit respecter le cadre législatif et règlementaire en vigueur,
plus particulièrement le droit syndical, l’ordre public et les bonnes mœurs.

ARTICLE III – MISE A DISPOSITION D’UNE ADRESSE DE MESSAGERIE ELECTRONIQUE AUX


COORDONNEES DES ORGANISATIONS SYNDICALES

Chaque organisation syndicale dispose d'un alias de messagerie électronique faisant apparaitre son sigle et
dénommée « sigleorganisation-info@univ-orleans.fr ».

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L'Université d’Orléans crée et enregistre ces alias de messagerie électronique sur ses serveurs. Elle est propriétaire et
porte la responsabilité des adresses de messagerie électronique mises à disposition des organisations syndicales,
notamment vis-à-vis des autorités compétentes.

Seuls les alias de messagerie électronique syndicaux créés et enregistrés par l'université peuvent être utilisés
pour l'émission de messages à destination de la boîte professionnelle des agents. Ces messages mentionnent
l'origine syndicale et parviennent aux personnels sans blocage ni lecture. Ces messages doivent respecter le cadre
législatif et réglementaire en vigueur, plus particulièrement le droit syndical, l'ordre public et les bonnes mœurs.

Sans préjudice des dispositions de l'article 4.2 du présent arrêté, ces messages sont adressés à la liste de diffusion «
expression-syndicale@listes.univ-orleans.fr » créée par l'université, à laquelle les personnels sont abonnés
d'office. Cette liste est actualisée régulièrement au fil des mouvements de personnels.

Le nombre des abonnés à « expression-syndicale@listes.univ-orleans.fr » est communiqué à l'organisation syndicale


qui en fait la demande.

Les échanges électroniques entre les agents et les organisations syndicales sont confidentiels. Ces échanges
concernent l'ensemble des messages et informations transmis par les organisations syndicales.

Les personnels sont autorisés à écrire aux adresses de messagerie électronique syndicales. Il ne leur est pas
permis d'envoyer de messages électroniques à « expression-syndicale@listes.univ-orleans.fr ».

ARTICLE IV – COMMUNICATION DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET GESTION DE


LISTES DE DIFFUSION

4.1 Mise à disposition du fichier de personnels

A la demande des organisations syndicales désignées à l'article 1 du présent arrêté, un fichier des personnels est
mis à disposition.

Ce fichier comporte les données suivantes : nom - prénom - affectation - adresse de messagerie professionnelle - corps
- et, pour les personnels qui ne sont pas fonctionnaires, la mention « ANT » (agents non titulaires) accompagnée de
l’équivalent du corps. Il est mis à jour tous les 30 octobre afin de prendre en considération les promotions et mutations
des personnels.

Etant une obligation légale à laquelle est soumise l’université, la communication de ce fichier aux organisations
syndicales qui le demandent ne nécessite pas le consentement préalable des personnels (Article 6.1.c. du RGPD). Les
données qu'il contient sont exclusivement destinées à l'exercice du droit syndical. Toute communication, divulgation
ou cession de tout ou partie de ces données à un tiers est interdite. Est considérée comme tiers toute personne
physique ou morale n'ayant pas qualité pour recevoir les données.

L'utilisation des données du fichier doit garantir la confidentialité des échanges électroniques entre les organisations
syndicales et les agents de l'université.

Chaque organisation syndicale destinataire du fichier des personnels doit accomplir les formalités déclaratives
imposées par les dispositions législatives et réglementaires en vigueur.

4.2 Utilisation de listes de diffusion

Les organisations syndicales peuvent administrer, à partir du fichier des personnels défini à l'article 4.1, une ou
plusieurs listes de diffusion destinées à l'envoi d'informations vers les adresses de messagerie professionnelles de tout
ou partie des agents depuis l'alias de messagerie électronique définie à l'article 3.

Ces listes permettent à chaque organisation syndicale de s'adresser à tous les personnels ou à un ensemble de
personnel défini en fonction de l'affectation et/ou du corps de fonctionnaire ou de la catégorie d'agent non titulaire.
Une organisation syndicale ne peut transmettre plus de cinq messages par mois quel que soit le nombre de listes
créées.

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Les listes crées sont utilisées à titre exclusif par les organisations syndicales dans leur expression auprès des
personnels.

Ces listes sont créées sur le serveur de listes de l'université au moyen de l'outil interne de listes de diffusion « sympa
». Elles sont exploitées par chaque organisation syndicale concernée qui assume notamment la responsabilité de la
gestion des abonnés. Elles ne font pas apparaitre le contenu nominatif des abonnés.

Les messages expédiés à ces listes mentionnent l'origine syndicale et parviennent aux personnels sans blocage ni
lecture. Ces messages doivent respecter le cadre législatif et réglementaire en vigueur, plus particulièrement le droit
syndical, l'ordre public et les bonnes mœurs.

Les personnels de l'Université d’Orléans destinataires des messages des organisations syndicales conservent le
bénéfice des droits énoncés par le RGPD soit, à tout moment :
• un droit d'accès à leurs propres donnés ;
• un droit de rectification de leurs données ;
• un droit d'opposition à l'utilisation de leurs données pour un motif légitime.

Ces droits s'exercent au moyen d'un lien figurant en fin de chaque message électronique envoyé par une
organisation syndicale. Chaque message précise de manière automatique la marche à suivre pour se désabonner
à partir de sa messagerie professionnelle.

Chaque personnel est libre de recevoir à nouveau ces messages après s'être désabonné d'une ou plusieurs listes de
diffusion. Il appartient à chaque organisation syndicale de veiller à la mise en œuvre des droits exercés par un
agent (désabonnement sans délai, notamment).

ARTICLE V – MESURES SPECIFIQUES AUX PERIODES DE CAMPAGNE DES ELECTIONS


PROFESSIONNELLES

A compter de la date de clôture du dépôt des candidatures et, au plus tard, un mois avant le jour du scrutin
organisé pour le renouvellement d'une instance représentative du personnel (CT, CHSCT, CPE, CCPANT...) et
jusqu'à la veille du scrutin, toute organisation syndicale dont la candidature a été reconnue recevable à l'élection
considérée a accès aux mêmes technologies de l'information et de la communication que celles-ci précisées aux
articles 2, 3 et 4.2 du présent arrêté. Durant la période électorale, des mesures spécifiques à la diffusion des
messages peuvent être mises en place.

ARTICLE VI – SECURITE DES SYSTEMES D’INFORMATION ET RESPECT DE LA VIE PRIVEE

6.1 Interlocuteurs référents

Chaque organisation syndicale communique par écrit à l'Université d’Orléans le ou les noms des interlocuteurs
référents autorisés à exploiter la page d'information syndicale, l'adresse de messagerie électronique, et la ou les
listes de diffusion, qui la concernent. Ces interlocuteurs référents peuvent être extérieurs à l'université. En cas de
départ d'un interlocuteur référent, l'organisation désigne un nouvel interlocuteur référent dans les mêmes
conditions.

L'université fournit aux interlocuteurs référents désignés par les organisations syndicales une assistance
technique et une formation, incluant une sensibilisation aux bonnes pratiques de l'utilisation des technologies de
l'information et de la communication.

6.2 Taille, fréquence et destinataires des messages

Les règles relatives à la taille des messages, à leur fréquence et à leurs destinataires sont les suivantes:
• Les messages des organisations syndicales sont adressés aux personnels ayant une adresse
prenom.nom@univ-orleans.fr abonnés à la liste « expression-syndicale@listes.univ-orleans.fr » et aux listes
de diffusion mentionnées à l'article 4.2 du présent arrêté ;
• En conformité avec la règle selon laquelle une organisation syndicale ne peut transmettre plus de cinq
messages par mois quel que soit le nombre de listes créées, chaque organisation syndicale est autorisée à
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envoyer un maximum de dix messages par mois à « expression-syndicale@listes.univ-orleans.fr » (hors
élections universitaires et professionnelles).
• Le volume d'un message électronique (corps du message et, le cas échéant, pièces jointes) ne peut
dépasser 500 kilo octets. Dans le corps des messages, l'insertion de liens hypertextes redirigés vers des
sites syndicaux est autorisée.

En cas de risques pour la sécurité informatique ou d'incidents sur le réseau informatique, l'Université d’Orléans
pourra suspendre momentanément l'accès aux adresses de messageries électroniques et aux listes de diffusion.
Elle en informera les organisations syndicales.

6.3 Confidentialité et protection de la vie privée

L'université s'engage à ne pas rechercher l'identification des agents qui se connectent aux pages d'information
syndicale accessibles sur le site intranet et sur le site internet de l'établissement.

L'université s'engage à respecter le secret des correspondances qui s'attache aux échanges électroniques
entre les agents et les organisations syndicales. Tout message expédié ou reçu à partir ou à une adresse de
messagerie électronique syndicale dénommée « sigleorganisation­ info@univ-orleans.fr » est réputé
confidentiel.

L'utilisation du réseau informatique de l'Université d’Orléans par les syndicats est subordonnée au respect de la
charte informatique de l'université et des dispositions suivantes:

• Seules et exclusivement les adresses enregistrées et dénommées « sigleorganisation-


info@univ­orleans.fr » ont la possibilité d'écrire aux personnels, après authentification et confirmation
de l'envoi par l'expéditeur ;
• Les modalités d'envoi des messages électroniques garantissent à l'ensemble des agents recevant ces messages
l'anonymat des autres destinataires et n'autorisent pas l'usage des accusés de réception, ni des accusés de
lecture.

Chaque personnel dispose de la faculté de signaler au Délégué à la protection des données de l'Université d’Orléans
les difficultés relatives à l’exercice de ses droits à l’occasion de l'utilisation des pages d'information syndicale, des
adresses de messagerie électronique, des listes de diffusion ou du fichier des personnels.

ARTICLE VII – EXECUTION DU PRESENT ARRÊTE

Le Directeur général des services est chargé de l’exécution du présent arrêté.

Fait à Orléans, le

Ary BRUAND

Date de transmission au Rectorat :

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