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Travailler en Mode Projet
Travailler en Mode Projet
TRAVAILLER
EN MODE PROJET
Les 7 étapes d’une
organisation réussie
Proposé par à partir du livre « Manager par les projets » écrit par
Jacques NICOLLE et Vincent PROTAT, co-fondateurs de Net’sFive
et Maître Jean-Jacques RAYNEL
Pourquoi travailler
en mode projet ?
Qui n’a pas rêvé de travailler dans une entreprise où tout le monde parle le
même langage ? Une entreprise dont les différents services dialoguent et se
coordonnent pour faire aboutir ensemble les projets qui découlent d’une vision
claire et partagée ?
Une fois ces métiers et compétences identifiés, ils devront être regroupés au
sein de services ou directions. Une étude d’adéquation pourra alors être réalisée
entre les ressources disponibles, les besoins en compétences et la charge de
travail estimée pour la réalisation des différentes missions qui leur seront
confiées.
EXEMPLE
1
2 Préciser les rôles et les fonctions
Les rôles et responsabilités de chacun doivent être établis, qu’il s’agisse d’un
poste permanent (responsable de direction, membre d’un service…), ou d’une
fonction temporaire (chef de projet, responsable de programme…).
2
√ Conduite du montage du projet
√ Préparation des phases du projet
√ Tenue du planning
√ Organisation et animation des réunions de suivi du
projet
√ Reporting au Superviseur du projet
√ Participation aux réunions de coordination de projet
√ Conduite de la phase de clôture du projet
Chef de Projet √ Animation du bilan de projet
Il encadre, anime et motive les équipes, suit le projet au quotidien et sur toute sa durée.
Il est responsable de la conformité des résultats au produit ou service demandé, assure
le dialogue avec le client et les parties prenantes. C’est le chef d’orchestre du projet.
Il expose l’avancement du planning au Coordinateur de projet et aux Responsables
des Services concernés.
Il présente les échéances à venir, les tâches à réaliser et les délais associés.
3
SON RÔLE DANS LES PROJETS
Il peut être désigné comme Chef de Projet sur certains projets internes et transverses à
l’entreprise.
Il peut intervenir en tant que ressource sur des tâches de certains projets.
Il reste alors à placer les hommes à la tête de chacune des directions ou services
retenus, puis à l’intérieur de ceux-ci. C’est une phase éminemment délicate,
puisqu’elle peut engendrer frustration et incompréhension pour les
responsables de l’organisation précédente qui auront le sentiment de ne pas
avoir été positionnés sur un poste équivalent dans la nouvelle.
Une fois les rôles répartis et bien compris, il reste à préparer tous ces acteurs aux
changements que va induire ce fonctionnement en mode projet.
4
3 Gérer le changement
Responsable de Service
Chef de Projet
Collaborateur
5
Effectuer une cartographie des profils individuels
47 %
23 %
15 %
15 %
6
4 Les projets et leurs règles d’arbitrage
Recenser tous les projets déjà répertoriés ou sur le point d’être menés
Objectif : les gérer au sein d’un même portefeuille et leur faire suivre les mêmes
règles de management.
Les tâches sont affectées aux membres d’une équipe par les
responsables de services en fonction des plans de charge et des
contraintes individuelles.
7
Mettre en place une culture du
5
management de projet
8
6 Gérer la documentation et les connaissances
EXEMPLE
9
Utiliser un logiciel de gestion de projet
7
et de travail collaboratif
EXEMPLE
10
Le diagramme de Gantt de l’outil Planzone
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Planzone propose aussi un système de feuilles de temps pour que les chefs de
projet évaluent le temps passé par les collaborateurs sur chaque tâche du projet
et analysent la charge de travail collective. Les collaborateurs quant à eux
renseignent les heures travaillées sur leurs affectations et échangent avec le chef
de projet sur la charge de travail individuelle.
Ces 3 outils sont les éléments les plus indispensables d’un logiciel permettant de
travailler en mode projet. Mais d’autres critères sont bien évidemment à prendre
en compte, surtout pour la collaboration entre les membres :
12
La nouvelle version de Planzone tente
de répondre aux problématiques de
l’univers de la gestion de projet, mais
aussi aux difficultés que l’on rencontre
ZOOM dans notre quotidien professionnel. Elle
SUR LES s’adapte donc aussi bien aux besoins
UTILISATEURS des responsables de services et chefs de
projet (planification, suivi en temps
réel, reporting) qu’à ceux des membres
de l’équipe (quoi, pour quand, avec
qui).
Pour se faire, nous sommes revenus aux fondamentaux. Les éditeurs ont
longtemps fait la course aux fonctionnalités (celui qui en a le plus est le
meilleur), les outils deviennent donc vite des usines à gaz qui sont très peu
utilisés ; ils ne dégagent pas le ROI espéré. Ou à l’inverse, ils proposent des
produits très faciles à utiliser par les collaborateurs mais pas vraiment adaptés
aux objectifs des responsables. Nous avons donc fait le choix de nous concentrer
sur un produit simple qui répond à 80% aux besoins réels des sociétés
d’aujourd’hui, avec des fonctionnalités puissantes mais compréhensibles par
tous.
Nous espérons que ce livre blanc vous a plu et vous a aidé à mieux comprendre
cet univers. N’hésitez pas à nous contacter pour d’autres informations
complémentaires.