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SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES
www.crm-centric.com
Propriété de CRM Centric, reproduction interdite
SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
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Propriété de CRM Centric, reproduction interdite
SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
10.4. Champs 17
10.5. Règles de validation 17
10.6. Automatismes 17
11. Objet Remise 17
11.1. Généralités 18
11.2. Actions générales 18
11.3. Types d’enregistrements et présentations de page 18
11.4. Champs 18
11.5. Règles de validation 18
11.6. Automatismes 18
12. Objet Piste 18
12.1. Généralités 18
12.2. Actions générales 18
12.3. Types d’enregistrements et présentations de page 18
12.4. Champs 18
12.5. Règles de validation 19
12.6. Automatismes 19
13. Objet Contrat 19
13.1. Généralités 19
13.2. Actions générales 19
13.3. Types d’enregistrements et présentations de page 19
13.4. Champs 19
13.5. Règles de validation 20
13.6. Automatismes 20
14. Objet Campagne 20
14.1. Généralités 20
14.2. Actions générales 20
14.3. Types d’enregistrements et présentations de page 20
14.4. Champs 20
14.5. Règles de validation 21
14.6. Automatismes 21
15. Reporting 21
16. Intégration Salesforce / Outlook 21
Emails 21
Synchronisation des Contacts / Evènements 22
Date 28/02/2020
1.Introduction
Dans le cadre de son développement commercial, la société SNL souhaite s’équiper de Salesforce.
Le présent document formalise les besoins exprimés par le client lors des ateliers de cadrage dans les locaux de SNL à Paris
les 26 et 27/02/2020.
Participants :
A COMPLETER
2.CRM CENTRIC
CRM Centric est une Entreprise de Services du Numérique spécialiste de la transformation digitale et partenaire certifié
Salesforce.com.
Créée en 2006 par Sylvain Debeaulieu et Stéphane Roux, la société accompagne les entreprises de toutes tailles dans le
mise en place de leurs outils de relation client, la synchronisation de leurs données et la formation de leurs collaborateurs.
Au quotidien, l’équipe mène des missions à forte valeur ajoutée dans la configuration sur-mesure de Salesforce et
l’assistance technique. CRM Centric aide ses clients à synchroniser leur CRM et leurs datas avec leur système d’informations
de manière sécurisée et rapide grâce à son connecteur Dataconnect. Organisme de formation certifié Datadock, l’entreprise
accompagne ses clients dans l’adoption des outils sous la forme de formation présentielle ou e-learning via sa plateforme
Do it Yourself.
CRM Centric, c’est une équipe de 30 talents présente à Paris, Bordeaux, Lyon, Nantes.
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SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
TERMINOLOGIE SALESFORCE
Terme Définition
Un objet permet de stocker des informations
dans votre organisation Salesforce. L'objet est
Objet la définition d'ensemble du type d'informations
que vous stockez.
Un objet contient des enregistrements.
Un champ représente l’équivalent d’une ligne
dans une colonne (objet). C’est une information
Champ
dans Salesforce. Le champ peut être
numérique, texte, date, formule, etc.
Champ type liste de sélection proposant un
grand nombre d’informations sélectionnables.
Champ Liste de sélection
C’est le champ le plus utilisé car il garantit la
qualité du CRM et facilite le reporting.
Cette fonction permet de relier deux objets
Relation d’objet entre eux. Elle apparaît sur une page sous
forme de liste associée.
Rubrique présentant tous les enregistrements
Liste associée
associés à un objet.
Elle permet d’organiser et personnaliser la
présentation d’un objet. Cette fonction permet
Présentation de page
d’ajouter ou supprimer des champs, des listes
associées, des boutons, liens personnalisés, etc.
Il permet d’organiser les enregistrements par
typologies si les présentations de page ne
Type d’enregistrement renseignent pas les mêmes informations.
Exemple : un compte de type partenaire alliance
et un compte de type revendeur
Elles offrent une vue ciblée sur les
enregistrements que l’on souhaite faire
remonter. Elle peut respecter un à plusieurs
Vue de liste
filtres.
Exemple : une vue de liste qui affichent toutes
les opportunités de plus de 10k
Valable uniquement pour les listes de sélection.
Va déterminer les valeurs visibles dans la liste
Dépendance de champs de sélection dépendante en fonction de la
valeur choisit dans la liste de sélection de
contrôle.
Texte Zone de texte sur un ligne
Texte Long Zone de texte étendue sur plusieurs lignes
Tableau récapitulatif des différentes données
Rapport
de l’instance.
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SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
4.1. Généralités
La sécurité mise en place dans Salesforce va permettre de cloisonner les informations entre les différents utilisateurs.
Chaque utilisateur aura un profil avec des droits d’accès personnalisés.
4.2. Profils
Les profils définissent comment les utilisateurs accèdent aux objets et aux données, et les opérations qu'ils peuvent
exécuter dans l'application. Chaque utilisateur du CRM se voit attribuer un profil.
Sur chaque profil utilisateur, nous déterminons le droit d’accès général des utilisateurs sur les différents objets grâce aux
CRED : Create / Read / Edit / Delete.
Pour chaque objet il faut définir le niveau d’accès de base des utilisateurs aux enregistrements dont ils ne sont pas
propriétaires grâce aux OWD internes (dans le CRM) et externes (hors du CRM). Il y a 3 niveaux de paramétrage :
Eléments supplémentaires :
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SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
- Les utilisateurs ont accès aux comptes / contacts / opportunités qui concernent leur SNL , via des règles de partage
et des groupes publics.
- Les Opportunités souscriptions et Comptes souscripteurs sont automatiquement partagés avec les utilisateurs
Prologe.
- Activation des équipes de compte pour pouvoir manuellement partagé un Compte (ex : le propriétaire du Compte
est Prologue car Compte souscripteur, mais le Compte devient aussi donateur donc besoin de donner accès à
l’utilisateur de la SNL concerné sans pour autant changer de propriétaire).
4.4. Utilisateurs
A COMPLETER
Nom Prénom Profil SF Email
5.Objet Compte
5.1. Généralités
SNL a besoin de pouvoir stocker dans le CRM les personnes morales qui composent son environnement : SNLD, GLS,
Ménages et Organisations. A chaque compte peut être rattaché un ensemble de contacts qui représentent les personnes
physiques au sein de la personne morale.
Différentes pages sont à prévoir selon le type de Compte sur lequel on se trouve car ils ne regrouperont pas les mêmes
informations. De plus il faut pouvoir sous-typer les comptes afin de pouvoir les segmenter de manière plus précise. Par
exemple dans le cas d’un compte « Organisation » il faut pouvoir distinguer les partenaires des fournisseurs ou encore des
collectivités…
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SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
Le tableau ci-dessous reprend les champs à afficher ou non sur la présentation de page selon le type d’enregistrement
Type d'enregistrement
Organisation Ménage GLS SNLD
Adresse d'expédition X
Adresse de facturation X X X X
Compte principal X
Créé par X X X X
Dernière modification par X X X X
Description X X X X
Forme juridique X
Nom du compte X X X X
Numéro du compte X X
Propriétaire du compte X X X X
Secteur d'activité X
Site Web X
Source du compte X X
Téléphone de la société X X
Téléphone du foyer X
Nombre de personnes dans le
X
foyer
Salutation formelle X
Date du premier don X X
Date du dernier don X X
Don moyen X X
Montant du dernier don X X
Don le plus élevé X X
Nombre total de dons X X
Total des dons X X
Montant total souscription X X
Champs
Date souscription X X
Date de fin de souscription X X
Nombre de souscriptions X X
Adresse email X X X
Type X X
Sous-type X X
Type d'organisation X
IBAN X X X
BIC X X X
SIRET X
SIREN X
Identifiant RPLS X
Date de création société X X
RNA X
Numéro national émetteur X
Code GLS X
Date de début X
Date de fin X
SNL X X
Référence de versement du
X
dernier don
Référence de reçu fiscal du dernier
X
don
Notaire X X
Statut X X
Nantissement X X
GLS X X
5.4. Champs
L’ensemble des champs standards et personnalisés sont listés dans le tableau ci-dessous :
RV01 : L’IBAN doit être dans un format valide. Dans le cas contraire un message d’erreur informe l’utilisateur que ce
n’est pas le cas et l’empêche de sauvegarder l’enregistrement.
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SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
RV02 : il n’est pas possible pour un utilisateur de créer un ménage / organisation rattaché à une SNLD incohérente
avec la sienne. Exemple : un utilisateur de la SNLD75 ne peut pas créer un ménage rattaché à la SNLD78. Il reçoit un
message d’erreur qui l’informe et l’empêche de sauvegarder l’enregistrement.
5.6. Automatismes
PB01 : Lorsqu’un compte est créé, la ville renseignée (dans l’adresse de facturation et l’adresse d’expédition) est
automatiquement passée en majuscule.
6.Objet Contact
6.1. Généralités
L’objet Contact permettra à SNL de gérer les individus (personnes physiques) qui sont rattachés aux Comptes(Organisation,
Ménage, SNLD, GLS…). Il est possible de typer les contacts, selon qu’ils soient adhérents, souscripteurs, parfois les deux.
Un contact peut être rattaché à plusieurs personnes morales à la fois. Par exemple un donateur qui serait à la fois rattaché
à un ménage et à une société. Une de ces relations doit être définie comme principale, en la remplissant directement dans
les informations du Contact. Sur la page, une liste permettra de noter les autres relations du Contact avec leur nature.
Afin d’éviter la création de doublons, l’adresse email d’un Contact devra être unique dans la base de données.
6.4. Champs
L’ensemble des champs standards et personnalisés sont listés dans le tableau ci-dessous :
RV01 : lorsqu’un contact est de type Souscripteur, l’année de naissance est obligatoire. Si elle est laissée vide un
message d’erreur empêche la sauvegarde et informe l’utilisateur.
6.6. Automatismes
PB01 : Lorsqu’un contact est créé, la ville renseignée dans l’adresse postale est automatiquement passée en majuscule.
7.Objet Opportunité
7.1. Généralités
SNL gèrera à l’aide de l’objet opportunité les dons et les souscriptions effectués par les tiers.
Un seul objet permet de gérer les deux, il faut donc pouvoir les typer et prévoir des pages distinctes selon qu’on enregistre
un don ou une souscription.
Les dons / souscriptions sont rattachés à l’organisation ou ménage dont ils sont issus, et la SNLD et le GLS du donateur /
souscripteur sont automatiquement récupérés du Compte.
Différents automatismes et règles de gestion spécifiques à chacun (dons / souscriptions) sont prévus afin de faciliter leur
gestion.
Le tableau ci-dessous reprend les champs à afficher ou non sur la présentation de page selon le type d’enregistrement
Type d'enregistrement
Don Souscription
Champs Créé par X X
Date de clôture X X
Dernière modification par X X
Description X X
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Propriété de CRM Centric, reproduction interdite
SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
Étape X X
Montant X X
Nom de l'opportunité X X
Nom du compte X X
Contact X X
Propriétaire de l'opportunité X X
Type X X
Source principale de campagne X X
Don récurrent X
Statut de confirmation X X
Date de confirmation X X
Date de début de l’adhésion X
Date de fin d'adhésion X
Forme X
Nature X
Règlement X
Remise X
Reçu remboursement X
Échéance X
Libellé du versement (du don) X
Banque X
Date versement X
GLS (affectation analytique) X
Date reçu envoyé X
Référence X
Motif de rejet X
Prêt remboursé X
Référence versement X
Référence reçu fiscal X
Tuteur X
Identifiant fiscal X
Statut remboursement X
Date de demande X
Date effective X
Date de réception bordereau X
Mode de règlement X
Date de remise en banque du
X
règlement
Millésime X
Certificat fiscal émit X
Date d'émission du certificat X
Nombre de parts sociales X
Statut souscription X
Sous-statut X
Origine X
Formule nantissement X
Souscription à rembourser X
Motif remboursement X
Statut remboursement X
Souscription cédée / donnée X
Souscripteur destinataire X
Type X
7.4. Champs
L’ensemble des champs standards et personnalisés sont listés dans le tableau ci-dessous :
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SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
Don :
Don
Prêt
Finance solidaire
Don nature
Abandon de frais
Abandon de loyer
Abandon de frais km
Don nature de part sociale prologue
Don en action
Recette de manifestation
Souscription :
Souscription
Remboursement
Cession
Type OUI Liste de sélection Donation
Source principale de campagne OUI Référence(Campagne)
Don récurrent OUI Réféfence (Don récurrentr)
A confirmer, Confirmé, Ne pas Est-ce que ce sont les même étapes
Statut de confirmation OUI Liste de sélection confirmer dans le cas d’une souscriptions ?
Date de confirmation OUI Date
renommé Date de début de
Date de début de l’adhésion OUI Date souscription
renommé Date de fin de
Date de fin d'adhésion OUI Date souscription
Dépend du type de don, matrice à
Forme NON Liste de sélection nous donner
dépend du règlement, matrice à
Nature NON Liste de sélection nous donner
Règlement NON Liste de sélection
Filtré sur les remises avec le même
Remise NON Référence (Remise) type de règlement que le don
Reçu remboursement NON Date A confirmer par SNL
Echeance NON Date (défaut 3 ans)
Libellé du versement (du don) NON Texte
Banque NON Référence (Banque)
Date versement NON Date
filtré sur les comptes GLS
GLS (affectation analytique) NON Référence(Compte) uniquement
Date reçu envoyé NON Date
Référence NON Texte(255) N° du chèque
Motif de rejet NON Liste de sélection en attente des valeurs
Prêt remboursé NON Case à cocher
Référence versement NON Numéro(8,0)
Référence reçu fiscal NON Numéro(8,0)
Tuteur NON Référence(Contact)
Identifiant fiscal NON Texte(255)
Demande de remboursement,
Statut remboursement NON Liste de sélection Remboursement effectué
Date de demande NON Date
Date effective NON Date
Date de réception bordereau NON Date
Mode de règlement NON Liste de sélection Chèque, Virement
Date de remise en banque du
règlement NON Date
Millésime NON Référence (Millésime)
Certificat fiscal émit NON Case à cocher
Date d'émission du certificat NON Date
Nombre de parts sociales NON Numéro(8,0)
Statut souscription NON Liste de sélection Disponible, Vide
demande de remboursement,
remboursé partiellement, remboursé,
sous-statut NON Liste de sélection cédé partiellement, cédé
cession, don, demande du
Origine NON Liste de sélection souscripteur
Formule nantissement NON ??? ??? À confirmer par SNL
filtré sur les opportunité -
Souscription à rembourser NON Référence(Opportunité) souscriptions uniquement
Standard échéance légale, Non
agréément, Sur-souscription, …. En
Motif remboursement NON Liste de sélection attente des valeurs
Statut remboursement NON Liste de sélection Demandé, remboursé
Souscription cédée / donnée NON Référence(Opportunité)
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SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
RV01 : Il n’est pas possible de sélectionner comme Souscripteur destinataire d’une cession / don un souscripteur qui n’est
pas agréé.
RV02 : il n’est pas possible de créer un remboursement sur un souscripteur coché Nantissement sauf utilisateur …
(utilisateur à définir).
RV03 : pas de don enregistré avec le type "Prélèvement" s’il n'y a pas de record Don récurrent associé
RV04 : quand on sauvegarde un don, le règlement doit correspondre au type de règlement de la remise.
7.6. Automatismes
Souscriptions
FL01 : lorsqu’un souscripteur est noté comme décédé (sur le Compte), un remboursement est automatiquement créé pour
chacune de ses souscriptions actives. De plus ces souscriptions doivent être mises à jour (Sous-statut = « Demande de
remboursement ».
PB01 : dans le cas où il n'y a plus de souscriptions actives sur un Compte, celui-ci passe automatiquement en « inactif »
(sauf si le compte est aussi adhérent).
PB02 : quand un remboursement est créé, la souscription à rembourser est automatiquement mise à jour : montant,
nombre de parts sociales, statut (« remboursé », « remboursé partiellement » …).
PB03 : quand on créer une Cession, une Souscription est automatiquement créée pour le souscripteur destinataire. Elle a
comme origine « cession » et reprend les champs suivants de la souscription cédée : montant, ,nombre de parts, Millésime,
date de remise en banque.
PB04 : quand on créer un Don (Souscription type don), une souscription est automatiquement créée pour le souscripteur
destinataire. Elle a comme origine « don » et reprend les champs suivants de la souscription donnéd : montant, ,nombre de
parts, Millésime, date de remise en banque.
Dons
PB05 : Si l’affectation analytique d’un versement n’est pas remplie, alors on met automatiquement le groupe LIBR du
département du GLS du Tiers.
PB06 : quand on créer un don, une fois qu’il passe au statut Encaissé alors la référence de versement est générée
automatiquement : elle est égale à Référence de versement du dernier don + 1, en sachant que la Référence de versement
du dernier don est stockée sur chaque SNLD. Chaque SNLD a donc une référence de versement distincte qui s’incrément à
chaque fois qu’un don est créé pour cette SNLD spécifique. Une fois la référence de versement du don générée, on met à
jour la Référence de versement du dernier don de la SNLD pour qu’elle puisse de nouveau être augmentée de 1 lors du
prochain don pour cette SNLD.
PB07 : quand on créer un don non récurrent (sauf recette de manifestation et prêt), une fois qu’il passe au statut Encaissé
alors la référence de reçu fiscal est automatiquement générée : elle est égale à Référence de reçu fiscal du dernier don + 1,
en sachant que la Référence de reçu fiscal du dernier don est stockée sur chaque SNLD. Chaque SNLD a donc une référence
de reçu fiscal distincte qui s’incrément à chaque fois qu’un don est créé pour cette SNLD spécifique. Une fois la référence
de reçu fiscal du don générée, on met à jour la Référence de reçu fiscal du dernier don de la SNLD pour qu’elle puisse de
nouveau être augmentée de 1 lors du prochain don pour cette SNLD.
Par contre quand c'est un don récurrent (type = « Prélèvement ») alors la référence de reçu fiscal est générée à la fin de
l'année civile (une seule référence de reçu fiscal pour tous les prélèvements). Il est alors noté sur l’enregistrement Don
récurrent et c'est à partir de ce record qu'on génère le reçu fiscal. Il faut là aussi mettre jour la référence de reçu fiscal du
dernier don de la SNLD concernée.
PB08 : Quand on passe une remise au statut Encaissé, tous les dons associés passent automatiquement au statut
« Encaissé ».
PB09 : Notification automatique du propriétaire d’un enregistrement de Prêt 1 mois avant l’échéance du prêt afin de lui
rappeler d’envoyer le document de renouvellement au donateur.
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SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
L’objet Don récurrent permet de gérer les dons réguliers des donateurs sans avoir tous les mois à créer manuellement un
don. Le fonctionnement est le suivant : quand un donateur s’engage sur un don régulier, au lieu de créer un don classique
l’utilisateur va créer un enregistrement sur l’objet Don récurrent. Le système créera alors automatiquement autant
d’enregistrement de dons que la période d’engagement initiale du donateur (modifiable par la suite). Ces dons seront sur
un statut de promesse, il faudra les confirmer chaque mois, s’il n’y a pas eu de refus de paiement ou autre.
8.4. Champs
L’ensemble des champs standards et personnalisés sont listés dans le tableau ci-dessous :
8.6. Automatismes
Pas d’automatisme
9.Objet Millésime
9.1. Généralités
L’objet Millésime permet de stocker les conditions de délais légales concernant une souscription. Il permet de s’assurer lors
d’une demande de remboursement notamment que la souscription est éligible.
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SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
9.4. Champs
L’ensemble des champs standards et personnalisés sont listés dans le tableau ci-dessous :
9.6. Automatismes
Pas d’automatisme
10.1. Généralités
10.4. Champs
L’ensemble des champs standards et personnalisés sont listés dans le tableau ci-dessous :
10.6. Automatismes
Pas d’automatisme
11.1. Généralités
L‘objet Remise contient les informations concernant les remises en banque de dons. Plusieurs dons peuvent être rattachés
à une remise, jusqu’à ce qu’elle celle-ci soit clôturée. A partir de ce moment-là elle n’est plus accessible et n’apparait plus
dans la liste des remises, il faut alors en sélectionner une autre ou en créer une nouvelle. Chaque remise ne peut concerner
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qu’un seul type de règlement, c’est-à-dire qu’il ne peut pas y avoir de dons avec des modes de règlement différents sur une
même remise (chèque et prélèvement par exemple).
11.4. Champs
L’ensemble des champs standards et personnalisés sont listés dans le tableau ci-dessous :
11.6. Automatismes
Pas d’automatisme
12.1. Généralités
Les pistes permettent de stocker les donateurs / souscripteurs potentiels et leurs promesses de dons. Une fois que le don
se concrétise, on convertit la piste : elle « disparait » de Salesforce et sont créés à partir des informations de la piste un
Compte (Ménage/Organisation), un Contact (Souscripteur / Adhérent) et optionnellement une Opportunité (Don /
Souscription).
12.4. Champs
L’ensemble des champs standards et personnalisés sont listés dans le tableau ci-dessous :
12.6. Automatismes
Pas d’automatisme
13.1. Généralités
L’objet Contrat, renommé Convention, sera utilisé pour stocker les informations de partenariat. Différents types de
partenariats peuvent être conclus avec les différentes organisations qui constituent l’environnement de SNL.
13.4. Champs
L’ensemble des champs standards et personnalisés sont listés dans le tableau ci-dessous :
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SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
RV01 : Les conventions ne peuvent être rattachées qu’à des comptes de type Organisation. Dans le cas où un compte
Ménage est sélectionné, alors l’utilisateur ne peut pas sauvegarder l’enregistrement reçoit un message d’erreur.
13.6. Automatismes
PB01 : à l’approche de la fin du contrat, le propriétaire reçoit une alerte pour relancer l’organisation :
- partenaires mécènes 3 mois avant la fin
- fournisseurs 1 mois avant
14.1. Généralités
Les campagnes permettent de stocker toutes les informations concernant les actions de collecte, censées amener de
nouveaux souscripteurs / adhérents ou de booster les dons / souscriptions de ceux qui participent déjà.
14.4. Champs
L’ensemble des champs standards et personnalisés sont listés dans le tableau ci-dessous :
14.6. Automatismes
Pas d’automatisme
15. Reporting
Dans tout projet Salesforce, l’analyse des performances et des KPI est une brique très importante. Elle offre un fort
potentiel aux utilisateurs Salesforce de réaliser leurs rapports et tableaux de bords personnalisés et ainsi de suivre de près
leur activité et celle de l’entreprise.
Emails
Grâce à l’intégration Salesforce / Outlook, en envoyant un email depuis Outlook on peut l’associer très facilement à un
contact / compte Salesforce et l’email s’affichera sur le CRM comme une activité rattachée à ce contact / compte. On
peut aussi synchroniser les PJ de l’email si on le souhaite.
De la même manière, en consultant un email dans Outlook, si l’expéditeur est un contact présent dans notre CRM on
peut associer l’email au contact / compte Salesforce.
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SPECIFICATION FONCTIONNELLE GENERALE – V1
Contacts
Les contacts sont synchronisés de façon bidirectionnelle, de Salesforce vers Outlook et inversement et ce sans action
de la part de l’utilisateur. Dès l’instant où une modification est apportée à un contact Salesforce ou bien qu’un
nouveau contact est créé, l’information est envoyée vers Outlook. De la même manière lorsqu’une modification est
apportée à un contact Outlook ou qu’un nouveau contact est créé dans le dossier dédié à la synchronisation
l’information est envoyée vers Salesforce.
Calendriers
Les événements sont synchronisés de façon bidirectionnelle, donc si un évènement est créé, modifié, supprimé dans
Salesforce ou dans le Calendrier Outlook, il sera synchronisé avec l’autre application sans action de la part de
l’utilisateur.
-- FIN --
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