ANNEXE 22

Adopté au comité directeur paritaire le 27 avril 2009

PLAN DE COMMUNICATION
COMMUNICATION

Organisation du travail et revalorisation

revalorisation des pratiques en soins de longue durée

1) Contexte

Né du regroupement successif de trois établissements, le CSSS-IUGS a, depuis sa création en 2005, principalement concentré ses efforts
sur la conception de son plan stratégique et sur la mise en place de son plan d’organisation. Soucieux de la qualité des soins et des
services offerts ainsi que de l’environnement de travail de ses équipes oeuvrant auprès de la clientèle hébergée, l’établissement achève
actuellement la réorganisation de toutes ses unités de soins de longue durée.

Toutefois, certains enjeux ont amené le CSSS-IUGS à mettre en place un projet de réorganisation du travail en soins infirmiers :

o l’entrée en vigueur de la loi 90 modifiant le rôle et les responsabilités de plusieurs professionnels;

o le contexte actuel de pénurie de main-d’œuvre rendant plus difficiles l’attraction, le recrutement et la rétention des employés.

Ce projet, déjà expérimenté avec succès au Centre d’hébergement St-Joseph, mènera à la revalorisation des pratiques en soins de
longue durée et à l’implantation de pratiques uniformes dans toutes les unités de soins de longue durée, facilitant ainsi l’adaptation du
personnel devant se déplacer sur différentes unités. La continuité des soins sera ainsi également améliorée. Le projet sera implanté
progressivement dans l’ensemble des unités de soins de longue durée de l’établissement. Cette démarche se poursuivra ensuite dans
d’autres secteurs du CSSS-IUGS.

En préparation depuis quelques mois, la mise en œuvre du projet de réorganisation du travail sera intensifiée et accélérée grâce à une
subvention du ministère de la Santé et des Service sociaux (MSSS). Ce projet, que le MSSS souhaite voir réalisé d’ici juin 2010, sera
mené de façon paritaire; un atout important pour optimiser le succès de ces changements majeurs.

2) Enjeux

a) Offrir de la formation et du soutien dans l’adaptation au changement

La réorganisation du travail et la revalorisation des pratiques en soins infirmiers auront un impact important dans la pratique des gens.
Actuellement, il est difficile pour les équipes d’en concevoir les avantages. Un soutien important devra être apporté aux personnes
concernées. De la formation clinique est bien sûr prévue mais elle devra être accompagnée de plusieurs mesures de soutien afin que les
changements soient compris, acceptés et assimilés.
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b) Veiller à la bonne compréhension de l’information

Les maîtres d’œuvre du projet mais aussi et surtout les gestionnaires des équipes concernées devront s’assurer que les messages
diffusés soient bien compris. Les mécanismes de communication devront permettre aux employés de s’exprimer sur le sujet et de
soumettre leurs questions et leurs préoccupations. L’information devra aussi être adaptée en fonction du niveau de compréhension qui est
différent selon les individus et les groupes.

c) Diversifier les moyens de communication

Le recours à l’information écrite est inévitable. Cependant, l’information entourant ce projet devra avant tout être transmise verbalement :
ponctuellement par les responsables du projet et régulièrement par les gestionnaires de chacune des équipes concernées. Ces derniers
devront considérer l’information écrite comme un support lorsqu’ils auront à diffuser l’information et à expliquer les concepts.

d) Adopter une séquence d’implantation optimale

La séquence d’implantation devra influencer positivement le projet en donnant la possibilité aux équipes de s’inspirer de l’expérience
vécue par les collègues qui les ont précédés dans ce projet. De plus, selon leur structure, certaines des équipes ressentiront davantage
d’impacts lorsque ce projet sera implanté.

e) Définir les rôles en matière de communication

communication

Outre la direction de l’établissement et les gestionnaires en soins de longue durée, plusieurs instances sont impliquées dans le projet. Il
sera important de définir les messages ainsi que les responsables de leur diffusion. Ce projet étant paritaire, les modalités de
communication en tiendront compte.

f) S’assurer de joindre toutes les personnes concernées

Les employés non détenteurs de postes devront absolument être informés du projet et de son avancement ainsi que des modalités de
soutien. Tous les titres d’emploi autres qu’infirmières et infirmières auxiliaires concernés devront être visés : préposés aux bénéficiaires et
agentes administratives. Les professionnels, autres que le personnel de soins, ainsi que les médecins devront aussi être informés.

g) Considérer le contexte de pénurie et de mobilité des ressources

La mise en œuvre du projet et les messages le concernant devront tenir compte de ces réalités; l’objectif étant d’optimiser la qualité et la
continuité des soins et des services.

3) Objectifs
Objectifs de communication

a) Assurer une prise en charge collective mais organisée de la communication dans ce projet;
b) Soutenir toutes les personnes et tous les groupes qui seront appelés à transmettre de l’information en lien avec ce projet
(gestionnaires, instances syndicales, conseils professionnels, etc.);
c) Optimiser la compréhension du projet par les groupes et les personnes concernés;
d) Susciter une opinion positive envers le projet ainsi que des comportements favorables à sa mise en place.
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4) Publics cibles

a) Gestionnaires
b) Personnel des unités de soins des centres d’hébergement
c) Personnel de la liste de rappel détenant un titre d’emploi visé par le projet
d) Instances syndicales
e) Conseils professionnels : CII, CIIA, conseil paraprofessionnel, conseil multidisciplinaire, CMDP
f) Résidents des centres d’hébergement
g) Membres des familles et répondants des résidents
h) Responsable du bénévolat
i) Comité des usagers
j) Personnel et médecins

5) Stratégies de communication

L’implication des gestionnaires et des instances syndicales dans la mise en œuvre de ce plan de communication est plus que jamais
nécessaire et garante de son succès. En ce sens, le plan prévoit des outils de communication qui leur viendront en aide. À cela
s’ajouteront les moyens de communication de masse habituellement utilisés dans l’établissement (La Missive, dépliants, affiches, tournée,
etc.).

La diffusion de l’information devra aussi être faite à un rythme soutenu, minimalement aux deux semaines. Comme mentionné dans la
section Enjeux, la communication interpersonnelle devra prendre beaucoup de place dans ce projet. Ainsi, des moyens de communication
adaptés à cette stratégie seront envisagés (témoignages sous forme de rencontres ou de vidéo, par exemple).

L’information transmise devra bien sûr renseigner sur le projet et son avancement en plus de convaincre les gens de ses avantages pour
eux, au quotidien.

Le premier message diffusé consistera en une mise à niveau quant à l’information sur le projet réalisé à St-Joseph et sur les modalités de
la loi 90 sur le rehaussement des pratiques.

6) Thème de la campagne

Le projet sera associé à une thématique positive et rassembleuse ainsi qu’à une image distinctive. Le thème sous-entend la
responsabilité des gens de s’informer sur le projet et d’y participer. Il souligne aussi le caractère graduel de son implantation.

Vers la revalorisation des pratiques en soins de longue durée

Pas à pas, jje
e m’informe et j’y participe

Trois mots clés seront aussi utilisés dans les outils de communication :

Arrêter
S’informer
Avancerr
Avance
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Section 7 à jour le 15 avril 2009
7) Actions de communication

Plusieurs actions de communication sont déjà prévues et d’autre pourront s’ajouter au cours du projet, selon les besoins : napperons dans
les plateaux des cafétérias, tableaux d’affichage, diffusion de messages dans les boîtes vocales virtuelles et sur les écrans multimédias,
deux nouveaux outils de communication qui seront implantés en 2009-2010.

Thèmes Outils de Messages Publics cibles Responsable et Échéancier

communication collaborateurs
7.1 Présentation N/A Convenir du projet de plan de Comité directeur Service des 26 janvier 2009
du plan de communication, de sa bonification paritaire communications
communication
communication et de sa mise en œuvre.

7.2 Lancement du La Missive en bref Annonce du projet dans le Tout le personnel Direction générale / 27 février 2009
projet contexte général de réorganisation Service des
du travail au CSSS-IUGS communications

Présentation aux Projet réalisé à St-Joseph Chefs d’unités Groupe de travail 26 mars 2009
chefs d’unités, Loi 90 Coordonnatrices communication / Service
coordonnatrices et Projet d’organisation du travail Gestionnaires des communications /
gestionnaires SLD Modalités de soutien et de SLD DSPPAPA (François
formation Cloutier) / DG
Plan de communication

7.3 Information Dépliant Contexte du CSSS-IUGS Tous Groupe de travail Mai 2009
globale sur le Démarche sur une année communication / Service
projet et son Démarche paritaire (liste des des communications
déploiement membres du comité directeur
paritaire)
Groupes de travail
Plan de communication

Rencontre Refaire le point sur le projet Chefs d’unités Chargée de projet / Juin 2009
d’information Séquence de déploiement Coordonnatrices Service des
(si possible) Gestionnaires communications
Plan de communication et rôle des SLD
gestionnaires
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Thèmes Outils de Messages Publics cibles Responsable et Échéancier

communication collaborateurs
7.4 Affiche Extraite du dépliant Tous Groupe de travail Mai 2009
Sensibilisation communication / Service
au projet des communications

7.5 Soutien aux Guide de Suggestions pour aider les Chefs d’unités Groupe de travail Juin
gestionnaires communication gestionnaires à informer leurs communication / Comité (lors de la
équipes : calendrier de rencontres consultation et soutien / rencontre
en fonction de trois étapes (pré- Service des d’information,
implantation, implantation et communications voir 7.3)
bilan), thèmes à aborder, penser à
tous les quarts de travail et au
personnel à temps partiel, etc.

Boîte vocale Message du chef d’unité

enregistré dans une boîte vocale à
l’intention de ses équipes :
modalités d’implantation,
encouragement, soutien, etc.

7.6 Tournée Stand dans les Nature et progression du projet Membres du Groupe de travail Automne 2009
d’information trois centres personnel communication / Service et hiver 2010
d’hébergement Personnel SLD des communications / (en fonction de
concernés Professionnels Comité de consultation et l’implantation
concernés de soutien / Groupes de du projet)
travail / représentants
syndicaux / chefs d’unités
SLD

7.7 Suivi du projet La Missive Progression du projet Tout le personnel Service des Toutes les
Express communications / parutions
DSPPAPA / DRHI /
Rencontres représentants syndicaux /
régulières dans chefs d’unités SLD
tous les services

Messages sur les

boîtes vocales des
personnes ou
équipes
concernées
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Thèmes Outils de Messages Publics cibles Responsable et Échéancier

communication collaborateurs
7.8 Collecte et Boîte verrouillée Assurer aux membres du Équipes SLD Groupe de travail À compter de
analyse des sur chaque unité personnel une manière d’exprimer communication / Service la première
commentaires et en implantation leurs commentaires et de poser des communications / Chef implantation
suggestions leurs questions. Le contenu de la de service et comité
Boîte vocale du boîte sera lu par le groupe de d’implantation de chaque
819 821-6933 travail communication et par le unité concernée
chef de service concerné et un
suivi systématique sera assuré à
tous les messages signés.

Les messages laissés sur la boîte

vocale seront écoutés par le
Service des communications et
retransmis au chef de service
concerné en vue d’un suivi.

7.9 À déterminer Souligner les réalisations des Équipes SLD À déterminer En fonction de
Reconnaissance équipes la séquence
d’implantation

7.10 Bilans Rencontres dans Valider l’efficacité des actions de Chefs d’unités Groupe de travail Après chaque
les unités de soins communication, transmettre les Équipes SLD communication / Comité de implantation
tenues par les constats au Groupe de travail consultation et de soutien
chefs d’unités communication qui effectuera les
suivis.