Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
1. Le projet décisionnel
a. Les enjeux du projet décisionnel
Pour construire un portail BI, il ne suffit pas de disposer de la solution SharePoint. De même, il ne suffit pas de disposer
d’un grand nombre de rapports et de croire que le simple fait qu’ils soient disponibles en mode Web soit satisfaisant.
Construire un véritable portail, répondant aux enjeux du pilotage, s’inscrit en liaison avec un projet plus global de
management de la performance. Et ce projet constitue un véritable projet d’entreprise. Cela sousentend que ce n’est ni
un projet de direction informatique, ni un projet porté par un service fonctionnel. Il s’agit d’un projet interservices, porté
à la fois par un service support rattaché à la direction générale (contrôle de gestion, qualité, audit interne...) et par le
service informatique, avec la bénédiction et le sponsor d’un membre influent de la direction.
Le démarrage d’un tel projet est assez politique. Généralement, cela commence par la demande de nouveaux rapports,
par la volonté de la direction d’automatiser ses KPI ou tout simplement parce que le service informatique croule sous les
demandes des services fonctionnels et n’arrive plus à suivre. Ces éléments doivent être alors le déclencheur d’une
réflexion plus vaste sur le rôle que doit avoir chacun de ces services, sur leur autonomie, sur la qualité d’obtention de
l’information, sur la responsabilité de la publication d’une information et bien entendu sur la cohérence de l’ensemble et
son adéquation avec le plan stratégique de l’organisation.
Reprenons un à un chacun de ces éléments :
L’autonomie . Dans un fonctionnement idéal, tous les décideurs, quel que soit leur niveau de décision, doivent bénéficier
d’une large autonomie pour accéder aux informations produites par l’entreprise. Or, il est force de constater qu’en 2011,
cela n’est toujours pas le cas dans la majorité des entreprises. Les décideurs dépendent d’un ou de plusieurs services
maîtres de l’information. Dans certaines entreprises, il s’agit du service informatique, dans d’autres du service financier,
et pour certaines d’entre elles, cela devient même un enjeu de pouvoir. Chacun disposant d’un petit bout d’information
difficilement cédé aux autres services... Bien entendu, si l’information est libre d’accès, elle doit aussi être encadrée par
un accès sécurisé et avoir des contreparties : la publication d’une information officielle et partagée par la mise en place
de KPI et d’un portail pour les diffuser.
La qualité d’obtention de l’information . Il est en effet essentiel de garantir la complétude et la fraîcheur de
l’information mise à disposition des services métier. Ce travail doit être à la charge du service informatique. Son rôle doit
alors être d’extraire les données des différents systèmes source, de les croiser et de les mettre à disposition dans une
grande base de données qui fera office de couche d’abstraction avec les systèmes source : l’entrepôt de données. Mais
ce travail est insuffisant, tant que l’information n’est pas qualifiée. L’information produite doit être complète, bénéficier
d’une traçabilité et sa fraîcheur et sa nonqualité doivent être communiquées. Lorsque vous achetez un steak, le
consommateur réclame l’origine du bœuf, une certification sur la traçabilité du produit, la date d’emballage et la date limite de
consommation ou date de péremption. Les consommateurs d’informations (analystes et décideurs) ont le même besoin.
La responsabilité de la publication d’une information . Lorsqu’une information est publiée et qu’elle permet de prendre
des décisions concernant l’organisation, la personne ou le service qui fournit l’information se doit d’être responsable de
cette information. Pour prendre ces responsabilités, cela suggère que ce service doit disposer des informations
(autonomie) et qu’il en connaît leur qualité. Cela suggère aussi qu’il doit partager et s’entendre sur les règles de
gestion inhérentes à cette information. On en arrive ainsi à la nécessité de faire émerger la notion d’indicateurs de
performance clés (KPI). Le KPI est une information officielle dont la définition est entendue et partagée à l’ensemble de
l’organisation. Le KPI doit être créé et géré par une personne responsable à la fois de sa définition, mais aussi de son
contenu.
La cohérence de l’ensemble . Nous avons mis en évidence la nécessité de créer des informations fiables sous la
responsabilité du métier. La mise en place de KPI fonctionne à partir du moment où les KPI sont réellement partagés et
compris par l’ensemble des acteurs de l’organisation. Mais cela ne suffit pas. Il faut également que chacun des acteurs
ait une politique qui soit cohérente au niveau global.
Par exemple, le responsable logistique souhaite augmenter le taux de livraison dans les temps des commandes client, mais le
L’adéquation avec le plan stratégique . Bien entendu, il n’y a pas de recadrage ni de mise en cohérence si l’on ne
connaît pas le cap ou les objectifs de l’organisation. Nous verrons dans la démarche que le plan stratégique est le point
de départ de la construction des KPI et des tableaux de bord des décideurs.
Au final, tous ces éléments relèvent des objectifs d’un projet décisionnel, dont je rappelle les trois grands objectifs :
l Améliorer l’accès et la qualité aux données.
l Gagner en finesse d’analyse et de compréhension des données.
l Gérer les performances de l’organisation et de ses politiques.
L’entrepôt de données, le système de pilotage, les rapports, les tableaux de bord et le portail sont au final autant de
composants qui doivent être mis en œ uvre conjointement au moment du premier lot projet décisionnel. Ces différentes
briques sont indissociables et ne doivent surtout pas être mises en œ uvre séparément. Bien entendu, vous pouvez au
préalable disposer d’un portail SharePoint et vous en servir de portail collaboratif ou de communication. A contrario, il
serait vraiment dommageable de réaliser tous les aspects techniques et de remettre à plus tard l’aspect décisionnel
relatif au portail.
b. La stratégie projet
Lorsque vous mettrez en œ uvre un projet décisionnel dans votre organisation, la stratégie du projet devra être la
suivante :
Les phases d’étude du projet devront se mener du haut vers le bas, et les phases de réalisation du bas vers le haut.
En effet, lors des phases d’étude, il est très important de faire abstraction dans un premier temps des sources de
données. Il est alors essentiel de se concentrer quasi exclusivement sur les objectifs de l’organisation, à commencer par
les objectifs les plus stratégiques qui devraient être issus d’un plan pluriannuel. Ensuite, il convient d’étudier la manière
dont ceuxci sont déclinés (ou non) au niveau des directions tactiques, puis des directions opérationnelles. Il est
important lors de ces phases de relever les incohérences ainsi que les difficultés rencontrées par ces directions pour
obtenir l’information.
Si le problème premier réside dans le manque de maturité à s’organiser et à identifier des KPI et des tableaux de bord,
une étape préalable au projet décisionnel est préférable. Il s’agit alors d’initier une démarche de management de la
performance pour bien poser les idées, dégager les objectifs et les responsabilités des différents décideurs. Il est à
noter que dans tous les cas, il ne peut y avoir de projet décisionnel réussi, si l’organisation ellemême ne sait pas où
elle va et que ses objectifs et moyens, mis en adéquation pour les atteindre, ne sont pas clairement communiqués ni
partagés.
Enfin, lorsque ce travail de collecte auprès des décideurs est réalisé, il est assez facile de concevoir et de modéliser les
différents systèmes cibles : entrepôt de données, système de pilotage, tableaux de bord et organisation du portail.
Une fois ces systèmes cibles modélisés, le travail de réalisation se mène à l’envers de la phase d’étude, c’estàdire de
la donnée la plus élémentaire d’un ou plusieurs systèmes source vers le KPI le plus stratégique. Cependant, ce travail
se mène sereinement car les systèmes source comme les systèmes cibles sont alors stabilisés et définis.
c. La démarche projet
Dans les faits, ce phasage Étude Modélisation Réalisation est exécuté en plusieurs temps afin que le projet garde
une certaine agilité.
Démarche projet : les grandes phases
La première étape préalable au projet décisionnel relève de la responsabilité du service contrôle de gestion. Il s’agit de
la démarche de management de la performance. Cette étape consiste à s’assurer que l’organisation dispose d’un plan
stratégique pluriannuel et que les objectifs annoncés sont bien en adéquation avec les moyens mis à disposition. Puis,
dans un second temps elle consiste à s’assurer que ces objectifs sont bien partagés et déclinés avec cohérence entre
tous les décideurs tactiques de l’organisation. Plusieurs méthodes ou démarches permettent de mener cette étape avec
succès. Parmi les plus connues, on peut citer deux méthodes. La première méthode est américaine, il s’agit de la
méthode dite du Balanced scorecard énoncée en 1992 par Robert Norton et David Kaplan. La seconde méthode est
française et issue des recherches de professeurs de HEC, il s’agit de la méthode OVAR pour ObjectifsVariables d’Action
Responsabilités.
La seconde étape est une phase préalable au projet décisionnel assez courte appelée l’étude de cadrage. Cette étude
doit être menée conjointement par le service informatique et le service contrôle de gestion (ou assimilé). Il s’agit d’une
démarche visant à interviewer les décideurs afin d’identifier les thèmes et dimensions d’analyse. Sans rentrer dans les
détails car ce n’est pas l’objet du livre, l’étude permet de noter les différents thèmes identifiés suivant deux axes : celui
de la facilité de réalisation et celui de la valeur ajoutée apportée.
De l’identification des thèmes à leur notation
La notation de ces thèmes permet, au cours d’un atelier de lotissement avec les membres de la direction, de définir des
Lotissement des thèmes et ordonnancement des lots
En effet, le projet décisionnel est itératif et devra s’étaler sur le temps pour couvrir l’ensemble du périmètre des thèmes
d’analyse alors identifiés. Le lotissement fera apparaître en priorité les lots les plus faciles à réaliser et ayant le plus de
valeur ajoutée pour finir par les lots considérés comme complexes et apportant peu de valeur ajoutée.
La question de savoir si la société est prête ou pas à lancer un projet décisionnel est souvent posée par les
décideurs. Il faut tout simplement savoir que la phase de lotissement prend en compte cette dimension. Les
lots les plus mûrs seront réalisés avant les lots qui le sont moins. Les lots peuvent être aussi planifiés en fonction des
contraintes de projets informatiques menés en parallèle. Inversement, certains projets informatiques peuvent être
avancés pour permettre un démarrage plus tôt d’un lot projet.
C’est une phase aussi très politique car elle permet d’annoncer et de communiquer le projet décisionnel à tous les
décideurs interviewés. Elle permet aussi d’obtenir l’engagement de la direction dans le projet et donc une certaine
légitimité très importante pour la suite du projet.
La troisième étape est en fait une succession de projets menés en cohérence et étalés dans le temps. Il faut bien
resituer que le projet décisionnel est en fait la mise en œ uvre des promesses annoncées par la démarche de
management de la performance.
Le projet décisionnel se mène avec une équipe pluridisciplinaire : un représentant du service informatique, un
représentant du contrôle de gestion (ou assimilé) et le représentant métier pour chacun des thèmes mis en œ uvre dans
le lot projet. Ce dernier représentant étant différent pour chaque lot projet.
Chaque lot projet est mené là aussi du haut vers le bas, puis réalisé du bas vers le haut.
C’estàdire que la phase prototypage permet d’identifier, lors d’ateliers de travail, le système cible sur le minipérimètre
défini par le lot. La phase de prototypage se réalise exclusivement en faisant abstraction des données source et de la
complexité à les récupérer. On peut fonctionner ainsi car l’étude de cadrage garantit que le besoin défini par les thèmes
du lot projet est suffisamment mûr pour être réalisé. À l’issue de la phase de prototypage, l’équipe projet dispose alors
de l’entrepôt de données (vide) et des magasins de données (vides) constituant le système de pilotage.
Enfin la réalisation du lot est de deux ordres :
l Un travail d’ETL réalisé par le service informatique pour extraire les données des sources et alimenter les différentes tables
de l’entrepôt de données.
l Un travail de réalisation des tableaux de bord et de conception des espaces de décision du portail réalisé par le contrôle de
gestion avec le support du service informatique. C’est aussi l’occasion de réaliser les formations et débuter
l’accompagnement des différents services impactés par le projet.
Il faut savoir qu’un lot projet se mène sur un minipérimètre défini par le lot, mais couvre l’ensemble de l’environnement
décisionnel : de l’extraction des données source jusqu’au KPI du tableau de bord intégré au portail SharePoint. Le
Lors de ces phases de lancement de projet décisionnel, n’hésitez pas à vous faire accompagner, car ces étapes
sont critiques et il y a beaucoup de choses à connaître et à mettre en place. Malgré tout, la partie technique
n’est pas ce qu’il y a de plus compliqué dans le projet, mais elle se doit d’être parfaitement réalisée.
Enfin, il vous faudra attacher une très grande importance à la recette des différents systèmes. Les différents acteurs
doivent prendre le temps de vérifier que les données sont de qualité et traçables, et apprendre à faire confiance aux
nouveaux systèmes et à leurs données.
d. Le planning type d’un projet décisionnel
Au final, en termes de planification, un projet décisionnel prend l’aspect suivant :
Planning type du déroulement d’un projet décisionnel
Ce planning fait apparaître la nécessité de commencer par des lots mûrs (Lots 1 et 2 sur le schéma). La mise en place
de ces lots donnera aussi le temps à l’organisation de gagner en maturité et de prendre la mesure des changements
qu’elle devra mener en liaison avec l’arrivée d’un système décisionnel industrialisé.
2. Le concept d’alignement stratégique
Dans ce contexte projet, le portail SharePoint constitue la solution qui au final va porter et permettre la mise en
application de la stratégie de l’organisation.
Nous avons vu au chapitre précédent que la solution SharePoint permet au travers de PerformancePoint de créer des KPI
et de les publier au sein de tableaux de bord personnalisés à chaque décideur. Néanmoins, SharePoint est aussi un
environnement collaboratif et de gestion de documents propice à l’émergence de véritables espaces de décision
personnalisés et disponibles pour tous dans l’organisation.
SharePoint est donc la solution idéale pour transposer la stratégie de l’entreprise, la communiquer et s’assurer que les
objectifs sont bien relayés au niveau tactique et au niveau le plus opérationnel. Le décisionnel n’est pas que l’affaire des
grands décideurs de l’organisation, c’est aussi celui de tous les décideurs de terrain.
L’alignement stratégique est l’affaire du contrôle de gestion. C’est un aspect important de son travail, qui consiste à
s’assurer que la stratégie définie au plus haut niveau est bien appliquée dans toutes les couches de l’organisation, avec
cohérence et de manière coordonnée.
Comportements des décideurs dans une organisation non alignée
Comportement idéal des décideurs dans une organisation alignée
L’alignement des objectifs doit se faire sur un axe horizontal, entre tous les domaines de l’organisation, et sur un axe
vertical : du niveau le plus stratégique au niveau le plus opérationnel.
Prenons l’exemple de Distrisys :
La direction générale a établi un plan stratégique fixant le cap sur les cinq prochaines années. Ce plan se décline sur plusieurs axes et
donne les moyens de ses ambitions à l’entreprise. Les effets des actions qui seront menées pour atteindre ces objectifs sont mesurés
à l’aide de KPI et de tableaux de bord préalablement définis.
La direction des ventes, des achats, la RH, l’aprèsvente et toutes les autres directions ont alors adopté des tableaux de bord
constitués de KPI. Des KPI, qui, pour être cohérents, sont en partie les mêmes que ceux de la direction générale, mais complétés par
d’autres plus spécifiques et étudiés suivant des axes qui leur sont propres.
La direction des ventes, par exemple, a besoin de faire une analyse plus fine des coûts et des remises afin de mieux répondre aux
exigences de marge qui lui sont fixées en objectif. Les données des ventes seront aussi analysées suivant les différents canaux de
distribution de la société et suivant les typologies de produits. Il appartient alors à la direction des ventes d’établir des tactiques à
préconiser à ses différents directeurs d’agences.
Les commerciaux de l’agence Sud sont sous la responsabilité de leur directeur régional. C’est à lui qu’ils font les remontées de terrain,
et en contrepartie, ils bénéficient des analyses et des tendances qui se dégagent, leur permettant de faire des propositions à leurs
clients en phase avec le marché. Comme tous les commerciaux du groupe, les commerciaux de l’agence Sud ont des objectifs. Leur
rapport personnalisé de suivi des ventes est consulté quotidiennement : il leur permet de se situer parmi leurs collègues et leur
indique le reste à faire pour atteindre leur objectif mensuel.
Dans cet exemple, le chiffre réalisé par les commerciaux doit être aligné avec celui que consulte la direction générale. Les
situations sont plus complexes dans la réalité : dans le cas du chiffre d’affaires par exemple, le chiffre consolidé peut
quelque peu brouiller les cartes. Mais malgré tout, une mise en cohérence doit être réalisée : le directeur des ventes du
siège disposera alors dans son tableau de bord d’un premier KPI Chiffre d’affaires consolidé, qui cohabitera avec un
second KPI chiffre d’affaires, afin de faire la passerelle autant vers le haut de la pyramide (la direction générale), que vers
le bas (les différents directeurs régionaux). C’est en cela que consiste l’alignement stratégique : il s’agit alors de ne nier
ni la stratégie du groupe, ni la réalité opérationnelle, mais de réconcilier ces deux visions.
Dans les faits, les données d’aide à la décision peuvent provenir, suivant le niveau de décision, de systèmes distincts :
l Soit des systèmes opérationnels (ERP, CRM, site Web...) : c’est le cas des commerciaux qui veulent consulter les factures en
dépassement de délai de règlement et donc à recouvrer, ou du directeur de l’agence sud qui souhaite surveiller de près les
dernières factures émises.
l Soit de l’entrepôt de données : c’est le cas du directeur de l’agence sud et du directeur des ventes du siège qui souhaitent
consulter des données avec un certain niveau de qualité et comparables entre toutes les agences. Rappelons que Distrisys
dispose d’une instance distincte de son ERP sur chacune de ses implantations.
l Soit de systèmes externes : c’est le cas de la nouvelle direction Service AprèsVente par exemple, qui jusqu’à présent
fonctionne encore avec des fichiers Excel mais qui a néanmoins besoin de piloter son activité.
Ce découpage en différents systèmes est normal et non bloquant, contrairement à ce que l’on pourrait croire. Nous
disposons des moyens de faire abstraction de cette complexité système, à partir du moment où ces systèmes sont
coordonnés (se conférer au chapitre Réaliser un magasin de données pour plus de détails) et que nous disposons de
SharePoint.
SharePoint permet à l’utilisateur final de passer d’un système à l’autre sans s’en rendre compte ou d’afficher sur une
même page des informations provenant de plusieurs systèmes pourtant distincts.
C’est justement cette faculté que nous allons mettre en lumière dans la suite de ce chapitre.
3. Les espaces de décision de Distrisys
Nous réaliserons les espaces de décision cidessous :
l Tableau de bord direction générale de Distrisys.
l Tableau de bord Agence Sud.
l Rapport de suivi commercial.
l Tableau de bord de la direction du service aprèsvente (SAV).
Ces espaces de décision, pour être complets, s’appuieront sur les différents systèmes :
Les espaces de décision de Distrisys et l’origine des informations affichées
Malgré tout, l’ensemble de ces espaces sera coordonné et s’intégrera dans le portail de Distrisys.
Le portail comprendra quatre grands pôles :
l Le site Fonctions regroupe les sites des différentes directions et grandes fonctions de l’entreprise.
l Le site Activités regroupe les espaces de décisions des responsables des trois grandes activités de l’entreprise.
l Le site Sites regroupe les espaces de décision des directeurs régionaux.
l Enfin le site Autres regroupant des sites transversaux.
Chacun des cinq espaces de décision, que nous décrirons dans ce chapitre, sera accessible via les sites soulignés sur le
schéma de navigation cidessus.
Au cours de la partie qui va suivre, nous apprendrons à préparer le portail SharePoint à accueillir ces différents espaces
de décision. Enfin, dans la partie suivante, nous passerons en revue ces différents espaces pour étudier leur spécificité et
illustrer la mise en œ uvre de l’alignement stratégique dans cette société virtuelle.
Le reste du chapitre est destiné à vous montrer comment faire pour bien employer SharePoint dans le cadre d’un projet
décisionnel, mais aussi à vous donner des idées pour vos propres projets.