Direction de la

PSMM 12 du
Marine Procédure « Achats »
18/07/2010
Marchande

Sommaire

1) OBJET.............................................................................................................................................................. 2

2) CHAMP D’APPLICATION .......................................................................................................................... 2

3) DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE ................................................................................................................ 2

4) DÉFINITIONS ................................................................................................................................................ 2
4.1 DEMANDE D’ACHAT ...................................................................................................................................... 2
4.2 FOURNISSEUR................................................................................................................................................ 2
5) DESCRIPTION DU PROCESSUS ............................................................................................................... 3
5.1 LOGIGRAMME DE DÉROULEMENT DU PROCESSUS ........................................................................................ 3
5.2 POINTS PARTICULIERS DE LA PROCÉDURE .................................................................................................... 5
5.3 CRITÈRES DE SÉLECTION ............................................................................................................................... 5
5.4 CRITÈRES D’ÉVALUATION ............................................................................................................................. 5
6) MAÎTRISE DES ENREGISTREMENTS ................................................................................................... 5

7) MISE À JOUR DU DOCUMENT ................................................................................................................ 6

8) ANNEXES ........................................................................................................................................................ 6

DIFFUSION
Directeur X RQ X
RSC X

Approbateur Vérificateur Pagination

Directeur de la Marine Responsable Qualité

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1) Objet
La présente procédure définit les dispositions adoptées pour maîtriser les activités d’achat et de
suivi des fournisseurs.

2) Champ d’application
Cette procédure s’applique à l’ensemble des achats de consommables, de biens d’équipement et
de services.

3) Documents de référence
ISO 9001 : 2000 paragraphes 7.4.1- 7.4.2 & 7.4.3
Arrêté N° 01176 du 11 juillet 2006 portant seuils de passassions, de contrôle et d’approbation
des marchés publics et seuils de compétence des commissions de marches.
Bordereaux indicatifs des prix.
Recueil des textes financiers

4) Définitions

4.1 DEMANDE D’ACHAT

Etat de besoin établi par un service demandeur dans le but d’acheter des biens d’équipement,
des consommables ou des prestations de service.

4.2 FOURNISSEUR
Entité externe susceptible de fournir à la DMM des biens d’équipement, des consommables ou
des prestations de service.

4.3 LES DEPENSES PUBLIQUES

La dépense est l’emploi d’une somme d’argent par une puissance publique aux fins d’intérêt
génral. Son exécution est réglé par le principe de la séparation des ordonnateurs et comptables
qui permet de distinguer la personne chargée des phases décisionnelles d’engagement
comptable et juridique, liquidation et ordonnancement (ordonnateur) et celle chargée du
payement (comptable). Les trois premières sont appelées « phases administratives » et la
dernière constitue la « phase comptable ».

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5) Description du processus

5.1 LOGIGRAMME DE DEROULEMENT DU PROCESSUS

QUI QUOI ENTREES/SORTIES

Besoin en achats

Formulaire
FSMM 12-1
SVC demandeur - D Exprimer le besoin
renseigné

Formulaire
SVC demandeur - P Décider de FSMM 12-1
Directeur - D l'achat renseigné

Non
Accord

Oui
Fin

Formulaire
Demander FSMM 12-2
RSC - R renseigné
les devis

Formulaire
Sélectionner le FSMM 12-3
RSC - R
fournisseur renseigné

Formulaire
Etablir et FSMM-4
RSC - R
transmettre le bon renseigné
Directeur - D
de commande

vers
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QUI QUOI ENTREES/SORTIES

De
1/2

Réceptionner
SVC demandeur -R
la livraison
RSC -P

Vérifier la Bon de livraison

SVC demandeur -R conformité avec la renseigné
RSC -P commande

Non Réclamation
Conforme FG 02-1

Oui

Pièces
Elaborer et
comptables
RSC - R vérifier les pièces
vérifiées
comptables

RSC - R Etablir l'ordre de Ordre de

Directeur - D paiement paiement

Chèque ou
virement

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5.2 POINTS PARTICULIERS DE LA PROCEDURE

5.2.1 - La liste consolidée des fournisseurs et vacataires agréés par la direction est tenue à jour
par le responsable qualité.

5.2.2 - Le bordereau de livraison doit comporter la mention manuscrite « conforme à la

commande ».

5.2.3 - Tout produit livré non-conforme fera l’objet d’une déclaration de dysfonctionnement.

5.2.4 - En cas d’urgence et sur approbation du directeur, les dispositions de la présente

procédure peuvent être simplifiées .Toutefois, cette exception fera l’objet de l’ouverture d’une
fiche de dérogation limitée dans le temps.

5.2.5 - L’évaluation des fournisseurs est réalisée annuellement par le directeur et les
responsables des services.

En fonction des résultats de leur évaluation, ces prestataires peuvent être l’objet d’une
notification à s’améliorer sur certains points ou d’une radiation de la liste consolidée des
fournisseurs agréés.

5.3 CRITERES DE SELECTION

Les fournisseurs sont sélectionnés sur la base des critères suivants :

5.1.1 Fournisseurs
- Registre de commerce
- Adresse et siège social
- Spécialisation
- Délais de livraison
- Qualité des produits

5.4 CRITERES D’EVALUATION

Voir FSMM 12- 5. Cette évaluation est soumise au directeur pour, le cas échéant, la validation
des actions subséquentes à mener.

6) Maîtrise des enregistrements

L’ensemble des enregistrements relatifs à un achat est classé dans un dossier (dossier d’achat)
regroupant les formulaires FSE 40 – 1 à 4

Nom de Conservation Stockage Destruction

Identification Accès
l’enregistrement Resp. Durée Lieu Responsable Moyen

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 Demande d’achat ou de
travaux

DOSSIER  Demande de prix

D / Inspection /
DMM 10 ans RSC Dir M
D’ACHAT  Fiche Comparaison d’offres RQ
 Bon de commande

D / Inspection /
FSE 40 - 5 RSC 10 ans Nom du fournisseur + date RSC
RQ
Dir M

D / Inspection /
FSE 40 - 6 RSC 10 ans Date RSC
RQ
Dir M

D / Inspection /
FSE 40 - 7 RSC 10 ans Nom du vacataire + date RSC
RQ
Dir M

D / Inspection /
FSE 40 - 8 RSC 10 ans Date RSC
RQ
Dir M

7) Mise à jour du document

La présente procédure est mise à jour par le Directeur de la Marine Marchande.

8) Annexes
ANNEXE 1 : Formulaire FSMM 12 – 1 DEMANDE D’ACHAT OU DE TRAVAUX ;
ANNEXE 2 : Formulaire FSMM 12 – 2 DEMANDE DE PRIX ;
ANNEXE 3 : Formulaire FSMM 12 – 3 FICHE COMPARAISON D’OFFRES ;
ANNEXE 4 : Formulaire FSMM 12 – 4 BON DE COMMANDE ;
ANNEXE 5 : Formulaire FSMM 12 – 5 FICHE EVALUATION FOURNISSEURS.
ANNEXE 6 : Formulaire FSMM 12 – 6 RESULAT EVALUATION DES FOURNISSEURS
ANNEXE 8 : Formulaire FSMM 12 – 7 LISTE DES FOURNISSEURS

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DMM
FSMM 12-1
« FORMULAIRE DE DEMANDE D’ACHATS »

DEMANDE D’ACHAT OU DE TRAVAUX

SERVICE DEMANDEUR : DATE : …… / …… / ……..….

DESIGNATION REFERENCE QUANTITE

SERVICE DEMANDEUR ACCORD DIRECTEUR

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DMM
FSMM 12 - 2
« FORMULAIRE DE DEMANDE DE PRIX »

DEMANDE DE PRIX
REFERENCE DE LA DEMANDE : …………………………………… DATE : …… / …… / ……..….
FOURNISSEUR : ……………………………………………………….
Monsieur,
Nous vous prions de bien vouloir nous indiquer, sans engagement de notre part vos meilleurs prix ainsi que vos
conditions de vente pour les articles énumérés ci-dessous. Les prix et conditions indiqués vous engagent pour une
durée ferme d’un mois.
PRIX PRIX
DESIGNATION ET REFERENCE QUANTITE CONDITIONS
UNITAIRE TOTAL

Observations complémentaires du fournisseur : …………………….………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

LE DIRECTEUR LE FOURNISSEUR
(SIGNATURE ET CACHET)

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DMM
FSMM 12 – 3
« FICHE COMPARAISON D’OFFRES »

FICHE COMPARAISON D’OFFRES

DA N° : ………… DP N° : …………… DU : ………/………/…….… DATE : …… / …… / ……..….

PROPOSITIONS DES FOURNISSEURS

OBSERVATIO
QUANTITE - DESIGNATION - REFERENCE A B C
NS

TOTAUX

Fournisseur retenu :

Justifications:
…………………….……………………………………………………………………………………...…
…………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….

DECISION DU DIRECTEUR

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DMM
FSMM 12 - 4
« BON DE COMMANDE »

République Islamique de Mauritanie Honneur – Fraternité – Justice

Ministère des Pêches

Bon de Commande N° ……….. /

Fournisseur ________________________________________________________________________________

Qté Désignation Prix Unit Prix Total

Arrêté le présent bon de commande à la somme de : _________________________________

___________________________________________________________________________

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DMM
FSMM 12 - 5
« FICHE EVALUATION FOURNISSEUR »

DATE :

Nom du Fournisseur

Type de produit ou de
service

EVALUATION : NOTE de 1 à 5 :

1) Capacité à réagir rapidement

2) Respect de la commande ou du service

3) Respect du délai de livraison annoncé de la fourniture ou du service

4) Qualité du colis à la réception

5) Qualité des produits livrés ou du service

Somme des notes de 1) à 5) = TOTAL sur 25 =

SATISFACTION GLOBALE = note sur 5 (faire la moyenne)

La note 3 et moins implique une prise de décision quant à son maintien de la part de
l’ordonnateur

OBSERVATIONS / DECISIONS :

Responsables des Services Responsable qualité

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DMM
FSMM 12 –6 « RESULTAT EVALUATION DES FOURNISSEURS »

Moyenne
N°
NOM DU FOURNISSEUR évaluation Observations
d’ordre
au -----------

Les Chefs de Service Le Directeur

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DMM
FSMM 12 - 7
« LISTE DES FOURNISSEURS AGREES »

DATE :

N° Type Services /
Nom ou raison sociale Adresse
d’ordre Fournitures

Les Chefs de Service Le Directeur

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