L'ABC DES RÉUNIONS

EFFICACES

Dans le but d'alléger le texte (et d’innover !),

ce dernier a été rédigé à la forme féminine.
Bonjour !

Bienvenue à l’atelier :

« L’ABC des réunions efficaces »

Cet atelier a pour but de vous familiariser avec divers éléments de

base liés à l’organisation et à la tenue de réunions efficaces.

Cet atelier, qui favorise le développement de groupes bénévoles,

vous est offert afin de renforcer les habiletés de bénévolat au sein
de votre organisme ou de votre groupe.

Nous vous offrons cet appui afin d’ajouter quelques éléments à vos
connaissances déjà acquises.

Nous vous encourageons à poser des questions à n’importe quel

moment durant l’atelier.

Nous espérons que cet atelier vous servira de guide et que vous
pourrez l’utiliser, dans l’avenir, en tant que référence dans votre
organisme.

Bonne lecture !

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 A - NOTIONS DE BASE

A.1 - QU'EST-CE QU'UNE RÉUNION ?

Définition du dictionnaire Robert de « réunion » : Personnes venues en un

même lieu pour être ensemble (pour participer à une activité commune ou
collective).

A.2 - POURQUOI FAIRE DES RÉUNIONS ?

Dans notre cas, on se réunit autour d'objectifs communs dans le but

d'échanger de l'information, de décider d'un plan d'action et de le
réaliser ou de le faire réaliser.

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A.3 - POURQUOI ÊTRE EFFICACE DANS
NOS RÉUNIONS ?

A cause des contraintes :

Ø Temps disponible pour la

réalisation des projets.

Temps disponible qu'ont les

participantes à consacrer à la réunion
(ex. : besoin d'aller se coucher, de
Ø Qualité et quantité de
chercher les enfants chez la
personnel.
gardienne, de se rendre à une autre
réunion ou à un rendez-vous galant
(« date »), etc.).

Ø Argent disponible pour

réaliser un projet.

Notons que si personne du groupe n'est pressé et que les participantes

ont du plaisir à se rencontrer et que toutes sont d'accord, plus de temps
peut être pris pour sortir des points à l'ordre du jour et/ou prolonger la
réunion de manière moins formelle. Il est d’ailleurs fortement conseillé,
pour la cohésion et la santé du groupe, de se permettre au moins une fois
l’an de faire une activité de loisir ensemble. Exemples : visiter un musée,
voir un spectacle, faire un sport de plein air, un voyage, un pique-nique,
jouer aux cartes, etc.

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 Que faire pour être efficace ?

Préparer la réunion :

Ø Consulter les membres à propos de Ø Déterminer le but de la réunion

leur disponibilité et choisir le lieu, et l'ordre du jour (voir la
l'heure et la date et en informer les section sur la préparation de
membres (ce qui se fait l'ordre du jour), les points à
habituellement en fin de réunion en discuter, leur ordre de priorité
prévision de la prochaine réunion et le temps de discussion qu'on
alors que les membres sont présents leur allouera, les décisions à
au même endroit et facile à prendre et les échéances à
consulter). respecter.

Ø Avoir des procédures de Ø S'assurer d’un maximum

réunion et des d'information pertinente
techniques de prise de nécessaire à la prise de
décision adaptées aux décision éclairée et
besoins et à la présenter cette
personnalité du groupe information de manière
(voir section sur les claire et concise.
procédures).

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 Ø Le groupe
aurait-il
avantage à
disposer d'un
S'assurer de l'accès aux toilettes service de
et à des rafraîchissements (au moins de l'eau). gardiennage
Si une pause doit être prise, une collation commun pour les
pourra être préparée. Si une personne avec un enfants de
handicap doit se présenter, veuillez vous chacune ?
assurer qu'elle pourra se rendre à la table de
réunion et à la salle de bain.

Ø Voir à la température ambiante, Ø S'assurer de la

l'aération, l'éclairage, présence d'un
l'ameublement, la décoration, la téléphone
sonorisation et l'insonorisation. (fonctionnel,
Créez l'atmosphère et bien sûr) et
l'aménagement que vous jugez d'autres moyens
appropriés au type de réunion que de
vous voulez tenir en tenant compte communication
de vos moyens. si nécessaire
(ex. : Internet).
A-t-on besoin
d'équipement
audiovisuel
(projecteur,
tableau, lecteur
de cassettes,
épinglettes
d'identité, etc.),
de rallonges
électriques ?

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 B - LES OUTILS DE BASE

B.1 –DÉTERMINER ET RÉDIGER L’ORDRE DU JOUR

On termine la réunion en consultant le groupe au sujet de

l’heure, la date, le lieu de la prochaine réunion s’il y a lieu et on
lève la séance.

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 Réunion du Comité des Cent Watts (MB) Inc.
Le lundi 10 mai 2004
Salle communautaire de Saint-Efficace
19 h 30

ORDRE DU JOUR

1. Ouverture de la réunion / prière

2. Lecture et adoption de l’ordre du jour

3. Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion du 12 avril 2004

4. Identifier les postes pour les nouveaux membres élus

5. Lecture et approbation du rapport financier et suivi du rapport financier

6. Ouverture du courrier et paiement de factures

7. Suivi de la réunion annuelle

8. Soirée spectacle

9. Divers

10. Prochaine rencontre

11. Levée de la séance

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B.2 – PROCÈS-VERBAL

Truc : Certaines personnes trouvent pratique d'utiliser l'ordre du jour

comme cadre de rédaction du procès-verbal : En préparant leur ordre du
jour, ils laissent assez d'espace entre les points à l'ordre du jour pour que
le secrétaire puisse prendre ses notes de réunion. Ainsi, le même document
contiendra l'ordre du jour et le déroulement de la réunion.

Quelquefois appelées les «minutes» ou «rapport de réunion», cet

outil de communication permet :

de garder en archive le contenu des de faire le suivi et de tracer la route

réunions pour référence future et des dossiers et du groupe qui les gère.
pour tenir informés les membres
absents.

Le procès-verbal contient habituellement :

Ø La date, l’heure et Ø Les noms de la présidente, vice-

l’endroit de la présidente, secrétaire, trésorière, et
réunion. autres personnes présentes.

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 Ø Le but de la
Ø Le nom des absentes et la raison de réunion.
l’absence si connue.

Ø Un rapport concis et précis des délibérations : Ø La date de la

les propositions, les noms de celles qui prochaine réunion.
appuient et de celles qui secondent les
propositions, un résumé des débats et les
résultats des votes, si votes il y a.

Ø L’heure de la
levée de la
séance

On vérifie ensemble le contenu des procès-verbaux au début des réunions et

on les corrige s’il y a lieu. Notons que si le procès-verbal est expédié et lu par
tous les membres avant la prochaine réunion, seules les corrections (et
discussions, s’il y a lieu) et l’adoption restent à faire. Il est d'ailleurs souvent
plus facile de vous concentrer à la maison et cette méthode vous donne plus de
temps pour l'analyse et la recherche de solutions.

En tout temps, il est recommandé de noter les événements d’une réunion

concernant les activités d'un groupe constitué.

Notez que seuls les membres présents lors de la réunion concernée par un
procès-verbal peuvent en proposer et appuyer l’adoption.

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 Réunion du Comité des Cent Watts (MB) Inc.
Le lundi 12 avril 2004
Salle communautaire de Saint-Efficace
19 h 30

PROCÈS-VERBAL

Membres présents : Yvon Arraché, Rose Desrosiers, Jean Peuxpu, Marie Toépas et Marc
Rheault

1. Ouverture de la réunion / prière

La réunion débute à 19 h 23, présidée par Yvon Arraché. Yvon débute avec une prière.

2. Lecture et adoption de l’ordre du jour

33/02
Yvon Arraché / Rose Desrosiers
L’ordre du jour est adopté avec les ajouts suivants :
11.1 Demande de subvention;
11.2 Suivi de la réunion de distribution des tâches de la prochaine soirée variété.
ADOPTÉE

3. Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion du lundi 8 mars 2004

34/02
Marie Toépas / Rose Desrosiers
Le procès-verbal de la réunion du 8 mars 2004 est adopté avec les changements suivants :
Que la somme du chèque no 20, libellé à MTS soit changée à 56,52 $ au lieu de 56,25$ ;
Que la proposition 32/02 devrait se lire comme suit :
Il est proposé que nous remettions un cadeau à Pierre Àterre en reconnaissance de ses
services en tant que maître de cérémonies lors de notre dernière soirée bière et saynètes.
ADOPTÉE

4. Identifier les postes pour les nouveaux membres élus

Ø Suite à une discussion de groupe, le nouveau comité a identifié les postes suivants :

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 • Yvon Arraché Président
• Jean Peuxpu Vice-président
• Rose Desrosiers Trésorière
• Marie Toépas Secrétaire
• Marc Rheault Conseiller

5. Lecture et approbation du rapport financier et suivi du rapport financier

Ø En date du 30 septembre 2002, voici les soldes de nos comptes à la Caisse
populaire :
♦ Compte chèques : 725,48 $
♦ Compte épargne : 2 542,72 $
35/02
Rose Desrosiers / Marie Toépas
Le rapport financier est adopté tel que présenté.
ADOPTÉE
6. Ouverture du courrier et paiement de factures
Ø Nous avons reçu une invitation du Centre de services bilingues – Région de la Montagne
pour assister à son ouverture officielle le 11 octobre 2004 à 10 h 00.

Ø Mariette Kirouac a envoyé un courriel nous demandant si nous voulions faire une
demande de subvention auprès de la province pour des activités culturelles ayant lieu
entre le 1er janvier et le 31 mars 2003. Cette demande doit être soumise avant le 1er
novembre 2002. Le comité a décidé de produire une demande pour leur soirée variété
qui aura lieu le 22 février 2003. Marie demandera à Mariette de se procurer un
formulaire de demande et de le remettre au comité.
Nous avons payé les factures suivantes :
Payé à l’ordre de Raison No du Total
chèque
Centre récréatif de Saint- Location de la salle pour la réunion 22 55,00 $
Efficace annuelle
Centre récréatif de Saint- Achat de deux billets pour le social du 23 40,00 $
Efficace 19 février offert par le comité du
Centre récréatif
MTS Facture de téléphone pour le bureau 24 60,52 $
Marie Toépas Dépenses encourues pour l’imprimerie et 25 40,00 $
l’envoi de la convocation à la réunion
annuelle
Yvon Arraché Dépenses encourues pour la réunion 26 25,00$
annuelle
Rose Desrosiers Dépenses encourues pour la réunion 27 125,00 $
annuelle
Marie Toépas / Rose Desrosiers
ADOPTÉE
7. Suivi de la réunion annuelle
Ø Treize membres étaient présents à la réunion annuelle. Puisque Sébastien Imord
accepta d’agir en tant que présidente d’assemblée, nous lui enverrons une lettre de

12
 remerciement. Marie demandera à Mariette combien on devrait payer Sébastien
pour avoir fait cette tâche.

8. Soirée spectacle
Ø Marie a remis des billets à vendre au comité pour la soirée spectacle. Les billets
ont été distribués de cette façon :
Nom No de billets Nombre de billets
Rose Desrosiers 85-100 16
Yvon Arraché 1-20 20
Jean Peuxpu 21-36 16
Marie Toépas 37-52 16

Les autres détails de la soirée spectacle seront discutés à une réunion cuisine fixée le 18
mai 2004.

8.1 Demande de subvention

Ø Yvon, Rose et Marie vont rencontrer, avant la fin novembre, Mariette Kirouac pour
préparer la prochaine demande du programme Éveil artistique de la province.

8.2 Suivi de la réunion de distribution de fonds avec l’ACFM

Nom Tâches Mise à jour
Rose Desrosiers Pourvoyeurs 850 $ pour 80 soupers avec
madame Dion
Yvon Arraché Permis de boisson Tout est en ordre
Jean Peuxpu Publicité Les annonces ont été
envoyées et distribuées
lundi le 7 octobre dernier.
Marie Toépas Décor Marie et sa nièce
s’occupent d’acheter tout le
matériel et de faire le
bricolage pour le décor.
Les autres détails de la soirée spectacle seront discutés à une réunion cuisine fixée le 4
juin 2004.

9. Divers
Ø Yvon nous donne une copie de la liste des activités culturelles de la région.

10. Prochaine réunion

Ø La prochaine réunion aura lieu le lundi 7 juin 2004 à 19 h 00 dans le local.

11. Levée de la séance

Ø La réunion s’est terminée à 22 h 14.

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 Réunion du Comité des Cent Watts (MB) Inc.
Le lundi 10 mai 2004
Salle communautaire de Saint-Efficace à 19 h 30
Procès-verbal

Membres présent absent excusé

Yvon Arraché

Rose Desrosiers

Jean Peuxpu

Marie Toépas

Marc Rheault

1. Ouverture de la réunion / prière

2. Lecture et adoption de l’ordre du jour

3. Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion du 12 avril 2004

4. Identifier les postes pour les nouveaux membres élus

Membres poste
Yvon Arraché
Rose Desrosiers
Jean Peuxpu
Marie Toépas
Marc Rheault

5. Lecture et approbation du rapport financier et suivi du rapport financier

6. Ouverture du courrier et paiement de factures

7. Suivi de la réunion annuelle

8. Soirée spectacle

9. Divers

10. Prochaine réunion

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11. Levée de la séance

C - LES STRUCTURES

C.1 - LES RÔLES

Présidente :

Une réunion est un carrefour ou une intersection où s'entrecroisent idées et

informations. Comme pour une intersection urbaine, des règles doivent
s'appliquer afin d'éviter la confusion et le gaspillage de temps et d'énergie. La
présidente est comme l’agent de circulation au milieu d’une intersection
urbaine. Elle s’assure que l’information circule bien, qu’elle reste pertinente,
qu’elle atteigne sa destination, qu’elle soit claire et veille au respect des
personnes, des règlements et de l’ordre du jour.

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La présidente, aussi :

Ø Organise, convoque et dirige la Ø Se soumet aux décisions de la

réunion, et s'assure du suivi. majorité.

Ø Explique comment procéder, fait Ø S'abstient de voter sauf s'il y a

observer les règles et rappelle à égalité des voix.
l'ordre.

Ø Amène les participantes à cheminer Ø Proclame les résultats d’un vote

et à prendre des décisions de (adopté ou rejeté).
groupe.

Ø Contrôle la durée des interventions Ø Fournit des explications si

et résume les propos. quelqu'un veut que le sujet traité
soit clarifié.

Ø Suit l'ordre du jour adopté et Ø En cas de doute : écoute la

ramène la discussion au sujet minorité, respecte la majorité et
traité. fait ce qu’il lui semble équitable.

Ø Veille à ce que les propositions Ø Essaie de prévenir les conflits et

soient claires, précises et concises. d'en favoriser pacifiquement et
constructivement la résolution le
cas échéant.

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Ø Peut apporter de l’information aidant le processus de décision, mais ne peut
participer activement aux discussions que si quelqu’un le remplace jusqu’à la
fin de la discussion et du vote (s'il y a lieu). Habituellement, elle est alors
remplacée par la vice-présidente.

Vice-présidente :

Aide et soutient la présidente dans sa tâche et connaît les dossiers. Remplace

la présidente au besoin.

La secrétaire :

Prend des notes lors des réunions en vue de rédiger les procès-verbaux. Elle
gardera aussi à jour les autres registres qu’un organisme peut avoir et qui sont
la constitution, les politiques, les procédures et les règlements.

La trésorière :

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Fait la comptabilité de l'organisme. Peut ou doit prendre des notes, si les
décisions prises en réunion lui donnent du travail de comptabilité afin de ne
rien oublier.

Parfois les rôles de secrétaire et de trésorière sont

tenus par une seule et même personne qui porte alors
le titre de secrétaire-trésorière. Mais en général, il
est recommandé de répartir les tâches afin de
ménager les bénévoles.

Les autres membres :

Ø Ont le pouvoir d'élire et de révoquer les administratrices, d'établir,

de ratifier ou de rejeter les règlements.

Ø Elles doivent être motivées par la cause de l'organisme, participer et

être attentives au déroulement de la réunion et respectueuses des
personnes et des règlements préétablis.

Toutes ont le droit, le devoir et le privilège de s'entraider pour être efficaces

dans les rôles qu'elles jouent dans leur conseil ou comité. Car une réunion
efficace a pour base des membres efficaces.

Les dirigeantes de l'organisme représentent l'ensemble des membres. Ce sont

elles qui décident quelle direction va prendre le bateau. La présidente n'a en
fait que peu de pouvoir et est l’instrument du pouvoir des membres. Elle est un
peu comme le gouvernail d'un navire, mais ne manœuvre qu'occasionnellement la
barre, et jamais seule, de toute façon.

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C.3 - LES TECHNIQUES DE PRISE DE DÉCISION

C.3.a - Méthode classique :

Lorsqu'une question ou un problème est posé à

l'assemblée, un premier tour de table est fait en
laissant une chance égale à chacune d'exprimer son
point de vue et d'apporter des informations pertinentes
concernant le sujet à l'étude. La présidente essaie alors de résumer
les points de vue et de les concilier. D'autres tours de table peuvent
s'ajouter si la situation l'exige et si l'horaire le permet.

Une proposition est généralement faite lorsque quelqu'un juge que les
informations sont suffisantes et que l'analyse de celles-ci est convenable
et permet la formulation d'une proposition suffisamment claire qui
obtiendra de l'appui.

19
La personne qui se sent alors inspirée, dit alors : « Je propose que la
proposition suivante soit adoptée : … »

Ensuite, cette proposition doit être appuyée par un autre membre qui
dit : « J'appuie ! » La présidente répète ensuite la proposition et
nomme celle qui l’a proposée et celle qui l’a appuyée. Une proposition
est alors obtenue et la discussion à son sujet peut commencer.

Un vote ou des modifications peuvent ensuite être faits. Si on vote,

la règle habituelle est d'obtenir la majorité absolue soit 50 % + 1.
Dans certains cas particuliers, il faudra un appui des 2/3 des
membres.

Une fois qu'une proposition est

adoptée, elle devient
une résolution.

C’est la «chenille» qui

devient le «papillon».

Si quelqu'un veut modifier une proposition avant même qu'elle ne soit

adoptée, la personne qui a fait la proposition initiale et la personne qui
l'a appuyée doivent accepter la modification. Autrement, la
proposition non modifiée passe au vote, et si la proposition est
rejetée, on revient à la discussion afin de trouver une proposition plus
populaire.

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Un amendement est une modification que l'on apporte soit à une proposition
(seulement si le proposeur et l’appuyeur sont d’accord) ou à une résolution.
Comme pour la proposition, un amendement se propose, s'appuie et s'énonce
avant d'être discuté.

Si un membre veut prendre la parole au sujet d’une proposition, un

amendement ou un sous-amendement, il faut d’abord qu’ils aient été
proposés par un membre de l’assemblée, acceptés par la présidente,
puis appuyés par un autre membre de l’assemblée.

C.3.b - Prise de décision par consensus :

Méthode par laquelle un groupe entier de personnes peut

en venir à un consentement* unanime sur une décision à
prendre sur un sujet donné.

Les idées de toutes les participantes sont rassemblées et

synthétisées afin d’en arriver à une décision acceptable pour toutes.
Cette méthode, quoique plus laborieuse, aurait l’avantage de
renforcir les liens interpersonnels en plus d’en arriver à de meilleures
solutions à long terme.

*Notez là-dessus que consentement ne veut pas dire nécessairement plein

accord. Une personne peut avoir des réserves quant à une décision, mais
peut vivre avec et décider de donner une chance à l'idée. Mais si une
personne croit très fortement que, moralement parlant, la décision
proposée est inacceptable en sa conscience, elle a le devoir de bloquer le
passage de cette proposition, même si elle est la seule à s'opposer.

21
Pour plus d'information sur la prise de décision par consensus, voir la
section « bibliographie et ressources ».

C.3.c - Variante possible pour élaborer un programme, un plan

d'action, un horaire, etc. :

La vice-présidente écrit sur un tableau de conférence les propositions

de l'assemblée au fur et à mesure que les accords se forment,
pendant que la présidente anime en cherchant le consensus.

C.4 - Techniques de recherche d'idées :

Remue-méninges :
Le problème est posé, les participantes
lancent les idées de solutions qui leur
viennent en tête et quelqu'un les prend en note sur un
tableau de conférence (flip chart) ou un transparent. L’analyse ne
vient qu'après.

Sous-groupes de discussion :

On se répartit en petits groupes, quelqu’un

prend les idées en note, on revient ensemble,
les porte-parole partagent les résultats que
l'on peut écrire sur un tableau ou un transparent. Particulièrement
utile dans le cas où l'assemblée est nombreuse.

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Auto-examen ou remue-méninges personnel :

Dans le silence, chacun note ses idées et les

partage ensuite avec le groupe à tour de rôle.
Quelqu'un les note sur un tableau ou un
transparent.

C.5- Les assemblées générales annuelles

Une assemblée générale annuelle Une réunion ordinaire

est une réunion des est une réunion des

« membres » d'une association administrateurs du conseil
quelconque. d'administration ou de
personnes siégeant à un comité.

La loi sur les corporations impose une réunion des membres, une
assemblée générale à au moins tous les 18 mois... normalement elle a lieu
annuellement mais on peut la repousser à tous les 18 mois.

23
L'AGA est obligatoire pour revoir les états financiers vérifiés par les
comptables, apporter des changements aux règlements généraux
(constitution), recevoir un rapport annuel (soit par une directrice
générale ou le conseil d'administration), élire les administratrices au
conseil d'administration.

Il est généralement recommandé de

choisir une personne qui n’est pas
impliquée dans l’organisme et surtout pas
dans le conseil d’administration pour faire
l’animation d’une AGA.

Dans la mesure du possible, les agentes du Réseau communautaire

peuvent, selon leur disponibilité, faire l’animation d’AGA ou vous
mettre en contact avec d’autres animatrices qualifiées.

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25