EXAMEN DU SYSTÈME DE GESTION DE LA QUALITÉ 2018

TABLE DES MATIÈRES

1. MODIFICATIONS APPORTÉES AUX QUESTIONS EXTERNES ET INTERNES..........2

2. RÉSULTATS DE L'AUDIT...........................................2

3. NON-CONFORMITÉS ET MESURES CORRECTIVES..........................2

4. EXAMEN DES RESSOURCES NÉCESSAIRES..............................2

5. EXAMEN DES THECHNICIENS ET DES FOURNISSEURS.......................2

6. RISQUES ET POSSIBILITÉS.........................................2

7. EXAMEN DES OBJECTIFS, DES DONNÉES ET DES BUTS......................2

8. RETOURS D'INFORMATION DES CLIENTS ..............................2

9. PERFORMANCE DU SYSTÈME DE LA QUALITÉ............................2

10. ÉLÉMENT D’ACTION – MISE À JOUR DE L'EXAMEN PRÉCÉDENT ET NOUVELLES

MESURES À PRENDRE............................................2

12. CONCLUSION.................................................2

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 EXAMEN DU SYSTÈME DE GESTION DE LA QUALITÉ

Date : 01 mars 2019

Participants / Représentants : Roberto Carpaneto
Stefano Socci
Angela Jackson
Laurel Josephson
Non- présents (cc) : Antonio Gentile
Distribution par courriel Andrea Turco
Mario Moretti
Angelo Lo Nigro
Président-directeur général, RINA
Consulting
Directeur de l'exploitation, RINA Consulting
Vice-président directeur, Opérations
énergétiques
Responsable QOHSE (Qualité, santé et
sécurité au travail)
Directeur régional, Italie
Directeur régional, EMEA
Directeur régional, Asie
Directeur régional, Amériques

Le présent examen du système de gestion de la qualité porte sur les activités d'inspection et de supervision des
sites (rebaptisée Opérations énergétiques en 2019) du 1 er janvier 2018 au 31 décembre 2018.

1.MODIFICATIONS APPORTÉES AUX QUESTIONS EXTERNES ET INTERNES

Modifications globales
 Accroître la présence de RINA dans le domaine des énergies renouvelables.
 Nos clients souhaitent que nos services soient à la pointe de la technologie. On peut citer à titre
d'exemple :
o Application de l'inspecteur
o Services d'inspection par drone
o Exploration de données
o Portail client avec système d'ouverture de session client unique
o Programme BP de modernisation, de transformation et de développement des entrepreneurs
 Changement organisationnels en 2019
o INSP et SS ont rejoint Rina Consulting
o Stefano Socci est nommé directeur de l'exploitation (COO) chez RINA Consulting
o Angela Jackson occupe le poste de vice-présidente directrice, Énergie et Exploitation.
o Giada Melito est chargé du recrutement sur le terrain chez RINA Consulting
o Laurel Josephson est maintenant en charge du QHSE chez RINA Consulting
Antonio Gentile  Services de gestion de l'intégrité des actifs fournis aux installations
(Italie) en aval dans la région Italie (raffineries, usines pétrochimiques,
centrales électriques, oléoducs et installations de stockage) : dans
le cadre des contrats attribués par le groupe Eni et Lukoil, nous
étions amenés à prospecter et recruter de nouveaux profils
techniques, à savoir les inspecteurs d’usines.
 En raison des retards de paiement des inspecteurs indépendants,
certains d'entre eux ont changé d'agence, entraînant ainsi une
perte de réseau et/ou une mauvaise image envers nos clients.
 En 2018, les inspecteurs indépendants se sont plaints de la

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 difficulté à remplir notre feuille de temps de candidature en raison
de sa « rigidité ». Le problème devrait être résolu en passant à
OPUS (ancien système d'évaluation non destructive - END) qui
devrait simplifier le processus. Observation de la direction -
Accepté, cette feuille de temps ne sera pas utilisée par NES en
2019.
 Une nouvelle modalité de rapport d'inspection des fournisseurs
utilisant des appareils Android (tablettes) a été développée en
interne, à la demande du client (SBM).
Andrea Vattuone  Les clients désirent voir plus d'inspecteurs internes que
(Inde) d'inspecteurs indépendants.
 Utilisation d'adresses e-mail « @external.rina.org » ou une adresse
e-mail dédiée au projet - le mot « externe » n'est pas vraiment
apprécié. Observation de la direction – Une mesure de suivi a été
prise.
Kelly Sy  Plus de présence de logo chez les fournisseurs - Nous avons
(Chine) demandé l'autorisation d'acheter plus de vestes/ coupe-vent RINA
7 en 1 qui peuvent être utilisées toute l'année. Nous prévoyons de
les distribuer à nos inspecteurs sur le terrain.
 Nous comptons aussi envoyer David visiter d'autres fournisseurs
et commercialiser nos certificats 3.2, ce qu'Andrea a fait valoir
lorsqu'il était ici en Chine. Nous comptons faire voyager David plus
souvent pour prospecter de nouvelles opportunités. De plus,
participer à des événements et suivre davantage de formations, un
bon exemple est la formation accélérée.
 Inspection vidéo en temps réel pendant que l'inspecteur inspecte
les points d'arrêt.
Burcin Ak  Fournir des services de CND de haute technologie (essais
(Turquie) d'émissions acoustiques, réseaux phasés, ondes guidées, etc.),
notamment aux raffineries et centrales thermiques. Contrat réel
avec Tupras pour les activités AET en 2018.
Angelo Lo Nigro  Chad Fletcher et Rebecca Cain ont quitté en 2018. Brian Thompson
(Amériques) a été nommé responsable de l'inspection et de la supervision des
sites en Amérique du Nord. La transition s'est déroulée sans heurts
et avec succès.
 L'équipe des énergies renouvelables du Michigan : les
changements survenus ont entraîné la perte de plusieurs clients
ainsi que la perte d'une partie des compétences de l'équipe. Le
défi au cours du dernier trimestre de 2018 a été de continuer à
fournir nos services dans le cadre des contrats en cours et
d'essayer de garder un certain nombre de clients, pas trop proches
de Daniel Farmer. Ces deux missions ont été accomplies grâce à un
soutien non négligeable de la Division Énergie et à une
organisation différente des activités, avec une participation accrue
des ingénieurs étrangers. Le nouveau défi consiste maintenant à
changer notre position dans le domaine des énergies
renouvelables, en mettant l'accent sur les services de conseil (par

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 opposition à la conception détaillée) et sur les investissements et
les clients les plus importants (notamment IOC, NOC, services
publics et grands entrepreneurs EPC). Le recrutement d'un
directeur des énergies renouvelables est en cours (le poste est
actuellement occupé par intérim par Gianluca Cassulo).
 Angelo Lo Nigro s'est installé à Houston en septembre en tant que
responsable des activités en Amérique, ayant pour mission
spéciale la promotion des services de conseil et d'ingénierie, en
plus des services VI&E de base. Un responsable du développement
des affaires a été recruté en février 2019 pour l'assister dans cette
démarche. La mission est très difficile car les employés actuels ne
sont pas familiers avec les services de CE. Le début de l'année
2019 a été marqué par la signature de deux importants contrats
d'ingénierie avec Petrobras et Eni Petroleum, qui seront
déterminants pour la croissance locale.
 Andrea Toscano a été recrutée en juin au poste de directeur
financier pour l'Amérique du Sud. Elle améliore considérablement
l'organisation de l'administration locale et gère la transition en
cours vers RINew.
 Le 1er juillet, RINew a été lancé à Houston. Les difficultés
rencontrées par END dans le monde entier ont motivé la décision
de reprendre ce système, et l'ancien OPUS est à nouveau utilisé
pour les services VI&E. Cela a amélioré la situation financière qui
se dégradait. AX est maintenant pleinement opérationnel.
 Renforcer la coopération entre les équipes en Amérique, en
s'assurant que les informations commerciales sont transmises et
que les meilleures ressources techniques disponibles sont
engagées.
 Renforcer la coopération avec les collègues à l'étranger.
L'élaboration d'un budget commercial commun a été utile à cette
fin.
 Les clients sont à la recherche de nouvelles technologies. Nous
avons développé avec succès une application d'inspection (e-
mardi) qui est largement utilisée auprès de Halliburton et que
nous commençons maintenant à utiliser avec d'autres clients, y
compris des clients dans le secteur maritime au Brésil.
 Les différences culturelles demeurent un problème pour certains
sujets, tels que la gestion des ressources humaines et les
politiques salariales. La barrière de la langue ne facilite pas les
choses.
 Les bureaux locaux et les employés ne sont pas au courant du
processus d'évaluation et de la façon dont celui-ci pourrait être
pris en compte dans le calcul des primes annuelles et des
modifications de la rémunération. Une plus grande transparence à
cet égard est de mise. Observation de la direction – Une mesure
de suivi a été prise.
 Rapports : Cela sera amélioré une fois que nous utiliserons tous le
même système. Nous soumettons actuellement divers ensembles
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 de rapports sur une base mensuelle, fournissant des données
issues de différents systèmes, et qui seront post-traitées au niveau
du bureau central. Cela crée des retards et des incertitudes.
 Il est nécessaire d'effectuer la même tâche sur des systèmes
différents. Cela réduit la productivité et ne favorise pas
l'amélioration de l'environnement de travail. Observation de la
direction – Une mesure de suivi a été prise.

2.RÉSULTATS DE L'AUDIT
Rapport sur l'état d'avancement des audits internes et externes de la qualité : étudier les résultats des audits effectués
depuis le dernier examen et les problèmes relevés.

Veuillez consulter l'annexe suivante : 2018 QMSR Audit Summary Report

2018 QMSR Audit

Summary Report.doc

3. NON-CONFORMITÉS ET MESURES CORRECTIVES

Examiner les non-conformités (NC) et les mesures correctives (MC) en matière de la qualité qui accusent du
retard. Examiner les tendances révélées par les NC et les MC présentées. .

 Toutes les mesures correctives à la suite de plaintes ont été clôturées.

 Toutes les mesures correctives/préventives découlant des audits internes ont été saisies dans la base
de données des procès-verbaux d'inspection des constatations (ROF). Les causes fondamentales et les
mesures correctives proposées ont été déterminées, et la mise en œuvre et la confirmation de
l'efficacité sont en cours. Les constatations devraient être achevées au cours du troisième trimestre de
2019.
 Toutes les mesures correctives/préventives découlant des audits externes ont été saisies dans la base
de données des procès-verbaux d'inspection des constatations (ROF). Les causes fondamentales et les
mesures correctives proposées ont été déterminées et approuvées.

Le registre des mesures correctives a été examiné afin de déterminer les tendances et les domaines concernés
en vue de partager les enseignements tirés.

4. EXAMEN DES RESSOURCES NÉCESSAIRES

Discuter des ressources nécessaires pour maintenir et améliorer l'efficacité de l'entreprise et de son système de gestion de
la qualité. Discuter des besoins en ressources pour chacun des points suivants.

 Équipements :
Matteo Bardotti Normes - Créer une base de données de normes et de spécifications
(Asie du Sud-Est) accessible à tous ou au moins une fonctionnalité permettant de la
diffuser en fonction des demandes. Afin de permettre aux services
techniques de prendre en charge et de remplir leur rôle en fonction
des besoins des clients et des meilleures pratiques. Observation de la
direction – Une mesure de suivi a été prise.
Andrea Vattuone La disponibilité de logiciels spécifiques pour la CE et la possibilité de
(Inde) les utiliser « à l'étranger ». Observation de la direction – Une mesure

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 de suivi a été prise.

 Milieu de travail :
Andrea Vattuone Changement de siège à Delhi pour un siège plus grand
(Inde)
Burcin Ak Des projets d'ingénierie à grande échelle à venir tels que TAPI & ENI
(Turkménistan) pour une durée minimale de 3 ans. Des bureaux et des équipements
sont nécessaires pour le bureau d'Achgabat et pour les sites tels que 3
sites pour TAPI, la région de Mary et 1 site pour ENI TKM, région des
Balkans.
Kelly Sy Pour la Corée, siège en attente en fonction de son budget atteint
(Chine)
Angelo Lo Nigro  Nous essayons de déménager dans un plus petit siège à Plymouth,
(Amériques) MI
 Nous sommes sur le point de fusionner QIC et RINA Consulting
USA en END en 2019.
Natal Vasconcelos Réaménagement des bureaux de Macaé
(Brésil)
     
 Système gestion de la qualité :
Angelo Lo Nigro L'intégration des différents systèmes de gestion est nécessaire
(Amériques) Observation de la direction– Le projet est en cours et devrait être
achevé au deuxième trimestre.

 Ressources humaines :
Matteo Bardotti
(Asie du Sud-Est)
 Soutien technique - Nécessité de mettre en place une
approche/besoin commun(e) plus détaillé(e) en matière de
soutien technique. Certains pays ont un directeur technique,
d'autres pas. En ce qui concerne l'Asie du Sud-Est, nous avons une
ou deux personnes qui peuvent éventuellement apporter leur
soutien aux activités quotidiennes de l'ensemble de la région. Ces
ressources sont également facturables (actives sur le site), il est
donc parfois difficile de les faire entrer en ligne de compte et/ou
nous risquons de leur donner une charge supplémentaire, ce qui
est « dangereux ». Ceci est particulièrement vrai pour certains
clients et lorsqu'un IC reçoit beaucoup de rapports par jour.
Observation de la direction – Une mesure de suivi a été prise.
 Cheminement de carrière - Malgré les particularités de chaque
collaborateur, les employés devraient disposer d'un cheminement
de carrière plus clair (pré-structuré) (également pour les mêmes
raisons du point précédent relatif à la formation). Cela facilitera la
compréhension du rôle de chacun dans l'immédiat et à l'avenir.
Cela est particulièrement nécessaire en ASE (du moins tel que je
l'ai constaté la-bas), où les ressources sont orientées vers l'avenir
à court, moyen et long termes. Des passages automatiques en
termes de carrière après quelques années d'expérience, des
évaluations positives de la part de la direction, etc. devraient être

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 prévus pour les employés et portés à leur connaissance.
Observation de ladirection – Le projet « MyCareer » est en cours
et devrait être achevé au deuxième trimestre.
Antonio Gentile  Billable resources with the following disciplines
(Italy) - plant inspectors
- cost controllers
- project planners
- commissioning supervisors
 Non-billable resources
- replacement of two PMs that resigned
- one staff now in maternity leave (temporary replacement).
Burcin Ak An Engineering Responsible for the management of the current
(Turkmenistan) projects and taking care of technical issues.
Deirdre Gehlen BD Manager for the region – internal promotion.
(Germany)
Marco Genova We are going to employee a new dedicated BDM for Renewables
(Spain) most probably during Q2
Angelo Lo Nigro  Head of renewables North America
(Americas)  Business development manager O&G (Kenneth Strickland)
 Hiring for Mexico city office (renewables and E&S)
 Renewables engineer in Brazil
 Coordinators & inspectors in Houston / Canada / Rio as needed
per the workload
 Mechanical engineers (2), electric engineer (1), instrumentation
engineers (2) for ENI Asset integrity services contract in Houston
Natal Vasconcelos  n. 02 technicians for inspection/engineering activities
(Brazil)  n. 02 inspection coordinators
 n. 01 administrative staff

 Training
Matteo Bardotti The resource requires a more standardize approach toward
(South East Asia) managerial and Technical training. Management Comment – Action
item has been generated.
Andrea Vattuone Suggested training on Project Coordination and Project Control
(India) (separate focus on Aramco). Management Comment – Action item
created.
Burcin Ak As per requirement of QMS, it is preferable to get training on ISO
(Turkmenistan) 9001:2015 QMS Auditor/Lead Audit Certification. Management
Comment – This is to be actioned locally via the training plan.
Burcin Ak  NDT Level-2 training will be needed for 4 employee
(Turkey)  NACE Level-2 Training will be needed for 2 employee
 Financial awareness training for Managerial staff.
Management Comment – This should be actioned locally via the
training plan.
Kelly Sy  Global training on filing up the NCR page in OPUS - so that this
(China) can be a more useful tool for us and customers

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  For China and Korea
- OPUS training
- QMS training
- Technical training – basic material and all
- Coordination and Aramco training
Management Comment – Action item has been generated.
Lee Smith Training on formal tools, reporting, databases etc.
(South Africa) Management Comment – Action item has been generated.
Nesrine Brik Staff training and awareness on the requirements of ISO 9001: 2015
(Turkmenistan) Management Comment – This is to be actioned locally via the training
plan.
Angelo Lo Nigro Ongoing training sessions about the various businesses of RINA, to
(Americas) support the cross selling within RINA Consulting Management
Comment – These have been planned locally and are ongoing.

In addition, please refer to the 2019 Consolidated Training Plan

2019 Consolidated
Training Plan.xlsx

5.REVIEW OF TECHNICIANS AND SUPPLIERS

Discuss issues with technicians. Review technician performance and any quality or delivery issues. Indicate changes of
technician status or restrictions. Indicate actions taken or planned to improve technician’s performance.

Please refer to the following attachment: 2018 Process Monitoring Plan Result

2018 Process
Monitoring Plan Result.pdf

In addition, 2019 Process Monitoring Plans have been agreed for each region and is attached.

2019 Process
Monitoring Plan.pdf

6.RISKS AND OPPORTUNITIES

A review was made by each region in December / January. Feedback has been reviewed and the updated Risks
& Opportunities matrix revised and reissued to reflect the identified changes.
     

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7.REVIEW OF OBJECTIVES, DATA AND GOALS
Review the current Objectives, modify goals accordingly and discuss new goals.

Please refer to the following attachment:

2018 KPI Result.pdf

In addition, please refer to the following attachment for agreed 2019 KPIs.

2019 KPI TABLE.pdf

8.CUSTOMER FEEDBACK
Discuss client feedback, client satisfaction and complaints not already discussed as part of the CA/PA system
review.

Please refer to the following attachment: 2018 Customer Feedback Report as well as the Voice of the
Customer Satisfaction Survey Results.

2018 Customer
Feedback Report.pdf

9.PERFORMANCE OF QUALITY SYSTEM

Discuss the overall performance of the Quality System

o Overall Performance of the QMS

 No Comments
o Changes to the company that may affect the Quality System, or vice-versa
 During 2019 it will be important to integrate INSP & SS QMS into RINA Consulting. This
is planned for Q2.
 Integration of IT tools used in the Operational business.
Antonio Gentile (Italy) As a consequence of the recent move of Energy services and
resources from RSSE to RINA Consulting last 01st Jan. 2019, it's
necessary to introduce new forms to manage third party independent
certifications, MWS certifications, 3.2 material certification, etc. under
RINA Consulting SpA quality management system.
Angelo Lo Nigro Necessity to move to a unique system
(Americas) Management Comment – This is planned for Q2.

 Recommendations for improvement

Burcin Ak Data and Process Improvement responsible may organize focus group
(Turkey) meetings once a year for each office in order to check / understand to

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 functioning of each office as per QMS. Management Comment –
Action item has been generated.

Our QMS is effective and continuously being reviewed and improved – all changes have been recorded in
revised documents which have been uploaded onto the Inspection Services Database and employees advised
of the relevant changes via the News section of the Database.

10. ACTION ITEMS – UPDATE FROM PREVIOUS REVIEW AND NEW ACTION ITEMS

Please refer to the following attachment: 2018 QMSR Action Items

2018 QMSR Action

Items.doc

12. CONCLUSION

As a result of the management system review, it was determined that the Quality Management System
implemented by RINA Services S.p.A. (now RINA Consulting) is suitable, adequate and effective for Inspection
and Site Supervision needs.  As noted within the report, some revisions are necessary to integrate within RINA
Consulting.

The next Management System Review will take place in approximately 6 months as we implement a new
Quality Management System. A continual and constant evaluation will be performed through monthly
reporting and KPI / statistical monitoring.

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