CAHIER DES CHARGES

Création du portail t de son

réseau étendu
www.institut-fepem.fr
Direction Ingénierie et Recherche
06 43 65 10 37

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1. Introduction.............................................................................................................4
a. Contexte..............................................................................................................................4
1 - Un accès rapide à une information pertinente...............................................................4
2 - Un meilleur partage des connaissances et des expériences...........................................4
3 - Des contenus de plus en plus hétérogènes.....................................................................5
4 - Une réponse aux contraintes géographiques du réseau.................................................5
2. Cadre de la prestation.............................................................................................5
a. Portée du projet...................................................................................................................5
b. Objet du contrat...................................................................................................................6
c. Modalité de déroulement du projet.....................................................................................6
1 - Modalités organisationnelles : comité de pilotage, réunions, CR….............................6
2 - Livrables attendus..........................................................................................................6
3 - Planning.........................................................................................................................7
d. Préconisations générales.....................................................................................................7
1- Ergonomie de l'interface ................................................................................................7
2- Caractère opensource des développements et évolutivité du code ................................7
3- Interopérabilité ...............................................................................................................7
4 - Accessibilité et respect des normes ..............................................................................7
5 - Indexation en vue de l'exploitation par le moteur de recherche ...................................8
6 - Widgétisation du site ....................................................................................................8
7 - Préconisations concernant le choix de la plate-forme ..................................................8
8 - Préconisations concernant la conception des briques fonctionnelles (phases
ultérieures) .........................................................................................................................9
e. Garanties..............................................................................................................................9
3. Cahier des charges fonctionnel...........................................................................10
a. Objectifs du projet.............................................................................................................10
1 - En interne.....................................................................................................................10
b. Ergonomie.........................................................................................................................11
c.Arborescence......................................................................................................................11
1 - Arborescence aujourd’hui............................................................................................11
2 - Arborescence souhaitée...............................................................................................13
d. Fonctionnalités générales..................................................................................................13
1 - Page d’accueil..............................................................................................................13
2 - Profils et identification................................................................................................13
3 - Moteur de recherche....................................................................................................14
4 - Alertes..........................................................................................................................14
e. Espaces personnels............................................................................................................14
1 - Fonctionnalités liées au profil « Grand public »..........................................................15
2 - Fonctionnalités liées au profil « Apprenants et professionnels » ...............................15
3 - Fonctionnalités liées au profil « Acteurs professionnels »..........................................17
4 - Fonctionnalités liées au profil « Interne »...................................................................18
f. Espaces collaboratifs ........................................................................................................19
1 - « Outil collaboratif de l’Institut-fepem »....................................................................20
2 - « Réseau des organismes de formation » ...................................................................20
3 - « Réseau professionnel » ............................................................................................20
4 - « Grand public » .........................................................................................................20
g. Espaces de publication et de consultation.........................................................................20
1 - Publication...................................................................................................................20
2 - Consultation.................................................................................................................21
3 - Consultation / publication............................................................................................21

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1. Introduction
a. Contexte
Dans le cadre des nouvelles certifications professionnelles des métiers du particulier employeur en
vigueur courant 2010, et en vue de l’accompagnement des organismes de formations à l’agrément,
l’IFEF souhaite confirmer son rôle d’acteur pivot de la «formation tout au long de la vie»
professionnelle, la professionnalisation et la sécurisation des parcours professionnels des salariés des
branches du particulier employeur.

Pour se faire, l’IFEF a besoin de se doter d’un outil souple et évolutif, qui intègre les différentes parties
prenantes au processus d'évolution et de constructions de services adaptés aux besoins des
organismes de formations partenaires et des autres acteurs des branches comme les particuliers.

Ce projet concerne :
- une assistance à maîtrise d'ouvrage ;
- la création d'un portail web avec accès sécurisés avec la mise en place d’un outil collaboratif et la
création et l’animation de communautés de pratiques.

La formation face aux enjeux de la Qualité, une nécessaire révision des pratiques et des
modes de professionnalisation.
L’objectif majeur est que ce portail devienne une ressource au service de la professionnalisation des
salariés ainsi qu’un outil d’accompagnement des organismes de formations dans le dispositif de
labellisation et d’agrément proposé par l’IFEF qui s’appliquera à partir d’avril 2009.
Le portail peut également servir de porte d’entrée à l’Institut Fepem qui à vocation à devenir le moteur
de la communauté de pratique (CoP) des organismes de formation partenaires en interrelation avec
celle des salariés du particulier employeur.

De plus, la mise en place d’outils favorisant la production de ressources par les professionnels peut
faciliter à créer un observatoire de la professionnalisation et un outil de veille, de diagnostic et de
réflexion prospective pour l’ensemble des acteurs des branches du particulier employeur.

Enfin, la mise en réseau des acteurs organismes de formation et candidats à la formation), permet
une facilitation de la continuité des liens, chaque entité devenant ressource pour les autres.

1 - Un accès rapide à une information pertinente

• Fournir un accès rapide à une information ciblée, pertinente et fréquemment mise à jour en fonction
d’un profil type d’utilisateur (métier, fonction, localisation, centres d’intérêt, activité).
• Fournir un accès centralisé vers les applications et les données du système d’information de
l’Institut-fepem en fonction d’un profil type d’utilisateur (base documentaire, gestion collaborative,
gestion des données métiers).
• Optimiser la recherche d'information par le biais d’un moteur de recherche performant, y compris
vers des serveurs de fichiers et sources externes Internet.

2 - Un meilleur partage des connaissances et des expériences

• Favoriser le travail collaboratif et l’échange
• Capitaliser et partager les savoirs et les connaissances de l’Institut-fepem et de ses métiers
(référentiels communs …)
• Favoriser la mise à disposition et la production de contenu par les acteurs internes et réseaux de
l’Institut-fepem par une décentralisation de cette gestion.

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3 - Des contenus de plus en plus hétérogènes
• Donner accès à de multiples sources d'informations multimédias agrégées en un point unique :
(actualités du réseau, nouvelles personnes, annuaires des acteurs, veille et informations interne,
prospective territoriale en temps réel…).
• Diffuser les informations ascendantes, descendantes et transversales de communication interne et
propres au réseau.
• Sous différentes formes : courriel, flux RSS, document à télécharger, formulaire Web, liens
hypertexte, flux de travail ...

4 - Une réponse aux contraintes géographiques du réseau

• Améliorer la circulation et le partage d’informations entre les acteurs internes et les structures du
réseau.
• Favoriser la communication et les échanges entre les structures sur l’ensemble du territoire en
limitant la communication par courriel.
• Optimiser les charges de travail
• Permettre aux acteurs de l’institut-fepem de gérer plus efficacement leur temps de travail
(rechercher des personnes, envoyer des flux d’informations selon préférences et audiences ou
encore partager un planning avec plusieurs collaborateurs, capitaliser de la connaissance….)
• Mettre en œuvre des applications d’organisation : annuaires, planning, formulaires, inscription aux
formations, dossier salariés …

2. Cadre de la prestation
a. Portée du projet
Ce cahier des charges répond à la mise en place du socle technique du portail de la
professionnalisation des salariés et des candidats à la certification du secteur des services à la
personne ainsi que la mise en réseau de l’ensemble des acteurs des branches du particulier
employeur. Il est composé des espaces suivants :

• Un espace de publication (CMS et agrégateur de flux RSS) et de consultation de l’offre de

formation (gestion de BBD et moteur de recherche)
• Un espace collaboratif et la mise en place de réseaux d'acteurs (construction de communautés
de pratiques des organismes de formations labellisés et des salariés)
• Un espace personnel permettant la mise en place d’un réseau dédié à la professionnalisation
des salariés des branches du particulier employeur (blog et profil personnel étendu)

Les fonctionnalités génériques du portail – socle technique – qui seront déployées comprendront :
• Un système d'authentification (SSO ou Open ID)
• Un espace de publication (CMS et agrégateur de flux RSS)
• Un espace de consultation de l’offre de formation (gestion de BBD et moteur de
recherche)
• Un espace personnel (blog et profil personnel étendu)
• Un espace collaboratif (gestion des droits et espace de co-construction)
• Un réseau social (construction de communautés et géolocalisation)
Les solutions de type open source et permettant aux utilisateurs d’adjoindre des fonctionnalités
supplémentaires seront favorisées.

Un système d'authentification (SSO ou Open ID) permet d'accéder à ces différents espaces,
permettant la gestion des droits en fonction du profil utilisateur. Le moteur de recherche est une
fonctionnalité transverse.

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Ce portail est complémentaire d’autres applications dédiées (ERP et BPM) et devra être interfaçable
avec celles-ci.

Ce document est une description détaillée des fonctionnalités attendues de la construction du

dispositif.

Le socle technique est composé de briques de services. Le principe de développement ouvert est à
respecter (interopérabilité, ouverture du code, démarche agile, etc.).

b. Objet du contrat
Lot 1 : Création du portail
• création de la version 1 du portail ;
• maintenance corrective

Lot 2 : Maintenance évolutive

• conception et développement des services de la maintenance évolutive du portail
avec documentation associée

Lot 3 : Ajout de nouvelles briques de services

• briques de services suivant devis additionnels

L’animation et la gestion des retours utilisateurs ne faisant pas l’objet de ce contrat.

c. Modalité de déroulement du projet

1 - Modalités organisationnelles : comité de pilotage, réunions, CR…
La production du socle technique suivra le déroulé suivant :
Réunion de cadrage pour affiner le cadre de la production
Réunions de spécifications fonctionnelles
Réunion graphique

2 - Livrables attendus
• Plate-forme de tests et plate-forme de production
• Code source des développements
• Documentation technique pour la mise en production et la maintenance technique.

Liste des livrables documentaires

• une note de cadrage pour l’ensemble du cahier des charges
• un dossier de spécifications fonctionnelles
• un journal de test
• un cahier de recette
• un compte rendu accessibilité

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 3 - Planning

LOT 1 LOT 2 LOT 3

Outil CDC Réalisation Correctifs Tests Ajustements
collaboratif
Portail web CDC Réalisation Correctifs Tests Ajustements
Animation Suivi et animation du portail Suivi et animation des Suivi et Animation
communautés
CoP OF Lancement Expérimentations Tests et Tests Ajustements
de la correction des
communauté bugs
Briques de services
Animation Pré-expérimentations
CoP CDC Réalisation correctifs Tests Ajustements Briques de
candidats utilisateurs services
ePortfolios CDC Réalisation correctifs Tests Ajustements
Briques de
utilisateurs
services

d. Préconisations générales
1- Ergonomie de l'interface
L'ergonomie doit être suffisamment simple pour ne pas devoir former les différents publics.

2- Caractère opensource des développements et évolutivité du code

Les éléments de code développés doivent être publiés sous une licence libre, et documentés de
manière à faciliter les adaptations ultérieures (qui interviendront tôt ou tard, suite à l'introduction d'un
nouveau format, de nouveaux champs de données, etc.

3- Interopérabilité
• Avec les autres systèmes d'information
• fourniture d'une API pour l'accès libre aux informations publiques, mais aussi aux
données privées en prévoyant des mécanismes de protection (un système d'authentification
sûr nécessitant de disposer des accès personnels de chacun pour accéder aux informations
de son profil)
• Au niveau des formats d'échange, lors de l'import / export d'informations déjà
standardisées
• Les informations affichées sur le site devront systématiquement être présentées de
manière structurées : cela comprend le microformatage (c'est à dire l'utilisation des
microformats) des informations associées aux contacts, aux événements, aux adresses, aux
tags, etc.
• Lorsque les formats d'échanges standard n'existent pas (ne sont pas normalisés), les
informations présentées via le navigateur devront être aussi structurées que possible, de
manière à faciliter le traitement automatique de ces pages.

4 - Accessibilité et respect des normes

• Les pages générées devront respecter la Charte internet d'accessibilité et de qualité
(des exceptions peuvent être tolérées)

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5 - Indexation en vue de l'exploitation par le moteur de recherche
• Les contenus doivent pouvoir supporter un système de métadonnées, via des tags,
afin de faciliter l'indexation des contenus par le moteur de recherche

6 - Widgétisation du site
• page, d'un module doit pouvoir être embarqué dans un site tiers via une simple URL unique
• Toute page correspondant à une rubrique ou à une liste d'éléments (y compris les résultats de
recherche) doit pouvoir être accessible via une URL unique sous forme de flux de syndication (RSS,
Atom..), et dans des formats aisément réutilisables (HTML, XML, PHP, Javascript, RDF, etc…

7 - Préconisations concernant le choix de la plate-forme

Une logique de plate-forme ouverte comprenant :
Un système de gestion de contenus respectant les standards du web et accessible, dont les
éléments exportables doivent respecter les standards en vigueur

Il devra être évolutif avec des technologies non « propriétaires ».

Il devra aussi être facilement extensible :

- les fonctionnalités de base doivent pouvoir être étendues par un système d'extensions (que celles-ci
soient appelées extensions, modules, briques, composants, plugins, ou autre)
- interfaçable avec des bases de données existantes (des bases de données internes ou externes)
- Plus précisément, certains modules doivent pouvoir faire appel à des données qui ne seront pas
nécessairement prises en charge à l'origine par la plate-forme

IL devra être sécurisé :

- un site de ce type nécessite de conserver des informations personnelles et doit faire l'objet d'une
déclaration CNIL en ce sens; il doit être étanche et sécurisé pour ce qui concerne l'accès aux données
stockées dans le système (système réputé sûr et ne présentant pas de faille majeure connue en terme
d'accès aux données conservées)
- droits d'accès et authentification

Et devant permettre l’intégration aisée des services tiers existants :

- widgets et « gadgets » ou pages complètes de sites (pour ce dernier point, il peut s'agir d'une simple
iframe), en front-office
- permettant d'ajouter aisément de nouvelles fonctionnalités à la plate-forme (il s'agit ici de choisir
cette plate-forme en gardant à l'esprit l'idée que chacune des briques qui viendront s'ajouter par la
suite doit pouvoir être intégrée facilement, et développée par des prestataires indépendants, dont
certains peuvent être issus des communautés professionnelles de l'orientation, comme de celle des
utilisateurs du site).

Point sur la base de données :

- la plate-forme doit pouvoir gérer des échanges de données entre plusieurs modules (par ex : la base
de données qui conserve les paramètres des modules pour chaque utilisateur doit être unique –
chaque module ayant la possibilité de récupérer des informations dans cette base en fonction des
droits qui lui sont accordés – c'est à dire typiquement seulement aux informations de l'utilisateur
enregistré)
- la plate-forme doit également pouvoir disposer d'une API, pour interfaçage avec d'autres réseaux
sociaux et systèmes d'information publics (la possibilité d'intégrer des extensions ayant accès à des
données situées dans des bases de données tierces, et capables de les produire au format demandé
pourrait remplir ce rôle)

Gestion de la publication et plate-forme collaborative

Si la plate-forme de publication est distincte de la plate-forme collaborative (vivement déconseillé),
l'accès aux deux espaces doit pouvoir être effectué au moyen d'une authentification unique.

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8 - Préconisations concernant la conception des briques fonctionnelles
(phases ultérieures)
• Chacune des briques doit pouvoir être développée indépendamment des autres
• Chaque brique doit pouvoir accepter 2 modes de fonctionnement :
o l'un autonome (sans être connecté sur le portail), ce qui permettra de diffuser
le module sur d'autres sites
o l'autre en mode "connecté", permettant d'accéder aux informations du profil
(ou stockées en BDD)
o dans les 2 cas, lorsque c'est possible (cela dépend aussi des services tiers et
partenaires), permettre un mode "anonyme" pour des simulations
• Les différentes briques doivent pouvoir accéder aux mêmes informations (et
éventuellement les modifier) : celles-ci doivent donc être situées en un lieu unique, et non
dispersées dans les paramètres de chaque module. Concrètement, cela peut signifier : gérer
les paramètres des modules via la BDD de la plate-forme, et les autres données dans une
BDD distincte.
• Chacune des briques doit respecter les règles d'accessibilité
• Import : chaque brique doit permettre l'import de données dans au moins un format
standard
o cette fonction d'import d'informations sera à traiter avec beaucoup d'attention,
dans la mesure où il doit y avoir un contrôle de l'utilisateur sur les données
importées, à la fois pour pouvoir choisir quelles informations précises importer, et
éviter d'« écraser » des données existantes (pour les cas où ces informations
existent déjà : permettre de remplacer, écraser, concaténer les 2, et modifier à la
main les informations, lors de l'import)
• Export : chacune des briques doit permettre d'exporter les informations associées
(CV, profil utilisateur, paramètres de configuration de la brique elle-même) dans au moins un
format standard
o CV : Europass, HRXML
o Offre de formation : LHEO
o Paramètres du module : XML (avec les diverses variantes selon les cas :
RSS, Atom, etc.)
• Transférabilité :
o chaque module doit fournir la possibilité d'importer et d'exporter l'ensemble
des informations associées (paramètres du module + informations 'contenues' dans
ce module), afin de garantir la possibilité de « déplacer » son profil d'une plate-forme
à une autre, mais aussi de transmettre diverses configurations d'un utilisateur à un
autre
o chaque module doit pouvoir permettre de définir des niveaux de
sécurité/privauté sur chacun des éléments d'information transféré lors de l'export
(choix des champs à exporter ou non)
o il doit être possible d'exporter simplement la configuration anonymisée de ce
module (cela renvoie à la conception de la base de données, et à la distinction entre
données personnelles et données génériques)
Vous pouvez consulter en annexe, le tableau de hiérarchisation des briques fonctionnelles du portail.

e. Garanties
Conformément à l’engagement du contrat qui sera engagé, à compter de la date d'admission de
l'ensemble des prestations, une période de garantie débutera, qui ne pourra être inférieure à 6 mois.
La garantie oblige le prestataire à réparer tous les dysfonctionnements qui surviendraient durant cette
période de six mois, et seulement ceux-ci. Etant entendu comme dysfonctionnements, toutes les
anomalies qui relèveraient des fonctionnalités prévues dans le présent cahier des clauses techniques
particulières, le dossier des spécifications fonctionnelles et techniques établi entre les parties ou les
fonctionnalités proposées par le prestataire mais non prévues initialement et qui auraient été
acceptées par le maître d'ouvrage. La garantie ne pourrait couvrir toute demande de développement
technique supplémentaire pour une fonctionnalité qui n'aurait pas été prévue avant la date de livraison
définitive.

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 3. Cahier des charges fonctionnel
a. Objectifs du projet
Le portail à développer doit être un outil facilitateur de la communication et de la collaboration de
l’Institut et des organismes de formation labellisés au service des stagiaires et professionnels des
branches du particulier employeur.

Il devra permettre :
• La mise en réseau de l’ensemble des acteurs partenaires de l’Institut
Le portail devra leur donner le moyen de mieux connaître les services, dispositifs et ressources mis en
œuvre par les autres. Les acteurs pourront suivre l’actualité de chacun dans les domaines concernés
par la formation du secteur des services à la personne permettant ainsi la facilitation de l’articulation
des réponses aux besoins des publics sur des problématiques diverses comme celles de territoire.

• L’animation des réseaux et la facilitation de la coopération des acteurs

La coopération entre les différents organismes de formation est l'un des grands enjeux du portail de
l’Institut. L’objectif est de d’initier et de faciliter cette coopération afin d'apporter plus de pertinence aux
réponses à apporter aux stagiaires et aux professionnels du secteur des services à la personne.

Les principales activités pressenties :

- construction d’un centre de ressources sur la formation et la professionnalisation au service
des organismes de formation,
- expérimentation d’espaces coopératifs (communauté de pratiques au sein du réseau des
organismes de formation),
- construction d’un outil de cartographie des territoires

1 - En interne

- Une meilleure visibilité de l’Institut et de ses offres,

- Proposer un outil s’inscrivant dans la démarche globale de la migration du SI et de l’accompagnement
à la standardisation des données et à l’interopérabilité, y compris l’accompagnement à la
dématérialisation de l'inscription en formation des stagiaires,
- Permettant l’harmonisation avec une future plateforme commune IRCEM – FEPEM – IFEF,
- Mettre en place un outil collaboratif interne facilitant le travail et la collaboration des intervenants IFEF
permettant une meilleure synergie des partenariats par la facilitation de la collaboration,
- Valoriser les espaces FOAD et les travaux de recherche de l’Institut,
- Permettre un lien direct et à distance avec les organismes de formation, grâce à la mise en place
d’une communauté de pratiques leur étant dédiée,
- Permettre un lien direct et à distance avec les candidats à la formation des métiers du salarié
employeur,
- Capitaliser et mutualiser les ressources,
- Tracer les interventions et l’historique des dossiers des organismes de formation

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- Faciliter la gestion interne (agenda partagé…)

b. Ergonomie
L'ergonomie doit être suffisamment simple pour ne pas devoir former les différents publics.
Une aide contextualisée sera soutenue, avec le département numérique en interne, dans l’objectif
d’une adhésion la plus large possible en termes d’usage.
Le modèle de développement, qui doit impliquer les utilisateurs au maximum, tiendra compte de leurs
évaluations à chaque étape afin d'assurer au mieux un développement satisfaisant pour les différents
publics amenés, pour certains, à utiliser quotidiennement les divers aspects du site.

c.Arborescence

1 - Arborescence aujourd’hui

1. Accueil
2. Actus
3. Recherche
4. Cartographie globale (tous les OF) : recherche centrée geolocalisée donnant les infos OF
o Rechercher sur la carte des stages par typologie (ASSMAT, SPE, qualifiante), par formation et
par région ou par région et affichage des OF sur goolgle maps
5. Accès rapide aux formations globales (toutes les formations) : centrée sur les stages actualisés et à
venir
o en fonction des typologies (ASSMAT, SPE, qualifiante, ADV) par régions département et villes
6. Politique de formation (destiné aux demandeurs d’emplois)
o Catalogue dynamique des formations qualifiantes proposées (une thématique, plusieurs
modules, plusieurs lieux (par région et ensuite par organismes) via import/export de la BDD de
« suivi de stage » vers la BDD du site

Cette formation debute le :08-09-2009

Référence interne : 87387 Formation : Accompagnement Deuil
Dates : 8,15,22,29 Septembre,6 Octobre Durée : 20 heures
Organisme : VIA FORMATION Lieu : 72 - LE_MANS Détails de l'organisme
Préinscription (futur BI dématérialisé)

o Informations standard :
 En jeux de la formation
 Passeport de formation
7. Relais ADV
o Informations standard sur le relais
8. Espace ASSMAT
o Catalogue dynamique des modules proposés (une thématique, plusieurs modules, plusieurs
lieux (par région et ensuite par organismes)
o Informations standard :
 Stages réservés aux DOM : Plusieurs modules
 Rechercher sur la carte de stages par formation et par région ou par région
o
9. Espace SPE
o Catalogue dynamique des modules proposés (une thématique, plusieurs modules, plusieurs
lieux (par région et ensuite par organismes)
o Informations standard :
 Stages réservés aux DOM : Plusieurs modules
 VAE (téléchargements de dossier de recevabilité VAE et AILE)

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  Préparation au permis : module PPC
 Activité multi-employeur (qu’est-ce que c’est) : module AME
 Comment s’inscrire ? : informations documentaire
 Rechercher sur la carte de stages par formation et par région ou par région
10. Espace OF (espace sécurisé)
o Accueil
 Accès en interne exclusivement aux statistiques de connexions des espaces privés et
publics
 Téléchargements de documents (Formation certifiante, continue, événements,
labellisation…)
 Envoyer un message (réception webmaster@institut-fepem.fr)
 Cartographie du réseau des OF
o Foad
 Inscrits en fonction de leur statut (en attente d’inscription, en cours de traitement
administratif, en fin de traitement administratif (formation en cours), formation
terminée, abandon, demande non recevables…) avec les champs suivant saisis en
interne exclusivement : infos salariés (nom, prénom, adresse, téléphone…), infos
employeurs (nom, prénom, adresse, téléphone…), dont l’employeur peut changer pour
un même salarié…
 Suivi des stagiaires (nom, prénom, module, OF et statut) accessible uniquement en
interne
 Ressources disponibles (triés par mots-clés, objectifs, module(s), OF, validées, en
cours, non crées)
 FAQ (trucs et astuces)
 Observatoire (requêtes des saisies d’inscrits sur la BDD du site : sexe, age, modules,
région, organismes, statuts, avec tableau de répartition dans la globalité, par année,
par mois…)
o SPE
 Saisie des dates (saisie, mode d’emploi, calendrier (calendrier à titre informatif),
catalogue complet SPE trié par module,problèmes rencontrés…)
 Programmation nationale de la FPC (requête sur la BDD du site, par OF, par région,
par département, par module, et par ville…)
o ASSMAT
 Saisie des dates (saisie, mode d’emploi, calendrier (calendrier à titre informatif),
catalogue complet SPE trié par module,problèmes rencontrés…)
 Programmation nationale de la FPC (requête sur la BDD du site, par OF, par région,
par département, par module, et par ville…)
o Forum
 Catalogue forum et fiches attenantes
 Modules réalisés (requêtes sur les inscriptions directes des formateurs)
 Inscription via formulaire (nouveau salarié, nom, prénom, choix du module, choix de la
date)
11. Espace relais ADV (espace sécurisé)
o Articles / Photos / Vidéos
o Carte des relais
o Tous les relais
12. Médias (vidéos et photos…)
13. Contacts (adresses complètes, email, carte du site web)

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2 - Arborescence souhaitée

d. Fonctionnalités générales
1 - Page d’accueil

2 - Profils et identification

• Interne (administrateur du site et équipe de rédacteurs du contenu, de la veille et de l’information

des groupes de travail internes à l’Institut)
• Acteurs professionnels (organismes de formation labellisés et partenaires accédant à des
informations spécifiques)
• Apprenants et salariés de la branche du particulier employeur (personne accédant à des
informations spécifiques)
• Grand public (personne accédant à des informations personnalisées en fonction de son profil
d’intérêts : stagiaire, potentiel employeur…)

Les contenus changent pour chaque profil (information contextualisée) et des accès de rédaction sont
réservés aux équipes internes et aux professionnels. Des scénarii d’usage permettront de définir
clairement les informations accessibles et les fonctionnalités en fonction de chaque profil. Certaines
bases peuvent être modifiées directement par les professionnels.

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3 - Moteur de recherche
Un mode de recherches avancées peut être proposé :
• par auteur /service / ...
• par date, heure, minute... (tranche de temps)
• par lieux
• par tags
• par catégories
• par mots clés (recherches booléennes simples)
• multicritères (cf. plus haut)

4 - Alertes
Les utilisateurs peuvent s’abonner aux résultats des recherches, pour réaliser des alertes personnalisées.
Ces résultats peuvent être transmis par email, par flux RSS, ou au sein de la page personnelle des
membres, par exemple.

e. Espaces personnels

Chaque individu disposera de son propre espace de personnalisation sur le portail lui apportant un
ensemble de services et fonctions qui seront d’ailleurs évolutives et extensibles au fur et à mesure de
la vie du portail et de l’implication croissante du bureau virtuel au sein de la structure. Cet espace de
personnalisation proposera dans un premier temps les éléments suivants :

1. Le paramétrage de la zone de lancement principal sur la page d’accueil sera possible.

2. Deux types d’éléments seront proposés : les liens obligatoires dans le cadre du portail, des liens
personnalisables et définis par chacun.

3. Mes tâches en cours (activités). Comme indiqué dans le cours du document, chaque collaborateur
pourra être impliqué dans des flux de travail, réunion de projets collaboratifs …. Cela signifie que
l’ensemble de ses tâches en cours et à venir sera centralisé dans cet espace.

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4. Préférence et zones d’alertes. Chaque collaborateur pourra s’abonner à du contenu intégré sur le
portail, ces alertes reçues également par mail seront centralisées dans cette partie. De plus il sera
proposé à chaque collaborateur dans cet espace une zone lui demandant de définir ses préférences
(domaine d’activité, métiers …) le concernant. Ces préférences seront utilisées pour générer des
ciblages d’audiences utilisées sur le bureau virtuel du portail mais également dans l’établissement
d’une lettre d’information qui sera ciblée par rapport à ses préférences. Le fonctionnement proposé est
le suivant :

Chaque collaborateur indique ses préférences au niveau de son espace de personnalisation.

Le contenu publié depuis les N derniers jours (paramétrables) le concernant (par rapport aux
métadonnées associées lors des contributions) lui sera envoyé par mail avec un lien et une
description associée.

Les envois pourront se faire de façon hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle

Ces espaces permettront

• La construction de parcours professionnel
• Les échanges de pratiques facilités via le réseau

1 - Fonctionnalités liées au profil « Grand public »

Cet espace favorisera l’information du grand public sur les possibilités de bénéficier d’une formation
certifiante proposées par les branches du particulier employeur et des salariés en matière de droits à
la formation. Le site proposera des ressources offrant un premier niveau de réponse à la demande de
l’utilisateur, et proposera de prendre contact avec un professionnel pour aller plus loin. C'est la raison
pour laquelle la géolocalisation des organismes de formation labellisés répond à un besoin. Cet
espace personnel doit permettre la gestion fine des groupes.

Espace privé
- profil personnel
- blog

Espace collaboratif
- contacts
- chat et/ou VoIp
- Agenda

Espace public
- Flux
- Centres d’intérêts
- Profil
- Discussions

2 - Fonctionnalités liées au profil « Apprenants et professionnels »

(Personne ayant bénéficié d’un formation labellisée de l’Institut accédant à des informations
spécifiques et ayant la possibilité de participer aux communautés de pratiques des apprenants)

L'espace personnel regroupe toutes les informations favorisant la construction d'un parcours
professionnel. De ce point de vue, l'espace personnel est un e-Portfolio qui pourrait se définir ainsi :
"Un ePortfolio est défini comme étant une collection d’informations qui illustre la scolarité,
l’apprentissage ou la vie professionnelle d’une personne à travers une sélection de résultats
marquants au cours de formations ou d’études mais aussi qui regroupe les réflexions personnelles de
l’apprenant sur son apprentissage, son parcours, la planification d’une carrière ou la construction d’un
CV."

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Mêmes fonctionnalités avec en plus :

Espace privé
- cv europass (parcours formel et informel)
- compétences
- éléments de preuves

Espace collaboratif
- partage de documents

Cet espace personnel demande un développement d'une brique de services spécifique : CV Europass
(http://europass.cedefop.europa.eu/). Ce CV Europass doit pouvoir être exporter aux formats HR XML
(http://www.hr-xml.org) et passeport formation (http://www.passeportformation.eu/). L'ensemble des
recommandations et les spécifications techniques se trouvent sur le site CVuniversel
(http://www.cvuniversel.org/).
1 : La norme européenne : c'est la structure du CV européen, fruit des travaux de dizaines de
DRH de grandes entreprises dans l'Europe qui nous ont pondu un modèle type valable pour
tous les pays de l'Union.
2 : La norme française "passeport formation" est une déclinaison de la norme européenne.
3 : La norme technique mondiale, le HR-XML, ou tout simplement, une description
standard de base de données dédiée spécifiquement aux informations liées à l'emploi dans
l'entreprise - et donc incluant la candidature.

Il existe des développements et des plug ins pour certaines plate-forme du marché (elgg entre autres).
Cette brique de services doit donc être améliorée en partant de l'existant.

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3 - Fonctionnalités liées au profil « Acteurs professionnels »

Les espaces professionnels possèdent les mêmes fonctions que l'espace grand public. Par rapport à
l'espace "grand public", l'espace professionnel permet de présenter leurs spécificités en tant
qu’organisme de formation et de présenter leurs offres de formation.
Ils ont pour objet de favoriser :
• Les échanges transversaux entre structures,
• Les travaux communs au travers de communautés de pratiques formelles et
informelles
• La valorisation de l’offre de formation à proximité (géolocalisation des données)
• La présentation de chacun de ses membres
• La mutualisation et les approches collaboratives en réseau

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L'espace personnel évoluera au fur à mesure avec l'intégration de services complémentaires.

Fonctionnalités

Cet espace personnel doit comporter dans la première version au moins les fonctionnalités suivantes :
• un profil personnel associé à une description de sa structure
• un outil de gestion du réseau social
• un outil de gestion de groupes et de pilotage (type : agenda partagé, gestionnaire de
tâches…)
• Un outil de publication de type blog
• Un outil de partage de documents

4 - Fonctionnalités liées au profil « Interne »

Les espaces personnels interne permet de réaliser un espace collaboratif interne

Ils ont pour objet de favoriser :
• Les échanges transversaux entre pôles
• Les travaux communs au travers de groupes de travail
• La mutualisation et les approches collaboratives en réseau

L'espace personnel évoluera au fur à mesure avec l'intégration de services complémentaires.

Fonctionnalités

Cet espace personnel doit comporter dans la première version au moins les fonctionnalités suivantes :
• un profil personnel associé à une description de sa structure
• un outil de gestion du réseau social
• un outil de gestion de groupes et de pilotage (type : agenda partagé, gestionnaire de
tâches…)
• Un outil de publication de type blog

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 • Un outil de partage de documents

Principes d'intégration
• respect des normes et standards
• intégration du moteur de recherche et historique des traces de recherche
• tagging des pages et des rubriques
• ajout de services tiers (widget, plug-in)

C'est l'espace personnel ou du groupe qui définit les règles de publication (privé, semi-public, public),
ainsi que les liens avec le réseau d'acteurs. A partir de l'espace personnel, l'utilisateur organise
l'espace collaboratif. L'utilisateur est donc administrateur et responsable de son espace personnel et
des espaces associés de ses blogs et de ses wikis.

f. Espaces collaboratifs

Les espaces collaboratifs permettent de partager des documents et de créer des pages communes
(exemple : à partir d'une ferme de wiki à partir de l'espace personnel), d'ouvrir et d'administrer des
forums, d'organiser un blog de groupe, de réaliser une veille collaborative (partage de bookmark), etc.
Ce sont des espaces collaboratifs d'échanges et de construction. Les espaces collaboratifs sont des
espaces privés, semi-privés, publics. Ces espaces se complexifieront au fur à mesure des versions en
développant des briques de services et en développant des mash up adaptés aux besoins des
utilisateurs.

Principes d'intégration
• recherche profils par tags, noms, compétences, centre d'intérêts
• possibilités d'export/import des données dans un format standard
• Rajout de fonctionnalités externes (widget, plug in) et de briques de services

Fonctionnalités principales
• ferme de wiki
• chat
• partage de documents
• geolocalisation des personnes et des structures (annuaire)
• blog de groupes
• Agenda partagé, gestionnaire de tâches

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Les espaces collaboratifs permettent de développer son réseau social professionnel et d'administrer
ses espaces collaboratifs crées. La recherche parmi le réseau est basé sur les champs de
compétences, de statut, de tags associés au profil de l'utilisateur. Le réseau d'acteurs est composé
soit d'individus, soit de structures.

1 - « Outil collaboratif de l’Institut-fepem »

(Réseau de l’Institut-fepem)

• Activités et pages publiées (blog et wiki)

• Communautés et projets
• Annuaire global ( institut, partenaires, OF, apprenants et grand public) géolocalisé

2 - « Réseau des organismes de formation »

(Réseau des organismes de formation)

• Activités et pages publiées (blog et wiki)

• Communautés et projets
• Annuaire géolocalisé des OF, des apprenants et du grand public
• Réseau d’apprenants affiliés, dont un accès de validation de compétences sur les ePortfolios des
apprenants

3 - « Réseau professionnel »
(Destiné principalement au professionnels du secteur du service à la personne et des salariés du
particulier employeur)

• Activités et pages publiées (blog et wiki)

• Annuaire géolocalisé des OF, des apprenants et du grand public
• Communautés et projets

4 - « Grand public »

• Activités et pages publiées (blog et wiki)

• Annuaire géolocalisé des OF, des apprenants et du grand public
• Communautés et projets

g. Espaces de publication et de consultation

1 - Publication
• Pour la publication, c'est l'espace personnel ou du groupe qui définit les règles de publication (privé,
semi-public, public). Dans ce cadre, il existe différents modes de publication de données. Voici une
liste, non exhaustive, de ces modes d'action :
• via un blog (individuel ou de groupes)
• via un wiki (individuel ou de groupes)
• via un partage de bookmark (individuel ou de groupes)
• via le partage de documents (individuel ou de groupes)
• Via les bases de données externes à la plate-forme (selon les profils utilisateurs) et ses interfaces
d'accès

Les outils de publication doivent être WYSIWYG et doivent permettre la publication provenant de

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services tiers (Youtube, flickr, slideshare, delicious, twitter, etc.) en entrée et sortie. Ainsi, on
considère que le blog comporte les mêmes fonctionnalités qu'un CMS classique, mais avec une
approche plus légère ne nécessitant pas - ou pratiquement pas - de formation.

2 - Consultation
Le portail doit permettre d'accéder rapidement aux différentes offres et organismes de formation
existants. Cette information provient soit de bases de données déjà constituées, soit de contributions,
soit de documents publiés. La base de donnée est sous SQL Server en mode WinDev (base process
métier, base de contacts, base de formation) et sera bientôt répliquée sous format interopérable.
L'accès à l'information contenue dans ces bases est partiel ou complet en fonction du profil de
l'utilisateur. Elles devront être accessibles à partir du web et modifiables pour les profils autorisés.
Cette zone devra être considérée comme un extranet.

Une ferme de wiki - ou tout au moins un outil de publication partageable - devra être mis à disposition
pour les travaux communs des groupes. Chaque acteur pourra donc ouvrir un wiki personnel qu'il
partagera avec des membres (voir espace personnel et espace collaboratif).

Les modes d'accès à l'information de ces bases se fait par l'intermédiaire du moteur de recherche. Le
résultat s'affine en fonction des critères de recherche (recherche boléenne).

• La publication des travaux et de l'actualité de l’Institut-fepem se fait au travers d'un blog. Les flux
RSS permettent de publier de l'information directement sur la page d'accueil.

3 - Consultation / publication

Fonctionnalités
• Editeur
• gestion des droits de publication et des droits d'accès par profils
• ferme de blogs et de wiki
• Outil de publication d'une newsletter et de publication de contenus via la base de contacts mails

• Principes d'intégration

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