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Une mauvaise planification peut ruiner votre projet avant même que le travail
n'ait commencé. La révision des attentes, la réduction des budgets et les
malentendus peuvent faire dérailler jusqu'aux projets les plus simples, et générer
du stress chez toutes les personnes concernées.
Que devez-vous inclure dans votre plan de gestion de projet ? D'après Elizabeth
Harrin, blogueuse primée, spécialiste de la gestion de projet, un plan de projet
minutieux comprend les éléments suivants :
Une brève définition du projet : avec des informations sur le thème du projet et
sur son objectif ; c'est-à-dire quelques lignes résumant la finalité, les objectifs et
La portée : qu'est-ce qui fait partie de votre projet (et qu'est-ce qui n'en fait pas
dates de livraison.
travailleront ensemble, qui sont les parties prenantes et qui est le responsable de
chaque produit.
Une matrice RACI : ce diagramme permet de déterminer exactement qui fera
quoi dans votre projet. Il s'agit d'une matrice de toutes les activités d'un projet,
fonctions, chaque fonction est attribuée à une personne spécifique. Pour obtenir
Un programme des achats : si vous avez besoin d'acheter quelque chose pour
mener à bien votre projet (logiciel, matériel, etc.), c'est là que vous consignez la
façon dont vous envisagez la recherche et le choix des fournisseurs et comment
vous pensez gérer les contrats.
Comme l'indique Harrin, « Ce n'est pas parce que votre document est plus long
que vous paraîtrez plus intelligent ou mieux organisé ». En revanche, il y a de
fortes chances que personne ne lise ce document à part vous ». Un plan de projet
simple, facile à lire est bien plus efficace.
Chronométrez-vous
(vous les examinerez plus tard, pour l'instant contentez-vous de les lister).
deuxième étape.
Quatrième étape : alternatives possibles. Quelles solutions de remplacement
Sixième étape : plan d'attaque. Étudiez votre liste de tâches et décidez quelle est
celle qui devra être effectuée en premier. Étiquetez-la avec un A. Puis continuez
avec les lettres B, C, D, etc. Ensuite, demandez-vous ce qui peut être fait
simultanément avec les tâches A, ou B et ainsi de suite. C'est comme cela que
rechange ?
Vous pouvez (et devriez) continuer à travailler pour clarifier le plan de travail du
projet, mais en une heure seulement, vous aurez établi un solide plan d'attaque :
vous aurez notamment identifié les parties prenantes, clarifié les objectifs et
défini les résultats attendus.
Votre projet est inutile tant qu'il n'est que sur papier ; vous devez donc simplifier
le processus de planification autant que vous pouvez. N'incluez que l'essentiel
dans votre plan de projet, puis mettez-vous au travail !
Vargas utilise une version consolidée du guide de planification décrit dans le
PMBoK. Vous pouvez en apprendre davantage sur les caractéristiques de
chaque point de son processus de planification sur son blog.
Les plans de projet peuvent se compliquer rapidement, surtout quand les parties
prenantes et les promoteurs de projet commencent à donner leur point de vue.
Pour être sûr que vous ne compliquez pas trop les choses, le blogueur spécialisé
en gestion de projet Kiron Bondale préconise de commencer avec les 5
questions basiques pour fournir un contexte et une perspective aux détails de
votre plan de projet.
Qui ? Quelles sont les fonctions basiques nécessaires pour livrer ce que le projet
comprend ?
Quand ? Quand doivent être livrés les éléments du projet pour obtenir les
avantages pour l'entreprise ?
Où ? Quel est l'endroit le plus approprié pour effectuer le travail ? Où les clients
et les utilisateurs finaux utiliseront-ils les éléments du projet ?
Seulement après avoir répondu à ces questions pourrez-vous envisager de
réfléchir à la manière de développer le projet.
Comme vous pouvez le constater, même parmi les experts en gestion de projet il
existe plusieurs approches pour créer un plan de projet. Il n'y a pas qu'une seule
« bonne méthode » à suivre ; en revanche, il existe bien une pratique qui fait
l'unanimité entre les chefs de projet chevronnés : consacrer du temps à bien
définir les principaux objectifs du projet avec les parties prenantes avant de
débuter le travail.