UNIVERSITE AUBE NOUVELLE

Processus de soutenance
Document guide pour tout étudiant de Licence et de Master

Ce document porte sur les conditions générales du processus de soutenance. Il va de l’attribution du

professeur de suivi ou du directeur de mémoire à la délivrance du diplôme.

I. Conditions générales
Les conditions générales sont d’ordre administratif et académique. Elles sont résumées comme suit :

 Avoir l’admissibilité du niveau concerné (Licence ou master)

 Etre à jour de ses frais de scolarité
 Etre régulièrement inscrit

II. De l’attribution des professeurs de suivi ou des directeurs de mémoire

L’attribution des encadreurs aux étudiants devra suivre la procédure ci-après :

- Dépôt du protocole de recherche auprès du Doyen, du Vice-doyen ou du Directeur Académique

concerné.

- Examen du protocole par l’administration et attribution d’un encadreur à l’étudiant selon le thème
proposé. A ce niveau, les éléments suivants doivent être respectés par l’administration :

 Choisir un encadreur de la spécialité ou ayant un profil proche de la spécialité. Selon les

cas, on peut envisager une codirection
 Retenir un enseignant intervenant à l’U-AUBEN ou ayant un CV retenu par U-AUBEN.
 Informer l’encadreur de ses charges d’encadrement avant de communiquer son nom à
l’étudiant
 En cas de contentieux ou d’incompréhension (Retard dans la correction ; etc.) entre
l’encadreur et le candidat, un rapport écrit (par l’étudiant ou par l’encadreur) doit être
déposé auprès du Doyen, du Vice-doyen ou du directeur pour traitement avant tout
changement.
NB : L’étudiant, sous aucun prétexte, ne doit prendre l’initiative d’un changement non autorisé par
l’administration de l’U-AUBEN

III. Du dépôt du rapport ou du mémoire

Le dépôt des rapports se fait selon les sessions arrêtées par l’Université. Il s’agit des sessions de
décembre, de mars et de juillet. Pour le dépôt du rapport ou du mémoire, les étapes suivantes sont
à suivre :
- L’étudiant doit avoir l’accord de ses encadreurs (Professeur de suivi/DM et maître de stage)
- L’étudiant doit déposer un (1) exemplaire pour la LICENCE et deux (2) pour le MASTER de son
travail après les avoir fait signer par ses encadreurs.
- L’étudiant doit en plus de ces exemplaires, joindre les pièces suivantes :
 Une copie du diplôme du Baccalauréat pour la LICENCE ; une copie du diplôme de la
Licence pour le MASTER
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  Une copie de l’attestation d’admissibilité
 Une copie du bulletin de notes
 Une copie du solde de la scolarité de la L3 ou du Master
 Une copie du reçu du paiement des frais de soutenance

NB : Les attestations d’admissibilité caduques n’étant pas recevables, prendre attache

avec la Directrice de la Scolarité.

- Avec ces éléments, l’étudiant fait son enregistrement auprès du responsable des soutenances.

Pour les soutenances anticipées (Les licences), la procédure de dépôt doit suivre les
étapes suivantes :

- Faire une demande motivée (comportant les justificatifs) adressée au Vice-recteur chargé des
Affaires Académiques pour l’autorisation, comportant les pièces citées plus haut, en plus de
l’accord du professeur de suivi ;
- Attendre la réponse ;
- Si la réponse est positive, la procédure de dépôt décrite plus haut reste valable.

IV. De la soutenance
Après le dépôt du rapport ou du mémoire, les actions suivantes doivent être suivies :

- Les jurys sont composés par les Doyens, Vice-Doyens et les Directeurs (DODI) et sont validés
par le Vice-Recteur chargé des Affaires Académiques ;
- L’administration (Doyen, Vice Doyen ou Directeur) fait la programmation en accord avec les
membres du jury
- L’administration informe le ou les candidats concernés
- Le candidat doit aussi informer ses encadreurs (Professeur de suivi et Maître de stage)
- L’étudiant doit donner un exemplaire de son Rapport ou mémoire à son Professeur de
suivi/Directeur de mémoire, à son codirecteur (s’il y a un codirecteur) et à son maître de stage.
- Le candidat doit éviter de contacter le président du jury avant la soutenance
- Le candidat doit être dans la salle de soutenance, 30 minutes avant le début de la soutenance
muni de son matériel de présentation et de sa pièce d’identité ou équivalent.
NB : Les soutenances des mémoires de maîtrise et master se font à tout moment selon la
disponibilité des membres de jurys.

V. Des procédures d’obtention de l’attestation et du diplôme

Pour l’obtention de l’attestation et du diplôme, les étapes suivantes sont à suivre par le candidat :

- Prendre en compte les observations de forme et de fond formulées par le jury

- Faire valider ces corrections par ses encadreurs
- Faire une copie numérique avec la page de garde validée par le DM et déposer à la bibliothèque.
La bibliothécaire remettra un papillon attestant du dépôt.
- se présenter au secrétariat général pour s’enregistrer en déposant
o le papillon de la bibliothèque,
o une copie de l’extrait d’acte de naissance
o une copie du bulletin de notes
o une copie du dernier reçu de paiement de la scolarité
o les masters joignent une copie de leur licence

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 ANNEXE : Note d’information à l’endroit des candidats à une
soutenance anticipée
Les périodes retenues pour les soutenances des rapports de fin d’études pour l’obtention du diplôme
de Licence pour toutes les filières ont été fixées aux mois de mars, juillet et décembre de chaque
année académique.

Cependant, dans le souci d’accompagner les étudiants devant des situations spécifiques, des
soutenances anticipées peuvent être organisées. Pour ce faire, il y a une procédure à suivre quel que
soit les cas. Une demande de soutenance anticipée accompagnée d’une ou plusieurs pièces
justificatives doit être adressée à l’administration académique. Les cas pouvant faire l’objet de
demande de soutenance anticipée sont les suivants :

CAS JUSTIFICATIFS
1er cas : l’étudiant a obtenu une affectation Une lettre d’affectation mentionnant une date de
hors du Burkina Faso et aimerait soutenir prise de fonction, ou un document additif qui
avant son départ pour l’étranger spécifie cette date (indispensable)

2e cas : l’étudiant est un travailleur et a La lettre de nomination prouvant la promotion

obtenu une promotion interne mais doit interne ou tout document pouvant attester de cette
justifier l’obtention du diplôme pour lequel il promotion (indispensable).
veut soutenir son mémoire de licence.

3ecas- l’étudiant a postulé à un emploi et l’a Une attestation d’embauche de la part de la

obtenu, par contre la signature de son structure qui recrute ou tout document prouvant
contrat est conditionnée par l’obtention du que l’étudiant a obtenu un emploi.
diplôme pour lequel il veut soutenir

4e cas-l’étudiant a un problème de santé et Un certificat médical (indispensable) ou tout autre

doit aller à l’étranger pour une longue document attestant le déplacement à l’extérieur
période de soins de l’étudiant pour des soins

5e cas-l’étudiant doit se rendre à l’étranger Un document attestant de l’inscription de

pour des études l’étudiant à un établissement d’enseignement
supérieur à l’étranger et nécessitant un départ
avant l’une des trois vagues de soutenance à
venir

6e cas : regroupement familial Un document ou toute pièce justifiant l’urgence du

regroupement familial à l’étranger

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