Réf : APPR/TEC/004/A

VALIDATION TECHNIQUE DES Rédigé par : G. SAUVAGE

Pilote : coordinateur technique
SOURCES APPROVISIONNEMENT
Création : 30 Novembre 2005
PRODUITS AGROALIMENTAIRES Mise à jour :
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DOMAINE D’APPLICATION ......................................................................................................................... 1

OBJECTIF ET PRINCIPE DE LA VALIDATION DES PRODUITS ............................................................... 2
CONSTITUTION DU DOSSIER DE VALIDATION TECHNIQUE................................................................ 2
Etapes de validation ...................................................................................................................................... 2
Constitution du dossier d’étude de validation « produit / fabricant ».............................................................. 3
Visualisation du produit ................................................................................................................................ 3
ENREGISTREMENT DE LA DECISION DE VALIDATION ......................................................................... 3
REVISION ET MISE A JOUR DES VALIDATIONS TECHNIQUES ............................................................. 4
ARCHIVAGE DES DOSSIERS ....................................................................................................................... 4
LEXIQUE......................................................................................................................................................... 4
ANNEXES ....................................................................................................................................................... 4

DOMAINE D’APPLICATION

Ce document a pour objet la description des modalités de sélection et de validation des fournisseurs potentiels pour les
produits agroalimentaires dans les centrales d’achat (famille d’article SFOS : « Specialized Food / Alimentation
spécialisée » selon la classification et codification ITC).
Dans le cadre de la présente procédure :

• A chaque fois qu’il est fait mention de « centrale d’achat », sauf mention contraire, il s’agit de MSF Logistique
(Mérignac - France).
• A chaque fois qu’il est fait mention de « MSF », il s’agit de Médecins sans Frontières.

Dans le cadre d’une validation technique effectuée par Transfer (centrale d’achat de MSF Belgique), les résultats et
décisions prises par cette centrale seront transmis et pourront être retenues par MSF Logistique.

Autres procédures concernées :

• Procédure « Achat logistique et médical » (réf. doc. APPR/ACH/001A)
• Procédure « Appel d'offre médicaments, matériel médical & logistique » (réf. doc. APPR/ACH/002B)
• Procédure « Création de la fiche article »

RESPONSABILITES

La validation technique des produits agroalimentaires est placé sous la responsabilité du technicien produits agro-
industriels. Cette responsabilité englobe :

la sélection et la validation technique des couples « fabricant/produit » ou « distributeurs (c.a.d. non directement
fabricant du produit concerné) /produit »

la définition des critères de contrôle qualité à réception

l’évaluation et le suivi des couples produit/ fournisseur

la définition et la conduite des analyses pour les lots sélectionnés

l’enregistrement des données liées aux commandes et achats réalisés

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OBJECTIF ET PRINCIPE DE LA VALIDATION DES PRODUITS

Maîtrise de la qualité par la sélection des denrées brutes ou produits transformés achetés avec contrôle par une tierce
partie (laboratoire ou organisme d’inspection indépendant)

Validation systématique sans étude préalable :

o Produits mis sur le marché dans un pays « hautement régulé » : Union européenne, Norvège, Suisse,
USA, Canada, Australie.
o Produits issus d’agro-industries certifiées par les normes de la grande distribution anglaise (BRC) ou
Franco-Allemande (IFS)

Validation nécessitant une étude préalable (dossier de validation) : tous les produits n’entrant pas dans le cadre défini
précédemment.

CONSTITUTION DU DOSSIER DE VALIDATION TECHNIQUE

Etapes de validation

Première étape : validation du site de fabrication :

o le fabricant a été inspecté et approuvé par les autorités compétentes de l’agroalimentaire telle la DSV ou
la DGCCRF (UE, USA, Suisse, Norvège, Liechtenstein, Islande, Norvège, Australie, Canada) ou par les
autorités de Santé des USA : une visite technique est effectuée par le responsable qualité des produits
agro-industriels du groupe MSF pour validation définitive .
o dans les autres cas : MSF mandate un expert qui effectue un audit pour validation

Deuxième étape : validation du produit concerné ( produit par un fabricant validé à l’étape précédente) :

o constitution d’un dossier technique qui comprend questionnaire produit + documents précisés dans le
questionnaire produit (certificat sanitaire, certificat d’analyse, certificat de conformité, certificat
d’origine, packaging, etc.)

o établissement d’une grille de notation correspondant aux paramètres suivants : type de produit (risques
liés au produit), étude de stabilité, référence analytique du produit fini, garantie de qualité de la matière
première, packaging, statut du site de production

o établissement d’un cahier des charges ( product specification sheet ) lorsque le produit n’est pas fabriqué
dans un pays « hautement régulé » .( rappel : la référence à ce cahier des charges est notée sur le bon de
commande) .

o établissement d’une étude de risques liée au produit, d’un plan d’échantillonnage, et d’un ensemble
d’analyses à réaliser par lot afin de limiter au maximum le risque lié au produit.

Cas particulier : le fournisseur est un distributeur

Si ce distributeur est autorisé par les autorités de santé d’un pays « hautement régulé », une visite technique d’un
technicien produits agro-industriels du groupe MSF permet de le valider.
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Dans le cas contraire un expert est mandaté pour validation éventuelle .

Rappel : pour tout achat chez un distributeur le/les produits fabricants validés par MSFL sont précisés sur le bon de
commande.

Constitution du dossier d’étude de validation « produit / fabricant »

Information fabricant
o Présentation globale de l’entreprise
o Présentation du diagramme de production incluant les points critiques et les actions permettant de limiter les
risques liés à ces points.
o Présentation lors de l’audit du plan d’hygiène et du pan de maintenance préventive.
o Présentation des originaux des attestations de certification (quelle qu’elle soit)

Assurance qualité produit

o Rapport d’audit produit et documentaire incluant la revue du manuel qualité comprenant l’étude HACCP.

Visualisation du produit

o Demande d’échantillons au fournisseur selon le conditionnement primaire et secondaire souhaité.

ENREGISTREMENT DE LA DECISION DE VALIDATION

La décision de validation technique est enregistrée dans le système informatique MSFL (Nodhos) de la façon suivante :
o lettre A (champ préférence de l’écran « gérer les fournisseurs par article ») : fournisseur validé par le
responsable qualité des produits agro-industriels.
o commentaires associés si nécessaire (champ « comment ») correspondant à ce fournisseur. Ce
commentaire se retrouve automatiquement sur le bon de commande.
NB : ce commentaire associé est nécessaire pour préciser :
 le site de production lorsque la validation a porté sur un site précis
 La conformité à des spécifications précises (« produit conforme au cahier des charges MSF»,
rappel de la référence à un cahier des charges, etc.)
o Date de validation (champ « date de validation » de l’écran « gérer les fournisseurs par articles »).

Signification des préférences techniques B, C, D (champ préférence de l’écran « gérer les fournisseurs par article ») :
o lettre B : alternative achat possible avec accord obligatoire responsable qualité produits agro-industriels.
o lettre C : prospect (dossier en cours d’investigation ; achat non autorisé)
o lettre D : archive (bloqué ; décision de non achat après étude du dossier)

A chaque préférence étudiée selon cette procédure est associée une date dans le champ « date de validation ».

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REVISION ET MISE A JOUR DES VALIDATIONS TECHNIQUES

Les couples produit/fournisseur validés sont réévalués (mise à jour du dossier de validation technique) tous les 36 mois à
partir de leur date de validation.

Dans cet intervalle, les couples produit/fournisseur validés peuvent être réévalués dans les cas suivants :

Information du fournisseur concernant la modification de l’article, des composants, du conditionnement, des

références, etc.

Problèmes détectés lors des contrôles qualités effectués à réception fournisseur MSFL (pour le couple
produit/fournisseur considéré).

Problèmes détectés lors des bilans des retours utilisateur (pour le couple produit/fournisseur considéré).

Echange d’informations (pour le couple produit/fournisseur considéré) entre les centrales d’achat.

ARCHIVAGE DES DOSSIERS

Les dossiers sont archivés dans le bureau du technicien produits agro-industriels.

LEXIQUE

DGCCRF : Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes.

DSV : Direction des Services Vétérinaires.

BRC : British Retail Consortium.

IFS : International Food Standard.

ANNEXES

annexe - Questionnaire Fournisseur Produit Agro-alimentaire

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