Ucp Guide Ps10415bfraa01

Messagerie UCP
Guide de lutilisateur
PS10415BFRAA01
26/09/2005
Table des matires
Table des matires

A propos de ce Guide
A propos .............................................................................................................. 6 Audience ............................................................................................................. 6
Introduction
Gnralits .......................................................................................................... 8 Rsum des fonctions ......................................................................................... 8
Chapitre 1 - Accder votre bote vocale

Gnralits ........................................................................................................ 10 Avant de commencer ................................................................................. 10 Utiliser le didacticiel .................................................................................. 10 Accder votre bote vocale ............................................................................. 12 Changer votre mot de passe ....................................................................... 13
Chapitre 2 - Menu principal

Options du menu principal ................................................................................ 16 Ecouter vos messages Non Lus ................................................................. 18 Ecouter vos messages Lus ......................................................................... 19 Envoyer un message .................................................................................. 20 Changer votre statut de connexion ............................................................ 21 Ecouter les messages supprims ................................................................ 23 Consulter les dossiers ............................................................................... 23
PS10415BFRAA01
Messagerie UCP - Guide de lutilisateur
Table des matires
Lecture automatique des messages ............................................................ 24 Fonctions actives ..................................................................................... 23 Configurer un Rveil tlphonique ............................................................ 24
Chapitre 3 - Menu Message

Menu Options des messages ............................................................................. 26 Dplacer un message dans le dossier des messages supprims ................. 26 R-couter un message .............................................................................. 27 Transfrer un message ............................................................................... 27 Rpondre un message ............................................................................. 29 Prendre connaissance de la date et de lheure dun message .................... 30
Chapitre 4 - Menu Options de la bote vocale

Menu Options de la bote vocale ...................................................................... 32 Option Enregistrer un message .................................................................. 32 Enregistrer un message daccueil .............................................................. 33 Menu Options de Notification ......................................................................... 37 Ajouter une nouvelle notification .............................................................. 38 Changer une notification : Active ou Dsactive .................................... 39 Modifier une entre de notification ........................................................... 39 Supprimer une entre de notification ........................................................ 40 Maintenance dune liste de diffusion ................................................................ 41 Modifier une liste de diffusion .................................................................. 42 Supprimer une liste de diffusion ................................................................ 43
PS10415BFRAA01
Table des matires
Options de transfert dappels ............................................................................44 Renvoi automatique ...................................................................................45 Dfinir une adresse tlcopie par dfaut............................................................46
PS10415BFRAA01
A propos de ce Guide
Dans ce Chapitre . . .
A propos de ce Guide page 6 Audience page 6
A propos de ce guide
A propos
Ce guide vous donne des instructions dtailles sur lusage de la messagerie UCP.
Audience
Ce guide est destin tous les utilisateurs de la messagerie UCP.
PS10415BFRAA01
Introduction
Dans ce chapitre . . .
Gnralits page 8 Rsum des fonctions page 8
Introduction
Gnralits
La messagerie simplifie la manire de grer vos messages. Il faut penser elle comme votre assistant personnel. En relation avec la configuration de votre systme elle pourra prendre vos appels en charge lorsque vous ne pourrez pas tre drang, enregistrer les messages de vos correspondants lorsque vous serez indisponible et filtrer vos appels. La messagerie vous propose galement un rpondeur automatique pour les appels internes afin de les transfrer vers dautres postes. Une varit doptions incluant la redirection des appels vers un autre poste, le blocage ou le filtrage des appels.
Rsum des fonctions

Avec la messagerie, vous pouvez :
Bloquer, afficher et transmettre des appels vers dautres postes. Annoncer les appels avant de les transmettre. Envoyer un message de multiples utilisateurs. Crer un nombre illimit de listes de distribution personnelles. Identifier les messages comme urgents ou certifis. Enregistrer ou supprimer les messages. Contrler les messages enregistrs (fonction darrt, de retour, davance rapide et de saut de messages). Etre averti de larrive de messages sur tout autre tlphone de votre bureau, maison ou voiture.
PS10415BFRAA01
CHAPITRE 1
Accder votre bote vocale
Dans ce chapitre . .
Gnralits page 10 Accder votre bote vocale page 12
Gnralits
Toutes les fonctions de la messagerie UCP sont accessibles partir dun clavier tlphonique. Si vous tes dj familiaris avec la messagerie UCP vous pouvez viter les messages vocaux.
Avant de commencer
Avant de pouvoir utiliser votre UCP system sur votre tlphone, vous devez obtenir les informations suivantes de votre administrateur :
Numro de tlphone pour accder votre messagerie UCP. Numro de tlphone pour accder UCP de lextrieur. Votre numro de bote vocale (cest normalement, le mme numro que celui de votre tlphone). Votre mot de passe associ votre bote vocale (par dfaut : 1111). Une liste des autres utilisateurs de la messagerie UCP.
Utiliser le didacticiel
Lors de votre premire connexion votre bote vocale, UCP lance une aide personnalise (didacticiel) qui vous guide dans linitialisation de votre bote vocale. Appeler la messagerie UCP, appuyer sur #, entrer votre numro de bote vocale et suivre les instructions. NOTE : Ecouter les messages attentivement. En fonction de la configuration de votre systme, vous ne serez pas oblig dappuyer sur # ou dentrer votre mot de passe pour accder laide.
10
PS10415BFRAA01
Laide est divise en trois parties :
MOT DE PASSE : cette partie vous guide dans le processus dinitialisation du mot de passe. NOTE : Le mot de passe par dfaut est 1111. Il doit tre remplac par un mot de passe personnel.
MESSAGES DACCUEIL PERSONNELS : cette partie dcrit les messages daccueil personnels et quel moment ils sont diffuss et donne des exemples de chacun deux. Vous tes sollicit pour enregistrer chacun de ces messages daccueil personnels. Ils peuvent tre modifis chaque fois que vous le dsirez. NOTE : Le message "A la maison" est inclus dans les messages daccueil personnels.
ENREGISTREMENT DE VOTRE NOM : cette partie vous guide dans lenregistrement de votre nom. Cest le message que la messagerie utilise pour vous identifier parmi les appelants extrieurs et les utilisateurs internes qui vous envoient des messages.
PS10415BFRAA01
11

Une bote vocale est un emplacement de votre systme o sont stocks des messages, elle vous permet galement de personnaliser la faon dont vos appels et vos messages sont grs.
NOTE : Vous navez pas effectuer les tapes suivantes si vous appelez la messagerie de lintrieur de votre Socit et que votre systme tlphonique est dot dun systme de messagerie unifie.
Pour accder votre bote vocale : 1. Pour appeler le systme de messagerie : Pour accder votre systme de messagerie en tant quutilisateur, procder de la mme faon que pour appeler nimporte quel autre utilisateur de votre socit. Votre administrateur doit vous fournir le numro de la messagerie. Composer ce numro lorsque vous appelez votre messagerie de lintrieur de votre Socit. Vous pouvez galement appeler votre messagerie de lextrieur de votre Socit en appelant votre standard automatique. Votre administrateur doit vous fournir le numro. 2. Appuyer sur # lorsque votre messagerie rpond. Un message vous demande dentrer votre numro de bote vocale. Entrer votre numro de bote vocale. Le numro de bote vocale est celui qui est compos par les autres utilisateurs pour vous joindre ou laisser un message dans votre bote vocale. Votre administrateur doit toujours avoir un numro de bote vocale qui vous est rserv. 4. 5. Un message vous demande dentrer votre mot de passe. Entrer votre mot de passe.
3.
12
PS10415BFRAA01
6.
Avant de le changer, le mot de passe par dfaut est 1111. Votre mot de passe vous sera demand chaque fois que vous accderez votre bote vocale de lextrieur de votre Socit. NOTE : Pour assurer la scurisation de votre bote vocale, changer immdiatement le mot de passe et assurez-vous dtre le seul le connatre.
7.
Votre messagerie a ouvert le Menu Principal et vous annonce le nombre de messages Non Lus et Lus prsents dans votre bote vocale.
Changer votre mot de passe

Avant de continuer utiliser votre messagerie, changer votre mot de passe afin de la scuriser. Pour changer votre mot de passe : 1. 2. 3. 4. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour les options de Bote vocale, et sur 9 pour les options du Mot de passe. Appuyer sur 2 pour entrer votre mot de passe. Entrer votre nouveau mot de passe, et appuyer sur #. Votre nouveau mot de passe ne peut pas dpasser 15 caractres et ne peut pas commencer par le chiffre zro (0). ATTENTION : Saisir un zro annule la protection par mot de passe de votre bote vocale. 5. R-entrer votre nouveau mot de passe pour confirmation et appuyer sur #. NOTE : Appuyer sur 3 pour supprimer un mot de passe numrique, puis sur * pour retourner au Menu Options.
PS10415BFRAA01
13
14
PS10415BFRAA01
CHAPITRE 2
Menu Principal
Dans ce chapitre
Options du menu Principal page 16
Menu principal
Options du menu Principal

Le menu Principal est votre point de dpart pour ouvrir et personnaliser vos dossiers afin dadapter les procdures en fonction de vos besoins. Vous devez tre connect au systme avant datteindre le menu Principal. Le menu Principal vous propose dcouter le nombre de messages Non Lus et de messages Lus prsents dans votre bote vocale. Les fonctions suivantes sont disponibles dans votre menu Principal.
Option 1 Nom Fonction
Ecouter les messages Non lus Permet daccder au menu Message et vous propose dcouter vos nouveaux messages. A partir du menu Message vous pouvez enregistrer, supprimer ou couter un message, transfrer une copie dun message vers un autre utilisateur (ou une liste dutilisateurs), rpondre un message (usage interne uniquement), couter la date et lheure de dpt dun message et retour, pause, avance rapide ou sauter un message. Ecouter les messages Lus Permet daccder au menu Message et vous propose dcouter les messages Enregistrs. A partir du menu Message vous pouvez enregistrer, supprimer ou couter un message, transfrer une copie dun message vers un autre utilisateur (ou une liste dutilisateurs), rpondre un message (usage interne uniquement), couter la date et lheure de dpt dun message et retour, pause, avance rapide ou sauter un message. Permet denvoyer un message un utilisateur (ou une liste dutilisateurs). Vous pouvez reprendre et r-enregistrer le message ou le complter avant de lenvoyer. Vous pouvez galement effacer le message que vous venez denregistrer. Ces messages peuvent tre envoys en mode standard, certifi ou urgent. Permet le transfert automatique vers le menu Options. A partir de ce menu vous pouvez enregistrer vos messages personnels, paramtrer les calendriers associs aux notifications, accder au menu de Transfert des appels, paramtrer le Transfert automatique, crer des listes de diffusion et modifier votre mot de passe.
Envoyer un messager
Options de la Bote vocale
16
PS10415BFRAA01
Menu principal
Modifier votre statut de connexion
Permet de vous connecter automatiquement lintrieur ou lextrieur de votre messagerie et de configurer votre statut de connexion Au bureau ou Absent du bureau. Permet de retrouver des messages que vous aviez dplacs dans le dossier des messages supprims. Les messages sont conservs dans ce dossier le nombre de jours spcifi par ladministrateur de votre systme. NOTE : Seuls les messges dont le dlai na pas expir sont retrouvs. Permet de parcourir les dossiers de votre messagerie. Permet la lecture aumatique des messages qui sont dans votre bote vocale. Permet de lister toutes les fonctions qui sont actives dans votre bote vocale. Permet le transfert automatique au standard. Permet de quitter la messagerie et de terminer votre session. Permet dactiver la fonction rveil
Ecouter les messages dans le dossier des messages supprims Parcourir les dossiers Lecture automatique des messages Fonctions actives Transfert automatique au standard Quitter Rveil automatique
7 8 9 0 * #
PS10415BFRAA01
17
Menu principal
Ecouter vos messages Non Lus

Vous pouvez couter tous vos messages Non Lus de votre Bote de rception. Pour couter vos messages Non lus : 1. 2. 3. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 1 pour couter vos messages Non Lus. Appuyer sur lune des touches suivantes :
Touche 1 2 3 9 * Fonction couter les messages vocaux couter les messages e-mail couter les tlcopie (coordonnes du message) couter tous les messages retourner au menu prcdent
NOTE : Le filtre de votre bote vocale doit tre activ par votre administrateur. Lapplication de cette fonction est dcrite dans ce guide. NOTE : La fonction filtre peut tre configure dans votre bote vocale personnalise par ladministrateur de la messagerie, vous permettant de spcifier le type de messages qui doivent tre couts (e-mail, tlcopie ou message vocal). Reportez-vous au Guide de Configuration pour obtenir des informations dtailles sur cette fonction.
18
PS10415BFRAA01
Menu principal
Ecouter vos messages Lus

Vous pouvez couter tous vos messages Lus de votre Bote de rception. Pour couter vos messages Lus : 1. 2. 3. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 2 pour couter vos messages Lus. Appuyer sur lune des touches suivantes : NOTE : Le filtre de votre bote vocale doit tre activ par votre administrateur.
Touche 1 2 3 9 * Fonction couter les messages vocaux couter les messages e-mail couter les messages tlcopie (coordonnes) couter tous les messages retourner au menu prcdent
PS10415BFRAA01
19
Menu principal
Envoyer un Message
Vous pouvez envoyer un message un utilisateur individuel ou plusieurs utilisateurs par lintermdiaire dune liste de diffusion. Pour envoyer un message : 1. 2. Accder votre bote vocale. A partir du Menu Principal, appuyer sur 3. La messagerie attend que le numro de bote vocale du destinataire soit renseign. NOTE : En fonction de la configuration de votre systme, vous pourrez tre sollicit pour indiquer ultrieurement la bote vocale de destination. 3. Entrer le numro de bote vocale de destination. Vous pouvez envoyer un message simple de multiples utilisateurs, listes de diffusion ou dautres sites en rseau (protocole AMIS/VPIM). Le message est adress diffremment en fonction de la destination.
Utilisateur - Entrer la bote vocale de destination lorsquon vous y invite. Liste de diffusion - Appuyer sur *, suivie du numro de liste de diffusion. Messagerie en rseau (AMIS) - Entrer le numro de la bote vocale distante, appuyer sur * suivie du numro de site (AMIS/VPIM) La messagerie annonce linformation de destination et vous invite enregistrer votre message.
4.
Enregistrer votre message puis appuyer sur #.
20
PS10415BFRAA01
Menu principal
5.
Appuyer sur lune des touches suivantes :

Touche 1 2 3 4 * Fonction Envoyer le message R-enregistrer le message Revoir le message Continuer denregistrer le message Effacer le message
6.
Si vous dcidez denvoyer un message, le systme vous invite appuyer sur 1 pour lenvoyer en mode normal ou sur 2 pour lenvoyer en mode urgent. NOTE : Envoyer un message en mode urgent le place devant les autres dans la bote vocale de destination.
7.
Sur vous appuyez sur lune ou lautre des touches 1 ou 2, la messagerie vous invite appuyer sur 1 pour envoyer un message en mode standard (aucune vrification) ou sur 2 pour envoyer un message en mode certifi. NOTE : Lorsquun message certifi a t cout par son destinataire, la messagerie vous informe de la date et de lheure de son coute.
8.
Si vous appuyez sur 1, la messagerie vous informe que le message a t envoy et vous invite entrer un autre numro de bote vocale de destination. Si vous appuyez sur 2, la messagerie vous informe que le message a t envoy en mode certifi et vous invite entrer un autre numro de bote vocale de destination.
9.
PS10415BFRAA01
21
Menu principal
Changer votre statut de connexion

Vous pouvez mettre votre statut sur Au bureau en dbut de journe et sur Dconnect lorsque vous quittez le bureau. Le statut Absent du bureau active automatiquement le message "A la maison". Pour dfinir votre statut de connexion : 1. 2. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 5 partir du menu principal pour choisir Au bureau ou Absent du bureau. NOTE : Si vous souhaitez vous connecter ou vous dconnecter automatiquement, demander votre administrateur systme de crer un calendrier pour votre bote vocale. Par exemple, si vous ne commencez pas travailler avant 9 h, la messagerie diffusera votre message "A la maison" jusqu 9 h chaque jour (de travail).
Ecouter les messages supprims

La messagerie vous permet de rcuprer les messages que vous avez supprims dans la journe (en cours). Pour couter un message supprim : 1. 2. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 6. La messagerie vous propose les choix suivants : Pour les messages Non Lus, appuyer sur 1 Pour les messages Lus, appuyer sur 2 Pour tous les messages, appuyer sur 9 3. Appuyer sur 1, 2, ou 9. La messagerie vous propose les choix suivants : Pour les messages vocaux, appuyer sur 1 Pour les e-mails, appuyer sur 2 Pour les tlcopies, appuyer sur 3 Pour tous les messages, appuyer sur 9 4. 5. Appuyer sur 1, 2, 3, ou 9. La messagerie vous propose de rcouter tous les messages effacs. Vous pouvez maintenant enregistrer ou supprimer chaque message partir du dossier o il se trouve.
22
PS10415BFRAA01
Menu principal
Consulter les dossiers

Vous pouvez utiliser votre tlphone pour consulter vos dossiers client Web. Pour consulter un dossier : 1. 2. 3. 4. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 7. La messagerie vous demande dentrer le numro de dossier. Entrer le numro de dossier que vous souhaitez consulter. Pour lister les sous-dossiers, appuyer sur * et suivre les instructions.
Lecture automatique des messages

Cette option permet la lecture automatique de tous les messages prsents dans votre bote vocale. Pour activer la lecture automatique. 1. 2. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 8. La messagerie joue automatiquement tous les messages de votre bote vocale.
Fonctions actives
Lorsque vous slectionnez Fonctions actives, la messagerie vous informe quelles sont celles que vous avez actives. Par exemple, vous pouvez vrifier si vous avez bien activ la fonction Filtrage des appels. Pour voir les fonctions actives : 1. 2. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 9 pour couter la liste des fonctions. La messagerie vous informe des fonctions actuellement actives ou dsactives, puis vous renvoie au menu principal.
PS10415BFRAA01
23
Menu principal
Configurer un Rveil tlphonique

La messagerie peut tre programme pour gnrer un Rveil tlphonique sur un numro spcifique une heure particulire. Pour ajouter un Rveil tlphonique 1. 2. 3. 4. Ouvrir votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour le menu Options, puis sur # pour Configurer un rveil tlphonique. Appuyer sur 1 pour ajouter un rveil tlphonique. Entrer le numro de tlphone concern par le rveil tlphonique. La messagerie confirmera ce numro de tlphone. Appuyer sur 1 si cest correct, autrement appuyer sur 2. Entrer les 4 caractres de lheure du rveil (2 caractres pour lheure et 2 caractres pour les minutes). Entrer les 4 caractres de la date du rveil (2 caractres pour le mois et 2 caractres pour le jour). La messagerie confirmera les coordonnes du rveil qui viennent dtre ajoutes.
5. 6.
24
PS10415BFRAA01
CHAPITRE 3
Menu Options des Messages
Dans ce Chapitre
Menu Options des messages page 26
Menu Options des messages

Lorsque vous appuyez sur 1 [couter les messages Non lus] ou sur 2 [couter les messages Lus] partir du Menu Principal, vous tes dirigs vers le Menu Message. A partir de l vous pouvez couter vos messages. Les options suivantes du Menu Message sont disponibles pour chaque message :
Touche 1 2 3 4 5 6 7 0 * # Fonction R-couter un message Aller au message suivant Dplacer un message dans le dossier des messages supprims Rpondre un message Transfrer un message Heure et date du message Imprimer une tlcopie Transfrer vers un oprateur Retourner au menu principal Dtails Permet de r-couter le message. Permet daller au message suivant (enregistre le prsent message, le marque comme "Lu" et se dplace vers le nouveau message). Permet de dplacer un message dans le dossier des lments supprims (le message reste accessible pendant 10 jours puis est supprim). Permet de rpondre un message si un autre utilisateur la envoy en interne. Permet de transfrer une copie dun message vers un autre utilisateur (ou liste dutilisateurs) avec ou sans commentaire. Permet de connatre lheure et la date du message dorigine. Permet limpression des tlcopies reues dans vos messages. Permet votre transfert vers un oprateur disponible. Permet le retour au menu Principal.
Aller au nouveau message Non Lu Permet daller au nouveau message sans changer le statut "Lu" (enregistre le prsent message, le marque comme "Non Lu" et se dplace vers le nouveau message).
Dplacer un message dans le dossier des messages supprims

Pour dplacer un message dans le dossier des messages supprims : 1. 2. Appuyer sur 1 [couter les messages Non lus] ou sur 2 [couter les messages Lus]. Appuyer sur 3 pour dplacer le message slectionn dans le dossier des messages supprims.
26
PS10415BFRAA01
R-couter un message
Pour r-couter un message : 1. 2. Appuyer sur 1 [couter les messages Non lus] ou sur 2 [couter les messages Lus]. Appuyer sur 1 pour r-couter un message nimporte quel moment.
Transfrer un message
Vous pouvez transfrer une copie dun message un autre utilisateur ou une liste dutilisateurs.
Transfrer un message avec un commentaire

Un message transfr peut inclure un message spar (reconnu comme commentaire). Le message est cout par les destinataires avant que le message transfr soit jou. Pour transfrer un message avec un commentaire : 1. 2. 3. Appuyer sur 1 pour couter les messages Non Lus ou sur 2 pour couter les messages Lus. Appuyer sur 5 pour slectionner loption Transfrer un message. Entrer le numro de destination. La messagerie vous donne le nom du destinataire si il est enregistr. Si ce nest pas le cas, la messagerie vous donne le numro de tlphone. NOTE : Pour faire un transfert vers une liste de diffusion, appuyer sur * suivi du numro de la liste. 4. 5. 6. 7. 8. Appuyer sur 1 pour transfrer un message avec un commentaire. Enregistrer le commentaire et appuyer sur #. Appuyer sur 1 pour envoyer le message. Appuyer sur 2 pour r-enregistrer le message. Appuyer sur 3 pour revoir le message.
PS10415BFRAA01
27
9.
Si vous appuyer sur 1, la messagerie vous propose dappuyer sur 1 pour envoyer le message en mode normal ou sur 2 pour envoyer le message en mode urgent.
10. Appuyer sur 1 ou sur 2. Appuyer sur 1 [Envoyer le message en mode standard] ou sur 2 [Envoyer le message en mode certifi]. 11. Appuyer sur 1 ou sur 2. La messagerie vous demande dentrer le numro de bote vocale du destinataire suivant ou dappuyer sur #.
Transfrer un message sans commententaire

Vous pouvez transfrer une copie dun message un autre utilisateur ou une liste dutilisateurs sans commentaire. Pour transfrer un message sans commentaire : 1. 2. 3. Appuyer sur 1 pour couter les messages Non Lus ou sur 2 pour couter les messages Lus. Appuyer sur 4 pour slectionner la bote vocale de destination. Entrer le numro de destination. La messagerie vous donne le nom du destinataire. NOTE : Pour transfrer des messages une liste de diffusion, appuyer sur * suivie de votre numro de liste. 4. Appuyer sur 2 pour transfrer un message sans commentaire. La messagerie vous propose dappuyer sur 1 [Envoyer le message en mode normal] ou sur 2 [Envoyer le message en mode urgent]. 5. Appuyer sur 1 ou sur 2. La messagerie vous propose dappuyer sur 1 [Envoyer le message en mode standard] ou sur 2 [Envoyer le message en mode certifi]. 6. Appuyer sur 1 ou sur 2. La messagerie vous demande dentrer le numro de bote vocale du destinataire suivant ou dappuyer sur #. 7. Entrer le numro de bote vocale du destinataire suivant ou appuyer sur #.
28
PS10415BFRAA01
Rpondre un message
Vous pouvez rpondre un message envoy dans votre bote vocale par un utilisateur de la messagerie UCP. NOTE : Vous ne pouvez pas rpondre un message venant des appelant extrieur. Pour rpondre un message : 1. 2. 3. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 1 pour couter les messages Non Lus ou sur 2 pour couter les messages Lus. Appuyer sur lune des touches suivantes :
Touche 1 2 3 9 * Fonction Ecouter les message vocaux Ecouter les e-mails Ecouter les tlcopies Ecouter tous les messages Annuler un message
4. 5. 6.
Ecouter le message et appuyer sur 4 pour y rpondre. Enregistrer votre rponse puis appuyer sur #. Appuyer sur lune des touches suivantes :
Touche 1 2 3 4 * Fonction Envoyer un message R-enregistrer un message Revoir un message Continuer denregistrer un message Annuler un message
PS10415BFRAA01
29
7.
Si vous envoyez le message, la messagerie vous demande dappuyer sur 1 pour lenvoyer en mode normal ou sur 2 pour lenvoyer en mode urgent. NOTE : Envoyer un message en mode Urgent le place devant tous les autres dans la bote vocale du destinataire.
8.
Si vous appuyez sur 1 ou sur 2, la messagerie vous propose les options suivantes : 1 [Envoyer le message en mode Standard] - Dlivre le message enregistr sans aucune vrification. 2 [Envoyer le message en mode Certifi] - Dlivre le message certifi. Vous recevrez un message dtat indiquant le jour et lheure auxquels votre message a t lu.
9.
Si vous appuyez sur 1, la messagerie vous informe que le message a t envoy puis vous demande dentrer le numro de bote vocale dun autre destinataire.
10. Si vous appuyez sur 2, la messagerie vous informe que le message a t envoy en mode certifi.
Prendre connaissance de la date et de lheure dun message

Aprs avoir cout un message, vous pouvez savoir quel moment il a t reu par la messagerie. Pour prendre connaissance de la date et de lheure dun message : 1. 2. Accder votre bote vocale. Ecouter un message, puis appuyer sur 6. La messagerie vous informe de la date et de lheure de rception de ce message.
30
PS10415BFRAA01
CHAPITRE 4
Menu Options de la bote vocale
Dans ce chapitre
Menu Options de la bote vocale page 32 Menu Options de notification page 37 Options de Transfert dappel page 41

Lorsque vous appuyez sur 4 partir du menu Principal, vous accdez alors au menu Options de la bote vocale. Entrer une des options suivantes :
Touche 1 2 3 4 5 6 7 9 # Fonction Enregistrer des messages Choisir le message daccueil Options de Notification Liste de diffusion "Maintenance" Options du transfert dappel Changer le transfert automatique Dfinir ladresse du tlcopieur par dfaut Changer le mot de passe Revenir au menu principal
Options Enregistrer un message

Vous pouvez proposer quatre (4) options par dfaut aux appelants :
Touche 1 2 4 # Fonction Essayer un autre numro de tlphone R-essayer le mme numro de tlphone NOTE : Cette touche nest active que si la ligne est occupe. Page over the intercom Aller directement au bip sonore. NOTE : Cette option permet au correspondant dabrger la lecture de votre message personnel et de commencer directement lenregistrement du sien. Le correspondant doit encore appuyer sur # lorsquil aura termin son enregistrement.
32
PS10415BFRAA01
Pour offrir ces options vos correspondants, elles doivent apparatre dans vos messages personnels. NOTE : Loption 2 est uniquement disponible si votre bote vocale et votre systme tlphonique sont configurs pour autoriser la gestion des signaux doccupation. NOTE : Les options 3 et 4 doivent tre actives par votre administrateur systme avant dtre utilises dans votre bote vocale.
Enregistrer un message daccueil

Votre message daccueil est celui que votre correspondant entend lorsque vous ntes pas disponible pour prendre un appel. Par exemple, le Message doccupation indique au correspondant que vous tes occup et que vous ne pouvez pas prendre un appel. Pour enregistrer votre message daccueil : 1. 2. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour le menu Options de bote vocale, puis sur 1 pour enregistrer un message personnel. Les options suivantes sont disponibles : NOTE : Si vous avez prcdemment enregistr un message daccueil, la messagerie joue ce message.
PS10415BFRAA01
33
UTILISATEURS DE LA MESSAGERIE INTEGREE/UNIFIEE

Touche 1 Action Enregistrer un message daccueil personnel Fonction Permet lenregistrement dun message daccueil que le correspondant entend lorsque vous tes au bureau mais que ne pouvez pas rpondre au tlphone. Exemple : Bonjour, Martin Juste. Je suis actuellement au bureau mais je ne peux pas vous rpondre. Laissez-moi un message et je vous rappellerais ds que possible. Merci". NOTE : Vous pouvez insrer quelques unes des options accessibles aux correspondants, comme : 0 pour tre transfr au standard, 1 pour appeler un autre poste, 2 pour r-essayer le mme numro, * pour vous dconnecter, ou # pour aller au bip sonore. NOTE : Le message de Non Rponse est le mme que le message personnel. 2 3 Enregistrer un message optionnel Rendre un message actif Permet lenregistrement de messages personnels optionnels NOTE : Vous pouvez enregistrer jusqu 99 messages additionnels. Permet dactiver un de vos messages personnels. NOTE : Lactivation du message 99 ne permet plus lappelant de dposer un message (mode rpondeur simple). 4 Enregistrer le message "A la maison" Cest le message que le correspondant entend lorsque vous tes dconnect pour la journe. Par exemple : Bonjour, Martin Juste. Je suis absent pour la journe. Laissezmoi un message et je vous rpondrai ds mon retour. Merci." 5 6 7 8 Enregistrer le message "En dplacement" Enregistrer le message "En vacances" Enregistrer le message "En runion" Enregistrer le message Occup Enregistrer un message avec votre nom Retour au Menu Options Permet lenregistrement du message que les correspondants entendent lorsque vous tes en dplacement. Permet lenregistrement du message que les correspondants entendent lorsque vous tes en vacances. Permet lenregistrement du message que les correspondants entendent lorsque vous tes en runion. Cest le message que le correspondant entend lorsque vous tes dj en ligne. Par exemple : Bonjour, Martin Juste. Je suis actuellement en ligne. Laissez-moi un message et je vous rpondrai ds mon retour. Merci." Permet lenregistrement de votre nom. NOTE : Ce message peut contenir uniquement votre nom. Permet le retour au menu Options.
9 *
34
PS10415BFRAA01
VOICE-MAIL-ONLY USERS
Key 1 Action Enregistrer un message daccueil personnel Function Permet lenregistrement dun message daccueil que le correspondant entend lorsque vous tes au bureau mais que ne pouvez pas rpondre au tlphone. Par exemple : "Bonjour, Martin Juste. Je suis prsent aujourdhui mais dans lincapacit de rpondre votre appel. Laissez-moi un message et je vous rpondrai ds mon retour. Merci." NOTE : Vous pouvez insrer quelques unes des options accessibles aux correspondants, comme : 0 pour tre transfr au standard, 1 pour appeler un autre poste, 2 pour r-essayer le mme numro, * pour vous dconnecter, ou # pour aller au bip sonore. NOTE : Le message de Non Rponse est le mme que le message personnel. 2 3 4 Enregistrer un message optionnel Rendre un message actif Enregistrer le message "A la maison" Permet lenregistrement de messages personnels optionnels NOTE : Vous pouvez enregistrer jusqu 99 messages additionnels. Permet dactiver un de vos messages personnels. Cest le message que le correspondant entend lorsque vous tes dconnect pour la journe. Par exemple : Bonjour, Martin Juste. Je suis absent pour la journe. Laissezmoi un message et je vous rpondrai ds mon retour. Merci." 8 Enregistrer le message Occup Enregistrer un message avec votre nom Retour au Menu Options Cest le message que le correspondant entend lorsque vous tes dj en ligne. Par exemple : Bonjour, Martin Juste. Je suis actuellement en ligne. Laissez-moi un message et je vous rpondrai ds mon retour. Merci." Permet lenregistrement de votre nom. NOTE : Ce message peut contenir uniquement votre nom. Permet le retour au menu Options.
9 *
NOTE : Les touches 5-7 sont accessible uniquement pour les utilisateurs de la messagerie Intgre ou Unifie. NOTE : Si vous avez pr-enregistr un message, la messagerie joue ce message. Choisir un message personnel enregistrer. 3. Slectionner un message daccueil enregistrer.
PS10415BFRAA01
35
4. 5.
Enregistrer votre message puis appuyez sur #. La messagerie joue ce message. Slectionner une des options suivantes :
Touche 1 2 3 4 * Fonction Accepter le message. R-enregistrer le message. Supprimer le message. Revoir le message. Retour au menu prcdent.
6.
Aprs que vous ayez accept le message, la messagerie vous propose den enregistrer un autre. Enregistrer un nouveau message et appuyer sur * pour retourner au menu principal.
36
PS10415BFRAA01
Menu Options de notification

Lorsque vous ntes pas votre poste de travail, vous navez souvent aucune possibilit de savoir si vous avez reu un e-mail ou un message vocal. La messagerie peut vous avertir de la rception dun message. Par exemple, lorsque vous recevez un message vocal, vous pouvez paramtrer votre messagerie pour quelle vous le notifie par lintermdiaire dun e-mail ou dun appel sur votre tlphone portable, sur le tlphone de la maison ou sur un autre compte e-mail. Lorsque vous recevez un message (Non Lu), la messagerie peut vous appeler sur votre poste tlphonique au bureau, dans la voiture, la maison ou activer un message vocal. La messagerie cre un calendrier des appels entrants (extrieurs) dans lordre numrique, en commenant par un. Le tableau suivant liste les options du menu Notification :
Touche Menu Options 1 2 3 4 Changer la notification Ouvert/ Ferm Revoir les notifications Modifier une entre existante de notification Ajouter une entre de notification Fonction Permet dactiver ou non une notification. Permet de revoir les notifications. Permet de modifier une entre de notification. Permet dajouter un numro de tlphone extrieur. La messagerie vous demande dentrer le numro de tlphone, la date et lheure de dbut et de fin de notification. Permet de supprimer une entre de notifications. NOTE : Appuyer sur * pour supprimer tous les calendriers de notification. Permet le retour au menu Options.
Supprimer une entre de notification Retour au menu Options
PS10415BFRAA01
37
Ajouter une nouvelle Notification

La fonction Entre de notification vous permet dassocier un calendier une notification vers un numro de tlphone ou une adresse e-mail. Par exemple, vous pouvez crer un calendrier demandant la messagerie de vous appelez sur votre tlphone du Lundi au Vendredi, entre 18 h et 23 h pour vous avertir de la rception de vos messages. Pour ajouter une nouvelle notitification : 1. 2. 3. 4. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour les Options, et sur 3 pour le menu Option de notification. Appuyer sur 1. La messagerie vous demande dajouter un numro de notification. Entrer le numro de tlphone sur lequel vous souhaitez que la messagerie vous notifie et appuyer sur #. Si cest un numro en France il n'y a pas de code pays renseigner ni de code rgional (appuyer sur # pour passer la suite). La messagerie annonce le numro et vous demande dappuyer sur 1 pour confirmer le numro ou sur 2 pour renregistrer le numro. Appuyer sur 1 pour confirmer lentre de notification ou sur 2 pour r-entrer un numro.
5.

6.
Si vous appuyez sur 1, la messagerie vous demande de confirmer votre slection. Si vous appuyez sur 2, la messagerie vous demande de r-entrer le numro.
Entrer les coordonnes de dbut de notification sur 4 chiffres (2 chiffres pour lheure, puis 2 chiffres pour les minutes), pour une notification de message au format militaire. Par exemple, pour 8h00 du matin, entrer 0800. ATTENTION : Vous devez utiliser 4 chiffres lorsque vous prcisez une heure.
7.
Entrer les coordonnes de dbut de notification sur 4 chiffres (2 chiffres pour le mois, puis 2 chiffres pour le jour) pour une notification de message. Vous pouvez entrer une date (jjmm) ou un jour par semaine (Lundi = *100, Dimanche = *700, etc.).
38
PS10415BFRAA01
8.
Entrer les coordonnes de fin de notification sur 4 chiffres, heure et minutes pour une notification de message au format militaire. Entrer les coordonnes de fin de notification sur 4 chiffres, jour et mois, pour une notification de message. La messagerie vous annonce la notification, puis retourne au menu Options de notification.
9.
Changer une Notification : Active ou Dsactive

Une fois que vous avez cr une nouvelle notification, vous avez le choix de lactiver ou de la dsactiver. Pour changer une notification : Active ou Dsactive 1. 2. 3. 4. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour les Options, et sur 3 pour le menu Option de notification. Appuyer sur 2 pour couter la liste des notifications actives Appuyer sur 1 pour changer une notification : Active ou Dsactive.
Modifier une entre de Notification

Une fois que vous avez cr une nouvelle notification, vous avez la possibilit de la modifier. Pour modifier une entre de notification : 1. 2. 3. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour les Options, et sur 3 pour le menu Option de notification. Appuyer sur 3. La messagerie vous demande didentifier la notification que vous souhaitez modifier.
PS10415BFRAA01
39
4.
Entrer le numro de notification et appuyer sur #. La messagerie vous annonce le numro et vous demande dappuyer sur 1 pour confirmer ou sur 2 pour r-entrer le numro.
5.
Appuyer sur 1 pour confirmer les coordonnes de la notification ou sur 2 pour r-entrer le numro.

6. 7.
Si vous appuyez sur 1, la messagerie vous demande si vous tes sr. Si vous appuyez sur 2, la messagerie vous demande de r-entrer le numro.
Faire les modifications ncessaires sur les date et heure de fin ou de dbut de notification. Une fois que vous avez termin, la messagerie vous propose le menu options de notification.
Supprimer une entre de Notification

Vous avez la possibilit de supprimer toutes les notificiations. Pour supprimer une notification : 1. 2. 3. 4. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour les Options, et sur 3 pour le menu Option de notification. Appuyer sur 5. La messagerie vous demande didentifier la notification que vous souhaitez supprimer. Entrer le numro de notification. NOTE : Pour supprimer toutes les notifications, appuyer sur *. La messagerie vous ramne au menu Options de notification.
40
PS10415BFRAA01
Maintenance dune Liste de diffusion

Crer une liste de diffusion vous offre une manire simple denvoyer un message un groupe de personnes. Par exemple, si vous envoyez plusieurs messages vocaux une quipe de vente, vous pouvez crer une liste de diffusion qui contient tous les membres de lquipe de vente, ainsi votre envoi se limite un seul nom. NOTE : Cette option vous permet de crer et de maintenir jusqu 99 listes de diffusion. Pour crer une lisste de diffusion : 1. 2. 3. Ouvrir votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour le menu Options, puis sur 4 pour le menu Liste de diffusion. Choisir une des touches suivantes dans le menu Liste de diffusion :
Touche 1 2 3 4 * Menu Options Ecouter une Liste de diffusion Ajouter une Liste de diffusion Modifier une Liste de diffusion Supprimer une Liste de diffusion Retour au menu prcdent Fonction Permet dcouter une Liste de diffusion. Permet dajouter un nom une Liste de diffusion. Permet dditer une Liste de diffusion. Permet de supprimer une Liste de diffusion. Permet le retour au menu prcdent.
4. 5.
Appuyer sur 1 pour revoir une Liste de diffusion existante. La messagerie vous donne le numro et le nom de chaque
Liste de diffusion.
Appuyer sur 2 pour ajouter une Liste de diffusion. La messagerie vous demande dentrer le numro de la Liste de
diffusion qui doit tre ajoute.
NOTE : Les numros de listes valids vont de 1 99. 6. Entrer le numro que vous souhaitez associer la nouvelle Liste de diffusion. La messagerie vous demande denregistrer le nom de la liste au beep sonore. Donner le nom de la Liste de diffusion, puis appuyer sur #. La messagerie vous retourne le nom de la nouvelle Liste de diffusion.
7.
PS10415BFRAA01
41
8.

Touche Menu Options 1 2 * Accepter le nom R-enregistrer un nom de liste Retour au menu prcdent Fonction Permet daccepter le nom de la nouvelle Liste de diffusion. Permet de r-enregistrer le nom de la Liste de diffusion. Permet le retour au menu prcdent.
9.
Appuyer sur 1 pour ajouter un membre la liste ou sur 2 pour continuer.
10. Entrer le numro de bote vocale que vous souhaitez ajouter. La messagerie vous donne le nom de la bote vocale, et vous demande dentre un autre numro de bote vocale. 11. Entrer un autre numro de bote vocale, ou appuyer sur # pour retourner au menu prcdent.
Modifier une Liste de diffusion

Vous pouvez faire des changements dans une Liste de diffusion existante. Pour modifier une Liste de diffusion : 1. 2. 3. Ouvrir votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour le menu Options, puis sur 4 pour le menu Liste de diffusion. Appuyer sur 1 pour revoir les Listes de diffusion existantes. La messagerie vous donne le nom et numro de chacune de vos Listes de diffusion. Appuyer sur 3 pour modifier une Liste de diffusion. La messagerie vous demande dentrer le numro de Liste de diffusion que vous souhaitez modifier. Entrer le numro de la Liste de diffusion. La messagerie vous demande dappuyer sur 1 si votre slection est correcte, ou sur 2 pour entrer un autre numro de Liste de diffusion.
4.
5.
42
PS10415BFRAA01
6.

Touche 1 2 4 5 * Menu Options Ecouter la liste des membres Ajouter des membres votre Liste de Fonction Permet dcouter la liste des membres dans lordre numrique de leur numro de poste Permet dajouter des membres une Liste de diffusion. Permet de supprimer des membres dune Liste de diffusion. Permet denregistrer un nouveau nom pour une Liste de diffusion. Permet le retour au menu prcdent.
diffusion
Supprimer des membres de votre Liste de
diffusion
Modifier le nom de la Liste de diffusion Retour au menu prcdent
7.
Faire les changements ncessaires dans la Liste de diffusion, puis appuyer sur # pour retourner au menu prcdent.
Supprimer une Liste de diffusion

Vous pouvez supprimer une Liste de diffusion. Pour supprimer une Liste de diffusion : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ouvrir votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour le menu Options, puis sur 4 pour le menu Liste de diffusion. Appuyer sur 1 pour revoir les Listes de diffusion existantes. La messagerie vous donne le nom et numro de chacune de vos Listes de diffusion. Appuyer sur 4 pour supprimer une Liste de diffusion. La messagerie vous demande dentrer le numro de Liste de diffusion que vous souhaitez supprimer. Entrer un numro de Liste de diffusion. La messagerie vous donne le nom de la liste que vous souhaitez supprimer. Appuyer sur # pour retourner au menu prcdent.
PS10415BFRAA01
43
Options de Transfert dappel

Les options de transfert renseigne la messagerie sur la faon de grer vos appels. Pour spcifier un transfert dappel : 1. 2. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour le menu Options, puis sur 5 pour les options de Transfert dappel. Les options suivantes de transfert dappel sont disponibles :
Touche 1 2 Menu Options Changer le Statut Changer Filtrage dappels : Activ/Dsactiv Fonction Permet de changer votre statut de connexion Permet de modifier le paramtrage de la fonction Filtrage dappels. Si la fonction Filtrage dappels est active, vos correspondants entendront : "Pouvez-vous me dire qui appelle ?". Vous entendrez "Vous avez un appel de (nom du correspondant)....". Permet de rechercher une personne avant le transfert. Permet de rechercher une personne aprs le transfert. Permet de modifier le paramtrage de la fonction File dattente. Si la fonction File dattente est active, vos correspondants sont placs dans une file dattente lorsque votre poste est occup. Ils sont avertis de leur position dans la file et ils sont le choix de patienter ou de laisser un message. Les correspondants entendent :"Ce poste est encore occup.... votre appel est maintenant en ..... position, pour essayer un autre poste, appuyer sur 1, pour patienter, appuyer sur 2 , pour laisser un message appuyer sur 5 ou appuyer sur # pour sortir". Note : Cette fonction est disponible sur votre poste uniquement si le systme est paramtr pour grer les signaux doccupation. 6 Changer le Renvoi dappel : Activ/Dsactiv Retour au menu Options Permet de modifier le paramtrage de la fonction Renvoi dappel. Si la fonction Renvoi dappel est active, vous devez entrer les numros de tlphone sur lesquels vos appels doivent tre renvoys. Permet le retour au menu Options.
3 4 5
Rercherche de personnes : Activ/Dsactiv Rercherche de personnes : Activ/Dsactiv Changer File dattente : Activ/Dsactiv
44
PS10415BFRAA01
3.
Entrer loption de transfert dappel que vous avez choisie. La messagerie vous annonce le status de votre slection et vous rpte toutes les options disponibles.
4.
Rpter ltape 3 ou appuyer sur # pour retourner au menu Options.
Transfert automatique
Loption de transfert automatique vous permet de configurer la faon dont vos messages seront transfrs vers une autre bote vocale. Pour spcifier le transfert automatique : 1. 2. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour le menu Options, puis sur 6 pour le transfert automatique. La messagerie vous demande dentrer la destination du message. 3. Entrer la destination. La messagerie vous demande dentrer les 4 chiffres, en heures et en minutes. 4. Entrer les informations de dlai. La messagerie vous donne le message suivant : Pour supprimer les messages aprs le transfert, appuyer sur 1. Pour conserver vos messages dans votre bote vocale aprs le transfert, appuyer sur 2. 5. Appuyer sur 1 ou 2. La messagerie vous donne le nom de la bote vocale choisie pour recevoir les messages transfrs et vous renvoie au menu Options.
PS10415BFRAA01
45
Dfinir une adresse tlcopie par dfaut

1. 2. Accder votre bote vocale. Appuyer sur 4 pour les Options de la Bote vocale, puis sur 7 pour dfinir une adresse de tlcopie par dfaut. NOTE : Pour changer une adresse de tlcopie par dfaut, appuyer sur 1, pour revenir au menu prcdent, appuyer sur #. La messagerie vous demande dentrer les informations suivantes : - votre code pays, - votre code rgional, - votre numro de tlphone. 3. Appuyer sur 1 pour confirmer la nouvelle adresse de tlcopie par dfaut. NOTE : Cette procdure est applicable uniquement si loption fax mail est active sur le systme.
46
PS10415BFRAA01

Ucp Guide Ps10415bfraa01

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Ucp Guide Ps10415bfraa01

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Messagerie UCP

Table des matires

Table des matires

Chapitre 1 - Accder votre bote vocale

Chapitre 2 - Menu principal

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Table des matires

Chapitre 3 - Menu Message

Chapitre 4 - Menu Options de la bote vocale

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Table des matires

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Rsum des fonctions

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Accder votre bote vocale

Accder votre bote vocale

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Accder votre bote vocale

Laide est divise en trois parties :

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Accder votre bote vocale

Accder votre bote vocale

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Accder votre bote vocale

Changer votre mot de passe

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Accder votre bote vocale

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Options du menu Principal

Options de la Bote vocale

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Modifier votre statut de connexion

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Ecouter vos messages Non Lus

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Ecouter vos messages Lus

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Enregistrer votre message puis appuyer sur #.

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Appuyer sur lune des touches suivantes :

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Changer votre statut de connexion

Ecouter les messages supprims

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Consulter les dossiers

Lecture automatique des messages

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Configurer un Rveil tlphonique

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Menu Options des Messages

Menu Options des messages

Menu Options des messages

Dplacer un message dans le dossier des messages supprims

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Menu Options des messages

Transfrer un message avec un commentaire

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Menu Options des messages

Transfrer un message sans commententaire

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Menu Options des messages

Messagerie UCP - Guide de lutilisateur

Menu Options des messages