GESTION

ADMINISTRATION

TROISIÈME ANNÉE

Professeur: Mr. Dominique TRAORE

Elève:……………………………………

Ecole d’Infirmières “Vicenta Maria” - Ségou

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I.- PROGRAMME DE GESTION
GESTION DES RESSOURCES MATERIELLES AU NIVEAU D’UN CENTRE DE
SANTE : SUPPORTS DE GESTION

1. Classification de ressources matérielles ou biens économiques

a. En fonction de leurs caractères
 Biens matériels et biens immatériels
 Biens directs et biens indirects
 Biens durables et biens non durables
b. En fonction de leurs relations
 Bien matériels complémentaires
 Biens de substitution
 Biens concurrents

2. les 4 étapes de la gestion du matériel et l’équipement : les supports de gestion

a. la commande
 Comment faire la liste
 Equilibrer les besoins et les ressources
 Se servir d’un catalogue
 Remplir un bulletin de commande

b. Le stockage de fournitures et matériels

Opérations de stockage
 La réception des nouveaux articles
 La tenue des mouvements de stocks (entrées, sorties)
 La mise à jour des registres et fiches individuelles de stock

c. La sortie des stocks

d. Le contrôle et l’entretien

3. valeur et utilité des fichiers de matériel

II.- PROGRAMME D’ADMINISTRATION

1. Introduction
2. Rédaction administrative (éléments de définition
3. Etude de quelques documents administratifs
a. La lettre
a) La lettre à forme administrative
b) La lettre à forme personnelle
b. Documents administratifs de transmission ou liaison
 Le bordereau d’envoi
 Le soit-transmis
c. Documents d’études (d’information)
 Le compté-rendu
 Le rapport
 La note
 L’attestation
 Le certificat

2
 GESTION
INTRODUCTION A LA GESTION

Le développement économique et social d’un pays ne peut s’amorcer sans une

amélioration des conditions sanitaires de la population.

Pour atteindre cet objectif au Mali, la stratégie du développement sanitaire doit non
seulement s’efforcer d’élargir la couverture sanitaire mais aussi de rendre beaucoup
plus opérationnelles et efficaces les unités de santé (C.S.C, C.S.A., C.S.COM)
existantes, principales donatrices des soins de santé primaires ou essentiels (S.S.P.)

Une formation élémentaire en matière de gestion des futurs responsables et agents des
dites unités s’avère donc nécessaire.

Cette formation devra leur permettre :

 de définir et d’identifier les différents principes de gestion
 d’utiliser les supports de gestion
 de gérer le matériel et les médicaments mis à la disposition des services de
santé
 de gérer les soins de santé primaires
 de gérer le personnel des services de santé

Une bonne gestion est à une organisation ce que la santé est au corps: un
fonctionnement régulier et efficace de toutes ses parties.

Une bonne gestion met en évidence les priorités, améliore le niveau et la qualité des
soins et donne un bon moral au personnel.

Une bonne gestion sanitaire entraîne de bons soins.

3
 DÉFINITIONS ET PRINCIPES DE GESTION

OBJECTIFS

L’élève infirmière doit être capable de

 définir la gestion
 trouver les principes de gestion applicables dans diverses situations
 donner trois critères appliqués en gestion pour évaluer la performance d’une
équipe de gestion.

I.- DÉFINITIONS

Des multiples définitions on peut retenir celle qui est la plus brève et la plus simple

 Gérer c’est faire que les choses soient faites

 Gérer c’est aussi administrer

Cette définition laisse sous-entendre les notions suivantes:

 objectif
 moyens
 action

 Gérer c’est atteindre un objectif à travers une action soutenue par des
moyens.

a) L’objectif :
Un objectif c’est ce qu’on veut accomplir: un but, une cible, un dessein
(quoi?)

b) L’action
Une action désigne comment faire, ce qu’il faut faire (comment?)

c) Les moyens
Les moyens désignent les ressources humaines, matérielles et financières (avec
quoi?)

Ainsi la gestion est la combinaison de ces éléments à travers l’interprétation suivante:

“je voudrais ça, pour l’avoir, je dois faire, ceci au moyen de cela”
II.- QUELQUES PRINCIPES DE GESTION
Un objectif c’est ce qu’on veut accomplir : un but, une cible.
« Gérer c’est dire ce que l’on veut accomplir, puis le faire »
La gestion veut qu’on spécifie d’abord les objectifs puis qu’on veille à ce
qu’ils soient atteints. C’est ce qu’on peut appelle gestion par objectifs
Une gestion doit être efficace et pour déterminer cette efficacité on se sert de
l’évaluation.
a) L’efficacité:
L’efficacité se définit comme étant la mesure dans laquelle un objectif
défini est atteint. En d’autres mots, elle mesure le degré d’obtention
des résultats.
L’efficacité peut cependant être améliorée par la gestion, autrement dit,
1.- La gestion
c’est à travers l’efficacité de la gestion qu’on peut connaître ses
par objectifs performances. Pour déterminer cette efficacité on se sert d’une technique
appelée évaluation.
b) L’évaluation:
On peut définir l’acte d’évaluer comme celui de “trouver la valeur de
quelque chose”. Elle se fait à partir des opérations suivantes:
 mesure des résultats observés
 comparaison entre les résultats obtenus et l’objectif préalablement
fixé
 appréciation
C’est au regard de ces éléments qu’une décision est prise en ce qui concerne
l’amélioration de l’efficacité de la gestion ou autrement dit de ses performances
La prise de décision intervient généralement après avoir constaté l’existence
d’un écart entre l’objectif fixé et les résultats obtenus.

C’est justement la gestion qui analyse comment les résultats observés ont été
2.- La prise de
obtenus et elle couvre les causes de cet écart
décisions Il arrive qu’on ne puisse pas faire rapidement disparaître certaines de ces causes
et l’apprentissage généralement appelées contraintes. Par contre d’autres peuvent être supprimées
par l’expérience ou arrangées et on prend les mesures qui s’imposent. Tout au long de ce
processus, il se fait un apprentissage.
On appelle cela l’information en retour à partir de l’expérience en vue de
décision à prendre et d’action à mener.
La division du travail est basée sur la distribution du travail entre les
3.- La division membres d’un groupe. Ce groupe est appelé Équipe.
du travail Dans l’équipe en général, quand il y a spécialisation et division du travail, chaque type de
main d’œuvre exerce ses compétences pour atteindre les objectifs. La gestion consiste à
(organisation affecter aux tâches à accomplir le personnel de chaque catégorie dans une juste
du travail) proportion (équilibrée) et aussi à veiller en priorité à ce que les fonds et stocks de
matériel correspondent au personnel en place.
La substitution des ressources est basé sur le remplacement des ressources
4.- La normalement utilisées qui deviennent rares ou trop chères par d’autres
substitution ressources plus disponibles ou moins coûteuses pour obtenir les résultats désirés.
des ressources Il peut aussi consister à équilibrer différemment celles dont on dispose pour
obtenir les résultats désirés.
La convergence du travail signifie que les activités professionnelles doivent
5.- La
être prévues et dirigées de façon à se soutenir mutuellement afin que les
convergence objectifs soient atteints. Cela implique que les relations de travail contribuent
du travail au succès de chaque activité et donc à l’efficacité générale

CONCLUSION
Ainsi d’après tout ce qui précède comme principes, on pourrait dire que “gérer consiste à
utiliser efficacement les ressources et à amener les agents à travailler ensemble en bonne
harmonie pour atteindre des objectifs”.
 GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES AU NIVEAU D’UN
CENTRE DE SANTÉ: SUPPORTS DE GESTION

OBJECTIF L’élève infirmière doit être capable de :

 Identifier les deux grandes catégories de ressources : renouvelables et non renouvelables ;
 Citer les quatre étapes de la gestion des biens ;
 Tenir un état de stocks ;
 Noter avec précision les sorties de fournitures ;
 Se servir d’une feuille de pointage pour le contrôle des fournitures et l’entretien du matériel.

I - CLASSIFICATION DES RESSOURCES MATÉRIELLES

OU BIENS ÉCONOMIQUES
Les ressources matérielles pouvant être identifiées au niveau d’un centre de Santé sont
généralement les fournitures et l’équipement. On les appelle : biens économiques.
Elles peuvent être classifiées en fonction de plusieurs critères.
En fonction de leurs caractères
a. Biens matériels et biens immatériels (services)

b. Biens directs et biens indirects

Les biens directs servent à la consommation finale et
les biens indirects servent à fabriquer les biens directs
qui doivent subir des transformations

c. Biens durables (non renouvelables) et biens non durables

(renouvelables)
1.- En fonction de 1.- Les biens durables (non renouvelables)
leurs caractères sont l’équipement qui dure plusieurs années et qui
nécessite entretien
Exemple: le mobilier, les microscopes, les balances, les
scalpels, les véhicules, les bassins.

2.- Les biens non durables (renouvelables)

sont des biens qui sont détruits dès le premier usage
Exemple: les fournitures, les allumettes, l’ouate, les
produits alimentaires, les colorants de laboratoire, les
seringues à usage unique

En fonction de leur relation

a. Biens matériels complémentaires (biens qui se complètent)
Exemple : solvant et soluté
2.- En fonction
de leur relation b. Biens de substitution: Exemple: KMnO4 et betadine

c. Biens concurrents : ce sont des biens similaires

Exemple: D.C.I. et spécialités

CONCLUSION
La maîtrise de la gestion du matériel (fournitures et équipement) conditionne et factorise le
bon déroulement et le succès des activités au sein d’une unité de santé.
Les agents du système socio - sanitaire lors de l’exercice de leurs activités auront de plus en
plus de responsabilités dans l’acquisition des biens matériels de consommation courante.
Il existe cependant quatre étapes de la gestion du matériel et de l’équipement au sein
d’une unité de santé.
 II - LES 4 ÉTAPES DE LA GESTION DU MATÉRIEL ET
L’ÉQUIPEMENT: LES SUPPORTS DE GESTION
1. La commande
2. Le stockage de fournitures et des matériels
3. La sortie des stocks
4. Le contrôle et l’entretien

1.- LA COMMANDE
Passer une commande de matériel ou d’équipement, c’est demander et obtenir ce matériel
auprès des services compétents pour bien mener les activités dans le service de santé.
Ainsi la passation de la commande doit se faire par des agents de santé qui ont des
compétences requises pour
1. Faire la liste de ce dont on aura besoin d’après ce qu’on sait des besoins passés et
d’une estimation des besoins actuels.
2. Equilibrer les besoins et les ressources disponibles et faire une estimation des coûts
3. Se servir d’un catalogue
4. Remplir un bulletin de commande
Il s’agit de faire une liste de matériel faisant ressortir
 Pour chaque article, le lieu d’approvisionnement (service officiel,
fournisseur etc)
a.- Comment faire
 Pour chaque article, le type et la quantité nécessaire, pour cela il faudrait
la liste
savoir la fréquence des commandes (périodicité des achats) la quantité
normalement utilisée entre deux commandes, se rassurer que cette quantité
utilisée est normale et répond vraiment aux besoins exprimés.
La variété et l’insuffisance des ressources est une réalité de tous les services de
santé du monde. Il est par conséquent impérieux d’équilibrer les besoins par
rapport aux ressources, autrement dit, il s’agit de comparer les besoins à la
quantité d’argent dont on dispose pour leur satisfaction
Le plus souvent, cet argent ne suffit pas pour la satisfaction de ces besoins.
Ainsi un jeu d’équilibre permettra de réduire ces besoins pour les faire
correspondre aux fonds disponibles. C’est pour cela qu’il faut une estimation
des coûts avant de remplir le bulletin de commande.

Exemple de tableau des estimations de coût

b.- Equilibrer les Désignation Type Unité Quantité Coût Coût total
besoins et les des articles d’article unitaire
ressources Alcool 90º L 100 500 50.000
Coton hydrophile sachet 50 450 22.500
bande ordinaire rouleau 15 300 4.500
compresses stérilisées paquet 20 1.000 20.000
microscope électronique 1 1 300.000 300.000
stéthoscope médical 1 1 7.000 7.000
thermomètres médicaux 1 100 500 50.000
TOTAL 454.000
En supposant que l’on ne dispose que de 450.000 F pour l’année, il
faudrait réviser la liste en supprimant des articles, en diminuant leur
quantité jusqu’à que le coût total corresponde à ce chiffre
Un catalogue est un document contenant la liste des articles offerts à la
c.- Se servir d’un vente dans un certain endroit. On se sert d’un catalogue chaque fois qu’on
catalogue achète un article à distance. Un catalogue peut être publié par les magasins
d’État ou par une société, un fabriquant ou un magasin privé
Nº de Nom de Type Unité Quantité Pris Montant
d.- Remplir un référence l’article unitaire
bulletin de de l’article
commande 1 Alcool 90º 1 200 500 100.000
2 – LE STOCKAGE
Le stockage se fait en deux sortes d’endroits :
- Un dépôt principal ou réserve où sont gardés les stocks.
- les lieux d’utilisation après la sortie des stocks.

Le contrôle du stock de fourniture, de l’équipement et des documents qui les accompagnent

sont d’une importance capitale pour la sauvegarde des biens du service.

Opérations de stockage : Elles se font :

 en enregistrant la réception des nouveaux articles ;
 en contrôlant la qualité et la quantité des stocks de matériels ;
 en effectuant la mise à jour des registres et fiches individuelles de stock.

La réception des nouveaux articles

Les articles sont généralement livrés avec une facture et /ou un bordereau de
livraison.
Après l’enregistrement, ces factures et ces bordereaux de livraison sont classés
dans des dossiers bien appropriés.
Quant aux articles, la réception est ensuite consignée dans un document appelé
livre de stock.

a.- La réception Date de N° d’ordre Nom Type Quantité Quantité Observation

des livraison d’enregistremen de commandée livrée et
nouveaux t de l’article l’article reçue
articles

Signature du récepteur Signature du livreur

N.B : On tient généralement deux livres :

- l’un pour les fournitures
- l’autre pour le matériel durable.
La tenue des mouvements de stock (entrées, sorties)
Chaque article est consigné sur une page différente du livre. Chaque fois qu’on
reçoit un article, on l’ajoute au total en stock et les sorties d’articles sont
comptabilisées en les soustrayant du total en stock.
b.-La tenue des
Le nouveau total constitue ce qui reste en stock. Là, on parlera de balance des
mouvements stocks.
de stock
(entrées, Dates Articles Reçu de.. Facture Quantité Quantité Reste en
sorties) date reçue sortie stock
3 - SORTIE DE STOCK
Un centre de santé peut avoir plusieurs services (maternité, laboratoire, par exemple).
Le responsable de chacun de ces services est aussi responsable du matériel qui lui est
confié. Ainsi après que le matériel a été commandé, reçu et enregistré dans le livre de
magasin, on le met en circulation.

Cette sortie de matériel requiert 3 opérations :

 enregistrer la sortie c’est-à-dire la consigner dans le livre de stock ;
 faire un bordereau et le faire signer ;
 enregistrer dans l’inventaire du service qui reçoit le matériel et qui l’utilise .
Le libre de stock
 La consignation de la sortie du matériel dans le livre de stock
a.- Le libre permet de connaître le reste en stock en soustrayant la quantité
de stock prélevée du total en stock.
 Son importance est qu’il permet de savoir quand est-ce qu’il
faut faire une commande grâce à la baisse du stock constaté.

Le bordereau de stock
C’est un document qui permet de justifier et de garder les
traces de la sortie du matériel.
Sur ce formulaire sont inscrits :
 la date de sortie ;
 l’article sorti et sa quantité ainsi que la page du livre sur
b.- Le bordereau
laquelle il est inscrit
de stock
 le service où il sera utilisé ;
 la signature de la personne responsable de son utilisation
(le chef de service).

Le signataire du bordereau de sortie devient responsable du matériel reçu.

Un duplicata lui est remis au nom du service qui reçoit le matériel.
L’inventaire
 Un inventaire est une liste de l’équipement qu’on trouve à un
certain endroit.

 Chaque service d’un centre de santé tient l’inventaire de ses biens

c.- L’inventaire non renouvelables. Tout nouvel équipement qui lui est remis doit
figurer sur son inventaire.

 L’importance de l’inventaire c’est qu’il sert à vérifier

périodiquement le stock de matériel en usage.

4.- LE CONTRÔLE ET L’ENTRETIEN

 Il faut contrôler les fournitures pour éviter le gaspillage
 Le matériel doit être entretenu, c’est-à-dire maintenu en bon état.
 Pour travailler économiquement, il faut utiliser au mieux le matériel et les fournitures
 Un matériel bien entretenu dure plus longtemps ; un matériel utilisé correctement n’est
pas gaspillé.
 Equipements et matériel doivent être remis propres et en bon état à leur place quand on a
fini de s’en servir.
III - VALEUR ET UTILITÉ DES FICHIERS DE MATÉRIEL
Un bon gestionnaire prend soin du matériel en:
 instruisant et motivant le personnel pour qu’il se sente responsable du matériel
qu’il emploie,
 commandant les fournitures quand il le faut,
 stockant correctement,
 contrôlant l’utilisation.

Grâce aux fichiers de matériel, on fait un bon enregistrement qui économise du temps. Ce bon
enregistrement contribue également à l’économie, à l’efficacité et au bon fonctionnement du
service de santé.

IV-TECHNIQUE D’APPROVISIONNEMENT-NOTION DE STOCK

Le choix d’une politique d’approvisionnement doit amener le gestionnaire à répondre à deux
questions fondamentales :
- Quelle quantité commander ?
- Quand passer la commande ?
La réponse à ces questions sera fonction des décisions relative.

1.- STOCK MINIMUM (S.M.)

Il correspond à la quantité du produit consommé pendant le délai
d’approvisionnement ou délai de livraison.

2.- DÉLAI DE LIVRAISON (D.L.)

On appelle délai de livraison l’intervalle de temps qui sépare deux livraisons.

3.- CONSOMMATION MOYENNE (CM.)

C’est la consommation des produits sur une période de 30 jours.

SM = CM x DL

Exemple :
a) La C.M. de coton enregistrée au niveau d’un C.S. est estimée à 400 sachets.
le délai de livraison est 1 mois. Quel est le S.M. ?

b) La consommation d’alcool mensuelle au niveau d’un centre de santé est 60

litres ; le délai de livraison est 15 jours. Calcule le S.M.

SM = CM x DL = 60 x 1 = 30 litres
2
 RÉSUMÉ. ETAPES DE GESTION
La commande
C’est demander et obtenir ce matériel auprès des services
compétents

Pour faire la commande il faut :

1.- La commande 1. faire la liste de ce dont on aura besoin
2. équilibrer les besoins et les ressources disponibles et faire
une estimation des coûts
3. se servir d’un catalogue (document contenant la liste des
articles offerts à la vente)
4. remplir un bulletin de commande
Le stockage
Le contrôle du stock est d’une importance capitale pour la
sauvegarde des biens du service.

Opérations de stockage :
2.- Le stockage 1. Enregistrer la réception des nouveaux articles : Les articles
sont généralement livrés avec une facture et/ou un bordereau de
livraison
2. Contrôler les mouvements de stock : entrées et sorties
3. La mise à jour des registres et fiches individuelles de stock

La sortie de matériel requiert 3 opérations

1. Enregistrer la sortie dans le libre de stock :
 cela permet de connaître le reste en stock.
 Son importance est qu’il permet de savoir quand est-ce
qu’il faut faire une commande grâce à la baisse du stock
constaté
2. Faire un bordereau de stock et le faire signer
Le bordereau de stock permet de justifier et de garder les traces
3.- La sortie des de la sortie du matériel
stocks 3. Enregistrer dans l’inventaire
 Un inventaire est une liste de l’équipement qu’on trouve à
un certain endroit.
 Chaque service d’un centre de santé tient l’inventaire de ses
biens non renouvelables. Tout nouvel équipement qui lui
est remis doit figurer sur son inventaire.
 L’importance de l’inventaire c’est qu’il sert à vérifier
périodiquement le stock de matériel en usage.

Le contrôle et l’entretien
 Il faut contrôler les fournitures pour éviter le gaspillage
 Le matériel doit être entretenu, c’est-à-dire maintenu en bon état.
 Pour travailler économiquement, il faut utiliser au mieux le matériel et
4.- Le contrôle
les fournitures
et l’entretien  Un matériel bien entretenu dure plus longtemps ; un matériel utilisé
correctement n’est pas gaspillé.
 Equipements et matériel doivent être remis propres et en bon état à
leur place quand on a fini de s’en servir.
 GESTION DES MÉDICAMENTS
OBJECTIFS : L’élève infirmière doit être capable :
 d’employer les médicaments avec sagesse et sans gaspillage, et d’éduquer le
personnel et les malades à un bon emploi de ces médicaments
 d’adapter une liste de médicaments à une unité de santé
 de commander et de stocker les médicaments pour prévoir la consommation
 de distribuer et de contrôler l’utilisation des médicaments.

I. LE BUT DE LA GESTION DES MÉDICAMENTS

La gestion des médicaments fait en sorte qu’ils soient employés avec sagesse et sans
gaspillage et qu’il y en ait assez pour répondre aux besoins des malades.
Les causes fréquentes de gaspillage des médicaments sont :
1. la sur-prescription qui consiste à prescrire trop de médicaments
différents à un malade
2. l’emploi des spécialités coûteuses alors que des produits bons marchés
ou courants sont aussi efficaces (spécialités et D.C.I.) ;
3. La prescription de médicaments sans qu’il y ait un bon diagnostic
4. La prescription de doses plus importantes que nécessaires.
5. La commande de grande quantité de médicaments : le stockage
excessif, si bien que certains médicaments périment sur une étagère ;
1.- Les causes 6. Les exigences du malade qui fait souvent un choix entre la prise orale
fréquentes de des médicaments et les injections
gaspillage des 7. Le non-respect des règles de gestion.
médicaments 8. Un mauvais fonctionnement du réfrigérateur qui enlève toute efficacité
aux vaccins ;
9. l’exposition des médicaments à l’humidité, à la chaleur ou à la
lumière ;
10. La distribution (ou sortie des stocks) de trop de médicaments à la fois,
si bien qu’on les vole ou qu’on en abuse ;

Une éducation des agents de santé et des malades à un bon emploi des
médicaments s’avère nécessaire.

Education du personnel de santé et des malades à bon emploi des

médicaments
Les agents de santé :
 Les agents de santé doivent être bien informés sur
l’importance, le danger et le prix des médicaments et apprendre
à les utiliser avec le sens de leurs responsabilités.
2.- Education du  Les agents de santé doivent expliquer très soigneusement aux
personnel de malades comment prendre leurs médicaments.
santé et
Les malades doivent donc apprendre que :
des malades  Chaque médicament a une action particulière ;
à bon emploi  La dose est très importante ;
des  Le traitement doit être régulier ;
médicaments  Le traitement doit être mené à terme ;
 Il faut garder les médicaments hors d’atteinte des petits enfants.

Beaucoup d’explications et d’encouragements doivent être fournis aux

malades de tuberculose et de lèpre qui doivent prendre des
médicaments pendant des mois.
II . L’ETABLISSEMENT D’UNE LISTE TYPE
La plupart des unités ou des services de santé ont une liste type de médicaments courants.
Cette liste type est généralement établie par les superviseurs ou le médecin et autant que
possible, à partir d’une liste de médicaments essentiels établie au niveau national (D.C.I.).

La liste type d’une maternité comprend généralement un analgésique (ex : péthidine) et

ocytocique (ex. : ergométrine). La liste type d’un dispensaire pour enfants comporte toute une
gamme de vaccins.
Ex. P. 165 - 166

III.- ESTIMATION DES BESOINS = COMMANDE ET STOCKAGE DES

MÉDICAMENTS
Il est important d’estimer approximativement la quantité nécessaire de chaque médicament.
On peut y réussir par un calcul =
Formule de calcul :

Dose totale pour un Nombre habituel de malades traités

X
traitement moyen Par ce médicament entre deux commandes

Exemple :
On prescrit de l’aspirine à dix malades par jour (en moyenne).
La posologie moyenne de l’aspirine est de 2 comprimés 3 fois par jour, c’est à dire 6
comprimés. Le délai entre les commandes est de trois mois (environ 90 jours). Combien faut-il
d’aspirine ? Si elle est livrée en bocaux de 1000, combien de bocaux commandera-t-on tous
les trois mois ?

Solution :
. Aspirine nécessaire = 6 comprimés x 10 malades par j. x 90
= 60 x 90
= 5400 comprimés d’aspirines nécessaires tous les trois mois.
On commandera : 5400 : 1000 = 6 bocaux.

IV.- DISTRIBUTION DES MÉDICAMENTS ET LE CONTRÔLE DE LEUR

UTILISATION

Les médicaments sont distribués régulièrement en quantités connues. Ceci permet de

surveiller et de contrôler leur usage.

Les médicaments vitaux doivent être régulièrement contrôlés car si on en manque lors d’une
urgence, cela peut entraîner la mort d’un malade.

La pharmacie d’un centre de santé doit être surveillée de près pour que les médicaments
nécessaires soient disponibles quand on en a besoin et en quantité voulue .
ADMINISTRATION
 INTRODUCTION: ADMINISTRATION
 L’administration peut être définie comme l’ensemble des structures constituées pour
gérer l’Etat. Il s’agit ici de l’ensemble des structures spécialisées qui sont mises en place
dans le but d’intérêt général.
 En d’autres termes, il s’agit de l’ensemble des services publics qui s’occupent chacun à
son niveau d’une mission de promotion humaine pour l’Etat.

Administrer, c’est diriger, c’est gouverner, c’est aussi gérer.

Par exemple, on parlera de l’administration de la santé, des affaires étrangères, de l’éducation
etc.......

 D’autre part, l’administration s’entend par les moyens humains. C’est à dire les agents
chargés d’administrer les structures étatiques.
* On pense d’abord au pouvoir exécutif
 Le Président de la République
 Le 1er Ministre et les Ministres

* Au sens large, il comprend l’ensemble :

 Des technocrates du cabinet ministériel (conseillers techniques)
 Des directeurs nationaux
 Des gouverneurs
 Préfets
 Sous préfets

L’administration est composée d’un ensemble de rouages, d’institutions organiques, de

mécanisme juridique qui dominent la vie des individus, limitent et garantissent la liberté.
L’administration est l’incarnation directe de l’Etat qui est au sommet de toute société
organisée. Ainsi les différentes institutions organiques doivent communiquer entre elles et
avec les citoyens dans un langage appelé “style administratif”.

LES CARACTÈRES SPÉCIFIQUES (qualités) DE L’ADMINISTRATION SONT :

1. le respect de la hiérarchie
2. la responsabilité
3. l’objectivité
4. la courtoisie
5. la prudence
6. la précision
7. et le caractère spécifique de la rédaction administrative.

LA RÉDACTION ADMINISTRATIVE :
Elle est définie comme l’art de formuler par écrit une pensée dans un domaine
spécifique qui relève de la théorie et de la pratique administrative.

La rédaction administrative est aussi un moyen de communication entre les

domaines de l’État, entre ceux-ci et les citoyens. En rédaction administrative,
le respect de la hiérarchie est exigé.
 ORGANISATION ADMINISTRATIVE

I. ORGANISATION
Les structures de base de l’administration sont organisées à deux niveaux :
Elles sont instituées sur le plan central d’une part et sur le plan local d’autre part.
1. A l’échelon central, se trouvent des services qui agissent au nom de l’Etat.
2. A l’échelon local, se situent des services qui représentent soit l’Etat, soit les
personnes publiques, locales particulières que sont les communes et le district.

L’organisation administrative centrale

 est constituée par des services de l’Etat installés dans la capitale
qui dirigent l’action administrative de l’Etat sur l’ensemble du
territoire.
1.- L’organisation
 Ils dépendent d’autorités (Président de la République, Premier
administrative Ministre, Ministres) qui ont à la fois un rôle politique et
centrale administratif.
 Ils permettent à la décision politique de se concrétiser et d’être
appliquée effectivement.

L’organisation administrative locale

L’administration est incarnée sur le plan local par deux types d’organes :
a) Les différents ministères disposent de services implantés sur tout le
territoire dans le cadre des circonscriptions administratives.
2.- L’organisation (Régions, cercles, arrondissements) avec des agents à leur
administrative disposition.
locale
b) D’autre part, le territoire du Mali comprend des collectivités locales
dotées d’organes propres qui possèdent également d’importantes
attributions administratives.

II.- CLASSIFICATION DES DIFFÉRENTS SERVICES COMPOSANT

L’ADMINISTRATION

 L’administration est composée d’un ensemble de services généraux divisés en sous

services, les uns plus importants que les autres mais tous utiles au fonctionnement de
l’entité.

 Certains services sont uniquement situés dans la capitale . Ces services ont les pouvoirs
les plus étendus de conception, de coordination et de contrôle. On les appelle “services
centraux”. Ce sont les départements ministériels, les directions nationales, les Directeurs.

 A l’échelon inférieur, les services subrégionaux sont ceux situés au niveau des
cercles: les arrondissements et les villages abritent les services locaux.
III.- LA HIÉRARCHIE ADMINISTRATIVE
Il est établi entre les agents d’un même service un lien de subordination fondé sur le degré de
la responsabilité assumée. Ce lien qui réglemente prend le nom de hiérarchie. Son respect est
important pour le bon fonctionnement du service. Il s’exerce du ministre à l’agent d’exécution
de la base.

RESPECT DE LA HIÉRARCHIE
Le respect de la hiérarchie se traduit constamment dans les écrits de l’administration par des
nuances dont on trouvera ci-après un aperçu.

Le supérieur informe
fait savoir à
fait connaître à
fait observer à
fait remarquer à
demande l’avis de
demande à
prie
engage
ordonne à
prescrit à
enjoint à
convie à
envoie à son subordonné

Le subordonné rend compte à

Expose à
Sollicite de
Est reconnaissant à
Propose à
Suggère à son supérieur

Le supérieur prie son subordonné de vouloir....

Le subordonné prie son supérieur de bien vouloir.....
Le subordonné prie son supérieur d’agréer l’expression et non l’assurance de son
respect ou de son dévouement.

Le supérieur attache le plus grand prix à

le plus grand intérêt à
prie de veiller à
prie de tenir la main à

Enfin, le subordonné propose et le supérieur dispose, d’où l’emploi fréquent du

conditionnel qui réserve la faculté de décision de l’autorité la plus élevée.
 RÉPARTITION DU PERSONNEL

Dans le domaine administratif, le travail est réparti entre le Personnel en fonction des
règles de compétence. Ces règles sont d’ordre du public.

La compétence est définie comme l’aptitude reconnue légalement à une autorité de faire
certains actes. Ainsi, les agents d’exécution sont chargés des travaux manuels ou simples. Les
agents de coordination gèrent les activités d’autres agents de service. Les agents de
compétence conçoivent les orientations et les stratégies d’un meilleur fonctionnement et de
développement du service.

LE PRINCIPE DE DÉLÉGATION
Principe de délégation :Il consiste pour l’agent administratif d’agir en lieu et place d’un
autre.

Il y a la délégation de pouvoir et celle de signature.

La délégation du pouvoir
 Elle consiste pour une autorité administrative à se dessaisir dans les
limites légales d’un ou de plusieurs de ses pouvoirs en faveur d’un
1.- La délégation autre agent qui les exercera à sa place.
de `pouvoir Autrement dit, elle consiste pour l’autorité normalement investie d’une
compétence à abandonner une partie de ses compétences au bénéfice
d’autorité inférieure

La délégation de signature
 Elle consiste pour une autorité administrative à autoriser un autre
agent à signer certaines décisions en son nom.
2.- La délégation
de signature  A la différence de la délégation de pouvoir, l’autorité compétente
qui délègue sa signature ne se dessaisit pas de sa compétence, elle
autorise seulement une autorité subordonnée à signer certaines décisions
ou certains actes en son nom, sous son contrôle et sa responsabilité.

RÈGLES POUR DÉLÉGUER SON AUTORITÉ ET SA RESPONSABILITÉ

1 - Préciser clairement sur quoi porte la délégation.
2 - Choisir la personne qui convient et s’assurer qu’elle peut faire ce travail.
3 - Expliquer aux autres qu’on a délégué un travail, et à qui.
4 - Ne pas intervenir sauf si on vous le demande, et s’attendre à quelques erreurs.
5 - Apporter le soutien nécessaire et suivre la progression du travail.
 NOTION D’ORGANIGRAMME

C’est un graphique ou schéma qui indique la structure, la fonction et les relations

fonctionnelles d’une entreprise, d’un service, d’une institution.

Ce schéma désigne donc à la fois les divers organes de l’entreprise ou du service et leurs
rapports respectifs. Ce sont généralement des rapports subordinatifs fondés sur le degré de
responsabilité à assumer dans l’entreprise ou dans le service. Ce lien bien réglementé s’appelle
hiérarchie. Son respect est très capital pour le bon fonctionnement du service. La hiérarchie
s’exerce du Ministre à l’agent de base.

I - DIFFÉRENTS TYPES D’ORGANIGRAMMES :

Il existe plusieurs types d’organigrammes. Notre étude portera sur trois types.
L’organigramme de structure
Il présente le schéma de l’entreprise ou du service.
Ce type d’organigramme fait ressortir à travers de petits rectangles
- d’une part les divers organes du service,
- d’autre part les liens qui existent entre eux.

1.- L’organigramme Exemple : L’organigramme de structure d’un CSCOM

de structure
Salle de consultation Salle de consultation
externe SMI et accouchement

Salle de soins Pharmacie

L’organigramme de fonction
Ce type d’organigramme décrit les fonctions exercées dans le
service ou dans l’entreprise. Il fait ressortir dans les rectangles les
fonctions des responsables des unités qui composent l’entreprise ou
le service.

Exemple : l’organigramme de fonction d’un C.S.C.O.M.

2.- L’organigramme
de fonction Médecin

Gardien
Caissier

Sage-femme Infirmier

L’organigramme nominatif
3.- L’organigramme Ce type d’organigramme d’un usage rare fait ressortir dans les
nominatif rectangles les noms des responsables des unités du service ou de
l’entreprise

.II - IMPORTANCE DE L’ORGANIGRAMME

 Un organigramme est un moyen d’information. Il éclaire et renseigne sur le système
de fonctionnement d’un service ou d’une entreprise.
 Il peut être utilisé pour permettre l’étude et l’amélioration des structures existantes et de
leurs relations fonctionnelles.
 LES CORRESPONDANCES ADMINISTRATIVES

La correspondance administrative est un document au moyen duquel une personne

physique ou morale adresse une communication à un destinataire. C’est donc le document
administratif le plus courant. Elle peut être écrite ou orale.

Les différents types de correspondances peuvent être classés en :

I. Documents de liaison :
1. lettres (lettres administratives et lettres à forme `personnelle)
2. bordereau d’envoi,
3. télégramme officiel,
4. message
5. télex,
6. fax.
II. Documents d’information :
1. compte-rendu
2. rapports
3. procès verbaux (PV)
III. Documents d’injonction :
1. notes de service
2. décision
3. circulaire.........

I.- LES DOCUMENTS DE LIAISON

1.- LES LETTRES

Nous avons :
1.- les lettres administratives et
2.- les lettres à forme personnelle.

1. LA LETTRE ADMINISTRATIVE OU LETTRE ENTRE SERVICES

La lettre administrative est la lettre adressée par un service à un service
administratif d’un même état. Elle comprend des lettres échangées :
Définition  soit entre services publics relevant de départements ministériels distincts ;
 soit entre services publics relevant du même département ministériel.
Les mentions
ou parties Les mentions (ou parties) de la lettre administrative sont :

1. La mention spécifique et l’identification

a) L’appellation officielle de l’Etat et sa devise
est une mention obligatoire qui doit figurer à la première page du
document en haut et en majuscules.
b) Le timbre :
est la mention d’identification du service émetteur. Il figure en haut
et à gauche de la page et doit obligatoirement respecter le principe
hiérarchique du service émetteur.
c) La suscription :
c’est la formule d’envoi au destinataire. Elle est portée en haut et à
droite sous la mention date.
Elle se compose de deux parties reliées par la préposition A : la 1ère
indique la qualité de l’expéditeur, la 2è celle du destinataire.
d) La signature :
Elle est placée en bas et à droite de la lettre. Elle se situe entre la
fonction de l’expéditeur et son nom.
 2. La mention d’identification du document
a) Le Numéro d’enregistrement :
Ce numéro doit être suivi obligatoirement du sigle du service
d’émetteur. Les éléments constitutifs de ce sigle sont séparés par des
barres obliques et se succèdent dans l’ordre hiérarchique.
b) Lieu d’expédition et la date :
Ségou, le 2-03-2001. Ces mentions ont une importance juridique.
Elles peuvent se situer soit en haut et à droite de la page, soit en bas.
c) Objet :
Cette mention est portée sur le côté gauche de la feuille en respectant
la marge. Elle est suivie d’une formule brève précisant la question
traitée dans la lettre.
Son but est de permettre au destinataire de situer d’un coup d’oeil le
contenu de la lettre et de faciliter la ventilation du courrier et son
classement.
d) La référence :
Elle se place sous l’objet. Elle devient obligatoire lorsqu’on se réfère
à un document ou à une lettre antérieure pour répondre ou écrire une
correspondance

3. Les mentions occasionnelles

a) La mention “pièces jointes” :
Son but est d’attirer l’attention du destinataire sur les documents
annexés transmis avec la lettre.
b) Les ampliations :
Cette mention devient obligatoire lorsque les copies signées et
conformes à l’original sont adressées à d’autres services ou
personnes que l’expéditeur principal estime nécessaire.

N.B. : La lettre administrative ne fait pas recours à l’usage de la forme

d’appel et de la formule de politesse.

2.- LETTRE À FORME PERSONNELLE

Elle s’applique dans les cas suivants :
1. Lorsque les fonctionnaires et agents s’adressent à un supérieur hiérarchique pour lui
exposer un problème personnel et lorsque les supérieurs répondent à un subordonné ou lui
écrivent à propos d’un problème personnel.
2. Lorsque les représentants de l’administration s’adressent à une personne privée ou au
représentant d’un organisme privé.
3. Lorsque les représentants de l’administration s’adressent aux représentants d’une
administration étrangère ou internationale.

 Elle se caractérise par la présence de la formule d’appel , c’est-à-dire la formule servant à

interpeller le destinataire.
Par exemple = Monsieur Le Directeur.............
= Monsieur le Haut Commissaire...........
= Monsieur Le Ministre.......
 Elle se présente aussi par la formule de courtoisie , c’est-à-dire la formule finale exprimant
la politesse de l’expéditeur envers le destinataire.
Par exemple : “Je vous prie de bien vouloir agréer l’expression de ma profonde gratitude”.
Ces deux formules (d’appel et de courtoisie) n’existent pas dans la lettre à forme
administrative.

 Elle ne pressente ni objet ni référence

 Le timbre, le lieu d’origine, la date et le numéro d’enregistrement sont mentionnés
EXEMPLES DE LETTRES ADMINISTRATIVES

Ministère de la Santé République du Mali

Direction Nationale de la Santé Un Peuple - Un But - Une Foi
BAMAKO _________

Référence : O25/MS/DNSP
Objet : Dossiers de candidature
Le Directeur National de la Santé

La Révérende Sœur Directrice

De l’E.I.P.C. de Ségou

Révérende Sœur Directrice,

Dans le cadre de la préparation de l’examen de fin d’études des élèves de

troisième année de votre établissement, j’ai l’honneur de vous demander de
bien vouloir me faire parvenir avant le 30 mars 2001, les dossiers des
candidates.

Bamako, le 15 janvier 2001

Le Directeur National

(Prénom et Nom)
Ministère de la Santé République du Mali
Direction Nationale de la Santé Un Peuple - Un But - Une
Ecole des Infirmières de ___________
Vicenta Maria - S E G O U
_________ Ségou, le 05 mars 2001

Référence = 008/C.V.M
Objet : Dossiers de candidature

Référence : votre lettre n°025

/MS/DNSP du 15-01-2001

La Directrice de
L ‘ E.I.P.C Segou

A
Monsieur Le Directeur
National de la Santé

Monsieur Le Directeur,

Suite à votre lettre ci-dessus référée, j’ai l’honneur de vous faire parvenir les
dossiers de candidature de mes élèves de troisième année.
Ci-joint en annexe.

La Directrice
Centre de Santé République du Mali
De Fana Un Peuple - Un But - Une Foi
B.P. 118

Le chef du Centre de
Santé de Fana

Monsieur Le Médecin
Chef du centre de Santé
de Référence de Dioïla

Objet : Réception de
matériel médical.
Réf : n° 125/C.S.-F

Monsieur Le Docteur,

J’ai le plaisir de vous informer que nous avons reçu les deux cartons de
matériel médical que vous avez envoyé. Ce matériel arrive au bon moment car nous
n’avions plus, au niveau de notre Centre, qu’une très petite quantité de sachets de
coton, d’alcool, de mercurochrome, de gants.

La quantité reçue est conforme au bordereau de livraison que j’ai signé.

Néanmoins, nous vous serions très obligés si vous pouviez nous envoyer encore les
médicaments et quelques matériels dont je joins la liste à la présente correspondance.

Veuillez croire, Monsieur le Docteur, à l’expression de mes sentiments les

meilleurs.

Fana, le 16 Mai 2003

Le Chef du Centre de Santé

X
 EXEMPLES DE LETTRES À FORME PERSONNELLE

Madame............................ République du Mali

N°Mle............................... Un Peuple - Un But - Une Foi
Infirmière d’Etat en
service au C.S.A de
Konobougou

Monsieur Le Médecin-Chef
du C.S.C de Barouély
Voie hiérarchique

Monsieur,

J’ai l’honneur de solliciter de votre haute bienveillance une permission d’absence de 3

jours pour me permettre de me présenter au concours d’entrée à l’E.S.S. dont les épreuves se
dérouleront les 7, 8 et 9 mai 2001.

Veuillez agréer, je vous prie Docteur, l’expression de mes sentiments les plus
respectueux.

Konobougou, le 2 mai 2001

Signature
Haut Commissariat de Ségou République du Mali
Direction Régionale de Santé Un Peuple - Un But - Une Foi
de Ségou
Centre de Santé de Barouély
N° 07/CS-B du 04-5-2001

Le Médecin chef du Cercle de

Barouély

Madame ……………….

Madame...................,

En réponse à votre lettre sans numéro, en date du 02-05-01, j’ai l’honneur de vous
accorder la permission en question.

Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes salutations les plus sincères.

Barouély, le 04 mai 2001.

Signature
2.- LE BORDEREAU D’ENVOI OU DE TRANSMISSION
C’est un document utilisé pour l’envoi de pièces administratives d’un service à un autre.

Cependant le rédacteur ne peut recourir au bordereau que quand la transmission exige des
explications de sa part ou quand le respect du Supérieur hiérarchique est à préserver. Dans ce
cas, une lettre accompagne le document. Cette lettre prend le nom de “lettre
d’accompagnement”.

Le destinataire, après réception des deux bordereaux, devra renvoyer à l’expéditeur le double
(copie) du bordereau dûment daté et signé; il conserve l’original.
Quand la transmission est faite dans le cadre interne du service, le rédacteur doit avoir recours
au “soit-transmis”. Ce document est employé normalement de supérieur à subordonné = le
premier l’utilisant pour donner des instructions au second.

Exemple :

Enseignement Catholique République du Mali

Direction Régionale Diocésaine Un Peuple - Un But - Une Foi
_________________ _____________
Direction Ecole des Infirmières
de VICENTA MARIA - Ségou

La Directrice de l’Ecole des Infirmières

de Vicenta Maria - Ségou

Monsieur Le D.D. de l’E.C. de

Ségou

Bordereau d’envoi n°............./C.V.M.S

Nº Désignation des pièces Nombre Observations

d’ordre De pièces
1 - Rapport du 1er trimestre 2000 1 - Pour information
2 - Dossiers des candidates à l’examen 23 - Pour attribution
- Pour avis
- Pour signature
- Pour suite à donner
- Pour élément de réponses
- Pour décision
- Pour suggestions
- Pour étude
- Pour compte-rendu
TOTAL
Reçu à Ségou, le
Ségou, le

Signature du destinataire La Directrice

 II.- LES DOCUMENTS D’INFORMATION
1. Le compte – rendu
2. Le procès verbal (PV)
3. Le rapport

1.- LE COMPTE – RENDU

 Le compte-rendu est un document descriptif de faits, d’événement ou d’activités
que le rédacteur a pu constater ou auxquels il a participé.
 Il doit les rapporter fidèlement sans les interpréter . Le rédacteur du compte-rendu
Définition ne doit pas tirer une conclusion de sa narration. Il se doit de reproduire simplement
ce qu’il a constaté ou fait.
 La rédaction du compte-rendu doit se caractériser par la clarté, la précision, la
rigueur et l’objectivité.
Parmi les nombreux compte-rendus, on peut distinguer
 Le compte-rendu de réunion et
 Le compte-rendu hiérarchique

A.- LE COMPTE – RENDU DE RÉUNION

Le compte-rendu de réunion est un document qui relate les discussions qui se
sont déroulées au cours d’une réunion.
 S’il se limite à rappeler l’essentiel de ces discussions et des résolutions, il
devient en ce moment un compte-rendu analytique.
 Mais lorsque l’importance des sujets ou la qualité de la réunion l’impose,
les débats sont reproduits en entier, en ce moment on parlera de compte-
rendu intégral ou sténographique.

Le compte-rendu doit être exact ou succinct. Il comportera les parties(ou

mentions) suivantes
1. Un titre
Par exemple = “Compte-rendu de la réunion du 13 janvier 2001 relative
à l’analyse des résultats des compositions du premier trimestre de
l’Ecole des infirmières
2. Une introduction
Types de C’est à dire une phrase rappelant la date et l’heure de la réunion, le lieu
Compte- où elle s’est tenue, le nom et la qualité des personnes qui y ont
rendus participé.
Par exemple: le samedi 13 janvier 2001, s’est tenue à 16 h dans la salle
des professeurs de l’établissement, sous la présidence de la Soeur
Directrice, une réunion en vue d’analyser les résultats des compositions
du premier trimestre.
Etaient présents à la réunion:
- La Sœur Directrice de l’Ecole
- Mme Blanca, professeur
- Docteur Traoré, professeur
- Mme Tall, professeur etc
Etaient absents
- Docteur Gologo, professeur
- Docteur Koné, professeur etc
3. Un développement
Vient ensuite le compte-rendu des débats qui doit être aussi succint que
possible tout en restant parfaitement compréhensible et intelligible.
4. Une fin
La fin du compte-rendu comportera la mention suivante: “l’ordre du
jour étant épuisé, la séance est levée ou prit fin à 17h30min”.
Parfois les participants sont invités à signer pour donner au document
l’authenticité et le titre du procès verbal.
 B.- LE COMPTE-RENDU HIÉRARCHIQUE
Le document est établi soit de la propre initiative de son auteur, soit sur ordre
d’une autorité supérieure en vue de relater d’une manière détaillée ou concise,
un événement ou une situation. Il n’engage que son auteur qui en est le seul
signataire.

Il a pour objet de rendre compte à un supérieur ou de conserver une trace

écrite de ce qu’il contient. Par exemple = compte-rendu d’un accident, d’une
mission, d’activité (ou des travaux)

Le compte-rendu hiérarchique doit être d’une parfaite exactitude.

Sa qualité primordiale doit être d’enregistrer les événements, les faits, idées et
propositions dont la connaissance éclairera utilement son ou ses destinataires.
Il se caractérise par la clarté, la précision, la rigueur, l’exactitude et
l’objectivité.

2.- LE PROCÈS VERBAL (PV)

(même chose que le compte- rendu avec une différence)
Le procès verbal est un document descriptif de faits, d’évènements ou d’activités
que le rédacteur a pu constater et qu’il les rapporte fidèlement sans les interpréter.
A la fin, les participants sont invités à signer pour donner au document
l’authenticité et le titre du procès verbal.
La rédaction du procès verbal doit se caractériser par la clarté, la précision, la
Définition rigueur et l’objectivité

 La différence entre le compte-rendu et le procès verbal est que dans le

procès verbal, les participants signent à la fin pour donner au document
l’authenticité et le titre du procès verbal.

Parmi les nombreux procès verbaux, on peut distinguer

 Le procès verbal de réunion et
 le procès verbal hiérarchique

Le PV doit être exact. Il comportera les parties(ou mentions) suivantes

1. Un titre: par exemple = “procès verbal de la réunion du 13 janvier
2001 relative à l’analyse des résultats des compositions du premier
trimestre de l’Ecole des infirmières
2. Une introduction. C’est à dire une phrase rappelant la date et l’heure
Types
de la réunion, le lieu où elle s’est tenue, le nom et la qualité des
personnes qui y ont participé
3. Un développement. Vient ensuite le PV des débats qui doit être aussi
exact.
4. Une fin : La fin du PV comportera la mention suivante: “l’ordre du
jour étant épuisé, la séance est levée ou prit fin à 17h30min”.
Les participants sont invités à signer pour donner au document
l’authenticité et le titre du procès verbal.
Direction Régionale République du Mali
de la Santé de Koulikoro Un Peuple - Un But - Une Foi
Centre de Santé de Fana
B.P. 118

Procès Verbal de réception de matériel

L’An deux mille trois et le seize Mai, s’est tenue dans le Centre de référence de
Dioila , la réunion pour la remise de matériel

Etaient présents
- Le Maire de la Commune. Mr.
- Les agents de santé du centre. Mr
- Le médecin Chef du Centre de Santé de Référence de Dioila
- L’infirmière responsable du Centre de Santé

Déroulement
Monsieur Le Médecin Chef du Centre de Santé de Référence de Dioïla, a remis
à notre Centre de Santé deux cartons de matériel médical offerts par l’O.N.G.
“Vision Mondiale”.

La cérémonie de réception a été présidée par le Maire de la Commune en

présence de tous les agents de santé du Centre. Dans son allocution, le Maire a
remercié les généreux donateurs et a rassuré du bon usage de ce matériel composé
essentiellement de médicaments.

Intervenant à son tour, l’Infirmière responsable du Centre de Santé a précisé

que ce don permettra de soulager beaucoup de malades sans moyens.

La cérémonie de réception prit fin par la visite des locaux du centre de santé et
par une collation.

Les participants Le Président de la Cérémonie

X X

Le Secrétaire de Séance

X
3.- LE RAPPORT
 Le rapport est un document traitant une question importante et qu’on adresse
à un supérieur. Le rapport est généralement réclamé à tout fonctionnaire en
mission par son chef hiérarchique
 Le rapport ne se limite pas seulement à relater les faits et les idées mais
renseigne et éclaire l’autorité supérieure en vue de décision à prendre.
Définition  Le rapport permet au rédacteur de prendre partie en donnant son point de vue
sur ce qu’il rapporte. Le rédacteur du rapport peut tirer une conclusion et
proposer une ou plusieurs solutions
 A l’instar de la lettre, le rapport est le document administratif le plus courant.

Structure du rapport

Le timbre République du Mali

Un peuple - Un But - Une foi
1. Le timbre
2. La date
3. Le titre (en caractères majuscules)
Suivi de la désignation de l’activité
4. Introduction
Il s’agit de développer l’objet du rapport en quelques phrases (pourquoi ce
rapport)
Structure
5. Corps du rapport (ou développement)
du rapport Le développement est composé de trois parties
 Première partie :cette partie doit faire ressortir une description des
faits dans la situation du problème constituant la matière du rapport et
l’historique.
 Deuxième partie: commentaire et discussion
A.- Faire une analyse pour éclairer les données ci-dessus
B.- Faire un raisonnement fondé sur les données de l’analyse
 Troisième partie.- Faire une proposition en vue d’une action ou d’une
décision à prendre

6. Conclusion: c’est la synthèse

DIFFÉRENCE (divergences) ENTRE LE COMPTE-RENDU ET LE RAPPORT

Compte - rendu Rapport

o Les compte rendu relate les faits o Le rapport permet au rédacteur de
fidèlement sans les interpréter donner son point de vue sur ce qu’il
rapporte.

o Le compte-rendu ne permet pas au o Le rapport permet au rédacteur de

rédacteur de proposer des solutions proposer une ou plusieurs solutions

POINT COMMUN ENTRE LE RAPPORT ET LE COMPTE-RENDU

Ces deux documents permettent de rapporter objectivement ce que l’on a vu, entendu, lu, fait
etc.
 III.- LES DOCUMENTS D’INJONCTION

1.- LA NOTE DE SERVICE

 La note de service est un document de communication interne du service par

lequel le chef hiérarchique donne des instructions à des subordonnés.
 Elle émane toujours du supérieur hiérarchique.
Définition  Elle a une destination collective et traite le plus souvent de problèmes d’ordre
général en relation avec l’organisation, le fonctionnement ou le contrôle du
service.

Parties ou mentions
La note de service comporte nécessairement :
o l’entête,
o le timbre,
o la mention “NOTE DE SERVICE”,
o le n° d’enregistrement,
o l’attache,
o le texte,
Parties ou o la date,
Mentions o la signature,
o les prénoms et nom du chef de service.

Dans la note de service, la formule d’appel et de politesse ne figure pas et le style est
celui de la fermeté.

La mention comme l’objet, les pièces jointes, la référence, l’ampliation, sont portés
seulement chaque fois que cela est nécessaire.
 LES FORMULES. LA LETTRE PRIVÉE

I – PRINCIPALES FORMULES D’APPEL

a) Présidents et Secrétaires généraux de société, de syndicats,
d’associations, d’organismes divers :
- Monsieur le Président,
- Madame la Présidente,
- Monsieur le Secrétaire Général,
- Madame la Secrétaire Générale.
b) Directeurs et Directrices généraux des établissements scolaires,
industriels, commerciaux :
- Monsieur Le Directeur Général,
1.- Les personnes
- Monsieur le Directeur,
privées - Madame la Directrice Générale
- Madame la Directrice.
- Monsieur l’intendant, Monsieur l’Econome, Monsieur le Censeur,
Monsieur le Surveillant Général, Monsieur le Proviseur, Madame la
Directrice.
c) Membres des professions judiciaires = Maître
d) Titulaires d’un Doctorat d’Etat :
- Monsieur le Docteur
- Docteur.
a) Culte catholique
- Très Saint Père (Le Pape)
- Monsieur le Nonce, Monsieur le Cardinal
- Monsieur l’Archevêque, Monsieur l’Evêque ou Monseigneur
- Monsieur le Supérieur
2.- les autorités
- Mon Révérend Père, Ma Révérende Sœur.
religieuses b) Culte protestant: Monsieur le Pasteur
c) Culte islamique
- Monsieur le Grand Imam
- Monsieur l’Imam

- Monsieur le Président de la République

- Monsieur le Ministre, Madame le Ministre
3.- Les autorités - Monsieur le Garde des Sceaux (Justice)
politiques - Monsieur le Président (A.N - Vice Président A.N. Conseil Economique et
Social etc....)

- Monsieur l’Ambassadeur
4.- Les autorités
- Monsieur le chargé d’Affaires
diplomatiques - Monsieur le Consul Général, Monsieur le Consul.
et consulaires
- Monsieur le Président ou Monsieur le Premier Président
5.- Les autorités - Monsieur l’Avocat Général, le Procureur Général, le Procureur, le
judiciaires et Substitut, le Juge etc....
administratives - Monsieur le Commissaire Général, le Haut Commissaire, le Préfet, le sous-
Préfet, le Directeur Général.
- Les maréchaux = Monsieur le Maréchal
- Les officiers généraux et supérieurs = Mon Général, Mon Colonel, Mon
6.- Les autorités Commandant
militaires - Les officiers subalternes = Monsieur
- Les officiers généraux de la marine : Amiral
- Les capitaines de vaisseaux, frégate, corvette = Commandant
II - LES FORMULES DE COURTOISIE OU DE POLITESSE
Exemples :
 Je vous prie d’agréer, cher Ami, l’expression de mes très cordiaux sentiments (ou de mon
fidèle souvenir)
 Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée
 Je vous prie d’agréer, Monsieur Le Ministre, l’expression de mes sentiments
déférents et dévoués.
 Je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de ma haute considération.

 Les salutations, les hommages “s’expriment”, on n’en donne pas l’assurance.

Exemples
 Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes hommages
 Veuillez agréer, Cher Monsieur (ou cher collègue), l’assurance de mes sentiments
les meilleurs et les plus cordiaux.
 Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mon profond
respect.
 Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Président de la République,
l’expression de ma très haute considération et de mes sentiments déférents et très
fidèlement dévoués.

Certaines formules très brèves peuvent être utilisées dans les relations amicales :
 Bien à vous,
 Cordialement vôtre,
 Sincèrement vôtre,
 Fidèlement vôtre.
III.- LES FORMULES D’INTRODUCTION
- Se référant à un élément précédent :
Par lettre du...
Par communication téléphonique,
Lors de la visite que vous avez faite à mes services,
Comme suite à la demande que vous avez déposée
Me référant à....
En réponse à votre....
Pour répondre à......
Sous le timbre de...... vous m’avez saisi.

- Avec ou sans référence :

J’ai l’honneur......
- de vous faire connaître, faire savoir, signaler, informer
- de vous rendre compte, exposer, soumettre, porter à votre connaissance
- de vous envoyer,
- de vous transmettre, vous faire parvenir
- d’appeler, d’attirer votre attention sur
- d’accuser réception de votre lettre du
Il m’a été signalé, donné de constater,
Il m’est signalé,
Je suis saisi de, par,
Je tiens à porter à votre connaissance,
Vous m’avez entretenu,
Nous étions convenus

IV.- FORMULES D’EXPOSITION OU DE DISCUSSION

Je note, j’observe, je constate, je précise, j’ajoute,
Je souligne, je confirme, je rappelle,

- Avec atténuation de courtoisie :

Je me permets de..... Je crois devoir...
Je ne peux que......... Je ne perds pas de vue....
Je ne sous-estime pas... mais......
Je ne peux que prendre en considération.....

- D’une manière plus autoritaire :

Il m’appartient, il vous appartiendra,
Je prends acte...... Je prends bonne note
Vous voudrez bien me donner acte,
Je serai conduit, appelé, amené à....
Je prendrai position sur.......
Il n’est pas exclu que.......

V.- FORMULES TENDANT À PRÉVENIR CERTAINS ARGUMENTS

Il n’est pas question que, (de)....
Je n’ignore pas......
Je ne suis pas sans savoir, sans connaître
Bien que certains éléments puissent......
VI.- FORMULES ENUMERATIVES
En premier lieu, en deuxième lieu, en troisième.....
D’une part,.... d’autre part....
Par ailleurs, enfin,
A titre principal, à titre subsidiaire...
Considérant que......
Etant donné que......
Compte tenu de, que....
En revanche.......

VII.- FORMULES DE CONCLUSION

En conséquence, en conclusion, en définitive, en résumé....
Je vous prie,
serais reconnaissant
serais obligé
de bien vouloir
de vouloir bien
Vous voudrez bien prendre toutes dispositions pour ....
tenir la main....
veiller que,
Il ne vous échappera pas qu’il serait hautement désirable,
J’attacherai du prix, le plus grand intérêt,
Je ne puis que vous laisser le soin de....
Vous voudrez bien soumettre à ma signature,
à mon approbation...
 EXAMEN DE FIN DE CYCLE.
EPREUVE DE GESTION ADMINISTRATION. SESSION JUIN 2000
GESTION
1. En matière de stockage, quelles sont les pièces qui justifient la réception de nouveaux
articles ? (2pts)
2. Parmi les ressources suivantes qui existent au niveau d’un centre de santé, quelles sont selon
vous celles qui appartiennent à la catégorie de ressources immatérielles ( 2pts)
- Table d’accouchement - Appareil à tension - Cardiologue
- Microscope électrique - Médecin généraliste - Sérum salé
- Consultation prénatale
3. La consommation moyenne journalière de coton au niveau d’un centre de santé se présente
comme suit : - Service de soins : 2 sachets
- Service de maternité : 3 sachets
- Service de laboratoire : 1 sachet
a) La consommation moyenne mensuelle de ce centre en coton (2 pts)
b) Calculer la prévision de consommation pour le reste de l’année à partir de la date de
20 juin 2000 (en prenant l’hypothèse d’une consommation stable) (2 pts)

ADMINISTRATION
1. Adressez à votre supérieur hiérarchique une lettre officielle de réception de matériel (5 pts)
2. Quel est le document administratif par lequel un agent de l’administration expose à son
supérieur hiérarchique une question importante en faisant une narration et une analyse des
faits ou des évènements vécus, puis des suggestions en vue de prendre une décision (4 pts)
3. Dressez le procès verbal de réception.

SEPTEMBRE 2000
I.- GESTION (8 pts)
1. Définir l’inventaire et donner son importance en matière de gestion
2. La consommation moyenne journalière de coton au niveau d’un centre de santé se présente
comme suit : - service de soins : 2 sachets
- service de maternité : 3 sachets
- service de laboratoire : 1 sachet
a) Calculer la consommation moyenne mensuelle de ce centre en coton
b) Calculer le stock minimum à constituer par le centre pour éviter une rupture pendant
l’intervalle de 45 jours représentant le délai de livraison du coton (en prenant l’hypothèse
d’une consommation stable)
II.- ADMINISTRATION
1. Quelle est la différence entre un rapport et un compte rendu ? (4 pts)
2. Qu’est-ce qu’un organigramme de fonction (3 pts)
3. Adressez à votre supérieur hiérarchique une lettre officielle de réception de matériel.
(5 pts)

JUIN 2001
I.- GESTION
A. Expliquer ce que c’est que deux biens : - de substitution - complémentaires
Prendre pour chacun des cas, un exemple sur les matériels médicaux renouvelables, puis
faire ressortir dans vos explications, l’importance de ces deux éléments de classification
dans la gestion des biens matériels qu’on peut rencontrer dans un service de santé.
B. Selon vous, quelle importance revêt la tenue du livre de stock des consommables
médicaux ?
C. La consommation moyenne mensuelle de coton hydrophile pendant les 6 premiers mois
de l’année 2001 au centre de santé communautaire de Banikoira a été de 400 sachets, le
délai de livraison du dit produit = 30 jours
1. Calculer le stock minimum du dit produit à constituer au niveau du centre
2. A quelle date du mois de juillet faudra-il prévoir une rupture de stock si la
consommation augmentait de 50%
II.- ADMINISTRATION
A. Le médecin chef du Centre de Santé de Référence de Banikoira se propose d’adresser au
coordinateur de l’ONG Gommikaï, une requête pour avoir un appui à la mise en œuvre de
son programme opérationnel annuel.
Quel type de document administratif doit-il utiliser pour faire cette requête ?

B. Vous êtes chef de poste médical de Dabougou, Cercle de Niabougou. Faire une lettre au
médecin chef du Centre de Santé de Référence de Niabougou pour lui rendre compte de
l’existence de 3 cas de ver de Guinée dans le village de Dabougou.
Rédiger cette lettre (corps) en trois lignes au maximum.

SEPTEMBRE 2001
I.- GESTION
A. Vous êtes chef de poste médical d’un Centre de Santé. S’il vous arrive d’acquérir du
matériel médical à partir des ressources financières du dit centre, indiquez :
1. Les différentes étapes de la gestion de ce matériel
2. Les différents supports de gestion qui interviennent à chacune de ces étapes
B. Remplir les cases du tableau ci-dessous dans lesquelles il y a des points d’interrogation
( ?), en fonction des entrées et sorties d’alcool aux différentes dates indiquées dams le dit
tableau.

Libellés Reçu Quantité Quantité Solde (reste

Dates Produits de...... reçue en litres sortie en litres en stock)
28/02/2001 15
01/03/2001 Alcool PPM 144 117 ?
05/03/2001 - 40 ?
10/04/2001 PPM 120 - ?
15/05/2001 PPM - 80 ?
20/06/2001 PPM 100 90 ?
25/06/2001 PPM 58 ? 0
NB.- Il vous est conseillé de reprendre ce tableau sur vos feuilles d’examen.

II.- ADMINISTRATION
A. Correspondance entre un médecin chef (supérieur hiérarchique) et un chef de poste médical
(subordonné)
Ecrire sur les feuilles d’examen, les expressions suivantes en remplissant convenablement les
pointillés soit par « médecin chef » soit par « chef de poste médical »
a) Le …….……………… convie le …………….………. à une réunion ;
b) Le ……………………. rend compte au …………………… d’une mission ;
c) Le …………………….. informe le ……………………….. des nouvelles
dispositions à prendre contre l’épidémie de méningite.

B. Vous êtres chef de poste médical de Kadogou relevant de l’aire sanitaire de Zangala. Faire le
bordereau d’envoi d’un lot de pièces justificatives au médecin chef du centre de santé de
référence du centre de Zangala. Ce lot est composé de :
- 3 factures d’un montant total de 75.000 Fcfa
- 1 état de perdiem d’un montant de 120.000 Fcfa
Ces pièces sont relatives à la justification d’une activité d’IEC financée sur fonds PRODESS.
 ÉPREUVE DE GESTION ADMINISTRATION. SESSION JUIN 2002

I.- GESTION
A. Quels sont selon vous les documents qui justifient la réception d’un matériel commandé
au niveau d’un centre de santé ?

B. Le tableau (balance des stocks) ci-dessous retrace les mouvements de stock de coton
hydrophile aux différentes dates indiquées dans le dit tableau.

Libellés Reçu Quantité Quantité Solde (reste

Dates Produits de...... reçue en sortie en en stock)
litres litres
01/01/2001 Coton PPM 144 ? 27
05/01/2001 Coton PPM 147 ? 37
10/01/2001 Coton PPM 167 ? 47
15/01/2001 Coton PPM 188 ? 67
20/01/2001 Coton PPM 237 ? 88
01/02/2001 Coton PPM ? 205 800
Remplir les cases du tableau ci-dessus dans lesquelles il y a des points d’interrogation ( ?)

II.- ADMINISTRATION
A. Dire sommairement dans quels cas, le bordereau d’envoi est utilisé par les représentants
de l’administration.

B. Vous êtes agent en service au Centre de Santé de Référence de Karini. Faire un bordereau
d’envoi sous la signature de votre médecin chef adressant au Directeur Régional de la
Santé de Koulibougou un lot de pièces justificatives composé de l’ordre Mission nº 32 CK
du 02 décembre 2001 ; d’un l Etat de perdiem d’un montant de 175.000 Fcfa et d’une
copie du rapport de mission.

SEPTEMBRE 2002
I.- GESTION
1. Expliquez la différence entre les deux types de biens matériels suivants :
- matériels durables
- matériels non durables
2. Prendre pour chacun des cas un exemple dans le domaine de la santé
3. Lequel des deux types de biens constitue un investissement ? Justifier votre réponse en
prenant un exemple concret dans le domaine de la santé.

II.- ADMINISTRATION
A. Le médecin chef du Centre de Santé de Référence du Cercle de Sekola adresse au
président du comité local de gestion du CSCOM de Médine (un quartier de Sekola) , une
lettre d’invitation à participer à l’atelier de validation du programme opérationnel 2003 du
dit Centre de Santé de Référence.
Quel type de lettre doit-il utiliser pour faire cette invitation ?
B. Rédiger cette lettre en trois lignes au maximum.

JUIN 2003
I - GESTION
A° 1.- ( 2,5 pts)
Expliquez comment s’effectuent les opérations de stockage du matériel reçu au
niveau d’un centre de santé.
2.- (2,5 pts)
Quelles sont alors les pièces qui justifient la réception des nouveaux articles?
B°) ( 5 pts)
Le tableau (balance des stocks) ci-dessous retrace les mouvements de stocks d’alcool
aux différentes dates indiquées dans ledit tableau.
Remplissez les cases de ce tableau dans lesquelles il y a des points d’interrogation, (?)
Libellés Reçu Quantité Quantité Solde (reste
Dates Produits de...... reçue en sortie en en stock)
litres litres
01/02/2002 Alcool PPM 144 ? 27
07/02/2002 Alcool PPM ? 110 37
23/02/2002 Alcool PPM 167 120 ?
08/03/2002 Alcool PPM 188 ? 67
15/03/2002 Alcool PPM ? 149 88
28/03/2002 Alcool PPM 905 ? 500

II - ADMINISTRATION
1.- ( 5 pts) Selon vous, quel intérêt peut-on tirer d’un organigramme ?
Qu’est-ce qu’un organigramme de fonction ?
2.- ( 5 pts) Quelle est la différence entre un rapport et un compte-rendu ?

SEPTEMBRE 2003
I.-
Vous êtes ICPM du CSCOM de Bazi Gourma et une épidémie de choléra vient de s’éclater
dans votre aire de santé. Malgré tous les efforts déployés, vous n’avez pu maîtriser l’épidémie.
Il vous revient d’adresser une correspondance au médecin-chef d’Ansongo pour lui demander
un appui en moyens logistiques et matériels tout en lui précisant qu’à la date de ce jour, vous
avez enregistré cinq (05) décès, vingt (20) malades sont encore sous traitement et dix (10) sont
guéris. Travail à faire : rédigez la dite correspondance (06 points)
II.-
Sous ordre de mission Nº 0015/CSC-A/03 du 12 février 2003, le médecin-chef d’Ansongo
s’est rendu dans la localité de Bazi-Gouma où sévit l’épidémie de choléra. L’équipe est
composée du médecin-chef lui même, du chargé SIS du CSC, du TDC du cercle et du
chauffeur. La mission dure du 12 au 15 février 2003 et a donné les résultats suivants :
- la mise à disposition du CSCOM d’une pinasse et d’une moto pour renforcer la
logistique
- la dotation du CSCOM de désinfectants pour vingt (20 litres)
- la sensibilisation des populations de l’aire de santé afin du traitement systématique à
l’eau de javel des eaux de boisson
- la mobilisation des chefs de famille de l’aire de santé pour la collecte d’une somme de
trois cent cinquante mille francs cfa sous forme de cotisation afin d’assurer la prise en
charge des primes des agents de santé mobilisés pour la circonstance
Sur le chemin de retour, le véhicule a subit une crevaison de la roue arrière gauche, dont la
réparation a coûté trois (3) mille francs cfa.
Travail à faire : rédigez le rapport de mission et envoyer une copie du dit rapport à Monsieur
le Directeur Régional de la Santé de Gao sous Bordereau d’envoi (6 points)
III.-
A la date de ce jour 18 mars 2003 vers 14,00 heures , une mission du CSC de Ménaka arrive
au CSCOM de Anuzegren afin de participer à la passation de service entre l’infirmier Chef du
Poste sortant, Mr Abdoulaye Ag IBILAL et vous-même, infirmier(ère) Chef de Poste
entrant(e). Ont participe à la passation :
- Mr. Souda Ag Almoz, Maire de la commune rurale de Ménaka
- Mr Illias Ag Louda, President de l’ASACO de Anuzegran
- Dr Moustapha Cissoko, médecin-chef adjoint du CSC de Ménaka
- Mr Abdoulaye Ag IBILAL, l’infirmier chef de poste sortant
- Et vous-même, l’infirmier(e) chef de poste entrant
Travail à faire : sur la base de cette information, rédigez le procès verbal de passation de
service (8 points)
 ÉPREUVE DE GESTION ADMINISTRATION. SESSION JUIN. 2004

I.- GESTION
1.- (4 pts) Définissez les expressions suivantes:
- Biens renouvelables. Donnez 3 exemples - Biens non renouvelables. Donnez 3 exemples
2.- (4 pts) Cite les 4 étapes de la gestion du matériel et de l’équipement au sein d’une unité de
santé
3.- (4 pts) Définis l’inventaire et donne son importance en matière de gestion
3.- (4 pts) Le tableau (balance des stocks) ci-dessous retrace les mouvements de stocks de coton
hydrophile aux différentes dates indiquées dans le dit tableau. Remplissez les cases de ce
tableau dans lesquelles il y a des points d’interrogations ( ?)
Libellés Reçu Quantité Quantité Solde (reste
Dates Produits de...... reçue en sortie en en stock)
sachets sachets
01/03/2003 Coton PPM ? 117 27
05/03/2003 Coton PPM 147 ? 37
10/03/2003 Coton PPM 167 120 ?
12/03/2003 Coton PPM 188 ? 67
15/03/2003 Coton PPM ? 149 88
18/03/2003 Coton PPM ? 405 500

II.- ADMINISTRATION (4 pts)

Vous êtes chef du centre de santé de la commune de Macina où s’est déclarée une épidémie de
choléra. Adressez à votre supérieur hiérarchique une lettre officielle en précisant l’ampleur et
la gravité de la maladie et en l’invitant à prendre les dispositions qui s’imposent.

SEPTEMBRE 2004
I.- GESTION
1. Selon vous, quelle importance revêt la tenue du livre de stock des consommables médicaux ?
2. Le tableau ci-dessous retrace les consommations de seringues et de colorants de laboratoire
enregistrées au cours des 6 derniers mois de l’année 2003 au niveau d’un centre de santé :
Centre Article Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre
d Santé
Seringues 40 unités 20 U. 60 U. 50 U. 40 U. 30 U.
Colorants 10 boites 5 B. 8 B. 15 B. 12 B. 10 B.
a) Calculer la consommation moyenne mensuelle du centre : - En unités de seringues
- En boites de colorants
b) Quel est le niveau du stock minimum que le centre devrait constituer pour éviter une
rupture si le délai de livraison : - pour les seringues : 1 mois et demi
- pour les colorants : un demi-mois
c) Ces deux articles sont classés dans quelle catégorie de bien matériel qu’on peut distinguer
au niveau d’un Centre de Santé ?
d) Ces deux produits entraînent quelle catégorie de dépense au cours d’un exercice
budgétaire ?
II.- ADMINISTRATION
Vous êtes agent en service au Centre de Santé de Référence de Zomi.
Vous devez transmettre à l’ONG « Kenayaton » un lot de pièces justificatives composé de
l’ordre Mission n1 32 CK du 02 décembre 2001 ; d’un l’Etat de paiement des frais de mission
d’un montant de 175.000 Fcfa et d’une copie du rapport de mission.
Parmi les documents ci-dessous, choisir le mieux indiqué pour transmettre votre lot de pièces
justificatives en portant sur votre feuille d’examen sous la signature du Docteur Diarrra
Mariam Diarra médecin Chef du dit centre.
1. le bordereau d’envoi
2. la lettre administrative
3. la lettre à forme personnelle
4. le compte-rendu
 ÉPREUVE DE GESTION ADMINISTRATION. SESSION JUIN. 2005
I.- GESTION (10 POINTS)
1. Quelles différences faites vous entre le stock d’alerte et le stock de sécurité ? (1 point)
2. Le tableau ci-dessous retrace la consommation de seringues et de colorants de laboratoires
enregistrés au cours des 6 derniers mois de l’année 2005 au niveau d’un centre de santé
Centre Article Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre
d Santé
Seringues 20 unités 10 U. 120 U. 40 U. 50 U. 15 U.
Colorants 14 boites 25 B. 35 B. 12 B. 12 B. 32 B.
a) Calculer la consommation moyenne mensuelle du centre : (3 points)
- en unité de seringues - en boites de colorants
b) Quel est le niveau du stock minimum que le centre devrait constituer pour éviter une
rupture si le délai de livraison : - pour les seringues : 1 mois et demi (1,5 points)
- pour les colorants : 1 demi mois (1,5 points)
c) Peut-on classer ces catégories de dépenses dans les dépenses non récurrentes ? Justifiez
votre réponse (3 points)
II.- ADMINISTRATION (10 POINTS)
1. Quelles différences faites-vous entre un compte rendu de réunion et un procès verbal de
réunion ? (2 points)
2. Citez 12 qualités de l’écrit administratif (3 points)
3. citez les cinq mentions obligatoires communes d’un document administratif (2 points)
4. Qu’est-ce qu’un bordereau d’envoi ? (1 point)
5. Quelle différence faites vous entre une lettre à forme personnelle et une lettre à forme
administrative ? (2 points)

SEPTEMBRE 2005
I.- GESTION
1. Qu’est-ce qu’un bien économique ? ( 2 points)
2. Exercice (5 points) Le tableau ci dessous retrace les mouvements de stocks de comprimés
du sulfate de quinine 300 mg aux différentes dates indiquées dans le dit tableau.
Remplissez les cases de ce tableau dans lesquelles il y a des points d’interrogation
Date Libellés Origine Quantités Quantités Quantités solde
Reçues endommagées sorties
Sulfate
01/04/05 De quinine
PPM 0 0 0 200
Sulfate
10/04/05 De quinine
PPM 600 100 50 ?
Sulfate
15/04/05 De quinine
PPM 0 45 89 ?
Sulfate
20/04/05 De quinine
PPM 84 0 ? 78
Sulfate
25/04/05 De quinine
PPM 78 ? 62 38
Sulfate
05/05/05 De quinine
PPM ? 138 56 0
II.- ADMINSITRATION
Madame Fatoumata Fane, mère de famille de Hamdallaye ACI-2000 dans la commune IV
Bamako, a versé depuis plusieurs jours d’importants tas d’ordures dans un fossé près de la
route. Ces tas d’ordures empêchent l’eau de pluie de couler normalement et nuisent à la
salubrité, en dépit de larges publicités diffusées sous le slogan « ville propre pour une
meilleure CAMFOOT 2004 ». Dans une lettre en date du 2 février 2004, le maire de sa
commune lui notifie qu’en vertu des articles 70, 78 du code municipal, elle est tenue de
procéder à l’enlèvement de ces tas d’ordures dans les meilleurs délais, faute de quoi, la
législation l’autorise à prendre des sanctions conséquentes.
La lettre a été enregistrée sous le numéro 2135
1. Rédiger la lettre (8 points)
2. citez les qualités de l’écrit administratif (3 points)
3. Quelles sont les mentions obligatoires communes d’un document administratif?(2pts)
 ÉPREUVE DE GESTION ADMINISTRATION. SESSION JUIN 2006
EPREUVE DE GESTION ( 10 points)
Choisissez la meilleure réponse (une seule)
NB.- Notez seulement les lettres correspondantes à la bonne réponse
1. Un bien économique est
a. Tout bien qui est apte à satisfaire un besoin humain qui existe très rarement dans le milieu
naturel et dont l’obtention et la démultiplication se passe à travers un désir
b. Toute chose exprimée par un travail individuel ou collectif et dont l’augmentation du
revenu est supérieure à l’augmentation de la consommation
c. Tout bien qui est apte à satisfaire un besoin humain qui n’existe pas ou qui existe très
rarement dans le milieu naturel et dont l’obtention et la démultiplication exige un effort de
la part de l’individu
2. Une dépense récurrente est
a. Une dépense concernant des biens renouvelables
b. Une dépense concernant des biens non renouvelables
c. Une dépense concernant des biens durables
EPREUVE D’ADMINISTRATION (10 points)
1. On appelle lettre à forme personnelle, une lettre où
a. Les fonctionnaires et agents s’adressant à un supérieur hiérarchique pour lui exposer un
problème personnel et les supérieurs hiérarchiques répondant à un subordonné en lui
écrivant à propos d’un problème personnel
b. Les représentants de l’administration lorsque ceux-ci s’adressent à une personne morale
c. Les représentants de l’administration lorsqu’ils s’adressent aux représentants d’une
administration
2. La différence entre la lettre à forme personnelle et la lettre à forme administrative est que la lettre
à forme administrative
a. Comporte la formule d’appel et la formule de courtoisie
b. Comporte les mentions d’identification
c. Ne comporte pas ni formule d’a’ppel ni formule de courtoisie
d. Comporte les mentions occasionnelles
3. Une des qualités de l’écrit administratif est la prudence. Il stipule
a. Placer l’administration au-dessus des intérêts particuliers
b. Se garder des refus brutaux, choquants
c. Les affirmations, les appréciations et les souhaits doivent être nuancés et le plus souvent
exprimés au conditionnel.

SEPTEMBRE 2006
A.- ÉPREUVE DE GESTION
I. Questions
1. Selon vous, quelle importance revêt la tenue des livres de stock des consomables
médicaux (2 points)
2. Quelles différences faites-vous entre le stock d’alerte et le stock de sécurité? (2pts)
3. Dans nos centres de santé on a constaté un gaspillage notoire des médicaments.
Relevez cinq causes fréquentes de gaspillage des médicaments (2 points)
II. Exercices pratiques (4 points)
Le tableau suivant retrace le nombre de malades enregistrés en terme de nouvelles
consultations au bureau des entrées du centre de santé de référence de Fana pendant
les 6 derniers mois de l’année 2005
Mois Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre
Nombre
de malades 300 250 400 480 520 390
enregistrés
60% des malades souffrent d’amibiase. Ils sont sous métronidazole 500 mg. La dose
est 2 comprimés 3 fois par jour pendant 7 jours.
1. Calculer la consommation moyenne mensuelle de métronidazole
2. Quelle est la quantité que le centre devrait commander à titre de stock de délai de
livraison sachant que le délai de livraison de métronizdazole est de 45 jours.
B.- EPREUVE DE ADMINISTRATION
1. Qu’est qu’un organigramme de fonction ? (3 points)
2. Citez 5 qualités de l’écrit administratif (3 points)
3. En quoi consiste le principe de délégation (4 points)
Enonce les règles pour déléguer son pouvoir et sa responsabilité

JUIN 2007

A.- EPREUVE DE GESTION (10 POINTS)

1. La consommation moyenne mensuelle de sulfate de quinine 300 mg au niveau du dépôt de
médicaments du CSCOM de Tingolé est de 600 unités. Le délai de livraison du dit produit est
de 1 mois. Quelle quantité de sulfate de quinine faut il stoker en guise de stock de sécurité
afin de prévoir au prochain mois un retard de 10 jours ?
2. Définir les termes suivants
a. Un bien économique
b. Une dépense récurrente
3. Citer quatre étapes de gestion du matériel

B.- EPREUVE D’ADMINISTRATION (10 POINTS)

1. Citer 5 mentions obligatoires communes aux documents administratifs
2. Citer 2 différences entre procès verbal de réunion et compte rendu de réunion

SEPTEMBRE 2007
A.- EPREUVE DE GESTION (10 POINTS)

1. Calculer les valeurs de X1, X2, X3, X4 dans le tableau ci après

Date Quantités Quantités Quantités Solde

entrées Sorties endommagées
01/01/2007 0 0 0 200
01/02/2007 500 100 100 X1
01/03/2007 300 200 X2 50
01/04/2007 400 X3 50 50
01/05/2007 X4 100 200 0

2. Définir les termes suivants

- Efficacité
- Efficience

B.- EPREUVE D’ADMINISTRATION (10 POINTS)

1. Citer les qualités de l’écrit administratif
2. Qu’est-ce qu’un bordereau d’envoi ?
3. Quelle différence faites vous entre une lettre à forme personnelle et une lettre à forme
administrative ?
 ÉPREUVE DE GESTION ADMINISTRATION. SESSION

JUIN 2008
EPREUVE DE GESTION (10 points)
1. Définir les concepts suivants (3 points)
a.- Bordereau de livraison b.- Fiche de stock c.- Ristournes
2. Classer les ressources matérielles en fonction de leurs caractères (2 points)
3. Exercice (5 points)
Au niveau du centre de santé communautaire de Tingolé, 11 malades sont consultés en
moyenne par jour pendant les 2 derniers mois de l’année 2007. Les 10% de ces malades
souffrent de paludisme. L’infirmier chef de poste médical leur a prescrit chacun du sulfate de
quinine 300 mg à raison de 2 comprimés trois fois par jour pendant 3 jours.
Question : calculer le stock minimum que le centre devrait constituer au niveau de son dépôt
sachant que le délai d’approvisionnement du dit produit et de 45 jours.

EPREUVE DE ADMINISTRATION (10 POINTS)

a. Définir (3 points)
- Rapport. -Note de service. -Bordereau d’envoi
b. Citer 5 mentions obligatoires communes aux documents administratifs (3 points)
c. Quelles différences faites vous entre le compte rendu de réunion et le procès verbal de
réunion ? (4 points)

SEPTEMBRE 2008
EPREUVE DE GESTION (10 points)
1. Définir les notions :
Efficacité. Efficience Un bien économique Une dépense récurrente
2. Classer les ressources matérielles en fonction de leurs caractères
3. Quelles différences faites vous entre le stock d’alerte et le stock de sécurité ?
4. Exercice
Au Cscom de Markacoungo, la consommation moyenne mensuelle de cotrimoxazole est de
800 comprimés. Le délai de livraison est de 1 mois.
a. Calculer le stock minimum
b. Quelle quantité supplémentaire faut-il prévoir pour achever le mois si cette quantité
connu une rupture le 20 du mois dû à une augmentation de la consommation ?

EPREUVE DE ADMINISTRATION (10 POINTS)

1. Quelle différence faites vous entre une lettre à forme personnelle et une lettre à forme
administrative ?
2. Qu’est ce que le Principe de délégation ?
3. Citez les qualités de l’écrit administratif
4. Quelles sont les mentions obligatoires communes d’un document administratif ?