LE GUIDE DES

RÉUNIONS
UNE FOULE DE CONSEILS UTILES
POUR MAXIMISER VOTRE EFFICACITÉ

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TRANSFORMEZ
VOS RÉUNIONS
EN RENCONTRES
PRODUCTIVES!
Les réunions jouent un rôle d’importance dans le déroulement
de nos activités professionnelles. Elles facilitent l’interaction, la
communication et la mise en commun d’idées. On s’accorde
d’ailleurs à dire qu’en général, il est plus facile de régler des
situations lorsqu’on se retrouve face à face pour en discuter.
Mais pour qu’une réunion ait l’impact voulu, il faut se
conformer à certaines règles et bien planifier non seulement
le déroulement, mais également l’avant et l’après-rencontre.
Dans ces quelques pages, vous découvrirez de précieux
conseils à mettre en application dans votre quotidien pour
transformer vos réunions en rencontres productives qui
favorisent l’échange, la communication, la résolution de
problèmes et l’émergence d’idées créatrices.
Vous constaterez à quel point la préparation de la rencontre,
le choix du lieu et l’animation du déroulement de la réunion
peuvent avoir un effet salutaire sur la productivité de tous.
Bonne lecture !
TABLE DES MATIÈRES
INTRODUCTION
LES TROIS PAS
VERS UNE RÉUNION RÉUSSIE
AVANT LA RÉUNION
Préparation et planification sont un gage d’efficacité . . . . . . . . . . 5
Une salle à votre image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
15 trucs favorisant l’expérience selon la circonstance . . . . . . . . . . 6
Une réunion… Pourquoi ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Ciblez les bons joueurs de votre équipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
L’atmosphère, c’est quoi ça ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
5 raisons de sortir du bureau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Le choix de la salle en dit long . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Pensez configuration et augmentez vos chances de succès ! . . . . 9
Êtes-vous écoresponsable ou voulez-vous le devenir ? . . . . . . . . 10
La convocation donne le ton . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
L’ordre du jour au goût du jour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Une bonne documentation égale une bonne préparation . . . . . 12
La durée n’est pas infinie… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Chaque chose en son temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Les rencontres techno, connais pas ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Pour ou contre l’iPad durant les rencontres ? . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Les téléconférences : respectez l’étiquette . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
PENDANT LA RÉUNION
Tout se joue pendant la première minute ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Animer, ce n’est pas faire de l’impro ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
ON NE S’IMPROVISE PAS ANIMATEUR
Gardez le cap pour arriver à bon port . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Reformulez pour être compris de tous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Que la confiance règne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Lorsqu’il faut approfondir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
La technique du stationnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Tic tac, tic tac, le temps file… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
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Le temps, c’est de l’argent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Un repos bien mérité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Et en avant la musique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Nous sommes tous uniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

DIFFÉRENTES RAISONS DE SE RENCONTRER

Remue-méninges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Réunion de vente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Réunion de motivation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Lac-à-l’épaule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Réunion de résolution de problème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

APRÈS LA RÉUNION

BIEN CONCLURE POUR ASSURER LA CONTINUITÉ

Déterminez la date de votre prochaine réunion . . . . . . . . . . . . . 25

Le débriefing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
L’évaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

COMMENT ASSURER UN SUIVI EFFICACE ?

L’essentiel compte rendu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Pourquoi un compte rendu ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 RÉUNION, DITES-VOUS ?
Quelques éléments à insérer dans votre compte rendu . . . . . . 26 Une réunion n’est pas une conférence ni un
congrès. Pour les besoins de ce guide, une
APRÈS LE COMPTE RENDU : L’INCONTOURNABLE SUIVI réunion est définie comme une rencontre de
Six conseils pour un suivi efficace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 25 personnes et moins, organisée dans le but de
Faites appel à l’expertise des membres de Tourisme Laval . . . . 28 partager et de mettre en commun des idées, des
opinions, des connaissances et des expériences,
afin d’obtenir un résultat précis, que ce soit la
BIBLIOGRAPHIE
résolution d’un défi organisationnel, la réalisation
d’un projet ou encore la régie d’un service ou
d’une fonction au sein d’une entreprise ou
d’un organisme.

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LES TROIS PAS
VERS UNE RÉUNION RÉUSSIE

Pour que la réunion regagne ses lettres de noblesse, il faut

entre autres porter son attention sur les étapes cruciales de la
préparation et du suivi.

Dans ce guide, nous nous pencherons donc en détail sur l’avant

et l’après, tout en incluant le pendant de la réunion idéale, afin
de vous donner des trucs, des astuces et des atouts pour mieux
la réussir.

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AVANT LA RÉUNION
PRÉPARATION
ET PLANIFICATION
SONT UN GAGE
D’EFFICACITÉ
Si, avant même le jour de la réunion, vous connaissez
exactement le but de la rencontre et ce qu’on espère
y réaliser, vous vous dirigez vers une réunion réussie
qui se terminera par le sentiment du devoir accompli
et la fierté des résultats obtenus.
Mettez à profit vos talents de communicateur pour bien préparer
le terrain et préciser à l’avance ce qu’on attend de chacun.
Une bonne mise en situation vous fera gagner du temps, vous
permettra de régler vos défis plus rapidement et de dégager un
temps précieux à consacrer à des tâches importantes. On estime
que chaque heure de réunion demande entre une et trois heures
de préparation. À vos marques, partez !
Votre convocation est prête ? Il ne reste plus qu’à bien préparer
le matériel dont on aura besoin avant et pendant la rencontre.
Parmi les gestes incontournables, mais qu’on oublie parfois, voici
quelques petits rappels qui vous aideront à être fin prêt :
Nommez un responsable qui organisera la réunion si vous
n’avez pas le temps de vous en occuper vous-même. Choisissez
le moment de la rencontre en prenant le temps de vérifier la
disponibilité des participants clés avant de fixer une date. Vous
devez posséder une vision suffisamment complète de ce
qu’on doit accomplir durant la rencontre pour bien encadrer
les préparatifs.
CONSEIL :
Déterminer à l’avance le calendrier des réunions
pour la période la plus longue que vous pouvez
prévoir pourrait vous faire gagner beaucoup de
temps et d’énergie !
Choisissez le lieu et confirmez sa disponibilité à l’avance. Gardez
toujours en tête que le lieu choisi aura un impact sur la perception
qu’auront les participants de la nature et de l’importance de la
rencontre. Si vous voulez changer les perceptions et les habitudes
de vos participants – et par le fait même arriver à un résultat
différent – adaptez le lieu de votre rencontre.
Pouvoir disposer d’une salle de rencontre ergonomique est
également essentiel au bon succès de votre réunion. Une
mauvaise configuration de la salle peut avoir un impact négatif sur
la productivité et l’efficacité. Nous aborderons la disposition de la
salle plus loin dans ce guide.
Définissez clairement le contenu de la réunion et dressez un
ordre du jour qu’on s’efforcera de respecter à la lettre pour éviter
d’étirer le temps. Un ordre du jour clair et précis – qui évite les
généralités et les descriptions vagues – fixe les attentes et donne
le ton.
Chaque fois que possible, attribuez une durée à chacun des
points à couvrir, de façon à s’assurer de faire le tour de l’ensemble
du contenu dans le délai attribué. Lorsqu’un sujet dérape, il est
préférable de mettre la question de côté et de poursuivre avec
les autres points. Nous vous donnerons plus loin un petit truc à
utiliser dans une telle situation.
Attribuez les tâches préalables aux divers participants. Le
grand secret d’une réunion réussie, c’est de s’assurer que chaque
participant sait ce qu’il doit faire pour se préparer à la rencontre.
En définissant clairement vos attentes, les personnes présentes
pourront y répondre avec efficacité, dans les délais prescrits.
Lorsque vous confirmerez la présence des participants par
téléphone ou courriel quelques jours à l’avance, assurez-vous qu’ils
ont tous bien reçu la documentation nécessaire pour se préparer
à la rencontre. Une fois sur place, faites simplement un bref retour
sur la documentation.
Rappelez-vous que la mémoire est une faculté qui oublie ! Si
votre réunion fait suite à une rencontre préalable, il est essentiel
de rappeler à chacun les engagements pris et les livrables dus.
De cette façon, on optimise la prise de décision et la résolution
des problèmes.
Fixez la durée de la rencontre et évitez de déborder.
Le respect du minutage est une marque de respect pour les
participants. Il permet aussi à chacun de bien gérer son niveau
d’énergie. Limitez le nombre de sujets à aborder afin de respecter
le temps, quitte à fixer une rencontre subséquente.
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 UNE SALLE À VOTRE IMAGE
AVANT Avant la réunion proprement dite, servez-vous d’une liste de contrôle
pour vous aider à ne rien oublier. L’organisation physique de la salle est le
premier message que vous communiquez à vos participants. Quel premier
effet voulez-vous donner en tant qu’entreprise ? Accordez-y toute son
importance ! La réservation de la salle et sa disponibilité devraient être
reconfirmées au moins 7 jours d’avance. Si vous avez réservé une salle dans
un établissement hôtelier, assurez-vous que toutes les parties impliquées
connaissent bien le déroulement de l’événement : maître d’hôtel, responsable
des lieux, traiteur, etc.

15 TRU
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1. L’em TANC
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2. La ta ement de la salle
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3. L’ens de la salle : ni trop une signalisation ad
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9. Le blo la ir age bla
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10. Les c de conférence et leu, selon les préfé n por table ).
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11. L’ord le aprè
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12. Rafra ur mis
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13. Un t m ents à
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14. Le ve quelqu’un pendadnatns l’éventualitéeso dont on connaît SAVIEZ-VOUS QUE ?
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15. Si vo ire ou por te-man rencontre. l’on doit Le nombre de participants idéal n’existe
tre r teaux.
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oule à
l’hô pas, mais il est convenu qu’au-delà de 12
d’hôtel tel, savoir co
en cas m
de beso ment faire
personnes le groupe risque de se séparer en
in. sous-groupes, créant par le fait même des
défis de gestion.

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UNE RÉUNION… POURQUOI ?
Peu importe votre motif, il est essentiel de l’établir clairement
avant la réunion et de définir le résultat qui doit en découler.
Le but d’une réunion n’est pas que de discuter, mais bien d’en
arriver à un résultat concret. Plus cet objectif est clair dans votre
esprit et dans celui de vos participants, plus vous serez susceptible
de réussir.
Vous verrez plus loin dans ce guide différents modes de
fonctionnement selon le type de réunion que vous organisez ainsi
que le rôle que vous devez adopter pour chacune d’elles.
CIBLEZ LES BONS JOUEURS DE VOTRE ÉQUIPE
Pour une réunion productive, seules les personnes qui ont un rôle
à jouer devraient être présentes. Assurez-vous qu’elles le seront et
évitez que des ressources importantes manquent à l’appel. Pour
ce faire, il est essentiel de bien établir à l’avance les critères de
choix des participants.
Selon Claude Saurel, spécialiste dans l’art de bien conduire une
réunion, identifiez les participants pour les 5 raisons suivantes :
1. Leur degré de connaissance du domaine étudié,
leur expertise, leurs compétences.
2. Leur curiosité intellectuelle, leur goût
pour la recherche de solutions.
3. Leur approche pragmatique.
4. Leur capacité à évoluer au sein d’un groupe.
5. Leur influence positive.
L’ATMOSPHÈRE, C’EST QUOI ÇA ?
Le choix du lieu de la réunion ne doit pas être pris à la légère.
En effet, l’environnement influence grandement les émotions
ressenties par le participant pendant le déroulement de la
réunion.Organiser une réunion à l’extérieur du bureau amène
une différente perspective et donne une nouvelle énergie aux
participants. Quitter le bureau permet de se libérer la tête et peut
susciter une attention plus soutenue de la part des membres. Les
sujets de discussion seront donc plus animés. Un nouveau lieu de
rencontre favorise le dynamisme du groupe et la production de
nouvelles idées. Certains lieux sont propices à susciter différentes
émotions : un lieu zen est propice à la détente, un lieu dynamique
est propice à la créativité, un lieu plus traditionnel est propice à la
réflexion, etc.
5 RAISONS DE SORTIR DU BUREAU
1. Briser la routine pour s’aider à penser « autrement ».
2. Passer un message sur l’importance de la rencontre.
3. Éviter les interruptions inopportunes.
4. Se libérer l’esprit.
5. Profiter d’un milieu de travail stimulant, plus spacieux,
mieux équipé et plus ergonomique.
CONSEIL :
Si votre réunion se passe à l’extérieur du bureau
ou si des invités viennent vous rejoindre au
bureau, pensez à inclure un plan d’accès dans votre
convocation ou envoyez le lien Internet vers
le plan d’accès.
De nos jours, les gens sont pressés et ils souhaitent
toujours avoir sous la main un plan à suivre pour
se rendre à destination. Même si beaucoup ont des
GPS, fournir un plan d’accès, réalisé grâce à des
outils en ligne comme Google Maps ou Bing, permet
aux participants de consulter le trajet sur leur
téléphone intelligent, leur tablette graphique et, au
besoin, d’en imprimer une copie.
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 AVANT

LE CHOIX DE LA SALLE EN DIT LONG

Selon la nature de la réunion, vous auriez avantage à
privilégier des types de salle bien différents. Pour souligner la
recherche d’efficacité dans un cadre plus formel, choisissez
des salles de rencontre dans des hôtels comme le Sheraton
Laval et Centre des congrès, Le St-Martin Hôtel et Suites,
le Hampton Inn & Suites, le Hilton Montréal/Laval,
le Holiday Inn Laval Montréal ou le Quality Suites.

Si vous voulez vous démarquer et sortir de l’ordinaire,

choisissez une salle de rencontre dans un environnement
inusité comme le SkyVenture, un simulateur de chute libre,
le Cosmodôme avec sa navette spatiale ou le Centre
d’interprétation de l’eau ( C.I.EAU ) pour un thème à
caractère écologique. Pour une atmosphère champêtre et
féerique, optez pour le Château Taillefer Lafon.

Si vous pensez à un cadre plus formatif, choisissez le Carrefour

d’Excellence du Collège Laval. Et pour faire travailler vos
papilles gustatives en même temps que vos neurones, optez
pour Les Menus-Plaisirs Restaurant-Auberge. N’hésitez pas
à exploiter le thème de la réunion à travers la salle choisie.
Consultez le www.leSimplificateur.com et découvrez tout ce
que Laval peut vous offrir en fait de variété de salles.

ASTUCE :
Consultez la section Restos du
www.tourismelaval.com pour connaître les
restaurants qui offrent des salons privés.

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 PENSEZ CONFIGURATION ET
AUGMENTEZ VOS CHANCES DE SUCCÈS !
SALLE DE CLASSE
Comme son nom l’indique, c’est une disposition utilisée
principalement dans un contexte de formation où l’animateur
communique de l’information aux participants. Cette disposition
établit un rapport de force entre le présentateur et les
participants, et freine le dialogue et les échanges entre participants.
Dans une réunion, cette disposition est à éviter.
LE CARRÉ
L’animateur prend place autour de la table sans avoir une
place prépondérante. Il a une place égale aux autres et se fond
au groupe. Avec une telle disposition, tous les participants se
trouvent dans le champ de vision de chacun. L’attention est
portée sur les participants et non sur la problématique.
Cette disposition est la plus favorable à tisser des liens et à établir
un climat de confiance où chacun a la même valeur.
SAVIEZ-VOUS QUE ?
On retrouve des plans de salles de plusieurs
établissements hôteliers lavallois dans la section
Recherche du www.leSimplificateur.com.
LE U CARRÉ
Cette disposition réduit la distance qui sépare les participants
les uns des autres. Comme la table est carrée, le bout de la table
est moins clairement défini, ce qui réduit l’importance du pôle
d’autorité, moins présent que dans le U rectangulaire.
TABLE RONDE…
Cette disposition est idéale pour le travail en atelier où les gens
échangent en sous-groupes pour ensuite partager leurs constats
avec l’ensemble. Elle permet des rapprochements plus serrés
entre les membres des sous-groupes et favorise l’émergence de
points de vue ou de solutions différents provenant des sous-
groupes.
LE DEMI-CERCLE
Cette disposition permet une interaction idéale entre tous
les participants. L’animateur se trouve devant le groupe et
éventuellement l’écran ou le tableau blanc pour focaliser
l’attention sur le contenu ou les constats de la rencontre.
Elle maximise le contact sans créer de rapports de force. Par
contre, l’animateur conserve le contrôle du groupe et anime les
discussions avec davantage de facilité.
LE U RECTANGULAIRE
Plus propice aux échanges entre participants à proximité, il a le
désavantage de limiter le contact entre les personnes situées aux
extrémités. Plus le U est allongé, plus il brime l’interaction. De plus,
dans des situations conflictuelles, les participants auront tendance
à se cantonner de part et d’autre de la table, assis les uns en face
des autres.
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 ÊTES-VOUS ÉCORESPONSABLE
AVANT OU VOULEZ-VOUS LE DEVENIR ?
Organisez des réunions écoresponsables et vous contribuerez à l’effort collectif
de réduction de l’empreinte écologique de l’homme sur la planète. Choisissez des
fournisseurs écoresponsables qui pourront faire équipe avec vous et qui seront en mesure
de répondre à vos exigences au plan écologique. Pour ce faire, rappelez-vous les 3R-V qui
sont les quatre premières lettres d’une stratégie qui permet de repenser nos modes
de consommation.

Le respect de ces quatre composantes constitue la base d’un événement

écoresponsable réussi.

• Réduire à la source en réévaluant l’utilisation du matériel,

les besoins en déplacement, etc.

• Réutiliser les biens en ne jetant rien qui pourrait servir de nouveau

ou à d’autres fins.

• Recycler les matières résiduelles.

• Valoriser les matières résiduelles en faisant du compost, par exemple.

Lors de la planification de votre réunion, intégrez les trois axes du développement

durable, soit les dimensions environnementales, sociales et économiques dans toutes les
Consultez le guide étapes de votre processus décisionnel. Réfléchissez autrement et revoyez chaque étape
de l’événement en détail.
Pour en savoir plus sur
l’organisation d’une réunion Voici une liste d’établissements certifiés Clé verte ou BNQ 21000 reconnus pour
leurs pratiques environnementales et leur capacité à fournir un maximum de services
« verte », téléchargez le écoresponsables pouvant répondre à vos besoins :
Guide de l’événement
écoresponsable au
www.leSimplificateur.com/vert
Hilton Montréal / Laval
www.hilton-laval.com
450 682-2225

Comfort Inn Laval

www.choicehotels.ca/cn331 Salle André-Mathieu
450 686-0600 www.salleandremathieu.com
450 667-2040
Holiday Inn Laval Montréal
www.hilaval.com Théâtre Marcellin-Champagnat
450 682-9000 www.theatremc.ca
450 661-4862
Le St-Martin Hôtel
SAVIEZ-VOUS QUE? & Suites Laval Place Forzani
Le traiteur Avec Plaisirs offre www.lestmartin.com www.placeforzani.ca
450 902-3000 450 680-2043
des boîtes à lunch bio pour vos
réunions. Consultez le Quality Suites Laval Hôtel Sheraton Laval
www.choicehotels.ca/cn332 www.sheraton.com/laval
www.avecplaisirs.com 450 687-2440
450 686-6777
pour plus de détails.

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LA CONVOCATION
DONNE LE TON
La convocation donne le ton de la réunion, tout
le monde le sait. Mais saviez-vous que si elle est
présentée de façon claire et dynamique, elle motivera
les participants et les incitera à interagir davantage, et
surtout à se préparer en conséquence !

De nos jours, plusieurs entreprises possèdent une

fonction d’invitation aux réunions dans leur calendrier
électronique. L’invité doit donc confirmer sa présence qui
sera automatiquement disposée à l’endroit prévu dans son
calendrier personnel, la date, l’heure et la durée seront
réservées automatiquement pour lui en un simple clic !
Assurez-vous d’avoir activé la fonction de rappel, afin que vos
participants reçoivent un rappel un jour ou quelques heures
avant la réunion, selon vos besoins.

Trucs✝ pour une convocation bien faite

1. Elle arrive assez tôt. Au moins une semaine à l’avance.

2. Elle donne envie d’y participer, de se préparer.

3. Elle précise clairement : présence souhaitée ou requise.

Tandis que « l’invitation » permet de choisir de participer ou non,

la « convocation » présume que la présence du participant est
obligatoire.

✝
Didier Noyé, Réunionite : guide de survie pour améliorer la qualité des réunions

POUR NE RIEN OUBLIER :

Toute invitation ou convocation devrait contenir : • le but de la rencontre
• l’ordre du jour
• le nom de l’entreprise ou organisme • les contraintes vestimentaires, si applicables
qui organise la réunion • la liste des documents joints
• la date, l’heure et la durée • la liste des documents que les participants
• le lieu précis doivent apporter ainsi que les tâches à accomplir
• le nom de la personne qui convoque la réunion d’ici la rencontre
• la liste des participants • le nom et les coordonnées de la personne
• la liste des invités, s’il y lieu auprès de laquelle on doit confirmer
• le type de réunion sa présence.

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 AVANT
L’ORDRE DU JOUR AU GOÛT DU JOUR
Vous savez fort bien que l’ordre du jour est un document
important qui doit être distribué à chaque participant d’une
réunion. Ce simple geste permet de suivre le cours de la réunion
sans dépasser les limites imposées par le temps.
Les 6 essentiels de l’ordre du jour :
1. Exposer clairement tous les points dont il sera question.
2. Présenter l’ordre dans lequel les sujets seront abordés.
CONSEIL :
De plus en plus d’outils technologiques viennent
en aide aux organisateurs de réunions.Vous
tentez de trouver une plage horaire qui convient
à plusieurs participants mais vous n’avez pas
accès à leurs horaires respectifs ? Doodle est une
application Web qui permet de proposer plusieurs
plages horaires que chacun coche selon ses
disponibilités. Le choix qui convient au maximum
de gens peut ensuite être retenu.

3. Définir l’objectif poursuivi pour chaque point.

4. Déterminer la durée qui sera allouée à chaque point

et la personne responsable.
5. Décrire les actions préparatoires pour tous les participants.
6. Identifier les documents à apporter à la réunion.
L’ordre du jour, accompagné des documents préparatoires à la
réunion,devrait être envoyé par courriel une semaine à l’avance,
afin que chaque participant puisse en prendre connaissance avant
la réunion pour arriver mieux préparé.
UNE BONNE DOCUMENTATION
ÉGALE UNE BONNE PRÉPARATION
Lorsque vous préparez votre réunion, ayez toujours à l’esprit
l’objectif ultime de votre rencontre. Pensez au rôle que tiendra
chaque participant dans l’atteinte de cet objectif. Quels
documents ou informations lui seront nécessaires pour atteindre
le but ? Assurez-vous que cette information leur est transmise
suffisamment à l’avance pour que vos participants puissent arriver
bien préparés – idéalement en même temps que l’ordre du jour.
Si chacun dispose de suffisamment de temps pour réfléchir à la
question et bien se préparer à la rencontre, tout se déroulera de
façon productive et efficace.
LA DURÉE N’EST PAS INFINIE…
Une réunion peut durer cinq minutes comme elle peut
s’échelonner sur plusieurs jours. Or, il est reconnu qu’une
personne peut difficilement maintenir son attention durant
plus de 90 minutes sans prendre de pause. Lorsque ce laps
de temps est écoulé, n’hésitez pas à marquer une pause pour
que chacun puisse se ressourcer.
Les pauses énergétiques sont de plus en plus à la mode. Elles
permettent de faire quelques exercices d’étirement afin de
délier les jambes et réénergiser le corps. Certains centres de
conditionnement physique offrent les services d’un entraîneur ou
d’un professeur de yoga qui se rendra sur place. Informez-vous !
Suivez le courant et le rythme…
CHAQUE CHOSE EN SON TEMPS
La culture de l’entreprise est un facteur important à prendre
en compte lorsqu’il s’agit de fixer l’horaire d’une réunion. Par
exemple, si votre entreprise permet un horaire variable avec des
heures d’entrée et de sortie progressives, l’heure idéale pour une
réunion ne sera pas la même que celle d’une entreprise
plus traditionnelle.

ASTUCE
Lorsque votre documentation est constituée de
fichiers électroniques lourds qui ne passent pas
facilement par courriel, utilisez un des nombreux
services de transmission ou de partage de fichiers
comme Webcargo,You Sendit, Adobe SendNow ou
encore DropBox. Tourisme Laval 1 877 6 FACILE
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LES RENCONTRES TECHNO, CONNAIS PAS !
De nos jours, il existe plusieurs nouvelles technologies qui
permettent de faciliter la tenue des réunions ou d’organiser des
réunions à distance. Les conférences ou présentations en ligne
sont de plus en plus populaires lorsqu’il s’agit de former
les participants.
Or, lorsqu’il faut la participation active de tous les intervenants,
la bonne vieille méthode de la rencontre en personne demeure
incontestablement la plus réussie. Cela ne veut pas dire que l’on
peut mettre de côté la technologie pour rendre les réunions plus
attrayantes et dynamiques ou pour permettre à une personne de
se joindre au groupe.
Les écrans tactiles ou l’interaction avec les tablettes électroniques
viennent s’ajouter à la présentation PowerPoint. Avez-vous
pensé à préparer une présentation qui sera hébergée sur un
site, dont le lien sera dévoilé aux participants une fois sur place,
afin qu’ils puissent suivre en direct votre présentation sur leur
propre tablette électronique ? De cette façon, chaque participant
repart automatiquement avec une copie électronique de votre
présentation, et vous économiserez beaucoup de papier tout en
gagnant du temps après la réunion, car vous n’aurez pas besoin
d’envoyer la présentation à chaque participant.
Toute cette technologie est formidable, mais n’oubliez pas de
penser également aux participants qui sont moins à l’aise avec les
tablettes électroniques ou autres gadgets électroniques. Ils doivent
pouvoir suivre votre présentation à l’écran sans être pénalisés.
Le but de la technologie étant de rendre la réunion intéressante
et plus productive sans qu’elle vienne prendre toute la place, car
dites-vous bien que si elle fait défaut, il vous faut être capable de
tenir la réunion malgré tout.
POUR OU CONTRE L’IPAD DURANT
LES RENCONTRES ?
Présenter tout le contenu sur iPad au lieu de le projeter à
l’écran est à la fois novateur et pratique. Il évite les défis en ce
qui concerne le positionnement du projecteur, le bruit ambiant
et la chaleur qu’il dégage. Les documents visuels comme les
présentations s’affichent avec beaucoup plus de qualité et
d’impact. De plus, l’iPad ou autre tablette graphique permet
beaucoup plus d’interactivité. Les participants peuvent naviguer
d’un document à l’autre ou consulter le Web aisément, durant
les rencontres, pour trouver l’information nécessaire à la prise de
décision sans s’encombrer d’un portable. De plus, la durée de vie
de l’alimentation est beaucoup plus longue qu’avec un portable, ce
qui veut dire qu’on peut participer à une pleine journée de travail
sans devoir se connecter à un bloc d’alimentation.
Par contre, si on doit prendre des notes, le clavier tactile est
particulièrement difficile à maîtriser. Et la fonction d’autocorrection
en fait rager plus d’un, puisqu’elle a tendance à remplacer les
mots avec des choix plus ou moins heureux, voire cocasses.
Évidemment, lorsqu’on donne accès à Internet durant une
rencontre, on court le risque que les participants soient distraits
et passent leur temps à surfer sur le Web. Du côté technique,
évidemment chacun doit télécharger les documents. La connexion
Wi-Fi doit être réglée pour chacun, et plus on multiple les gadgets,
plus on s’expose à des défaillances techniques. Assurez-vous
d’avoir un technicien compétent ou une personne adéquatement
formée pour parer à toute éventualité.
LES TÉLÉCONFÉRENCES : RESPECTEZ L’ÉTIQUETTE
Lorsque certains de vos participants ne peuvent être présents
en personne, la téléconférence peut être un substitut acceptable
pourvu qu’on respecte quelques règles de base :
• Vos participants doivent placer leur appareil en mode
« discrétion » lorsque quelqu’un d’autre parle.
• Parler à tour de rôle afin d’éviter de parler par-dessus les
autres participants.
• Utiliser le combiné chaque fois que possible – les appareils
mains libres offrent une qualité sonore de piètre qualité et
sont très sujets aux bruits environnants ( le bruissement de
papier en particulier ).
• Parler clairement d’une voix forte ( évidemment sans crier )
pour que chacun vous entende convenablement.
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PENDANT LA RÉUNION

TOUT SE JOUE PENDANT LA PREMIÈRE MINUTE !

Tout comme lors de l’entrevue d’embauche, l’impression que
vous donnez lors de la première minute de la rencontre est
cruciale. Une fois l’attention de votre auditoire bien retenue,
continuez en situant la réunion par rapport à ce qui est
important pour les participants.

À cette étape, il s’agit de sécuriser les participants et de créer

une ambiance détendue propice au travail. Pour ce faire,
accueillez les participants en laissant le temps au groupe de
s’installer. Si certaines personnes vous rencontrent pour la
première fois, prenez le temps de vous présenter, puis laissez
chacun se présenter à tour de rôle.

Exposez le contexte, l’objectif de la réunion ainsi que

le résultat souhaité. Il est essentiel que chacun sache
concrètement comment le succès de la réunion sera mesuré.
Le résultat est-il une décision sur une nouvelle politique ou
marche à suivre, l’élaboration d’un processus, un accord sur
un point de litige, ou une idée pour transformer un produit
ou un service offert ? Plus le résultat souhaité est clair, plus
vous aurez de chance d’y arriver.

Si nécessaire, choisissez un secrétaire et définissez les règles

de fonctionnement. Quelqu’un doit rédiger le procès-verbal,
car la mémoire collective n’est pas fiable. Notez clairement
les décisions prises et les raisons qui ont conduit à
cette décision.

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 PENDANT

ANIMER, CE N’EST PAS

FAIRE DE L’IMPRO !
Votre premier rôle en tant qu’animateur sera de nourrir la
réunion, favoriser l’échange et faciliter chez les participants la
capacité à choisir entre plusieurs options.

Vous devrez parfois porter deux chapeaux, c’est-à-dire vous

introduire dans le débat en prenant l’habit de participant
et à d’autres occasions, reprendre votre rôle d’animateur
pour reformuler, clarifier et replacer les échanges dans la
perspective des objectifs à atteindre. Votre positionnement
psychologique sera orienté par la nature et les objectifs de
la réunion, que vous garderez toujours bien en tête tout au
long de la réunion.

Plusieurs qualités, comme l’optimisme, la délicatesse, l’humilité,

la bonne humeur, la créativité, le respect et la sensibilité,
sont utiles pour animer un groupe. Cependant, il n’est pas
nécessaire ni réaliste de demander à quelqu’un de toutes
les posséder. Or, Claude Saurel, dans son livre Bien conduire
une réunion, déclare que les quatre « E » sont les attitudes
gagnantes à adopter :

• Énergie : se sentir bien physiquement, la posture,

le regard.

• Écoute : écouter en silence, écouter sans juger.

• Équilibre : calme face à l’excitation, énergique face

à l’apathie.

• Efficience : meilleur résultat au meilleur coût.

SAVIEZ-VOUS QUE ?
Un animateur doit pouvoir comprendre et
interpréter le sens des messages verbaux et non
verbaux des participants en pratiquant l’écoute
active et l’observation.

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 PENDANT

ON NE S’IMPROVISE
PAS ANIMATEUR
Les participants se fient à vous pour maîtriser le Certains spécialistes du domaine de l’animation aiment à
déroulement de la réunion. Il faut donc conduire définir le rôle de l’animateur comme portant trois casquettes :
celle de responsable hiérarchique, celle de collègue et celle
la réunion et les participants vers l’objectif, dans le
de subordonné.
respect des consignes de départ ( temps, ordre du
jour, etc.). Peu importe la façon de définir le rôle de l’animateur, il va de
soi que vous devez ajuster vos comportements selon le type de
participants présents et les objectifs de la réunion. Nous vous
En plus de vos superbes qualités personnelles, vous devrez utiliser
donnerons plus loin quelques trucs pour gérer les personnalités
plusieurs techniques comme l’écoute active, le langage corporel, le
plus difficiles. En attendant, voici les techniques d’animation les
regard et le ton.
plus courantes.
Vous devez intervenir sur ces trois plans pour maintenir un certain
équilibre. Autrement dit, vous devez veiller à ce que la réunion
soit productive, tout en contrôlant le processus ou le « comment
la réunion se déroule » et en vous assurant de détendre
l’atmosphère pour maintenir de bonnes relations
entre les participants.

CONSEIL :
Gardez en tête qu’il y a trois aspects sur lesquels
vous devez veiller en tout temps, soit la tâche, le
processus et la relation. Tourisme Laval 1 877 6 FACILE | 16
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GARDEZ LE CAP POUR ARRIVER À BON PORT
Pour vous assurer d’atteindre votre objectif, vous devez vous
assurer de bien contrôler les échanges d’information et de
coller le plus possible à l’ordre du jour. Il est facile de se laisser
distraire. Si vos participants sont bien préparés et connaissent
vos attentes face à leur contribution, il sera d’autant plus facile
d’y parvenir.
Définissez clairement les attentes et les règles du
déroulement. Voyez au confort des participants en établissant
un climat de confiance et en donnant un temps de parole
suffisant pour l’exposé de chacun, tout en rappelant à l’ordre
ceux qui se laissent emporter.
Et n’oubliez pas de marquer des pauses ou des périodes de
réflexion aux moments opportuns. Parfois, il suffit d’arrêter d’y
penser quelques instants pour que la réponse émerge. Devant
l’impasse, poser des questions ouvertes permet à chacun, tour
à tour, de contribuer en donnant son point de vue, et favorise
les interactions et l’émergence de nouvelles idées.
REFORMULEZ POUR ÊTRE COMPRIS DE TOUS
En aucun cas, vous ne devriez prendre position sauf sur les
règles de la réunion. Invitez les participants à préciser leur
pensée et leur opinion, et faites répéter au besoin tout en
reformulant pour vérifier si tout le monde a compris.
Recentrez le sujet avec tact et faites des synthèses en notant
au tableau les points forts. Faites part de vos feedback et de
vos observations afin de recentrer le sujet abordé.
QUE LA CONFIANCE RÈGNE
S’il est un conseil qui vaut de l’or, c’est bien celui-ci : vous
devez absolument instaurer à priori un climat de confiance.
Pour ce faire, vous devez désamorcer les tensions dues aux
divergences afin d’évacuer la charge émotive des discussions.
Soutenez et stimulez le sentiment d’appartenance, exposez
ouvertement les conflits observables et encouragez la
clarification. Désamorcez, réduisez les tensions et neutralisez
les collusions tout en interdisant les attaques de personne.
Respectez les limites du groupe.
LORSQU’IL FAUT APPROFONDIR
Lorsqu’un sujet doit être examiné plus en profondeur, proposez
une méthode pour ce faire, par exemple le travail en sous-
groupes, le recensement des arguments, la liste des avantages
et inconvénients, la technique du stationnement ou toute autre
méthode que vous connaissez et qui est efficace.
LA TECHNIQUE DU STATIONNEMENT
Évitez de vous embourber dans une discussion sans issue pendant
une réunion. En effet, il peut arriver que durant une rencontre,
on bute sur un point, une question, une objection, un désaccord,
qui empêche la réunion de progresser. Il s’agit souvent d’un point
secondaire, qui ne nécessite pas la présence de l’ensemble du
groupe pour le résoudre ( les réunions coûtent cher - calculez
le taux horaire des personnes autour de la table pour vous en
rendre compte ).
Si la question n’est pas centrale à la poursuite de la rencontre,
appliquez la technique du stationnement : notez la question,
en vous promettant d’y revenir dans un autre contexte, au
moment opportun.
De cette façon, vous reconnaissez l’importance de la question
et vous respectez celui qui l’a apportée, mais vous la mettez de
côté afin de vous pencher sur les questions prioritaires qu’on
doit résoudre. Et vous convenez d’un moment ultérieur pour
s’attaquer aux questions mises dans le stationnement.
TIC TAC, TIC TAC, LE TEMPS FILE…
Votre rôle consiste aussi à démocratiser le débat et faire le point
sur ce qu’il reste à accomplir dans le temps disponible. Partagez
et expliquez les informations, analysez les propos et formulez
des hypothèses de travail. Finalement, résumez la discussion et
concluez en douceur et en beauté.
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PENDANT SAVIEZ-VOUS QUE ?
Une réunion est un dosage fait à 20 % de
directivité de la part de l’animateur et 80 %
d’expression des participants ?

LE TEMPS,
C’EST DE L’ARGENT !
La gestion du temps est un point central pour le
succès de vos réunions. C’est pourquoi de plus en
plus d’entreprises utilisent un chronomètre disposé
bien en vue pour s’assurer de bien suivre le temps de
la réunion.

Suivez l’ordre du jour et le temps alloué pour chaque sujet et

vous serez certain d’arriver à temps à la conclusion de votre
réunion. Lorsque vous avez préparé votre ordre du jour, assurez-
vous d’y avoir inclus du temps pour :

• Instaurer des pauses.

• Stimuler le flot d’information

en donnant la parole à chacun.

• Faire respecter l’ordre du jour.

• Recentrer le sujet avec tact.

• Faire des synthèses.

• Noter au tableau les points forts.

CONSEIL :
Au lieu d’interrompre un participant qui prend
trop de place, reprenez la parole et dites : « Oh, je
m’aperçois que nous dépassons le temps prévu. Si
vous le voulez bien, concluons ce point et passons
au prochain point à l’ordre du jour ! » Tourisme Laval 1 877 6 FACILE
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 SAVIEZ-VOUS QUE ?
UN REPOS Pour faire vivre à vos invités une expérience

BIEN MÉRITÉ mémorable, unique et agréable, il faut leur

Il est important de prévoir des pauses à intervalles réguliers afin
de maintenir l’attention de vos participants. Lorsqu’il s’agit de
réunion s’échelonnant sur plusieurs jours, prévoyez une période
de relâche durant laquelle vos participants pourront se ressourcer.
permettre de bien profiter des pauses. Laval l’a
compris et offre une foule d’activités participatives
qui sauront charmer le cœur et l’esprit de
vos participants.

Pourquoi ne pas organiser une séance de consolidation d’équipe Nos partenaires leur feront vivre des moments
pour resserrer les liens et favoriser la communication. Pour en inoubliables. Consultez le www.leSimplificateur.com
savoir plus, téléchargez le Guide de la consolidation d’équipe de
Tourisme Laval. pour obtenir plus de détails.

Les pauses servent à se changer les idées, à échanger des points

de vue et à faire des contacts. Leur but premier étant de libérer
le stress et les tensions, c’est souvent lors d’une pause que les
solutions les plus créatives sont trouvées.

D’ailleurs, Laval regorge de lieux divertissants, stimulants ou

favorables à la détente, selon le besoin à combler des participants.
Par exemple pour les amateurs d’adrénaline, faites-leur découvrir le
Cosmodôme, le SkyVenture, le Maeva Surf, l’Action 500 Karting et
Paintball, ils en redemanderont.

Pour les amateurs de détente et de quiétude, optez plutôt pour

une promenade dans le magnifique Parc de la Rivière-des-Mille-
Iles ou une session de petits soins réconfortants au Spa Le
Finlandais ou à l’Amerispa Sheraton Laval.

Pour ceux qui aiment rapporter un petit souvenir ou faire du

lèche-vitrine, dirigez-les vers le Carrefour Laval, le Centropolis, ou
vers les nombreuses petites boutiques spécialisées de la région.
On y trouve de tout, pour tous les budgets.

Pour les amateurs de culture, proposez-leur un spectacle au

Théâtre Marcellin-Champagnat, à la Salle André-Mathieu ou une
exposition à la Maison des arts ou au Musée Armand-Frappier.

Pour les gastronomes et les fins palais, ne passez pas à côté du

Rallye gourmand qui, chaque année, ravit les papilles gustatives de
nombreux visiteurs.

Faites vibrer vos troupes aux rythmes du tam-tam,

transformez-les en saltimbanques pour une prestation d’arts
du cirque ou offrez-leur une soirée thématique riche en
émerveillement, en dépaysement ou en sensations fortes.

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PENDANT CONSEIL DE PRO :
Pour construire des relations de confiance, nous
devons communiquer dans l’intention d’apprendre
des autres, et non de les contrôler. La confiance
est le ciment qui rend possibles une réelle
collaboration et un travail d’équipe. Sans confiance,

ET EN AVANT les gens deviennent compétitifs ou défensifs, et la

communication se déforme et n’est plus fiable.

LA MUSIQUE Susan M. Campbell

Vous êtes comme un chef d’orchestre. Vous vous assurez de la

bonne exécution de la pièce musicale et vous êtes responsable
du résultat. Or, tout bon animateur, malgré sa bonne volonté, ses
techniques et la qualité de ses interventions, n’arrivera à rien si les
participants n’acceptent pas leur rôle. Ils doivent vous accorder
le pouvoir de les influencer et toute leur confiance. En fait,
l’animation est une responsabilité partagée par tout le groupe et
l’ingrédient essentiel est la confiance.

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NOUS SOMMES
TOUS UNIQUES
Chaque participant, par son expérience, sa formation ou son rôle,
possède une expertise particulière et profitable au groupe. Tandis
qu’un climat de compétition est néfaste au groupe, un climat de
collaboration et de complémentarité sera des plus profitable. Il
s’agit de reconnaître et d’utiliser les ressources disponibles.
Nous venons de le dire, pour qu’une réunion soit productive, il
faut qu’il y ait un climat de confiance, mais plus encore, le respect
des autres et des différences; des modes de communication
efficaces et la gestion des pouvoirs d’influence sont essentiels.
Vous devrez donc faciliter et favoriser les échanges, rassembler les
opinions et dégager des consensus.
Selon René-Louis Comtois, spécialiste dans le domaine, voici, en
bref, les catégories de personnalités auxquelles vous aurez à faire
face lors d’une réunion ainsi que les actions concrètes à poser
pour bien contrôler le déroulement de la rencontre :
Qui ? Le bavard
Le bavard a peur du silence et du vide. Il doit être rassuré par
l’activité du groupe et l’efficacité de l’animateur.
Quoi faire ? : Reconnaissez sa contribution et partez de
l’idée qu’il a émise pour donner la parole à une autre personne.
Oups ! : Si les autres participants donnent des signes
d’impatience ou d’irritation, dites-lui fermement : « Merci. On va
maintenant laisser la chance aux autres… »
Qui ? L’agressif
L’agressif a peur du changement, de ne pas être aimé ou
reconnu.
Quoi faire ? : Insistez dès le début sur la règle que les
remarques personnelles ne sont pas acceptables.
Oup ! : Rencontrez-le après la réunion pour lui faire bien voir
les conséquences de son comportement.
Qui ? Le leader positif
Le leader positif a peur de perdre son temps et que
l’animateur ne soit pas à la hauteur.
Quoi faire ? : Appuyez-vous sur lui et valorisez-le,
mais prenez garde que le groupe ne se repose trop sur lui
et ne devienne passif.
Oups ! : Rencontrez-le à l’écart et montrez-lui qu’il nuit au lieu
de contribuer au succès de la réunion.
Qui ? Le leader négatif
Le leader négatif a peur de voir son prestige diminuer, de
l’échec, de perdre le contrôle.
Quoi faire ? : Écoutez-le et reformulez ce qu’il dit en peu de
mots. Demandez-lui d’être bref.
Oups ! : Expliquez-lui que vous pourriez être forcé de limiter
son temps de parole, car son attitude pourrait avoir des
répercussions sur l’atteinte des objectifs.
Qui ? Le sceptique
Le sceptique a peur du changement
et de l’échec.
Quoi faire ? : Reconnaissez la valeur
de ce qu’il dit.
Oups ! : Expliquez-lui qu’il est impossible
d’arriver à un changement positif s’il continue
à bloquer le cheminement du groupe vers
une solution.
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PENDANT

DIFFÉRENTES RAISONS DE SE RENCONTRER

REMUE-MÉNINGES Souvent, ce sont les contraintes entourant la question qui
empêchent de trouver la réponse. En faisant abstraction de la
Ça y est ! Vous devez animer un remue-méninges. Tout le monde
contrainte et en posant la question « Et si… » la solution pourrait
sait qu’il s’agit d’une réunion de créativité et de production d’idées
émerger. Il est souvent plus facile de contourner la contrainte par
dans un climat ludique. Mais comment la diriger est une autre
la suite, une fois la solution trouvée.
paire de manches.
Une autre technique consiste à remettre à chacun une série
Commencez par expliquer la technique de créativité qui sera
de fiches sur lesquelles il doit inscrire toute les questions qui lui
utilisée - comme celle des six chapeaux par exemple
viennent à l’esprit au sujet de la problématique à résoudre. Les
(voir ci-contre).
fiches sont ensuite mises en commun et on ajoute collectivement
Sachez que les gens ont tendance à s’autocensurer et qu’il faut les réponses.
faire tomber les barrières qui empêchent les idées d’émerger.
Prenez bien soin de recueillir toutes les idées et ne tolérez aucune
Alors que la confiance se gagne peu à peu, les idées les plus
censure. Recueillez l’ensemble des idées pour en arriver à trouver
intéressantes commencent à émerger.
une solution. Le but étant d’obtenir le plus d’idées créatives
Parfois les jeux de rôles permettent de faire ressortir la véritable possible dans une durée définie.
problématique et faire émerger des pistes de solution. Dans
Une façon d’obtenir un remue-méninges plus productif est de
d’autres situations, le fait d’inscrire un paquet d’idées au tableau
demander à chaque participant de réfléchir individuellement à
blanc permet de faire des liens insoupçonnés entre des
la problématique avant la réunion afin de trouver des idées qu’il
idées disparates.
partagera avec les autres lors de la rencontre.
Parfois, le travail en sous-groupes permet d’attaquer la question
Voici les 6 règles d’or du remue-méninges :
sous plusieurs angles à la fois. La mise en commun des idées
permet de faire évoluer le cheminement du groupe. 1. Pas de censure : réfléchir librement.

2. Égalité : toutes les idées ont la même valeur.

3. Considération : respect d’autrui, pas de jugement.

4. Enregistrement : tout noter, enregistrer ou filmer.

5. Discipline : une idée après l’autre.

6. Originalité : chaque idée mérite d’être énoncée.

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LA TECHNIQUE DES SIX CHAPEAUX
D’EDWARD DE BONO
Cette technique d’animation de discussion a pour but d’éviter la
censure d’idées nouvelles, dérangeantes ou inhabituelles.

Chaque participant porte un « chapeau » de couleur différente qui

dicte son rôle et son interaction quant à la question abordée.

Le chapeau blanc est celui de l’information et de la neutralité –

celui qui le porte expose les faits et l’information sans jugement
ni biais.

Le chapeau rouge est celui de l’intuition – celui qui le porte

exprime ses sentiments, ses intuitions relativement à la question
sans avoir à se justifier auprès des autres chapeaux.

Le chapeau noir est le chapeau de la critique – celui qui le

porte joue l’avocat du diable, soulevant les failles, les dangers
et les risques.

Le chapeau jaune est celui de la critique positive – celui qui le

porte doit amener l’idée le plus loin possible. C’est une critique
constructive qui tente de mettre l’idée en application.

Le chapeau vert est celui de la créativité – celui qui le porte utilise

la pensée latérale pour sortir des sentiers battus en proposant des
idées nouvelles et originales.

Le dernier chapeau, et non le moindre, est le chapeau bleu,

celui de l’organisation – celui qui le porte est le meneur de jeu,
l’animateur de la réunion qui canalise les idées et les échanges des
autres participants.
RÉUNION DE VENTE
Une telle technique permet de forcer certaines personnes à
Une réunion de vente sert habituellement à vérifier où sont
changer leur comportement par rapport aux idées nouvelles. Une
rendus les résultats par rapport aux objectifs planifiés. C’est
personne habituellement réfractaire au changement se voyant
souvent lors de telles réunions que vous vous apercevrez si vos
attribuer le chapeau vert ou jaune sera forcé de voir le problème
représentants aux ventes ont besoin de retrouver un peu de
d’un angle positif, alors que le participant enthousiaste qui carbure
motivation. Si tel est le cas, prévoyez une bonne réunion
au changement, portant le chapeau noir, sera forcé d’admettre les
de motivation.
failles potentielles d’une idée nouvelle.
N’oubliez pas que la réunion de vente est votre outil idéal pour
permettre à vos vendeurs de retrouver, au contact des autres
membres de l’équipe, leur enthousiasme, leur engagement et
leur passion.

Dans ce type de réunion, maintenez l’objectif et évitez les apartés,

en faisant participer les membres de la réunion et en mobilisant
l’énergie du groupe. Il est préférable d’organiser des réunions de
courte durée et d’être créatif en changeant de lieu ou de thème.

Pour garder l’attention du groupe, utilisez des exemples concrets

de la vraie vie et impliquez-vous personnellement dans la réunion.

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PENDANT
RÉUNION DE MOTIVATION
Vos ventes manquent de pep ? Planifiez une réunion de
motivation et commencez votre réunion en faisant un exposé
sur les résultats obtenus par les participants dans leur
domaine respectif.
Faites un tour de table pour que chacun s’exprime sur son
activité et sa réalité particulière. S’il vous est possible de le
faire, il est toujours intéressant de présenter un exposé par un
expert de la compagnie ou, si votre budget le permet, par un
motivateur extérieur qui saura motiver la troupe et
redonner confiance.
L’exposé peut être fait par un gestionnaire de l’équipe ou par
deux ou trois gestionnaires qui obtiennent de bons résultats
dans leur domaine, afin que chacun présente sa manière de
mettre en œuvre les bonnes pratiques de l’entreprise.
Toujours selon votre budget, si possible, remettez à chaque
participant le livre Meilleur vendeur de l’année dans la catégorie
« motivation ». Ils pourront repartir avec un bagage d’idées et se
motiver toute l’année en lisant des passages de ce livre. Si votre
budget est plus restreint, achetez un seul exemplaire et servez-
vous d’exemples pris dans ce livre, et présentez les meilleurs
trucs dévoilés par ce motivateur chevronné.
Après ces exposés, il est toujours bon de faire un autre tour
de table pour que chacun exprime un objectif clair à atteindre.
Si le temps le permet, avant la réunion, envoyez un courriel
à chaque participant en précisant vos attentes concernant
ce travail en commun. Et pour rendre ce travail encore plus
productif, invitez-les à réfléchir à trois questions précises, que
vous aurez préparées, en lien avec la motivation de l’équipe.
Au cours de la réunion, vous devez écouter toutes les
interventions. S’il y a lieu, faites travailler les participants en
équipe et faites-leur faire une synthèse des meilleures idées
assorties d’actions et de « qui fait quoi pour quand ».
Motivez le groupe à prendre certaines initiatives et félicitez
tout le monde pour sa participation. Le plus important restera
toujours le climat de confiance qui évite de tomber dans un
climat compétitif.
RÉUNION DE RÉSOLUTION DE PROBLÈME
Rien de mieux qu’une bonne rencontre pour résoudre les
problèmes entre deux parties. Pour arriver à un but précis, par
exemple la résolution du problème, il est essentiel d’établir au
préalable les règles que le groupe va suivre pendant la réunion.
Ensuite, déterminez si vous connaissez bien la position de la
partie adverse.
Les arguments de chacun servent-ils à élargir notre opinion sur
la réalité en cause ? Relevez tous les accords et les désaccords, et
lorsqu’il y a entente sur un point, définissez comment satisfaire
les attentes de chaque partie afin de traduire cette solution en
accord final.
Dès la conclusion d’une entente, assurez-vous que les deux
parties comprennent bien la même chose ; sinon, reformulez
jusqu’au consentement des deux parties. Lorsqu’il y a
consentement, concluez la réunion et célébrez l’événement.
La résolution de problème en bref :
1. Établir les règles à suivre.
2. Connaître la position de la partie adverse.
3. Écouter les arguments de chacun.
4. Relever les accords et les désaccords.
5. Si accord : définir les attentes de chaque partie.
6. Reformuler pour s’assurer que les deux parties
comprennent la même chose.
7. Clore et célébrer !
LAC-À-L’ÉPAULE
Pour réussir un Lac-à-l’épaule, il est essentiel de sortir de
votre environnement habituel. Une différente perspective
amène souvent différentes idées et solutions. Ce genre de
réunion permet de s’arrêter pour définir sa vision et mieux la
communiquer, et de s’engager à atteindre ses objectifs pour
mieux réussir.
C’est lors de ce genre de réunion qu’on découvre les talents
cachés de nos collègues. Ces talents peuvent servir plus tard dans
l’entreprise pour une plus grande productivité. On ne sait jamais !
Instaurez une gestion participative tangible afin d’innover et faites
de vos gestionnaires des leaders afin d’améliorer la coordination.
Il est important de reconnaître la contribution individuelle pour
favoriser la participation du personnel et de favoriser l’autonomie
pour résoudre les problèmes. Et surtout, n’oubliez pas de veiller à
exploiter le plein potentiel de chacun.
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APRÈS LA RÉUNION
BIEN CONCLURE
POUR ASSURER
LA CONTINUITÉ
Rappelons que tous investissent beaucoup de
temps et d’énergie lors des réunions. C’est
pourquoi il est important de bien planifier et gérer
efficacement les suivis pour que ceux-ci aient des
retombées concrètes et répondent aux objectifs.
Afin de bien conclure votre réunion, revenez verbalement sur
les objectifs de départ, les décisions prises et les prochaines
actions à poser. Faites la synthèse des progrès effectués depuis
la dernière réunion, s’il y a lieu, et présentez les avancées du
projet et les conclusions tirées par le groupe. Assurez-vous que
tous s’entendent sur ces points et qu’aucun élément n’est laissé
au hasard.
DÉTERMINEZ LA DATE
DE VOTRE PROCHAINE RÉUNION
Si possible, déterminez immédiatement la date de la prochaine
réunion, alors que tous sont réunis avec leurs agendas ; et les
participants pourront en prendre note sur le champ.
LE DÉBRIEFING
Prenez un court moment pour débriefer les participants de
la réunion qui se termine. Cette étape cruciale permet de
prendre le pouls de ceux-ci et de s’assurer que tous sont
satisfaits des conclusions tirées et de l’évolution du dossier.
L’ÉVALUATION
Au besoin, effectuez un sondage sur le déroulement de
la réunion avec les participants afin d’évaluer leur taux de
satisfaction. Ce feedback de leur part vous permettra d’ajuster
le tir pour les prochaines rencontres, d’impliquer chacun dans
le processus organisationnel et de gérer leurs attentes .
Pour savoir ce que les gens pensent vraiment, pourquoi ne
pas faire un court sondage en ligne. Une foule d’outils gratuits
comme Survey Monkey permettent de le faire rapidement et
d’analyser les résultats en un tournemain.
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 QUELQUES ÉLÉMENTS
À INSÉRER DANS VOTRE COMPTE RENDU
APRÈS LA RÉUNION • Date, heure et lieu de la réunion.

• Liste des participants.

• Rappel des objectifs de la rencontre.

COMMENT ASSURER • Rappel des actions réalisées depuis la réunion

précédente, s’il y a lieu.

UN SUIVI EFFICACE ? • Échanges sur le sujet de la réunion, questions soulevées,

actions à poser, etc.
Plus tôt le compte rendu est rédigé, moins on
risque les oublis ! • Prises de décision.

• Distribution des tâches.

L’ESSENTIEL COMPTE RENDU
• Échéancier de travail.
Le compte rendu est l’outil premier pour que tous les participants,
même les absents, soient sur la même longueur d’onde. Aussi, il est • Déterminer la personne responsable d’assurer les suivis.
impératif de produire le compte rendu dans les 24 heures suivant
la réunion. Les informations seront encore fraîches à l’esprit de • Mettre la date de la prochaine réunion à l’agenda
tous les participants et chacun aura en mémoire les tâches et de tous.
échéanciers attendus. De plus, comme les réunions sur un même
sujet se multiplient souvent, cet outil permet de suivre l’évolution
complète d’un ou de plusieurs dossiers. APRÈS LE COMPTE RENDU :
L’INCONTOURNABLE SUIVI
Ça y est ! La réunion a eu lieu, le compte rendu est rédigé et a
POURQUOI UN COMPTE RENDU ? été envoyé à toutes les personnes impliquées dans le processus.
• Pour s’assurer que tous ont les mêmes informations En plus, vous avez déjà fixé la date de la prochaine rencontre.
afin de permettre un suivi fidèle des tâches et de Il ne vous reste plus qu’à vous assurer que tous les participants
l’échéancier à respecter. respectent leurs engagements et accomplissent les tâches qui leur
ont été attribuées. Mais comment y arriver ?
• Pour permettre aux absents de ne pas prendre de retard
sur le dossier et les informer des orientations et décisions D’abord, il est impératif d’identifier une personne responsable
prises durant leur absence ainsi que des tâches qui leur ont du suivi des réunions. Ensuite, assurez-vous de communiquer
été attribuées, le cas échéant. efficacement avec les différents participants ou avec tout
le groupe pour vous assurer de l’engagement de tous les
• Pour raviver la mémoire des participants. En effet, une intervenants. Le responsable du suivi joue un rôle essentiel, il
réunion pouvant facilement s’étendre sur plusieurs heures, est, entre autres, le gardien de l’échéancier et le lien entre les
certains participants peuvent perdre le fil et oublier différents participants.
certains extraits.

• Pour fournir un outil de travail efficace afin de rappeler aux

participants où la réunion s’était terminée la dernière fois.

• Pour distribuer les tâches et déterminer un échéancier.

• Pour assurer l’évolution des dossiers entre les réunions.

• Aussi et surtout, pour servir de point de départ à la

réunion suivante.

Le compte rendu doit contenir l’information factuelle et le suivi

des décisions prises lors de la réunion. Il doit rester fidèle aux
décisions prises et aux objectifs premiers de la réunion, sans pour
autant retranscrire tous les échanges ayant eu lieu lors de
la rencontre.

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 Organiser une réunion nécessite un travail rigoureux
avant, pendant et après. En suivant ces quelques règles et
conseils, vous aurez tout en main pour planifier, organiser
et animer des réunions efficaces. Ainsi, vous et votre
équipe en sortirez gagnants !

Nous espérons sincèrement que ce guide vous sera

utile et que sa lecture contribuera au succès de vos
prochaines réunions.

BIBLIOGRAPHIE
Aïm, Roger. Management de vos réunions : 100 questions
pour comprendre et agir. La Plaine Saint-Denis Cedex.
AFNOR, 2006. 150 pages.
Branchaud, Lyne. L’organisation d’un événement.
SIX CONSEILS POUR UN SUIVI EFFICACE Montréal. Collection communication et relations publiques.
Presses universitaires du Québec. 2009. 184 pages.
1. Assurez-vous de bien synthétiser les informations que
vous transmettez. Évitez les longs courriels. Les gens Comtois, René-Louis. Gérer et animer ses réunions.
préfèrent des communications rapides, simples Collection Affaires, Montréal. Les Éditions Québécor. 2010.
et concrètes. 206 pages.
Fayet, Michelle. Réussir ses comptes rendus. Prises
2. Impliquez personnellement chaque participant : à de notes, rédaction, présentation générale. Collection
l’approche des différentes échéances, envoyez un rappel Livres outils, Efficacité professionnelle. Paris. Éditions
personnalisé aux responsables des actions à poser en leur d’organisations. 1994. 133 pages.
rappelant leurs responsabilités et en leur demandant un
état de la situation. Gagné, Rémy. Langevin, Jean-Louis. Donnez du pep à vos
réunions. Montréal. Collection Entreprendre. Pour une
3. Demandez qu’on vous confirme que les tâches ont bien équipe performante. Transcontinental. 1995. 125 pages.
été effectuées et si elles ne l’ont pas été, proposez votre Laprée, Raymond. 8 clés pour réussir vos réunions.
collaboration, si c’est possible, pour aider à mener à terme Montréal. Éditions Logiques. 2006. 351 pages.
chaque étape des différents projets.
Noyé, Didier. Réunionite : guide de survie. Pour améliorer
4. Entre les réunions, informez tous les participants de l’état la qualité des réunions. Neuilly-sur-Seine.
d’avancement des dossiers. Ainsi, tous seront directement INSEP Consulting. 2004. 177 pages.
interpellés et seront plus enclins à collaborer et à réaliser Saurel, Claude. Bien conduire une réunion. Collection
les tâches dont ils sont responsables. Gagner en efficacité. Paris. Studyrama. 2006. 197 pages.
5. Évitez également d’envoyer trop de courriels. Trop
de correspondance pourrait mener les participants à EN LIGNE
ne pas lire toute l’information que vous leur envoyez. En
correspondant seulement aux moments clés, ils sauront Mitra, 10 raisons de participer à un Lac-à-l’Épaule
que vous leur écrivez pour des motifs importants et La zone vente, Une réunion de vente STIMULANTE
porteront attention à vos correspondances.
Inc., How to spice up your sales meeting
6. Assurez-vous que tous les participants reçoivent les Inc., How to run effective meeting
documents pertinents pour accomplir leurs tâches et être
prêts pour la réunion suivante. UQAM, Les types de réunion, en ligne
Publitechnic Fidelis, Le Brainstorming

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POUR UNE RÉUNION Pour rendre toutes vos réunions

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