F

OMPI
GENVE

A/41/15 ORIGINAL : franais DATE : 24 aot 2005

ORGANISATION MONDIALE DE LA PROPRIT INTELLECTUELLE

ASSEMBLEES DES ETATS MEMBRES DE LOMPI Quarante et unime srie de runions Genve, 26 septembre 5 octobre 2005

RAPPORT DU VERIFICATEUR EXTERIEUR : AUDIT INTERMEDIAIRE DU PROJET DE CONSTRUCTION DU NOUVEAU BATIMENT ADMINISTRATIF ET DE LA SALLE DE CONFERENCE SUIVI DE LAUDIT 2004

Document tabli par le Secrtariat

1. Larticle 11.10) de la Convention instituant lOrganisation Mondiale de la Proprit Intellectuelle (OMPI) dispose que la vrification des comptes est assure, selon les modalits prvues dans le rglement financier, par un ou plusieurs tats membres ou par des contrleurs extrieurs, qui sont dsigns, avec leur consentement, par lAssemble gnrale de lOMPI. Des pouvoirs analogues sont confrs aux assembles des unions de Paris, de Berne, de Madrid, de La Haye, de Nice, de Lisbonne, de Locarno, de lIPC union pour la classification internationale des brevets , du PCT (Trait de coopration en matire de brevets) et de Vienne. 2. En consquence, les vrificateurs externes mandats ont fourni lAssemble gnrale de lOMPI, ainsi quaux unions administres par lOMPI, priodiquement ou sur demande, des rapports daudit relatifs aux comptes de lOMPI, des unions administres par lOMPI et des projets dassistance technique excuts par lOMPI. 3. Le 5 aot 2005, le Secrtariat a reu du vrificateur extrieur un rapport intitul Audit intermdiaire du projet de construction du nouveau btiment adminstratif et de la salle de confrence suivi de laudit 2004.

A/41/15 page 2 4. Ce rapport est annex au prsent document.

5. Le document A/41/16 (Gestion du projet de nouvelle construction) expose de quelle manire les recommandations formules par le vrificateur extrieur dans son rapport seront prises en considration par lOMPI pour la nouvelle construction. 6. Les assembles des tats membres de lOMPI et des unions administres par lOMPI sont invites prendre note de la teneur du prsent document et de son annexe, et faire part de leurs ventuelles observations.

[Lannexe suit]

A/41/15

ANNEXE

ORGANISATION MONDIALE DE LA PROPRIETE INTELLECTUELLE GENEVE

AUDIT INTERMEDIAIRE du projet de construction du nouveau btiment administratif et de la salle de confrence suivi de laudit 2004

Rapport du Vrificateur extrieur lAssemble gnrale

No enreg. 1.5229.944.00330.04 reda/zupe/nede Berne, le 6 juillet 2005

A/41/15 Annexe, page 2

GENERALITES

Mandat 1. Lors de la trente-neuvime srie de runions qui sest tenue Genve du 22 septembre au 1er octobre 2003, lAssemble gnrale de lOrganisation mondiale de la proprit intellectuelle (OMPI) et les Assembles des Unions de Paris, de Berne, de Madrid, de la Haye, de Nice, de Lisbonne, de Locarno, de lIPC, du PCT et de Vienne, ont renouvel le mandat au Gouvernement suisse en tant que vrificateur des comptes de lOMPI et des Unions administres par lOMPI ainsi que des comptes des projets dassistance technique excuts par lOrganisation jusqu lanne 2007 incluse (paragraphe 197 du document A/39/15). Le Gouvernement de la Confdration suisse ma confi, en tant que Directeur du Contrle fdral des finances, le mandat de vrification des comptes de lOMPI et des Unions mentionnes ci-dessus. Jai charg un collaborateur qualifi du Contrle fdral des finances de procder, au sige du Bureau international, Genve, un troisime audit intermdiaire du projet de construction du nouveau btiment administratif et de la salle de confrence. Cette analyse sest droule du 12 avril au 4 mai 2005. Mon mandat est stipul larticle 6.2 du Rglement financier de lOMPI et dfini par le Mandat pour la vrification des comptes annex ce Rglement.

2.

3.

Objet de lanalyse 4. En date du 28 octobre 2004, jai tabli un deuxime rapport intermdiaire1 relatif au projet de construction dun nouveau btiment administratif quip dun parking, daires de stockage supplmentaires et dune salle de confrence. Ce document fait mention de nombreuses recommandations. Lobjectif de cette rvision est le contrle de la mise en place des principales recommandations de ce rapport et notamment celles relatives : 5. lorganisation interne et externe de la gestion du projet, la mise jour du projet, la gestion globale du contrle des cots.

La procdure dappel doffres relatives au concours sur invitation dun bureau de conseillers externes a galement t examine.

Informations et documents 6. Je remercie de lobligeance avec laquelle les renseignements et les documents ont t transmis par tous les fonctionnaires de lOMPI qui ont t sollicits. Au cours des travaux danalyse, mes collaborateurs se sont rgulirement entretenus avec M. Petit, Vice-directeur gnral et prsident du Comit des contrats et de construction, Mme Graffigna, Contrleur financier, M. Tagnani, Directeur de la Division des btiments et ses collaborateurs directs, M. Favro et M. Steitieh,

1 Voir rapport no 1.4241.944.00330.04

A/41/15 Annexe, page 3

M. Sambuc, juriste consultant, M. Favatier, Directeur du Dpartement des finances et son collaborateur M. Vitry, M. Fraternale et M. Estoppey, du Service des achats et des contrats.

VERIFICATIONS ET CONSTATATIONS

Gnralits 7. Lors dune runion prliminaire qui a eu lieu le 12 avril 2005 lOMPI, mes collaborateurs ont rappel la dfinition des tches du Vrificateur des comptes, afin que les diffrents interlocuteurs au sein du Secrtariat de lOMPI comprennent bien le rle qui ma t attribu; un autre objectif de cette sance tait damliorer la communication et la collaboration entre les diffrentes parties. Mes collaborateurs ont galement rappel les buts de mes recommandations, en particulier celle concernant la mise en place dun management de projet externe pour la gestion du projet.

8.

Organisation interne / externe du projet 9. Ayant dcel des faiblesses dans la manire de grer les projets de construction au sein du secrtariat de lOMPI, javais dj recommand en 2002 dans mon rapport relatif dvaluation du projet de construction, de mettre en place un management de projet afin deffectuer la coordination, la gestion et les contrles indispensables tout projet dune telle ampleur et complexit dexcution. Une structure externe lOMPI serait mieux mme de rpondre efficacement aux exigences du projet et de son reprsentant2. Les Etats membres ont pris la dcision dune participation dun management externe de projet plutt quun pilotage du projet. La recommandation no 7 de mon premier rapport daudit intermdiaire du 20 juin 20033 prconisait de donner lindpendance et les comptences ncessaires au management externe de projet afin quil puisse excuter ses tches de contrle du projet de manire efficace. La recommandation no 3, ainsi que la conclusion du rapport (voir paragraphe 37) du deuxime audit de suivi ralis en octobre 2004, reprenaient les propositions dj mentionnes dans mon rapport de 2003.

10. Les constatations du rapport concernant laudit du dcompte de construction relatif la rnovation, la modernisation et lagrandissement de lancien btiment de lOrganisation mtorologique mondiale du 1er novembre 20044 dmontrent galement la ncessit de mettre en place un management de projet externe pour effectuer la gestion et les contrles indispensables tout projet de construction (voir la recommandation no 8 et la conclusion). 11. Comme dj mentionn ci-dessus, le prsent audit a pour objectif principal dexaminer la mise en place des recommandations formules dans mes rapports prcdents. Contrairement ce qui est mentionn dans le rapport de la 7me session du Comit de programme et budget du 19 septembre 20035, mes collaborateurs ont constat que rien navait t encore entrepris avant

2 voir 74 et 286 du doc A/37/10 du 24 juin 2002 3 voir rapport no 3023/944.00.1.22/01 4 voir rapport no 1.4242.944.00330.03 5 voir document A/39/6, 38 et 44

A/41/15 Annexe, page 4

le prsent audit en ce qui concerne llaboration dun descriptif des processus internes de gestion de projet6, la dfinition du cahier des charges, des processus et des responsabilits du management interne du projet7. Ils ont galement relev que les conditions permettant au management de projet mis en place deffectuer, au travers dun suivi rgulier du projet, toutes les tches de contrle ncessaires la bonne gestion du projet navaient toujours pas t runies8. Labsence dun redmarrage du projet suite aux dconvenues avec lentreprise gnrale fin 2003 explique en partie ce constat. 12. Lors de la runion prliminaire du 12 avril 2005, un intrt nouveau stant manifest pour la mise en place dun management de projet qui rponde mes recommandations, mes collaborateurs ont labor un document lattention du Secrtariat de lOMPI qui explique et dmontre lintrt de la mise en place dun management externe de pilotage du projet. Ce document est complt dun organigramme qui dfinit la structure interne, respectivement externe, mettre en place. Il contient galement un descriptif des prestations lmentaires que devraient contenir un cahier des charges, ainsi que des indications concernant les cots et les dlais. La note informelle sur le management du projet de nouvelle construction labore par lOMPI pour la huitime session du Comit de programme et budget9 sinspire des propositions de mes collaborateurs et les compltent. De plus, cette note converge avec ma recommandation de mettre en place un management externe de projet selon le schma prsent en annexe 1 au prsent rapport. Recommandation no 1: Jinvite lAssemble gnrale approuver la proposition de lOMPI prsente la 8me session du Comit de programme et budget au travers dune note informelle sur le management externe du projet de nouvelle construction qui permettra de mettre en place lorganigramme figurant dans lannexe 1. 13. Le cahier des charges pour lappel doffres dun management de projet devra encore tre complt et affin, afin quil intgre au mieux toutes les prestations dont lOMPI devra disposer. Le choix judicieux des soumissionnaires est galement primordial. Dans tous les cas, lappel doffres devrait tre adress galement aux socits que javais dj recommandes en 2003. 14. La note informelle mentionne ci-dessus montre que la Division des btiments sera fortement implique dans tout le processus. Toutefois, elle na pas directement particip llaboration de ce document. Lefficience de la gestion de ce projet ne pourra tre vraiment complte que par la pleine adhsion de la Division des btiments aux propositions de lOMPI. La russite de la mise en place dun management de projet, tel que dcrit dans cette note, implique une coopration troite entre tous les intervenants, en particulier entre la Division des btiments, le management externe de projet et le Service des achats et contrats. De plus, lensemble de mes commentaires et recommandations formuls dans mon prcdent rapport10 relatif la gestion du projet de rnovation, modernisation et agrandissement de lancien btiment de lOMM et notamment la recommandation no 611, demanderaient dtre mis en place rapidement afin de minimiser au maximum les ventuelles difficults de fonctionnement au sein de lOMPI (voir note informelle du 25 avril 2005).

6 voir recommandation no 1 du rapport no 1.4241.944.00330.04, du 28 octobre 2004 7 voir recommandations no 2 du rapport no 1.4241.944.00330.04, du 28 octobre 2004 8 voir recommandation no 3 du rapport no 1.4241.944.00330.04, du 28 octobre 2004 9 voir document connexe la 8me session du Comit du programme et budget du 27 avril 2005 10 voir rapport no 1.4242.944.00330.03, du 1er novembre 2004 11 Recommandation no 6: Dans le cadre dun projet de construction, il est indispensable de mettre en place une gestion de projet, respectivement une direction des travaux performante qui se conforme aux procdures, usages et normes tablies, qui fasse respecter la stricte application des modalits du contrat et qui soit capable, connaissant lexistence de risques potentiels, dinstaurer rapidement des mesures appropries. Une attitude "proactive" est recommander vivement.

A/41/15 Annexe, page 5

Recommandation no 2: Demander la collaboration et la pleine adhsion de tous les intervenants internes avec le management externe de projet et procder un appel doffres pour la mise en place dun management externe de projet en concordance avec le cahier des charges remis au Secrtariat par mes collaborateurs.

Procdure de passation de march

Critres daptitude 15. En date du 13 novembre 2002, une liste de soumissionnaires a t tablie par lOMPI. Dans la mesure o une liste de soumissionnaires a t tablie selon une procdure sur invitation, on peut estimer que toutes les socits inscrites rpondaient aux critres daptitude demands (capacits professionnelles, financires, conomiques, techniques et organisationnelles). Par consquent, il nest pas appropri de se rfrer nouveau aux critres daptitude dans la phase dvaluation des soumissionnaires en vue de ladjudication, comme cela a t fait par le Service des achats et contrats (voir Dun & Bradstreet rating). 16. Lannexe 4 des documents de lappel doffres demande aux soumissionnaires de fournir la description du bureau de conseillers externes, notamment la composition du bureau et la qualification du personnel (nom, formation et fonction). Des rfrences significatives dans la ralisation de btiments de bureaux et de salles de confrence taient galement requises (nom du bureau darchitecte, du matre douvrage, anne de construction, lieu, importance des prestations et cot total de lopration). Enfin, de lexprience dans ltablissement dappel doffres et la reprsentation du matre douvrage faisait aussi partie des demandes de ladjudicateur. 17. Lannexe 1 dfinit le mandat dassistance au matre douvrage et lannexe 5 loffre de prix. Cette dernire repose sur la rmunration journalire de 12 experts12 ayant davantage de comptences dans la technique du btiment plutt que dans les conseils en gestion de projet. La dfinition du mandat nest pas cohrente avec les tches des spcialistes auxquels il est fait rfrence. Un soumissionnaire a dailleurs fait remarquer ce paradoxe, des spcialistes techniques ne pouvant pas offrir lexprience dassistance au matre douvrage. En dfinitive, la prestation principale exige dans le mandat nest pas vritablement chiffrable dans lannexe 5, dans la mesure o il nest pas fait mention dun spcialiste en assistance au matre douvrage. Selon mes collaborateurs, ce manque de cohrence dans les documents dappel doffres peut entraner des difficults au niveau des soumissionnaires pour remplir et chiffrer loffre, mais peut galement gnrer des complications ladjudicateur pour formuler des critres dvaluation non discriminatoires, car lhomognit des offres remises nest pas garantie. Les carts de prix de plus de 100% entre loffre la moins chre et loffre la plus chre dmontrent bien la difficult de chiffrer une prestation qui nest pas cohrente dans sa dfinition. Une dfinition claire et prcise des critres daptitude aurait permis de slectionner une seule catgorie de soumissionnaires ayant de lexprience dans les prestations dassistance au matre de louvrage. Or, sur les sept offres remises lOMPI, mes collaborateurs ont relev que trois socits navaient pas donn de rfrences probantes en tant quassistance au matre douvrage. Par contre, les quatre autres socits ont toutes apport des rfrences en relation directe avec le mandat dassistance au matre douvrage.

12 architecte/urbaniste, ingnieur lectricien, ingnieur CVC, ingnieur sanitaire, ingnieur civil, gologue, gotechnicien, spcialiste domotique, spcialiste en scurit de chantiers, conomiste, spcialiste scurit physique, spcialiste assurance

A/41/15 Annexe, page 6

Recommandation no 3: Dfinir avant lappel doffres, les critres daptitude applicables lvaluation des soumissionnaires. Recommandation no 4: Etablir une cohrence dans la dfinition des mandats et entre la dfinition du mandat et le chiffrage de la prestation.

Critres dadjudication 18. Un descriptif des critres dadjudication a t tabli par la Division des btiments en date 5 fvrier 2003, soit aprs louverture des offres effectue le 6 janvier 2003. Ce processus inhabituel ne permet pas de garantir une totale transparence dans le processus dadjudication. Les rgles en la matire prconisent que les documents dappel doffres doivent contenir les critres dadjudication par ordre dimportance, ainsi que leur pondration, quils doivent indiquer la mthode dvaluation du critre du prix et que les mthodes dvaluation des critres dadjudication doivent tre obligatoirement arrtes avant le retour des offres. 19. Toutes les conditions qui dterminent les rgles au niveau de lappel doffres et, en particulier, le choix et la pondration des critres dvaluation, ainsi que la mthode de notation des prix, doivent imprativement tre dfinies lavance et tre mentionnes. Lchelle des notes doit tre arrte avant louverture des offres. Mes collaborateurs ont constat quaucune de ces conditions na t respecte dans le cadre de cet appel doffres. Recommandation no 5: Fixation de toutes les conditions qui dterminent les rgles au niveau de lappel doffres savoir, le choix et la pondration des critres dvaluation, la mthode de notation des prix et lchelle des notes.

Choix des critres 20. En date du 20 janvier 2003, la Division des btiments a remis au Service des achats ses considrations sur lappel doffres. Elle recommande lattribution du mandat au bureau Honegger & Mller Architectes SA. La Division des btiments a tabli un tableau comparatif dont les critres reposent sur les offres de prix, la prsentation du dossier, la rfrence des architectes et la rfrence des partenaires. Il ny a pas dchelle de notation et pas de pondration du prix, donc pas de classement. Les apprciations des critres dvaluation reposent uniquement sur le terme ok. Devant la faiblesse de cette analyse, le Service des achats a demand une valuation plus dtaille la Division des btiments. Le 5 fvrier 2003, cette dernire a rexamin les propositions des sept bureaux et elle a dfini un nouveau systme dvaluation. 21. Arrt la date du 5 fvrier 2003, le classement amne les observations suivantes: Les caractristiques et avantages de loffre retenue, respectivement les motifs pour lesquels les autres nont pas t retenues ne sont pas documents. La justification des notes donnes chaque soumissionnaire nest pas documente. Le caractre alatoire de lattribution des notes donnes par la Division des btiments et le Service des achats a dailleurs conduit plusieurs classements totalement contradictoires, la socit retenue tant premire selon les notes donnes par la Division des btiments et sixime selon un tableau qui a t produit par le Service des achats. Ces rsultats nont pas t mis en confrontation par une commission dvaluation compose de reprsentant de chaque Division. Cest pourtant ce dernier scnario quil aurait fallu respecter dans ladjudication des travaux. En effet, un rquilibrage des notes en fonction dune analyse dtaille des offres conduisant une vision objective de celles-ci place le soumissionnaire qui a reu le mandat en cinquime position sur sept soumissionnaires.

A/41/15 Annexe, page 7

Recommandation no 6: Justifier et documenter toutes les dcisions prises. Amliorer la coordination entre le Service des achats et la Division des btiments. Crer une commission dvaluation avec des reprsentants de ces deux entits et le Contrleur financier. Etablir un rapport dvaluation dment document permettant de motiver les dcisions prises. Etablir un procs verbal mentionnant les rsultats des ngociations. 22. En ce qui concerne loffre retenue, mes collaborateurs ont constat labsence de rfrence une exprience passe en matire de reprsentation du matre douvrage13; en consquence, il nest pas possible de dterminer si cette entreprise dispose de comptences suprieures par rapport aux autres soumissionnaires. La Division des btiments lui a pourtant attribu 18 points sur 20, alors que les autres socits nont reu que 8, respectivement 6 points. Une seule a bnfici, juste titre dailleurs, du maximum de 20 points. Lcart entre cette dernire socit et celle qui a obtenu le mandat nest pas logique. La premire dispose dune longue et large exprience dans lassistance au matre douvrage, alors que le soumissionnaire slectionn ne dispose, selon un Conseiller dEtat de la Rpublique et canton de Genve que dune petite structure mise en place en 2000. Cette socit naurait donc pas t en mesure de mentionner des rfrences quivalentes celle qui a obtenu les 20 points. En conclusion, mes collaborateurs nont pas t en mesure de comprendre la raison pour laquelle lentreprise retenue sest vue octroyer un score de 18 points. 23. Les critres, de mme que leur pondration, ont t modifis entre le premier et le deuxime tableau tabli. En effet, le premier indique une pondration de respectivement 30% et 70% pour les critres prix et technique, alors que le second mentionne 40% et 60%. Ces derniers pourcentages laissent encore un pouvoir dapprciation large au critre technique. Les critres du premier tableau taient certainement davantage en corrlation avec le cahier des charges (qualification, exprience, effectif), alors que ceux du deuxime sorientent fortement sur les rfrences produites. Ceci est dautant plus paradoxal que la socit qui a obtenu le march disposait des moins bonnes rfrences, dans la mesure o elle a bnfici de celles de lancienne socit dont elle est issue. Recommandation no 7: Ne pas modifier les critres et leur pondration en cours de processus. Dfinir des critres, non seulement en fonction du prix et de la valeur technique, mais galement en fonction de la qualit et de la convenance de la prestation (respect du cahier des charges). Une valuation ne reposant que sur des critres lis aux rfrences pourrait sembler discriminatoire. Introduire des critres non discriminatoires implique quils doivent tre prcisment lis aux spcificits du march et la prestation offrir. Ils doivent permettre une mise en concurrence cohrente de tous les soumissionnaires. Mentionner dans les documents la volont dvaluer les rfrences des sous-traitants. 24. Mes collaborateurs ont relev un doublon entre le critre A relatif lorganigramme et les rfrences produites du pool de soumissionnaires et le critre C concernant les rfrences du pool. La dfinition exacte et les diffrences entre ces critres ne sont pas prcises. Il est dailleurs tonnant quun critre dvaluation relatif lexprience en assistance au matre douvrage nait pas t produit alors que cest le paramtre qui rpond au mieux la dfinition du mandat de lannexe 1 de lappel doffres. 25. Concernant le critre B, aucune rfrence individuelle du personnel na t donne par la socit qui a reu le mandat bien quelle ait reu le maximum de points et que, paralllement, dautres socits soumissionnaires ayant par contre fait mention de comptences spcifiques relatives la gestion conomique de projet nont pas bnfici dun mme maximum de points. La rfrence produite par le pool adjudicataire relative lconomiste ne semble pas rpondre aux spcificits dun conomiste de la construction, dans la mesure o il sagit plutt dune socit de promotion

13 voir annexe II 2 de l'offre

A/41/15 Annexe, page 8

immobilire ayant bien videmment des intrts dans chacune de ses ralisations. Il importe que les tches dun conomiste de la construction ne soient pas lies un bureau dtudes ou un entrepreneur, ni un fournisseur et que, ds lors, son indemnisation ne soit pas fonction de facteurs sur lesquels il peut influencer directement. Cette indpendance ne peut tre garantie par cette socit, dans la mesure o elle est lie une entreprise de construction et quelle est issue de la liquidation dune socit en deux socits dont lune est justement celle qui a reu le mandat de conseillers externes. Recommandation no 8: Afin dassurer toute lobjectivit indispensable dans les procdures de passation de march, il est ncessaire de mettre en place rapidement des processus qui tiennent compte de la lgislation en vigueur actuellement. Des objectifs de mise en concurrence efficaces et dgalit de traitement entre tous les soumissionnaires permettront sans aucun doute dinstaurer la transparence indispensable toute procdure de passation de march. Linstauration de critres daptitude et dadjudication pertinents permettra de dsigner lentreprise prsentant loffre conomiquement la plus avantageuse tenant compte notamment de la qualit, du prix, de la convenance de la prestation, des dlais, de la valeur technique, etc. 26. Dans le but de mettre en place un management externe de projet dans les meilleures conditions possibles et si lOMPI en fait la demande, je me suis dclar dispos donner mon avis sur le cahier des charges tabli dfinitivement ainsi que sur la liste des socits qui une offre sera demande, ceci avant que la procdure dappel doffres ne dbute. Je serais galement prt donner une apprciation sur le rapport dvaluation qui sera tabli avant ladjudication finale.

Projet dfinitif

Adquation des besoins dans le nouveau btiment avec les projections deffectifs 27. Le paragraphe 24 du rapport de la 5me session du Comit du programme et budget du 19 septembre 200214 mentionne lintervention de la dlgation des Etats-Unis dAmrique relative aux projections des demandes dposes selon le PCT. Cette dlgation fait remarquer que pour la premire fois depuis de nombreuses annes, lOffice des brevets et des marques des EtatsUnis a connu un flchissement du nombre de dpts de lordre de moins 1% par rapport la mme priode de lanne dernire. La croissance des dpts pourrait ne pas dpasser un taux annuel de 6% voire se situer 4% des estimations de 4% 6% tant ralistes pour le moment. Elle demande encore de faire confirmer la validit de ces prvisions de recettes avant dentreprendre un projet dinvestissement de lampleur de celui de la nouvelle construction. Le Secrtariat de lOMPI sappuyait sur une projection qui traduisait une approche prudente tablie 10% en 2002 pour baisser ensuite jusqu 7% en 2006. La dlgation des Etats-Unis dAmrique avait estim que les projections de lOMPI en ce qui concerne les recettes taient trop optimistes15. 28. En 2003, le Secrtariat de lOMPI a rvis ses projections dans le rapport de la 7me session du Comit du programme et budget16. Les projections relatives au PCT font tat dun taux de croissance de 5.2% en 2003, de 8.8% en 2004 et de 9.6% en 2005.

14 voir document A/37/9 15 Voir document A/37/14, 256 16 voir document A/39/6 du 19 septembre 2003, 13

A/41/15 Annexe, page 9

29. Le paragraphe 49 du document WO/PBC/IM/05/2 du 14 janvier 2005 de la Session informelle du Comit du programme et du budget prcise que la demande en faveur du PCT devrait augmenter un rythme modr (3%) compter de 2006, soit un taux nettement infrieur celui indiqu en 2003. 30. Lvaluation du projet de construction dun nouveau btiment administratif effectu en 2002 retenait un pourcentage de 7% concernant la projection des demandes dposes selon le PCT pour les annes 2002 200717. Ce scnario voquait un besoin total en places de travail de 1622 places. Javais alors suggr daugmenter de 60 places la capacit du nouveau btiment afin que lOMPI puisse abriter lensemble de ses collaborateurs dans ses propres btiments, aprs la construction du nouveau btiment administratif. 31. Les projections actuelles sont fondes sur une croissance modre des systmes denregistrement moyen terme 18. Elles font tat dun besoin de 1500 places de travail dici 2009 (dont une rserve de 100 places) soit 7.5 % de moins que ce qui avait t envisag en 2002. Cette estimation est base, selon le Bureau du Contrleur financier, sur une absorption du travail par une automatisation des procdures. Le maintien de 560 places dans le nouveau btiment devrait permettre de rpondre intgralement aux besoins de lOMPI sans quil soit ncessaire de louer dautres locaux usage de bureaux19. 32. Le besoin en place de stationnement repose sur la mme dmarche de mettre fin la quasitotalit des aires de stationnement extrieures20. Avec la construction du nouveau btiment, 280 places de stationnement sont prvues dans les niveaux -2 et -3. A cela sajoute encore la construction de 5 niveaux de sous-sol supplmentaires permettant dabriter 260 places de stationnement, soit 540 places au total. En additionnant ce chiffre au 361 places dj proprit de lOMPI, on constate une proportion de places de parc par employ de 60%, ratio qui correspond bien celui indiqu au paragraphe 21 de mon rapport dvaluation en 2002. 33. Jai pris note que le besoin en places de parc supplmentaires ou de stockage rpond une demande exprime par les dlgus de lOMPI en 2002 et approuve lors de la 7me session du Comit du programme et budget du 19 septembre 200321.

Mise jour du projet 34. Mes collaborateurs ont constat que les documents tablis par le Bureau du Contrleur financier et prsents au Comit de programme et budget taient dsormais valids pralablement par la Division des btiments. La qualit des informations et des donnes transmises au Comit de programme et budget est par consquent meilleure.

Mise jour des surfaces et des volumes

17 voir document Wipo inputs for the evaluation of the building project by the swiss federal audit office - Report I - Needs for office space and parking, 65 18 voir documents WO/PBC/IM/05/3, 21 et WO/PBC/8/INF/1, 34 19 voir documents WO/PBC/IM/05/3, 21 et WO/PBC/8/INF/1, 34 20 voir document WO/PBC/8/INF/1, 37 21 voir document A/39/6, 45

A/41/15 Annexe, page 10

35. Un projet et un devis rviss ont t remis lOMPI par larchitecte en charge du dossier en date du 7 juillet 2004. Cette mise jour prvoyait un certain nombre de suppressions et de modifications. La salle de confrence, le stockage supplmentaire, la galerie de liaison entre le nouveau et lancien btiment, le 6me tage, la chaufferie et lamnagement du stockage ont t supprims du projet. Lquipement du 5me tage tait en option. Le projet ainsi propos tait budgt 122.7 millions de francs, soit une rduction de cot de 67.8 millions de francs par rapport au budget de 190.5 millions de francs approuv par les Etats membres. 36. Au mois doctobre 2004, le Secrtariat de lOMPI a dcid de prsenter aux Etats membres le projet redimensionn comprenant lamnagement du 5me tage qui permettait doffrir un total de 560 places de travail et des sous-sols supplmentaires pour lamnagement des places de stationnement. 37. La diminution du volume de lensemble du complexe est essentiellement porter au compte de la suppression de la salle de confrences et du 6me tage du btiment administratif. Le tableau prsent en annexe 2 donne lvolution du volume SIA depuis 2001. 38. Le document prsent au Comit de programme et budget22 indique un cot par m3 de 660 francs suisses pour le projet rvis comprenant un btiment administratif et des sous-sols supplmentaires. Cette diminution du cot a t rendue possible par la suppression de la salle de confrence. Si lon compare uniquement lvolution du cot du btiment administratif par rapport au projet initial, on constate une diminution du prix au m3 SIA denviron 8%, soit de 743 francs suisse 684 francs suisse. La moyenne pour un objet similaire Genve tant denviron 700 francs par m3 SIA, un cot de 660 francs par m3 est considrer comme favorable. 39. Le cot total rapport la place de travail se situe actuellement aux environs de 224000 francs suisses pour le projet rvis. Ce chiffre traduit une diminution de plus de 37% par rapport au ratio initial du projet davril 2003, diminution provenant fortement de la suppression dun tage. Cette constatation va dans le sens de ma recommandation du rapport dvaluation de juin 2002, lorsque javais signal que le projet dgageait des surfaces de reprsentation trop importantes et quil serait judicieux de retrouver des rapports plus comparables avec ceux des btiments dorganisations internationales. Cependant, ceci ne signifie pas que le projet rvis soit considrer comme conomique; le ratio par place de travail indiqu traduit encore le standing lev du btiment, la moyenne de ce ratio tant plutt aux alentours de 160000 francs par place de travail (voir lannexe 4). Il est vrai que la principale diminution des cots est mettre sur le compte de la suppression de la salle de confrence.

Gestion globale du contrle des cots

Modifications de projet 40. Larchitecte a prsent en date du 7 juillet 2004 un projet rduit ainsi quun devis gnral. Celui-ci proposait un projet rduit de la salle de confrence et du stockage supplmentaire pour un montant devis 86.6 millions de francs. LOMPI y a ajout loption relative lamnagement du 5me tage pour un montant de 3 millions de francs. Pour tenir compte de la demande des dlgus damnager des places de stationnement, un parking supplmentaire a t galement ajout pour un montant estim par la Division des btiments 8.9 millions de francs. Cette

22 voir document WO/PBC/8/INF/1, 8

A/41/15 Annexe, page 11

nouvelle configuration permet de renoncer au passage pitons et la liaison parking en sous-sol dun montant devis 1.3 million de francs. 41. Il convient de mentionner que le devis du projet rvis de juillet 2004 ninclut pas lamnagement du 5me tage et la construction des sous-sols supplmentaires. La Division des btiments a actualis les prix du devis gnral apur de juillet 2003 et les a radapts avec loffre de lentreprise gnrale. Comme le stipule la Division des btiments dans le document du 5 novembre 2004, il sera ncessaire, le moment venu de confier un avenant au contrat des mandataires pour inclure le descriptif du sous-sol supplmentaire dans lappel doffres. Le mandat quil conviendra de donner aux mandataires pour actualiser le devis et intgrer les complments ncessaires lappel doffres pour lentreprise gnrale se monte 400000 francs. Ces tudes ont t bloques dans lattente de la dcision du Comit de programme et budget sur la suite donner au projet. Recommandation no 9: Finaliser les tudes du projet redimensionn et actualiser le devis en consquence.

Devis gnral projet rduit 42. Lannexe 1 du document relatif la 8me session du Comit du programme et budget, du 10 mars 200523, tablit une comparaison entre le Budget vot par les Etats membres au mois de septembre 2002 (190.5 millions de francs suisses, sur la base de mon rapport dvaluation de juin 200224) et le devis/estimation du projet rduit du 29 avril 2005. Les chiffres relatifs au budget prsent ont t adapts grce des synergies imputes sur la salle de confrences (voir mon rapport du 28 octobre 200425, chiffre 27). Sous cette forme, additionn du montant du stockage supplmentaire, il correspond au dcoupage de lappel doffres rdig pour la slection de lentreprise gnrale le 27 octobre 2003. 43. Cette comparaison reflte deux tats distincts du projet. Le premier correspond ltat du projet au mois de novembre 2001 ( la base de mon rapport dvaluation), respectivement ltat dpendant du devis gnral du 28 mars 2002, soit la construction dun btiment administratif, dune salle de confrences et de stockages supplmentaires. Le second tat correspond au projet redimensionn en avril 2005 avec uniquement le btiment administratif et un parking en sous-sol. Entre ces deux tats, il convient de mentionner encore deux situations: le devis gnral apur du 7 juillet 2003 qui tient compte des modifications apportes au projet, suite mon valuation du mois de juin 2002, et le devis rvis aprs ladjudication des travaux lentreprise gnrale pour un montant de 132 millions de francs pour la construction du btiment administratif, de la salle de confrence et du stockage supplmentaire, pour un devis correspondant 147 millions de francs suisses. 44. Au chiffre 38 de mon rapport du 20 juin 200326, javais tabli un tableau comparatif entre les cots approuvs en septembre 2002 et les estimations rvises davril 2003 tires du modle du rapport de progrs remis au Comit de programme et budget. Lannexe 1 du document prsent cette anne ce comit mentionne encore un autre modle de prsentation du budget. Les

23 voir document WO/PBC/8/INF/1 24 voir document A/37/10 du 24 juin 2002 25 voir rapport no 1.4241.944.00330.04 26 voir rapport 3023/944.00.1.22/01

A/41/15 Annexe, page 12

diffrentes structures de budget prsentes aux Etats membres ne permettent pas dtablir un lien direct entre les diffrentes volutions du projet. 45. En consquence, mes collaborateurs ont dress une comparaison entre le budget de ltat correspondant au budget vot par les Etats membres en 2002 avec celui de ltat actuel. Ceux-ci, complts du cot dachat du terrain, de tous les frais de concours, de voyage, de reprsentation, de salaires et des cots hors budget (expertise de la parcelle, assurance et surveillance des villas existantes sur la parcelle, etc.), sont de: 206.6 millions de francs pour le projet initial (190.5 millions de francs + 16.1 millions de francs) et de 152.2 millions de francs pour le projet rduit (125.5 millions de francs + 26.7 millions de francs), compte tenu des honoraires pour le premier projet soit une diminution de budget de 26.3 %, ou 54.4 millions de francs. 46. Les cots inhrents lorganisation du concours international darchitecture pour lextension du sige administratif en 2000 avaient t estims 1.5 million de francs. Le dcompte final arrt ma demande par la Division des finances est de 1693788 francs, soit un dpassement de 193788 francs. La Division des btiments a valid ces chiffres. Ltablissement de ce dcompte a permis de rectifier la mauvaise rpartition et imputation de cots de certains postes entre les objets, respectivement leur nature comptable. 47. Les frais daudits effectus depuis lvaluation du nouveau btiment en 2002 ont t chargs, tort, sur la comptabilit de ce projet. Ils ne devraient pas rentrer dans le cadre de la nouvelle construction mais plutt tre imputs au code budgtaire Coopration avec les auditeurs externes au lieu du code budgtaire de la Division des btiments. Recommandation no 10: Etablir une cohrence et une uniformit dans la prsentation des budgets prsents dans les rapports destins aux Etats membres. Mieux coordonner limputation des cots inhrents au projet du nouveau btiment entre le Bureau du Contrleur financier, les Divisions des btiments et des finances, afin dtablir davantage de rigueur dans leur imputation lenveloppe budgtaire du projet.

Etats des paiements 48. Au 31 dcembre 2004, les paiements effectus slevaient 18335156 francs alors quils taient de 15762940 francs une anne plus tt, soit un volume des paiements pour lanne 2004 de 2572216 francs. Les Divisions des finances et des btiments ont contrl la rpartition des paiements en date du 14 avril 2005. Ltat des paiements tait alors de 18907697 francs pour des engagements passs de 21002991 francs et un devis de 24626190 francs suisses. Ces montants incluent les prestations lies au premier projet pour un montant estim par la Division des btiments 10584141 francs, soit 8941000 francs pour les honoraires et 1643141 francs pour les frais.

A/41/15 Annexe, page 13

CONCLUSION

49. Les actions positives engages dernirement par lOMPI relatives la mise en place dun management externe de projet ne suffisent pas totalement dissiper mon inquitude quant lattribution de ce mandat au vu des procdures de passation de marchs que mes collaborateurs ont eu loccasion de constater, dans le cadre du prsent audit27. Je suggre au Secrtariat de lOMPI de mettre au plus vite au concours les prestations du management de projet externe selon mes recommandations afin que ce dernier puisse rapidement collaborer la finalisation des tudes du projet, respectivement du devis gnral, ainsi qu llaboration du contrat et lappel doffres pour lentreprise gnrale. Paralllement, des procdures de passation de march devront tre dfinies et immdiatement appliques aux appels doffres voqus plus haut. Cest cette condition quil sera possible dinstaurer la transparence indispensable ces processus. Afin que lOMPI puisse disposer des meilleures chances dobtenir la collaboration dune socit qui rponde au mieux ses besoins spcifiques, je rappelle que je suis dispos, donner mon avis sur la procdure de passation de march relative au management externe28.

Annexes: 1 Organigramme de la structure dun management externe de projet 2 Evolution du volume SIA du projet de 2001 2005 3 Comparaison des prix au m3 SIA tous CFC confondus 4 Cot total rapport la place de travail

27 voir paragraphes 15 26 28 voir paragraphe 26

[Lappendice 1 suit]

ANNEXE 1: Organigramme de la structure d'un management externe de projet

ASSEMBLEE GENERALE
DU O PR T JE

ETATS MEMBRES

COMITE DU PROGRAMME ET BUDGET

PE SU
PR O JE I N TE R NE DU T

N IO IS RV

Annexe no 1 1.5229.944.00330.04

DIRECTEUR GENERAL

P ER VI SI O N

MAITRE DE L'OUVRAGE / OMPI CONTRACTS REVIEW AND CONSTRUCTIONS COMMITTEE CONTRACTS REVIEW CONSTRUCTIONS COMMITTEE REVIEW COMMITTEE
SU
Ra pp orts

Rapports intermdiaires

Rapports intermdiaires

DIRECTION DE PROJET DU MAITRE D'OUVRAGE CHEF DE PROJET Approbation des dcisions - Assistant du Project Manager - Assistant financier
PR T JE O
COMITE ARBITRAL

d'a v ris ance qu es men (co t, a ts d , d qua la tio is) n p roje t,

A/41/15 Annexe, page 14

APPENDICE 1

SECRETARIAT OMPI

CONTROLLEUR

PROCUREMENT

CONSEILLER JURIDIQUE
D U

DIVISION DES FINANCES

- Consultant droit de la construction MANAGEMENT DE PROJET Reprsentant MO

E G TA O L PI

Organigramme de la structure dun management externe de projet

DIRECTION ARCHITECTURALE

DIRECTION TECHNIQUE

DIRECTION DES TRAVAUX

[Lappendice 2 suit]
INGENIEURS Ing. civils, CV, san., lect. SPECIALISTES

MANDATAIRES

ARCHITECTE B, B + P

ENTREPRISE GENERALE

OMPI Schma d'organisation du projet en phase d'excution

ENTREPRENEURS FOURNISSEURS SPECIALISTES 22.04.2005

ASSISTANT TK 3

A/41/15 Annexe, page 15

APPENDICE 2

Annexe n 2 1.5229.944.00330.04

Evolution du volume SIA de 2001 2005

250'000 236'488 228'060 232'053 200'000 167'637
(sans sous-sol suppl.) (avec sous-sol suppl.)

190'904

150'000

100'000

50'000

0
Projet dfinitif (nov. 2001) Projet dfinitif (mars 2002) Projet mis jour (Avril 2003) Projet rduit (juillet 2004) Projet rduit (fvrier 2005)

[Lappendice 3 suit]

A/41/15 Annexe, page 16

APPENDICE 3

Annexe n 3 1.5229.944.00330.04

Comparaison des prix au m3 SIA tous CFC confondus (y.c. honoraires)

OMM HCR OMPI

1'000 820 800 600 400 200 -

970 795808 804 743

OMPI (sans stockage supplmentaire) Du Pont OMPI (sans stockage et sans salle de conf.) OMPI (projet rvis 2005)

657

Fr/m3 (CBC)

[Lappendice 4 suit]

A/41/15 Annexe, page 17

APPENDICE 4

Annexe n 4 1.5229.944.00330.04

Cot total rapport la place de travail

400'000

359'999
350'000 300'000

320'427 264'084

OMM HCR Du Pont OMPI OMPI (sans stockage supplmentaire) OMPI (sans stockage et sans salle de conf.) OMPI (projet rvis 2005)

250'000

187'449
200'000 150'000 100'000 50'000 -

166'939 170'794

224'107

Cot total / place de travail (CHF)

[Fin de lannexe et du document]