Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
d'une rencontre physique : les personnes sont physiquement autour de la table, d'une rencontre virtuelle : les moyens utiliss sont alors la tlconfrence ou Internet.
La runion est donc un partage d'ides ou de renseignements entre personnes. On assiste une runion chaque fois que l'on a besoin des autres pour agir, pour atteindre un objectif donn.
Comment conduire et animer une runion Il se peut qu'on ait besoin de rassembler des impressions, des avis ou des connaissances des participants la runion. Dans ce cas, la runion permet de rcolter de l'information.
l'objectif d'un geste pdagogique (une sanction, par exemple), l'objectif d'une activit particulire ou d'un cours, l'objectif d'une journe, l'objectif plus gnral d'un sjour de vacances ou de formation, l'objectif d'une organisation.
Comment conduire et animer une runion Pour savoir si une runion est russie, on peut se poser quelques questions lmentaires.
Les participants ont-ils appris quelque chose de nouveau ? Des dcisions ont-elles t prises ? Les participants savent-ils quoi faire ? Dans quelle mesure cette runion aidera-t-elle les participants atteindre l'objectif du groupe ? Les participants ont-ils collabor entre eux, ont-ils t ouverts et positifs ?
Il ne faut pas confondre les types de dlibrations avec les types de runions. S'il existe essentiellement trois types de dlibrations, il existe plusieurs dizaines de types de runions. Mais ceci n'est pas dcrit dans ce document.
4.1 La discussion
La discussion est le mode le plus libre. Les participants ont accs toute l'information pertinente avant de se prononcer sur le sujet. Le partage des ides contribue mieux analyser et trouver des solutions.
5.1 Planifier
Prciser les objectifs
Dgager les principaux objectifs. Faire la liste des sujets couvrir. Evaluer le temps requis (si possible, pour chaque sujet). Classer les sujets par ordre de priorit. On commence par les plus importants.
Convoquer
Prciser le jour, l'heure et l'endroit. S'assurer que chaque personne ait reu la convocation (orale ou crite). Veiller n'oublier personne. Rappeler chacun ses tches.
Rserver et vrifier les locaux. Prparer les documents, les photocopies. Prvoir les accessoires et aides de prsentation. Prvoir une collation ou, s'il y a lieu, un repas.
5.2 Dbuter
Crer un climat favorable
Accueillir les participants avec le sourire. Leur souhaiter la bienvenue et les remercier d'tre prsents. Faire les prsentations s'il y a lieu.
Susciter l'intrt
Adopter un langage positif et motivateur. Faire voir les avantages possibles de la runion.
Rappeler les rgles de fonctionnement. Dcrire et faire approuver l'ordre du jour s'il y a lieu. Prciser les rles (qui est meneur, qui est secrtaire, qui est modrateur, ...). Au moins fixer un temps limite pour la runion.
Sceller l'engagement
S'assurer que chacun a compris les objectifs, les rgles et les enjeux de la runion. Obtenir l'assentiment de chacun ("si tout le monde est d'accord, alors on peut commencer...").
5.3 Diriger
Prsenter chaque sujet
Susciter la participation
Faire observer les rgles. S'assurer que chacun se sente respect. Rgler sur-le-champ les situations litigieuses.
5.4 Conclure
Rsumer
Rsumer les points abords. Faire une synthse des points significatifs. Rsumer les dcisions prises.
Prciser ou rappeler les chances. Avec les participants, distribuer les tches. Utiliser des verbes d'actions pour formuler les objectifs et les rsultats viss.
Confirmer le plan d'action. Dterminer les moyens de contrles. Remercier les participants d'tre rest attentifs durant la runion.
Rdiger un compte-rendu fidle. Dresser un tableau des tches et actions accomplir. Dgager les points importants. Envoyer chaque participant.
Contrler la ralisation
Faire ressortir l'volution ou l'avancement des actions entre les runions. Soutenir et encourager.
7. Quelques trucs...
a. Eviter qu'il y ait des perdants et des gagnants. Personne n'aime perdre la face. Aussi, il faut concilier les points de vue, respecter chaque participant et faire en sorte que chacun en ressorte gagnant. b. Lorsqu'une ide est exprime, elle n'appartient pas l'individu qui l'a formule. Une fois sur la table, l'ide appartient au groupe. Les participants doivent apprendre prendre une distance par rapport leurs ides, cela mnage les susceptibilits. Les interventions sont alors plus cratrices. c. Rgler les litiges sur-le-champ. Toute situation conflictuelle qui n'est pas rgle immdiatement risque de dgnrer et deviendra de plus en plus difficile canaliser. S'il y a des
Comment conduire et animer une runion frustrations, les laisser s'exprimer mais ne tolrer aucune attaque personnelle ou insinuation malveillante. d. Fournir une information transparente et claire. On vite ainsi de susciter un climat de mfiance. S'ils ont l'impression qu'on cherche leur cacher quelque chose, les participants auront tendance saboter par divers moyens l'avancement des projets.
Le prsident d'assemble doit tre soigneusement choisi. Il est charg d'assurer la direction de la runion, il doit connatre la procdure parlementaire et donner l'exemple en s'y conformant constamment. En tant que dirigeant d'assemble, il doit comprendre les rglements et les politiques de l'organisation ainsi que les buts et l'objectif de la runion et il doit connatre les 10
Comment conduire et animer une runion participants et les inciter participer. Le prsident a aussi le pouvoir de contrler l'assemble si on soulve une question sur la procdure ou si un diffrend surgit. Le prsident joue les rles importants que voici: Il connat les personnes prsentes et il les aide participer Il dtermine les aptitudes et les capacits des participants, il les stimule et il les incite participer aux activits qui ont t conues pour eux, il suit leur volution et il leur procure une orientation et de laide. Il value les points dont il faut discuter la runion, dtermine les possibilits qui s'offrent et choisit celle qui remplira le mieux la tche accomplir. Il prpare les runions. Il planifie l'ordre du jour avec l'aide du secrtaire et des autres administrateurs, s'il y a lieu, et il vrifie toutes les dispositions relatives la runion. Il prside les runions Il prsente les rgles de procdure pour les faire approuver par l'assemble, il suit l'ordre du jour, Il assure la participation des personnes prsentes aux dbats et il maintient l'ordre.
11
Comment conduire et animer une runion Un ordre du jour est une liste des points dbattre pendant une runion. Il du jour permet de ne pas s'carter des points dbattre et rduit la possibilit d'oublier ou de sauter certains de ces points. Les personnes invites la runion devraient recevoir un ordre du jour provisoire quelques jours l'avance. Le dlai de convocation est souvent dtermin par les rglements de l'entreprise. L'avis de convocation aide les participants de la faon suivante : - il leur rappelle la tenue de la runion; - il permet de s'assurer qu'aucun point important n'a t oubli; - il les aide reprer les points importants et se prparer en dbattre; et il les aide se concentrer sur les points dbattre la runion. Il devrait toujours y avoir des ordres du jour distribuer la runion.
12
Comment conduire et animer une runion Sondage Aprs une brve discussion, le prsident demande aux participants de lever la main pour indiquer s'ils appuient les ides proposes. Cette technique aide le prsident dterminer la faon de procder. Elle incite aussi les participants exprimer leur avis. Groupes Les groupes peuvent se rvler trs utiles dans le processus de prise de dcision de grandes assembles et pour inciter les participants formuler des ides. On peut ainsi diviser l'assemble en petits groupes de quatre huit personnes qui examineront brivement des questions qui leur auront t confies. Une personne est charge de consigner les conclusions du groupe. Les groupes prsentent ensuite leurs ides toute l'assemble. Les solutions de rechange proposes aideront l'assemble rsoudre des questions et prendre des dcisions acceptables pour tous. Remue-mninges Il s'agit d'un procd destin la production spontane d'ides nombreuses et diversifies, qui peuvent contribuer trouver des solutions de rechange permettant de rsoudre des questions et d'en arriver une dcision. Voici les principes directeurs d'une sance de remue-mninges : il ne faut pas critiquer les ides des autres pendant la sance; Une suggestion non pratique peut inspirer des ides pratiques d'autres participants; plus il y a d'ides, meilleures sont les chances de concevoir une bonne ide; il faut miser sur les ides des autres,
13
Comment conduire et animer une runion amliorer une ide dj exprime et conjuguer plusieurs ides; Choisissez une personne pour consigner toutes les ides sur un tableau de papier de manire ce que tout le monde puisse les voir et en conserver la liste; et aprs la sance, examinez la liste d'ides dans un esprit critique afin d'en dgager quatre ou cinq points ou thmes cohrents. De plus, si la sance de remue-mninges se fait en petits groupes, dgagez de la mme faon des thmes des listes de chaque groupe. Enfin, transformez cette brve liste d'ides en dcisions possibles.
1. La prparation logique
Posez-vous la question : cette runion est-elle ncessaire ? Avant de dclencher une runion, posez-vous la question de son cot. La simple opration : Budget = cot de fonctionnement
14
Comment conduire et animer une runion moyen par poste x le nombre de participants x le temps de la runion. Si le cot est trop lev par rapport aux objectifs atteindre, demandez-vous s'il n'existe pas d'autres moyens, plus simples... La runion est la solution idale ? Voici les tapes par lesquelles vous devrez passer et les questions que vous devrez vous poser pour la prparer efficacement. Fates apparatre ses enjeux Les trois questions suivantes vous permettront de cerner au mieux les thmes aborder pendant la runion et d'en mesurer les enjeux. Dans quel projet moyen terme s'inscrit cette runion ? Quels sont le ou les sujets essentiels traiter ? Quels sont les enjeux de la runion ? Rdigez les objectifs de la runion Quels seront les rsultats pour les participants ou pour l'entreprise l'issue de la runion ? Rdigez la liste des participants. Demandez-vous de qui vous avez besoin pour atteindre le ou les objectifs poss lors de la runion ? Attention, les 2/3 des participants doivent tre concerns par l'ensemble des sujets abords. Dfinissez votre stratgie par tape Quelles sont les tapes, les contenus, les moyens matriels et le temps prvoir ? Pour vous aider visualiser plus facilement toutes ces donnes, utilisez un tableau plusieurs colonnes.
15
Comment conduire et animer une runion Rdigez votre message Mieux vaut rdiger avec soin une introduction, la premire partie, la deuxime partie, la conclusion et le mot de la fin.
2. La prparation matrielle
Recherchez une date Trouver une date commune qui satisfasse tout le monde n'est pas chose aise. S'il s'agit d'une runion entre salaris d'une mme entreprise, nous vous conseillons d'utiliser la messagerie lectronique de votre socit, si elle existe. L'heure laquelle vous organisez votre runion peut tre dterminante pour sa qualit. Choisissez de prfrence le matin entre 9h et 12h ou l'aprs-midi entre 14h30 et 16h30 Rdigez les invitations Les invitations doivent reprendre la date, le lieu prcis, l'heure de dbut et l'heure de fin de la runion, mais aussi : les objectifs, la liste de participants et une incitation prparer la runion. Rdiger le document et le questionnaire de prparation Le document de prparation prsente sur une seule page les faits et les lments tangibles, les enjeux, le contexte et les informations essentielles lis au sujet de la runion. Le questionnaire de prparation, quant lui, pose sur une page les quatre cinq questions cls qui permettront aux participants de se prparer la runion.
16
Comment conduire et animer une runion Rdigez sur papier ou transparent les objectifs Vous gagnerez du temps et de l'nergie en crivant avant la runion les objectifs et les tapes de votre runion soit sur un tableau de papier, soit sur un transparent.
3. La prparation psychologique
Visualisez le droulement de votre runion Ds que vous avez un moment, si possible dans le calme, droulez mentalement les diffrentes tapes de la runion. Cette reprsentation mentale doit tre la plus fine possible. La connaissance de la salle et des participants peut vous aider visualiser trs prcisment le droulement de votre runion.
17
19
20
21
22
V/Check-list
Une REUNION est compose dun enchanement doprations complexes, prenant en compte une srie dtapes de dures ingales. Toute runion vise entraner une transformation de ltat dun systme, elle vise pour cela apporter une certaine valeur ajoute. Dans tous les cas elle reste un lieu dimension humaine.
23
AVANT
Prvoir
PENDANT
APRES
COMPETENCES
PREPARER DECIDER AGIR DIRIGER CONSTRUIRE ORGANISER OPERATIONNALISER DONNER DU SENS
Choisir le type de Prsider prciser lavance les rles fonctions et runion tches de chacun des intervenants Mettre en perspective par rle du prsident dans rapport au programme ou lanimation au projet annuel de travail rappeler la place du pilote Planifier la dure et les tapes de la runion (information, discussion, dbat, production, pauses, valuation) Vrifier lquipement des locaux de runion (prises, instruments de communication, emplacement des toilettes, vacuation en cas durgence) Hirarchiser les points lordre du jour ( ne pas oublier la Loi des rendements dcroissants) Ngocier la runion Confirmer les finalits Etablir les critres de faisabilit (cots, autorisations, rservation des locaux,
Prparer
Piloter
Rappeler au(x) ANTICIPER responsable(s) hirarchique(s) IMPLIQUER les dcisions MOBILISER prises Proposer un plan de suivi de laction entreprise
MOTIVER
24
linformation (valuation, amliorations envisager, receveurs consommateurs remdiations prvoir, auprs producteurs dinformations des partenaires) ou de communication
Organiser
problmes administratifs (signatures des listes de prsence, distribution des documents indispensables, etc) Fixer les objectifs Animer Rappeler les consignes (dure, de la runion effets attendus, dsignation du ou des Elaborer la liste rapporteurs) des produits attendus (compte-rendu, procs-verbal, relev de dcision) Concevoir les consignes (tches rpartir) qui tablit la liste des personnes convoquer/inviter qui envoi la convocation qui signe la convocation prsence du jour et heures de dbut et de fin prsence de lordre du jour tous les documents
CONTROLER
Vrifier contrler
Garder le temps
DIFFUSER Noter les principales tapes sur un support prvoir (tableau, lvolution du INFORMER retroprojecteur, etc) ou des projets
suivre le budget
REDIGER
Reformuler (faciliter le travail, juguler les bavards) Synthtiser (recadrer le dbat, rappeler les objectifs) Conclure :
prparer le bilan
25
Rdiger le document final Faire valider le document produit Diffuser le document dans les dlais annoncs
EVALUER
Elments de comptence* pris en compte : ORGANISER EXPOSER - REDIGER GERER LE TEMPS MEMORISER EXPOSER RESUMER SYNTHETISER EXPLIQUER - INFORMER COMMUNIQUER - NEGOCIER REGULER REMEDIER QUALIFIER
Conclusion
Une runion efficace ne s'improvise pas. En plus de sa fonction premire d'organisateur et de rgulateur des changes, l'animateur recherchera les moyens de motiver et d'impliquer les participants pour qu'ils donnent le meilleur d'euxmmes. Bien des runions dsordonnes et rptes aux
26
Comment conduire et animer une runion conclusions htives s'expliquent par la non prise en compte de ces deux dimensions fondamentales. Pour tre motivs, les participants devront tre informs en temps et en heure des tenants de la runion, du rle qu'ils auront jouer et l'animateur, en rgulant les changes, assurera les conditions propices l'expression de chacun. En outre, parties prenantes dans la qualit des dcisions prises et dans leur mise excution, les participants se sentiront engags dans les consquences pratiques de la runion qui de ce fait trouvera son efficacit.
VI/Runion de projet
Grer une quipe est toujours un exercice dlicat. Et celui-ci se complique davantage lorsquon est introduit dans lentreprise en tant que consultant extrieur. Il faut alors prendre ses marques, faire connaissance avec les collaborateurs, sassurer de leur entire coopration, etc. La runion de projet constitue la clef de vote dune bonne harmonie au sein de lquipe et il est ncessaire de respecter un certain nombre de critres afin dinstaurer un climat de travail constructif. Rappelons-le, celui qui mne bien cette premire runion a dj toutes les cartes en main pour russir sa mission
27
Comment conduire et animer une runion le top management. Cest en impliquant chaque rouage que vous susciterez ladhsion et que vous vous assurerez de limplication et de la coopration de tous. Il est aussi crucial de soigner votre prsentation et le recours loutil informatique est conseill. La qualit et le srieux de votre expos commanderont largement votre crdibilit auprs de vos futurs collaborateurs et leur adhsion corrlative. Surtout, cette prsentation initiale fait rfrence et constitue un parfait indicateur du niveau dexigence attendu sur le projet.
28
2. Premier contact
2.1. Un dlicat dosage entre sympathie et srieux
Cest bien connu, la premire impression est toujours la plus importante. Il vous faut donc particulirement soigner votre image auprs du groupe de travail. Le plus dlicat consiste alors se montrer la fois sympathique et srieux. Mettez en avant votre savoir en soulignant vos anciennes expriences. Expliquez ce que votre propre employeur attend de vous, mais ne ngligez pas pour autant votre ct humain : jouez la carte de lhumour, sourire facilitera grandement votre acceptation.
29
Comment conduire et animer une runion mesure du possible, adressez-vous eux nominativement. Vous montrerez ainsi un intrt personnel. Comme tout bon animateur de runion, tchez dimpliquer tous les membres et dtre attentif leurs suggestions. Cela ncessite une bonne gestion du temps de parole de chacun, afin de ne pas laisser la discussion tre monopolise par les caractres les plus affirms. Vous devrez sans doute pour cela vous montrer ferme et interrompre certains intervenants pour laisser parler les autres. Afin de rendre latmosphre un peu plus chaleureuse dans votre quipe de travail, vous pouvez proposer de finir la runion autour dun verre. Vous serez mieux mme de vous intgrer en faisant connaissance individuellement avec les salaris et en coutant les requtes des personnes nayant pas pris la parole.
30
Nhsitez jamais inscrire sur votre tableau toutes les ides qui sont mises au cours du dbat, y compris les plus farfelues et les moins dignes dintrt. Vous tmoignerez ainsi de votre considration pour lopinion de chacun. Vous pourrez ventuellement revenir plus tard sur les lacunes et les dfauts de celles-ci
31
Comment conduire et animer une runion raliser, ensemble. La communication est une aide la gestion de projet pour atteindre les objectifs en canalisant linformation verticalement, transversalement, lintrieur et lextrieur de lorganisation. La communication offre la gestion de projet, une direction, et une raction en retour :
Direction : pour les directeurs et ceux chargs de la mise en oeuvre du projet, elle indique o aller (cest-dire quoi raliser), comment, pourquoi utiliser telles ressources, et sur quelle dure Raction : la direction de projet reoit en retour de linformation au sujet de lefficacit du projet au niveau de sa conception et des progrs raliss sur le terrain, savoir o a ne marche pas, de quelle manire ajuster le projet, et qui et quoi ncessite de lattention afin de rester dans la bonne direction.
32
33
Comment conduire et animer une runion du programme, tout le monde se sent bord. Ceci aide motiver et encourage la participation du personnel et de la communaut. Cela contribue aussi crer un volume significatif de connaissances partages par un large ventail de personnes ce qui renforce llan et limpact du projet au fur et mesure quil se dveloppe.
34
4.6 Correspondance
Cest un axe de communication vident qui nest pas souvent utilis de manire efficace. Toute lettre, fax, courrier lectronique, etc., devrait tre amical et personnel, de mme quinformatif, instructif et concis. Il est trs utile denvoyer une copie de la mme lettre aux personnes cls impliques qui ont besoin de connatre les dveloppements, les dcisions raliss, etc. Les remerciements et rsums des runions informelles et formelles (avec les points qui demandent dagir, bien souligns) et envoys tous les participants aux runions, sont une bonne faon de sassurer que les dcisions prises alors seront mises en oeuvre. Ceci fournit aussi de linformation qui pourra tre utilise dans les rapports internes ou destins aux bailleurs de fonds. Les notes de remerciements ne devraient pas tre oublies non plus elles font partie de la correspondance normale elles sont lhuile qui permet aux rouages du projet de tourner sans encombre. Les directeurs ne doivent pas minimiser limportance de lenvoi de lettres la fin du projet afin de remercier les principaux participants. Ceci est trs important pour le moral du personnel et cette reconnaissance peut les aider aussi dans leur carrire. Les lettres de ce type sont aussi envoyes pour remercier les participants des communauts (souvent non rmunrs) pour leur rle dans le succs du projet.
Comment conduire et animer une runion nouvelles personnelles, les coupures de journaux, les choses vendre ou changer, tout ce que les gens voudraient partager.
4.8 Calendrier
Un calendrier de la mise en oeuvre du projet, affich laccueil ou dans le bureau principal, montrant les activits planifies, peut tre utile (voir le Chapitre 2, Planification de laction). Les dates de dbut et de fin des activits doivent tre indiques sur le plan. Ce peut tre une bonne manire de communiquer les plans, le progrs ralis, et les difficults du projet.
5.'Remue-mninges'
Comment obtenir dun groupe des ides innovantes Quand vous travaillez un projet, vous avez souvent besoin dides innovantes pour rsoudre vos problmes. On dit frquemment que travailler en groupe aide lmergence dides nouvelles. Cependant, il peut arriver aussi que quand vous sollicitez de nouvelles ides auprs dun groupe, rien ne soit propos. Parfois, les ides qui voient le jour sont rejetes par le reste du groupe, ce qui peut dissuader les autres personnes de proposer toute autre ide innovante quils pensent inutilisable ce moment prcis. Le
36
Comment conduire et animer une runion remue-mninges a t dvelopp justement pour dpasser ces problmes (Le mot remue-mninges est utilis dans plusieurs phases danalyse de la situation et de conception du projet.). Bien quil soit devenu un mot du vocabulaire courant, peu de gens savent que, pour employer cette technique, il faut certaines aptitudes et quil existe des recommandations suivre afin de le rendre beaucoup plus efficace.
Le remue-mninges peut tre divis en deux phases : La runion proprement dite. Lvaluation des ides issues de la runion
Durant lexercice de remue-mninges, vous vous apercevrez que les participants veulent faire des commentaires sur les ides des uns et des autres. Cela doit tre vit car cela tend empcher lexpression des ides extravagantes ou folles qui, en gnral, aident tablir une atmosphre douverture et de crativit, primordiale pour le succs dune runion. Parfois, mme, les ides extravagantes peuvent savrer contenir les bases dides valables et intressantes qui pourront tre mises en oeuvre dans le projet.
1. Dsignez un meneur de runion. 2. Prparez un tableau papier, un tableau noir, des fiches, ou dautres supports dcriture afin que tout le monde puisse lire les ides. 3. Si le groupe le souhaite, dsignez un preneur de notes (qui peut tre la mme personne que le meneur). 37
Comment conduire et animer une runion 4. Dfinissez le sujet du remue-mninges. Assurez-vous que tout le monde comprend et est daccord sur ce sujet. 5. Expliquez les orientations pour le remue-mninges et ventuellement crivez-les l o tout le monde peut les voir Toute ide est valable Aucune critique ou louange nest permise Ne pas interrompre celui qui parle Etre bref et clair Il est permis de demander la clarification dune ide mais pas den dbattre Ne pas tre effray dtre original et extravagant Il est permis de laisser passer un point si vous navez aucune ide
6. Encouragez les ides merger du groupe. Pour commencer, on peut demander chaque personne dapporter sa contribution. Vous pouvez prendre la parole tour de rle ou demander nimporte qui de rpondre 7. Quand le temps imparti est termin, ou que plus aucune ide nouvelle nest gnre, le meneur clture la sance de remue-mninges 8. Lvaluation des ides se fait juste aprs la fin de la sance ou bien le groupe dcide dune date pour le faire.
38
Comment conduire et animer une runion Essayer de sassurer que tout le monde participe. Sassurer que le groupe suit les orientations. La premire fois que vous participez une sance de remuemninges, il peut vous paratre gnant de ne pas tre autoris dbattre des ides. Cependant, cest la partie essentielle de la mthode, et si vous lavez essaye une fois avec un meneur comptent et un groupe motiv vous verrez quelle marche. Si vous devez mener une sance de remue-mninges pour la premire fois sur un sujet important, ce peut tre une bonne ide que dessayer la mthode dans le cadre dune sance exprimentale organise exprs autour dun sujet moins important (par exemple sur le nom du projet ; un slogan pour le projet ; une problme mineur du projet, etc.). Aprs cet exercice prliminaire de remuemninges, les participants seront plus laise et plus efficaces lors de dune sance traitant une question plus importante.
6. Gestion de runion
Pour faire une bonne runion, vous devez : prparer, diriger, et assurer un suivi appropri. Les runions peuvent tre trs coteuses en terme de temps pris sur les autres activits. Par exemple, si vous organisez une runion pour 6 personnes pendant 3 heures, cest lquivalent de 18 heures de travail environ la moiti du nombre dheures hebdomadaires dune personne pour une seule runion ! En suivant les recommandations ci-dessous, vous pourrez organiser des runions qui ne seront pas une perte de temps.
Comment conduire et animer une runion Est-ce parce que vous voulez : Transmettre de linformation ? Prendre des dcisions ? Planifier ? Ngocier ? Etc. ?
Lobjectif de la runion doit tre clair non seulement pour vousmme mais aussi pour tous les participants. Il doit tre clair la fois dans lagenda et lors de lexpos douverture de la runion. Les aspects les plus pratiques de la prparation consistent : 1. Dcider de la date et du lieu. 2. Faire un agenda et le distribuer suffisamment tt avant la runion. Si un agenda crit nest pas appropri, vous devez vous assurer que tous les participants reoivent linformation ncessaire oralement. 3. Distribuer rapidement, ou plus tard, tout document ncessaire et le faire suivre en mme temps que lagenda 4. Mettre en ordre la salle ou le lieu de runion (tables, matriel audiovisuel, boissons et casse-crote, etc.). Vous devez vous assurer que la salle est assez grande pour pouvoir accueillir tout le monde
41
Comment conduire et animer une runion 2. Lire les documents 3. Dcider des moyens de faciliter les discussions. 4. Dcider de la dure de la runion. 5. Considrer les opinions des participants au sujet des thmes de la runion.
une runion convoque par routine et non par besoin; une longue runion sans pause.
42
Comment conduire et animer une runion 6. Introduisez chaque thme afin daider les participants comprendre pourquoi le thme est discut et ce que lon espre tirer des discussions (dcisions, nouvelles connaissances, etc.). 7. Essayez de vous assurer que tout le monde participe aux discussions. 8. Concluez la fin de chaque thme 9. Si des actions doivent tre dcides, assurez-vous quau moins une personne est en charge de les raliser et quun plan dexcution prliminaire est accept. 10. Respectez lagenda et le temps allou.
lorsque des individus ont une expertise dans laquelle vous pouvez puiser;
aller chercher lopinion des membres qui ne se sont pas prononcs. vitez les problmes suivants :
obtenir plus dopinions que vous pouvez analyser dans le temps permis;
43
poser vos questions de faon dominer (i.e. Eh bien! As-tu une meilleure solution?). 3. Assurer la comprhension :
lorsquil existe une possibilit de conflit; lorsque vous devez prendre une dcision. En toute circonstance, vitez :
un ton ou des mots qui suggrent que vous ne voyez pas une valeur relle dans les propos de lintervenante ou de lintervenant;
de poser une srie de questions qui donnent limpression que vous faites subir un interrogatoire lintervenante ou lintervenant.
Diffrer les discussions non pertinentes en : rappelant les objectifs et les contraintes de temps;
44
indiquant lintervenante ou lintervenant que vous reviendrez son sujet plus tard;
notant de revenir sur ce sujet sous une autre rubrique (i.e. affaires nouvelles);
Remercier les participantes et les participants qui aident le groupe sen tenir au sujet.
Confirmer que les ides principales et les dcisions sont notes sil sagit :
dun consensus, assurez-vous que le texte propos reflte bien lide du groupe.
interrompre brusquement une participante ou un participant dans vos efforts de vous en tenir au sujet;
oublier de retourner une personne qui aurait mis une ide prmaturment dans les discussions;
45
choisir comme secrtaire une personne qui aurait un agenda cach ou qui biaiserait les notes pour favoriser son point de vue.
dhumilier des personnes; ceci ne produit rien et nuit latmosphre de votre runion.
reprendre la parole; indiquer la contrainte de temps; diriger une question une autre personne.
46
6.6 Le suivi
Que faire ensuite : Prparez les minutes, envoyez-les pour examen au prsident de sance et ensuite distribuez-les aux participants ds que possible aprs la runion. Mettez en pratique les dcisions prises pendant la runion Contenu de lagenda Date et heure de la runion Lieu Objet de la runion Liste des sujets couvrir Liste des participants Personne/institution responsable de la runion Les runions peuvent tre plus ou moins formelles. Si elles sont du genre informel, il vaut mieux utiliser une structure souple pour prparer et diriger la runion. Cependant, il demeure important que vous preniez en compte tous les points mentionns ci-dessus. Si vous navez pas bien prpar et dirig la runion, vous vous apercevrez que vous avez gaspill le temps de tout le monde. Les runions rgulires du groupe de gestion du projet sont plus informelles que celles avec le Comit dorganisation ou le village. Normalement, le directeur de projet sera le prsident de sance et un membre du personnel administratif rdigera les minutes. Il est toujours bon davoir un agenda crit de sorte que tous les participants sachent ce qui va se passer, et vous tes assur de vous souvenir de tous les sujets discuter. Afin de simplifier les
47
Comment conduire et animer une runion choses, vous pouvez opter pour un agenda fixe pour toutes les runions du groupe de gestion de projet. Si la runion sadresse des personnes illettres vous devez trouver un moyen de leur faire passer la mme information par lintermdiaire : Du chef de village Des reprsentants des femmes du village Des organisations de village Etc
48
Comment conduire et animer une runion Dans un groupe, les participants adoptent galement des postures identiques ou inverses. Veillez particulirement ces situations : elles traduisent les oppositions ou les alliances. Les personnes qui ont les mmes attitudes sont du mme avis, surtout si elles changent dattitude en mme temps : par exemple pour se croiser les jambes. Vous pourrez ainsi identifier les sous-groupes constitus. Ces mimtismes du comportement ont t principalement utiliss par la programmation neurolinguistique (PNL).
49
Comment conduire et animer une runion Chacun ragit de manire diffrente. Lintroverti aura besoin dun temps de rflexion tandis que lextraverti sera au contraire trs spontan dans ses ractions. Lun peut aussi tre plus intuitif dans sa perception des choses, lautre plus rationnel la simple diffrence de personnalit peut tre une source de conflit majeure, quil faut savoir dcrypter temps. Le premier travail faire est donc de reconnatre ces diffrences de comportement, puis dapprendre accepter cette diffrence. Grer les comportements Un individu en colre sera trs difficile calmer chaud . Prfrez alors reporter la runion dun quart dheure, proposez une pause caf, etc.. pour lui laisser le temps de se calmer. Une autre solution est dignorer ses paroles et ses actes, en restant concentr sur le sujet de la runion. Au bout dun moment, votre interlocuteur se calmera de lui-mme, voyant que son agressivit ne donne aucun rsultat. Attention pige ! Mme si vous devez faire preuve dcoute envers vos interlocuteurs, gardez vos distances avec vos motions. Soyez centr sur des objectifs rationnels, sur les problmes rsoudre plutt que sur ce que vous ressentez. Ne prenez pas les comportements agressifs de vos interlocuteurs pour vous.
Face une ou plusieurs personnes en colre, usez de tous vos talents dcoute. Mme si vous tes tent denfoncer le clou en
50
Comment conduire et animer une runion confirmant vos positions, soyez ouvert la discussion. Donnez-leur galement des preuves que vous les avez bien entendues. Acquiescez aux remarques que vous jugez pertinentes.
quilibrer la discussion
Une fois vos interlocuteurs plus calmes, affirmez vos positions en les tayant de bonnes raisons rationnelles. Sil ny a pas de discussion possible, tentez de faire intervenir une tierce personne dans le dbat, ou envisagez un compromis. Votre raction doit en fait tre adapte limportance de lenjeu.
51
52
Comment conduire et animer une runion derrire une posture ou un geste. En runion, rpulsions et attirances sexpriment leur plus haut degr. Apprenez reconnatre leurs signes : le corps des participants en dit souvent plus long que leurs paroles. La plupart de nos gestes ne se prtent pas une lecture unique. Ils sont socialiss : selon le contexte, la personne, lintention, ils nont pas la mme signification. Nous jouons donc de nos gestes, comme ils se jouent de nous quand ils nous chappent et deviennent involontaires. Prtendre dresser un lexique des gestes ne peut tre que caricatural. Cela ne signifie pas pour autant que les indices ne sont pas votre porte pour comprendre le langage des corps.
53
Comment conduire et animer une runion La confiance sexprimera travers une posture dtendue. 2. Notez ensuite la manire dont les participants occupent lespace de la pice. Les distances entre les corps rpondent des normes sociales trs strictes. En runion, la distance moyenne entre deux interlocuteurs oscillera gnralement entre 1,20 m et 2,10 m. Surveillez les mouvements de recul : loignement et rapprochement traduisent rpulsions et attirances. 3. Observez enfin l'orientation des corps : Le face face signifie louverture, la position dangle la mfiance, et le dos tourn marque le refus. Notez aussi les personnes assises en retrait : elles prennent de la distance par rapport au groupe.
Comment conduire et animer une runion carrure, au contraire de la soumission. Laccueil se fait systmatiquement en relevant la tte, puis les sourcils. Le mouvement corporel peut tre volontaire. En runion, ce sont les manifestations involontaires qui sont les plus loquentes. Car elles expriment physiquement ce que les participants sont obligs, socialement, de taire : par exemple lagacement que procure un subordonn ou un suprieur hirarchique. Les manifestations involontaires sillustrent par : Les gestes signaux. Ces gestes incontrlables sont gnralement trs clairs. Ils expriment spontanment les motions : surprise, satisfaction, contrarit... Ils peuvent sassocier des symptmes incontrls : rougeurs, difficults respirer Les gestes adaptateurs. Chaque individu possde des gestes propres qui tiennent du rituel. Ils sont tourns vers soi, autrui ou un objet. Exemple : se toucher mcaniquement une partie du visage, jouer avec un stylo, etc. Reprer les gestes rpts par les individus, vous permettra den apprendre plus sur leur personnalit. Conseil La comprhension du langage du corps vous permettra damliorer votre propre communication. La PNL incite les individus mimer les attitudes et synchroniser leur communication sur celle de leur interlocuteur pour plus defficacit. Pour commencer, essayez dabord de dvelopper limpact de votre message corporel. Retenez que 55 % de la communication tient aux expressions du corps, 38 % la
55
Comment conduire et animer une runion faon dont les mots sont prononcs et 7 % au sens des mots !
1. Prparez-vous
Pour russir un discours la premire rgle est de bien le prparer. Limprovisation est un art prilleux dont la difficult est dcuple en public. Si vous disposez de plusieurs jours, vous pouvez vous munir dun carnet et notez toutes les ides qui vous viennent. Une fois rassembles, laborez un plan trs structur et notez sur une fiche les grands axes de votre intervention avec des titres et mots-cls. 56
Comment conduire et animer une runion Si vous crivez lensemble de votre discours vous serez tent de le lire, un procd trs monotone et peu spontan risquant de lasser rapidement votre auditoire. Un autre cueil viter est dapprendre par cur votre texte, un discours rcit est aussi ennuyeux quun discours lu et vous risquez de paniquer en cas de trou de mmoire. Rptez et rptez encore votre discours plusieurs fois voix haute. Vous pouvez vous enregistrer et vous couter nouveau. Idalement prsentez-le un ou deux amis de confiance. Cest un bon entranement et un avis extrieur vous permettra en outre de corriger les points faibles et autres longueurs ventuelles de votre allocution. Si votre temps de parole est limit, minutez-vous. Conseil Durant un expos ou une formation, certains membres de votre auditoire peuvent jouer un rle perturbateur notamment en parlant en apart. Une technique, pour matriser ce type dattitude dplaisante, consiste continuer votre expos, sans ne rien laisser paratre, mais en allant vous positionner directement proximit des lments perturbateurs pour continuer votre speech. Leffet est gnralement immdiat.
57
Comment conduire et animer une runion Avant votre entre, vitez de vous placer dans une situation dattente, soyez occup. Une fois entr dans la salle, vous pouvez chercher au sein du public un ou deux visages avenants. Ds le dbut de votre allocution, puis tout au long revenez vers ces personnes, leur attitude positive et ouverte sera une source de confiance et de rassurance sur laquelle vous pourrez vous appuyer. Afin de matriser vos motions, surtout les premires fois, soyez en face dun auditoire de 50 personnes comme en face dune seule : ne modifiez pas votre attitude. Ne criez pas, laissez lauditoire venir vous, si la salle est grande, vous aurez un micro. De mme, ne multipliez et namplifiez pas vos gestes. Agissez au contraire comme dhabitude et calmement. La pense suit laction, si vous vous comportez de faon dtendue, vos penses sassagiront en mme temps. Si vous avez des gestes nerveux, vous serez enclin lexcitation.
3. La respiration
Pour canaliser votre stress et viter les blocages et trou noir , il est capital de bien oxygner le cerveau. Pratiquez lentement, profondment et largement des exercices respiratoires. Inspirez par le nez et expirez par la bouche. Tenez-vous droit, les paules dgages, les pieds solidement camps par terre.
58
Comment conduire et animer une runion Regardez votre auditoire avec la poitrine. Commencer respirer avec une respiration abdominale suivie dune inspiration thoracique. Expirez lentement et rgulirement. Lair rejet vous procure aprs quelques instants une sensation de relchement.
59
Attention pige Juste avant le commencement de leur speech, nombre dorateurs sont assaillis par des doutes de dernires minutes. Refusez mentalement toutes ces interrogations venant branler votre confiance. Visualisez-vous au contraire parlant avec succs. Rptez-vous toutes les raisons pour lesquelles vous allez dlivrer un bon discours. Nos penses influent directement sur notre comportement et conditionnent notre russite.
X/Techniques de ngociation
Si lon constate qu statut gal les cadres ne sont bien souvent pas logs la mme enseigne, cest souvent affaire de ngociation. Fixation des honoraires, dure et conditions pour la ralisation dune mission : tout se discute et se dcide au sein dun change o
60
Comment conduire et animer une runion chaque partie dfend ses intrts propres. Savoir ngocier suppose alors de connatre parfaitement son sujet, dtablir une relation propice au dialogue tout en connaissant les codes spcifiques de lexercice. Avoir lart et la manire en somme pour arriver ses fins.
1. Se prparer la ngociation
1.1. Fixer ses objectifs
Avant la ngociation proprement dite, vous devez formuler des objectifs pour vous-mme afin de clarifier votre pense. Vos objectifs doivent tre mesurables et adapts vos interlocuteurs. Classez-les selon un ordre de priorit, des plus vitaux ceux plus irralistes ou secondaires sur lesquels vous tes prt faire des concessions. Un reprsentant commercial fixera ainsi un seuil de prix en dessous duquel il ne veut pas descendre. Ayez lesprit que pour recevoir, il faut savoir donner, et quune ngociation russie est celle dans laquelle chacun des contractants sort gagnant.
61
Comment conduire et animer une runion prparez vos questions et remarques, tentez danticiper ses ractions possibles afin de mieux les contrecarrer. Ngocier, cest montrer que vous tes un partenaire part entire. Sintresser aux intrts de son interlocuteur permet de mieux les comprendre et dajuster ses arguments en consquence. Une augmentation de salaire, par exemple, ne peut tre envisage que dans le respect du projet dentreprise. Vous devez orienter votre discours en tenant compte des proccupations de votre entreprise, que ce soit la volont de faire des profits ou de rester comptitive.
62
Comment conduire et animer une runion coutez-le toujours attentivement pour connatre son point de vue avant dexprimer le vtre. Cest loccasion demmagasiner des informations pour rebondir ensuite avec vos propositions. Vous pourrez adapter votre discours selon ses attentes ou ses ventuelles rticences. Nhsitez pas reformuler les propos de votre interlocuteur : vous montrerez ainsi que vous lavez bien compris et que vous vous adressez lui dans un vrai dialogue. Il pourra alors se repositionner ou prciser sa pense. Vous instaurerez de fait un rel change et la qualit de la relation nen sera que meilleure !
63
64
Comment conduire et animer une runion En cas de stagnation, pensez aussi faire appel des experts pour envisager les termes du contrat de faon la plus approprie.
65
66
X/Techniques de ngociation..................................................................................... 60
1. Se prparer la ngociation ........................................................................................ 61 2. Savoir grer la relation................................................................................................. 62 3. Connatre les codes de lexercice ................................................................................. 64
67