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I. GENERALITES

I. 1. / DEFINITION

MicroSoft Word est un logiciel professionnel qui permet de créer des textes. Il vous offre
tout ce dont vous avez besoin pour rédiger des lettres, des mémorandums, des rapports
et autres documents professionnels.

I. 2. / MISE EN ROUTE DE WORD

1. Cliquez sur le bouton « Démarrer» (il se trouve généralement en bas à gauche sur
votre écran)
2. Pointer sur « Programmes » ou « Tous les Programmes »
3. Glisser sur l’icône de Microsoft Word et cliquer dessus.
Une page vierge s’affiche à l’écran.

Icône de Microsoft Word

Remarques :

- Vous pouvez double cliquer sur l’icône de Microsoft Word si vous avez son raccourci
sur votre bureau.

- Si vous avez Microsoft Office 2003, il faut nécessairement pointer sur son icône
pour voir l’icône de Microsoft Word. (MS Word, MS Excel, MS
PowerPoint, MS Access, MS Publisher, etc. sont tous regroupés dans l’option Microsoft
Office).

- Selon la configuration de la barre de tâches, vous verrez au niveau du Bouton Démarrer

l’option « Programmes » ou « Tous les Programmes ».

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I. 3. / DECOUVRIR L’INTERFACE DE WORD

Barre de Titre Barre d’Outils et de Mise en Forme Boutons : Réduire, Agrandir/Restaurer, Fermer
Barre de Menu

Règles
Cursseur

ESPACE DE SAISIE

Barre de Défilement

Bouton Démarrer Barre de Dessin Barre d’Etat Barre de Tâches

Horloge

L’écran Word présente les éléments principaux suivants:

La barre de titre et des icônes :

A gauche, se trouve l’icône du menu système de l’application Word pour Windows suivi
du nom du document actif (ici Document1 par défaut) lui-même suivi du nom de
l’application (Microsoft Word). Le menu système permet d’agir sur la fenêtre de MS
Word (Réduire, Restaurer, Déplacer, Taille, Fermer)
A droite, il y a trois (3) boutons:

Réduire qui permet de réduire la fenêtre tout en conservant l’application active (elle
est insérer dans la barre des tâches) ;

Restaurer qui permet de réduire la fenêtre de manière à ce qu’elle occupe une partie
de l’écran (dans ce cas le bouton de restauration disparaît au profit du bouton
d’agrandissement qui permet de retrouver le plein écran) ;

Fermer qui permet de quitter l’application ou le document actif.

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La barre des menus :

Présente les noms des divers menus de l’application Word. Le point d’interrogation à
droite permet d’accéder au menu d’aide.

Les barres d’outils Standard et Mise en forme :

Ces outils permettent d’exécuter instantanément certaines commandes usuelles du
programme comme par exemple, l’enregistrement d’un document.

NB : Si ces barres n’apparaissent pas sur votre écran vous pouvez activer les options
Standard et Mise en forme
Procédure : Cliquer sur le menu Affichage, Pointer sur l’option Barre d’outils, enfin
cliquer sur Standard. Reprenez la procédure en choisissant cette fois-ci Mise en forme.

Les règles : (Horizontale et Verticale)

Elle permet d’intervenir rapidement sur la présentation d’un texte.
NB : Si elle n’apparaît pas, son affichage se fait par Affichage- Règle ou « Alt » +
« Shift » + « R ».

La zone de travail :
Il s’agit de l’espace dans lequel les textes seront saisis et mis en forme.

Le curseur et les barres de défilement :

Le curseur indique la position occupée par le point d’insertion. Les barres de défilement
permettent de visualiser des textes plus larges que l’écran.

La barre d’état :
Affiche des informations sur une commande sélectionnée ou sur l’environnement de Word.

Le mode d’affichage :
Il s’agit des boutons indiquant le mode d’affichage du document :

Normal , Web , Page , Plan , Lecture (MS Word 2003).

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I. 4. / Découvrir les boîtes de dialogue

Cinq types peuvent exister :

Les boutons d’options : (permettent de choisir une option).

Les zones de saisie : (permettent de saisir).

Les cases à cocher : (permettent de cocher plusieurs paramètres).

Les boîtes à liste : (on fait un choix dans une liste).

Les boutons de commande : , , , etc.

I. 5. / Découvrir la Souris
 Pointer : déplacer le pointeur de la souris à l’endroit voulu sur l’écran sans cliquer.
 Cliquer : appuyer sur l’un des boutons de la souris (le boutons gauche est le plus
utilisé sauf instruction contraire).
 Cliquer glisser : cliquer sur un élément et sans relâcher le bouton de la souris
effectuer un déplacement jusqu’à un endroit voulu.

Bouton Droit de la Souris

Bouton Gauche de la Souris

I. 6. / Utilisation des Menus :

I.6.1/ Ouvrir un menu :

Avec la souris : Pointer directement sur le menu et cliquer dessus avec le bouton
gauche de la souris.

Avec le clavier : Appuyer sur la touche « Alt » puis sur la lettre qui est soulignée
dans le nom du menu (exemples : Fichier ; Outils ; Fenêtre).

I.6.2/ Valider une option dans un menu :

Ouvrer le menu
Au clavier taper la lettre qui apparaît soulignée
Avec la souris pointer et cliquer sur le nom de l’option.
I.6.3/ Fermer un menu :
Pointer et cliquer en dehors du menu ; ou appuyer deux (2) fois sur la touche « Echap »
ou une fois sur la touche « Alt ».

I. 7. / Gestion de Documents :

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I.7.1/ Ouvrir un document
Choisissez l’option Ouvrir… dans le Menu Fichier
La boîte de dialogue Ouvrir va vous permettre de spécifier l’endroit où se trouve votre
document et de l’ouvrir.

I.7.2/ Fermer un document

Cliquer sur l’option Fermer dans le Menu Fichier
Ou Cliquer sur le bouton de la fenêtre Ou « Ctrl »+ « F4 »

I.7.3/ Créer un nouveau document

Cliquer sur l’Option Nouveau du Menu Fichier, puis sur OK

NB : Parfois une fenêtre intermédiaire vous permet de faire le choix du type de document
Word à créer. Il faut choisir Document Vide ou Document Vierge (pour Word 2003)

I.7.4/ Enregistrer un document

Cliquer sur l’Option Enregistrer du Menu Fichier
La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît et vous permet de spécifier l’endroit
précis (Enregistrer dans :) où vous voulez enregistrer votre document et aussi de lui
donner un nom (Nom de Fichier :), enfin cliquer sur le bouton

Enregistrer .

Remarques :
- Les options Enregistrer et Enregistrer sous… permettent de sauvegarder un
nouveau document.
- Si votre document existe déjà, et que vous lui avez apporté des modifications faites
seulement : Fichier, Enregistrer Ou Cliquer sur l’outil Enregistrer dans la Barre
d’Outils. Dans ce cas l’option Enregistrer sous… permet de créer une copie de votre
document.

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7.5/ Sélection de texte :
Pour sélectionner:
Un mot : faites double clique sur le mot.
Une ligne : pointer à gauche de la ligne (la souris prend la forme d’une flèche orientée
vers le haut et vers la droite) et cliquer une fois.
Tout le document: Choisir l’Option Sélectionner tout du Menu Edition, ou « Ctrl » +
«A»

NB: Il y a d'autres façons de faire une sélection

Le cliqué glissé : cliquer avant le premier caractère à sélectionner et sans relâcher le

bouton de la souris, faites-la glisser pour étendre la sélection, lorsque la sélection est
correcte, relâcher le bouton de la souris.

Le Shift cliqué : cliquer avant le premier caractère à sélectionner, pointer après le

dernier, maintenez la touche Shift enfoncée et cliquer.

Au Clavier :
Placer le point d’insertion avant le premier caractère à sélectionner
Appuyer sur la touche « Shift » et, sans relâcher, utiliser les touches de directions
nécessaires à la sélection.
Lorsque la sélection vous convient, relâcher la touche «Shift».

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II. LA SAISIE D’UN TEXTE

II. 1. / SAISIR DU TEXTE :

Placez le point d’insertion où doit être saisi le texte (lorsque vous ouvrez un nouveau
document, le point d’insertion est affiché au début de la première ligne.
Commencer la saisie sans vous soucier des retours à la ligne. Lorsque le point d’insertion
arrive à la fin d’une ligne, Word ramène automatiquement au début de la ligne suivante.
Au besoin validez (veut dire appuyer sur la touche Entrée au clavier) pour forcer le retour
à la ligne du point d’insertion afin de créer ainsi un nouveau paragraphe.

Conseil : Prêtez attention à l’état du verrouillage Majuscule et au besoin; du verrouillage

Numérique.

II. 2. / AJOUTER DU TEXTE

Cliquez à l’endroit où vous souhaitez taper le texte.

Commencer directement la saisie du nouveau texte.

NB : Parfois en voulant insérer un caractère dans un mot, le curseur écrase la lettre

suivante. La touche « Inser » est désactivée, appuyer une fois dessus pour l’activer.

II. 3. / DETRUIRE DU TEXTE

Utiliser les techniques suivantes :

La touche « retour arrière »:  pour supprimer le caractère précédent.

La touche « Suppr »: pour supprimer le caractère suivant.

« Ctrl » + « retour arrière »: pour supprimer le mot précédent à partir du point
d’insertion.

« Ctrl »+ « Suppr »: pour supprimer le mot suivant à partir du point d’insertion.

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III. TECHNIQUES DE MISE EN FORME

III. 1 / MODIFIER LA POLICE

C’est une forme particulière qu’on peut donner à un caractère. En fonction des logiciels
dont nous disposons, nous pouvons avoir toute une gamme de polices.

Sélectionnez le texte:
Sous menu Police
1. Cliquer sur le sous-menu Police.
2. Choisissez la police qui vous convient. : (Ex : Times New Roman ).
ou
1. Choisissez l’option Police dans le menu « FORMAT », une boîte de dialogue s’affiche à
l’écran.
2. Cliquez sur l’onglet « Police, Style et Attributs ».
3. Choisissez la police que vous désirez et Cliquez sur OK.

III. 2 / MODIFIER LA TAILLE DES CARACTERES

Sélectionnez la partie du texte Sous menu taille

1. Choisissez la taille que vous désirez dans le sous-menu «Taille » de la barre d’outils.
OU
1. Choisissez l’option Police dans le menu « FORMAT », une boîte de dialogue s’affiche à
l’écran.
2. Cliquez sur l’onglet « Police, Style et Attributs ».
3. Choisissez « la Taille » que vous désirez. et Cliquez sur OK.

III. 3. / QUELQUES STYLES :

Gras, Italique, Soulignement

Outils : Gras, Italique, Souligné

Sélectionnez la partie du texte.

1. Choisissez Gras, Italique ou Souligné que vous désirez dans la barre d’outil.
ou
1. Choisissez l’option Police dans le menu « FORMAT », une boîte de dialogue s’affiche à
l’écran.
2. Cliquez sur l’onglet « Police, Style et Attributs ».
3. Choisissez le style que vous désirez et Cliquez sur OK.

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III.4. / JUSTIFIER UN TEXTE

Les différents types de justification d’un texte sont :

Aligner à gauche, Aligner à droite, Centré, Justifier

Alignements : gauche, centré, droite, justifier

Sélectionnez la partie du texte

1. Cliquer sur le type de justification que vous désirez dans la Barre d’Outils.
ou
1. Choisissez l’option PARAGRAPHE dans le menu FORMAT, une boîte de dialogue
s’affiche.
2. Choisissez l’onglet « RETRAIT ET ESPACEMENT »
3. Déroulez le menu « ALIGNEMENT », puis choisissez le type de justifications que vous
désirez et Cliquer sur OK.

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IV. MISE EN FORME AVANCEES

Grâce à la règle, vous pouvez modifier la mise en forme des paragraphes et les marges de
votre document.

IV.1 / LA MISE EN PAGE.

Elle consiste à ajuster et redimensionner les pages de votre zone de travail. Pour effectuer
la mise en page, choisissez la rubrique « Mise en page… » dans le menu Fichier, une
fenêtre contenant des onglets ( Marges, Taille, Alimentation papier, Disposition) ou
(Marges, Papier, Disposition pour MS Word 2003) s’affiche à l’écran.

 Comment modifier les marges d’une page ?

Pour modifier les marges d’une page, il suffit simplement de donner les différentes
dimensions (Haut, Bas, droite, gauche, Reliure, En-tête, Pied de page) qui
permettent une bonne délimitation du texte à imprimer ; enfin cliquez sur OK.

Fenêtre Mise en Page

 Comment appliquer le format du papier ?

Pour appliquer le format du papier :
• Choisissez le format du papier dans la case « Format du papier ».
• Donnez les dimensions de la page ( hauteur et largeur).
• Choisissez l’orientation d’impression de la page (Portrait ou Paysage).
• Cliquez sur OK.

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IV. 2 / CHANGER L’ALIGNEMENT D’UN PARAGRAPHE

Sélectionnez le ou les paragraphes dont vous souhaiteriez changer
l’alignement.

Effectuez l’une des opérations suivantes :
• Aligné le paragraphe à gauche
• Aligné le paragraphe à droite
• Centré le paragraphe
• Justifier à gauche et à droite le paragraphe.

IV. 3 / LA MISE EN RETRAIT DES PARAGRAPHES

Sélectionnez la(es) phrase(s) du texte.

1. Choisissez le retrait (Diminuer le retrait ou Augmenter le retrait) que vous désirez
dans la barre d’outil.
Ou
1. Choisissez l’option Paragraphe dans le Menu Format, une boîte de dialogue s’affiche.
2. Choisissez l’onglet « Retrait et Espacement »
3. Indiquez la dimension du retrait (Gauche ou Droite) et Cliquez sur OK.
Ou

Règle horizontale

Utilisez la règle horizontale pour effectuer les différents types de Retrait d’une phrase :
Retrait d’un paragraphe de la gauche vers la droite
Retrait d’un paragraphe de la droite vers la gauche.

IV. 3 / APPLIQUER UNE BORDURE

Sélectionnez le texte
1. Choisissez l’option «BORDURE ET TRAME» dans le menu FORMAT, une fenêtre
s’ouvre à l’écran.
2. Cliquez sur l’onglet BORDURE, choisissez le style avec lequel vous allez faire la
bordure.
3. Appliquez le style choisi sur la bordure désirée et Cliquez sur OK.

IV. 4 /APPLIQUER UNE TRAME

Sélectionnez la partie du texte.
1. Choisissez l’option BORDURE ET TRAME dans le menu FORMAT, une fenêtre s’ouvre
à l’écran.
2. Cliquez sur l’onglet TRAME DE FONDS.
3. Choisir la couleur de remplissage ou le trame que vous désirez et Cliquer sur OK.

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Cette Fenêtre vous permet de mettre : une Bordure, une Bordure de Page, Une trame de fond
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IV. 5 /PAGINATION
• Choisissez l’option NUMEROS DE PAGE dans le menu INSERTION, une fenêtre
s’affiche à l’écran.
• Choisissez les différentes options que vous désirez (position :en haut ou en bas),
alignement (à gauche, à droite ou au milieu), option (commencer la numérotation à la
1ère page) et Cliquez sur OK.

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IV. 6 / ENTETE OU PIED DE PAGE
1. Sélectionnez l’option «ENTETE ET PIED DE PAGE» dans le menu «AFFICHAGE»,
une boite de dialogue s’affiche à l’écran (on peut basculer en entête ou pied de page
grâce au bouton « Basculer en-tête/pied de page », on peut aussi insérer la date,
l’heure et le N° de page)
2. Saisissez le message que vous voulez mettre en en-tête ou pied de page puis cliquez
sur «FERMER».

Bouton Bascule
IV. 7 / PUCES ET NUMEROS
Sélectionnez une partie du texte.
1. Choisissez l’option «PUCES ET NUMEROS» dans le menu «FORMAT», une boite de
dialogue s’affiche à l’écran.
2. Choisissez le style de PUCES ou de NUMEROS que vous voulez appliquer à votre texte
et Cliquez sur OK.

Personnaliser…
permet de retrouver
d’autres Puces

IV. 8 / L’UTILISATION DES CARACTERES SPECIAUX

Positionnez le curseur à l’endroit où vous voulez insérer le caractère.
1. Choisissez dans le menu «INSERTION» l’option «CARACTERES SPECIAUX», une
fenêtre s’ouvre à l’écran.
2. Choisissez le caractère que vous voulez insérer.
3. Cliquez sur «INSERTION» et enfin sur «FERMER»

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IV. 9 / CORRECTEUR D’ORTHOGRAPHE
Positionnez votre curseur au début de votre texte.
1. Choisissez la rubrique «GRAMMAIRE ET ORTHOGRAPHE» dans le menu «OUTILS»,
automatiquement une fenêtre s’ouvre à l’écran dans laquelle vous manipulez les
différentes corrections.
2. Le curseur s’arrête sur le mot erroné ; après correction vous cliquez sur REMPLACER.
3. Au cas où vous n’êtes pas sur du mot cliquez sur «IGNORER».
OU
Cliquez directement sur le mot incorrect avec le Bouton droit de la Souris, un menu de
suggestion vous permet de faire votre choix.

IV. 10 / NOTION DE «COPIER/COUPER - COLLER»

Cette technique permet de copier (couper) des paragraphes à partir des documents
existants en vue de mettre en place un nouveau paragraphe en cours de création. Elle est
valable pour un même document.
1. Ouvrez le document contenant le paragraphe qu’on veut copier (ou couper).

2. Sélectionnez le paragraphe à copier (ou à couper) et choisissez l’option «COPIER»

ou « COUPER » dans le menu «EDITION».Cours MSWordC:\Documents and

Settings\CHIEF\Bureau\Cours\Cours MSWord.doc
3. Ouvrez le document qui va recevoir la copie.
4. Placez votre curseur à l’endroit où l’on veut faire la copie.
5. Choisissez la rubrique «COLLER» dans le menu «EDITION».
Ou

• Cliquez directement sur les Outils « Copier » ; « Couper » ; « Coller » se

trouvant dans la Barre d’Outils

IV. 11 / PRESENTER DU TEXTE SUR PLUSIEURS COLONNES :

1. Cliquer sur Format dans la barre de menu
2. Choisissez l’option Colonnes ; une boîte de dialogue s’affiche.
3. Dans le cadre Prédéfinir indiquer la présentation attendue.

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4. Choisissez si toutes les colonnes doivent être identiques ou non grâce au choix
Largeurs de colonnes identiques du cadre Largeur et espacement. Modifier au besoin
pour chaque colonne sa Largeur et son Espacement
5. Préciser si une ligne séparatrice doit être imprimée dans l’espace laissé.
6. Valider.

IV. 12 / PROVOQUER UN SAUT DE PAGE

1. Placer le point d’insertion au début de la ligne qui suivra le saut de page.

3. Cliquer sur Insertion dans la barre de menu
4. Cliquez sur Saut…
5. Cliquez sur Saut de page.
Ou
Faites directement « Ctrl » + « Entrée » après avoir placé le point d'insertion du curseur.

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V. NOTION DE TABLEAU

V. 1. / INSERER UN TABLEAU DANS UN TEXTE

Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le tableau.
1. Choisissez la rubrique INSERER TABLEAU dans le menu TABLEAU,
Une fenêtre s’ouvre à l’écran.

2. Déterminez les dimensions de votre tableau en donnant le nombre de lignes et de

colonnes que vous désirez et Cliquez sur OK.

NB: Vous directement dessiner un tableau en choisissant l'option Dessiner un tableau

du Menu Tableau

V. 2. / INSERER DE NOUVELLES LIGNES OU COLONNES DANS UN TABLEAU

Sélectionner la ligne ou la colonne que vous désirez décaler.
1. Choisissez l’option INSERER (lignes au-dessus ou en-dessous ) ou INSERER
(colonnes à gauche ou à droite ) dans le menu « TABLEAU ».
NB : Vous pouvez également insérer des cellules dans un tableau en choisissant l’une des
4 options de la boîte de dialogue qui s’affiche (Procédure : Tableau, Insérer,
Cellules… )

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V. 3. / SUPPRIMER UNE COLONNE OU UNE LIGNE DANS UN TABLEAU
1. Sélectionner « la ligne » ou « la colonne » que vous désirez supprimer.
2. Choisissez l’option Supprimer ligne ou Supprimer colonne dans le menu
« Tableau ».

V. 4. / SUPPRIMER UN TABLEAU EN ENTIER

Sélectionnez le tableau tout entier.
1. Choisissez la rubrique « SUPPRIMER TABLEAU » dans le menu « TABLEAU », ce
dernier s’efface automatiquement à l’écran.

NB: Pour sélectionner un tableau, Cliquer dans n'importe quelle cellule du tableau, dans le
menu tableau choisissez Sélectionner puis tableau.
Ou
Cliquer sur le symbole qui apparaît quand vous approchez la souris à l’angle supérieur
gauche du tableau.

V. 5. / MODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES OU LA HAUTEUR DES LIGNES

Sélectionner le tableau, les marques de colonnes et de lignes s’affichent a l’écran.

Faites glisser l’une des marques de colonne ou de ligne sur la règle. Word déplace
également les marques des autres colonnes ou lignes sans modifier leurs largeurs (pour
les colonnes) ou hauteurs (pour les lignes).

Marques de colonnes
NB:
- Vous pouvez également modifier les largeurs/hauteurs des colonnes/lignes en faisant un
clique glissé entre les intersections des colonnes ou des lignes .
- Vous pouvez aussi sélectionner la(es) colonne (es)/ligne (es), cliquer sur l'option
Propriétés du tableau du menu Tableau, une fenêtre s'affiche, Cliquer sur l'onglet
colonne ou ligne afin de spécifier la largeur de colonne ou la hauteur de ligne.

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V. 6. / FRACTIONNER UNE CLLULE
Sélectionner la cellule
Cliquer sur Tableau

Choisissez l’option Fractionner les Cellules…

Définissez le nombre de Lignes et Colonnes

V. 7. /FUSIONNER DES CELLULES

Sélectionner les cellules
Cliquer sur tableau
Choisissez l’option Fusionner les Cellules

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VI. INSERTION D'OBJETS

VI. 1. / LE WORD ART

C’est une représentation sophistiquée d’un groupe de caractères suivant des modèles
prédéfinis dans l’ordinateur.
Il y a deux méthodes

A. / 1ére méthode :
La procédure est la suivante
Positionnez le curseur à l’endroit de votre choix.
Sélectionner la rubrique « Word Art » dans le sous-menu image du menu
« Insertion »de la barre de menu, une fenêtre s’ouvre à l’écran.
Choisissez le « WORD ART » que vous désirez et cliquez sur OK.

B./ 2ére méthode :

Cliquez simplement sur « WORD ART » dans la barre d’état, une fenêtre s’ouvre à
l’écran. Choisissez le « WORD ART » que vous désirez et cliquez sur OK.

VI. 2 / COMMENT INSERER UNE IMAGE DANS UN TEXTE

Positionnez votre curseur à l’endroit où vous voulez insérer l’image.

1. Choisissez l’option «IMAGE - Image de la bibliothèque» dans le menu
«INSERTION», une fenêtre s’ouvre à l’écran sur laquelle vous avez toute une gamme
d’images.
2. Sélectionnez l’image que vous désirez.
3. Cliquez sur «INSERER LE CLIP» puis fermer la fenêtre.

NB : Vous avez aussi la possibilité de choisir l’option Image à partir du fichier.

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VI. 3 / UTILISATION DE MS GRAPH

Cette application vous permet de réaliser des graphiques.

1. Sélectionner la plage de données sur laquelle portera le graphique
2. Cliquer sur le menu Insertion puis sur l’option Objet…
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre repérer Microsoft Graph et faites double clique dessus. Un
graphique est inséré et vous pouvez le modifier à votre guise.

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VII. LE MODE PLAN

Le mode Plan permet de restructurer facilement et rapidement un document. Vous pouvez

réorganiser les titres et le texte en déplaçant ces éléments vers le haut ou vers le bas en
mode Plan ou bien vous pouvez « hausser » ou « abaisser » le corps de texte vers un
niveau supérieur ou inférieur.
Pour hausser, abaisser ou déplacer du texte dans un plan, faites glissé les symboles

, vers la gauche, la droite, le haut ou le bas. Ou bien vous pouvez cliquer sur les

boutons de la barre d'outils Mode Plan.

Hausser/Abaisser un niveau Déplacer Haut/Descendre Afficher les titres de niveau

Abaisser en Corps de texte Développer/Réduire Afficher tous les titres

Un titre est un élément mis en forme à l'aide de l'un des neuf styles de titre de Word.
En mode Plan, Word affiche un symbole à gauche de chaque titre.
Pour afficher la structure générale de votre document, masquez le corps de texte. Une
ligne grise sous un titre signifie que ce titre comprend des titres ou un corps de texte
réduits, masqués ou subordonnés.

Pour afficher ou masquer du texte, double-cliquez sur les symboles de développement

situés en regard des titres ou cliquez sur le bouton Afficher les titres de la barre d'outils
Mode Plan qui correspond au numéro de niveau de titre que vous souhaitez afficher.

Le corps de texte correspond à tout paragraphe d'un plan qui n'est pas un titre. En Mode
Plan, un petit carré à gauche d'un paragraphe l'identifie comme étant un corps de texte.

NB : L’utilisation du mode plan permet de générer une table de matière de façon

automatique. Pour cela, cliquer sur le menu Insertion, Cliquer ensuite sur Tables et
index…, dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquer sur l’onglet Tables des matières,
Choisissez un Format et cliquer sur OK.

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IX. / FUSION ET PUBLIPOSTAGE

Le mailing ou publipostage, permet l’envoi en nombre de documents à des destinateurs

habituels, répertoriés dans un fichier de données. Cela suppose l’utilisation de deux
fichiers : 1 fichier source des données contenant les informations variables et 1 fichier
principal contenant le texte fixe.

Création de lettres type

Étape 1 : Ouvrir ou créer le document principal
1. Effectuez l'une des actions suivantes :
o Ouvrez une lettre existante
o Créez une nouvelle lettre
2. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de fusion.
3. Sous Document principal, cliquez sur Créer, puis sur Lettres types.
4. Cliquez sur Fenêtre active.
Le document actif devient le document principal.
Étape 2 : Ouvrir ou créer la source de données
1. Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage, effectuez l'une des actions
suivantes :
o Créez une nouvelle source de données. Utilisez cette méthode si vous
n'avez pas déjà stocké des noms, des adresses et d'autres données dans une source de
données et souhaitez stocker les données dans un tableau Word.
o Utilisez des données situées dans une source de données existante. Sous
Source de données, cliquez sur Obtenir les données, puis sur Ouvrir la source de
données. Sélectionnez un document Microsoft Word ou une feuille de calcul, une base
de données ou une autre liste, puis cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur Modifier le
document principal.
o Utilisez les adresses d'un carnet d'adresses électronique. Sous Source de
données, cliquez sur Obtenir les données, puis sur Utiliser un carnet d'adresses.
Sélectionnez un carnet d'adresses, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Modifier le
document principal.

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Étape 3 : Modifier le document principal et insérer des champs de fusion

1. Dans le document principal, tapez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans
toutes les lettres types.
2. Insérez les champs de fusion à l'emplacement où vous souhaitez fusionner les noms,
les adresses et les autres données à partir de la source de données. Pour insérer un
champ de fusion, cliquez dans le document principal, sur Insérer un champ de fusion
dans la barre d'outils Publipostage, puis sur le nom du champ souhaité.
3. Lorsque vous avez terminé le document principal et inséré tous les champs de fusion,
cliquez sur Enregistrer sous dans le menu Fichier. Donnez un nom au document, puis
cliquez sur Enregistrer.

Étape 4 : Fusionner les données dans le document principal

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Publipostage.
2. Si vous souhaitez indiquer l'ordre dans lequel les données sont fusionnées ou fusionner
uniquement une partie des données, vous pouvez trier et sélectionner les enregistrements
de données à fusionner.
3. Si vous souhaitez afficher un aperçu des données fusionnées, vous pouvez afficher les
documents fusionnés.
4. Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez sur Fusionner sous
Fusionner les données avec le document.
5. Si vous souhaitez contrôler la source de données à la recherche d'erreurs de fusion,
cliquez sur Vérifier. Sélectionnez une option, puis cliquez sur OK.
6. Effectuez l'une des actions suivantes :
o Envoyez les lettres fusionnées directement vers une imprimante. Dans la
zone Fusionner vers, cliquez sur Imprimante, puis sur Fusionner.
o Stockez les lettres fusionnées dans un nouveau document, afin de pouvoir
les relire, les modifier et les imprimer ultérieurement.
o Distribuez les lettres fusionnées par messagerie électronique ou télécopie.

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Création d'enveloppes en fusionnant une liste d'adresses

Étape 1 : Créer le document principal

1. Cliquez sur Nouveau document vierge dans la barre d'outils Standard.
2. Dans le menu Outils, cliquez sur Publipostage.
3. Sous Document principal, cliquez sur Créer, puis sur Enveloppes.
4. Cliquez sur Fenêtre active.
Le document actif devient le document principal.

Étape 2 : Ouvrir ou créer la source de données

1. Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage, effectuez l'une des actions
suivantes :
o Créez une nouvelle source de données. Utilisez cette méthode si vous
n'avez pas encore stocké des noms, des adresses et d'autres données dans une source
de données et que vous souhaitez stocker les données dans un tableau Word.
o Utilisez les données situées dans une source de données existante. Sous
Source de données, cliquez sur Obtenir les données, puis cliquez sur Ouvrir la
source de données. Sélectionnez un document Word ou une feuille de calcul, une
base de données ou une autre liste, puis cliquez sur Ouvrir. Cliquez sur Préparer le
document principal.
o Utilisez les adresses d'un carnet d'adresses électronique. Sous Source de
données, cliquez sur Obtenir les données, puis sur Utilisez un carnet d'adresses.
Sélectionnez un carnet d'adresses, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Préparer le
document principal.

Étape 3 : Sélectionner les options pour les enveloppes et insérer des champs de
fusion
1. Si la boîte de dialogue Options pour les enveloppes n'est pas visible, cliquez dans le
document principal, puis cliquez sur Publipostage dans le menu Outils. Sous
Document principal, cliquez sur Préparer.
2. Sous l'onglet Options d'enveloppe, sélectionnez le format d'enveloppe souhaité, puis
ajustez la mise en forme de l'adresse ainsi que son emplacement sur l'enveloppe.

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3. Sous l'onglet Options d'impression, assurez-vous que les options d'alimentation
d'enveloppes sélectionnées sont correctes pour votre imprimante, puis cliquez sur OK.
4. Dans la boîte de dialogue Adresse destinataire, insérez des champs de fusion à
l'emplacement où vous souhaitez voir apparaître les adresses du destinataire de la source
de données. Pour insérer un champ de fusion, cliquez sur Insérer champ de fusion,
puis cliquez sur le nom de champ souhaité.
Consultez les conseils sur l'insertion de champs de fusion.
5. Cliquez sur OK.
6. Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage, sous Document principal, cliquez
sur Modifier, puis sur le document principal contenant le texte des enveloppes. Vérifiez
l'adresse de l'expéditeur ou supprimez-la si elle est pré imprimée sur les enveloppes.
7. Dans le menu Outils, cliquez sur Publipostage.

Étape 4 : Fusionner les données dans le document principal

1. Si vous souhaitez indiquer l'ordre dans lequel les données sont fusionnées ou fusionner
uniquement une partie des données, vous pouvez trier et sélectionner les enregistrements
de données à fusionner.
2. Si vous souhaitez afficher un aperçu des données fusionnées, vous pouvez afficher les
documents fusionnés.
3. Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez sur Fusionner sous
Fusionner les données avec le document.
4. Si vous souhaitez contrôler la source de données à la recherche d'erreurs de fusion,
cliquez sur Vérifier. Sélectionnez une option, puis cliquez sur OK.
5. Effectuez l'une des actions suivantes :
o Envoyez les enveloppes fusionnées directement vers une imprimante.
Cliquez sur Imprimante dans la zone Fusionner vers, puis cliquez sur Fusionner.
o Stockez les enveloppes fusionnées dans un nouveau document afin de
pouvoir les relire, les modifier et les imprimer ultérieurement.

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