Manuel de lemploy

Remarque lendroit des utilisateurs Ce document est un exemple trs complet de manuel de lemploy et qui convient une petite organisation bnvole ou communautaire oeuvrant au Canada. Lors de la rdaction de ce document nous avons pos certains postulats, aussi il revient aux utilisateurs dapporter les adaptations et modifications ncessaires afin que ce document rponde aux besoins particuliers de leur organisation et respecte les normes demploi et la lgislation du travail en vigueur dans leur province ou territoire. Le Conseil RH dsire souligner la contribution du Conseil canadien pour les ressources humaines en agriculture, dont le manuel de lemploy a servi de modle la prparation de ce document. Par convention dans ce document, afin de faciliter la lecture du texte, nous utilisons le masculin pour rfrer tant aux hommes quaux femmes. Le contenu de ce modle de manuel de lemploy vous est prsent uniquement titre dinformation. Le Conseil RH dcline toute responsabilit quant aux inexactitudes, omissions ou noncs de ce document. Le Conseil RH ne peut en aucun cas tre tenu responsable des pertes, dommages ou inconvnients pouvant rsulter de lutilisation de cette information.

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

TABLE DES MATIRES Introduction nonc de la philosophie Qui sommes-nous? Vision Mission Porte Les emplois quit en matire demploi Recrutement et slection Npotisme Orientation Classification des employs Responsabilits des employs Dossier de lemploy Priode dessai Salaire annuel valuation du rendement Professionnalisme Mesures disciplinaires Heures de travail Jours fris Heures supplmentaires Dpart Congdiement justifi Congdiement abusif Dmission Mise pied Biens de lemployeur Absence du travail Cong annuel et indemnit de cong annuel Cong de maladie Cong pour des motifs de compassion Cong pour fonctions de jur Cong pour invalidit
Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 7 7 7 7 8 8 8 9 9 9 9 10 10 10 10 10 11 11 11
2

Cong de maternit, cong parental et cong dadoption Cong sans solde Avantages sociaux ou de mutilation par accident REER collectif Dveloppement professionnel Renseignements confidentiels et proprit intellectuelle Renseignements confidentiels Proprit intellectuelle TI : stockage et protection des donnes Sant et scurit Qualit de lair Environnement sans fume Parfums Animaux Rnovations Harclement Violence en milieu de travail Rsolution des conflits 15

11 12 12 12 12 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 14 15 16

Assurance maladie, dentaire, vie, et assurance en cas de dcs

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

INTRODUCTION Ce manuel de lemploy prsente le rsum des politiques, procdures et pratiques en vigueur [LORGANISATION] en matire de gestion des ressources humaines. Il incombe au DG de guider lquipe du personnel afin quelle soit efficace; le DG est galement charg du dveloppement et de lapplication des politiques prsentes dans ce manuel. La responsabilit de la gestion des ressources humaines revient aux gestionnaires pour ce qui est de leurs propres quipes de personnel; ils devraient se rfrer ce manuel pour que ces pratiques soient mises en application de faon uniforme au sein de lorganisation. Le [insrer le titre de la personne assumant les plus hautes responsabilits RH] est charg de faire respecter les procdures et les systmes qui soutiennent la gestion des ressources humaines au sein de lorganisation, et est disponible pour rpondre aux questions ou pour donner des claircissements sur le contenu de ce manuel. Le rgime davantages sociaux de [LORGANISATION], y compris le rgime dassurance (maladie, etc.) et le REER collectif, est coordonn par [insrer le nom du service]. Les questions touchant le rgime davantages sociaux peuvent tre poses [insrer le titre de la personne assumant les plus hautes responsabilits RH] . NONC DE LA PHILOSOPHIE [LORGANISATION] dsire maintenir un milieu de travail qui favorise la croissance personnelle et professionnelle de tous les employs. Tous les membres du personnel ont un rle jouer dans le maintien dun tel milieu de travail. En vertu de leur rle, les gestionnaires et les superviseurs ont en outre la responsabilit de diriger de telle manire que chaque personne soit traite avec respect. Tous les membres du personnel ont la responsabilit de : faciliter entre eux la collaboration et la communication; se traiter mutuellement de faon quitable, avec dignit et respect; promouvoir dans toutes leurs relations lharmonie et le travail dquipe; sefforcer de bien comprendre les normes de rendement qui ont t fixes, et communiquer ensemble afin dapprofondir cette comprhension; rechercher et prendre en considration lopinion dautres employs ou membres et les inviter participer la prise de dcisions qui ont une incidence sur leur travail et leur carrire; encourager la croissance et le dveloppement des employs en les aidant atteindre leurs objectifs personnels tant au sein de lorganisation qu lextrieur; chercher viter les conflits de travail et, si un conflit survient, ragir de faon quitable et rapidement en vue de le rsoudre; mettre en application toutes les politiques, de faon juste et quitable, en reconnaissant que les emplois sont diffrents mais que tous sont importants; que le rendement individuel devrait tre reconnu et mesur en fonction de normes prtablies; et que chaque employ a droit un traitement quitable;

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

reconnatre que les employs peuvent traverser des moments difficiles dans leur vie personnelle, et faire preuve leur gard de compassion et comprhension.

QUI SOMMES-NOUS? [Insrer un paragraphe dinformation sur lorganisation] Vision [Insrer ici lnonc de la vision] Mission [Insrer ici lnonc de la mission] Porte [Insrer ici lnonc sur la porte] LES EMPLOIS [LORGANISATION] quit en matire demploi [LORGANISATION] est un employeur souscrivant au principe de lgalit daccs et il emploie des personnes sans tenir compte de leur race, ascendance, lieu dorigine, couleur, origine ethnique, langue, citoyennet, croyance, religion, sexe, orientation sexuelle, ge, tat matrimonial, handicap physique et/ou mental, ou capacit financire. Tout en tant sensibilise la question du traitement juste et quitable pour tous, [LORGANISATION] se proccupe tout particulirement de la participation et de lavancement des personnes appartenant quatre groupes dsigns et qui sont traditionnellement dsavantags dans le domaine de lemploi: les femmes, les minorits visibles, les peuples autochtones et les personnes handicapes. Recrutement et slection Toutes les offres demploi [LORGANISATION] sont affiches pendant une priode minimale de 10 jours de travail. Ces offres sont affiches sur le site Web de [LORGANISATION] et sur les sites Web dorganisations affilies. Occasionnellement, elles sont aussi affiches sur des sites Web consacrs aux offres demploi ou dans un bureau de placement. Les employs actuels sont invits poser leur candidature, mais elle sera examine de la mme manire que celle reue des personnes de lextrieur qui postuleront cet emploi. Les candidats sont invits soumettre leur demande demploi, accompagne dun CV jour, pour dmontrer quils satisfont aux critres minimaux exigs pour le poste pourvoir. la date limite fixe pour poser sa candidature, toutes les demandes demploi seront examines et on communiquera avec les candidats choisis pour passer une entrevue. Si lentrevue est positive, on communiquera avec les rfrences. Daprs la rtroaction obtenue, on pourra offrir un poste au candidat. Npotisme Aucun candidat ne sera embauch pour un emploi o il pourrait relever dun membre de sa famille immdiate ou superviser un membre de sa famille immdiate. On considre comme membres de la famille immdiate : les parents, beaux-parents, parents adoptifs, frres et surs, grands-parents, enfants, lpoux ou pouse (y

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

compris conjoint[e] de fait ou partenaire de mme sexe) de mme que ses enfants et ses parents, et les pupilles. Avant daccepter loffre demploi de [LORGANISATION], le candidat doit dvoiler les liens de nature personnelle existant entre lui et dautres employs ou membres du conseil dadministration ou de comits de [LORGANISATION]. Le dfaut de dvoiler cette information sera considr comme un manquement la politique consacre au Code dthique (Annexe A). Orientation Tous les nouveaux employs de [LORGANISATION] recevront une sance dorientation qui prsentera un aperu des politiques et procdures gnrales de lorganisation, et ses activits. Cette sance permettra un nouvel employ ou un employ qui a t affect un nouveau poste au sein de [LORGANISATION] de connatre les attentes de la direction en ce qui a trait au rendement offrir pour son poste. Lemploy recevra un exemplaire de ce manuel de lemploy afin quil puisse en apprendre le contenu. On lui exposera galement les politiques, par exemple le Code dthique, lui demandant de signer une dclaration attestant sa volont de les respecter. Classification des employs Chaque emploi [LORGANISATION] sera classifi soit comme emploi administratif, soit comme poste de direction, selon ce qui aura t dcid par le DG. Cette dcision sera base sur les responsabilits du poste et les qualifications requises. Il convient de souligner que les postes de direction ne sont pas rgis par les dispositions de la Loi sur les normes demploi (rglement # 285) concernant les heures de travail et les heures supplmentaires. Responsabilits des employs Loffre demploi comprend une description du travail et des responsabilits qui y sont associes, de mme que des tches additionnelles qui pourraient tre requises. Ce document servira valuer le rendement tant pendant la priode dessai quaprs cette priode. Si un employ nest pas sr de bien comprendre ce qui est indiqu, il ne devrait pas hsiter demander des claircissements. De temps autre, il peut tre ncessaire de modifier la description de la tche dun employ. Toutefois, on discutera au pralable avec lemploy des modifications apporter; la dcision finale sur la mise en application sera prise par la direction. Dossier de lemploy [LORGANISATION] recueille des renseignements personnels pour les dossiers des membres de son personnel. Ces renseignements peuvent tre communiqus lemploy, au DG et [INSRER LE TITRE DE LA PERSONNE ASSUMANT LES PLUS HAUTES RESPONSABILITS RH]. Ces renseignements sont conservs dans un endroit sr et ne sont pas communiqus aux membres de notre conseil dadministration ni aux organismes de financement. Les renseignements contenus dans le dossier personnel dun employ comprennent : son CV, la lettre demploi, les valuations du rendement, les modifications la description de lemploi, les avis disciplinaires, les formulaires dimpt, les copies des formulaires dinscription pour le rgime davantages sociaux et les demandes de cong approuves. Priode dessai Les six (6) premiers mois demploi constituent une priode dessai. Au cours de cette priode, les deux parties peuvent valuer si lemploy possde les qualits requises

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

pour ce poste. La direction peut ainsi valuer le niveau de comptences et aborder les domaines pouvant susciter des inquitudes. Durant les premiers quatre-vingt-dix (90) jours de la priode dessai, les deux parties peuvent mettre fin lemploi pour quelque raison que ce soit, avec ou sans motif, et sans pravis ni indemnit tenant lieu de pravis, respectant toutefois les dispositions minimales prvues la Loi sur les normes demploi de lOntario (la Loi), selon la dernire version modifie. Ayant respect les exigences de la dernire version modifie de la Loi, lemployeur aura satisfait toutes ses obligations envers lemploy, que ce soit en vertu de la Loi telle que modifie ou en vertu de la common law. la fin de la priode dessai, lemploy et lemployeur se rencontreront pour examiner les progrs raliss ce jour. Une de ces trois situations surviendra alors : i. fin de la priode dessai; ii. extension de la priode dessai pour un autre six mois; iii. fin de lemploi. Salaire annuel Les salaires seront fixs par le DG en fonction de considrations budgtaires et en tenant compte de lexprience du candidat choisi. Lorganisation paiera les employs toutes les deux semaines, retenant les dductions habituelles et obligatoires et les autres dductions payables, en accord avec les pratiques de paie suivies par lemployeur. Ces pratiques de paie peuvent tre modifies la seule discrtion de lemployeur. Prsentement, les employs reoivent leur paie tous les deux jeudi pour la priode de paie se terminant le samedi prcdent. valuation du rendement Le document servant lanalyse du rendement sera propre chaque employ. Il incombe chaque employ dtablir son propre plan de travail annuel. Ce plan sera tudi par la direction et amend au besoin. Au moment de lvaluation du rendement, lemployeur et lemploy compareront les objectifs fixs et les rsultats atteints. Tout au cours de lanne, lemploy et lemployeur pourront se rfrer ce document afin de vrifier les progrs raliss dans latteinte des objectifs fixs, souligner les points surveiller et indiquer les dfis rencontrs. Lvaluation du rendement de tous les employs sera effectue vers la fin davril, et annuellement par la suite. Les employs devraient se prparer cette rencontre en tablissant une bauche de leur plan de travail pour lanne venir. Lors de cette rencontre, on examinera les russites et les dfis de lanne prcdente, et on fixera les objectifs pour lanne venir. Lune ou lautre partie pourra galement, loccasion de cette rencontre, identifier et recommander des activits de dveloppement professionnel qui pourraient aider lemploy dans son travail quotidien ou contribuer sa promotion au sein de lorganisation. Lorsque le document final sera complt, il sera sign par les deux parties et vers au dossier personnel de lemploy. Professionnalisme Lorsque les membres du personnel reprsentent [LORGANISATION], ils devraient se vtir et se comporter de faon approprie. Les employs devraient porter des vtements qui projettent auprs du public une image professionnelle tout en tant un signe de respect pour les autres. On ne tolrera pas lusage excessif des jurons, habitude qui nest pas professionnelle ni respectueuse des collgues.

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

Mesures disciplinaires Les mesures disciplinaires prises [LORGANISATION] seront progressives, selon la nature du problme. Le but recherch est didentifier le rendement insatisfaisant et/ou les comportements inacceptables. Voici les tapes qui peuvent tre suivies : i. rprimande verbale; ii. rprimande crite; iii. congdiement. Il peut arriver que le problme soit suffisamment srieux pour quon ne suive pas les trois tapes, par exemple si un employ sest rendu coupable de vol, dagression ou quil a intentionnellement manqu son devoir. Pour chaque cas, la documentation pertinente sera verse au dossier personnel de lemploy. Heures de travail Les heures de travail normales pour [LORGANISATION] sont de 8 h 16 h 30, du lundi au vendredi inclusivement ( lexception des jours fris). Les heures douverture principales sont de 9 h 15 h 30 et, durant ces heures, la majorit du personnel doit tre disponible. Tous les employs doivent travailler 7,5 heures par jour, y compris les heures douverture principales, sauf pour une pause repas dau moins trente (30) minutes, non paye. Occasionnellement, il peut aussi tre demand ou exig des employs quils travaillent dautres heures. Lhoraire des employs embauchs temps partiel sera tabli sur une base individuelle. Lorsque les employs prvoient sabsenter du bureau, ils doivent en aviser leur superviseur lavance. Si les employs doivent sabsenter du bureau de faon imprvue, ils doivent en aviser leur superviseur le plus tt possible. En fonction des circonstances, le DG peut permettre des employs de travailler leur rsidence pour certaines priodes de temps. Par politesse, ladjoint administratif devrait lui aussi tre avis des absences. Jours fris La province de lOntario a institu douze (12) jours fris dont la majorit sont pays : le le le le la la jour de lAn jour de la Famille Vendredi saint lundi de Pques fte de la Reine Fte du Canada le cong civique la fte du Travail lAction de grce le jour du Souvenir le jour de Nol le lendemain de Nol

Dans un esprit familial, le DG se rserve le droit de fermer le bureau entre Nol et le jour de lAn afin que les employs puissent passer du temps avec leur famille. Cette dcision sera reconsidre chaque anne, tenant compte des exigences sur le plan des activits. Ces jours de cong supplmentaires nauront aucune incidence sur le cong annuel des employs ni sur les congs compensatoires. Heures supplmentaires Toutes les heures supplmentaires doivent tre au pralable autorises par le DG. Les employs pourront bnficier dun cong plutt que de recevoir une indemnit pour leurs heures supplmentaires; celles-ci sont calcules comme des heures normales si elles totalisent de trente-sept heures et demie (37,5) quarante-quatre (44) heures par semaine. Si les employs travaillent plus de quarante-quatre (44)

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

heures dans une semaine, ils accumuleront un cong plutt que de recevoir une indemnit pour leurs heures supplmentaires mais, aprs quarante-quatre (44) heures, ces heures seront calcules au taux et demi (1,5) du salaire horaire normal. Le cong substitu la rmunration pour les heures supplmentaires doit tre pris dans les douze (12) mois suivant la date o il a t gagn et il sera fix aprs entente avec lemployeur, en fonction des besoins organisationnels. Ce cong sera pris en tranches dune demi-journe. En accord avec le rglement # 285 de la Loi sur les normes demploi de lOntario, les employs qui ont un rle de direction ou de supervision ne sont pas assujettis aux dispositions de cette loi concernant les heures supplmentaires. On ne considre pas comme des heures supplmentaires les dplacements daffaires pour assister des confrences, des runions, etc., lorsquils obligent un employ quitter sa rsidence ou y revenir lors dune journe de cong. Si le dplacement fait partie du travail de lemploy ou si on peut raisonnablement sattendre ce que lemploy se dplace dans le cadre de ses fonctions, il sagit simplement dun inconvnient. Cest le DG qui jugera si certains dplacements, qui peuvent tre exceptionnels pour un employ et nentrent pas dans le cadre de ses fonctions habituelles, peuvent tre considrs comme des heures supplmentaires. Si, quelle que soit la raison, lemploy quitte [LORGANISATION], ses heures supplmentaires qui nauront pas t prises en cong lui seront rmunres.

DPART Congdiement justifi Un contrat de travail peut tre rsili par lemployeur en tout temps sil existe un motif valable et suffisant, et cela sans pravis, ni indemnit tenant lieu de pravis, ni indemnit de dpart; lemployeur paiera uniquement le salaire non vers, les heures supplmentaires et lindemnit de cong annuel mrite la date de la cessation demploi. Peuvent constituer un motif, notamment, une action malhonnte, un conflit dintrts, un manquement la confidentialit, du harclement, linsubordination, un travail bcl ou peu soign, ou un pitre rendement dmontr. Congdiement abusif Un contrat de travail peut tre rsili par lemployeur en tout temps et pour quelque raison que ce soit, sans motif valable, aprs un pravis ou le versement dune indemnit tenant lieu de pravis et, le cas chant, dune indemnit de dpart, en respectant les exigences minimales de la Loi en sa dernire version modifie. En plus du pravis, et conformment la Loi, lemploy aura droit une (1) semaine supplmentaire de pravis ou dindemnit tenant lieu de pravis pour chaque anne de service complte (indemnit de dpart) auprs de lemployeur, jusqu un maximum de seize (16) semaines de pravis, incluant les exigences de la Loi en ce qui a trait au pravis. Le pravis dcrit dans ce paragraphe comprend les dispositions lgales et les dispositions de la common law au sujet du pravis ou de lindemnit tenant lieu de pravis. Aprs avoir satisfait aux exigences exposes dans ce paragraphe, lemployeur aura respect toutes ses obligations envers lemploy, que ce soit en vertu de la Loi en sa dernire version modifie ou en vertu de la common

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

law. Lexigence de pravis contenue dans cette clause constitue pour lemployeur une incitation conclure cette entente. Dmission Aprs avoir complt les premiers quatre-vingt-dix (90) jours de leur priode dessai, les employs qui veulent dmissionner doivent donner lemployeur un pravis de deux (2) semaines. En tout temps, lemployeur peut renoncer en tout ou en partie cette priode de pravis en offrant lemploy le salaire quil aurait normalement gagn durant cette priode. Mise pied Les besoins de lorganisation peuvent changer en fonction de la charge de travail et du financement reu annuellement. On dploiera tous les efforts possibles pour conserver les employs dans un emploi similaire tant en sa porte quen ce qui a trait au salaire celui auquel ils sont habitus. Si lorganisation en est incapable, les employs recevront une (1) semaine de pravis pour chaque anne de service, tel quexig dans le Code du travail de lOntario. Les employs ayant au minimum six (6) annes de service recevront de plus, pour chaque anne de service, une (1) semaine dindemnit de dpart (ou un pravis quivalent). Biens de lemployeur Quelle que soit la raison de la cessation demploi, son dpart lemploy laissera lemployeur tous les articles qui ont t crs ou utiliss dans le cadre de ses fonctions, ou qui ont t fournis par lemployeur, notamment : ordinateurs, rapports, dossiers, disquettes, manuels, documentation, renseignements confidentiels, ou autre matriel. En tout temps ces articles demeureront et seront considrs la proprit exclusive de lemployeur, et ils seront remis au DG, en bonne condition, rapidement et sans quon ait besoin de les demander.

ABSENCE DU TRAVAIL Cong annuel et indemnit de cong annuel Les jours de cong annuel saccumuleront sur la base de 1,25 jour par mois pour un maximum de quinze (15) jours par anne, et ils seront pays sur la base de six pour cent (6 %) du salaire gagn au cours des douze (12) derniers mois, priode durant laquelle le cong annuel a t mrit. Aprs sept (7) annes de service, les employs auront droit vingt (20) jours de cong par anne, qui seront pays sur la base de huit pour cent (8 %). Aprs quatorze (14) annes de service, les employs auront droit vingt-cinq (25) jours de cong par anne, qui seront pays sur la base de dix pour cent (10 %). Ces chiffres seront calculs au prorata pour les employs temps partiel. Ce genre de cong devrait tre pris en tranches dune demi-journe. Le cong annuel est destin donner aux employs loccasion de se reposer et de rcuprer, aussi lemployeur les invite prendre leur cong annuel. Cest pourquoi les employs peuvent uniquement reporter, dune anne une autre, cinq (5) jours de cong annuel, qui doivent tre utiliss au cours des 90 premiers jours de la nouvelle anne.

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

10

Cong de maladie Les employs ont droit chaque anne douze (12) jours de cong de maladie, accumuls sur la base de 1 jour par mois. Un maximum de douze (12) jours de cong de maladie peut tre report la prochaine anne, de telle sorte quun employ naura jamais plus de vingt-quatre (24) jours de cong de maladie dans une anne. Si un employ accumule davantage de jours de cong de maladie, ces jours additionnels seront perdus. De plus, quel que soit le nombre de jours de cong de maladie accumuls, ces jours ne seront pas pays en cas de dmission, de dpart la retraite ou de cessation demploi, pour quelque raison que ce soit. Enfin, tant donn que les jours de cong de maladie nont aucune valeur montaire, les employs ne peuvent en utiliser davantage que le nombre quils ont accumuls sans en avoir obtenu lautorisation crite du DG. Le taux daccumulation des congs de maladie des employs temps partiel sera ajust en consquence. Les congs de maladie peuvent tre utiliss pour une maladie personnelle, des rendez-vous personnels chez le mdecin et des visites des spcialistes. Concernant les demandes pour des congs de maladie pays et non pays, lemployeur se rserve le droit de demander de linformation au sujet des limitations, restrictions, pronostics, de la manire quil juge approprie dans les circonstances. Lemployeur se rserve galement le droit de demander un billet du mdecin pour les absences de trois (3) jours ou plus. Cong pour des motifs de compassion [LORGANISATION] accordera jusqu trois (3) jours de travail par vnement loccasion de la mort dun membre de la famille immdiate dun employ. On considre comme membres de la famille immdiate : les parents, beaux-parents, parents adoptifs, frres et surs, grands-parents, enfants, lpoux ou pouse (y compris conjoint[e] de fait ou partenaire de mme sexe) de mme que ses enfants et ses parents, et les pupilles. Dautres congs pour motifs de compassion pourront tre accords la discrtion du DG pour des motifs non mentionns ailleurs dans ce manuel. Ces demandes devront tre discutes individuellement avec le DG et ensuite tre exposes par crit. Cong pour fonctions de jur On accordera aux employs un maximum de deux (2) semaines avec salaire lorsquils doivent assumer les fonctions de jur. Aprs cette priode, on leur demandera de poursuivre leurs fonctions de jur sans salaire. Toute rmunration reue du tribunal pendant les deux (2) premires semaines sera remise [LORGANISATION]. Une copie de la citation comparatre sera fournie par lemploy pour tre verse son dossier personnel. Cong pour invalidit Actuellement, le rgime davantages sociaux de [LORGANISATION] noffre pas dassurance invalidit de courte dure. [LORGANISATION] offre toutefois une assurance invalidit de longue dure par le biais de la Compagnie dassurance-vie Great-West, comportant une priode dattente de 120 jours. Pour pouvoir bnficier de cette protection, veuillez communiquer avec le directeur, Finances et Administration. Pour une invalidit de courte dure, les employs peuvent faire une demande dassurance emploi pour raisons mdicales.

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

11

Pour en savoir davantage sur les prestations dassurance emploi, veuillez consulter : http://www1.servicecanada.gc.ca/fr/ae/genres/speciales.shtml Cong de maternit, cong parental et cong dadoption Le cong de maternit, le cong parental, le cong dadoption et les autres congs soutenus par le gouvernement respecteront les dispositions de la Loi sur les normes demploi. La priode complte du cong est accorde sans salaire. [LORGANISATION] mettra au dbut du cong un relev demploi, lequel permet lemploy de prsenter une demande de prestations dassurance emploi. Lorsque lemploy reviendra au travail, un emploi similaire lui est garanti, la mme chelle salariale. Pendant toute la priode de cong de lemploy continueront saccumuler ses jours de cong annuel et de cong de maladie. Pendant cette priode, lemploy peut aussi conserver la couverture de lassurance collective mdicale, lassurance dentaire et lassurance-maladie complmentaire, et le cot total des primes pour tous ces avantages sociaux sera dfray par [LORGANISATION]. Les contributions de lemployeur au REER collectif se poursuivront uniquement sil a la preuve que lemploy continue contribuer ce rgime. Tous les efforts seront dploys afin de faire en sorte que lemploy retrouve son retour de cong un poste avec les mmes responsabilits que celles quil assumait auparavant; toutefois, rien ne garantit quil retrouvera son retour le mme poste que celui quil occupait. Cong sans solde Avec le consentement crit du DG, les employs peuvent prendre un cong sans solde. Durant les priodes de cong sans solde, lemployeur continuera dfrayer les assurances maladie, dentaire et vie, et lassurance en cas de dcs ou de mutilation par accident; les jours de cong annuel continueront saccumuler et lanciennet sera maintenue. Les contributions de lemployeur au REER collectif seront verses strictement galit avec les contributions verses par lemploy : si lemploy verse une contribution, [LORGANISATION] versera la mme (jusqu un maximum de 5 % du salaire brut de lemploy); si lemploy ne verse pas de contribution, [LORGANISATION] nen versera pas non plus. Tous les efforts seront dploys afin de faire en sorte que lemploy retrouve son retour de cong un poste avec les mmes responsabilits que celles quil assumait auparavant; toutefois, rien ne garantit quil retrouvera son retour le mme poste que celui quil occupait. AVANTAGES SOCIAUX Assurance maladie, dentaire, vie, et assurance en cas de dcs ou de mutilation par accident [LORGANISATION] offre ses employs un rgime collectif davantages sociaux dont le fournisseur est [insrer le nom du fournisseur]. Ces avantages sociaux sont pays par lemployeur dans une proportion de [insrer le taux] %, lexception de lassurance invalidit de longue dure. Aprs avoir t lemploi de lorganisation pendant trois (3) mois, les employs sont inscrits au rgime et ils peuvent choisir la protection qui leur convient le mieux : individuelle ou familiale. Mme si la prime est paye davance par [LORGANISATION], les employs doivent payer chaque mois leur pourcentage de la prime de lassurance invalidit de longue dure, et ce montant est actuellement dduit de leur chque de paie. Le rgime comprend galement lassurance vie, les soins de la vue, et lassurance en cas de dcs ou de mutilation par accident. Est aussi comprise une assurance vie pour les personnes charge.
Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca 12

REER collectif Les employs commencent contribuer au rgime aprs avoir t lemploi de lorganisation pendant trois (3) mois. La contribution de chaque employ est dau moins cinq pour cent (5 %) de son salaire brut, montant qui est dduit du chque de paie. Lemployeur verse le mme montant, jusqu un maximum de cinq pour cent (5 %). Tant quils sont lemploi de [LORGANISATION], les employs ne peuvent pas choisir de verser leurs contributions un autre agent ou courtier en placements. moins dune permission du DG, confirme par crit, les employs ne peuvent se retirer du REER collectif pendant quils sont lemploi de [LORGANISATION]. La participation aux programmes parrains par le gouvernement fdral, par exemple le Rgime daccession la proprit (RAP) et le Rgime dencouragement lducation permanente (REEP), est permise mais requiert galement lapprobation crite du DG. DVELOPPEMENT PROFESSIONNEL la discrtion du DG, les employs pourront assister des confrences, des cours, des sminaires et des runions mentionns dans le plan de travail annuel de lemploy et lvaluation du rendement qui peuvent contribuer au dveloppement professionnel de lemploy. Si ces activits sont directement relies au poste de lemploy, ou si elles sont suggres par le DG, [LORGANISATION] dfraiera le cot de linscription et de la documentation pour les cours, de mme quune partie des frais de dplacement. Si [LORGANISATION] a accept de payer un cours, le montant sera pay sur preuve de la russite de ce cours. Si [LORGANISATION] parraine un cours (ou des cours) et que lemploy quitte [LORGANISATION] dans lanne suivant la fin du cours (ou des cours), il devra rembourser en entier le cot du (des) cours. RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS ET PROPRIT INTELLECTUELLE Renseignements confidentiels Il arrive parfois que les employs de [LORGANISATION] prennent connaissance de renseignements confidentiels, notamment des renseignements au sujet des membres, des fournisseurs, des finances et des plans daffaires de [LORGANISATION]. Les employs ont un devoir de confidentialit en ce qui a trait ces renseignements qui peuvent leur tre dvoils ou dont ils peuvent prendre connaissance. De plus, tout renseignement confidentiel obtenu alors quune personne est lemploi de [LORGANISATION] ne doit pas tre utilis par cette personne afin den tirer un bnfice personnel ou pour favoriser une entreprise extrieure. Proprit intellectuelle Toute proprit intellectuelle par exemple, les marques de commerce, les droits dauteur et les brevets de mme que tout travail cr par un employ dans le cadre de son emploi [LORGANISATION] sera la proprit de [LORGANISATION] et lemploy est rput avoir renonc tous les droits en faveur de [LORGANISATION]. Aux fins de cette politique, le mot travail dsigne un travail crit, une cration ou

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

13

un travail utilisant les mdias. Tous les documents de rfrence utiliss dans les prsentations ou la documentation crite doivent tre cits. TI : stockage et protection des donnes Tous les supports de stockage de donnes (CD, USB, disquettes) utiliss par les employs [LORGANISATION], et qui se trouvent ladresse de [LORGANISATION], portent la mention que ces supports et leur contenu sont la proprit de [LORGANISATION]. De plus, les employs doivent comprendre que lquipement de lorganisation doit tre utilis uniquement pour les activits de lorganisation, durant les heures normales de travail. Le tlchargement de documents personnels sur lquipement de lorganisation peut causer des dommages cet quipement et ne devrait pas tre fait. SANT ET SCURIT [LORGANISATION], de mme que ses employs, doit prendre les prcautions raisonnables pour faire en sorte que le milieu de travail soit scuritaire. Afin de crer un milieu de travail sain et scuritaire, lorganisation se conforme toutes les exigences de la Loi sur la sant et la scurit au travail en vigueur en Ontario. Les employs qui ont des craintes au sujet de la sant et de la scurit, ou qui identifient des dangers potentiels, devraient communiquer avec [insrer le nom de la personne contacter]. La consommation dalcool ou de drogues illgales nest pas permise durant les heures de travail dans les locaux de lorganisation. Avec la permission du DG, il peut parfois arriver quon consomme de lalcool pour clbrer un vnement particulier. QUALIT DE LAIR La qualit de lair intrieur peut causer de nombreux problmes de sant. [LORGANISATION] le reconnat et sefforce de minimiser pour ses employs les risques associs la qualit de lair intrieur. Les problmes touchant la qualit de lair devraient tre rapports au directeur, Finances et Administration. Environnement sans fume Depuis le 31 mai 2006, la province de lOntario a interdit la cigarette dans les milieux de travail. Aussi il est interdit en tout temps de fumer dans les locaux de [LORGANISATION]. Un milieu de travail ferm est dfini comme lintrieur dun local, dun immeuble, dune structure ou dun vhicule, ou dune partie de ceux-ci : a) qui est couvert par un toit; b) dans lequel les employs travaillent ou quils utilisent pendant leur travail (quils soient ou non en service ce moment prcis); c) et qui nest pas un lieu priv. Parfums [LORGANISATION] reconnat que certaines personnes peuvent avoir des allergies ou des intolrances aux parfums, lotions, eaux de Cologne et odeurs de produits chimiques. Cest pourquoi nous demandons quon utilise ces produits le moins possible.

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

14

Animaux Les locaux de [LORGANISATION] sont rservs au travail et les animaux ne doivent pas sy trouver durant les heures normales de travail. On fait toutefois une exception pour les employs et les visiteurs accompagns de chiens guides. Rnovations Les odeurs dgages par les matriaux de construction et le bruit caus par lutilisation des outils peuvent dranger les employs, aussi les rnovations seront planifies de faon les importuner le moins possible. Par exemple, on peut effectuer les rnovations en dehors des heures de travail (en soire et la fin de semaine) et assurer une ventilation directe pour contrler les vapeurs. Pour viter les odeurs durant les heures de travail, cest la fin de la journe quon devrait poser les tapis et dballer les meubles recouverts de tissu. HARCLEMENT [LORGANISATION] dsire offrir ses employs et bnvoles un environnement sans harclement. Le respect mutuel, de mme que la collaboration et la comprhension, doit tre la base des interactions entre les membres et le personnel. [LORGANISATION] ne tolrera pas les comportements qui pourraient miner la dignit ou lestime de soi dune personne, ou crer un environnement intimidant, hostile ou offensant. Il existe plusieurs formes de harclement mais on peut toutes les dfinir comme une action quune personne juge inopportune que cette action prenne une forme verbale ou physique, quelle se produise une seule fois ou de faon rpte et qui est humiliante, offensante ou dgradante. Aux fins de cette politique, le mot inopportune qualifie toute action que la personne se rendant coupable de harclement sait (ou devrait raisonnablement savoir) ne pas tre dsire par la victime du harclement. Spcifiquement, le harclement racial est dfini comme tout commentaire inopportun, nonc raciste, insulte, plaisanterie, graffiti, document, photo ou affiche qui peut intentionnellement ou non intentionnellement offenser une autre personne. Le harclement sexuel est dfini comme toute attention inopportune de nature sexuelle, par exemple des remarques au sujet de lapparence ou de la vie personnelle, ou toute action offensante, crite ou visuelle, par exemple des graffiti ou des photos dgradantes, des contacts physiques de quelque nature que ce soit, ou des demandes caractre sexuel. VIOLENCE EN MILIEU DE TRAVAIL La violence en milieu de travail peut tre dfinie comme une menace ou un acte dagression qui se produit au travail et qui peut causer un travailleur un dommage physique ou psychologique, de la douleur ou une blessure. Il y a la dfinition de la violence et celle de lagression. Lagression peut tre de nature verbale, psychologique ou sexuelle. Lagression verbale est constitue de commentaires inopportuns, embarrassants, offensants, menaants ou dgradants. Lagression

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

15

psychologique est un acte qui provoque la peur ou qui porte atteinte la dignit dune personne ou diminue son estime de soi. Enfin, lagression sexuelle se produit par des paroles, des gestes ou des noncs explicites caractre sexuel, et qui sont inopportuns. [LORGANISATION] ne tolrera daucune faon le harclement et la violence. Les employs et les bnvoles qui sont coupables de harclement ou dactes violents subiront des sanctions disciplinaires pouvant aller jusquau congdiement, au retrait du conseil dadministration ou des comits, et possiblement des accusations au criminel. RSOLUTION DES CONFLITS Il est regrettable que des conflits surviennent dans un milieu de travail. Afin de rsoudre les conflits rapidement et de faon quitable, [LORGANISATION] recommande la procdure suivante en cas de conflit ou de diffrend : Parlez la personne avec laquelle vous avez un diffrend. Il arrive trs souvent que les diffrends soient causs par une incomprhension et une mauvaise communication. Si le dialogue avec lautre personne ne produit aucun effet, parlez-en au DG. Le DG organisera une rencontre entre les personnes impliques dans le diffrend afin de le rgler. Si le DG est incapable de rgler un conflit de travail, les parties peuvent tre renvoyes un mdiateur, une tierce partie ne faisant pas partie de lorganisation. La dcision du mdiateur devra tre respecte par les parties au conflit.

Conseil RH pour le secteur bnvole & communautaire www.conseilrh.ca

16