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BTS 2. Les systmes dinformations

Auteur : C. Terrier ; mailto:webmaster@cterrier.com ; http://www.cterrier.com Utilisation : Reproduction libre dans un cadre non commercial

2. Les systmes dinformations

21. Introduction
Tout processus organisationnel humain, repose sur le traitement dinformations et la communication. La communication forme un cycle continu qui consiste slectionner les informations, puis les mmoriser afin de les utiliser pour obtenir des rsultats qui seront diffuss. La communication des rsultats va son tour produire des informations qui devront tre prises en compte
Exemple : Un responsable vous demande dorganiser une action commerciale, vous slectionnez et enregistrez les informations importantes, vous traitez ces informations en mettant en place un plan daction, que vous concrtisez sur le terrain. Sa mise en place va produire des rtroactions susceptibles de vous faire procder des ajustements.
Traitement des informations Diffusion des rsultats Slection des informations

Enregistrement des informations

Par essence un systme dinformations est un ensemble complexe apprhender, compos de nombreuses donnes utilises dans des chaines dinformations, de communications et de dcisions. Ces chanes se situent ellesmmes dans des contextes gographiques, organisationnels et humains qui vont produire des rtroactions susceptibles leur tour dinflchir ou de modifier le systme.

22 Analyser un systme dinformations Le systme dinformation

La reprsentation dun systme dinformation est complexe et difficile expliquer. Pour comprendre cette richesse et cette complexit, les analystes utilisent la mthode systmique qui prend en compte toutes les dimensions du systme. Quelles soient formelles ou informelles. Le plus souvent elle est mene partir : des instructions ou procdures connues, des documents utiliss, Service comptable des interviews du personnel. Service production et financier Dans le cadre dune entreprise et pour en simplifier ltude, le systme dinformation est souvent Systme d'information dcompos en sous systmes centrs sur les Solliet SA finalits organisationnelles de la socit. Celles-ci recoupent les diffrents services dune socit. Service commercial Service du personnel

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Les sous-systmes
Veille concurrentielle Commandes, livraisons, facturations

Chaque service peut tre dcompos son tour en sous systme plus simple analyser. Concrtement se sont des ensembles de tches confies des personnes diffrentes. Ces sous systmes sont matrialiss par des personnes, des locaux, des matriels et une organisation.

Sous Systme Commercial (SIC) Efficacit commerciale

Stratgie commerciale

Les flux

Les diffrents services inter-ragissent et il est difficile dy analyser les flux continus dinformations. Cest la raison pour laquelle lanalyse dun processus, est souvent ralise comme si il possdait un dbut et une fin en liminant laspect rtroaction. Dans ce cas le processus est dcompos en tches et peut tre reprsent ainsi : Origines des informations Stockage informations Traitement des infomations Diffusion des informations

Les tches

Gestion des commandes Gestion des stocks Gestion des livraisons Gestion des facturation Suivi statistique

Un processus de travail est compos de tches qui se suivent de faon chronologique. Le plus simple pour analyser les flux dinformations dun service, consiste finalement dcomposer le champ dtude en tches simples comprendre et expliquer. Exemple : Sous systme de gestion des commandes, livraisons et facturations

Pour chaque tche il y a lieu de sinterroger sur les informations utilises, les traitements, les contrles et la qualit du systme. Le schma suivant explique bien cette problmatique.

Source : http://espace.muc.free.fr

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Tableau danalyse des tches

Toute tche gnre un flux dinformations ralis par des hommes ou des machines laide de programmes. Ce sont ces composants qui doivent tre analyss dans le cadre dune mission ou dun SIC. Le tableau suivant permet de dcrire lorganisation et le droulement dun processus. Mthode de travail : 1. Indiquer dans la colonne de droite la personne ou le service concern par la tache, e 2. Dcomposer dans la 2 colonne la chronologie des oprations ralises de faon trs dtaille et rigoureuse sans rien oubli, e 3. Noter dans la 3 colonne les moyens mis en uvre, 4. Inscrire dans la partie droite les problmes rencontrs. Processus : Vente
Service ou personnes
Caissire Caissire

Taches ralises : informations saisies, stockage, traitement, contrle, ditions etc.

Lecture du code barre Edition de la facturette Encaissement de la vente Transfert automatique des infos sur CEGID - MAJ des stocks - MAJ des ventes et statistiques de ventes

Matriels et logiciels utilises

Pistolet Caisse

Remarques / Problmes
Code barre souvent illisible

Serveur + Logiciel CEGID

Processus : Gestion des stocks

Service ou personnes
Directeur

Taches ralises : informations saisies, stockage, traitement, contrle, ditions etc.

Chaque soir dition : - Statistiques journe par produit et par vendeur - Stocks minimum atteint Nuit : Transfert des infos journes au sige sociale Paris

Matriels et logiciels utilises

Serveur + Logiciel CEGID

Remarques / Problmes
Stocks de scurit trop faible => Rupture de stock

Serveur + Logiciel CEGID

Paris

- Transfert automatiques des commandes la centrale dachat - Confirmation de la commande auprs du magasin

Serveur + Logiciel CEGID

Centrale dachat

Livraison sous 7 10 jours

Rupture de stocks frquentes

- etc.

Pour dcrire le Systmes dinformation, il faut dfinir tous les processus mis en uvre dans lUC, puis raliser un tableau danalyse pour chaque Processus. Lensemble des tableaux doit dcrire et analyser lintgralit des circuits et des flux dinformation. Important : La description des informations, des procdures et de lorganisation informatique doit tre rigoureuse et mthodique. Elle doit tre quasi journalistique et ne rien laisser dans lombre afin que le lecteur ou lauditeur comprennent lorganisation mise en uvre et ses enjeux. La technique du QQOQCP (Qui, Quand, O, Quoi, Comment, Pourquoi, Combien) peut vous aider dans ce travail. Le plus simple est de dcrie cette mise en uvre de faon chronologique.

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Exercice 1 Schmatisation des circuits dinformation

Exemple: Rgulirement des commandes sont prises et enregistres par des reprsentants pour des clients insolvables. Cela gnre des conflits avec les reprsentants et donne une mauvaise image de la socit auprs des clients concerns. Le tableau danalyse des prises de commande est le suivant : Services ou personnes
Reprsentant

Taches ralises (1) Saisie des commandes auprs des clients (2) La commande est envoyes au serveur par connexion ADSL scurise (3) Accus rception de la commande au reprsentant par Mel (4) MAJ fichier client (5) Contrle disponibilit (6) Contrle fiabilit client (7) Rception par lintranet de lordre de prparation de la commande par le rseau intranet (8) Prparation de la commande (9) Validation du bon de livraison sur le rseau (10) Edition du bon de livraison et de la facture (11) Le bon de livraison et la facture sont joints au colis (12) Expdition (13) MAJ Statistique commerciale (14) MAJ statistiques reprsentant

Matriels PC Portables du reprsentant + Connexion internet Serveur + Ciel gestion commerciale

Problmes rencontrs

Service commercial

Magasin

Serveur + Ciel gestion commerciale Serveur + Ciel gestion commerciale

Service expdition

Service commercial

Serveur + Ciel gestion commerciale

Origine du problme

Solution possible

23. Visualisations un systme dinformation

Le SIC reprsente l'ensemble du dispositif (moyens, procdures, personnes) de collecte, d'analyse et de diffusion de l'information commerciale au sein d'une entreprise. Les tableaux danalyse dcrivent de faon linaire les tches et ne montrent pas les rtroactions. La schmatisation dune procdure rsout ses difficults et rend les explications plus efficaces et en simplifie la comprhension. Cest la raison pour laquelle cette reprsentation est demande dans lpreuve dACRC. Le SIC met en vidence : 1. Les diffrents intervenants et la chronologie de leurs interventions 2. Les informations changes ou transmises 3. Les traitements raliss sur les informations

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4. Les matriels et les logiciels utiliss Exemples : Schma descriptif du systme dinformation commerciale dun magasin dhabillement.

Exemples : Schma descriptif du systme dinformation commerciale de Norauto.

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BTS 2. Les systmes dinformations

Auteur : C. Terrier ; mailto:webmaster@cterrier.com ; http://www.cterrier.com Utilisation : Reproduction libre dans un cadre non commercial

Exercice 2 La mise en uvre du SIC dans le cadre dune mission

Travail faire : 1. 2. 3. 4. Choisir une mission qui sera prsent lpreuve dACRC Faire la liste des procdures mises en uvre dans le cadre de cette mission Faire les tableaux danalyse des ces procdures Reprsenter sous une forme schmatique les flux et traitements dinformations

Exercice 3 Le SIC de lUC

Prsenter le SIC de votre unit commerciale 1. Faire la liste des procdures mises en uvre dans le cadre de votre unit commerciale 2. Reprsenter sous une forme schmatique les procdures