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Sauvegarde, archivage

et scurisation des fichiers

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Diffrence entre les termes enregistrement sauvegarde - archivage

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Enregistrement : mise en mmoire (perte du travail

en cas de coupure de courant)

Sauvegarde : duplication et mise en scurit des

donnes pour restaurer en cas de problme (copie temporaire)

Archivage : procd de conservation des donnes

fiable et fidle dans le temps (copie permanente)

Quest-ce que la gestion lectronique des documents ?

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Ensemble de techniques permettant dorganiser, de grer et de distribuer sous forme lectronique

l'ensemble des documents et informations INTERNES

et/ou EXTERNES de lentreprise.

Quelles sont les sources de documents ? Les documents peuvent tre :

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Des documents lectroniques par nature.

Des documents papier transforms par numrisation en documents lectroniques.

Intgrer des documents lectroniques dans le systme

Intgrer des documents dans le systme GED

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textuels multimdia images audio vido compression courriels Internet

On peut intgrer dans le systme de

GED des documents lectroniques par Disque nature issus des applications informatiques de lentreprise : sous format texte sous toutes les autres formes de fichier lectronique (vido, son, image)

dur

Les formats de fichiers

Types de documents Extensions DOC HTML textuels PDF RTF XLS multimdia images PPT JPG ou JPEG TIFF MP3 audio WMA Applications Tout traitement de texte (ex : Word) Microsoft Internet Explorer Acrobate Reader Tout traitement de texte Tout tableur (ex : Excel) Logiciel de PrAO tel que Powerpoint ou visionneuse Tout navigateur Internet ou logiciel de traitement dimage Nombreuses applications : le plus connu sur PC est Windows Media Player Nombreuses applications dont Windows Media Player Nombreuses applications dont Windows Media Player Nombreuses applications dont Windows Media Player Remarques Reprsente de nombreux formats texte Utilis pour la rdaction de pages Web Rpandu pour la diffusion de documents sur Internet (visualiseur gratuit) Favorise lchange entre diffrents logiciels Textes au sens large (tableau, graphique) Prsentation de diaporamas (textes, images, sons, vidos) Fichier trs compact, frquent sur Internet Utilis pour larchivage dimages de qualit Bonne qualit audio et faible encombrement du fichier Format utilis par Windows Possibilit de crypter la musique (gestion des droits dauteur) Format utilis par Windows. Rpandu sur Internet Format utilis pour diffusion de CD et DVD Format trs utilis sur Internet pour envoyer des fichiers volumineux Format pour larchivage. Permet de compresser de trs gros fichiers

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AVI vido MPEG ou MPG ZIP

compression archivage encodage

Ex : WinZip RAR EML HTM Logiciel de messagerie Logiciel de navigation

courriels internet

Entrer des documents non lectroniques dans le systme

Entrer des documents dans le systme GED
Acqurir par

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Il sagit de tous les documents

numrisation

que lentreprise utilise et qui ne

sont pas des documents lectroniques.

Acqurir par

numrisation Acqurir par

Ils sont numriss et dmatrialiss.

numrisation

Organiser laccs aux documents du systme

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On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de lentreprise.

Mtadonnes

Plan de classement ou arborescence

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Les mtadonnes

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Ensemble structur dinformations servant dcrire une ressource ex : date, auteur, titre, mots cls

Exemple de mtadonnes dans MS Office

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Renseignement des mtadonnes par le menu :

Fichier Proprits

Possibilit de demander lors de lenregistrement du document : Outils Options Enregistrement /Gnral Demander les proprits du document

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Exemple de mtadonnes dans un logiciel photo

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Caractristiques de lappareil photo et de la prise de vue (marque, objectif, focale, vitesse, date, heure) Donnes non modifiables

Mots cls saisir par lutilisateur Donnes modifiables

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Bien nommer les fichiers

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choisir un nom suffisamment explicite

viter les caractres accentus, les signes de ponctuation, les espaces (prfrer _ ) si dates, utiliser la date amricaine 4 mars 2008 20080304 identifier clairement les diffrentes versions dun mme document

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Classer les documents dans une arborescence

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Classer dans une arborescence

Il faut ensuite classer les documents organisation dans de une dossiers

informatiques qui constitue

larborescence des dossiers et fichiers.

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Classer les documents dans une arborescence

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Exemple de larchivage du courrier dpart et arrive dans une communaut de communes

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Stocker les documents et les protger

Stocker et protger les documents

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Parefeu

Anti virus

Serveur avec mot de passe

Entreprise spcialise en stockage Ou dans lentreprise

Les documents indexs et classs sont stocks dans des serveurs de stockage qui doivent tre protgs des virus, des erreurs de manipulation, etc.
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Les supports de stockage (1-2)

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CD / DVD / BluRay (Sony, Philips) ou HD DVD (Toshiba support abandonn)

Capacit : CD 700 Mo DVD 4 16 Go Blu Ray 54 Go HVD (futur) > 1 To Dure de vie : CD et DVD gravs 2 5 ans Blu Ray 50 ans Capacit : 40 Go 1 To Dure de vie : 100 ans en thorie 20 ans maximum en pratique

Disque dur

Cartouche / Bande

Capacit : en moyenne de 400 Go 1,6 To Dure de vie : environ 30 ans

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Les supports de stockage (2-2)

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Sauvegarde en ligne

Capacit : illimite Dure de vie : limite la dure de labonnement

Cl USB

Capacit : de 64 Mo 12 Go Dure de vie : en thorie 10 ans mais support peu fiable

Autres critres de choix : . vitesse de sauvegarde . fiabilit du support . cot . facilit daccs aux donnes

Units de mesure de la capacit (en caractres) : 1 Ko = environ 1 millier 1 Mo = environ 1 million 1 Go = environ 1 milliard 1 To = environ mille milliards

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La conservation des supports

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Vrification, intervalles rguliers, de ltat des informations Ncessit de double sauvegarde (le disque dur externe est actuellement le support le plus fiable) Renouvellement rgulier des sauvegardes

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Alimenter les bases de donnes de lentreprise

Alimenter les bases de donnes de lentreprise

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Tous les documents indexs, classs et stocks enrichissent les bases de donnes des applications logicielles administratives, techniques, commerciales et comptables de lentreprise.

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Utiliser des documents dans lentreprise

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Pour pouvoir utiliser le systme GED, les salaris de lentreprise doivent pouvoir chercher, trouver facilement et rapidement les diffrents documents lectroniques en utilisant

Mots cls

des moteurs de recherche.

Oprateur s

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Exemple : Recherche de mots cls dans MS Office

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Par le menu :

Fichier Rechercher Recherche avance

- Proprits : mots cls, nom du fichier, sujet - Condition : mot exact ou contient le mot - Valeur : une plusieurs

- Oprateurs et/ou
- Emplacement - Types de fichiers
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Le travail collaboratif Accs aux donnes et scurisation

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Laccs aux donnes

Droit de lecture

est scuris par des mots de passe et des

Donnes protges Droit dcriture & de lecture

droits ou restrictions particulires

Entreprise spcialise en stockage

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Un format scuris : le PDF

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Le logiciel adobe acrobat dite les

textes au format PDF scuris des fins darchivage en apposant une signature numrique aux documents

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Norme NF Z42-013 sur larchivage lectronique

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Garanties : Prennit conservation trs longue Intgrit Scurit contenu non altr ou modifi confidentialit, absence de danger

Traabilit localisation, historique

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Norme NF Z42-013 sur larchivage lectronique

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Buts de la norme Parer aux risques dobsolescence (support dtrior, logiciel ou matriel de lecture disparu) Parer aux risques de contentieux Crer un tat en matire darchivage lectronique

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La dure de conservation des supports

Documents sociaux Registre des Titres Registre de Prsence Registre des Procs-Verbaux Rapport des Grants Rapport des Commissaires Rapport du Conseil Bilans Comptes dExploitation Comptes de Pertes/Profits Prsence AG et Pouvoirs Documents comptables Livre journal Grand Livre Journal auxiliaires Comptes auxiliaires Journal centralisateur Livre des inventaires Balance gnrale Balances auxiliaires Dlai lgal 30 ans 30 ans 30 ans 30 ans 30 ans 30 ans 30 ans 30 ans 30 ans 30 ans Dlai lgal 10ans 10ans 10ans 10ans 10ans 10ans 10ans 10ans Dlai rel Illimit Illimit Illimit Illimit Illimit Illimit Illimit Illimit Illimit 30ans Dlai rel Illimit Illimit Illimit Illimit Illimit Illimit Illimit Illimit

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Pices comptables Contrats dacquisition Participation (pices) Contrats de Prts Contrats de Leasing Marchs Factures Fournisseurs Factures Clients Bons de Livraison E/R Bons de Commande E/R Justificatifs TVA Documents Bancaires Documents commerciaux Correspondance Contrats Transport, Douanes Documents relatifs au personnel Livres de Paie Registres Accidents du travail Pices relatives au salaire Bulletins Soldes PTC/Certificats Bordereaux de cotisations Rcap Charges sociales Fiches fiscales par salari

Dlai lgal 10ans 10ans 10ans 10ans 10ans 10ans 10ans 10ans 10ans 10ans 10ans Dlai lgal 10ans 10ans

Dlai rel Illimit 15 ans 15 ans 15 ans 15 ans 15 ans 15 ans 15 ans 15 ans 15 ans 15 ans Dlai rel 11 ans Dure + 5 ans 10ans Dlai rel Illimit Illimit Illimit 10 ans 10 ans 6 ans 6 ans 6 ans 2610 ans

Dlai lgal 5 ans 5 ans Illimit 5 ans 5 ans 5 ans 5 ans 5 ans 5 ans

Exemple dun logiciel de GED

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Source http://www.novaxel.tm.fr/

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A voir sur le web

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http://www.formulary-france.com/details_formarchives.html

http://www.xamance.fr/

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