ENSEMBLE,

DIGITALISONS
VOTRE MÉTIER.
Entités publiques

GROUPE DE TRAVAIL
COTER CLUB
DÉMATÉRIALISATION
Mercredi 26 septembre 2018

COPYRIGHT © 2018 TELINO. TOUS DROITS RÉSERVÉS.

PRÉSENTATION
TELINO
 Editeur de solution de gestion de flux de données
NOS ORIGINES dématérialisées depuis 30 ans
Échanges de données - Dématérialisation – Archivage

L’urbanisation des Systèmes d’Information a créé

la nécessité de :
 créer de l’interopérabilité entre les applicatifs
mis en place,
 dématérialiser les documents papiers afin
d’alimenter les applicatifs métiers,
transformant profondément les processus métiers.

Notre objectif : gérer tout le flux de données de

son acquisition, sa conversion, son intégration
jusqu’à son archivage en assurant l’intégrité,
la traçabilité et la sécurité pour nos clients
CHIFFRES Une entreprise à taille humaine ayant à cœur la
qualité des services rendus aux clients
CLÉS

1986 création de TELINO 40 collaborateurs

300 clients nous 100% de notre offre

font confiance produits conçue, développée
et hébergée en France
 TELINO MEMBRE DU
GROUPE STUDIA

L’alliance de compétences entre STUDIA et TELINO pour

accompagner la TRANSITION DIGITALE des clients

on
tion

ti
duc
s e il

gra
tion

BPO
Inté
Con

Pro
Edi
350 30 400 11

Collaborateurs M€ de CA Clients Sites en

France

, expert de la dématérialisation des données sensibles

 UNE SUITE COMPLÈTE DE
DÉMATÉRIALISATION
DES CONTENUS DES ORGANISATIONS

DÉMAT DE PARAPHEUR ARCHIVAGE À

ÉLECTRONIQUE VALEUR
FACTURES PROBATOIRE
CHEF GED
D’ORCHESTRE TRANSVERSALE
INTELLIGENT MODULAIRE
PRÉSENTATION

28 ans d’expériences dans le conseil en organisation documentaire,
le records management ainsi que l’archivage papier et électronique
AUDIT &
CONSEIL
Diagnostic des documents papiers et
électroniques :
• Préconisation d’amélioration de la
gestion documentaire
• Proposition de politiques de
records management, de schémas
directeurs,
de plans d’actions de traitement
• Etat de l’art des logiciels (archives,
GED et SAE)
• Rédaction de cahiers des charges,
dépouillement des offres, aide au
choix
EXPERTISE
MÉTIER
ACCOMPAGNEMENT
Assistance à maîtrise d’ouvrage,
management de projet :
• Accompagnement au changement,
sensibilisation, formation
• Aide au choix de solutions
• Détachement de personnels qualifiés
• Création, animation de réseaux de
correspondants archives
• Maintenance annuelle des fonds
d’archives et mise à jour des
procédures
INTERVENTION TOUT AU LONG DU CYCLE DE VIE DU DOCUMENT
ORGANISATION
Rationalisation des flux
documentaires
• Création de workflow
documentaires
• Rédaction de chartes d’archivage,
de référentiels de conservation, de
plans de classement
• Optimisation des espaces de
stockage, ingénierie de
déménagement
MISE EN ŒUVRE
• Analyse de valeur des documents
selon le cadre règlementaire
• Traitement des fonds d’archives :
tri, classement, description selon
les normes métier, rédaction
d’instruments de recherche, de
bordereaux de versement et
d’élimination
• Prise en charge des versements et
des éliminations règlementaires
sécurisées
COMMENT PASSER DE LA GED À L’ARCHIVAGE ?

JE CHERCHE À RÉPONDRE AUX
PROBLÉMATIQUES SUIVANTES :
o Améliorer et pérenniser la gestion
documentaire au sein de ma structure.
o Maîtriser des volumes considérables de
documents papiers et électroniques.
o Accélérer et développer le partage, la
mutualisation et la valorisation de
l’information.
o Répondre aux contraintes légales en
matière d’archivage.
o Assurer la traçabilité et le suivi des
documents entrants et sortants.
CONSTAT
UN PROJET DE GED C’EST AVANT
TOUT UN PROJET DE
GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE,
QUI DOIT PASSER PAR PLUSIEURS
ÉTAPES CLÉS :
SOUVENT, LA RÉPONSE , LE o Identifier les besoins précis des
1ER RÉFLEXE CONSISTE À
utilisateurs et donc les impliquer
ACQUÉRIR UN OUTIL GED
(changement des pratiques).
Oui mais ….pas seulement et pas en o Cerner le périmètre documentaire.
1er !
o Fixer des règles de gestion (RM).
Objectif final : identifier la
solution qui VOUS conviendra et
disposer des règles pour le
paramétrage de l’outil.
ÉLÉMENTS DE Comment je m’y prends pour initier et mener à
CADRAGE DU bien mon projet GED - Archivage ?
PROJET
1 DIRECTIONS CLÉS POUR LES PROJETS GED
o Je définis les services, les métiers et fonctions qui seront concernés par la GED.

2 BESOINS ET OBJECTIFS LIÉS À MON PROJET GED : UNIFORMISER, CENTRALISER,

FLUIDIFIER LES PROCESSUS DE TRAVAIL ?
o Je souhaite acquérir une GED pour répondre à quel(s) besoin(s) ?
o Je hiérarchise mes besoins en commençant par le plus urgent en termes de ressources financières, humaines et
de productivité.

3 AUDIT
o Je réalise un audit de mes processus internes du pôle retenu, afin de mettre en exergue les points
d’optimisation.

4 DROITS, ACCÈS & RÔLES AU SEIN DE LA GED

o J’identifie les utilisateurs de la GED et je réfléchis à l’attribution des droits en fonction de leur statut et poste.

INTÉGRATION DANS L’ENVIRONNEMENT APPLICATIF

5 o Je répertorie les interactions de mon outil GED avec mes applications métiers pour procéder à l’interfaçage.

LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE DANS LA GED

o J’étudie la question de la signature électronique : au sein ou en dehors de la GED, en mobilité et/ou en desktop,
6 niveaux et types de signature, les différents formats de documents à signer…

ARCHIVAGE ET PÉRENNITÉ DES CONTENUS

o J’inventorie les types de fichiers à stocker dans la GED et je leur attribue une durée de conservation et des
7 métadonnées en vue de les préparer à l’archivage.
CAS PRATIQUE DE Synthèse des étapes clés de mis en œuvre d’un projet
MÉTHODOLOGIE GED - Archivage
DE PROJET
1 Audit des processus organisationnels et collaboratifs,
élaboration de la cartographie documentaire, analyse de valeur des documents
2 Choix du pôle ou service au sein duquel sera déployé la GED

3 Définition de l’intégration attendue dans l’environnement applicatif

Rédaction d’un CDC technique et fonctionnel sur vos besoins et
4
contraintes (avec tout les points évoqués à minima)

5 Définition d’un périmètre réduit sur le service pilote pour une demande de faisabilité

6 Rapprochement avec des prestataires : éditeurs

7 Démonstration de faisabilité

8 Bilan du POC (Proof of concept - Preuve de concept)

9 Choix d’un prestataire

10 Déploiement sur le périmètre pilote

11 Adaptations et évolution

12 Déploiement progressif sur les autres services

13 Bilan
 SCHÉMA TECHNICO-FONCTIONNEL
ILLUSTRANT UNE GOUVERNANCE DOC DANS
SON ENSEMBLE

RECORDS MANAGEMENT / GOUVERNANCE DE L’INFORMATION

Politique d’archivage, référentiels de conservation, procédures d’archivage (FONCTION ARCHIVES)

o Qu’est ce qu’on archive ?

o Pour combien de temps ? o Application sorts finaux
o Sous quelle forme ? o Transfert dans SAE avec quelles
o Avec quelles informations ? métadonnées ?

Responsabilité Responsabilité Fonction Responsabilité Fonction

des producteurs-utilisateurs des documents Archives / DSI Archives / DSI

Locaux de conservation des archives papiers

SGEA* PISTE
o Stocker SAE o Pérennité
o Classer o Intégrité
o Gérer o Sécurité
o Rechercher o Traçabilité
o Partager o Exhaustivité
GED

Usage quotidien Conservation légale Conservation probatoire

Archives Archives Archives
courantes intermédiaires définitives
* SGEA : Système de gestion électronique des archives physiques
Cycle de vie du document
RETOUR D’EXPÉRIENCE DE
LA VILLE DE SAINT
QUENTIN
CAS PRATIQUE DE Le retour d’expérience de la collectivité de Saint-
MÉTHODOLOGIE Quentin (02)
DE PROJET
La collectivité de Saint-Quentin c’est :

• 4 entités :
o Ville de Saint-Quentin
o CCAS
o Communauté d’Agglomération
o Office du Tourisme

• 82 743 habitants (CA + ville)

• ~1 000 agents municipaux

Quelques chiffres clés en rapport avec la gestion documentaire :

• Nombre de documents à gérer : + de 4 000 000 documents

• Volume de documents : + de 1 To
• Nombre d’utilisateurs : 850
• Nombre de services impactés : une centaine
CAS PRATIQUE DE Le retour d’expérience de la collectivité de Saint-
MÉTHODOLOGIE Quentin (02)
DE PROJET

LE BESOIN
LES
LE INITIAL
OBJECTIFS
PROJET

Mise en place Acquérir une solution • Gains de temps et de

d’une GED permettant à la fois de répondre productivité
transversale. aux contraintes réglementaires • Uniformisation de la
(propres aux services marchés base documentaire
et financiers notamment) et de • Limiter les échanges
sortir d’une information en silo par e-mail qui
pour aller vers une gestion engendrent une perte
documentaire plus transverse. d’efficacité de
traçabilité
CAS PRATIQUE DE Le retour d’expérience de la collectivité de Saint-
MÉTHODOLOGIE Quentin (02)
DE PROJET

SOLUTION
LES
PROPOSÉE
GAINS

•Un accompagnement •Amélioration du travail

dans la phase d’étude du collaboratif
projet •Diminution
significative du temps de
•Un outil de GED recherche d’un document
modulaire : finances- •Meilleure fluidité des
marchés, RH, circuits de validation et
pré-archivage de traitement des
documents
•Une préparation de
l’archivage efficace
 NOS
SOLUTIONS

Telios

QUELLES SOLUTIONS POUR

RÉPONDRE À VOS BESOINS DE
GESTION DOCUMENTAIRE ?
NOTRE SOLUTION DE
GED
UNE GED À LA FOIS TRANSVERSALE ET
MÉTIER

Stocker, organiser, partager

et retrouver très simplement tous vos
documents.

Interopérable, l’alimentation de
NEOGED peut être automatisée en
synchronisant l’outil avec les
applicatifs métiers.

Une solution de GED robuste

pouvant gérer une importante masse
documentaire.

Un puissant moteur de recherche

dynamique pour retrouver vos
fichiers en un temps record !

Préparation des fichiers à

l’archivage électronique : définition
du cycle de vie, des processus métiers,
des métadonnées et du sort final de
chaque document.
 Une GED à forte valeur ajoutée
Déploiement rapide en quelques jours
seulement !
Il suffit d’adapter simplement le ou les
module(s) de votre choix pour qu’il(s)
corresponde(nt) parfaitement à votre
métier et à votre organisation.
Gestion spécifique des documents
sensibles
Les documents à caractère confidentiel
peuvent bénéficier d’un verrouillage et
cryptage spécifiques, d’options de partage
limitées et de télécharge.
Transversalité garantie grâce
à un référentiel commun de
données.
- Intègre un ESB applicatif qui permet
Alertes automatiques des
contenus obsolètes
Restez informé sur la validité des
contenus, ex. : marchés publics,
réglementation, baux, etc.
Interopérabilité assurée !
- Interfaçage avec vos progiciels : GF,
progiciels RH, parapheur, etc
- Connecteur CMIS, SEDA
l’intégration automatique de documents
Edition de tableaux de bord
Edition via des tableaux de bord
paramétrables, de tous types de
données et de statistiques
pertinentes pour vos managers.
Gestion du cycle de vie des
documents : 
de la GED à l’archivage
Préparation et conditionnement
des fichiers depuis la GED pour
répondre aux exigences légales et
techniques de l’archivage
électronique, telles que : la
gestion des DUA, du sort final
et du versement dans un SAE.
Un paramétrage fin des
workflows par typologies de
documents
Documents financiers,
administratifs, RH, légaux, etc à
chacun son workflow !
 Zoom sur le module collaboratif Smart Collab’
L’outil qui repense le travail d’équipe !

• Le module Smart Collab’ permet d’organiser et de structurer le travail • Facilite la production documentaire commune, notamment sur des projets
entre collaborateurs sous la forme d’un réseau de communication. d’envergures ayant un important flux de fichiers.

• Favorise le travail dans un climat de construction commune et • Accessible sur smartphone et tablettes, la collaboration n’a plus de frontières !
d’intelligence collective.
NOTRE SOLUTION
D’ARCHIVAGE À VALEUR
PROBATOIRE
Dépôt de tous types de
fichiers : PDF, documents
numérisés, images, etc.
Consultation et communication
d’une archive.
Planification de campagnes de
destruction régulières des
archives en fin de vie.
ADELI
S
CONSIGNEZ ET CLASSEZ SELON
VOTRE PROPRE POLITIQUE
D’ARCHIVAGE
Une procédure de versement Intégration des formats de
fortement contrôlée : conservation normalisés et
vérification antivirus, standardisés.
confrontation du format avec la
politique d’archivage, validation Conservation de l’ensemble
de la conformité du fichier, des opérations ayant lieu entre
constitution et contrôle des un tiers et le système
métadonnées, etc. d’archivage (création,
modification, suppression).
Veille technologique
permanente pour assurer la
lisibilité du document durant
toute sa durée de vie.
NOTRE SOLUTION
D’ARCHIVAGE À VALEUR
PROBATOIRE
ADELI
S
CONSIGNEZ ET CLASSEZ SELON
VOTRE PROPRE POLITIQUE
D’ARCHIVAGE
L’assurance que le document archivé garde la même
valeur que le document versé pendant toute la durée de
conservation.

Sécurisation des flux et homogénéisation des processus

documentaires.

Des informations de suivi centralisées sur des tableaux de

bord, pour un accès rapide. Elles permettent d’assurer la
traçabilité, de garantir l’intégrité et la conformité de
l’archive à tout moment.

Une solution interopérable qui dispose de connecteurs

pour s’interfacer avec les autres systèmes d’information du
marché et vos applications métiers.

Un fonctionnement en redondance qui permet une haute

disponibilité mais surtout assure la conservation de copies
multiples sur des sites géographiquement distants.

Un workflow de versement permettant des étapes de

contrôle manuelles et/ou automatisées paramétrable en
fonction des documents à verser

Une restitution unitaire, partielle ou complète des

archives, dans le respect des règles d’habilitations
prédéfinies !

Notifications applicatives et envoi de mail pour la gestion

des documents arrivés à expiration.
CONCRÈTEMENT L’alliances de compétences entre STUDIA Conseil et
POUR VOUS TELINO vous permettent un projet clé en main

• Comment nous accompagnons nos clients ?

 Apporter une vision d’ensemble de leur situation documentaire (quantitative/qualitative, points

forts/dysfonctionnements, contraintes/besoins, cartographie, analyse des processus, etc.)

 Formuler des préconisations d’amélioration et des scenarii de plan d’actions

 Conseiller dans le choix des outils les plus adaptés à leur contexte et leurs besoins

 Fournir des solutions performantes qui :

o Offrent un accès rapide et sécurisé à l’information
o Facilitent le travail des collaborateurs au quotidien
o S’intègrent facilement dans leur système d’information
o Permettent une réduction des coûts de gestion de l’information

 Accompagner sur toute la phase de déploiement

Afin de garantir le succès du passage de la GED à l’archivage électronique

 www.telino.com

12 rue des Petits Ruisseaux,

commerce@telino.com 01 69 53 68 68
91370 Verrières-le-Buisson – France