LES DOCUMENTS

Anne 2006

Rnovation STG niveau terminale CGRH

M. LE GRAND

Plan de lexpos
Notion de documents La gestion lectronique des documents La scurit et la protection des donnes Larchivage

Les documents

la racine DOC vient du latin docere signifiant enseigner et, par suite,

tout objet qui enseigne est un document.

La notion de documents
Un document cest un support (papier, analogique, numrique) porteur dinformations (textes, images, donnes,) lu par lhomme ou par la machine.

INFORMATIO N
Intelligible
Porteuse de sens

SUPPORT

Numrique ou lectronique : De prsentation

cran, imprimante,
De transfert des informations : rseau De stockage : fichiers, disques durs, cl

papier
Imprim de position Imprim de liaison Courriers

analogiqu e Bandes,
cassettes,..

Dfinition de lobjet document taxinomie (classification)

OBJET DOCUMENT

contenu
Titre Lexique utilis Concepts Style employ

Correspondan ce entre la structure et le contenu

Mise en forme

Identit
DATE Propritaire Jeu de caractre Mta donnes

Structure interne Information sur la typographie Information sur les blocs (titre, paragraphe,) Information sur lorganisation

Les objectifs des documents

Conserver linformation

Communiquer linformation

Laisser une trace

Servir de preuve

Faire connatre

Diffuser linformation

Les types de documents

lectronique : code en binaire, pas lisible

directement, origine : conu directement sous forme numrique ou issu dun document papier (numrisation) ; immatriel

Papier : lisible directement, objectif rcolter,

informer, conserver des informations

Multi mdia : regroupe du son, de limage, du

texte sous forme numrique ou analogique

Un fichier
regroupe Un ensemble dinformations

Un document numrique ou lectronique Un fichier

Stock obligatoirement sous la forme dun fichier

Nest pas obligatoirement un document (programme,)

http://editer.abcdoc.net/numerique/def.php#fichier

Les formats de fichiers

Se signale Par une extension partie du
nom qui suit le point final

Limite au dpart 3 lettres Et maintenant on peut avoir plus exemple : HTML

Les diffrents formats de fichiers

STANDARD
format dit standard (dont la dfinition et l'usage sont du domaine public) affichable par des logiciels gnralement gratuits disponibles sur toutes les plates-formes matrielles (XML, JPEG, PDF)

OUVERT

les spcifications sont publies intgralement et sont librement utilisables (JPEG, XML,)

FERME OU PROPRIETAIRE

Ncessite le logiciel appropri (DOC, TIFF, ZIP,)

LES DIFFERENTS FORMATS EN FONCTION DE LUTILISATION

Conserver la prsentation
Conserver lintgralit dune image

Fichier PDF, HTML

Fichier TIFF

Conserver une image en limitant la taille (mais perte de donnes)

JPEG ZIP XML

Rduire la taille dun fichier changer un document

Le format XML
eXtensible Markup Language Langage balises tendues ou mtalangage

HTML amlior
Format de description de donnes PERMET DE SEPARER LE CONTENU DUN DOCUMENT DE SA PRESENTATION (contrairement au HTML) PARTICULIEREMENT ADAPTE A LECHANGE DE DONNEES

Le format XML
Texte saisi une fois Gnre plusieurs documents de formes diffrentes

Xxxxxxxx
Xxxxx Xxx

xxx

Intrt du xml
PORTABILITE
Distribuer par nimporte quel protocole

INTEGRABILITE

Utilisable par nimporte quelle application Aucune connaissance spcifique Les caractres sont reconnus par toutes applications Pas fig

LISIBILITE

UNIVERSALITE EXTENSIBILITE

ORGANISATION DUN DOCUMENT XML

Document cr partir de balises
Document en 3 parties

<liste des lves>

Prologue : donne la version xml et les jeux de caractres utiliss
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>

Document annexe : DTD (dclaration de type de document) indique les balises utilises Larbre des lments : contenu du document, le texte du document est encadr par des balises hirarchiquement

Former un document XML

Les balises sont organises hirarchiquement ETUDIANTS

<annuaire> Jean 01 34 10 20 30 PILLOU <personne class = tudiants > jpillou@aol.com

<nom>Pillou</nom> Etudiants : <prnom>Jean</prenom> Pillou Jean 01 34 10 20 30 jpillou@aol.com <telephone>01 34 10 20 30</telephone>
<email>jpillou@aol.com</email> </personne> </annuaire> Balise fermante

racine

attribut

Balise ouvrante

Encapsulage de la donne = lment

Validit dun document xml

Bien form
Se dit dun document accept qui ne contient pas de DTD Se dit dun document accept qui contient un DTD

valide

La mise en forme du document est assur par une feuille de style XLS

Schma circuit xml

Prsentation et Structuration
Titre Auteur Section Paragraphe
XML: Des BD aux Services Web Georges Gardarin 1. Introduction
Ces dernires annes ont vu l'ouverture des systmes d'information l'Internet. Alors que depuis les annes 1970, ces systmes se dveloppaient souvent par applications plus ou moins autonomes, le choc Internet
Ainsi, on a vu apparatre une myriade de technologies nouvelles attrayantes mais peu structurantes voir perturbantes. Certaines n'ont gure survcues. D'autres ont laiss des systmes peu fiables et peu scuriss. L'urbanisation passe avant tout par la standardisation des changes : il faut s'appuyer sur des standards ouverts, solides, lisibles, scuriss, capable d'assurer l'interoprabilit avec l'Internet et les systmes d'information. XML, "langua franca"

Paragraphe

Paragraphe

Section

Vue Balise
<Livre> <Titre> XML : Des BD aux Services Web</Titre> <Auteur>Georges Gardarin</Auteur> <Section titre = "Introduction"> <Paragraphe>Ces dernires annes ont vu l'ouverture des systmes d'information l'Internet. Alors que depuis les
annes 1970, ces systmes se dveloppaient souvent par applications plus ou moins autonomes, le choc Internet </Paragraphe>

<Paragraphe>Ainsi, on a vu apparatre une myriade de technologies nouvelles attrayantes mais peu structurantes
voir perturbantes. Certaines n'ont gure survcues. D'autres ont laiss des systmes peu fiables et peu scuriss. </Paragraphe>

<Paragraphe>L'urbanisation passe avant tout par la standardisation des changes : il faut s'appuyer sur des
standards ouverts, solides, lisibles, scuriss, capable d'assurer l'interoprabilit avec l'Internet et les systmes d'information. XML, "langua franca" </Paragraphe>

</Section> <Section titre= "La Socit ProXML"> </Section> </Livre>

ANALYSE DUN DOCUMENT

Un document se compose de quatre lments
PLAN
Linformation dans un document est hirarchise

FOND

Linformation en elle-mme (ayant un sens) lments de prsentation : styles

FORME

IDENTITE

lments didentification (mta donnes)

Lutilisation des feuilles de styles

FEUILLE DE STYLE
Modle de document (contient une prsentation pr-dfinie) Facilite : La perception de la structure du document La navigation dans le document La modification de la mise en forme La construction du document La conception homogne du document

Intrt des modles

MEMORISER

le texte saisi dans le modle. Par exemple : l'en-tte, la

date d'impression automatique, la signature etc...

la mise en page dfinie dans le modle, y compris les

en-ttes et pieds de page, la numrotation etc... Cela permet de retrouver tous les styles dfinis dans le modle.

les glossaires dfinis dans le modle.

Eventuellement, les macros spcifiques au modle.

La gestion des versions

Traabilit et intgrit
Ncessaire pour suivre lvolution dun document lors dun enrichissement
Enregistrer version

Le cycle de vie des documents

Source Aproged

La gestion lectronique des documents

GED Gestion Electronique des Documents
Gestion Electronique de lInformation et des Documents Existants

GEIDE

DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS Acquisition Diffusion ou destruction

Dfinition de la GED
Gestion par des moyens informatiques Du cycle de vie complet dun document lectronique

Textuel Graphique Sonore, etc

Cration la destruction : Modification publication

diffusion, etc
OBJECTIF Optimiser laccs ce document, au contenu de ce document et linformation qui le concerne

PRINCIPE DE LA GED
GED

Ensemble doutils, matriels, et applications logicielles

acqurir

grer

stocker

restituer

organiser

diffuser

Objectifs de la gestion lectronique des documents

PERENNITE
Les documents doivent durer longtemps ou toujours

INTEGRITE

Les documents doivent demeurer intact, entier Laccs linformation doit tre scuris pour viter tout danger Il faut tre capable de suivre le document tout au long de son cycle

SECURITE

TRACABILITE

Intrt de la GED

Stocker, grer et regrouper une masse importante de documents

papier (fonds documentaires, documents financiers,) sous une forme lectronique ; uniformiser les mthodes dindexation et de classement des documents.

consulter rapidement et facilement les documents stocks

viter les pertes de donnes par la circulation doriginaux

scuriser lensemble des donnes.

Les diffrentes GEIDE

GEIDE ADMINISTRATIVE GEIDE DOCUMENTAIRE GEIDE TECHNIQUE GEIDE BUREAUTIQUE GEIDE METIER
Gestion des documents dune organisation Utilise comme une bibliothque Rserve aux techniciens Travailler sur des documents dans leur format dorigine et les partager En fonction du mtier

COLLECTE
Transfrer des documents lectroniques

PRODUCTION
Tri, indexation, stockage

CONSULTATION
Utilisateurs Modifier, crer, traiter,

Titre doc. Version, auteur, date

Mots cls, liens hypertextes

Fichiers

Identification formelle

Identification contenu

Acqurir documents papier

Classer

scuriser Mots de passe

Moteur de recherche

Numriser (OCR)

arborescen ce
Base de donnes GED

Documents papier

Serveur

Intranet, portail, internet

Le processus de dmatrialisation
Document dorigine
Sur support papier ou lectronique

Acqurir

Indexer classer

Exploiter
Archiver

Rechercher
Restitution sous une forme intelligible
Affichage cran, impression dune copie papier, sur film,)

Restituer

Dtruire

Acquisition des documents

Document par nature numrique Document papier
Les fichiers informatiques, simple transfert sur un support

Les documents sont numriss

Matriel ncessaire

Numriseur, cartes dacquisition vido, logiciel OCR, RAD, LAD (par exemple)

Quelques Dfinitions en rapport avec la GED

dmatrialiser
Transformer un document papier en support lectronique ou transfrer un document lectronique

Logiciel OCR

Logiciel de reconnaissance optique de caractres : permet de modifier un texte numris

Logiciel capable dextraire le contenu des documents pour linsrer dans une base de donnes Logiciel capable de reconnatre un document par sa forme

Logiciel LAD
Logiciel RAD

Schma acquisition logiciel de reconnaissance

Indexer
Etymologiquement

Montrer du doigt quelque chose quon veut identifier telle ou telle fin.
Action didentifier tel ou tel aspect significatif de document quelle quen soit la nature de faon servir de cl pour rechercher le document

De nos jours

Indexage
Par la forme (identification du
indexage
document auteur, date de cration, de modifications,) cration dune fiche descriptive

Par le contenu (identification du

document par des mots cls)

Exemple dapplication avec les lves : complter les

proprits dun document Word

Mthode dindexation
Manuelle par lutilisateur qui remplit les champs dun formulaire ; - Automatique par lecture directe de codes barres ; - Automatique par reconnaissance du contenu numrique (ex : lentte des mails) ; - Automatique par la reconnaissance optique de caractres OCR ; - Automatique par reconnaissance dlments graphiques sur les documents (ex : les logos des factures fournisseurs).

EXEMPLE AVEC WORD

CLASSEMENT DES DOCUMENTS

Les ranger dans un ordre dtermin alphabtique, thmatique, chronologique

Classer les documents

Exemple dapplication avec les lves : travailler sur

larborescence du support de stockage et sur la dfinition des noms de fichiers
http://www.etab.accaen.fr/lyceevictorlepine/SitesVL/classement/DECOUVERTE2.htm

arborescence

DIFFUSION DES DOCUMENTS NUMERIQUES

Diffusion externe Diffusion Interne

Partenaires, Clients

Base de donnes GED

Personnel
intranet

Internet,
Portail

Commande N DURAND

Facture N DURAND

Lien hypertexte

Certains formats de fichiers sont prconiss PDF, XML, formats standards et ouverts

LA PROTECTION ET LA SECURITE DES DOCUMENTS

Respecter la loi
Droits dauteur Protection des individus Respecter de la dure darchivage

Conserver linformation

Garder une trace

La scurit du rseau
Sret de fonctionnement Scurit informatique

Protger le rseau des dfaillances techniques

Protger le rseau des attaques

Sret de fonctionnement
UN ONDULEUR

Protection contre les problmes lectriques

Protection contre les risques de pertes de donnes : Sauvegardes rgulires (journalires) graveur, zip, streamer

DES SAUVEGARDES REGULIERES

Les principes de la scurit

La disponibilit
Lintgrit
Laccs au document et au rseau doit se faire tout moment Les documents ne doivent subir aucune modification, ni de destruction
Les documents doivent tre accessibles aux seules personnes habilites On doit pouvoir identifier le cheminement du document

La confidentialit

La traabilit

Les attaques
Intrusion
Abus de droits
Grce aux failles des applications, utilisation de commandes non autorises Utilisation dune fonctionnalit de manire abusive (dni de service) Dfaillance technique volontaire

Action physique

Injection dun code Usurpation didentit

Excution ou installation dun programme clandestin Utilisation dune fausse identit

Les dfenses
Les anti-virus
Les pares feux Antispyware, anti spam Vigileance, bon sens Protger les accs physiques Lencodage

DEFINITIONS LIEES A LA CRYPTOGRAPHIE

CRYPTOGRAPHIE
Ensemble des techniques permettant de protger une communication au moyen d'un code graphique secret

CRYPTAGE

Transformation d'un message en clair en un message cod comprhensible seulement par qui dispose du code

Le chiffrement
Opration qui consiste transformer un texte clair en cryptogramme

algorithmes symtriques
Le chiffrement correspond un processus mathmatique qui rend une information incomprhensible sans la connaissance d'un code secret appel, une cl.

Algorithmes asymtriques
Deux fonctions

Chiffrement

signature

Le chiffrement avec algorithmes asymtriques

Message Message

cryptage
Cl publiqu e
Je vous prie de trouver

dcryptage Cl prive
dchiffrement
Je vous prie de trouver

Chiffrement

X4 ;%^(V ,r(
cryptogramm e

La signature lectronique
Signature action de signer un texte un document pour identifier lauteur par exemple et pour attester dun engagement. Cette signature rpond des rgles et sinscrit dans un contexte Signature Manuscrite
IDENTIFIER LE SIGNATAIRE

Signature lectronique La cl prive

La signature elle-mme La carte didentit

AUTHENTIFICAT ION

La cl publique dlivre par un organisme dauthentification

La signature lectronique principe

Etapes de la signature lectronique

La signature

Contraintes et caractristiques de la signature

authenticit Seul lmetteur connat la cl priv
Le message ne peut tre modifi car le destinataire le verra avec sa cl publique

intgrit

Non rpudiation confidentialit

Seul lmetteur a pu signer le message Les donnes sont cryptes

http://www.lasignature.com/

Larchivage des documents

archiver
conserver un document dont on a plus lutilit immdiate peut encore servir

preuve archives
LIEU DOCUMEN T
Cest lensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans lexercice de leur activit.

Les diffrents types darchives

ARCHIVES COURANTES
ARCHIVES INTERMEDIAIRES
ARCHIVES DEFINITIVES Le document est consult encore frquemment : archives proximit Le document est moins consult mais on peut encore avoir lutiliser en cas de litiges Le document est class dfinitivement Opration qui consiste conserver linformation quel que soit son support en vue dune consultation ultrieure

archivage

Les niveaux de protection

Protger les documents contre toute modification Dfinir des profils dutilisateurs Utiliser des logiciels de protection ou scuriser les systmes.

NIVEAU DOCUMENTS
NIVEAU UTILISATEURS NIVEAU RESEAU