Service des archives Version du 09/12/08

TABLEAU D'ARCHIVAGE
CENTRES DE RECHERCHE EN SHS
Les centres détiennent une part importante du patrimoine archivistique de l’EHESS. Une fois classées par l’entremise d’un travail
d'étroite collaboration entre les centres et le service des archives, les archives sont conservées au centre des archives contemporaines
(CAC) des Archives nationales, à Fontainebleau. Plusieurs centres ont déjà procédé à des versements d’archives : le Centre de
recherches historiques (CRH), le Centre de documentation et de recherche sur l’Asie du Sud-Est et le monde insulindien
(CeDRASEMI), le Centre d’études arctiques (CEAr), le Laboratoire de cartographie.

Comment utiliser le tableau d’archivage ?

Le tableau de gestion reprend les quatre principales activités des centres : son fonctionnement administratif, l’enseignement, les
relations scientifiques françaises et étrangères et la recherche. Il se décline en quatre colonnes.
La première colonne est consacrée à la typologie des documents. Elle recense les différentes catégories de documents produits ou
reçus par les centres dans le cadre de leurs activités.
La deuxième colonne indique la « DUA » : la durée d’utilité administrative. Cette durée, qui commence à compter de la clôture du
dossier, correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés dans les centres, soit en vertu des prescriptions
réglementaires, soit parce qu’ils restent nécessaires et utiles à la bonne marche du centre ou à son information. Par exemple la
mention « 5 ans » signifie que le document doit être conservé dans le centre pendant 5 ans, à l’échéance de cette date il est considéré
comme un document historique pouvant être versé aux Archives.
La troisième colonne indique le sort final qui doit être appliqué aux documents au terme de la DUA. Elle envisage trois possibilités,
indiquées par trois lettres différentes :
« C » indique une conservation définitive et intégrale des documents.
« T » indique un tri à faire entre des documents à éliminer et à conserver (les modalités de ce tri sont indiquées dans la quatrième
colonne « Observations »).
« D » indique une destruction intégrale et définitive des documents arrivés au terme de leur DUA. Cette destruction nécessite la
rédaction d’un bordereau d’élimination qui doit être visé par le service des archives et les Archives nationales.

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« Validité » signifie que certains types de documents sont à conserver sans DUA prédéterminée.
La quatrième colonne apporte toutes les observations nécessaires à la compréhension et à la mise en œuvre des éléments portés dans
les trois autres colonnes.
Le tableau de gestion ne donne pas encore de consignes systématiques pour la conservation des documents électroniques, certaines
informations relatives à des formats de conservation de documents électroniques figurent cependant dans la colonne
« Observations ».
Paris, le …

La présidence de l’EHESS La direction des archives de France

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SOMMAIRE

I. Fonctionnement p. 4-8

II. Enseignement p. 9-10

III. Relations scientifiques françaises et étrangères p. 11

IV. Recherche p. 12-16

V. Activités éditoriales p. 17-18

VI. Activités annexes d’un centre p. 19-20

VII. Activités extérieures des responsables d’un centre ou d’un chercheur de l’équipe p. 21

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I. Fonctionnement
Type de documents DUA Sort final Observations
1. Historique du centre
1.1. Création
Notices et documents sur l'histoire du centre, 8 ans C La DUA de 8 ans correspond à deux
projets de statuts, statuts, conventions d'association (création, renouvellements de convention
renouvellement, avenant, fermeture), règlement intérieur,
brochures imprimées du centre
Agendas du directeur du centre 4 ans C A conserver durant la période de direction
1.2. Locaux
Plans, baux, état des locaux, besoins en locaux, documents sur Validité C
les anciens locaux (historique)
1.3. Enquêtes nationales
Enquêtes, questionnaires, répertoires Validité C

2. Rapports d'activité scientifique

Documents préparatoires : fiches signalétiques des chercheurs, 4 ans T Ne conserver que les documents qui complètent
bilans d'activité (enseignement et activités scientifiques), le contenu du rapport
publications, bibliographies, filmographie, questionnaires,
bilans financier
Rapports d'activité 4 ans C
3. Administration générale
Correspondance (alphabétique et/ou thématique) 4 ans C

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Chrono du courrier (départ et/ou arrivé) 4 ans T Éliminer s'il s'agit du doublon de la
correspondance, conserver s'il n'y a pas de
correspondance par ailleurs
3.1. Instances de gestion du centre
3.1.1. Comité de gestion, Comité de direction et Conseil de laboratoire
Dossier de réunion : procès-verbaux, convocation, ordre du 4 ans C
jour, listes d'émargement, notes et documents annexes
Dossier d'élection : liste des membres, candidatures, bulletins Durée du C
de vote, résultats mandat
+ 1 an
3.1.2. Assemblée générale
Dossier de réunion : idem 3.1.1. 4 ans C

3.1.3. Instances et commissions de l'EHESS

Instances de l’EHESS : CA, CS, Assemblée des enseignants 4 ans D Ne conserver que les documents annotés

3.2. Budget / Gestion financière

3.2.1. Préparation
Dotation budgétaire 10 ans C Pour les dossiers de missions : dans les unités de
Dossier d'estimation des besoins (matériel, missions, vacations, recherche depuis 2006 : pièces justificatives
personnel), budget prévisionnel, projet définitif, budget de la (nouvelle réglementation CNRS)
recherche, notes, tableaux
3.2.2. Gestion de moyens
Attestation de délégation de signature Durée du C
mandat
+ 1 an

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Demande de moyens pour fonctionnement, équipement, 4 ans C

missions…
Dépenses pour programmes scientifiques
Notification de crédits, suivi des crédits, bilan
Devis, bons de commande, factures 10 ans D
Cahier d'inventaire du matériel Validité C
3.2.3. Subvention
Dossiers de demande de subventions, d'aide à la recherche, 10 ans T Conserver les documents de synthèse
d'aide à la publication, d'allocations "jeunes chercheurs" :
correspondance, arrêtés de subventions, contrats et rapports
d’exécution, versement de subvention
3.3. Personnels (administratifs, enseignants-chercheurs, vacataires, contractuels)
3.3.1. États
Listes nominatives, organigrammes 4 ans C
Promotions, propositions de changement de catégorie, 4 ans T Conserver les documents de synthèse
d'avancement
3.3.2. Demande de personnels
Dossiers de candidature sans suite, CV, profil de poste 4 ans D
3.3.3. Dossiers individuels
3.3.3.1. Personnels ITARF
Rapport d'activité, CV, fiches de notation, dossier de suivi de Validité T Se renseigner auprès du service du personnel
carrière, affectation, correspondance, demandes de congés ITARF pour établir la liste des doublons
3.3.3.2. Vacations, stages
Mémoires, conventions, contrat, rapports de stage, CV, Validité C
correspondance

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3.3.3.3. Enseignants-chercheurs
Rapport d'activité, CV, fiches de notation, dossier de suivi de Validité C Dossier individuel au Service des personnels
carrière, affectation, correspondance enseignants
Dossiers de candidature dans une institution autre que Validité C
l’EHESS, dossiers de candidature à des bourses de recherches
Chercheur invité : candidature, projet de recherche, attestation, Validité C idem
rapport scientifique
3.4. Gestion de la recherche
Contrats quadriennaux d'établissement, plan pluri-formations 8 ans C
Programmes scientifiques, contrats de recherche, accords, 8 ans T Vérifier si doublons au secrétariat de la Division
avenants, rapports, bilans
Préparation des plans quinquennaux sur la recherche (Ve, VIe Validité C Documents se trouvant dans les centres de
plan) création ancienne
Demande de missions, demande d'autorisation d'absence, ordre 8 ans C Pièces justificatives et dossiers de missions à
de missions, rapport de missions conserver par les centres depuis 2006 (CNRS)
Pièces justificatives de frais 10 ans D Quitus Cour des Comptes + 1 an
4. Groupes de travail du centre
Listes (des groupes, des membres), projets (de recherche, de Validité C
missions, d'antennes), conventions de recherche, cv des
réunions, rapports d’activités, notifications de crédits
Notes, enquêtes, questionnaires, enseignements, séminaires, Validité C
réunions scientifiques, publications
5. Communication, valorisation
Organisation de manifestations exceptionnelles : cahier des 4 ans C
charges, programme, invitation, liste des invités, bilan

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Production d’outils de communication (plaquettes, affiches, 4 ans C

vidéos, CD-ROM, sites internet) : cahier des charges, devis,
contrats et avenants, bons à tirer, maquettes, graphiques,
comptes rendus de réunion, exemplaire du document final

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II. Enseignement
Type de documents DUA Sort final Observations
1. Séminaires
Programmes, annonces, calendriers, liste des conférences, 4 ans C
affichettes, invitations, liste des chargés de conférences,
dossiers de professeurs invités, cahiers de présence, notes de
cours, supports de cours
2. Étudiants
Listes d'étudiants, inscriptions, auditeurs libres, dérogations 12 ans C
Dossiers d'étudiants : CV, fiches, correspondance 12 ans C
3. Diplômes
Listes des mémoires, questionnaire pour la réalisation de 4 ans C
fichier de thèses et mémoires
3.1. Thèses
Dossiers de soutenance : pré-rapport des professeurs, Validité C
proposition de jury, avis de soutenance, convocations, listes des
membres du jury, rapport de soutenance du président de jury,
positions de thèses ou mémoire de présentation
Exemplaire sur support papier Validité T Originaux gérés par le service de la scolarité

En l'absence de fonds documentaires dans le

centre : établir une liste des thèses et ne
conserver que les exemplaires annotés par les
enseignants et directeurs de thèses.

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Exemplaire sur support électronique Validité C Voir arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités
de dépôt, de signalement, de reproduction, de
diffusion et de conservation des thèses ou des
travaux présentés en soutenance en vue du
doctorat.
3.2. DEA, Master
Réglementation, création, constitution de la formation, 4 ans C
demande d'habilitation
Dossier de soutenance et exemplaire (support papier) 4 ans C
3.3. Diplôme de l'École
Dossiers de soutenance 4 ans C
Exemplaire (support papier) 4 ans C Conserver par le service de la scolarité

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III. Relations scientifiques françaises et étrangères

Type de documents DUA Sort final Observations
Relations du centre avec des ministères, universités, instituts de recherche, organismes culturels (fondations pour la recherche,
associations, musées, etc.), organismes internationaux (ONU, UNESCO, etc.) et par pays

Correspondance, conventions, protocoles d'accord, projets de 10 ans C

coopération, programmes de recherche, rapports d'activité

Plaquettes, fascicules de présentation 10 ans T Ne garder qu’un seul exemplaire

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IV. Recherche
Type de documents DUA Sort final Observations
1. Travaux individuels de chercheurs
1.1. Préparation de la recherche

Correspondance, comptes rendus de réunions, notes, rapports 10 ans C

Fiches de travail, notes de travail, carnets de terrain, collecte 10 ans C

des informations

Documentation (plaquettes, fascicules, revues), littérature grise Validité T Ne conserver que les documents indispensables
spécialisée à la compréhension des dossiers

1.2. Résultats de la recherche

Rapports, comptes rendus de recherches, manuscrits et Validité C

tapuscrits d'articles et/ou ouvrages, épreuves, preprints

Ouvrages, articles, tirés à part Validité T Conserver un exemplaire et les exemplaires

annotés
1.3. Réception des ouvrages

Correspondance, coupures de presse Validité C

2. Recherches collectives (enquêtes, missions, campagnes de fouilles)

2.1. Organisation

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2.1.1. Mise en place

Correspondance, descriptif de l'enquête, notes, carnets, liste de 10 ans C

participants, dossiers de demande de crédits, gestion des crédits

Comptes rendus de réunions 10 ans C

2.1.2. Déroulement de l'enquête

Documents préparatoires, comptes rendus de réunions, gestion 10 ans C

budgétaire, bilans d'étapes, dossiers de travail

2.2. Collecte d'informations

2.2.1. Documents papier

Notes manuscrites, notices, tableaux récapitulatifs, cahiers, Validité C Si les questionnaires et procès verbaux
carnets de terrain, journaux de route, questionnaires et d’entretiens sont trop volumineux : tri par
encodages d'enquêtes, procès-verbaux d'entretiens, documents échantillonnage
de synthèse
Carnets de fouilles, de prospection, fiches d'objets
Fiches de dépouillement manuel, listes de dépouillement,
fiches bibliographiques, biographiques…

2.2.2. Documents audio et audiovisuels

Cassettes (audio, VHS), disques (CD, DVD), fichiers Validité C Format recommandé pour la conservation des
(enregistrements d'entretiens ou de manifestations) fichiers audio : MP3 (pour les fichiers audio) le
MPEG-4 (audiovisuel)
2.2.3. Documents iconographiques

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Photographies, cartes, plans, affiches Validité C Format recommandé pour la conservation des
photographies numériques : JPEG
Coupes, dessins…

2.2.4. Documents numériques

Fichiers et bases de données informatiques Validité T Format recommandé pour la conservation :

XML (sont aussi recommandés le TXT, SGML,
HTML, RTF et PDF).

Conformément à la loi « Informatique et

libertés », les traitements contenant des données
à caractère personnel présentant un intérêt
historique, statistique ou scientifiques peuvent
être archivés au terme de leur usage initial, à
condition d'une migration de support et d'une
conservation par le service des archives
2.2.5. Objets

Objets de fouilles, objets ethnographiques, matériel spécifique Validité C Conserver avec chaque objet une fiche
d’une discipline descriptive (provenance, date et lieu de
découverte ou d'acquisition)
2.2.6. Documents issus de matériels de traitement de l’information des années 1970-1990

Bordereaux de saisie informatiques, listing, cartes perforées, Validité T Echantillonnage du traitement (ne conserver
listing final, bandes magnétiques qu’un exemplaire par document)

2.3. Résultats de la recherche

Rapports d'activité, compte rendus de recherches, manuscrits et Validité C

tapuscrits d'articles et/ou ouvrages, épreuves, preprints

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Textes de conférences, séminaires Validité C

Ouvrages (contrat d’édition et exemplaire), articles, tirés à part Validité T Conserver un exemplaire et les exemplaires
annotés
2.4. Documentation

Littérature grise, documentation recueillie pendant l'enquête, Validité T Ne conserver que les corpus de documents
liée aux enquêtes uniques ou rares, ou verser à une bibliothèque

3. Programmes de recherche : RCP (recherches coopératives sur programmes), ATP (actions thématiques programmées), GRECO
(groupements des recherches coordonnées), programmes de l'ANR (Agence Nationale pour la Recherche)

3.1. Organisation matérielle

Demande d'inscription (RCP, ATP…), programmes, rapports 5 ans C

envoyés aux instances décisionnelles, comptes rendus des
réunions, rapports préliminaires, résumé de la recherche

Budget général 10 ans T Ne conserver que la notification de crédits

3.2. Collecte des informations (idem 2.2.)

3.3. Résultats de la recherche (idem 2.3.)

4. Colloques, congrès, séminaires, tables rondes

Préparation, ordre de missions, correspondance, circulaires, 5 ans C

programme, listes des participants, compte rendus de réunions,
invitations, affiches, coupures de presse, notes

Budget 10 ans T Ne conserver que la notification de crédits

Textes des communications, épreuves des actes, actes 5 ans C

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5. Projets culturels et autres réalisations (ouvrages, films, émissions radiophoniques ou télévisées)

Correspondance, notes, rapports, scénarios, cassettes 10 ans C

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V. Activités éditoriales
Type de documents DUA Sort final Observations
1. Gestion éditoriale
1.1. Budget des publications

Préparation du budget, sources de financement, demande de 10 ans T Ne conserver que les documents indispensables
subvention à la compréhension des dossiers

Récapitulatifs de ventes, relevées de recettes, régie de recettes 10 ans T Idem

(revue)

1. 2. Gestion et diffusion des publications

Secrétariat de rédaction, comité de lecture : comptes rendus de 12 ans C

réunions, correspondance

Réglementation des publications, contrats d'édition, demandes 12 ans C

de subvention, droits de reproduction, échanges (revues ou
ouvrages)
Pour une revue : fichier des abonnés, renouvellements, Validité C
réclamations, bulletins de souscription

1.3. Relations avec les éditeurs

Correspondance 12 ans C

2. Dossiers de publication
2.1. Ouvrages publiés

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Edition : correspondance, comptes rendus de presse, comptes 12 ans C

rendus de lecture, textes pour les services de presse, liste des
services de presse, recension, prières d'insérer

Publication : bibliographies, tables des matières…

Articles corrigés, photographies pour la publication, bromures, 12 ans C
plans, cartes, calques, couverture
2.2. Projets de publications

Correspondance, projets, tables de matières, préface, note de 12 ans C

lecture
2.3. Publications refusées

Correspondance, projets, tables de matières, préface, note de 12 ans C

lecture, registre des publications refusées

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VI. Activités annexes d'un centre

Type de documents DUA Sort final Observations
1. Bibliothèque (vidéothèque, photothèque)
Création et activité : statuts, rapports d’activité, comptes Validité C
rendus de réunions
Gestion budgétaire : trésorerie, budget 10 ans D Quitus de la cour des comptes

Gestion patrimoniale : livres d'inventaires, abonnements, Validité C

acquisitions (achats, dons, échanges), prêts, fichier des lecteurs

2. Unité audiovisuelle
2.1. Fonctionnement
Création et activité : statuts, rapports d’activité, comptes Validité C
rendus de réunions
Gestion budgétaire : trésorerie, budget 10 ans D Quitus de la cour des comptes

2.2. Activités
Production (film, documentaires, vidéo…) Validité C

3. Association (loi 1901 : archives privées avec obligations de conservation)

3.1. Fonctionnement

Projet d'association : contrat, statuts (versions successives), Validité C

déclaration justifiant de l’établissement du siège social,
coordonnées des dirigeants de l’association (bureau, conseil
d’administration, responsable de la direction, de

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l’administration, trésorier…), registre des modifications

obligatoire

Création : déclaration légale de la création, récépissé de
déclaration d’association, formulaire d’insertion d’une création
au Journal officiel, publication au JO, demande de
reconnaissance d’utilité publique, PV de l’AG constitutive
Modification : déclaration de modification de statuts,
formulaire d’insertion d’une modification d’association au JO,
récépissé de déclaration de modification
Validité C Si association reconnues d’utilité publique :
récépissé du Ministère de l’Intérieur, décret de
reconnaissance d’utilité publique, statuts types,
documents financiers (dons, legs, demande
d’acceptation), rapports d’activité
Validité C

Dissolution : formulaire d’insertion de dissolution au JO, Validité C Dissolution administrative (PV de la dernière
récépissé de déclaration de dissolution AG, dossier de dissolution, récépissé de la
préfecture, fermeture des comptes)
Liquidation des biens : jugement de liquidation du TGI

Procès verbaux des Assemblées générales Validité C

Trésorerie (comptes annuels) : justificatifs, rapports d’étape ou Validité C

d’exécution dans le cadre de l’évaluation de l’exécution d’une
convention ou de l’utilisation d’une subvention publique

3.2 Activités
Activités scientifiques (conférences, colloques, expositions…) : Validité C
Voir point IV. Recherche (p. 12)

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VII. Activités extérieures des responsables d'un centre ou d'un chercheur de l'équipe
Type de documents DUA Sort final Observations
1. Membre ou président d'une Commission du Comité national du CNRS
Préparation de sessions, ordre du jour, liste des membres, Validité T Vérifier si le service des archives du CNRS ne
correspondance conserve pas ces documents. Conserver les
documents annotés par le chercheur.
2. Membre d'une commission internationale, d’un comité, d’une association…
Préparation des sessions, rapports, comptes rendus des séances, Validité C
notes manuscrites, correspondance, tracts, affiches

3. Membre élu d'un syndicat…

Préparation des sessions, rapports, comptes rendus des séances, Validité T Si le chercheur ne verse pas ses archives au
notes manuscrites, correspondance syndicat
4. Mission de conseil, d'expertise
Rapports, procès-verbaux, comptes rendus de réunions, notes Validité C
de réunions, programme, note d'information, documentation

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