Tribunal cantonal

Directive de la CA No 17 du 05.02.2018

A la :

- Première greffière du Tribunal cantonal

Calendrier de conservation des archives de la Cour des assurances sociales

et du Tribunal arbitral des assurances

Le présent calendrier de conservation énumère les différentes catégories de documents de

la Cour des assurances sociales du Tribunal cantonal et du Tribunal arbitral des assurances
gérées par le Greffe du Tribunal cantonal ; il mentionne, pour chacune d’entre elles, leur
durée de conservation par l’office, puis leur sort au terme de ce délai.

Il s’applique également aux archives de l’ancien Tribunal des assurances.

En sa qualité de chef d’office (art. 63 al. 1 lettre h du règlement du 13 novembre 2007

d’administration de l’ordre judiciaire, RSV 173.01.3), le premier greffier du Tribunal cantonal
est responsable des archives. Il veille à l’application du présent calendrier de conservation,
avec le concours des Archives cantonales vaudoises.

Aux termes des art. 5 et 6 de la loi sur l’archivage du 14 juin 2011, ainsi que des art. 6 à 11
de son règlement d’application du 19 décembre 2011 (RSV 432.11 et 432.11.1), aucun
document ne doit être éliminé par le Greffe du Tribunal cantonal sans l'autorisation des
Archives cantonales vaudoises, lesquelles déterminent quelles pièces devront leur être
versées, le moment venu. Les éliminations et les versements doivent être protocolés dans
des bordereaux, fournis par les Archives cantonales vaudoises avec des instructions sur la
marche à suivre pour réaliser ces opérations. Il est recommandé de procéder chaque année
aux éliminations possibles; par contre, les versements aux Archives cantonales seront en
principe effectués par lots d’une dizaine d’années. Les éliminations doivent être effectuées
de façon à garantir la confidentialité des informations contenues dans les documents
concernés.

Des directives générales pour la gestion des archives figurent au chapitre 5.5 des Directives
et règles à usage interne de l’Etat (DRUIDE), disponibles sur l'intranet de l'Etat de Vaud.
Les Archives cantonales vaudoises sont à disposition pour tout renseignement concernant
l'application du présent calendrier de conservation et, plus généralement, la gestion des
archives.

VPE p. 1
Abréviations

ACV = Archives cantonales vaudoises (dans la colonne « Sort final », signifie « Versement
aux Archives cantonales vaudoises »)
AJ = Assistance judiciaire
GDC = Gestion des dossiers du civil (application informatique)
TC = Tribunal cantonal
TF = Tribunal fédéral

Règles générales

Sauf indication contraire, les délais indiqués courent du jour où la décision est devenue
définitive et exécutoire (pour les procès-verbaux et les dossiers des affaires) ou de la date
indiquée sur le document lui-même (pour les documents isolés).

S’agissant des dossiers AJ, lorsque l’aide est accordée, le point de départ du délai de
conservation de 10 ans est la date du jugement définitif et exécutoire dans l’affaire au fond.
En cas de refus, la date de la décision de refus sera déterminante.

Les brouillons, projets et copies supplémentaires de documents mentionnés dans le

calendrier de conservation peuvent être éliminés sans délai.

Les registres des jugements et prononcés reliés qui seront versés aux ACV à l’échéance du
délai de conservation par le TC doivent porter les indications suivantes au dos de chaque
volume :
- TC - Tribunal des assurances (jusqu’au 31.12.2008) et Cour des assurances sociales (dès
le 01.01.2009) ou : TC - TASS (jusqu’au 31.12.2008) et CASSO (dès le 01.01.2009)
- Abréviation de la chambre concernée
- Numéros des jugements (ex. : 1 à 100)
- Année(s) des décisions contenues.

Le répertoire alphabétique annuel des jugements et prononcés peut faire l’objet d’un volume
séparé ou être inclus dans le premier volume de l’année concernée.

Ce qui précède s’applique par analogie aux classeurs et boîtes contenant les documents qui
seront éliminés à terme.

VPE p. 2
Type de documents Durée de Sort final Remarques
conserva-
tion par le
TC
Rôle (registre d’inscription des Tant Elimination En registres ou sur fiches
affaires – tableau des qu’utile jusqu’à l’informatisation.
circulations pour les juges et Fichier Excel.
composition de la cour)
Les documents d’organisation
internes n’ont pas besoin
d’être conservés avec le rôle et
peuvent être éliminés dès
qu’ils n’ont plus d’utilité.
Répertoire du rôle Tant ACV En registres ou sur fiches
qu’utile (cartothèque ou classeur)
jusqu’à l’informatisation.
Informatisé (GDC) depuis
2005.
Jugements, prononcés et arrêts 30 ans ACV Originaux à relier en registres,
avec un répertoire
alphabétique annuel.
En cas de recours, joindre au
jugement une copie de l’arrêt
du TC et/ou du TF.
Procès-verbaux des opérations, 30 ans Elimination A conserver en classeurs ou
y c. copies certifiées conformes boîtes d’archives.
des jugements, prononcés et Concerne aussi les anciens
arrêts « dossiers de garde » s’ils
contiennent les PV.
Dossiers des affaires Jusqu’à Démembre- Pièces à retourner aux parties.
décision ment du Devient le dossier de garde.
définitive dossier
et exécu-
toire
Dossiers AJ 10 ans Elimination Pièces à retourner aux parties.
(requête AJ, liste des opérations, A conserver séparément de
copie du formulaire au SJL, l’affaire au fond en classeurs
décision originale d’octroi ou de ou boîtes d’archives.
refus, PV)
Correspondances non liées à 5 ans Elimination A conserver en classeurs ou
une affaire boîtes d’archives.

VPE p. 3
La présente circulaire, qui annule et remplace celle du 8 janvier 2009, entre en vigueur
immédiatement.

Le président La secrétaire générale

du Tribunal cantonal de l'ordre judiciaire

Eric Kaltenrieder Valérie Midili

VPE p. 4