Tribunal cantonal

Directive de la CA No 37 du 05.02.2018

A la :

- Première greffière du Tribunal cantonal

Calendrier de conservation des archives

de la Cour de droit administratif et public et de la Cour constitutionnelle

Le présent calendrier de conservation énumère les différentes catégories de documents de

la Cour de droit administratif et public et de la Cour constitutionnelle gérées par le Greffe du
Tribunal cantonal ; il mentionne, pour chacune d’entre elles, leur durée de conservation par
l’office, puis leur sort au terme de ce délai.

En sa qualité de chef d’office (art. 63 al. 1 lettre h du règlement du 13 novembre 2007

d’administration de l’ordre judiciaire, RSV 173.01.3), le premier greffier du Tribunal cantonal
est responsable des archives. Il veille à l’application du présent calendrier de conservation,
avec le concours des Archives cantonales vaudoises.

Aux termes des art. 5 et 6 de la loi sur l’archivage du 14 juin 2011, ainsi que des art. 6 à 11
de son règlement d’application du 19 décembre 2011 (RSV 432.11 et 432.11.1), aucun
document ne doit être éliminé par le Greffe du Tribunal cantonal sans l'autorisation des
Archives cantonales vaudoises, lesquelles déterminent quelles pièces devront leur être
versées, le moment venu. Les éliminations et les versements doivent être protocolés dans
des bordereaux, fournis par les Archives cantonales vaudoises avec des instructions sur la
marche à suivre pour réaliser ces opérations. Il est recommandé de procéder chaque année
aux éliminations possibles; par contre, les versements aux Archives cantonales seront en
principe effectués par lots d’une dizaine d’années. Les éliminations doivent être effectuées
de façon à garantir la confidentialité des informations contenues dans les documents
concernés.

Des directives générales pour la gestion des archives figurent au chapitre 5.5 des Directives
et règles à usage interne de l’Etat (DRUIDE), disponibles sur l'Intranet de l'Etat de Vaud.
Les Archives cantonales vaudoises sont à disposition pour tout renseignement concernant
l'application du présent calendrier de conservation et, plus généralement, la gestion des
archives.

DRU
Abréviations

ACV = Archives cantonales vaudoises (dans la colonne « Sort final », signifie « Versement
aux Archives cantonales vaudoises »)
AJ = Assistance judiciaire
CCST = Cour constitutionnelle
CDAP = Cour de droit administratif et public
SG-OJV = Secrétariat général de l’ordre judiciaire vaudois
TC = Tribunal cantonal
TF = Tribunal fédéral

Règles générales

Le présent calendrier de conservation s’applique aux documents créés ou reçus par la

CDAP depuis sa création. Il s’applique également, par analogie, aux documents des
autorités auxquelles la CDAP a succédé : Tribunal administratif et Commissions cantonales
de recours.

Sauf indication contraire, les délais indiqués courent du jour où la décision est devenue
définitive et exécutoire (pour les procès-verbaux et les dossiers des affaires) ou de la date
indiquée sur le document lui-même (pour les documents isolés).

Les brouillons, projets et copies supplémentaires de documents mentionnés dans le

calendrier de conservation peuvent être éliminés sans délai.

Les registres des arrêts et prononcés reliés qui seront versés aux ACV à l’échéance du délai
de conservation par le TC doivent porter les indications suivantes au dos de chaque volume :
- Abréviation de la chambre concernée (par ex. : MPU, CR, BO, AC, etc. ou autres
abréviations officielles des autorités ayant précédé la CDAP ; si nécessaire, ajouter
l’abréviation officielle de la section concernée). Pour la Cour constitutionnelle, l’abréviation
est CCST.
- Année(s) (p. ex. : 2012)
- Numéro du volume (si nécessaire).

Le répertoire alphabétique annuel des arrêts et prononcés peut faire l’objet d’un volume
séparé ou être inclus dans le premier volume de l’année concernée.

Ce qui précède s’applique par analogie aux classeurs et boîtes contenant les documents qui
seront éliminés à terme.

DRU
Type de documents Durée de Sort final Remarques
conserva-
tion par le
TC
1. Documents relatifs aux affaires
Rôle (registre d’inscription des Tant ACV En registres ou sur fiches
affaires) qu’utile jusqu’à l’informatisation.
Fichier Excel.
Répertoire du rôle Tant ACV En registres ou sur fiches
qu’utile jusqu’à l’informatisation.
Informatisé (Juris) depuis 2004
Arrêts, prononcés, décisions 30 ans ACV Dès 2016, originaux à relier en
finales registres, avec un répertoire
alphabétique annuel.
De 1992 à 2015, les originaux
sont conservés en boîtes
d’archives au TC, seules des
copies certifiées conformes
ayant été reliées. Ces copies
reliées seront versées aux
ACV. Un versement des
originaux aux ACV (qui
remplaceront alors les copies
certifiées conformes) reste
possible pour autant qu’ils
soient reliés en registres.
Arrêts du TF 30 ans ACV Originaux à relier en registres
chronologiquement.
Dossiers des affaires, y compris 30 ans Elimination A conserver en boîtes
décisions incidentes originales, d’archives.
et dossiers AJ (= « dossiers de Le dossier AJ, y compris
garde ») pièces, est intégré dans le
dossier des affaires.
Dossiers de la première instance Jusqu’à Restitution à
décision la première
définitive instance
et exécu-
toire
2. Documents administratifs et comptables
Documents comptables 5 ans Elimination Originaux au SG-OJV.
conservés par la CDAP (copies)
Récépissés des prêts de clés Jusqu’à Elimination
restitution
Autres documents administratifs Se référer au calendrier de conservation des archives du
et comptables Greffe du TC.
3. Imprimés
Lois, règlements, imprimés Tant Elimination
officiels, revues juridiques, qu’utiles
documentation diverse, etc.

DRU
La présente circulaire, qui annule et remplace celle du 3 janvier 2013, entre en vigueur
immédiatement.

Le président La secrétaire générale

du Tribunal cantonal de l'ordre judiciaire

Eric Kaltenrieder Valérie Midili

DRU