Tribunal cantonal Directive de la CA N° 13 du 05.02.

2018

A la :

- Première greffière du Tribunal cantonal

Calendrier de conservation des archives de la Cour civile du Tribunal cantonal

Le présent calendrier de conservation énumère les différentes catégories de documents de

la Cour civile gérées par le Greffe du Tribunal cantonal et mentionne, pour chacune d’entre
elles, leur durée de conservation par l’office, puis leur sort au terme de ce délai.

En sa qualité de chef d’office (art. 63 al. 1 lettre h du règlement du 13 novembre 2007

d’administration de l’ordre judiciaire, RSV 173.01.3), le premier greffier du Tribunal cantonal
est responsable des archives. Il veille à l’application du présent calendrier de conservation,
avec le concours des Archives cantonales vaudoises.

Aux termes des art. 5 et 6 de la loi sur l’archivage du 14 juin 2011, ainsi que des art. 6 à 11
de son règlement d’application du 19 décembre 2011 (RSV 432.11 et 432.11.1), aucun
document ne doit être éliminé par le Greffe du Tribunal cantonal sans l'autorisation des
Archives cantonales vaudoises, lesquelles déterminent quelles pièces devront leur être
versées, le moment venu. Les éliminations et les versements doivent être protocolés dans
des bordereaux, fournis par les Archives cantonales vaudoises avec des instructions sur la
marche à suivre pour réaliser ces opérations. Il est recommandé de procéder chaque année
aux éliminations possibles; par contre, les versements aux Archives cantonales seront en
principe effectués par lots d’une dizaine d’années. Les éliminations doivent être effectuées
de façon à garantir la confidentialité des informations contenues dans les documents
concernés.

Des directives générales pour la gestion des archives figurent au chapitre 5.5 des Directives
et règles à usage interne de l’Etat (DRUIDE), disponibles sur l'intranet de l'Etat de Vaud.
Les Archives cantonales vaudoises sont à disposition pour tout renseignement concernant
l'application du présent calendrier de conservation et, plus généralement, la gestion des
archives.

p. 1
Abréviations

ACV = Archives cantonales vaudoises (dans la colonne « Sort final », signifie « Versement
aux Archives cantonales vaudoises »)
AJ = Assistance judiciaire
CPC-VD = Code de procédure civile du canton de Vaud du 14 décembre 1966
GDC = Gestion des dossiers du civil (application informatique)
TC = Tribunal cantonal
TF = Tribunal fédéral

Règles générales

Sauf indication contraire, les délais indiqués courent du jour où la décision est devenue
définitive et exécutoire (pour les procès-verbaux et les dossiers des affaires) ou de la date
indiquée sur le document lui-même (pour les documents isolés).

S’agissant des dossiers AJ, lorsque l’aide est accordée, le point de départ du délai de
conservation de 10 ans est la date du jugement définitif et exécutoire dans l’affaire au fond.
En cas de refus, la date de la décision de refus sera déterminante.

Les brouillons, projets et copies supplémentaires de documents mentionnés dans le

calendrier de conservation peuvent être éliminés sans délai.

Les registres des jugements au fond reliés qui seront versés aux ACV à l’échéance du délai
de conservation par le TC doivent porter les indications suivantes au dos de chaque volume :
- Cour civile (ou : CCIV)
- Jugements
- Année(s) et mois des décisions contenues (p. ex. : 2007 avril-juin ; ou : 2007 04-06) ou
numéros des jugements
- Numéro du volume jusqu’en 1991 (numérotation continue depuis le début de la série).

Le répertoire alphabétique annuel des jugements au fond peut faire l’objet d’un volume
séparé ou être inclus dans le premier volume de l’année concernée.

Ce qui précède s’applique par analogie aux classeurs et boîtes contenant les documents qui
seront éliminés à terme.

p. 2
Type de documents
Rôle (registre d’inscription des
affaires)
Répertoire du rôle
Jugements au fond (originaux)
Jugements incidents et mesures
provisionnelles (originaux)
Prononcés de modération
(originaux)
Dossier de garde (procès-
verbaux des opérations, y
compris copies certifiées
conformes des dispositifs et
décisions, procurations, pièces
comptables, déclarations de
réception, commissions
rogatoires et auditions de
témoins, AJ)
Dossiers des affaires
Assistance judiciaire (CPC-CH)
Décisions de nomination
d’arbitres
Durée de Sort final Remarques
conserva-
tion par le
TC
Tant ACV En registres, cahiers ou sur
qu’utile fiches jusqu’à l’informatisation.
Informatisé (GDC) depuis
1997. Fichiers Excel.
Tant ACV En registres ou sur fiches
qu’utile (cartothèque) jusqu’à
l’informatisation.
Informatisé (GDC) depuis
1997.
30 ans ACV A relier en registres, avec un
répertoire alphabétique annuel.
En cas de recours, joindre au
jugement une copie de l’arrêt
du TC et/ou du TF.
20 ans Elimination A conserver en classeurs,
avec un répertoire
alphabétique annuel.
En cas de recours, joindre au
jugement une copie de l’arrêt
du TC et/ou du TF.
20 ans Elimination A conserver en classeurs,
avec un répertoire
alphabétique annuel.
En cas de recours, joindre au
jugement une copie de l’arrêt
du TC et/ou du TF.
30 ans Elimination A conserver en classeurs ou
boîtes d’archives.
CPC-VD : copie des coupons
AJ à classer dans le dossier de
garde.
Jusqu’à Démembre- Pièces à restituer aux parties.
décision ment du Correspondance à éliminer.
définitive dossier
et exécu- Dossier de garde à conserver.
toire
10 ans Elimination Les dossiers AJ CPC-CH sont
classés séparément de l’affaire
au fond dans un onglet AJ
avec une numérotation propre.
Une copie des coupons est à
classer dans le dossier de
garde.
20 ans Elimination A conserver en classeurs ou
boîtes d’archives.
p. 3
La présente circulaire, qui annule et remplace celle du 20 août 2008, entre en vigueur
immédiatement.

Le président La secrétaire générale

du Tribunal cantonal de l'ordre judiciaire

Eric Kaltenrieder Valérie Midili

p. 4