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PRATIQUE Du GREFFE des juridictions financières

Ecole Nationale de la Magistrature – Cycle Elèves Greffiers Principaux

Chargé de cours : Jordan MBOUMBA-EDAU
Contacts : 077.661.805 / 062.505.506 – donjems9@gmail.com
IIème PARTIE : LE GREFFE DES JURIDICTIONS FINANCIERES

Chapitre 1 : ORGANISATION DES GREFFES DANS LES

JURIDICTIONS FINANCIERES
Le greffe est le cadre de travail du greffier. Encore appelé mémoire d’une
juridiction, il est structuré diversement selon qu’on soit au siège ou au parquet.
Section 1 : Le siège
A la Cour des Comptes, le greffe est structuré d’un greffe central et des greffes
de chambre. Il est érigé également un greffe au sein des Chambres Provinciales
des Comptes.
 Le greffe central : il est dirigé par une Greffier en Chef assisté d’un
Greffier en Chef Adjoint et des greffiers. Le greffe central est rattaché au
cabinet du Premier Président. De par son organisation et son
fonctionnement, c’est le greffe central qui est la mémoire de toute la
juridiction dans la mesure où il reçoit et centralise la majorité des actes à
enregistrer.

 Le greffe de chambre : il est dirigé par un Greffier en Chef Adjoint

assisté par des greffiers de chambre. Le greffe de chambre comme son
nom l’indique, dépend d’une chambre. Toutefois, il est rattaché au greffe
central à qui il transmet tout ou presque de ses actes. De même que le
greffe central est la mémoire de toute la juridiction financière, celui de la
chambre en est une, dans ses domaines de compétence.

 Le greffe de chambre provinciale des comptes : tout comme à la Cour

des Comptes, la Chambre Provinciale des Comptes comporte également
un greffe en son sein. Il est organisé de la même façon qu’un greffe
central. Il est dirigé par un Greffier En Chef assisté d’un Greffier En Chef
Adjoint et des greffiers.

Section 2 : Le Parquet Général

Le Parquet Général près la Cour des Comptes comporte également un greffe
appelé secrétariat de parquet général. Il est dirigé par un Secrétaire En Chef de
parquet assisté d’un Secrétaire En Chef Adjoint et des secrétaires de parquet. Le
secrétariat de parquet est sur la supervision directe du Procureur Général en
vertu du principe de subordination du Parquet Général.
Tout comme au siège, les Chambres Provinciales des Comptes ont également un
secrétariat de parquet qui fonctionne de la même manière que le secrétariat de
parquet près la Cour des Comptes.

Chapitre 2 : MISSIONS ASSIGNEES AU GREFFE

Les missions assignées au greffe sont définies par la Loi 003/2022 du 27 août
2022 fixant l’organisation, la composition, la compétence et le fonctionnement
des juridictions de l’ordre financier. Ces missions sont diverses selon qu’il
s’agisse du greffe central, du greffe de chambre ou du secrétariat de parquet.
Section 1 : Le greffe central
Le greffe central est chargé par l’entremise du Greffier en chef de :
 Organiser le travail entre les différents greffiers du service ;
 Préparer les réunions de la chambre de conseil ;
 Notifier toutes les décisions de la Cour et en délivrer les expéditions si
nécessaire ;
 Transmettre les grosses au Parquet Général pour leur exécution ;
 Authentifier le contrôle de l’état d’examen des comptes produits à la
Cour ;
 Classées les minutes des rapports, contre-rapports, arrêts provisoires,
arrêts définitifs et autres actes de la Cour ;
 Produire les éléments statistiques nécessaires à l’établissement des
différents rapports d’activités de la Cour ;
 Veiller de manière globale au bon fonctionnement des greffes à la Cour et
dans les chambres provinciales des comptes.

Les greffiers en fonction au greffe central sont chargés :

 D’enregistrer tous les rapports, contre-rapports et décisions rendues par la
Cour ;
  De préparer et tenir les audiences solennelles de la Cour des Comptes et
les audiences dites audiences de la Cour des Comptes Toutes Chambres
Réunies ;
 Mettre en forme toutes décisions issues des audiences qu’ils ont tenues ;
 Tenir les différents registres nécessaires au bon fonctionnement d’un
greffe.

Section 2 : Le greffe de chambre

Le greffe de chambre est chargé de :
 Assister le Président de Chambre dans l’organisation des travaux de la
Chambre ;
 Assister les magistrats dans l’exercice de leurs fonctions notamment à
l’occasion des contrôles ;
 Préparer et tenir les audiences de la Chambre ;
 Mettre en forme les décisions rendues par la Chambre ;
 Classer les différents actes de greffe de façon chronologique ;
 Classer les actes de la Chambre ;
 Authentifier les actes de procédures ;
 Suivre les procédures suivies au sein de la Chambre notamment en
matière de délais.

Section 3 : Le secrétariat de parquet

Le secrétariat de parquet a principalement pour rôle de :
 Enregistrer les actes communiqués par le siège de la juridiction ou par les
parties extérieures ;
 Enregistrer les actes du parquet ;
 Tenir les registres qui sont ouverts en cas de besoin ;
 Collecter et tenir un répertoire de l’ensemble des textes législatifs et
règlementaires en matière de finances publiques.
Il est à préciser que les greffes des Chambres Provinciales des Comptes ont les
mêmes missions que ceux de la Cour des Comptes selon leurs compétences
(compétences territoriales).

Chapitre 3 : PROCEDURES OBSERVEES PAR LE GREFFE DANS LES

JURIDICTIONS FINANCIERES
Section 1 : Procédures à observer pendant l’instruction
Selon le type de compétences de la Cour, le greffier doit procéder à un certain
nombre de tâches qui lui sont dévolues. Pour la phase d’instruction il doit :
 Prendre connaissance de l’ordonnance portant ordre de mission
comportant les noms des magistrats rapporteur et contre-rapporteur devant
procéder au contrôle d’une entité déterminée ;

 Procéder sur sollicitation et sur la supervision du magistrat instructeur ou

de l’équipe de contrôle, à toutes diligences nécessaires à la manifestation
de la vérité (audition, visite sur place, constatation, etc). Lesdites
diligences doivent matérialisées par un document faisant foi (procès-
verbal) ;

 Recevoir le rapport d’instruction ou de contrôle de la part du magistrat

instructeur, l’inscrire dans le registre « courrier arrivé » et le transmettre
au greffe central pour enregistrement via le registre de « transmission des
actes au greffe central » ;

 Retirer une copie du rapport enregistré, la transmettre au magistrat contre-

rapporteur au moyen d’un registre ouvert à cet effet et en garder une autre
au sein du greffe de chambre pour ouvrir un dossier relatif à l’affaire
instruite. Ledit dossier devra comporter tous les éléments relatifs à
l’affaire ;

 Recevoir le contre-rapport et le faire enregistrer selon le même procédé

que celui du rapport ;

 Retirer une copie du contre-rapport et préparer l’entier dossier

d’instruction (ordonnance portant ordre de mission, rapport et contre-
rapport) ;
  Préparer une ordonnance de soit communiqué à la signature du Président
de Chambre et transmettre l’entier dossier accompagné de l’ordonnance
de soit communiqués signée au Parquet Général pour la prise des
conclusions ;

 Recevoir les conclusions relatives à l’affaire instruire, les enregistrer dans

le registre y relatif et informer le Président de Chambre de l’existence
d’un dossier prêt à être enrôler.
Il est à préciser que les différentes diligences énumérées ici doivent être
accomplies par le greffier dans un délai de trois (3) jours conformément à
l’ordonnance n° 0145/CC/Cab/PP du 11 mars 2018 fixant les délais de
production des actes des juridictions de l’ordre financier.
En outre, en matière de faute de gestion et d’entrave à l’action de la juridiction
financière, la procédure est ouverte par un avis d’ouverture de procédure. Un
rapport provisoire est établi par le magistrat instructeur et est enregistré au greffe
central. Ledit rapport doit être notifié au justiciable qui dispose des délais de
trente (30) jours pour la faute de gestion et huit (8) jours pour l’entrave afin de
produire son mémoire en défense.
Passé ce délai, le greffe de chambre en informe le magistrat instructeur qui
rédige le rapport de fin d’instruction. Ledit rapport est enregistré par les soins du
greffier selon les mêmes formes citées supra. A la différence des autres
contrôles, ici le rapport et les éléments de l’instruction sont directement envoyés
au Ministère Public pour conclusions.
Dès réception des conclusions, le dossier est prêt à être enrôler.
L’absence de contre-rapport dans le dossier est également observée dans les
procédures de suites à savoir, les gestions de fait, amende pour retard dans la
production des compte et débet.
Section 2 : De l’audience
La phase de l’audience est rythmée par la constitution du dossier, la confection
du rôle et la tenue du plumitif.
 La constitution du dossier :
C’est la phase au cours de laquelle le greffe prépare le dossier qui sera examiné
pendant l’audience. Ledit dossier doit contenir l’ordonnance portant ordre de
mission relative à l’affaire appelée ; le rapport à examiner ; le contre-rapport, les
conclusions et toutes autres pièces accompagnant le rapport d’instruction.
L’entier dossier doit être multiplié par le soin du greffier en autant
d’exemplaires que de membres de la formation de jugement, ainsi que les
rapporteur et contre-rapporteur, le ministère public et le greffier audiencier.
Après cela, le greffier, sur la base du calendrier des audiences établi en début
d’année judiciaire, et après avis du Président de Chambre, programme le dossier
à une audience précise et en établie le rôle.
 Le rôle :
C’est l’acte du greffier dans lequel sont inscrites les affaires soumises à examen
au cours d’une audience. Il renseigne sur la formation de jugement ; le greffier
audiencier ; le ministère public ; les magistrats rapporteurs ; le nombre d’affaires
à examiner ; la nature des affaires à examiner et les entités contrôlées.
En raison de la spécificité des procédures instruites devant les juridictions
financières, il y a des rôles comportant des justiciables (gestion de fait, entrave,
etc) et il y a d’autres ne comportant que l’entité contrôlée (jugement de comptes
ou contrôle budgétaire et de la gestion).
Le greffier établi le rôle huit jours au moins avant la date de l’audience, l’affiche
et le transmet avec l’entier dossier à examiner à chaque membre devant
participer à l’audience à une date raisonnable afin de leur permettre de
s’imprégner de la procédure.
Une copie du même rôle est transmise au greffe central pour le suivi des
audiences tenues à la Cour ainsi qu’au secrétariat de parquet.
 Pendant l’audience :
Les audiences dans les juridictions financières ne sont pas publiques et les
débats se déroulent à huis clos sauf en matière de faute de gestion et d’entrave.
Les magistrats rapporteurs viennent défendre leurs observations et propositions
de décisions. La Cour statue après avis du ministère public.
L’audience est ouverte par le Président de céans et le greffier est amené à faire
lecture du rôle de l’audience. Pendant l’audience, le greffier prend note de toutes
les déclarations utiles et consigne les décisions arrêtées par la Cour dans le
plumitif.
A la fin de l’audience, le Président de céans et le greffier audiencier apposent
leurs signatures dans le plumitif à la suite des débats précédées par la mention :
« plus rien n’étant inscrit au rôle, l’audience a été levée à … ». Les ratures dans
le plumitif doivent être approuvées ainsi que les mots rajoutés ou les surcharges.
Section 3 : Procédures à observer après l’audience
Au terme de l’audience, le greffier dresse dans les jours qui suivent l’audience,
un relevé de décisions rendues et le soumet au Président de Chambre qui
s’assure de la conformité desdites décisions. Le relevé de décisions signé par le
greffier est transmis sans délai au greffe central qui l’enregistre et répertorie
systématiquement les décisions y contenues en attendant leur mise en forme.
S’agissant de la mise en forme des décisions, le greffier reçoit sur support
numérique ou papier, le factum du magistrat pour en donner une forme prescrite
par les règlements. Puis, la décision est retournée au Président pour corrections.
Comme préciser supra, la décision est signée par le Président et le greffier et
transmise au greffe central pour être répertoriée (attribution d’un numéro) et
classée au rang de minute. Une copie de cette décision est envoyée au greffe de
la chambre qui l’a rendue, une autre est envoyée au parquet et une autre enfin est
notifiée au justiciable.
 Les voies de recours :
En raison de la spécificité de l’ordre financier, seules la rétractation ou révision
et la cassation (CPC) sont admises
 La rétractation ou révision : C’est une voie de recours ordinaire qui
consiste à faire statuer de nouveau la formation de jugement qui a rendu
l’arrêt. La motivation d’une telle procédure se justifie par l’erreur,
l’omission ou un mauvais calcul découvert postérieurement à l’arrêt.
Le justiciable peut intenter cette procédure deux (2) mois au plus après
notification de la décision querellée. Le greffier reçoit la requête en
révision accompagnée de l’arrêt querellé et de toutes autres pièces
pouvant corroborer les prétentions du demandeur.
Il joindra ladite requête au dossier de contrôle existant déjà au greffe de
chambre et transmettra l’entier dossier au Président de Chambre pour les
suites à donner. La décision de rétractation est prise au cours d’une
audience.

 La cassation : Voies de recours extraordinaire, le pourvoi en cassation

consiste pour une personne lésée par une décision rendue par un degré de
juridiction, de porter l’affaire devant une juridiction supérieure pour
obtenir réformation de cette décision.
Il est vrai que la loi ne prévoit pas expressément ladite procédure au sein
des juridictions financières, mais depuis l’érection des Chambres
Provinciales des Comptes en juridiction de premier degré de l’ordre
 financier, les décisions de ces juridictions peuvent désormais être
attaquées devant la juridiction supérieure qu’est la Cour des Comptes. Les
délais de procédures restent à être défini, mais dans tous les cas, le
greffier recevra les requêtes et transmettra l’entier dossier à la juridiction
supérieure par une ordonnance de soit communiqué signée du Président
de la Chambre Provinciale des Comptes concernée.

IIIème PARTIE : ACTES POSES PAR LE GREFFE DANS LES

JURIDICTIONS FINANCIERES

Chapitre 1 : DES REGISTRES ET ACTES D’INSTRUCTION

Section 1 : Les registres
Outils de travail régaliens du greffier, les registres permettent d’avoir une
traçabilité certaine et pérenne des dossiers instruits au sein des juridictions. Il est
à noter que les répertoires sont ouverts eux au greffe central de la Cour des
Comptes. Il s’agit des répertoires des :
 Rapports et contre-rapports ;
 Arrêts provisoires ;
 Arrêts définitifs ;
 Décisions à caractère administratif (référé et note du président) ;
 Procès-verbaux de notification ;
 Autres procès-verbaux (prestation de serment des comptables publics,
audiences solennelles, etc).

En dehors des répertoires, un autre outil non moins important est indissociable
au greffier. Il s’agit du plumitif. Encore appelé registre d’audience, c’est le
registre dans lequel tous débats et décisions d’une audience sont consignés. Il est
gardé dans chaque greffe.
A côté des répertoires et du plumitif on dénombre d’autres registres à savoir :
 Le registre de transmission interne ;
 Le registre de transmission externe ;
 Le registre de transmission au Parquet Général ;
 Le registre des notifications (greffe central)
  Le registre du courrier arrivé interne ;
 Le registre du courrier arrivé externe ;
 Le registre du courrier départ (interne et externe) ;
 Le registre des ordonnances de soit-communiqué ;
 Le registre de transmission au Cabinet du Premier Président ;
 Le registre des procès-verbaux d’auditions ;
 Le registre du suivi des procédures ;

Au Parquet Général on dénombre onze (11) registres ouverts à savoir :

 Le registre du suivi des affaires ;
 Le registre des conclusions ;
 Le registre des réquisitions ;
 Le registre d’audience ;
 Le registre des relevés de décisions ;
 Le registre du suivi de l’exécution des décisions à caractère administratif ;
 Le registre du suivi de l’exécution des décisions à caractère juridictionnel
non revêtues de la formule exécutoire ;
 Le registre du suivi de l’exécution des décisions à caractère juridictionnel
revêtues de la formule exécutoire ;
 Le registre des lettres de parquet ;
 Le registre des référés et avis
 Les registres de transmissions interne et externe.

Section 2 : Les actes d’instruction

Dans l’exécution au quotidien de ses tâches et pendant l’instruction d’une

affaire, le greffier est amené à émettre différents actes. Entre autre :

- Le procès-verbal d’audition : C‘est cet acte qui résume l’audition

(questions et réponses) d’un justiciable lors d’une instruction. Il doit
mentionner la juridiction qui auditionne ; l’identité du ou des magistrats et
 du greffier qui auditionnent ; la date, l’heure et le lieu de l’audition ;
l’identité du justiciable (nom, prénom, date et lieu de naissance, filiation,
situation matrimoniale, adresse et contacts). Le procès-verbal est relu et
contresigné du ou des magistrats instructeurs, du greffier et du justiciable.
Le procès-verbal d’audition est classé et enregistré au sein de la chambre
dans les chrono et registre y relatifs. Etant un acte d’instruction, la copie
dudit procès-verbal est transmise seulement au(x) magistrat(s)
instructeur(s).
- Le procès-verbal de constat :

Chapitre 2 : DES AUDIENCES ET NOTIFICATIONS

Chapitre 3 : DE LA REDDITION DES COMPTES