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Savoir Bien Rédiger Des Emails
Savoir Bien Rédiger Des Emails
Prix : 4,50
ISBN 978-2-297-02042-8
Aline Nishimata
-mails
e
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Pour efficaces
plus
Savoir rdiger
vos e-mails professionnels
Toutes les rgles connatre
pour que vos e-mails professionnels
soient lus par vos destinataires
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Pour d fficaces
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Savoir rdiger
vos e-mails professionnels
Toutes les rgles connatre
pour que vos e-mails professionnels
soient lus par vos destinataires
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S ommaire
1 La prsentation de le-mail
2 Le-mail en pratique
4
10
12
4 Lintroduction
14
5 Le dveloppement
21
6 La conclusion
25
30
33
37
10 La ponctuation
40
43
G
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La prsentation de le-mail
Lmetteur de le-mail
et les diffrents paramtres
5
1 Le ou les destinataires
1 Lmetteur
2 Lobjet de le-mail
3 La date et lheure
4 Le ou les destinataires
5 Les pices jointes
G
4
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Le champ Objet
Le nombre de-mails reus est en constante progression. Ainsi, vos
destinataires effectuent un tri lors de leur rception.
LObjet permet de saisir limportance de linformation contenue
dans le-mail afin quil soit lu immdiatement et que la personne
puisse mener au plus vite laction que lon attend delle.
La rdaction du champ Objet doit donc retenir particulirement
votre attention.
G
5
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Par exemple :
De quoi sagit-il ?
Assemble gnrale
Vous attirerez lattention de votre interlocuteur en apportant des
prcisions complmentaires.
Quand ?
Assemble gnrale du jeudi 29 novembre
Pour qui ? Des professeurs, des administratifs, des commerciaux
ou de lensemble du personnel ?
Assemble gnrale du jeudi 29 novembre de lensemble du
personnel
Sur quoi ? La retraite
Assemble gnrale du jeudi 29 novembre de lensemble du
personnel sur la retraite
G
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(1) Format le plus couramment utilis dans les administrations, les coles
(2) Tlchargement gratuit sur le site :
www.adobe.com/fr/products/reader.html
G
7
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Transfrer un e-mail
Vous pouvez transfrer un e-mail d'autres personnes sans que
l'metteur du message le sache. En principe les pices jointes
sont transfres avec le message quand on utilise la fonction
Transfrer (Forward).
L'objet du message est transform et prcd de TR : ou FWD .
Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier l'objet de le-mail.
chaque transfert, la liste des diffrents destinataires apparatra
dans le corps de le-mail diffusant ainsi leur adresse un nombre
croissant de personnes. On parle alors deffet boule de neige .
G
8
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Laccus de rception
Vous pouvez demander un accus de rception laffichage du
message sur lcran du destinataire.
Tous les logiciels de messagerie ne dclenchent pas automatiquement
un message daccus de rception, il faut donc activer cette option.
Vous pouvez prendre connaissance du message sans dclencher
lenvoi de laccus de rception en utilisant la prvisualisation du
message en aperu ou en imprimant le message sans louvrir.
G
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Le-mail en pratique
Les avantages et inconvnients de le-mail
Avantages de le-mail
Inconvnients de le-mail
Pour lmetteur
Les e-mails peuvent tre rdigs
lorsque lmetteur est disponible.
Pour le destinataire
Les e-mails seront lus :
au moment o le destinataire
le souhaite ;
au moment o le destinataire
est disponible (dcalage horaire).
Pour lmetteur
et le destinataire
La messagerie ne permet pas de
mettre beaucoup dhumain
dans linformation.
Elle dshumanise les relations.
La messagerie cre une obligation
de regarder ses e-mails en dehors
des heures habituelles de travail.
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Le plan
E-mail court
Appellation
qui je madresse ?
Chapitre 4
Introduction
Le prsent :
De quoi sagit-il ?
Chapitre 4
Le rappel du pass :
Que sest-il pass avant cet
e-mail ?
Le prsent :
De quoi sagit-il ?
Conclusion
Chapitre 6
Formules
de politesse
Chapitre 7
1.
2.
3.
4.
5.
6.
G
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Cher Monsieur,
Nous vous demandons de nous adresser, sans engagement de notre part, une
documentation concernant les bureaux ainsi que les conditions de vente.
Nous vous remercions de nous les faire parvenir dans les plus brefs dlais.
Cordialement.
Jacques Duchemin
Directeur commercial
0141403038
jduchemin@dynamique.fr
1
2
3
4
Demande de dlai
1
2
Messieurs,
Nous accusons rception de votre commande du
Cependant, en raison dun accroissement de commandes lapproche des ftes,
il nous sera difficile de respecter le dlai de livraison. Cest pourquoi, nous vous
serions obligs de nous accorder un dlai supplmentaire de 15 jours.
Nous vous prions de nous excuser de ce retard et nous nous tenons votre
disposition pour toute information complmentaire.
Cordialement.
Jacques Duchemin
Directeur commercial
0141403038
jduchemin@dynamique.fr
G
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Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page14
Lintroduction
Lappellation
Par courtoisie, il est ncessaire de commencer votre e-mail par lune
des formules suivantes, suivies dune virgule :
Bonjour,
Bonjour Madame,
Bonjour Messieurs,
Bonjour Madame Nicollet,
Lappellation dans le-mail rejoint les habitudes des lettres anglosaxonnes. Cependant, si vous vous adressez un tranger, il vaut
mieux crire :
Cher Monsieur Hiroya,
G
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Informer
Demander
Accepter
Rappeler
Confirmer
Proposer
Refuser
G
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concernant
relatif
se rapportant
a retenu toute notre attention.
que nous ne pouvons pas vous livrer ces articles a la date prevue.
qu'il ne nous est pas possible dexpedier la marchandise la date fixe.
G
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partir du
votre catalogue.
vos prix et conditions de livraison.
vos conditions l'exportation.
une documentation de vos articles ainsi que vos conditions de vente.
La commande
Nous vous prions de
nous fournir les articles ci-dessous :
nous livrer les articles ci-apres :
nous adresser les produits aux conditions convenues.
Nous souhaitons vous passer
Nous avons le plaisir de vous transmettre
la commande dont vous trouverez le detail en pice jointe.
la commande suivante titre d'essai.
une commande aux conditions habituelles.
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un paiement a jours.
un reglement par traite.
Une candidature
la suite de notre entretien du nous avons le plaisir de vous informer que
nous avons retenu votre candidature pour le poste de
Nous avons le plaisir de vous informer
que nous avons retenu votre candidature pour le poste de
de votre engagement dans notre societe en qualite de
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Le rglement
Nous vous adressons,
Nous vous envoyons,
Nous vous expdions,
Veuillez trouver,
en pice jointe,
la facture n qui s'lve euros.
une lettre de change n de venant chance le
le relev de votre compte n arrt au
le rglement de la facture n
le solde de la facture n
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Une candidature
Faisant suite notre entretien du , nous regrettons de vous informer que votre
candidature n'a pu tre retenue.
Nous avons le regret de vous informer que votre candidature n'a pu tre
retenue malgr un intrt certain.
Nous regrettons de ne pouvoir prendre en considration votre candidature.
G
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Le dveloppement
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en raison de
cause de
une rduction de %.
un paiement par traite jours au lieu de
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Labsence de responsabilit
Notre responsabilit relative aux
dommages
dtriorations
dgts
avaries
nest pas engage.
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La conclusion
Rappeler
Esprer
Accepter
Se tenir
la disposition
Sexcuser
Menacer
Remercier
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26
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qu'en raison de nos relations, vous pourrez nous accorder cette faveur.
qu'il vous sera possible de repondre favorablement notre demande.
que vous donnerez une suite favorable notre demande.
que vous examinerez notre demande avec comprehension.
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Dun client
Nous nous tenons votre disposition
Nos techniciens sont votre entiere disposition
Nos collaborateurs sont votre entiere disposition
pour tous renseignements complementaires
pour vous fournir les complements d'informations
qu'il vous plairait de nous demander.
que vous voudrez bien nous demander.
que vous souhaiteriez nous demander.
que vous jugeriez utile(s) de nous demander.
Vous pouvez etre assure(s) de tous nos efforts pour vous donner satisfaction.
Dincident de livraison
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G
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Formules de politesse
courtes et dynamiques,
symboles des temps modernes
Formules de politesse
protocolaires,
symboles de la tradition
Liens amicaux
Cordialement
Bien cordialement
Trs cordialement
Respectueusement vtre
Salutations distingues
Avec nos (mes) salutations distingues
Avec tous nos (mes) remerciements
G
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Cher Monsieur,
lassurance de mes sentiments les meilleurs.
Cher ami,
F o r m u l e s d e p o l i t e s s e d f re n t e s
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Noms
Adjectifs
adresser
agrer
recevoir
salutations
distingues
agrer
recevoir
sentiments
sincres
dvous
respectueux
assurer
considration
dvouement
respectueux(se)
La signature de lmetteur
La signature dans le courrier lectronique nest pas manuscrite. En
consquence, elle ne prouve pas que vous tes lauteur de le-mail.
La preuve de votre identit est garantie par len-tte numrique
de votre e-mail qui comporte le nom de votre messagerie et votre
adresse e-mail.
Cependant, cette preuve est sujette caution puisquune personne
peut envoyer un message pendant votre absence depuis votre
ordinateur, si vous avez oubli de lteindre. Toutefois, cette
signature suffit dans les cas de correspondance courante.
G
32
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Plus une phrase est courte, mieux elle sera perue par son
destinataire : 8 16 mots suffiront pour une bonne comprhension.
De plus, la brivet dune phrase rduit considrablement les
risques de mauvaise construction.
Or, il nest pas toujours ais de construire des phrases courtes car les
qui et les que senchanent malgr nous. En fait, la sensation de
lourdeur provient surtout de lemploi abusif des pronoms relatifs,
des conjonctions ou des participes prsents.
Les quelques techniques suivantes vous permettront dallger
votre style.
G
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Dcourag
Sa dette paye
Harceler
un verbe issu de ladverbe
Il continue obstinment vouloir son dpart.
G
34
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Employer le conditionnel
Nous aimerions recevoir votre catalogue.
G
35
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Incidente de regret
, nous le regrettons,
, nous en sommes trs surpris,
, nous le dplorons,
, notre grand regret,
Incidente de constat
, comme vous le constaterez,
, comme vous le comprendrez,
, comme vous le savez,
Incidente daffirmation
, nous en sommes certains,
, nous en sommes srs,
G
36
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Choisissez
G
37
puis ou ensuite
car ou en effet
mais ou cependant
mais ou toutefois
mais ou pourtant
voire ou mme
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Ajouter un argument,
un fait ou un exemple nouveau
G
38
galement
d'ailleurs
de plus
de surcrot
en outre
ensuite
en second lieu
mais encore
par ailleurs
quant
surtout
en fait
en ralit
conformment
selon
suivant
ainsi que
l'oppos
l'inverse
au contraire
mais en ralit
ainsi
c'est--dire
en effet
comme
except
sauf
mis part
hormis
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c'est pourquoi
dans ce but
afin de
en vue de
ainsi
aussi
c'est pourquoi
ds lors
donc
en consquence
par consquent
mais
or
toutefois
pourtant
cependant
nanmoins
d'ailleurs
bien sr mais
certes mais
dans l'hypothse
en cas de
moyennant
supposant
ou au contraire
ou, ou ou
tantt tantt
soit soit
G
39
ainsi
en conclusion
en dernier lieu
en dfinitive
enfin
finalement
en somme
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10
La ponctuation
G
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G
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Le point dinterrogation
est suivi dune majuscule
Le point dinterrogation est trs utilis dans les e-mails :
il semploie aprs une phrase exprimant une interrogation directe.
Pourriez-vous transfrer ce document ?
il permet au rdacteur dun e-mail professionnel de sexprimer
dans un style plus direct.
Pourriez-vous me faire parvenir un duplicata de la facture n 128 ?
Le point dexclamation
est suivi dune majuscule
Le point dexclamation nest pas utilis dans les crits professionnels
car il appartient au registre familier, la langue des sentiments.
Il exprime notamment ltonnement, la colre, la joie
G
42
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11
Action d'aider.
Action d'intervenir en faveur d'une personne
en joignant ses efforts aux siens.
Appui
Assistance
Concours
Contribution
Coopration
Intervention
Participation
Soutien
Collaboration
Demande
Demande
Requte
G
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Anomalie
Anomalie
Inadvertance
Maladresse
Malentendu
Mprise
Quiproquo
Accident
Accident
Avarie
Dgt
Dgradation
Dommage
Incident
Prjudice
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Compensation
Compensation
Contrepartie
Dsaccord
Dsaccord
Divergence
Plainte
Rclamation
Revendication
Ajournement
Ajournement
Atermoiement
Contretemps
Retard
Dlai
G
45
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Consquence
Consquence
Corollaire
Effet
Incidence
Rpercussion
Retombes
Important
Important (ante)
G
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Connatre
est utilis pour des faits, des est utilis pour les gens et les
choses connues par cur ou des lieux et reprsente une connaiscapacits, des informations reues. sance personnelle ou familire.
Je sais ma leon
Je connais mes collaborateurs.
=
Je connais Tokyo.
Je l'ai apprise par cur
Savoir
Connatre
Voil
se rapporte des choses,
des vnements loigns ou
prsente les choses dont il vient
d'tre question.
Voil les dernires informations
de l'AFP.
Ceci
Cela
dsigne la chose la plus proche. dsigne la chose la plus loigne.
Ceci mis part, nous pouvons N'voquez pas cela lors de votre
commencer regarder le film. runion.
Celui-ci
Celui-l
dsigne le nom le plus proche. dsigne le nom le plus loign.
De ces deux livres celui-ci est le De ces deux livres celui-ci est plus
intressant, celui-l est le plus
plus intressant.
amusant.
Pire
Pis
est le comparatif de supriorit est le comparatif de supriorit
de mauvais et le contraire de de mal et le contraire de mieux.
meilleur.
La pire des situations vient Elles allaient de mal en pis.
d'arriver dans ce pays.
Source : le dictionnaire de lAcadmie franaise (9e dition).
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Aline Nishimata
Prix : 4,50
ISBN 978-2-297-02042-8
Aline Nishimata
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Pour efficaces
plus
Savoir rdiger
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