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Dfinir un partenaire
Le fichier partenaire de Tiny ERP est disponible via le menu: Partenaires > Partenaires.
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Le premier onglet donne les informations de base sur le partenaire et ses diffrents contacts. Seul
le nom est obligatoire.
Le titre du partenaire dsigne la fonction sociale de l'entreprise: sarl, sa, eurl, asbl, etc. Vous
pouvez dfinir vos propres titres grce au menu: Partenaires > Definitions > Titres.
Le code du partenaire est souvent utilis pour donner un raccourci au partenaire. Ainsi, lorsque
vous recherchez un partenaire (par exemple, depuis un devis), il est parfois plus facile de
travailler par code que par nom. La recherche dans un champ rfrence vers un partenaire se fait
donc d'abord sur le champ code, si aucun partenaire n'est trouv la recherche continue sur le
champ 'Nom'.
La langue du partenaire permet de dfinir dans quelle langue les documents doivent tre
imprims pour ce partenaire.
La section suivante permet de dfinir les diffrents contacts pour ce partenaire. Chaque contact
possde ses propres informations de localisation et ses donnes de contact. Ceux-ci peuvent tre
de diffrents types: par dfaut, facturation, livraison, contact ou autre. Cela permet, par exemple,
lors de la saisie d'un bon de commande, de slectionner automatiquement les adresses de
livraison, facturation et commande en fonction du partenaire choisi.
La dernire section du premier onglet de la fiche partenaire permet d'indiquer les catgories
auxquelles ce partenaire appartient. Vous pouvez ajouter ou supprimer autant de catgories
ncessaires grce aux boutons 'Ajouter' et 'Supprimer'.
Des informations supplmentaires sont renseignes dans le deuxime onglet, intitul 'Extra Info'.
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Les contacts
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Les contacts peuvent tre saisis directement depuis la fiche partenaire dans le premier onglet. Un
partenaire peut avoir autant de contacts que ncessaire. Mais vous pouvez galement accder
votre carnet d'adresses directement par le menu: Partenaires > Contacts Partenaires.
Toute modification ou cration faite dans ce formulaire est quivalente cette mme opration
faite directement depuis la fiche du partenaire associ ce contact. Dans Tiny ERP, ce principe
est appel gr par deux vues diffrentes du mme objet.
L'avantage de passer par ce menu est que la recherche d'un contact porte sur ses champs
directement: nom du partenaire, nom du contact, adresse, pays, code postal, ...
La comptabilit
Le module comptable de Tiny ERP couvre la comptabilit gnrale, analytique et budgtaire. La
comptabilit est gre en double-entre et multi-devises. Toute la comptabilit est tenue dans une
devise par dfaut (celle qui est dfinie dans la socit) mais chaque compte et/ou transaction peut
avoir une devise secondaire (celle dfinie dans le compte).
L'intgration avec les autres modules permet galement de limiter considrablement le travail du
comptable car la plupart des critures sont gnres automatiquement. En effet, les critures de
ventes proviennent des factures, cela permet d'viter un double encodage, souvent source
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d'erreur.
Enfin, Tiny ERP possde un lien fort entre la comptabilit analytique, la comptabilit financire
et tous les autres modules. Cela permet un contrle des cots et revenus efficace trs utile dans de
nombreux cas: suivi financier de projets, gestion par affaire en tenant compte de tous les couts et
revenus, (ressources humaines, matires premires, cot de production),...
La structure du plan comptable est hirarchique avec des comptes sous-totaux ou centralisateurs
(appels "comptes vue"). Vous pouvez alors dvelopper chaque compte pour parcourir les
lments qui vous intressent.
Pour consulter les critures d'un compte, il vous suffit de double-cliquer dessus. Vous pouvez
galement cliquer sur l'icne imprimante aprs avoir slectionn un ou plusieurs comptes. Le
logiciel vous donne alors le choix entre deux rapports :
Impression du grand livre,
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Dfinitions de comptes
Pour ajouter, modifier ou supprimer des comptes existant, utilisez le menu Comptabilit et
Finances > Dfinitions > Plan comptable financier > Dfinition des comptes. Pour modifier ou
supprimer un compte, recherchez-le avec la loupe et ensuite modifiez les champs qui vous
intressent.
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Solde: seul le solde du compte est report nouveau lors du nouvel exercice comptable
(gnralement utilis pour les comptes de bilan).
Aucun: aucun solde n'est report (utilis pour les comptes de charges et produits),
Dtail: l'ensemble des critures sont conserves pour le nouvel exercice comptable,
Non rconcili: seule les critures non rconcilies sont reportes dans le nouvel exercice
comptable (gnralement utilis pour les comptes de tiers).
Rconciliation: dtermine si l'on peut faire des rconciliations d'critures sur ce compte.
Parents: dtermine quels sont les comptes parents, pour la structure du plan comptable.
Taxes par dfaut: quelles sont les taxes par dfaut utilises lors de ventes ou d'achats utilisant
ce compte. Cela permet de gnrer automatiquement les critures de taxes lors d'une facture
ou d'une criture manuelle.
Tout comme les comptes gnraux, les journaux peuvent tre dsactivs pour qu'ils ne soient plus
visibles.
Vous devez associer une vue chaque journal. La vue du journal indique les champs qui doivent
tre visibles et requis lors de la saisie d'critures dans ce journal. La vue dtermine galement
l'ordre et les proprits de chaque champ. Par exemple, le champ 'Numro d'extrait' doit tre
visible lors de la saisie dans un journal de banque mais pas dans les autres journaux.
Vous pouvez galement crer une squence pour chaque journal. Cette squence donne la
numrotation automatique des pices comptables. Plusieurs journaux peuvent utiliser la mme
squence ce qui vous permet de dfinir des numrotations globales plusieurs journaux.
Les comptes de crdit et de dbit par dfaut permettent de gnrer automatiquement les
contreparties des critures en mode saisie rapide dans un journal. Par exemple, dans une journal
de banque, il est bon de mettre le compte banque associ en comptes de crdit et dbit par dfaut
ce qui vous vite de crer les contreparties chaque entre.
Un journal peut tre marqu comme centralisateur. Dans ce cas, les contreparties des entres
saisies ne seront plus propres chaque entre mais globales pour le journal et la priode donne.
Vous aurez donc une ligne de crdit et une ligne de dbit centralisatrice pour chaque journal
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centralisateur.
Vrification sur les journaux
Deux contrles peuvent tre implments sur les journaux dans Tiny ERP: les contrles sur les
comptes comptables et les contrles d'accs par rapport aux groupes d'utilisateurs. Nous allons
nous concentrer sur le premier : le contrle sur les comptes.
Afin d'viter la saisie de mauvais comptes comptables dans les critures, vous pouvez placer des
conditions sur les comptes gnraux qui peuvent tre utiliss dans un journal donn. Pour ce
faire, il faut lister tous les comptes valides dans le deuxime onglet 'Contrle d'entre'. Si vous
n'encodez aucun compte, Tiny ERP n'applique aucun contrle sur les critures comptables. Si
vous listez les comptes qui peuvent tre utiliss dans un journal, Tiny ERP empche toute
criture qui utilise un compte non list. Cette vrification se fera au moment de la sauvegarde de
l'criture.
Cette fonctionnalit est intressante pour limiter les erreurs de saisie. Ainsi, dans un journal de
banque vous pouvez limiter l'utilisation des comptes uniquement au compte de cette banque. Cela
empche donc l'utilisateur de saisir des critures errones pour ce journal.
Flux comptable
Voici un schma illustrant le flux comptable classique :
Lors de la cration d'une facture, elle possde l'tat de brouillon, ce qui veut dire qu'elle n'a
aucune influence sur la comptabilit. Ce n'est que lorsque l'on valide cette dernire et qu'elle
passe au statut "ouvert", que l'criture comptable de la facture est gnre.
A intervalle rguli, et indpendamment des factures, le comptable saisi les relevs bancaires et
lance une rconciliation (ou lettrage), soit automatique, soit manuel, pour faire le lien entre les
factures et leurs paiements. C'est ce moment que la facture prend le statut de paye et qu'elle
n'apparatra plus dans la liste des factures ouvertes; l'criture de paiement est alors gnre au
niveau comptable.
Etant donn que 90% des critures comptables sont lies aux factures dbiteurs et
cranciers, nous vous recommandons de passer par la cration d'une facture au lieu de passer
des critures comptables manuellement. Dans Tiny ERP, le traitement d'une facture crancier
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Si vous dsirez obtenir la liste des propositions de factures gnres par Tiny ERP, vous pouvez
utiliser le menu: Comptabilit et finances > Factures > Factures clients > Facture brouillon. Idem
pour le menu fournisseur pour les factures d'achat qui n'ont pas encore t reues et valides.
TinyERP permet de gnrer galement les BVR Suisse (actuellement une page pour la facture et
une page pour le BVR).
Pour ajouter une nouvelle facture, il suffit de passer par le menu "Finance/comptabilit" puis
"Factures" et remplir les champs suivants:
Description: Simple description de la facture qui sera utilise comme libell de l'criture
comptable, pour une description plus dtaille, vous pouvez utiliser les commentaires du
troisime onglet.
Devise: dsigne la devise de la facture.
Type de facture: Facture client, Note de crdit client, Facture Fournisseur, Note de crdit
fournisseur
Partenaire: Lorsque vous indiquez le partenaire, Tiny ERP complte automatiquement les
champs adresses de livraison et le compte tiers associ.
Compte de tiers: le compte tiers dans lequel seront gnrs les critures de contre-partie des
critures de vente (compte de tiers). Ce champ est automatiquement complt grce aux
proprits d'une fiche partenaire.
Centre de cots: ce champ optionnel permet de gnrer les critures analytiques
correspondantes lorsque la facture sera valide. Un journal analytique des ventes et des achats
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La premire tape consiste spcifier le journal sur lequel les critures bancaires seront passes
(il est prfrable d'avoir un journal par compte bancaire) et de prciser le solde initial
(normalement celui-ci est repris du relev prcdent) et le solde restant sur le compte la fin du
relev.
Il suffit ensuite de prendre le relev bancaire "papier" et de passer ligne par ligne les entres et
sorties effectus sur le compte.
Date : date laquel les montants sont entrs ou sortis du compte
Libell : libell de l'criture
Type : cette colonne est importante car elle permet de slectionner le bon compte de tiers
(client ou fournisseur) spcifi dans le partenaire
Partenaire : pour permettre une rconciliation automatique il convient imprativement de
spcifier le partenaire touch par l'ecaissement ou le paiement
Compte : compte tiers utilis pour la contrepartie => le compte automatiquement insr en
fonction du type de l'criture et du partenaire
Montant :
il convient de bien respecter le signe du montant (positif = entre sur le compte et
ngatif = sortie du compte)
A la fin de la saisie, pressez sur le bouton "confirmer" pour tester si le solde final calcul
correspond au solde final spcifi en haut du formulaire. Si le test est concluant alors les critures
sont automatiquement passes dans le journal bancaire slectionn.
Cette faon de faire vite de chercher pendant des heures chercher des erreurs entre le solde
comptable et le solde rel de nos comptes de liquidit. Ceci permet galement de passer de
manire trs simple les critures "diverses".
Rconciliation ou lettrage
Nous avons ce stade d'un ct les factures et de l'autres les mouvements bancaires. Il convient
donc maintenant de faire le lien entre ces 2 lments afin de pouvoir faire passer le statut de nos
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factures (achat ou vente) de "ouvert" "pay" => ce lien est appel "rconciliation" dans
TinyERP (certaines personnes appellent ceci un "lettrage")
La rconciliation peut tre effectue de 2 manires :
mthode automatique => recherche mettre ensemble une facture avec un ou plusieurs
paiements de manire automatique
mthode manuelle
Ces deux mthodes sont accessibles par le menu: Finance/comptabilit > Traitements
priodiques.
Rconciliation automatique
Dans un premier temps, il faut choisir les comptes tiers que vous souhaitez rconcilier (parmi la
liste des comptes dont la coche "rconciliation" a t active).
Ensuite il convient de choisir une puissance. Celle-ci indique le nombre d'critures qui peuvent
tre rconcilies en mme temps. Ainsi, une puissance de 5 sera capable de rconcilier 3 factures
avec 2 paiements. Plus vous choisissez une puissance leve, plus le temps de calcul est long.
Vous pouvez galement indiquer un montant d'ajustement qui permet de rconcilier des critures
mme si la somme des crdits n'est pas exactement gale la somme de dbits (diffrence de
change par exemple) : la diffrence doit tre infrieure l'ajustement donn.
Exemple, si vous faites une rconciliation automatique puissance 5, avec un ajustement
possible de 5 CHF, Tiny ERP peut rconcilier les entres suivantes;
critures Dbit Crdit Facture 3 45 CHF Paiement 12/3 25 CHF Facture 16 20 CHF Paiement
12/8 39 CHF
Dans ce cas ci, les factures 3 et 16 vont tre marques comme tant payes.
Rconciliation manuelle
Dans certains cas, il est possible que Tiny ERP ne dtecte pas automatiquement les associations
paiements/factures. Vous pouvez alors utiliser la mthode manuelle. Celle-ci consiste
rechercher des critures, gnralement en spcifiant un partenaire dans la recherche. Une fois les
critures slectionnes, cliquez sur l'engrenage pour excuter la rconciliation. S'il existe un cart
entre les dbits et les crdits, Tiny ERP vous demande les informations ncessaires pour les
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critures d'ajustements.
Les critures rconcilies ne peuvent plus tre modifies. Vous pouvez cependant enlever la
rconciliation grce l'outil du menu: Comptabilit et finances > Traitements priodiques >
Annulation des rconciliations.
Gestion manuelle
Pour les utilisateurs qui ne dsirent pas utiliser la comptabilit de Tiny ERP mais qui dsirent
tout de mme marquer les factures comme tant payes pour pouvoir imprimer les rappels, il
existe une autre mthode. En effet, il est possible de slectionner une facture et de la marquer
paye depuis sa fiche. Pour ce faire, cliquez sur les engrenages "Payer la facture" droite lorsque
vous tes sur une fiche facture .
Traitements priodiques
Les rappels
Ensuite, il vous faut priodiquement cliquer sur le menu: Comptabilit et finances > Traitements
priodiques > Impression des rappels. Celui-ci calcule et affiche automatiquement toutes les
relances effectuer. N'oubliez pas d'imprimer le document PDF qui apparat l'cran car une fois
ce systme lanc, Tiny ERP a enregistr les critures comme tant rappeles et le prochaine
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Abonnements
Pour les frais rcurrents tel que le loyer, Il est possible de dfinir des critures d'abonnement dans
Tiny ERP. Pour ce faire, chaque abonnement doit tre dfini via le menu: Comptabilit et
finances > Saisies des critures comptables > Abonnements.
Recherche d'critures
Pour rechercher des critures, plusieurs solutions existent:
rechercher des critures dans un compte dtermin,
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Pour automatiquement rechercher parmi les archives des prcdentes annes fiscales, mettez le
champ active No lors de la recherche.
Rapport
L'impression du Bilan, du comptes d'exploitation (P&P) et du grand-livre se fait directement
depuis le menu Finance/comptabilit > Plan comptable => il suffit de slectionner les comptes
souhaits et de slectionner le menu "Imprimer" et choisir le rapport souhait.
Le menu Finance/comptabilit > Rapports vous donne accs aux autres rapports :
Echancier des partenaires => solde de chaque partenaire dans un chancier
Balance des tiers => solde de chaque partenaire
Relev de compte des tiers => dtail des montants
Impression des journaux et des budgets
Dclaration TVA
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Ces cltures de priodes permettent de figer les critures comptables un moment donn, en
particulier aprs un dcompte TVA. Ds que la priode est clture, il n'est plus possible de saisir
d'critures dessus.
Pour clturer une priode, il faut aller au menu Finance/comptabilit > Traitement de fin d'anne
> Clturer une priode comptable.
La clture annuelle se fait au travers du menu Finance/comptabilit > Traitement de fin d'anne >
Clturer l'exercice comptable.
Spcifier l'exercice que vous souhaitez clturer ainsi que le nouveau (il faudra d'abord crer le
nouvel exercice et les priodes associes) ainsi que le libell que vous souhaitez donner aux
critures d'ouverture.
Vous devez galement spcifier le journal d'ouverture qui sera utilis => ce journal devra
imprativement tre un journal de type "centralisateur" (cf image ci-dessous).
Wiki vaud_erp_vaudtax: La comptabilit avec TinyERP (last edited 2007-01-16 23:56:21 by lmaurer)
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