Système d’Information

Procédure Générale Achat

Muhusin M. Marhey
Intro

La fonction achats est traditionnellement considérée comme une des fonctions « support » de
l’entreprise. Cependant, elle prend progressivement place parmi les fonctions globales et
centrales de l’entreprise et interagit de plus en plus avec le métier de l’entreprise et les grands
choix stratégiques. 
L’objectif de la fonction achats est de mettre à la disposition des utilisateurs internes de
l’entreprise des biens et/ou des services acquis à l’extérieur dans les meilleures conditions de
prix, de délais, de qualités et de services requis pour l’entreprise et ses clients. Sur cette
mission de base peuvent se greffer des missions complémentaires pour répondre aux besoins
conjoncturels. Ces missions consolidées par la direction permettent de fixer les objectifs avec la
mise en place des organisations, des moyens matériels et humains pour les atteindre. Par ailleurs,
l’ensemble de ces missions doit pouvoir s’adapter en permanence aux différentes évolutions
touchant la fonction.
Le directeur des achats définit et met en œuvre la politique d’achats de l’entreprise en liaison
avec la direction générale. Il garantit la réalisation des objectifs qualitatifs, quantitatifs,
organisationnels et financiers en matière d’achats de produits et/ou de services.

Structure de la fonction

Cet organigramme fictif représente l’organisation type d’une enseigne de distribution (textile,
agroalimentaire…) ayant choisi de regrouper ses achats au sein d’une centrale interne.

Assistants achats

1- Principaux leviers de l'achat.

 Une expression précise et fonctionnelle du
Une globalisation / concentration des besoins
besoin
 

 spécifications affinées  regroupement des produits et des

 Réduction des exigences
logistiques
 standardisation du besoin
prestations
 réduction du nombre de fournisseurs
 Globalisation sur une période donnée, le
marché
 Mise en place de partenariats

L'objectif étant de réduire le coût global => moins de fournisseurs => mais des partenaires
Une mise en concurrence active : Un Etalonnage précis :
 
 
 Historique (traçabilité)
 Recherche de nouveaux fournisseurs
 connaissance structure des coûts.
 homologation de nouveaux fournisseurs

2- La relation demandeur / acheteur.

3- Les différentes étapes de l'acte d'achat

Remarque, il n'existe pas d'étapes standards auxquelles il faut se conformer. A chacun selon ses
étapes pourrait-on dire ! Celles qui suivent ici ne sont indiquées qu'à titre indicatif.
1) Apparition du besoin 

2) définition du besoin 

=>  La demande d'achat se caractérise généralement selon les cas par :

 Coordonnées de l'acheteur
 Cahier des charges : descriptif du besoin, caractéristiques,
spécifications, performances attendues (avec tolérances), plans,
nomenclatures, croquis
 Quantités
 Budget
 délai de rigueur (+ échelonnement si cadencement)
 Conditionnement
 Conditions de maintenance
 Contingences réglementaires

Pour aider à la formalisation d'un besoin et ainsi contribuer à une recherche des informations
nécessaires à la bonne prise de commande, on évoque les quatre dimensions d'un besoin qui sont :

Les 4 dimensions d'un besoin

Spécifications techniques Coût / prix
 Description du produit  Prix : ferme ? ou révisable ?
 Destination du produit  Port compris ?
 Conditions d'utilisation  Assurance comprise ?
 Conditionnement   
 ...
 
Délais Comportements
 Transports
 de livraison  conditions de réception
 de paiement  aspects juridiques
 astreintes ?  formation
 pénalités de retard ?  maintenance
 ...  compétences particulières des
opérateurs ?
   assistance à la mise en route

3) Traitement de la demande d'achat (ou de réapprovisionnement)

4) Demande d'offre : 

- Recherche de fournisseurs potentiels

- Présélection des fournisseurs

- Envoi des consultations

- Suivi

5) Dépouillement des offres et sélection

6) Prise de contact avec le fournisseur ; mise au point technique et commerciale 

7) Négociation

8) Etablissement de la commande 

9) Confirmation du fournisseur 

10) Vérification de l'accusé de réception 

11) Suivi de la commande et gestion des relances 

12) Réception et contrôle  

13) Traitement de la facturation 

14) Règlement 

15) Suivi des litiges 

16) Evaluation 

4- Analyse des risques internes

L'analyse des processus, en l'occurrence de l'achat passe nécessairement par une analyse
préalable des risques qui peut comporter les éléments suivants : 

Nature des risques Risques engendrés

 Coût total de l'achat
Risques financiers  Change

 Qualité du produit
 Constance de la qualité

Risques techniques internes

 Compatibilité avec l'outil de production
 Risques de conception (cahier des charges)
 Compatibilités des moyens de conception

Risques de service  Besoin en assistance technique

 Possibilités d'essais
 Formation du personnel
 SAV
  Transfert d'expérience

 Ponctualité
Risques de livraisons  Rapidité d'exécution

 Dépendance éventuelle
 Confidentialité des informations
Risques liés au fournisseur  Capacité d'adaptation requise
 Accès à l'innovation

Les documents Associés

 Bon de réception
 Dossier d’appel d’offre
 Les factures
 Cahier de charges
 Demande de prix
 Demande de proposition
 Demande d’offre à commande

Exemple d’une description de poste

Responsable qualité Achat

Le responsable qualité achats définit, impulse et met en oeuvre une politique de qualité des
achats. Il fixe et fait appliquer les normes, indicateurs, méthodes et outils, à destination des
acheteurs et des fournisseurs.

Activités principales

 Définition des objectifs et moyens de la démarche qualité

 Démarche d’audit et d’analyse de la qualité
 Mise en place et animation de la politique qualité

Le profil

Diplome
• Écoles d’ingénieurs avec spécialisation dans un domaine industriel (mécanique, électronique,
informatique…).

• 3es cycles spécialisés dans le domaine de la qualité (mastère management par la qualité de
l’Eisti, master management de la qualité de Lyon 1, DESS management de la qualité totale de
Marne-la-Vallée…).

• 3es cycles spécialisés dans la fonction achats : DESS MAI à Bordeaux, mastère gestion des
achats internationaux de l’Essec, d’HEC, de l’EM Lyon, Desma de Grenoble…

• Formation universitaire bac+4/5 avec spécialisation dans le domaine technique, achats ou

qualité.

Compétences

Excellente connaissance de l’ensemble du process achats et de la chaîne logistique.

• Bonne connaissance de la chaîne de transformation du produit et des techniques de fabrication.

• Bonne connaissance des normes de qualité (type ISO 9000).

• Maîtrise des process et de la démarche qualité appliquée au domaine des achats – QRQC (Quick
Response Quality Control), connaissance des démarches d’assurance qualité type AQF (Assurance
Qualité Fournisseurs) ou AQM (Assurance Qualité Manufacturing), démarche Kaizen, méthode
Kanban…

• Connaissance et pratique des outils de conception et de résolution de problèmes type Amdec,

SPC, analyse de la valeur, 6 Sigma…

• Maîtrise des outils de test et de contrôle qualité, ainsi que des démarches de gestion des
incidents.

• Bonne connaissance des étapes de la transformation du produit et des services associés.

• Culture technique solide et complète.

• Bon niveau d’anglais, car une partie des clients et des fournisseurs peut être basée à l’étranger.

Expérience

Ce poste requiert une première expérience d’environ cinq ans au sein de la fonction achats ou
qualité.

Personnalité

Forte capacité d’écoute, afin de prendre en considération le point de vue de chacun.

• Pédagogie, un mélange de souplesse et de fermeté, de diplomatie et de volontarisme, pour faire
passer ses idées sans imposer et sans « braquer » ses interlocuteurs.
• Capacités d’analyse et rigueur, pour décomposer la chaîne des achats, repérer et expliquer les
problèmes rencontrés.
• Esprit critique, pour discerner les dysfonctionnements.
• Innovation et créativité, pour faire émerger des solutions.

Mobilité

Pos Postes précédents (P-1) précédents (P-1)

• Acheteur projets
• Acheteur industriel
• Responsable sourcing achats
• Ingénieur qualité

Év Évolution professionnelle (P+1) professionnelle (P+1)

• Chef de groupe achats
• Directeur des achats
• Directeur de la qualité
• Acheteur projets
• Acheteur industriel