Project PAEPARD

Workpackage 3 : information and communication system

Platform for African European Partnership in Agricultural Research for Development Phase II

Mode opratoire de l'utilisation de la plate-forme rgionale PAEPARD

(Thierry HELMER - Version 1 du 05/02/2013)

Que trouve-t-on dans une plate-forme rgionale PAEPARD ?

Ce document a pour objectif de dcrire la structure et les contenus dune plate-forme rgionale PARPARD

1 Structure dune plate-forme rgionale PAEPARD

Le concept de plateforme rgionale a t mis en place afin dpauler les 5 groupes rgionaux dans le droulement du processus guid par les utilisateurs. La plate-forme a t conue pour rpondre aux objectifs suivants :

1 Informer la communaut PAEPARD et le tout public de lavancement des tapes ralises au sein du User-Led process par le groupe 2 Disposer dun ensemble doutils et dun espace pour que le groupe travaille, prpare et ralise les tapes du User-Led Process. 3 Alimenter les acteurs rgionaux et nationaux dinformations relatives (articles web, publications, tudes, sites web, actualits) aux thmes fdrateurs abords par le groupe 4 Pouvoir rutiliser la dmarche, les outils et les structures informatiques mises en place pour le groupe aprs la fin du projet pour dautres initiatives de partenariat User led Process

Plate-forme rgionale PAEPARD Mode opratoire dutilisation.doc

Page 1 sur 6

Project PAEPARD
Workpackage 3 : information and communication system
Platform for African European Partnership in Agricultural Research for Development Phase II

Pour rpondre ces objectifs, la plate-forme rgionale a t construire comme un site Web qui contient trois parties distinctes :

1 Un espace Information gnrale , destin tout public, dont lobjectif est de prsenter le User Led Process, le groupe rgional et de donner des lments davancement du groupe dans ce processus

2 Un espace Suivi du User Led Process , destin tout public, dont lobjectif est de dcrire les diffrentes tapes de ce processus et surtout de mettre en ligne toutes les informations et rsultats produits dans ces tapes.

3 Un Intranet, dont laccs est rserv aux membres du groupe, dans lequel vont tre construits collgialement tous les documents ncessaires aux tapes du User Led Process.

Le User-Led-Process a t formalis sous la forme de 7 tapes : 1 La revue documentaire (Desk Review) 2 Les ateliers nationaux (national workshops) 3 Latelier rgional (Regional workshop) 4 Linception workshop 5 La note conceptuelle (concept note) 6 Latelier dcriture (writeshop) 7 Le projet de recherche (Research project)

Ces 7 tapes du User-Led-Process vont naturellement faire lobjet de pages web dans les trois parties du site web de la plate-forme rgionale.

Plate-forme rgionale PAEPARD Mode opratoire dutilisation.doc

Page 2 sur 6

Project PAEPARD
Workpackage 3 : information and communication system
Platform for African European Partnership in Agricultural Research for Development Phase II

Le schma ci-dessous donne larborescence du site web de la plate-forme rgionale

Les URL des cinq plates-formes rgionales sont les suivantes : PROPAC ROPPA EAFF FNARPAN/SACAU COLEACP http://paepard.org/consortia02 http://paepard.org/consortia03 http://paepard.org/consortia01 http://paepard.org/consortia05 http://paepard.org/consortia04

Plate-forme rgionale PAEPARD Mode opratoire dutilisation.doc

Page 3 sur 6

Project PAEPARD
Workpackage 3 : information and communication system
Platform for African European Partnership in Agricultural Research for Development Phase II

2 - Comment utiliser la plate-forme ?

Mthode
Le principe retenu par les groupes pour travailler sur la plate-forme est le suivant : 1 chaque vnement (que ce soit la prparation dun atelier, ou la rdaction dun document) se prpare dabord dans la partie Intranet du site. Cest le lieu o lon va produire, changer, discuter, modifier puis valider les informations. Lintranet est structur selon les 7 tapes du User-Led-Process. Les documents ou informations seront alors produites dans la partie de lintranet relative ltape du User-Led-Process concerne. Par exemple la liste propose des participants latelier rgional et la propostion de programme de latelier vont tre dposes dans la partie Atelier rgional de lIntrant consacre au dpt de document. 2 Lorsque le document ou linformation est mature et surtout a t valide par le groupe, elle va pouvoir sortir de lespace priv quest lIntranet et expose dans lespace public. Dans lexemple prcdent, la liste valide des participants ainsi que le programme dfinitif de latelier vont venir tre copis dans la partie du site web Internet nomme Suivi du User-Led-Process dans la rubrique Atelier rgional . Ainsi tout internaute curieux ou tout membre de la communaut PAEPARD ou tout participant latelier va pouvoir consulter les informations relatives la prparation de latelier rgional. 3 Enfin, pour les Internautes profanes qui ignorent tout du User-Led Process, il est bon de rajouter une information dans la partie Informations gnrales dans la rubrique Synthse de lavancement du User-Led-Process pour expliquer quun atelier rgional se prpare et pour donner un lien (sur la section dcrite dans le n2) qui permettra den connaitre davantage sur cet atelier

Contenus envisags
Chaque groupe est libre de mettre les contenus quil souhaite dans le site Web. Toutefois, nous suggrons dinclure les contenus suivants : PAGE DACCUEIL Une explication sur les objectifs de ce site et sur ce quest le User-Led-Process Des photos du groupe et des ateliers Le logo des institutions porteuses du groupe

INFORMATIONS GENERALES ---------------------------------------------------------------------------------------Prsentation du projet PAEPARD Un texte bref qui rsume le projet (ce texte doit nous tre fourni par nos co-managers) Un lien vers le site du projet PAEPARD : http://paepard.org Un texte explicatif sur ce quest le User Led-Process Prsentation du groupe

Les objectifs du groupe La liste des participants au groupe Plate-forme rgionale PAEPARD Mode opratoire dutilisation.doc Page 4 sur 6

Project PAEPARD
Workpackage 3 : information and communication system
Platform for African European Partnership in Agricultural Research for Development Phase II

Synthse sur lavancement du User-Led-Process dans la rgion Un texte synthtique qui fait ltat des lieux de lavance des travaux Des liens vers les parties du site concernes dans Suivi du User-Led-Process (par exemple si lon parle de la revue documentaire qui vient dtre ralise, on mettra le lien sur la page web o elle est consultable en ligne dans la partie Suivi du User-Led-Process rubrique Revue documentaire .) Informations sur les thmes fdrateurs Un ensemble de liens vers des pages web relatives au thme fdrateur du groupe Laffichage de flux RSS contenant des articles propres au thme fdrateur du groupe Des documents en consultation (si les droits de proprit intellectuelle le permettent) Contact Un formulaire de contact o lutilisateur peut demander comment participer au processus ou o il peut laisser des questions ou suggestions

SUIVI DU USER-LED-PROCESS ---------------------------------------------------------------------------Revue documentaire/Desk review La revue documentaire consultable en ligne et tlchargeable Fiche signaltique des consultants Liens vers des documents relatifs la revue Ateliers nationaux

Pour chacun des pays dans lesquels est organis un atelier national, on trouve les mmes rubriques que celles dcrites plus loin pour latelier rgional.
Atelier rgional Une page qui dcrit les objectifs de latelier et son contexte gnral La liste valide des participants consultable en ligne et tlchargeable Le programme et lagenda valids de latelier consultables en ligne et tlchargeables Des informations pratiques pour les participants Les prsentations et documents prparatoires de latelier consultables en ligne et tlchargeables Les synthses et conclusions lorsque elles auront t rdiges, consultables en ligne et tlchargeables La note conceptuelle / Concept note La composition du Core Group La note conceptuelle consultable en ligne et tlchargeable Le projet de Rechercher (Research project) La liste des pays couverts par le projet (carte) Lquipe du projet (fiches par partenaires) Le document du projet consultable en ligne et tlchargeable INTRANET --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Plate-forme rgionale PAEPARD Mode opratoire dutilisation.doc

Page 5 sur 6

Project PAEPARD
Workpackage 3 : information and communication system
Platform for African European Partnership in Agricultural Research for Development Phase II

Fora de discussion / Discussion Forum Cest dans cet espace que peuvent se faire toutes les discussions relatives la prparation et llaboration des documents ou information ncessaires pour le User-Led-Process. Afin dviter de saturer les boites aux lettres des membres du groupes, les discussions peuvent tre menes directement dans le forum install sur la plate-forme. Il est ainsi possible de garder une traabilit de toutes les dcisions et discussions. Il ne sagit ici que des discussions. Les documents concerns par ces discussions seront eux dposs dans lespace Partage de documents de lIntranet. Les discussions sont gres et classes selon les diffrentes tapes du User-Led-Process telles que dfinies au dbut de ce guide mais les membres de la plate-forme ont toute latitude pour rajouter des sujets de discussions si ncessaire. Partage de documents Cest dans cet espace que vont tre dposs tous les documents en cours dlaboration. Cet espace est dcoup en rpertoires, chaque rpertoire correspond une tape du User-LedProcess. Chaque membre du groupe inscrit dispose sur son ordinateur de cette structure de rpertoires. Lorsquun utilisateur autoris dpose un document sur son propre ordinateur dans cette structure, alors le systme va automatiquement rapatrier ce document dans le mme rpertoire sur tous les micro-ordinateurs des membres du groupe. Ainsi chaque participant dispose tout moment et localement sur son micro-ordinateur des dernires versions des documents partags. Les documents sont gres et classes dans des rpertoires qui reprennent les diffrentes tapes du User-Led-Process telles que dfinies au dbut de ce guide mais les membres de la plate-forme ont toute latitude pour rajouter les rpertoires quils jugent utiles.

Plate-forme rgionale PAEPARD Mode opratoire dutilisation.doc

Page 6 sur 6