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MIND MANAGER POUR LE PILOTAGE & LA GESTION DE PROJET

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FOCUS USAGES PRO MM8 - Mars 2010
IDECYS mars 2010

MIND MANAGER POUR LE PILOTAGE & LA GESTION PROJET

Mind Manager est lalli naturel de votre Gestion de Projet pour un double bnfice ! 1- Bnfice tir des avantages du Mind Mapping en Gnral, 2- Bnfice tir de l'application du Mind Mapping au Projet. Deux sources de gains toujours articules, jamais dissocies. Selon le temps, le rythme, les dfis du projet, elles se combinent en apportant des rponses riches et innovantes.

Mind Manager pour le Pilotage et la Gestion de vos projets, c'est l'assurance: 1. d'une solution productive 2. d'un dmarrage rapide 3. d'un cot trs comptitif

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Si des socites telles que PSA, SIEMENS, BNP-PARIBAS utilisent aujourdhui avec succs Mind Manager et les mthodes du Mind Mapping, ce nest pas par hasard ! Elles y trouvent les avantages cits ici, et dautres, lis leur savoir-faire et processus internes.

1 BENEFICES MIND MANAGER: TOUS TYPES D'UTILISATIONS


Les atout du Mind Mapping avec Mind Manager sont rappels ci-dessous. Il faut y ajouter les avantages distinctifs de la solution Mind Manager, relativement aux autres outils du march: Intgration complte avec la suite Microsoft Office, Fonctions avances de travail collaboratif, Passerelles Microsoft Project et Share-Point. Mind Manager est un choix pertinent pour gagner toutes les tapes du projet: 1.1 Explorer Les ides La faisabilit Les ressources 1.2 Organiser Les donnes Les projets L'essentiel 1.3 Communiquer Collaborateurs Partenaires quipes

2 BENEFICES MIND MANAGER: PILOTAGE ET GESTION PROJETS


Les bnfices de Mind Manager pour la Gestion de Projet sont prsents selon les phases du projet.

2.1 Avant Projet Comment grer des informations trs parses ? Comment scuriser la trajectoire du projet qui se dtermine ds cette tape ? Comment oprer des meilleurs choix de cadrage au service des chances de succs du projet ?

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2.1.1 tude dopportunit - faisabilit Les bnfices des cartes lors de la phase avant-projet - d'tude d'opportunit - faisabilit Elles apportent une vision du contexte et de la demande gnrale client ou de lAppel d'Offres Comprhension plus fine des attentes spcifiques du client valuation plus aise de nos avantages comptitifs Possibilit de travail plusieurs lors de cette tape Reprage plus pertinent des donnes manquantes FOCUS USAGES PRO MM8 - Mars 2010
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Tmoignages "2 heures ont t ncessaires pour btir un document relatif la comprhension par les quipes de cet Appel d'Offre de 50 pages" "Nous avons gagn 50% de temps de consultation des partenaires et experts sur les parties de la demande client qui rclamaient des clairages externes" "La carte dtude de la demande mis en vidence des zones d'ombre sur des spcifications client. Une liste structure de questions lui a t soumise immdiatement"

2.1.2 tude des rgles du jeu Les bnfices des cartes lors de la phase avant-projet tude des rgles du jeu Reprage plus rapide des points cls qui vont fixer les aspects contractuels Mise en lien de ces points cls et sensibles avec les lments de la rponse Pratique du "lecteur pilote" par thme, pour valuer les risques et mesures prendre

Tmoignages "Des points de vigilance ont t reprs et donns en consignes aux diffrents contributeurs internes la rponse" "Le montage du dossier a t facilit par la runion en un seul endroit des pices administratives de l'Appel d'Offres" "La carte lie au cadrage formel et contractuel est btie en relation totale avec les lments de la rponse. Aucun point ne reste isol"

2.1.3 Montage de la rponse client

Les bnfices des cartes lors de la phase avant-projet - montage de la rponse client Reprage et hirarchisation rapides des points qui paraissent importants pour le client Vision plus claire de la demande client pour une construction plus prcise de la rponse Impact renforc de la rponse grce une formulation plus structure et directe

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Tmoignages "Ce mode de rdaction a permis de supprimer des redites qui affaiblissaient l'argumentation" "La rponse est finalement plus courte et possde plus d'impact" "Notre rponse est en parfait accord avec nos savoir-faire et qui nous sommes vraiment"

Exemple de ralisation

Construction de la rponse un Appel d'Offres Une carte est produite partir de l'tude du CCTP et documents annexes La carte reprsente le plan de la rponse et va s'enrichir progressivement de toutes les contributions dtailles de la rponse L'exportation de la carte permet de produire directement le fichier Word correspondant la rponse faite au commanditaire

Document final de la rponse (extrait) via exportation sous template Word spcifique La carte danalyse de lAppel dOffres et tous ses contenus, est exporte sous forme de document Word. Celui-ci est directement exploitable et constitue le support dfinitif de la rponse expdier au client.

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2.2 Excution du Projet Comment bnficier d'une continuit entre les phases Rponse <-> Excution, source de performance ? Comment parvenir l'quilibre Global <-> Local, facteur cl de succs du projet ? Comment cultiver un relationnel quipe orient vers les rsultats et la performance ? FOCUS USAGES PRO MM8 - Mars 2010
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2.2.1 Gestion de l'avancement Les bnfices des cartes lors de la phase d'excution - gestion de l'avancement Continuit entre les lments de rponse et les tapes dxcution Dveloppement d'un langage commun dans l'excution du projet Continuit facilite entre les diffrentes phases du PDCA du projet

Tmoignages La mme carte est utilise pour passer de la rponse client au pilotage oprationnel Chacun s'y retrouve et le systme de contrle du projet ne fait pas figure de "sur-couche La feuille de route de chaque membre du projet est claire et conforme a ce qui t vendu Illustration de ralisations Exemple de ralisation

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Les sujets de la carte correspondant aux livrables issus de la rponse client. Ils se synchronisent automatiquement avec le module de Gestion de Projet Ici la phase Dveloppement est prsente sous forme de diagramme de Gantt

2.2.2 Gestion des alas et mesures ddaptation Les bnfices des cartes lors de la phase d'excution - gestion des alas Un choix partag de surveiller certains types d'alas pour plus de cohrence Un systme de contrle lger et intgr au systme d'information global du projet Des dispositifs oprationnels en rapport avec les objectifs de chaque phase

Tmoignages La remonte au Chef de Projet de 3 types d'vnements cls permet une gestion en temps rel La consignation aise des vnements permet une mise jour sans douleur des donnes La remonte des points cls vers le Comit de Direction autorise des correctifs plus cohrents

2.2.3 Communication vers les quipes

Les bnfices des cartes lors de la phase d'excution - communication vers les quipes Communication directe et oriente rsultats vers les membres du projet Feuilles de route pour chaque participant, en lien avec autres ralisations Choix de communication type "cartes" ou documents bureautiques habituels

Tmoignages Chacun sait chaque semaine quel est son programme de travail, et connat les relations avec les autres ralisations du projet L'information sous forme de mots cls aide rester vigilant sur les risques et alas de ralisation Nous travaillons sur la carte ou un fichier bureautique, selon nos prfrences

Exemple de ralisation Les cartes peuvent tre partages en mode collaboratif. Cela autorise les quipes / partenaires enrichir des cartes projets ddies: collecte des demandes, des vnements... Toute carte peut-tre mise disposition d'un partenaire, tiers, sans possibilit de la modifier, mais en bnficiant de la lecture en mode graphique dynamique

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2.3 Supervision des Projets Comment piloter efficacement : Important <-> Urgent ? Comment faire du reporting financier un point d'appui ? Comment favoriser une performance globale ?

2.3.1 Reporting Oprationnel

Les bnfices des cartes lors de la phase de supervision reporting oprationnel Prparation des runions, prise de notes la vole, compte-rendus immdiats Prise en charge des attributs classiques de la Gestion de Projet: planification, charge, chances, jalons, alertes... Production immdiate de documents bureautiques structurs enrichir progressivement

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Tmoignages L'ordre du jour de la runion est prpar sur une carte matrice. Les participants sont rods aux squences de ce modle. Les alas remontent vers une carte suprieure ddie au pilotage Le couplage de la carte avec le plug-in de Gestion de projet couvre tous les niveaux: du pilotage global la gestion fine des activits, chances, ressources La carte modle de runion est un gain de termps et dveloppe des rflexes d'efficacit

Exemple de ralisation La carte Hub de pilotage est exporte sous forme de fichier bureautique classique pour la prparation du Comit de Pilotage. Les lments cls sont consigns : indicateurs, cumuls, vnements cls...selon un format standard dfini en commun.

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2.3.2 Reporting Financier FOCUS USAGES PRO MM8 - Mars 2010
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Les bnfices des cartes lors de la phase supervision - reporting financier Accs des lments de synthse issus de feuilles Excel, et actualiss automatiquement Mise en relation des informations financires avec les faits marquants de la priode tudie Travail de reporting ralis en totalit dans la carte pour viter des manipulations d'outils multiples

Tmoignages Nous avons valid un format pour le reporting financier. Il est la rfrence absolue et stable Le reporting financier peut rcuprer automatiquement des lments qualitatifs issus du reporting oprationnel. Cela rend les chiffres plus parlants Nous gardons le bnfices des pratiques Excel. Seules quelques adaptations ont t ncessaires

Exemple de ralisation Le module de Gestion de Projet permet de btir un budget prvisionnel en fonction de l'affectation des ressources, de leur cot unitaire et de la charge Il est possible de raliser des affectations partielles, en heures, en jours programms Le cot est mis jour en direct en fonction des variations ralises dans la carte

Il est possible de synchroniser les donnes de la plage Excel, et rcuprer un graphe dynamique dans la carte, pour une vision davantage reporting

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2.3.3 Portefeuille de projets

Les bnfices des cartes lors de la phase supervision - portefeuille de projets Productivit dans l'exploitation d'un standard de reporting pour tous les projets Pilotage des activit critiques en portant attention sur ce qui est important Intgration de la Gestion des Risques dans le pilotage d'ensemble

Tmoignages On travaille sur la synthse, sur ce qui est important, sans tre coup du dtail si besoin La gestion d'un portefeuille de projets n'chappe pas la rgle des 20/80. Le travail avec les cartes et Mind Manager est 100% au service de cette approche Il n'y a pas de rcriture des points cls de lexcution, qui couperait le pilotage du portefeuille de la ralit du terrain. Nous faisons remonter ces points dans la carte de reporting densemble

Exemple de ralisation Une carte "Hub" organise le pilotage des projets en cours La carte reporting intgre des donnes globales de synthses, et des remontes spcifiques juges sensibles. Ici Evnements et Vigilance proviennent dautres cartes projets lies (cartes filles ) la carte Hub

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2.4 Capitalisation des Projets Comment capitaliser sur les productions des projets ? Comment rendre vivante une base documentaire ? Comment diffuser les informations potentiel d'action ?

2.4.1 Prsentation livrables

Les bnfices des cartes lors de la phase capitalisation des projets - prsentation des livrables Gain de temps pour retrouver l'information avec une navigation dans les productions du projet Productivit accrue avec l'entre dans le projet par l'un ou l'autre de ses composants Conservation de la mmoire avec l'assemblage de toutes les productions du projet

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Tmoignages "Nous avons l'assurance d'accder aux bonnes versions des documents des projets" "C'est toute la trajectoire et l'histoire du projet qui restent accessibles" "Clturer un projet est toujours dlicat, et il est important de ne pas disperser les nergies dans des manipulations administratives"

2.4.2 Base documentaire

Les bnfices des cartes lors de la phase capitalisation des projets - base documentaire Assemblage en un seul point de tous les documents du projet Pertinence en cas de retour sur un projet: contrle, audit, litige Capitalisation entre les projets pour rutilisation de composants

Tmoignages "Il est possible de rassembler en un seul point toutes les dernires versions des documents" "La base documentaire du projet est utile dans les cas de travail en mode nomade ou face au client" "Plus besoin de fouiller dans l'arborescence de notre serveur interne"

2.4.3 Diffusion sur intranet

Les bnfices des cartes lors de la phase capitalisation des projets - diffusion sur intranet Accs interne rapide et scuris au "site web du projet" venant de lexport des cartes Indexation possible des contenus selon les dispositifs du Systme d'Information en place Mise disposition automatique des fichiers joints dans lopration dexport des cartes

Tmoignages "La mise en ligne du site du projet permet d'en prendre connaissance avant l'excution, mais aussi aprs sa clture. C'est une vraie mmoire vivante" "Nous avons cr un "site projet modle", qui ne comprend pas de ralisation effectives, mais reprend les procdures et documents de rfrences internes que nous utilisons pour tous nos projets. Chacun s'y retrouve"

Dans les formations IDECYS : Mind Manager pour la Gestion de Projet. Voir : http://www.mind-mapping-decision.com
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