1.

Introduction: A lissue de la fin de notre cursus universitaire qui concide avec la fin de la troisime anne de licence informatique et dans le cadre de la prparation du mmoire de fin dtudes, nous avons opt pour ltude dun projet dune association dnomme KAFIL-EL-YATIM . Ltude du systme dinformation de cette association nous a permis de constater certaines insuffisances influant ngativement sur la gestion et la bonne marche telles que les inscriptions, les recettes et les dpenses qui se fait manuellement, chose qui nous pouss la conception dune application qui facilitera la tche aux responsables de cette association dans leur gestion. Avant dentamer le vif de notre sujet, nous avons prfr donner un bref aperu sur lhistorique de cette association ainsi que ses objectifs.

2. Prsentation de lassociation:

2.1.1 Dfinition de lassociation:

2.1.2 Nom et adresse de lAssociation : 3 Dnomination : ASSOCIATION KAFIL EL YATIM 4 Sigle: 5 WEB: AKY http://kaafil.net/

6 Pays : Algrie 7 Wilaya : Tiaret

7.1

Les objectifs de lassociation :

7.1.1 Lobjectif principal : La prise en charge et la protection des orphelins sur le plan social et ducatif.

7.1.2 Les objectifs secondaires : Chercher apporter une assistance matrielle et financire pour les orphelins dans leur vie publique. La prise en charge de lorphelin afin de laccompagner dans leur encaissement scientifique et ducatif. Profiter des ftes religieuses et nationales pour sensibiliser lorphelin sur limportance de la famille et lintgration sociale. Le travail pour la mise en place des crches pour lenfant orphelin avant leur scolarit. Le travail en collaboration avec les autorits et les associations pour la prise en charge des problmes de lorphelin.

7.2

Lorganigramme gnral de lassociation :

3. Le flux dinformation : Lactivit de lentreprise et ses relations avec ses partenaires crent des changes dinformations, de biens et dargent circulant lintrieur et lextrieur de lentreprise. Ces mouvements gnrent des flux. [9] 3.1 Que sont "les flux d'information" ?:

Les flux d'informations sont un change d'informations entre des acteurs (externes ou internes au systme tudi) et le domaine tudi. [4] Les flux dinformations concernent des transferts de donnes : [9] flux dinformation interne : note de service au personnel. flux dinformation externe : rception dune commande.

Objectifs : Reprsenter les flux dinformations consiste analyser les changes dinformations au sein du systme dinformation dune organisation (entreprise, administration ou association) et avec dautres systmes dinformation. Cette tude permet de produire un diagramme de flux. [9]

3.2

Qu'est-ce que le diagramme des flux ? : On appelle Diagramme des flux, une modlisation qui reprsente uniquement les flux changs, Ce diagramme donne une vue densemble de la circulation de linformation entre les acteurs qui participent la ralisation de lactivit tudie. [6]

3.3

Les tapes de construction dun diagramme de flux :

1. Dfinir prcisment le domaine de l'tude savoir : quelle activit au sein de quelle association. [8] Le domaine dtude est dfini par la personne qui analyse la circulation de linformation au sein dun systme dinformation. Il dlimite ltude une ou plusieurs activits prcises au sein dune organisation donne. Le domaine dtude doit toujours tre clairement dfini avant de commencer lanalyse des flux dinformation. [8]

2. Reprer les acteurs en distinguant les acteurs externes et les acteurs internes. Un acteur est un metteur ou un rcepteur dun flux dinformation li une activit au sein du systme dinformation dune organisation. Selon le cas,

il peut sagir dune catgorie de personne, dun service ou du systme dinformation dune autre organisation. Un acteur reoit un flux

dinformation, qui lui permet dagir en transformant linformatio n et en renvoyant un ou plusieurs autres flux dinformation dautres acteurs. Les acteurs sont reprsents par leur rle dans lactivit tudie. [8] On distingue : les acteurs internes : qui font partie du domaine dtude. les acteurs externes : qui ne font pas partie du domaine mais qui ont des

changes avec les acteurs internes dans le cadre de lactivit tudie. [9] 3. Reprer les flux entre acteurs en les ordonnant si cest utile une meilleur comprhension de lactivit. [8] Un flux dsigne un transfert dinformation entre deux acteurs du systme dinformation. Un flux part dun acteur source pour aboutir un acteur but, il est reprsent par une flche. On peut identifier diffrentes catgories de flux (flux physiques, flux financiers par exemple), explicits sous la forme de flux dinformation. [8] ces flux doivent tre

3.4

Diagrammes de flux dinformation :

Description des flux dinformation :

Bureau Service Administratif Bnficiaire et Tuteur Service Administratif Bon de Rception

N de flux 1 2 3 4

Dsignation Demande des documents sur lorphelin Transmission des documents demands. Demande des renseignements. Gestion des finances.

3.5

Le flux externe :

Remarque : D.A.S : Bureau des Affaires Sociaux. B.W : Bureau au niveau de la Wilaya. M.A.G : Magasin dAlimentation Gnrale.

3.5.1 Description des flux:

N flux 01 02 Lassociation transmet une demande au mdecin Le mdecin retransmettre la demande reue avec une ordonnance lassociation 03 Rapport dinformation (concernant le financement dassociation) 04 Lenvoi dune lettre descriptive concernant ltat financire de lassociation 05 Lassociation transmet une demande de prise en charge avec lordonnance au pharmacien Description

06

Le pharmacien retransmettre la demande reue lassociation

07

Lassociation envoie le bon avec le parrain au magasinier

08

Le magasinier envoie la repense de la demande lassociation

09 10

Rapport concernant la demande Rapport dinformation (concernant laide financire plus dautres informations.)

3.6

Le flux interne :

Remarque : B.A.G : Bureau de lAssemble gnral.

3.6.1 Description des flux: N flux 01 Dlivrance des documentations concernant la situation de lorphelin. 02 03 04 05 06 07 Relation et travail Etablissement des listes Demandes des listes des nouveaux orphelins Dpt des dossiers et linscription Rponse aux questions Etat statique de ladmission ou bien dinscription selon la demande 08 Demandes des dernires statiques dinscription ou ladmission Description

4. Etude des services:

4.1 Code

Prsident: Effectif Tches

 Le prsident de lassociation KAFIL-EL-YATIM assure et coordonne Pr 1 lensemble des activits administratives de lassociation. Il exerce le pouvoir hirarchique et disciplinaire sur lensemble des membres de lassociation conformment aux dispositions rglementaire en vigueur. Il propose et excute le programme des activits annuelles de lassociation, approuvs par lassemble gnrale Il est charg de lutilisation optimale des ressources humaines et des moyens matriels et financiers de lassociation Il reprsente lassociation et signe tous les actes

4.2 Code

Secrtariat: Effectif Tches Coordination des travaux entre les diffrents comits Mise jour et classement des dossiers dorphelin Elaboration et contrle lensemble des documents avant la signature.

Sec

Les moyens matriels : Un micro-ordinateur : Pentium 4, CPU : 3GHZ, systme Microsoft Windows version 2002 pack 2, RAM : 1 GO. Une imprimante : Epson Jet Dencre SX106. 5. La procdure dinscription : Linscription au sein de lassociation KAFIL-EL-YATIM se procde comme suit : La personne intresse doit dabord se prsenter au secrtariat de lassociation sollicitant linscription. Le responsable du service secrtariat, invite le candidat fournir un dossier administratif.

Aprs la remise du dossier en question, automatiquement ce dernier est tudi et trait par le service concern (secrtariat).

si le dossier est accept alors un formulaire remplir doit tre remis au candidat avec Procs-verbal tablie par les membres de la commission denqute social, joint le dossier qui a t formule par le candidat sinon le dossier est rejet a cause des divers motifs (ge,.etc.).

6. Etude des documents : Cette tude est plus importante, elle nous permettra de : comprendre les raisons de chaque document. savoir la bonne ou la mauvaise tenue des documents. savoir la nature de chaque document.

Parmi les documents existants dans ce service nous avons : la fiche dinscription.

6.1

Formulaire dinscription: lensemble des orphelins inscrit afin de confirmer la

Aprs la fin de linscription, une commission denqute sociale est charge denqut validit des informations remises en remplissant un formulaire.

DESIGNATION : Fiche dinscription DESIGNATION : Service de secrtariat

SYMBOLE : F.Inscrp

NB.DEXEMPLAIRE : 01

EMETEUR : Bureau charge des orphelins CORPS

Face1 : Anne Nom Prnom N dossier Date de naissance

Lieu de naissance Situation de la famille au domicile Situation de lorphelin au domicile Etat de sant Situation social Observations divers Loisirs prfres DESIGNATION : Bnfice octroye de lassociation

Face 2 : No dordre Type daide Date daide Somme Observation divers

6.2

Carte bnficiaire : SYMBOLE : C.B EMETEUR : Bureau charge des orphelins CORPS Anne dinscription N Nom Prnom Date de naissance Lieu de naissance photo NB.DEXEMPLAIRE : 02 carte

DESIGNATION : bnficiaire DESIGNATION : Service de secrtariat

7. Diagramme de circulation des documents (DCD):

7.1

Dfinition:

Ltude des procdures consiste tudier la circulation des documents entres les diffrents postes et les diffrents services, ainsi que les tches effectuer lors de chaque procdure. 7.2 Les symboles utiliss: Symbole Dsignation Document Opration N Opration N Tche

Transfert Archivage Exemplaire

7.3

Les procdures :

7.3.1 Procdure de remplissage du formulaire dinscription :

Parrain

Service secrtariat

Commission denqute

Prsident de lassociation

D.O

Opration

D.R

D.A

Opration

F.I

D.A

Opration

F.I

D.A

Description des documents :

Document D.O D.R D.A F.I

Description Dossier de lorphelin Dossier rejet Dossier accept Fiche dinscription

Description des taches : N de tache Opration N01 Opration N02 Description Vrification du dossier Enqute et remplissage du formulaire Opration N03 Validation et signature

7.3.2 Procdure dtablissement de la carte bnficiaire :

Bnficiaire

Secrtariat

Prsident

D.C.B Opration n1 D.C.B.R d.c.bD.

D.C.B.A d.c.bD.

Opration n2

C.B.E Opration n3

C.B.E.S Opration n4

C.B.E.S

Description des documents :

Document D.C.B

Description Demande de la carte bnficiaire

D.C.B.R

Demande carte bnficiaire rejet

D.C.B.A

Demande carte bnficiaire accepte

C.B.E C.B.E.S

Carte bnficiaire tablie Carte bnficiaire tablie sign

Description des taches :

N de tache Opration N01

Description Vrification de la demande de la carte bnficiaire

Opration N02 Opration N03 Opration N04

Etablissement de la carte Signature des cartes tablies Enregistrement

7.3.3 Procdure de subvention des orphelins : C.F.A.O Secrtariat

P.A

Prsident

L.B

L.B.R

L.B.A
3

L.B.S

Remarque : Abrviations P.A L.B.A L.B.R L.B.S Dsignations Programme dactivit Liste bnficiaire accepte Liste bnficiaire refuse Liste bnficiaire sign

Description des taches :

Oprations des bnficiaires

01 Vrification et tablissement de la liste 02 Vrification de la liste des bnficiaires 03 Signature de la liste des bnficiaires

Remarque : C.F.A.O : Comit des Finances et de lAdministration et de lOrganisation.

7.3.4 Procdure des actionnaires: Actionnaire Secrtariat

L.P

Prsident

C
2

C.S

C.S

Abrviations L.P C C.S Convocation

Dsignations Liste des Participations Convocation signe

Description des taches :

Oprations et tablissement de la Convocation

01 Vrification de la liste des participants

02 Convocation signe 03 Enregistrement de la convocation singe

7.3.5 Procdure de Bon de Rception : Liberal

D

Secrtariat

Prsident

B.R

B.R.S
3

B.R.S

Abrviations D B.R B.R.S

Dsignations Une Donation Bon de rception Bon de rception sign

Description des taches :

Oprations

01 tablissement dun bon de rception 02 Signature du bon de rception 03 Enregistrement du bon de rception sign