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Document labor par lANACT, avec les contributions de : - Jean-Paul DUMONT (GESTE) - Anne-Marie GALLET (ANACT) - Mona KRICHEN (Bernard Brunhes Consultants) - Michel PPIN (ANACT) - Jean-Pierre SARRAZ (BPI) - Marie-Odile SASSO (ARAVIS)
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Avant propos
Amliorer lefficacit de lorganisation tout en rduisant la charge de travail individuelle, les personnels hospitaliers constatent, en cette anne 2002 de mise en place des 35 heures, que cela ne va pas de soi. Les commissions de suivi RTT installes dans les hpitaux se sont souvent dotes dindicateurs pour suivre les effets du nouvel amnagement du temps, pointer les difficults rencontres et proposer des ajustements afin de les traiter rapidement. Outre le suivi rgulier, les directions et reprsentants du personnel peuvent souhaiter aprs 12 ou 18 mois des nouveaux amnagements, procder une valuation approfondie. Lobjectif dun diagnostic postaccord est de r-interroger la cohrence entre la stratgie de ltablissement, lorganisation du travail, lorganisation du temps de travail et la gestion de lemploi et les comptences. Cette valuation dbouchera sur des amliorations organisationnelles qui doivent rpondre : - aux volutions : pratiques et fonctionnements des mdecins (notamment suite aux nouvelles rfrences concernant leur temps de travail), volution des modes de prise en charge des patients, cooprations... - lamlioration des conditions de travail de tous les personnels. Les propositions daction tiendront compte alors de la confrontation des changements voulus avec la ralit. Trois domaines sont valuer : - Limpact sur lorganisation du travail avec un regard particulier sur la concordance des temps, cest--dire larticulation et la cohrence densemble des organisations du temps des diffrents services et des diffrentes professions qui concourent aux prestations hospitalires. Ceci suppose une attention particulire la transmission dinformations et la coordination dactivits. - Limpact des changements sur la gestion de lemploi et des comptences - Limpact sur la charge de travail et les conditions de travail. Nous proposons que la mthodologie retenue pour le diagnostic post-accord reprenne celle qui a t utilise dans les dmarches pralables la mise en uvre des 35 heures. La dmarche participative associe une pratique de dialogue social a cr une dynamique quil convient dentretenir. Les trois premiers chapitres du prsent document explicitent le contenu du diagnostic raliser, le dernier chapitre se concentre sur la mthode de conduite du diagnostic.
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1. Prciser le cadre du diagnostic en linscrivant dans la stratgie de ltablissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.4 1.1 Un contexte stratgique expliciter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.4 1.2 Objectifs et mthodes du diagnostic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.5 2. Analyser les thmatiques transversales essentielles . . . . . . . . . . . . . . . . . p.7 2.1 Partir de lanalyse des processus pour mettre en vidence les points critiques concernant les diffrents flux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.8 2.2 Examiner la programmation de lactivit et la capacit de lorganisation grer des alas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.9 2.3 Mieux grer la concordance des temps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.10 2.4 Prendre en compte limpact de la gestion de lemploi et des comptences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12 3. Organiser le diagnostic dans chaque service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14 3.1 Evaluer lorganisation de lactivit du service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.14 3.2 Apprcier la capacit de lorganisation du temps de travail grer lactivit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.16 3.3 Mieux grer la concordance des temps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.17 3.4 Identifier limpact du temps de travail sur la charge de travail . . . . . . . . . . p.19 3.5 Produire une synthse par service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.20 4. La conduite du diagnostic . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1 Pourquoi une conduite de projet ?. . . . . . . . . . 4.2 Mobiliser lexpertise de lensemble des acteurs . 4.3 Une structure spcifique . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4 Un calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5 Mthodes de la conduite de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.21 . . . . . . . . . . . . p.21 . . . . . . . . . . . . p.21 . . . . . . . . . . . . p.22 . . . . . . . . . . . . p.24 . . . . . . . . . . . . p.24
Fiche 1 : Raliser un tat des lieux sur les temps de travail . . . . . . . . . . . . . p.27 Fiche 2 : Raliser un tat des lieux des ressources humaines . . . . . . . . . . . . p.29
TA B L E
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Il est important, dans ce cadrage stratgique, non pas de vouloir tout mettre en relation, mais didentifier le plus clairement possible quels sont les lments de ces projets qui peuvent avoir un lien fort avec la question du temps de travail, en modifiant significativement les donnes de lanalyse. Par exemple : Des investissements prvus sur des quipements coteux peuvent amener revoir les dures de fonctionnement des services concerns, pour en optimiser lutilisation. Le dveloppement dactivits en rseau avec des partenaires externes doit prendre en compte les contraintes respectives des partenaires en matire de disponibilit et de temps de coordination. La chirurgie ambulatoire va modifier la rpartition des activits au cours de la journe, entre la semaine et le week-end.
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Ces deux premiers volets, joints ltat des lieux portant la fois sur la ralit des temps de travail et sur la ralit des ressources humaines dans ltablissement (annexes 1 et 2) doivent permettre de nourrir deux autres composantes du diagnostic :
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La dmarche prconise part de la proccupation commune lensemble des acteurs de lhpital : la qualit des prestations. Celle-ci se joue la fois au sein de chaque service et dans les interfaces entre services, tout au long de la chane de production des diffrentes prestations. Lenjeu du diagnostic nest pas daborder de faon dtaille toutes les interactions, mais, partir dune mise plat de la ralit existante, de reprer les interfaces critiques, les enjeux de dcloisonnement, les cooprations renforcer, les informations manquantes, les points cls de lefficacit et de la qualit du fonctionnement densemble. Nous proposons 4 thmatiques majeures pour conduire ce diagnostic transversal. a) Lorganisation des processus de production des prestations La qualit dune prestation dpend en premier lieu de la faon dorganiser le processus de sa production (rpartition des tches et responsabilits, matrise des flux, circulation et partage des informations ncessaires...) Exemples de thmes : les fonctions htelires (restauration, linge), le circuit du malade lors de ladmission, lorganisation des examens dans un laboratoire. b) Le systme de programmation des activits, et de rgulation de la variabilit Les activits hospitalires combinent toujours la notion de programmation, ncessaire un fonctionnement concret efficace (rendez-vous, interventions programmes, plannings...) et la notion dala (rponses aux urgences, variations soudaines de ltat des malades, pointes dactivit, absentisme...). La capacit de lorganisation articuler programmation et souplesse dadaptation est essentielle. Exemples de thmes : la prise en compte de la saisonnalit dans un tablissement dune rgion touristique, la programmation dun bloc opratoire. c) La concordance des temps entre les acteurs de lhpital Ce sont souvent des problmes de cohrence entre les temps des diffrents acteurs intervenant dans la prestation (mdecins, soignants, mdico-techniques, administratifs, logistiques...) qui engendrent des dysfonctionnements prjudiciables aussi bien aux usagers qu lefficacit densemble (pertes de temps). Exemples de thmes : la cohrence des plages de fonctionnement entre les services travaillant frquemment en interaction (hospitalisation et services mdico-techniques par exemple), lorganisation de la fonction maintenance. d) La gestion de lemploi et des comptences La qualit des prestations rsulte enfin de la gestion de lemploi et des comptences dans ltablissement. La rpartition deffectifs sur le plan quantitatif, mais aussi les modes de gestion et la souplesse dans lutilisation des ressources humaines, sont des sujets sensibles. Exemples de thmes : la mobilit inter-services, la gestion de labsentisme... En fonction de sa situation propre, chaque tablissement pourra reprer certains processus, fonctions, ou modes dorganisation, sinscrivant dans chacune de ces catgories de problmes, et choisir de les tudier. Les critres de choix sont lis : - au poids accord certains objectifs par les diffrents acteurs dans le cadre des orientations stratgiques (cf. chapitre 1), - aux dysfonctionnements dj reprs dans lorganisation (difficults pointes par lencadrement, tudes et projets dj engags, plaintes des usagers...), - aux enjeux conomiques sous-jacents (en termes dconomies possibles ou defficacit dans lutilisation des quipements). 7
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Nous suggrons que le groupe projet mis en place ait pour fonction de proposer la direction, et au groupe de suivi avec les organisations syndicales, des thmes retenir pour le diagnostic, en argumentant sur les critres de slection (cf. chapitre 4 pour la conduite de projet). Nous reprendrons successivement ces quatre thmatiques gnrales en cherchant prciser les lments danalyse utiles rassembler.
2.1 Partir de lanalyse des processus pour mettre en vidence les points critiques concernant les diffrents flux
Le choix des processus analyser prioritairement dpend de leur complexit et/ou de leur importance dans lactivit de ltablissement. Il peut tre utile de distinguer entre les processus qui portent sur : - les patients ou usagers eux-mmes : par exemple le processus de prise en charge dun patient pour une intervention programme. Les enjeux de lanalyse portent en priorit sur la scurit, le confort, la qualit de service perue par la personne. - les matriels et produits ncessaires la prestation : par exemple le ramassage et la distribution du linge, ou des mdicaments. Les enjeux peuvent alors tre davantage tourns vers la continuit et labsence de rupture, et aussi sur lefficacit (viter des gaspillages, ou des stocks inutiles). - les flux dinformations coordonner : par exemple le processus de constitution du dossier du patient, de la gestion des examens et des soins pour un patient admis en extra hospitalier. Les enjeux portent sur la fiabilit (viter les risques derreurs, apporter les informations utiles tous les intervenants). - la restauration, qui est un des aspects des plus sensibles en termes de qualit de service pour les usagers. Dans son principe, la mthode danalyse dun processus consiste modliser lenchanement des actions qui permettent daboutir un rsultat, de faon clarifier : - les diffrentes activits ncessaires (investigations, interventions, soins, prparation, information...), - les diffrentes phases et leurs interactions (moments, ordre de ralisation, actions pouvant se drouler en parallle, dlais minimum...), - les diffrents acteurs intervenant sur ces activits (qualifications, nombre...) et leurs interdpendances (prsence simultane indispensable, nature des cooprations...), - les ressources ncessaires (matriels, quipements, locaux, procdures, protocoles, logiciels de documentation), - la nature et la frquence des flux physiques (personnes, matriels) et dinformation. Prenons lexemple dun service de radiologie, en essayant de comprendre son activit et son rle dans la chane du soin. On peut tout dabord reconstituer le droulement du processus, qui part dune demande dexamen faite par un service dhospitalisation, jusqu la remise des rsultats au prescripteur, en passant par le transfert du malade en radiologie et son retour dans le service. Qui a fait quoi ? O y a-t-il eu passage de relais entre intervenants diffrents ? Quelles ont t les informations changes ? Quels sont les difficults et dysfonctionnements frquemment rencontrs ? Le diagnostic doit sappuyer la fois sur : - la recherche dindicateurs permettant dobjectiver ces questions : statistiques sur le nombre dactes par tranches horaires, dlais moyens entre demande et remise des rsultats, dlais dattente, etc. - une rflexion des acteurs concerns sur leur propre fonctionnement, en cherchant prendre du recul par rapport au travail quotidien. La confrontation et les allers-retours entre les donnes chiffres et la perception des acteurs permettent de progresser dans la comprhension du processus. Une telle mthode peut permettre de concentrer ensuite la rflexion sur un point daccroche spcifique, par exemple la notion dattente, sil apparat que cest un problme majeur (lattente dun rendez-vous oblige le patient rester dans un lit inutilement ; lattente physique dans les locaux du service bloque le patient, et parfois son accompagnateur, au dtriment dautres examens auxquels il doit se rendre ; des dlais dans le retour des rsultats peuvent repousser lengagement dune thrapeutique, etc).
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Il conviendra alors dentrer plus finement dans la faon dont se planifient et se ralisent les tches, dans les contradictions ventuelles entre les organisations des services concerns, et de travailler collectivement sur les changements possibles (modifier des heures de rendez-vous, faire voluer les documents dchanges dinformation...). Autre exemple : la fonction linge. Le processus dmarre par les approvisionnements en linge (draps, couvertures, champs opratoires, tenues spcifiques pour les personnels, tenues pour les malades), avec des exigences trs diverses (quantit, qualit des tissus, confort, solidit, rsistance au traitement). La fonction comprend ensuite le traitement (tri, lavage, schage), les modes de distribution, les circuits spcifiques linge propre et linge sale, les modes de stockage et de marquage pour reprer le linge en circulation, la gestion des dlais pour le rformer et se rapprovisionner. Un diagnostic doit intgrer une rflexion sur les conditions dutilisation du linge dans les services (adaptation aux caractristiques des malades, aux besoins des agents dans leur activit de travail). Les diffrents services nont pas les mmes exigences ni les mmes critres de slection des produits. Des arbitrages sont faire entre les attentes qualitatives des services et les contraintes conomiques (cot et conditions dachat, diversit des produits). Lorganisation de la distribution est un autre sujet important. La gestion des flux est marque par la variabilit des situations en fonction des services et des pathologies, en fonction des jours de la semaine. Souvent la lingerie ne fonctionne pas au mme rythme en semaine et le week-end. Il faut donc rflchir aux modes dorganisation, aux frquences de renouvellement, aux moments les plus adquats pour raliser la distribution, et aux impacts de ces changements ventuels, la fois pour la lingerie et de manire dcentralise dans les services.
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C/ La nature des alas devra tre galement analyse : - dune part pour apprcier lordre de grandeur des fluctuations grer (ici aussi on peut dans une certaine mesure objectiver la ralit, par exemple sur lampleur des variations en pourcentage par rapport la moyenne, ou en dlai moyen de prvisibilit), - dautre part pour recenser les origines les plus frquentes de ces alas. Les sources dalas sont en effet multiples, et il peut tre utile den tablir une typologie pour faciliter leur analyse : - variations des flux darrive de patients (pidmies, accidents...), - volutions de ltat des malades, - variations dans la disponibilit des ressources humaines (maladie, absentisme), - problmes sur les matriels et produits (panne, rupture de stock...), - manque dinformations ncessaires la ralisation de lactivit (attente de rsultats par exemple). Sil apparat que certaines sources dalas psent plus que dautres dans lactivit, elles devront faire lobjet dinvestigations plus pousses. D/ Enfin, il est important danalyser les moyens utiliss pour rguler ces alas et variations dactivit. Estce en jouant sur la gestion des effectifs (cf. 2.4 ci-dessous) ? Est-ce par une surcharge de travail ? Est-ce en renonant un certain niveau dexigence en matire de qualit de service (par exemple, un niveau restreint deffectif le week-end peut amener renoncer des tches non-prioritaires) ? Un service doit grer en mme temps une activit programme et des alas au quotidien. Cest un couplage pertinent entre ces deux dimensions qui permet lefficacit dun service. Lobjectif du diagnostic est donc de dfinir quelques principes fondamentaux intgrer ensuite dans la conception de solutions : - sur quelles priodes faut-il maximiser la disponibilit des ressources ? - linverse, sur quelles priodes, plus creuses dispose-t-on de marges de manuvre plus larges pour donner des congs ou repos ? - sur quelles formes de rgulation des fluctuations dactivit vaut-il mieux sappuyer : variabilit du temps de travail, polyvalence et mobilit entre services, modification de la rpartition du travail, reports de tches... En oncologie par exemple, les malades sont des personnes qui connaissent particulirement le fonctionnement du service, les personnels et leurs comptences respectives, leur pathologie, leurs propres ractions aux traitements lourds. Les relations quentretiennent ces services avec lextrieur (soins domicile, rseaux de ville, mdecins traitants) permettent de planifier les prises en charge. Cependant, certains patients, conscients et experts sur leur tat de sant peuvent quelquefois prendre linitiative de rentrer directement dans le service pour un traitement, un suivi, en faisant limpasse sur la programmation, le passage au bureau des entres, la visite dun mdecin. Les rajustements se font a posteriori.
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Exemple : Le personnel des services de chirurgie ne connat pas prcisment le planning du bloc opratoire, ni les ajustements qui peuvent tre fait en dernire minute. En fonction de lheure prvisionnelle de passage du malade au bloc, lanesthsiste prescrit une heure de prmdication, mais les modifications du planning au bloc (lies aux urgences et aux alas des interventions) peuvent avoir des incidences fcheuses dans la prise en charge du malade, les actions devant senchaner dans une temporalit contraignante. Dans certains cas, cela peut amener des dysfonctionnements (attentes du malade, reports dintervention). Comment faire la part entre les incertitudes incontournables dans lactivit du bloc et ce qui relve plutt dune organisation insuffisante en termes dchanges dinformations, dune mconnaissance rciproque des contraintes de chaque service ? Comment lobjectif dune continuit dans la qualit de prise en charge du malade opr peut-elle orienter sur des modifications de pratiques ? Ce sont des questions de fond auxquelles un diagnostic doit tenter de rpondre. Notre propos nest pas dinciter reconsidrer larchitecture gnrale de tous ces diffrents temps, ce qui serait une tche impossible, mais dtudier leurs interrelations, en lien avec trois objectifs : - amliorer la qualit des services rendus aux patients, travers une attention spcifique porte la limitation des dlais et attentes, - optimiser lusage des moyens partags, surtout lorsquils sont coteux (quipements du plateau technique notamment), - amliorer les conditions de travail en permettant chacun de raliser au mieux les tches accomplir, en facilitant les relations de travail, et en diminuant la pnibilit (car souvent les dysfonctionnements crs par la discordance des temps sont coteux du point de vue des conditions de travail : attentes, dplacements inutiles, tches faites en double...). Concrtement, cette approche peut concerner tout autant : - les relations avec les services prestataires de plusieurs autres services : plateau technique, services gnraux, services administratifs, - les professionnels dun service dune mme discipline : mdecin/personnel soignant, personnel infirmier/aides soignants, aides soignants/agents de service hospitalier, - lusage des quipements, en levant si besoin certains tabous, comme la mise en commun possible de moyens entre services, voire leur regroupement, lorsque cela permet plus de souplesse en termes dorganisation et de prise en charge globale du patient. Cette tude des interfaces complte celle des processus. Elle peut conduire la restructuration de certains processus, pour amliorer par le dcloisonnement la qualit du service rendu aux patients. Pour faciliter la structuration de lanalyse, on pourra synthtiser les lments recueillis autour des points suivants : - les ncessits de temps de prsence ou fonctionnement communs plusieurs services ou acteurs, - les dpendances mutuelles dans le squencement des activits, et les besoins de synchronisation, - la simultanit ou non des rythmes de travail (temps forts / temps faibles), - les dcouplages possibles entre activits. Exemple : Dans lanalyse de la fonction restauration, il faut mettre en relation : - lorganisation du temps des agents de la cuisine (diffrente selon que celle-ci est en liaison froide ou en liaison chaude), - lorganisation du temps des agents assurant le transport des chariots entre la cuisine et les services, - lorganisation du temps des aides-soignantes qui ont en charge la distribution des repas et laide lalimentation (cette organisation tant elle-mme en interaction avec les activits des mdecins, infirmires, agents de service), - les besoins et attentes des usagers quant aux horaires et la dure du repas (ces lments ne seront pas identiques selon que lon est en long sjour ou en maternit). Le lien avec le projet de service peut tre essentiel : ainsi, en long sjour, ou dans un centre de rducation fonctionnelle accueillant des jeunes, une organisation satisfaisante de cette fonction restauration est un enjeu important. Les critres dvaluation seront par exemple la qualit et la diversit des repas, larrive des plats chaleur maintenue, le choix des menus... Traduits en contraintes organisationnelles, ces objectifs peuvent conduire revoir des organisations du temps conues sparment.
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- Configuration prvisionnelle de la pyramide des ges 5 ou 10 ans - Prvoit-on de nombreux dparts en retraite dans les annes proches ? - Certaines catgories dagents sont-elles davantage concernes ? - Quelles sont les tendances en matire de turn-over et de mobilit gographique ?
Les tendances dvolution future de lactivit
- Quelles sont les activits en dveloppement ? - Celles qui vont connatre une diminution ? - Y a-t-il des crations de nouvelles activits ? Ces interrogations doivent permettre de reprer quels sont les besoins les plus marquants selon les grands profils de comptences (soignants, mdico techniques, logistiques, etc.)
Existe-t-il un pool de remplacement ? Combien de personnes le composent ? Quelles sont leurs qualifications ? Quels sont la nature et lobjet de ces remplacements, de courte ou longue dure, pour remplacer des arrts maladies, des absences inopines, des congs formation, des absences syndicales... Quelles sont les opportunits induites par le changement dorganisation du temps de travail ?
Mobilit pratique
La mobilit peut aider remettre en cause des routines, transfrer des mthodes, des savoir-faire. Elle dveloppe ladaptabilit des personnes, les solidarits dans une institution, pour grer les alas. Existe-t-il une pratique de la mobilit dans ltablissement et quels en sont les objectifs : mobilit bouchetrou, qualifiante, organise avec un cadre prcis, un travail prescrit, des procdures claires ? Un accueil dans le service qui reoit est-il formalis ? La mobilit est-elle de courte dure ? Est-elle un acte volontaire ?
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Cette analyse permet didentifier les possibilits quauront les organisations insrer de nouvelles personnes et daborder les rponses apporter la variabilit. Il sagit de trouver un quilibre entre le recours diffrentes formes de flexibilit : celle lie la mobilit, celle lie la gestion du temps, et celle lie au recours aux emplois temporaires.
Possibilits de polyvalence
La polyvalence ne peut sappliquer aux actes rglements de certaines professions dont les rles sont dtermins par voie statutaire : chacun a, dans son activit et sa responsabilit, un rle propre et un rle dlgu. Par ailleurs, la technicit de certaines fonctions est peu compatible avec la polyvalence. Cependant, il y a sans doute des possibilits de dvelopper certaines polyvalences qui permettraient le remplacement et rendraient moins fragile lorganisation. Quelle formation mettre en place pour la rendre effective ? Quelles contreparties peut-on envisager ?
Pratiques de management
Pour atteindre les objectifs de qualit des prestations, le personnel ne doit pas tre seulement excutant technique, mais aussi un acteur de la prestation. Il convient donc dexaminer si les pratiques de management dans ltablissement ( tous les niveaux) favorisent une prise en charge des enjeux de qualit des prestations dans lactivit. Cela conduit regarder : - les dispositifs dinformation et de participation, qui permettent de mobiliser les savoirs et expriences, - les faons dont se diffuse une meilleure connaissance rciproque des activits des autres services et du fonctionnement global de lhpital : mobilit interservices, formations axes sur une connaissance globale de lhpital...
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La dmarche prconise consiste l encore partir de la proccupation de la qualit des prestations. On peut ainsi sinspirer comme fil directeur des quatre grandes thmatiques utilises pour lanalyse transversale, et les transposer dans le contexte dun service particulier : a) La question de lorganisation des processus de production de la prestation renvoie ici directement la structuration de lactivit dans le service : rpartition du travail entre les diffrentes qualifications prsentes, modes de coopration dans le travail... b) La programmation et la gestion des alas vont se traduire en particulier dans lorganisation du temps de travail, car cest au niveau du service que se ralisent concrtement les arbitrages entre programmation et gestion des alas : laboration des plannings de travail, rgles et pratiques pour grer labsentisme ou les pointes dactivit... c) La concordance des temps se retrouve comme une problmatique essentielle, mais elle va ici concerner davantage les catgories professionnelles qui concourent lactivit centrale du service, et les quipes qui se succdent pour assurer la continuit et la qualit de lactivit du service. Cette question met en jeu en particulier les systmes dinformation. d) Quant la gestion de lemploi et des comptences, nous distinguerons deux aspects : le premier, concernant les modes dusage et de mobilisation des comptences dans le service, sera trait dans le point a ; le second concerne directement la question de la charge de travail : comment lvaluer, la rpartir, la rguler ? Bien sr, ces questions doivent tre abordes en tenant compte de la spcificit des diffrents services. Il est usuel de distinguer : - les services de soins, - les services mdico-techniques, - les services logistiques, - les services techniques, - les services administratifs. Pour chacune des questions, nous examinerons dabord des lments danalyse communs aux diffrentes catgories de service, puis nous illustrerons quelques questionnements spcifiques des services particuliers.
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Pour les services techniques et gnraux - Quels sont les flux et les relations avec les services demandeurs, avec les entreprises extrieures ? - Quelles sont les contraintes de lactivit lies lactivit des autres services (horaires de mnage, heures des repas, possibilit dintervention pour la maintenance...) Pour les services logistiques - Connat-on le degr de satisfaction des services et/ou des usagers (notamment pour la fonction restauration) ? - Les exigences de scurit et de qualit sont-elles totalement remplies (par exemple au niveau des flux dentres et sorties) ? La dmarche daccrditation va-t-elle ncessiter de modifier lorganisation ?
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Du point de vue de lefficacit de lorganisation : - Quelles sont les situations dans lesquelles une intervention de lencadrement est la plus frquente ? - Quels acteurs concerne-t-elle ? - Dans quelles situations les agents ressentent-ils des contradictions entre les diffrents objectifs qui leur sont assigns ? Du point de vue des agents : - Y a-t-il des marges de manuvre pour quilibrer la vie au travail et la vie hors travail ? De faon plus prcise, il importe de :
3.3.3 Sintresser aux temps de chevauchement entre quipes et aux temps de coordination collective
Lanalyse des horaires, et des tranches horaires, permet didentifier des priodes de chevauchement et de runions pour un service. Labsence de temps de chevauchement est videmment prjudiciable pour la qualit de fonctionnement sauf dans les services o la question de la continuit des soins ne se pose pas. Il convient de mener une rflexion particulire sur la ncessit des priodes de chevauchement, la qualit des transmissions et de rflchir au contenu du travail dans chaque quipe. Les temps de transmissions ne sont pas uniformes : ils sont plus longs lheure mridienne car les informations changes sont gnralement plus nombreuses (suites de la visite, informations intressant la majorit des membres de lquipe). Ils varient aussi en fonction des pathologies, des typologies des malades. Il est galement ncessaire de faire le point sur les pratiques de runions collectives dinformation, dchanges, de formation continue, leur utilit et leur frquence.
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- Quelles sont les pnibilits physiques du travail : distances parcourir, postures de travail, port de charges, manutention... ? - Lorganisation du temps favorise-t-elle les cooprations dans le travail (par exemple, prsence simultane dagents pour les tches les plus lourdes) ?
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La charge cognitive se rfre au traitement dinformations ( mmoriser, utiliser, mettre en forme, transmettre...). - Les temps disponibles pour la prise dinformations, leur traitement et leur transmission sont-ils suffisants pour raliser le travail ? - Les supports (consignes, visualisation des tches...) sont-ils adapts ? - Le travail est-il rorganiser au cours de la journe ? Quelles sont les frquences des interruptions dans le travail ? A quels moments et sous quelles formes se passe cette re-programmation du travail ?
Charge psychique et temps de travail
Cette notion renvoie un ensemble de manifestations issues de la relation de lagent son travail : souffrance par rapport la mort vcue au quotidien, angoisse face la responsabilit et aux risques derreurs, sentiment de non-reconnaissance par lorganisation. - Quels sont les temps dchanges et de soutien permettant de faire face la charge psychique ? - La rpartition du travail tient-elle compte des types de malades, des problmes rencontrs pour mieux traiter la souffrance ? - Les procdures de dcision, darbitrage, sont-elles collectives, discutes ?
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La conduite du diagnostic
Nous abordons ici la conduite de projet dans sa globalit, cest--dire la fois pour le diagnostic postaccord et ltude des scnarios organisationnels, faire voluer. Nous pensons en effet quil est important davoir une cohrence et une continuit dans cette conduite de projet, et au-del dans le suivi de la mise en uvre de la nouvelle organisation.
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Il nen demeure pas moins que lefficacit et la qualit sont le produit des comptences mises en uvre par lensemble des corps professionnels (soignants, administratifs, mdico-techniques, logistiques...). Ds lors, la mobilisation des expertises sur lorganisation et le travail, de lensemble des acteurs impliqus dans le droulement des activits, est ncessaire la construction dun diagnostic de lorganisation du travail et la rsolution des problmes identifis. Cette association des acteurs commence dans la construction de la dmarche. Elle se poursuit dans la phase danalyse par des rencontres, entretiens individuels ou collectifs, groupes de travail... Un point - cl de la dmarche est le partage le plus large possible du diagnostic. Lobjectif est, avant dentamer llaboration de solutions, que chaque acteur ait pu prendre connaissance de la base de dpart, cest-dire du diagnostic du temps de travail et de lorganisation, et ait pu donner son point de vue et enrichir le diagnostic. Cela ne signifie pas forcment consensus mais prise en compte de la diversit et de la complmentarit des points de vue. Une vigilance : conforter le rle de lencadrement dans lanimation des changes sur le diagnostic, les solutions...
Ses rles sont de : - dfinir les grandes orientations du projet en cohrence avec les options stratgiques de ltablissement (rle de cadrage), - prendre en compte les informations produites dans le droulement du projet pour valider, rorienter si ncessaire, - veiller ce que les moyens du projet en ressources humaines et en temps restent disponibles. Le comit est compos de membres de la direction reprsentant les principales fonctions de ltablissement (direction, mdecins, soins, techniciens, administratifs, ressources humaines...).
Un Comit de Suivi
Nous proposons que celui qui a t mis en place suite laccord RTT se saisisse du diagnostic post-accord. Le comit de suivi se runit aux moments cls du projet : dbut et fin de chaque phase. Il est aliment dans sa rflexion par les synthses prpares par le groupe projet (voir ci-aprs). Son rle est dchanger, sur le contenu du diagnostic, puis sur les propositions de solutions. Cet change a pour but de faciliter la construction des informations ncessaires pour alimenter une ngociation ventuelle, et de mettre en dbat les analyses sur lorganisation partir des diffrents points de vue.
Un Groupe de Projet
Il est compos dacteurs du terrain reprsentant les principales activits de ltablissement. Il est anim par un chef de projet qui fait galement partie du Comit de Suivi. Son rle est danimer le processus de ralisation du diagnostic puis dtude des scnarios. Il pourra ensuite poursuivre son activit dans la phase de mise en uvre. Son rle est oprationnel : - il sassure que le dispositif de travail mis en place dans les units et services fonctionne et que le calendrier est tenu, - il alimente le Comit de Suivi en synthses, lalerte sur dventuelles difficults, - il intervient sur le fond, par exemple par des analyses complmentaires ou par la mise en vidence de points communs diffrentes units ou encore par lanalyse de fonctionnements aux interfaces, - il recherche, tout en respectant la spcificit de chaque service, la cohrence densemble et une certaine harmonisation de la rflexion. Il peut proposer des axes de rflexion pour llaboration des scnarios, - il prpare des supports dinformation au personnel sur les avances du projet. Ce groupe se runit trs rgulirement (2 ou 3 fois par phase) et plus si ncessaire en fonction des besoins. 22
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Ces groupes sont constitus pour permettre aux agents de sexprimer sur leurs attentes et de contribuer lanalyse de lorganisation et des conditions de travail. Ils peuvent tre : - homognes, constitus autour dun mtier ou dune fonction (ex : mdical/soin) ou dun service. Le conseil de service peut pour le temps du diagnostic se transformer en groupe de travail, - transversaux (mtiers, niveaux hirarchiques) chargs de raliser un diagnostic sur des processus impliquant plusieurs services. Ces groupes sont anims, soit directement par un rfrent interne, soit par des membres de lunit (cadre de proximit et reprsentant non cadre du service).
Un dispositif de communication interne :
Cest un lment important de la russite du projet. Le cheminement, la maturation des ides vcues par les personnes participant directement au dispositif de travail doivent tre rendus accessibles lensemble du personnel. Dans ce but plusieurs actions sont envisager : - Prparer une stratgie de communication (laboration par le comit de pilotage) - Organiser la remonte rgulire dinformations des diffrentes units (services) concernes, mettre en forme les messages destination de linterne - Prparer des supports de diffusion interne (affichage, courriers, lettres, plaquettes). Le chef de projet et le groupe projet contribuent cette communication : ce sont eux qui ont une vue densemble la plus complte sur le projet. Cependant il est important que dans une optique dappropriation du projet, la transmission de linformation montante et descendante soit ralise par les moyens habituels de fonctionnement des services (animation hirarchique). Cette politique de communication peut tre organise par le groupe projet, mais celui ci peut dlguer lanimation concrte une cellule de communication
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4.4 Un calendrier
Nous proposons quelques points de repre sur la dure des tapes. Ces repres sont adapter en fonction du contexte. Etape 1 (premier mois) Clarification des objectifs et des orientations par le comit de pilotage Etape 2 (entre 2 et 4 mois) Diagnostic : Etat des lieux (recueil dinformations) Elaboration du diagnostic Restitution et partage du diagnostic Identification des thmes traiter et des domaines de solutions Cette fourchette est lie aux choix danalyse plus ou moins pousse et lintensit plus ou moins forte du partage du diagnostic. Etape 3 (entre 2 et 3 mois) Construction de pistes de solutions ou de nouveaux scnarios Concertation Prsentation au CTE et au CHSCT Total des 3 tapes : 5 8 mois
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Un appui aux binmes entre les runions doit tre organis. Le groupe projet RTT a un rle important dans ce sens.
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- Le retour en formation aprs chaque phase daction, est loccasion de tirer les enseignements des difficults rencontres, do un apport de complments mthodologiques et une relance du travail sur le terrain pour les binmes. A titre indicatif, on estime 10 runions dune demi-journe (ou 5 runions dune journe) la structuration moyenne dune formation - action Ici aussi, le rle du chef de projet et du groupe de projet est essentiel : suivi du travail des groupes, relance, soutien mthodologique, synthse pour le Comit de Suivi...
Schma 3 : conduire le projet partir dune unit pilote et dune formation action (solution mixte)
Nous proposons un dispositif qui articule les avantages des 2 systmes prcdents : - Travail avec une unit pilote reprsentant lactivit majeure de lhpital (nombre de lits, effectifs, nombre de patients...) ; - Travail en formation - action pour le reste des activits. Lunit - pilote dans cette configuration a un double rle de pilotage : - Vers les units proches de son activit par lintermdiaire du groupe dchange : pilotage sur le fond et sur les mthodes ; - Vers les autres units en formation - action : pilotage sur les mthodes. Ce systme permet une avance pratiquement frontale sur toutes les units (lger dcalage chronologique des units en formation - action).
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1 Fiche 1
Raliser un constat partag sur la dure du travail, les horaires, et les rgles de gestion du temps de travail dans ltablissement est une tape incontournable. Il sagit de parvenir une photographie de lexistant, des pratiques en usage, des carts ventuels avec les normes de la lgislation actuelle. Une fois connues les nouvelles rgles pour la Fonction Publique Hospitalire, cette photographie permettra aux acteurs de ltablissement de prciser le chemin parcourir pour que le temps de travail effectif soit quitable et, combine aux autres lments du diagnostic, de dfinir des scnarios organisationnels et dtudier leur faisabilit. A/ Les dures du travail pour les agents temps plein - dures de rfrence par service, par catgories, selon des situations particulires (nuit, sujtions spcifiques), - dures programmes dans les organisations du temps de travail (plannings), - dures rellement travailles compte tenu des heures supplmentaires, de labsentisme, - contenu du compte pargne temps. La comparaison entre les diffrentes situations ne pourra tre faite quen utilisant un calcul annuel du nombre dheures de travail (que lon peut ensuite traduire en un quivalent hebdomadaire). Il faut en effet tenir compte des diffrentes faons possibles de dcompter les congs, les jours fris, les rcuprations dheures supplmentaires... qui ne sont pas toujours les mmes selon la dure des postes pratiqus, selon les cycles de travail, ou selon lhistoire du service. B/ Les temps partiel - rpartition par dures pratiques, - formes dorganisation (quotidienne, par jours librs), - heures complmentaires. C/ La rpartition du travail et des repos - amplitudes journalires pratiques, - horaires coups, - formes dorganisation des quipes (alternantes, nuit, week-end), - pauses, - repos hebdomadaires et sur la quinzaine, - dure minimale de repos entre deux journes de travail, - congs annuels, - astreintes. Sur ces thmes, il sagit de recenser les rgles existantes (sont-elles identiques dans tous les services) et davoir une indication sur le nombre de agents concerns par chaque type de disposition. D/ La gestion du temps et les marges de manuvre - existence dhoraires variables, - rgles et pratiques sur les heures supplmentaires, leur rcupration. Produire cette photographie suppose que lon puisse disposer de tableaux horaires, de relevs dactivit, dune comptabilisation des temps sur une priode significative, correspondant au minimum un cycle de travail. Pour valuer le nombre de jours de travail raliss et dans le cas de pratiques dannualisation, cest lanne calendaire passe qui sera la bonne mesure. Raliser une telle mise plat des horaires reprsente
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un travail important pour ceux des tablissements hospitaliers qui nont pas doutil informatique de gestion du temps de travail. Mme si cet outil existe, il gre bien souvent les jours de congs et toutes les formes dabsence mais pas les plannings et les horaires quotidiens. Il faudra donc ici aussi faire un compromis entre la ncessit dobtenir une vue de la ralit, et la lourdeur du travail accomplir. Au-del des quelques chiffres incontournables (en particulier sur les dures relles), on choisira de concentrer lattention sur les points qui peuvent avoir un lien fort avec des enjeux dorganisation, reprs par ailleurs.
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1 Fiche 2
Lorganisation du temps de travail a un effet sur les ressources humaines, tant sur le volume et la structure des emplois, que sur la rpartition et les modes dusage des comptences. La question nest pas seulement : Combien demplois ? Mais aussi : O ces emplois doivent-ils tre affects ? A quelles comptences correspondent-ils ? Comment prparent-ils les volutions venir de lhpital ? Il est donc utile de recenser et de synthtiser les informations qui vont permettre davoir une bonne perception de lexistant sur ces questions. Collecter les donnes existantes peut apparatre un travail lourd, mais on peut se rfrer des documents existants. Dune part dans les tablissements de plus de 300 agents un grand nombre de renseignements sont fournis par le bilan social (dcret du 7 octobre 1988). On peut aussi se rfrer au bilan dhygine et de scurit et des conditions de travail (arrt du 26 dcembre 1989), ou au rapport dactivit du mdecin du travail. Dautre part des tudes ont souvent t menes pour laborer le projet dtablissement, le contrat dobjectifs et de moyens, ou des contrats damlioration des conditions de travail, dans lesquelles un certain nombre dindicateurs ont t analyss ; il sagit de les ractualiser. On commencera par les indicateurs en termes deffectifs, de nature des contrats, dge des populations au travail... Une attention particulire sera ensuite porte aux services et professions les plus sensibles du point de vue de la sant et des conditions de travail, ainsi qu la gestion de la mobilit et de la polyvalence. Effectifs, au niveau global de ltablissement, par service et par profession On constate une relle difficult se mettre daccord sur la comptabilisation des effectifs surtout dans les grands tablissements. Plusieurs rfrences sont utilises : le tableau des effectifs, le nombre de personnes rmunres, le nombre de personnes prsentes dans ltablissement, le nombre dquivalent temps plein au 31 dcembre de lanne en cours. Lobjectif est de se fixer une rfrence commune et de disposer dun recensement fiable des postes, en effectifs physiques et en quivalent temps plein (ETP). Non titulaires, CDD, contrats aids - Nombre et rpartition par service et catgorie des emplois atypiques, - Raisons du recours ces personnels : remplacements, activit exceptionnelle, profession non rpertorie dans le statut, surcharge de travail, nouvelle activit... Temps partiels Nombre et rpartition par service et catgorie des emplois temps partiels. Pyramide des ges et anciennets Anticiper sur le rquilibrage de la pyramide des ges. On pourra examiner par exemple : - la proportion de plus de 50 ans par service ou catgorie, - la proportion de moins de 30 ans. Rpartition hommes-femmes
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Absences au travail Quels lments peut-on tirer dune analyse de bilan social sur la nature des absences (maladies professionnelles de type lombalgie, AT...), leur dure ? Sagit-il dune catgorie professionnelle particulire, dun service spcifique ? Accidents du travail - statistiques de frquence et gravit, - analyse par causes. Formation - volumes de formation par catgories.
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Agence Nationale pour lAmlioration des Conditions de Travail 4, quai des Etroits - 69321 LYON Cedex 05 Tlphone : 04 72 56 13 13 - Tlcopie : 04 78 37 96 90 Internet : www.anact.fr
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