CONDUITE DUNE MISSION DAUDIT INTERNE

SOMMAIRE
I. DEFINITION DUNE MISSION DAUDIT INTERNE.

II. DEROULEMENT DUNE MISSION DAUDIT INTERNE - prparation - ralisation - conclusion de laudit

I. DEFINITION DUNE MISSION DAUDIT INTERNE.

OBJET DUREE BUT CRITERES DEFFICACITE RAPPORT

I. DEFINITION DUNE MISSION DAUDIT INTERNE.

OBJET Une mission daudit interne est un travail "temporaire" quun auditeur interne est charg daccomplir la demande de la Direction Gnrale. Travail "temporaire" car le travail permanent de lauditeur interne nest constitu que par une succession, en principe ininterrompue de missions diverses .

I. DEFINITION DUNE MISSION DAUDIT INTERNE.

DUREE La dure doit dlimiter la mission dans le temps en fonction du planning prvu.

I. DEFINITION DUNE MISSION DAUDIT INTERNE.

CRITERES DEFFICACITE & RAPPORT En effet, le critre defficacit de laudit interne nest pas que le rapport soit bien crit mais que la situation samliore. En claire, cela veut dire que les recommandations sont devenues le produit final de laudit interne et le rapport en constitue le vecteur de transmission.

II. DEROULEMENT DUNE MISSION DAUDIT INTERNE

Prparation

Phases

Vrification

Conclusion

1. Phase de Preparation

II. DEROULEMENT DUNE MISSION DAUDIT INTERNE

PREALABLE

Mandat Direction Gnrale Ordre de Mission Information des Responsables Concerns pour intervention

Prise de connaissance du domaine auditer

3 tapes

Identification des Missions Dfinition des Objectifs

Rapport dOrientation

Prparation (ordre de mission)

Lordre de mission est le mandat donn par la direction gnrale. Il obit 3 principes: - lauditeur ne se saisit pas lui-mme; - Lordre de mission doit maner dune autorit comptente: la direction gnrale . - Lordre de mission permet linformation de tous les responsables concerns (audits)

Prparation (ordre de mission)

Les fonctions de lordre de mission: - Une fonction de mandat; - Une fonction dinformation

Prparation (ordre de mission)

Le contenu: Les mentions obligatoires: - Noms des destinataires et du mandataire; - Lobjet de la mission; - La dure de la mission; - Le champ couvert par la mission; - Le lieu et la date de confection de lODM; - Signature des mandataires.

Prparation (ordre de mission)

Modle : ODM succint (Entte Banque) Ordre de Mission destinataire: directeur de laudit interne copie pour information le DRH objet: audit de la fonction recrutement La mission concernera non seulement le service recrutement, mais galement tous les services susceptibles dtre intresss. Elle se droulera du 02 au 06 Mars 2009 au sige social. Le DRH portera lordre de mission la connaissance de tous les responsables concerns. Le Directeur Gnral Date et lieu

Prparation (ordre de mission)

Modle 2 : ODM dtaill
Entte Banque Date et lieu Ordre de mission Objet: Audit de la fonction recrutement La mission sera ralise par MM. X et Y, auditeurs internes et supervise par M. Z, chef de mission. Elle se droulera du lundi 02 mars au vendredi 06Mars 2009. Elle analysera la fonction recrutement dans toutes ses composantes: Moyens internes et moyens externes; Outils et techniques de slection; Processus de recrutement organisation et efficacit du service recrutement. Les auditeurs sabstiendront danalyser la politique de recrutement de lentreprise. Cette mission se droulera au sige social au service recrutement et au service commercial choisi comme zone de test. On prvoira un bureau daccueil dans chacun des endroits. Le budget de la mission ne devra pas excder Fcfa. Le rapport sera publi en la forme habituelle avant le 20 Mars 2009. LE DG Ampliations: Le DRH

Prparation (ordre de mission)

COMMENTAIRES Les modles plus haut prsents sont des ordres de mission spcifiques par opposition lordre de mission gnral qui correspond au plan daudit annuel valid et sign par la direction gnrale. Lutilisation de lordre de mission gnral conduit souvent le responsable de laudit mettre des ordres de mission destins informer les audits et faciliter le travail des auditeurs.

1. Phase de Prparation

II. DEROULEMENT DUNE MISSION DAUDIT INTERNE

Rapport dOrientation
- Dfinition et Formalisation des axes dintervention - Limites de lintervention - Objectifs atteindre et attentes des Parties Prenantes

RAPPORT DORIENTATION

Bon de Commande de la Direction Gnrale ou dun autre Responsable de lOrganisation.

II. DEROULEMENT D DUNE MISSION DAUDIT INTERNE

1. Phase de Prparation

Contenu du Rapport dOrientation

Objectifs Gnraux

Objectifs Spcifiques

Champs dActions

. Objectifs Permenant du C.I

. Dispositif du C.I concern concerns par les tests . Fonctions & Zone gographique couvrir

Runion dOrientation

o Runion dOrientation / DG o Equipe dAudit o Services Audit Audits

II. DEROULEMENT D DUNE MISSION DAUDIT INTERNE

2. Phase de Verification ou de ralisation

o tape plus longue o Mise en oeuvre des diligences o Conclusion sur le degr datteinte et de matrise des objectifs figurant dans R.O o Recueil des clients permettant lexpression dune opinion
Auditeurs
Runion douverture

3 tapes

Audits
Programme de vrification Travail sur le terrain

2. Phase de Vrification
2.1. Runion dOuverture

Elle doit se tenir sur les lieux o la mission doit se drouler

Elle doit tre prside par le chef de mission la demande du Directeur de lAudit Interne. Une convocation doit tre envoye aux participants avec lordre du jour et une copie du rapport dorientation (au moins 7 jours avant la date de la runion).
o Prsentation o Rappel sur laudit interne o Expos du Rapport dorientation o Fixer le planning : Calendrier des Contacts o Logistique de la Mission o Rappel sur la procdure daudit (mise en confiance)

6 points

Modification du rapport d dorientation laboration des programmes de travail

2. Phase de Vrification
2.2. Programme de Vrification

Objectifs :

Cest un document interne au service daudit interne, destin dfinir, repartir dans lquipe, planifier et suivre les travaux des auditeurs. Le programme de vrification indique les diligences mettre en uvre pour atteindre les objectifs fixs dans le rapport dorientation . Cest le contrat entre les auditeurs et leur hirarchie.
les questionnaires spcifiques remplir pendant les travaux de terrain ;

Contenu

les procdures employer ; les preuves examiner ; la rpartition des tches entre les auditeurs et le calendrier dexcution de ces tches.

2. Phase de Vrification
2.2. Programme de Vrification Caractristiques dun programme de verification utile :

tre

clair

les

auditeurs

doivent

comprendre

les

proccupations et le travail concret effectuer en lisant le programme de vrification, y compris tout auditeur qui sera appel collaborer la mission. Les sources dinformations et la nature des travaux seront clairement identifies ;

2. Phase de Vrification
atteindre sept objectifs : Assurer le responsable de laudit interne de
latteinte des objectifs du rapport dorientation, permettre au chef de mission de repartir le travail entre les auditeurs, laborer et suivre le planning dexcution, servir de guide lauditeur, servir de tableau synoptique de la mission, documenter le droulement de la mission, servir dexemple et dinspiration pour dautres missions

2. Phase de Vrification
2.2. Programme de Verification

le programme de vrification est tabli par lquipe en charge de la mission sous la supervision du chef de mission ds aprs la discussion du rapport dorientation en runion douverture. Et, cest mieux ainsi car cest elle qui va excuter les tches sur le terrain. Cependant, le programme de vrification ncessite lapprobation du responsable de laudit interne et devient partir de ce moment un contrat entre le responsable de laudit interne et le chef de mission.

II. DEROULEMENT D DUNE MISSION DAUDIT INTERNE

2.3. Travail sur le Terrain

Conduire des Conclusions claires et pertinentes ;

Objectif :

Rponse aux interrogations du management ; Base : Programmes de travail;

MOYENS

TEST DE COHERENCE ET DE VALIDATION

OBSERVATIONS

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

OBSERVATIONS

Etre attentif lenvironnement Choix des lments tester et des outils

Questionnaire de contrle interne Interviews

Documenter les travaux effectus (F/T)

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

COHERENCE ET VALIDATION

VALIDATIONS INDIVIDUELLES

VALIDATIONS GENERALES

o Recoupement de linformation

o Lors de la runion intermdiaire

o Entretien avec le responsable audit o Lors de la runion de clture Sur les anomalies rencontres.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

NARRATION
Il existe deux sortes de narration, toutes les deux utilises en audit interne : la narration par laudit et la narration par lauditeur. NARRATION PAR LAUDITE Elle est orale et dans son utilisation lauditeur est passif, il se contente dcouter et de noter le rcit de son interlocuteur. NARRATION PAR LAUDITEUR Cest la forme crite de la narration et nest quune mise en ordre des ides et des connaissances acquises notamment partir des observations physiques, des constats et des conclusions de tests.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

DIAGRAMME DE CIRCULATION

Un diagramme de circulation ou circuit de document, ou

flow chart, est un schma que lauditeur dresse pour tudier : Lorganisation du traitement des documents affrents une chane ou une catgorie doprations, La validit et lefficacit du contrle interne, Le mode denregistrement comptable des oprations. En clair, cest un outil de schmatisation qui remplace une longue description du systme de contrle interne. Il sagit de reprsenter chaque opration par un symbole normalis et dindiquer le sens de circulation de linformation par des flches qui traversent les entits concernes. Cet outil est utilis pour analyser lensemble dun processus donn afin didentifier les forces et les faiblesses lies latteinte des objectifs relatif au processus concern.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

LES SONDAGES STATISTIQUES Le sondage statistique est une technique qui

permet, partir dun chantillon prlev alatoirement dans une population de rfrence, dextrapoler la population les observations effectues sur lchantillon, avec une certitude spcifie et une prcision dsire . Cet outil daudit est gnralement utilis en phase de vrification notamment quand il sagit de raliser des tests.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

LES INTERVIEWS

une interview est un entretien avec une personne en vue de linterroger sur ses actes, ses ides,etc, et de divulguer la teneur de lentretien. Cest donc beaucoup plus quun simple entretien, cest une action daudit part entire. Il est dailleurs difficile dimaginer une mission daudit sans interviews . Cette technique daudit peut tre utilise divers moments de la mission : En phase de prparation, notamment ltape dlaboration du rapport dorientation ; En phase de vrification pour la mise en uvre du programme de vrification ; En phase de conclusion pour valider les observations gnrales.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit) LINTERROGATION DE FICHIERS INFORMATIQUES linterrogation de fichiers informatiques consiste extraire selon certains critres, et ventuellement traiter, des informations existant sur les supports lectroniques de la banque. Cet outil amliore lefficacit et lefficience de lauditeur car, il lui permet non seulement davoir sa disposition une base fiable de travail, mais aussi de gagner en temps compte tenu de la rapidit de la collecte dinformations ncessaires. Il est utilis pour tablir le programme de vrification, notamment : Construire des listes de cas examiner, Extraire des donnes rpondant des critres spcifis, Il peut tre aussi utilis en phase de prparation pour obtenir des lments statistiques sur le sujet objet de la mission.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

OBSERVATION PHYSIQUE

une observation physique est la constatation de la ralit instantane de lexistence et du fonctionnement : Dun processus, Dun bien, Dune transaction, Dune valeur . Lauditeur interne sur le terrain est donc cens avoir en permanence, grandement ouverts les yeux et les oreilles pour un meilleur droulement de la mission daudit. Bien entendu, cette observation ne doit pas tre perue comme une intervention policire par les audits.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

LES QCI (questionnaire de contrle interne) et les check-lists. Le QCI est un questionnaire qui appelle des rponses oui et non . Le oui indique une force alors que le non indique une faiblesse. Gnralement les auditeurs tablissent davance tous les QCI pour les diffrents cycles ( achats, trsorerie,recrutement): ce sont les checkslists. Ils ncessitent des mises jour priodiques.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

La FRAP (Feuille de rvlation et danalyse des problmes) Chaque fois quune anomalie est observe, lauditeur doit tablir une FRAP pour analyser linsuffisance constate. Il y aura autant de FRAP que de problmes rencontrs. Lensemble des FRAP constitue en soi un rapport dtaill auquel il suffira de joindre une note de synthse rdige et signe par le Directeur de laudit.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

Modle de FRAP

FRAP N
(audit du recrutement)

Problme: Constat: Causes: Consquences: Recommandations: Fait le.. Par Approuv par..

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

La circularisation ou confirmation directe: cest une technique qui consiste demander des situations ou des soldes des partenaires externes pour confirmer des soldes de la comptabilit. Les tiers peuvent tre les clients, les fournisseurs, les banques, les avocats, les impts le cadastre, les notaires, La technique de la circularisation est peu utilise par auditeurs malgr sa forte valeur probante.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

Les rapprochements:
Constituent pour lauditeur interne une technique de validation: ils permettent de confirmer lidentit dune information ds lors quelle provient de 2 sources diffrentes, cest le Cross control. Par exemple: stock comptable et stock rel; Vente de produits une filiale et achat de la filiale Entres et sorties dans les bureaux et tat des heures supplmentaires. Tout cart correspond une anomalie.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

La grille danalyse des tches,

Cest un outil qui permet de dceler le cumul de fonctions incompatibles dans une procdure ou dans un service. Elle peut aussi renseigner sur les charges de travail dans un service. Elle est utilise dans lexamen des procdures, et lorganisation des services audits

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit) LA PISTE DAUDIT

Cest un outil de contrle comptable qui est devenu aujourdhui presque obligatoire en audit. Cest un ensemble de procdures internes permettant: - De reconstituer les faits de gestion dans un ordre chronologique; - De Justifier toute information en remontant du document de synthse la source par un cheminement ininterrompu et rciproquement; - De conserver les mouvements permettant dexpliquer le passage dun arrt lautre et dobtenir cette information sous une forme facilement consultable.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit) Il est prciser que la pratique de lobservation physique exige trois conditions : Lobservation ne doit pas tre clandestine ; on applique ici galement la rgle gnrale de laudit interne, celle de la transparence ; Lobservation ne doit pas tre ponctuelle, ou bien elle dure un certain temps, ou bien elle est rpte plusieurs fois ; Lobservation doit toujours tre valide car elle est incertaine, sauf le cas o elle est elle mme une validation. Lobservation physique est un outil dont dispose lauditeur et quil utilise pendant tout le droulement de la mission car tout est observable, notamment ; les biens, les documents et les comportements.

2.3. Travail sur le Terrain (Techniques et outils daudit)

Ainsi lauditeur doit assurer son rle de contrleur, cest la condition pour le dpasser et accder au rle de conseiller, de consultant interne. Ceci une question dhonntet intellectuelle ; il ne cachera ni quil va effectuer des vrifications ni quil va publier un rapport. Lauditeur perdrait toute crdibilit sil prtendait ne pas tre un contrleur, et cela jetterait le discrdit sur ses autres assertions. Lauditeur doit crer un climat de confiance en montrant une volont de la coopration et en faisant preuve dcoute sil veut que laudit lui confie ses problmes.

4. Phase de conclusion
Rdaction du projet de rapport

Tenue de la runion de clture

ETAPE S

Rdaction et Diffusion du rapport final

Rception des r rponses aux Recommandations et suivi du Rapport actions en progr progrs

4.1 Projet de rapport daudit interne

Sommaire

OSSATURE

Introduction Synthse

Mention des destinaires

Objectifs

o Prsenter les travaux des auditeurs sur le site o Prparer lordre du jour de la runion de clture

Communication du document tous les destinataires Avant la runion de clture

4.2 Runion de clture

Principe du livre ouvert

Validation des oprations daudit Points discuts au pralable

Principe de la file dattente

Audits

Responsible service

Director du service

Direction gnrale

PRINCIPES
Principe du ranking

Hirarchisation des recommandations

Principe de laction imm immdiate

Mise en oeuvre des actions correctives avant publication du rapport officiel

Rdaction du rapport dfinitif

Contenu non valid en runion de clture

Distinction Projet et Dfinitif

Pas de ractions des audits aux recommandations Pas de plan dactions

Phase de conclusion
Favoriser la pertinence des constats : Lauditeur doit tre peru comme la fois dedans et dehors : - apparatre dedans : tre intgr au corps social pour inspirer confiance. - tre dedans : simpliquer pour sentir les difficults que rencontrent les audits ; - tre dehors :sen dtacher pour identifier objectivement leurs sources et percevoir les risques non ressentis ; - apparatre dehors : Avoir une opinion diffrente des audits sans que ce ne soit peru comme une trahison.

Phase de conclusion
Assurer lobjectivit des conclusions : La matrise des outils et techniques apporte lauditeur lobjectivit dans ses constats ; elle nempche en rien les erreurs de jugement. Le jugement est bas sur les connaissances antrieures de lauditeur, cest dire sur son exprience sur le sujet audit.

Phase de conclusion
Limportant en matire de rgularit est de runir des lments probants et prsentables alors quen matire defficacit, il faudra discuter face face avec les responsables comptents pour obtenir leur point de vue. Les conclusions doivent tre valides au fur et mesure quelles sont labores, cela permet de confirmer leur pertinence par lauditeur et leur acceptabilit par les audits. Lauditeur doit faire participer laudit llaboration des conclusions, cela favorise son adhsion.

Phase de conclusion
Obtenir ladhsion des responsables : Lauditeur interne doit convaincre les responsables concerns de lexistence des faiblesses constates. Cette pratique de conviction doit se faire tout au long de la mission et enfin la runion de validation. Le but de lauditeur est que les dirigeants et les responsables sapproprient des recommandations afin den faire un projet de changement qui leur soit propre ; ce nest pas de sen faire reconnatre le mrite ni de rechercher une victoire.

Phase de conclusion
Faire aboutir les actions correctives :
Une mesure de qualit dun service dAudit est son aptitude soulever des problmes ; Une mesure de son efficacit est le nombre de recommandations non seulement acceptes mais mises en uvre. Lauditeur interne na pas de pouvoir de dcision, mais il a en revanche le devoir dinciter par tous les moyens , les responsables concerns prendre les mesures de prvention, dtection et protection quexigent les risques et dysfonctionnements rvls, et de vrifier ladquation et la ralit de ces mesures. Lauditeur doit tre jug sur ses recommandations et non sur ses constats: fabriquer pour vendre et non pour stocker.

4. Rapport daudit
1. Principes A): Pas daudit sans rapport daudit
B): Prparation dun document final C): Prsentation pralable aux audits D): Droit de rponse des audits

Rapport daudit
A): Pas daudit sans rapport daudit
Donner systmatiquement une apprciation de lenvironnement de contrle interne. Prciser le domaine dinvestigation montrant que la dmarche de lauditeur nest pas exhaustive

Rapport daudit
B): Prparation dun document final Une fois la validation gnrale du rapport, aucune modification unilatrale et posteriori nest admise.

Rapport daudit
C): Prsentation pralable aux audits Document prsent au pralable lors de la runion de synthse pour explication.

Rapport daudit
D): Droit de rponse des audits Sur le rapport lui-mme et avant la diffusion, laudit est invit communiquer ses rponses aux recommandations : chaque rponse est insre dans le rapport daudit la suite de chaque recommandation.

Rapport daudit
2. La forme
Document dinformation pour la hirarchie. Ce document prsente une argumentation claire, reposant sur lidentification prcise des risques observs ou rvls et indiquant dans leurs grandes lignes les points de faiblesse et les mesures prendre. Ce document doit galement tre un outil de travail pour les responsables audits qui vont entreprendre des actions correctives.

Rapport daudit
2. La forme
Le corps du rapport 1: cole traditionnelle Un rapport daudit interne est un document destin tre lu et non pas une somme dinformation dchiffrer sur des papiers de travail.

Rapport daudit
2: cole novatrice Enseigne que la pratique de la FRAP tant gnralise, celle-ci tant structure de faon cohrente et logique, il suffit de classer lensemble des FRAP conformment lordre annonc dans le sommaire. NB: Cette pratique nest pas sans risque dans la mesure ou la FRAP est un document abrupt, sans nuances et volontairement dpouille peut choquer le lecteur non averti. Cest pourquoi, il est suggr de ne saventurer dans cette voie que si le contexte et la culture de contrle interne le permettent.

Rapport daudit
2. La forme Une formule intermdiaire est possible et vivement recommande dans la mesure o elle prfigure les rapports daudit interne dans lavenir. On retient le principe de laccumulation des FRAP, mais la rdaction de celleci est revue et amnage.

4.3 Rapport Dfinitif

Responsable du service audit

Pour action

Communication
Direction gnrale: Information sur: sur:
Les dysfonctionnements Laccomplissement de la mission

4.3 Rapport Definitif

Structurer et Accessible (synthse et dtail) Objectif : Clair concis, utile et convaincant

Rgles respecter

Revu par un comit de lecture interne de la DAI ou par un auditeur non membre de
lquipe.

Diffusion rapide.

Objectifs de la missiom Champs d daction Proc Procdures g gnrales

CONTENU

Constats et Recommandations

Annexes

Plan d daction

4.3 Rapport Dfinitif

Page de Garde et lettre denvoi. envoi. Titre de la mission Date d denvoi du rapport Equipe daudit interne Destinataires

Sommaire Objectifs de la mission Champs d daction Liste des investigations Description de la structure audit audite A Destination de la hi hirarchie sup suprieure (deux pages maximum) Constats Recommandations Rponses aux recommandations Mention des propositions de mission Prochaine visite dans le plan d daudit Rponses aux recommandations

Introduction

Synthese o Lettre Au pr prsident sident

STRUCTURE
Corps

Conclusion non obligatoire Plan daction

Annexes

4.3 Rapport Dfinitif

REPONSES AUX RECOMMANDATIONS

ETAT DES ACTIONS DE PROGRES

COMMUNICATION

OBJECTIF

ETAPES

Direction Gnrale

Suivi des recommandations Rsultat des actions correctives.

1. Obtenir plan dactions et Evaluation 2. Missions de suivi pour sassurer de la Mise en oeuvre du plan daction.