Table des matires 1. Publipostage avec MS Word. ................................................................ .................................................................................. ..................................................

2
1.1. Cest quoi un PUBLIPOSTAGE ? ..............................................................................................2 1.2. Comment faire un exemple ? .......................................................................................................2 1.3. Avec quoi ?.....................................................................................................................................3 1.4. Prparez votre travail....................................................................................................................3 1.4.1. Vos bases de donnes................................................................................................................3 1.4.2. Votre courrier............................................................................................................................4 1.4.3. Avec Word seul. ........................................................................................................................6 1.4.4. Publipostage avec source de donnes Excel. ....................................................................... 14 1.4.5. Publipostage avec source de donnes Access. ..................................................................... 17 1.5. Remarques................................................................................................................................... 18 1.5.1. Liaison des fichiers................................................................................................................. 18 1.5.2. Utiliser une feuille Excel, une table Access.......................................................................... 18 1.5.3. Qui est le propritaire ? ........................................................................................................ 18 1.5.4. Des fichiers voyageurs ?........................................................................................................ 18 1.5.5. Et les enveloppes ? ................................................................................................................. 18 1.5.6. Fusion avec un texte ? ........................................................................................................... 19 1.5.7. Fusion avec une image ? ....................................................................................................... 19 1.5.8. Rappel des restrictions........................................................................................................... 19 1.5.9. Un avis de pro ? ..................................................................................................................... 19

1. Publipostage avec MS Word. 1.1. Cest quoi un PUBLIPOSTAGE ?

A lorigine, le publipostage a t mis au point pour faciliter le travail des secrtaires qui doivent taper et retaper continuellement la mme lettre o seules quelques donnes taient modifies. Le publipostage permet galement de crer AUTOMATIQUEMENT des sries denveloppes, par exemple, o seules les coordonnes du destinataire changent sur chaque enveloppe, les coordonnes de lexpditeur tant constantes. Le publipostage permet galement la personnalisation du courrier en permettant, par exemple, de commencer une lettre par Chre Madame Pipelette, et une seconde lettre ayant le mme contenu par Cher Monsieur Dupont, et cela de manire ENTIREMENT AUTOMATIQUE, sans autre intervention de la secrtaire que celle pour taper la premire fois la lettre et celle pour crer le publipostage proprement-dit et dalimenter limprimante en papier .

1.2.

Comment faire un exemple ?

Je vais prendre comme exemple, celui dun organisateur de courses de voitures qui contacte les personnes inscrites pour vrifier leur inscription. La lettre quil leur envoie pourrait ressembler ceci avec, en rouge, les lments qui vont tre modifis dans chacune des lettres pour une personnalisation du courrier a fait PRO. Lige, le (date du jour denvoi de la lettre) Concerne : Monsieur Dupont Jean-Marc Rue du Papillon, n 12345, 4000 LIEGE. Objet : Vrification de votre inscription. Cher Monsieur Dupont, Le prsent document vous est remis pour vrifier lexactitude des renseignements que vous nous donniez lors de votre inscription le (date de linscription). Je vous saurai gr, cher monsieur Dupont, de minformer, par retour de courrier, ou par tlphone, des inexactitudes. Vhicule : Type Marque Cylindre Vous-mme : N de licence Date de naissance du pilote Copilote (si existe) Nom du co-pilote Prnom du co-pilote Date naissance co-pilote (Type du vhicule) (Marque du vhicule) (xxx cm3) (12.12345.2005) jj-mmmm-aaaa Tournagauche Juju jj-mmmm-aaaa

Teuf Teuf Tacot Monsieur Pleingaz Jules Rue de la Cte, 999, 2355 ROULEZ

bla bla bla dautre informations bla bla bla Veuillez agrer, Cher Monsieur Dupont, lexpression de nos salutations respectueuses. Pour le Comit organisateur Le secrtaire : M. Belleplume

1.3.

Avec quoi ?

Dans ce tutorial, je vous montrerai comment tablir un publipostage partir dun courrier rdig dans MS Word et dont les donnes utilises pour complter les courriers se trouvent soit dans Word lui-mme (en cas dun usage unique et limit du publipostage), publipostage soit dans le tableur MS Excel, soit dans la base de donnes relationnelles MS Access. Nous verrons plus bas que Word cr un document dans lequel il va crer un tableau qui va contenir les donnes qui seront utilises dans le publipostage. publipostage Ce genre de tableaux nest certainement pas un modle de convivialit ni defficacit. De plus, si vous souhaitez effectuer des traitements (recherches, tris slectifs, etc.) les feuilles de calculs et autres bases de donnes relationnelles sont de loin plus efficaces. Je ne vais pas entrer dans le dtail de la cration de telles bases de donnes dans le prsent tutorial. Je vous montrerai une feuille Excel et une table Access dj remplies de donnes.

1.4.

Prparez votre travail.

1.4.1. Vos bases de donnes

Avant toute chose, il va falloir prparer votre travail consciencieusement. Chaque lment modifier dans la lettre dexemple (en rouge) devra tre identifi clairement de devra porter un nom unique pour toute la lettre. Dans un publipostage, publipostage chaque lment qui sera modifi dune lettre lautre est appel CHAMP de fusion. fusion Ces CHAMP de fusion seront complts partir de listes prtablies dans Word lui-mme, dans une feuille Excel, dans une table Access ou bien encore dans une base de donnes SQL. Cest selon vos envies, vos connaissances, les logiciels dont vous disposez, de lusage prvu des donnes et des courriers qui vous choisirez le type de base de donnes utiliser. Dans chacune des bases de donnes (dans Word, Excel ou Access), assurez-vous que chacun des CHAMPS portera un nom unique. Bien quil soit impossible de crer deux CHAMPS diffrents portant le mme nom dans une base de donne, dans les logiciels comme Excel ou Access, si vos donnes se trouvent dans deux feuilles (dans Excel) ou tables (dans Access) diffrentes dans le mme classeur (Excel) ou la mme base (Access), il est fort possible quun CHAMP de chaque feuille (chaque table) porte le mme nom ! Par exemple, dans un classeur Excel, la premire feuille appele Pilote , contient un CHAMP NOM , un autre PRENOM mais la seconde feuille appele COPILOTE contient, elle aussi, un CHAMP NOM et un autre PRENOM . Cela vous posera un lger problme lors de ltablissement de votre publipostage. publipostage Pour viter ces recherches inutiles, construisez vos bases de donnes avec attention ! Appelez les CHAMPS de la feuille pilote PNom et Pprnom par exemple et ceux des copilotes CPNom et CPPrnom . Je vais considrer que vous avez bien construit vos bases de donnes extrieures Word pour passer ltape suivante.

1.4.2. Votre courrier.

Nous allons reprendre notre lettre et nous allons la prparer pour la suite du publipostage. publipostage Chacun des lments en rouge de la lettre sera remplac par un CHAMP qui sera reli notre base de donne (Word, Excel ou Access). Pour notre facilit, je donne le mme nom pour un mme CHAMP dans chacune des trois bases de donnes tudies ici. Je remplace chaque lment en rouge dans la lettre par le nom de CHAMP que je choisis. Lige, le (date du jour denvoi de la lettre) DATE Concerne : Monsieur PTITRE Dupont PPRENOM Jean-Marc PNOM Rue du Papillon PRUE, PRUE n 12345 PNUMERO, PNUMERO 4000 PCODE LIEGE PVILLE. PVILLE Objet : Vrification de votre inscription. Cher Monsieur PTITRE Dupont PNOM, PNOM Le prsent document vous est remis pour vrifier lexactitude des renseignements que vous nous donniez lors de votre inscription le (date de linscription) IDATE. IDATE Je vous saurai gr, cher monsieur PTITRE Dupont PNOM, PNOM de minformer, par retour de courrier, ou par tlphone, des inexactitudes. Vhicule : Type Marque Cylindre Vous-mme : N de licence Date de naissance du pilote Copilote (si existe) Nom du co-pilote Prnom du co-pilote Date naissance co-pilote (Type du vhicule) TYPE (Marque du vhicule) MARQUE (xxx cm3) CYL (12.12345.2005) PLICENCE jj-mmmm-aaaa PNE Tournagauche CPNOM Juju CPPRENOM jj-mmmm-aaaa CPNE

Teuf Teuf Tacot Monsieur Pleingaz Jules Rue de la Cte, 999, 2355 ROULEZ

bla bla bla dautre informations bla bla bla Veuillez agrer, Cher Monsieur CTITRE Dupont CNOM, CNOM lexpression de nos salutations respectueuses. Pour le Comit organisateur Le secrtaire : M. Belleplume

Ma lettre va ressemble ceci : Lige, le DATE Concerne : PTITRE PPRENOM PNOM PRUE, PRUE PNUMERO, PNUMERO PCODE PVILLE. PVILLE Objet : Vrification de votre inscription. Cher PTITRE PNOM, PNOM Le prsent document vous est remis pour vrifier lexactitude des renseignements que vous nous donniez lors de votre inscription le IDATE. IDATE Je vous saurai gr, cher PTITRE PNOM, PNOM de minformer, par retour de courrier, ou par tlphone, des inexactitudes. Vhicule : Type Marque Cylindre Vous-mme : N de licence Date de naissance du pilote Copilote (si existe) Nom du co-pilote Prnom du co-pilote Date naissance co-pilote TYPE MARQUE CYL PLICENCE PLICENCE PNE CPNOM CPPRENOM CPNE

Teuf Teuf Tacot Monsieur Pleingaz Jules Rue de la Cte, 999, 2355 ROULEZ

bla bla bla dautre informations bla bla bla Veuillez agrer, Cher CTITRE CNOM, CNOM lexpression de nos salutations respectueuses. Pour le Comit organisateur Le secrtaire : M. Belleplume

Notre lettre prpare, nous pouvons passer au publipostage proprement-dit.

1.4.3. Avec Word seul.

Pour rappel, la lettre ET LES DONNEES pour le publipostage sont contenues dans Word. Cette solution est utilisable si les donnes utilises dans le publipostage ne sont pas trop importantes mais surtout si vous nutilisez cette liste quune seule fois. Si les listes doivent tre utilises pour un suivi quelconque, pour une comptabilisation, dans de futurs publipostages diffrents de celui-ci, il faudra envisager de crer une base de donne dans un autre logiciel reconnu par votre traitement de texte (Word, dans le cas qui nous occupe ici). Mais nous tudierons cela plus loin dans ce tutorial (Points 1.4.4 et 1.4.5).

1. 4. 3. 1.

Crer une LETTRE TYPE .

La premire opration effectuer lorsquon va lancer un publipostage va consister en la cration dune LETTRE TYPE . Vous vous rendez dans le menu OUTILS puis slectionnez publipostage .

Dans le masque daide au publipostage, slectionnez Crer puis publipostage LETTRE LETTRE TYPE .

Vous avez la possibilit, alors, de crer une nouvelle LETTRE TYPE ou de modifier le document dans lequel vous vous trouvez. Dans notre exemple, nous allons modifier la lettre en cours slectionnez Feuille active .

Le masque daide au publipostage se modifie et vous propose deux options au premier point : Crer (que nous venons dutiliser) et Modifier (qui va permettre de modifier une LETTRE TYPE dj cre dans laquelle nous nous trouvons). Il va falloir, maintenant, crer la base des donnes que nous utiliserons.

1. 4. 3. 2.

Crer une base de donnes dans MS WORD.

Une fois la LETTRE TYPE cre, nous allons passer au second point dans le masque daide au publipostage, publipostage savoir la cration de la base des donnes. Nous slectionnons loption Obtenir les donnes .

Ds que vous tes dans laide au publipostage, publipostage une barre doutils supplmentaire est place au-dessus de la fentre ddition

Cette barre doutils contient de nombreux boutons. De gauche droite : Insrer un CHAMP de fusion pour slectionner le CHAMP voulu dans la liste qui vous sera prsente aprs le click. Un click sur le nom du CHAMP et il sera automatiquement insr lendroit o se trouve votre curseur dans la LETTRE TYPE. TYPE Insrer un mot cl vous donne la possibilit dintroduire un mot cl d'une srie qui sont autant de commandes vers des actions particulires effectuer lors de la ralisation du publipostage. publipostage Entre autres, vous pouvez provoquer un saut vers le document suivant, ou bien provoque laffichage dun masque de saisie vous permettant dintroduire des informations la vole pour des infos qui diffrent un peu dune lettre lautre, provoque un saut conditionnel, etc. Un bouton icne avec <<>>ABC qui vous permet de bascule en mode publipostage ou en mode LETTRE TYPE. TYPE Un groupe de boutons et un compteur denregistrements qui vous permettra de vous dplacer dans les diffrentes lettres type qui composent votre document publipost. Un bouton activant le masque daide au publipostage. publipostage Vient ensuite un autre groupe de quatre boutons directement lis aux actions de publipostage : Vrifier la fusion pour vrifier si les liens sont corrects, Fusionner vers un nouveau document pour crer un nouveau document Word qui va contenir tous les courriers publiposts pour une ventuelle sauvegarde ou un archivage des courriers, Fusionner vers limprimante pour lancer limpression immdiate du publipostage (sans cration dun document de sauvegarde), et enfin un bouton Fusionner qui ouvre le masque de configuration de la fusion.

Un nouveau masque Crer une source de donnes est prsent. Par dfaut, il contient toute une srie de CHAMPS dans sa colonne de droite. Ces CHAMPS correspondent aux CHAMPS contenus dans le masque de saisie des options de fichier. Ces CHAMPS ne nous sont daucune utilit ici. Nous allons les supprimer : cliquez sur un CHAMP (colonne de droite) puis cliquez sur Supprimer un CHAMP . Rptez cette opration pour chacun des CHAMPS CHAMPS prsents dans la colonne de droite. Une fois la colonne de droite vide, nous passons ltape suivante.

Nous allons remplir la colonne de droite avec les noms des CHAMPS que nous avons choisis lors de llaboration de notre modle de LETTRE TYPE TYPE (1.4.2 Votre courrier). Dans la zone de saisie Nom du CHAMP , introduisez le nom dun des CHAMPS choisis puis cliquez sur Ajouter un CHAMP . Ce nom apparat alors dans la colonne de droite. Il est cr. Faites de mme pour chacun des noms de CHAMP CHAMP choisis lors de llaboration du courrier.

Si vous reprenez une LETTRE TYPE dj cre, vous obtenez le masque daide au publipostage suivant. Il vous donne la possibilit de crer une nouvelle source de donnes ou de modifier la source existante. Si vous voulez modifier la source existante, cliquez sur Modifier puis, dans lexplorateur de document qui vous est prsent, slectionnez le document Word qui contient la liste voulue. Vous obtenez alors louverture dun document Word qui est la liste choisie.

Vous remarquez que Word a cr pour vous un tableau (vide pour linstant) avec autant de colonnes que vous avez introduit de noms de CHAMP. CHAMP Toutes ces donnes se trouvent dans un document WORD cr automatiquement sous forme dun tableau. Ce tableau est ditable comme tout tableau cr dans Word, avec la lourdeur en prime. Vous pouvez travailler dans ce tableau comme dans nimporte lequel des tableaux dans un document Word.

Nous slectionnons, dans le masque daide au publipostage au point 2, publipostage, age loption Modifier . Nous obtenons le masque de saisie Saisie des donnes de fusion . Ce masque contient, dans la colonne de gauche, tous les CHAMPS que nous avons crs prcdemment et, en face deux, dans la colonne de droite des zones de saisie de texte encore vides. Nous allons, maintenant complter notre base de donnes en compltant chaque CHAMP constituant un enregistrement complet (le pilote, son copilote, etc.). Une fois quune srie de donnes a t saisie, cliquez sur Ajouter pour ajouter les enregistrements votre base de donnes (le tableau). Continuez de la sorte jusqu ce que tous vos enregistrements soient introduits. Si vous ouvrez le document Word qui contient votre source de donnes, vous constatez que Word a cr autant de lignes de cellules dans le tableau que vous avez introduit de sries de donnes. A ce stade, vous pouvez, si vous le souhaitez, et si vous en avez le courage, diter vousmme, manuellement le tableau (ajout de lignes, saisie des donnes dans chaque cellule, etc.).

Si une source de donnes existe dj et que vous souhaitez lutiliser, cliquez, dans la deuxime zone, sur Obtenir des donnes puis sur Ouvrir la source de donnes .

Il vous suffit de choisir, dans lexplorateur de document qui vous est prsent, la source de donnes que vous souhaitez utiliser.

Nous allons, maintenant complter notre LETTRE TYPE en y introduisant les diffrents CHAMPS que nous avons crs aux diffrents endroits prvus lors de llaboration de notre courrier. Pour ce faire, vous positionnez le curseur, dans la LETTRE TYPE, TYPE lendroit prcis o le CHAMP de fusion doit tre cr puis cliquez sur le bouton Insrer un CHAMP de fusion . La liste qui se droule alors contient tous les CHAMPS que vous avez crs dans la source de donnes choisie. Cliquez sur le nom du CHAMP voulu et celui-est est instantanment positionn. Si comme moi, vous recopiez lbauche de votre courrier pour raliser la LETTRE TYPE, TYPE mettez en surlign le mot (le nom du CHAMP que nous avons choisi lors

de llaboration du courrier) qui devra tre remplac par le CHAMP. CHAMP Rptez ces actions pour chacun des CHAMPS de la LETTRE TYPE. TYPE Il est possible davoir placer plusieurs fois un mme CHAMP dans une LETTRE TYPE. TYPE Cest tout fait possible. Il suffit de placer son nom diffrents endroits dans la lettre. Une fois tous les CHAMPS installs, vous devriez obtenir un document ressemblant ceci. Chaque CHAMP de fusion apparat sur fond gris comme ceci : NOM DU CHAMP . Ce sont les liens vers votre base de donnes.

Lorsque vous avez termin ltablissement des liens entre votre source de donnes et votre LETTRE TYPE, TYPE il vous suffit de lancer la fusion. Toujours dans le masque daide au publipostage, publipostage la troisime zone vous permet de lancer la fusion, cest dire la cration des diffrentes lettres cres partir de votre LETTRE TYPE et votre source de donnes. Word va crer autant de lettres quil y a denregistrements dans votre source de donnes. Toutes les lettres cres au moyen du publipostage se retrouvent, ensemble, soit dans un nouveau document, soit envoyes vers limprimante, soit envoye vers la messagerie lectronique, selon votre choix prcdent.

Lige, le 20 mai 2005 Concerne : Monsieur Rouletabille Guy du Pont, 87 4000 Lige Objet : Vrification de votre inscription. Cher Monsieur Rouletabille, Le prsent document vous est remis pour vrifier lexactitude des renseignements que vous nous donniez lors de votre inscription le 01/12/2003. Je vous saurai gr, cher Monsieur Rouletabille, de minformer, par retour de courrier, ou par tlphone, des inexactitudes. Vhicule : Type Marque Cylindre Vous-mme : N de licence Date de naissance du pilote Copilote (si existe) Nom du co-pilote Prnom du co-pilote Date naissance co-pilote 4x4 Azur Volvo 3000 cc 111.12345.2005 12/10/1987 Lacarte Jules 23/08/1985

Les lettres publipostes ressemblent ceci. Si vous ne souhaitez pas imprimer toutes les lettres (un changement de dernire minute, choisissez de lancer la fusion dans un nouveau document). Vous pourrez ainsi supprimer les lettres que vous ne souhaitez pas imprimer ou bien archiver vos lettres.

Teuf Teuf Tacot Monsieur Pleingaz Jules Rue de la Cte, 999, 2355 ROULEZ

bla bla bla dautre informations bla bla bla Veuillez agrer, Cher Monsieur Rouletabille, lexpression de nos salutations Nous avons termin le publipostage avec une source de donnes cre dans Word.

1.4.4. Publipostage avec source de donnes Excel.

Vous pouvez utiliser MS EXCEL comme source de donnes pour raliser votre publipostage publipostage parce que vous avez cr un classeur Excel avec lequel vous effectuez dautres oprations de gestion et de suivi de vos pilotes, par exemple.

1. 4. 4. 1.

Crer une base de donnes dans MS EXCEL.

Dans mon exemple, jai plac tous les renseignements dans une seule feuille nomme Pilotes . Vous devez veiller ce que chaque colonne qui va contenir vos donnes de publipostage au sein du classeur Excel soit nomme de manire univoque pour vous permettre ensuite de rcuprer ces noms comme noms des CHAMPS de fusion.

1. 4. 4. 2.

Lier la page type avec la feuille MS EXCEL.

Une fois votre courrier rdig comme expliqu plus haut jusquau point 1.4.3.1 CRER UNE LETTRE TYPE, nous allons lier la lettre type notre source de donnes contenue dans un classeur Excel. Pour ce faire, comme prcdemment, nous allons lancer le publipostage. publipostage Dans le menu OUTILS , cliquez sur Publipostage. Publipostage

Dans le masque Aide au publipostage , cliquez sur Obtenir les donnes puis Ouvrir la source de donnes .

Dans lexplorateur de fichier qui vous est prsent, vous slectionnez laffichage des fichiers Excel puis slectionnez le classeur Excel qui contient vos donnes. Vous obtenez le masque suivant qui vous demande sil faut ouvrir la feuille entire. Cliquez sur OK.

Le masque suivant vous est prsent qui vous signale que le document principal ne contient pas de CHAMP de fusion. Cest normal puisque nous ne les avons pas encore installs ! Word vous propose donc de modifier le document principal cest--dire votre LETTRE TYPE. TYPE Cliquez sur le bouton pour valider la modification du document. Si votre classeur Excel ne contient quune seule feuille contenant vos donnes pour le publipostage, publipostage pas de problme, cest cette feuille qui sera ouverte. Mais si votre classeur EXCEL contient plusieurs feuilles dont celle(s) qui contient vos donnes, alors Word ouvrira TOUJOURS la PREMIERE feuille de votre classeur EXCEL. Si vous slectionnez une autre feuille contenant des donnes dans ce classeur (en cliquant sur longlet du classeur puis, dans le classeur, sur le nom de la feuille voulue), Word vous rserve une petite surprise. Vous ntes pas oblig de fermer la fentre Excel, un click sur la fentre de votre document suffit pour revenir votre lettre type. Mais voil le ppin ! Alors que vous avez bien slectionn la bonne feuille de donnes pour votre publipostage, Word sobstine mettre votre disposition les titres des colonnes de la PREMIERE FEUILLE DU CLASSEUR mais en tenant compte du nombre de colonnes de la bonne feuille. Si vous avez 10 colonnes utilises dans la premire feuille du classeur et que vous slectionnez la seconde feuille du classeur qui, elle, ne contient que 4 colonnes utilises, alors dans la liste des champs de fusion, vous nobtiendrez que les 4 premires colonnes de la premire feuille du classeur Excel !

Lorsque vous avez cliqu sur Modifier le document principal , vous devez positionner votre curseur lendroit o vous insrez un CHAMP de fusion (ou slectionnez le mot qui doit tre remplac par ce CHAMP de fusion, comme dans mon exemple). Vous cliquez ensuite sur le bouton Insrer un CHAMP de fusion , dans la barre doutils, qui vous prsente la liste des noms de colonnes trouves dans la feuille Excel qui vous sert de source de donnes. Un click sur le nom du CHAMP linsre automatiquement dans votre LETTRE TYPE. TYPE Vous placez tous vos CHAMPS de fusion aux endroits voulus.

Je ne saurai que vous conseiller de lancer la fusion VERS UN NOUVEAU DOCUMENT lorsque vous venez de crer un nouveau publipostage, cela vous permet de ne pas gaspiller de papier au cas o vous auriez commis une erreur de positionnement de vos champs de fusion.

1. 4. 4. 3.

Lier la page type avec 2 feuilles MS EXCEL.

Si vos donnes sont places sur plusieurs feuilles, il vous faudra imprativement placer les colonnes contenant les CHAMPS de fusion dans le PREMIERE FEUILLE du classeur !

1.4.5. Publipostage avec source de donnes Access.

1. 4. 5. 1. Crer une base de donnes dans MS ACCESS.

Il est galement possible dutiliser la base de donnes relationnelle ACCESS de la mme manire que le tableau WORD et le classeur EXCEL. Vous crez votre base de donnes contenant au moins une table pour vos donnes de fusion.

1. 4. 5. 2.

Lier la page type avec la table MS ACCESS.

Tout comme pour Excel, vous slectionnez la source de donnes aprs avoir transform votre document en LETTRE TYPE. TYPE A la diffrence dExcel, vous avez la possibilit de choisir quelle table contient vos donnes de fusion ou quelle requte Access vous restitue les donnes de fusion.

Vous constatez que la liste des CHAMPS de fusion disponibles correspond exactement avec tous les CHAMPS contenus dans la table Access slectionne.

1.5.

Remarques

1.5.1. Liaison des fichiers.

Lorsque vous crez un publipostage publipostage, tage votre LETTRE TYPE, TYPE dans Word va ouvrir le document qui contient votre source de donnes, que ce soit un document Word, une feuille de calcul Excel ou une table de Access. Cet appel est automatique ds quun publipostage a t cr. La source de donnes sera AUTOMATIQUEMENT ferme en mme temps que la LETTRE TYPE qui lutilise. En fait, votre LETTRE TYPE a tabli des liens dits OLE DYNAMIQUE vers la source de donnes. Ce type de lien permet de lire, de modifier le contenu dun fichier SANS QUE LE LOGICIEL QUI A PERMIS DE LE CRER NE SOIT EXECUTE. Cest--dire que si votre source de donnes est une feuille de calcul Excel ou une base Access, vous pourrez voir, lire et modifier les donnes y contenues, utiliser ces donnes pour votre publipostage, publipostage mais la fermeture du document Word (votre LETTRE TYPE, TYPE la feuille Excel, la base de donnes Access, sera ferme et une sauvegarde en cas de modification sera propose). Vous navez pas rellement ouvert lapplication qui a cr la source de donnes. Cest un peu comme si vous regardiez dans le classeur Excel ou la table dans la base Access, par le trou de la serrure, sans ouvrir la porte. Et comme cest WORD qui dtient les cls de la maison, lorsquil se ferme, vous navez plus accs aux trous de serrures des portes !

1.5.2. Utiliser une feuille Excel, une table Access.

Si aprs avoir ralis votre publipostage, publipostage vous voulez retravailler votre classeur Excel, il vous faut imprativement lancer Excel lui-mme et appeler ce classeur. Il en va de mme avec la base de donnes Access et ses tables.

1.5.3. Qui est le propritaire ?

CHAQUE LETTRE TYPE CHARGERA SA SOURCE DE DONNEES et rien quelle ! Si deux lettres types utilisent une mme source de donnes, chacune des lettres type ouvrira une instance (copie) de sa source de donne. Dans ce cas douverture de plusieurs copies de la source de donnes en mme temps, il ne vous sera plus possible de modifier la source de donnes depuis une des lettres types.

1.5.4. Des fichiers voyageurs ?

Si par malheur ou distraction, vous dplacez le fichier qui contient vos donnes de publipostage, publipostage le document ne le trouvera plus et il vous demandera de lui indiquer o se trouve, maintenant le document source de donnes. Cest pourquoi IL VAUT MIEUX ENREGISTER LA SOURCE DE DONNEES DANS LE MEME DOSSIER QUE LA LETTRE TYPE. TYPE

1.5.5. Et les enveloppes ?

Toutes les explications ci-dessus sont totalement applicables la ralisation dun publipostage sur des enveloppes dexpdition pour le courrier. Lorsque vous avez cr votre lettre, il vous faut crer une enveloppe partir du menu OUTILS/Enveloppes et tiquettes . Dans le masque de saisie ( gauche), vous slectionnez longlet Enveloppes (il vous est propos par dfaut) puis cliquez sur Ajouter au document pour ajouter lenveloppe votre LETTRE TYPE. TYPE Il ne vous reste plus qu insrer les CHAMPS de fusion aux endroits stratgiques, comme dans ce qui deviendra la LETTRE TYPE. TYPE

Une fois la lettre et son enveloppe cres, il vous suffira de crer la LETTRE TYPE et dy placer les CHAMPS de fusion ainsi que ceux de lenveloppe.

1.5.6. Fusion avec un texte ?

Il est galement possible de fusionner votre document avec des textes entiers (ou un paragraphe de texte) au lieu dun simple nom ou une courte phrase. Il vous suffit dinclure le ou les textes dans votre base de donnes que vous utilisez pour votre publipostage, publipostage votre fusion, dans un CHAMP comme vous lavez fait avec les noms, prnoms, rue, etc. puis de placer le nom de ce CHAMP lendroit voulu dans votre courrier.

1.5.7. Fusion avec une image ?

Vous pouvez aussi provoquer la fusion de votre document avec des images, mais cela est un peu plus complexe. Je nai pas russi le raliser en utilisant comme source de donnes. Mais avec Excel et Access, cela est relativement facile. Comme pour les autres donnes de fusion, vous crez une CHAMP pour la fusion dans votre fichier source (feuille Excel ou table dans Access) et vous crez un lien OLE vers limage correspondant lenregistrement. Si un enregistrement na pas dimage incorporer, vous laissez ce CHAMP vide, dans la source de donnes, tout simplement. Ltablissement dun lien OLE nest pas abord ici.

1.5.8. Rappel des restrictions.

Pour raliser, et russir un publipostage, publipostage ne perdez pas de vue ces quelques points importants : 1. Une source de donnes cre dans Word nest pas conviviale et restera limite au document en cours lutilisation de cette source dans un nouveau document ncessitera une nouvelle cration de la source de donnes. 2. Il nest pas possible ( ma connaissance) de crer des liens OLE dans une source de donnes cre dans Word. 3. Une source de donne cre dans Word est incluse dans le document lui-mme un seul document est donc ncessaire. 4. Une source de donnes cre dans Excel doit se trouver dans la premire feuille du classeur. 5. Il nest pas possible dutiliser, simultanment, deux feuilles diffrentes dun mme classeur. 6. Il nest pas possible dutiliser deux classeurs diffrents, simultanment. 7. Une source de donnes cre dans Excel est dune utilisation relativement conviviale. Elle peut faire partie dun classeur plus complexe sous rserve du point 4 ci-dessus. 8. Le classeur Excel peut tre utilis dautres fins que le seul publipostage et il est compltement exploitable dans Excel, indpendamment de Word. 9. Une source de donnes cre dans Access peut contenir plusieurs tables dans lesquelles les diffrents CHAMPS de fusion vont se trouver. Comme ces tables font partie de la mme base de donnes, ils sont accessibles pour le publipostage sous la rserve que la collecte des donnes soit faite via une requte. 10. Les points 7 et 8 ci-dessus sont applicables une source de donnes cre avec Access.

1.5.9. Un avis de pro ?

Excel est un tableur. Un tableur est une SUPER CALCULATRICE source de donnes NOM ARITHMETIQUE. Excel nest pas la meilleure solution pour grer un

Access est une base de donnes relationnelles. Une base de donnes relationnelles est un SUPER GESTIONNAIRE dinformations de tous genres cest lidal pour classer, trier des flots de donnes varies, PAS POUR FAIRE DES CALCULS. Papy Octet pour TPLPC Mai 2005