Bo 24 2005 Tri Archiv

Texte adress aux prftes et prfets ; aux directrices et
directeurs des archives dpartementales ; aux rectrices

et recteurs dacadmie ; aux prsidentes et prsidents
duniversit ; aux inspectrices et inspecteurs dacadmie,
directrices et dircteurs des services dpartementaux
de lducation nationale ; aux prsidentes et prsidents
des conseils rgionaux ; aux prsidentes et prsidents
des conseils gnraux ; aux maires
Instruction de tri et de conservation pour les
archives reues et produites par les services
et tablissements concourant lducation
nationale (rectorats, inspections acad-
miques, tablissements denseignement
suprieur, tablissements publics locaux
denseignement, coles, tablissements
denseignement adapt et spcialis, services
scolaires des collectivits territoriales, centres
de formation et dapprentissage)
Textes officiels
- Code du patrimoine (Livre II consacr aux
archives) et dcrets dapplication, notamment
dcret n 79-1037 du 3 dcembre 1979.
- Circulaire du Premier ministre NOR :
PRMNX0105139C du 2 novembre 2001 relative
la gestion des archives dans les services et
tablissements publics de ltat.
Textes intgrs la prsente instruction
- Arrt du 25 septembre 1985 relatif aux
modalits de dpt des thses.
- AD 82-4 du 21 dcembre 1982 portant
instruction sur larchivage des dossiers et des
copies des concours administratifs.
- AD 88-8 du 7 septembre 1988 relative la
conservation et larchivage des dossiers des
commissions de lducation spciale.
- AD 95-1 du 27 janvier 1995 (cf. FP/3 1821 du
20 octobre 1993)
Rfrences antrieures annules
- Circulaire 70-215 du 28 avril 1970 (BOEN
n20 du 14 mai 1970, p. 1617-1626) et AD 70-5
du 26 mai 1970 relatives aux archives de
lducation nationale : rectorats, inspections aca-
dmiques, tablissements denseignement
suprieur, tablissements denseignement du
second degr, coles primaires, coles mater-
nelles et tablissements denseignement spcial.
- AD 70-1058 du 17 juin 1970 relative au choix
des tablissements denseignement du second
VI
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
INSTRUCTION DE TRI
ET DE CONSERVATION
POUR LES ARCHIVES REUES
ET PRODUITES PAR LES
SERVICES ET TABLISSEMENTS
CONCOURANT LDUCATION
NATIONALE
Instruction n 2005-003 du 22-2-2005
NOR : MENA0501142J
RLR : 109-1
MEN - DPMA - MCC
TRI ET CONSERVATION
DES ARCHIVES CONCERNANT
LDUCATION NATIONALE
VII
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
degr appels verser leurs archives aux archives
dpartementales. Cette circulaire prvoyait de
slectionner quelques tablissements devant
verser leurs archives dfinitives aux archives
dpartementales. La nouvelle instruction vise
dsormais tous les tablissements. Cependant,
on sefforcera de prserver les liens privilgis
qui ont pu tre tisss entre archives dparte-
mentales et tablissements autrefois slection-
ns comme services versants.
- Note AD 86/157 du 5 janvier 1973 relative aux
archives des tablissements denseignement
suprieur : dossiers mdicaux des tudiants.
- AD 75-1 du 26 fvrier 1975 (BOEN du 2 jan-
vier 1975, p. 104-109) relative aux archives des
services et tablissements de lducation : tri et
conservation des documents concernant les
examens et les bourses.
- Note AD 18460/8400 du 30 octobre 1980
relative au versement des archives de lensei-
gnement : coles normales dinstituteurs et
dinstitutrices, 21 aot 1980, p. 3007-3010.
Pourquoi une instruction nouvelle ?
Laugmentation du nombre des lves et des
tudiants a conduit un accroissement in-
contestable de la masse des documents produits
par les services et tablissements concourant
lducation nationale. Par ailleurs lvolution
lgislative, rglementaire et administrative a
abouti certains transferts de comptences.
Pour faciliter le fonctionnement quotidien des
services dans la gestion de leurs archives
courantes
(1)
et intermdiaires
(2)
et dans le but
dassurer dans les meilleures conditions la
conservation des archives dfinitives
(3)
ncessaires la recherche historique et scienti-
fique, le ministre de lducation nationale de
lenseignement suprieur et de la recherche et
le ministre de la culture et de la communica-
tion ont dcid dentreprendre la refonte des
dispositions relatives au traitement des archives
des services de lducation nationale qui sap-
puient actuellement sur les circulaires et notes
cites en rfrence, datant, pour les plus impor-
tantes, de 1970.
La circulaire du Premier ministre du 2 novembre
2001 relative la gestion des archives dans les
services et tablissements publics de ltat
prvoit que la gestion des archives interm-
diaires doit tre assume par un service ou une
cellule spcifique, qui doit apparatre claire-
ment dans lorganigramme et tre plac un ni-
veau lui permettant dexercer efficacement sa
mission.
Il est rappel que le versement des archives
dfinitives ou historiques auprs des services
comptents - archives dpartementales ou
Archives nationales notamment - revt un
caractre obligatoire au terme du code du patri-
moine (livre II) et du dcret n79-1037 du 3 d-
cembre 1979.
Les textes antrieurs, en particulier les circu-
laires de 1970, sont donc annuls par ces nou-
velles instructions qui valent pour les archives
postrieures 1970. Les textes prcdents pres-
crivaient le versement intgral des documents
antrieurs 1940. Si certains gisements
darchives nont pas encore t verss, ceux-ci
devront faire lobjet dun versement dans les
plus brefs dlais ; exception faite des dossiers
personnels pour lesquels la DUA
(4)
est longue
(90 ans).
Mthode de travail adopte
Coordonn par la direction des Archives de
France, un groupe de travail constitu de repr-
sentants des services producteurs
(5)
des docu-
ments et de professionnels des archives des
deux ministres a men, depuis la fin du
premier semestre 2001, une rflexion sur lva-
luation, la slection et la collecte des archives de
lducation nationale.
La mthodologie retenue privilgie une approche
thmatique, dpassant la traditionnelle notion
de service producteur des documents afin de
prendre en compte, de manire transversale,
lensemble des services qui concourent ldu-
cation nationale quel que soit le niveau densei-
gnement considr : enseignement scolaire,
enseignement suprieur ou ducation perma-
nente. Les services darchives, en particulier les
VIII
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
archives dpartementales et la mission des
Archives nationales auprs du ministre de
lducation nationale, pourront dcliner cette
instruction de tri et de conservation en autant de
tableaux de gestion que de besoin.
Plan de linstruction de tri et de
conservation
La dmarche du groupe de travail a abouti
dfinir six thmes composant chacun un
chapitre du tableau de tri :
1 - Politique gnrale, administration et
valuation
2 - Vie scolaire et universitaire, dispositifs
particuliers de formation
3 - Examens et concours
4 - Sant et aide sociale
5 - Finances et comptabilit
6 - Btiments
(1) Archives courantes
Dans le cycle de vie des archives, documents qui sont
dutilisation habituelle et frquente pour lactivit
des services, tablissements et organismes qui les ont
produits et reus, et qui sont conservs pour le traitement
des affaires.
(2) Archives intermdiaires
Dans le cycle de vie des archives, documents qui,
ntant plus dusage courant, doivent tre conservs
temporairement, pour des besoins administratifs
ou juridiques (y compris les documents qui aprs tri
seront conservs comme des archives dfinitives).
(3) Archives dfinitives
Dans le cycle de vie des archives, documents qui, ayant
subi des tris, ne sont plus susceptibles dlimination,
par opposition aux archives courantes ou intermdiaires,
et qui sont conservs pour les besoins de la gestion
et de la justification des droits des personnes physiques ou
morales, publiques ou prives, et pour la documentation
historique de la recherche.
(4) Dure dutilit administrative (DUA)
Dure lgale ou pratique pendant laquelle un document
est susceptible dtre utilis par le service producteur
ou son successeur, au terme de laquelle est applique
la dcision concernant son traitement final. Le document
ne peut tre dtruit pendant cette priode qui constitue
sa dure minimale de conservation.
(5) Producteur (darchives)
Personne physique ou morale, publique ou prive,
qui a produit, reu et conserv des archives dans
lexercice de son activit.
En attendant la promulgation dun texte spci-
fique plus dtaill, les dossiers de personnel de
lducation nationale sont traiter selon les
modalits prvues par la circulaire AD 95-1 du
27 janvier 1995 (tri et conservation des dossiers
de personnel des services dconcentrs de ltat
et des collectivits territoriales).
Documents lectroniques
Les rgles de tri et de conservation prsentes
dans le tableau joint doivent valoir quel que soit
le support des archives. Elles valent, en particu-
lier pour les archives lectroniques. Cet archi-
vage est dautant plus ncessaire que ces
nouveaux objets dinformation que constituent
les bases de donnes seront, pour les cher-
cheurs, des sources dont les potentialits d-
passent de beaucoup les anciens outils, tant par
le volume de donnes stockes ou les facilits
de traitement que par la structuration de linfor-
mation, autour de rfrentiels que linforma-
tique a permis de dvelopper.
Comme le rappelle la circulaire du Premier
ministre du 2 novembre 2001, en matire
darchives lectroniques les agents chargs de
la gestion des archives intermdiaires doivent
notamment sassurer, dans le respect de la loi
n78-17 du 6 janvier 1978 relative linforma-
tique, aux fichiers et aux liberts, que la concep-
tion des traitements informatiques mis en
uvre permettra de conserver durablement les
donnes dans les dlais fixs par les instructions
relatives la dure dutilit administrative et au
sort final des documents. Ils sassurent que les
documents numriques verser prsentent
toutes les garanties dauthenticit et sont
accompagns de lensemble des mtadonnes
indispensables lexploitation ultrieure des
donnes.
Objectif poursuivi par les tableaux
darchivage
Lobjectif de ces outils est de faciliter, confor-
mment ce qua rcemment rappel la circu-
laire du Premier ministre du 2 novembre 2001,
une bonne gestion des archives courantes et
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
IX
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
intermdiaires-responsabilit qui revient au
producteur des documents-, ainsi quune
collecte slective et raisonne des archives
historiques lexpiration des dlais dutilit
administrative des documents. Il est donc
indispensable que chaque responsable dta-
blissement ou de service prenne soin de dsi-
gner au sein de ses collaborateurs un responsa-
ble des archives courantes et intermdiaires de
ltablissement.
Utilisation des tableaux darchivage
Les tableaux darchivage joints la prsente
instruction se lisent comme suit.
Une colonne est consacre la typologie des
documents produits ou reus par les services et
tablissements concourant lducation. Lui
fait suite une colonne qui indique la dure
dutilit administrative (DUA) ; cette dure
correspond au temps pendant lequel les docu-
ments doivent tre conservs dans les locaux
des tablissements ou services producteurs en
tant quarchives courantes ou intermdiaires
ncessaires la bonne marche desdits tablis-
sements et services. Enfin, la colonne sort final
prcise ce que deviennent les documents analyss
lissue de la DUA.
Ce sort final peut tre :
- la destruction, indique par la lettre D. La liste
des documents arrivs au terme de leur DUA et
dont le sort final est la destruction doit tre reprise
brivement dans un bordereau dlimination
quil convient de faire viser par le directeur des
archives dpartementales territorialement
comptent avant de procder la destruction
matrielle des pices (dcret n79-1037 du 3 d-
cembre 1979, article 16) ;
- le versement aux archives dpartementales,
indiqu par la lettre C.Les typologies docu-
mentaires concernes ont t identifies com-
me la part historique de la production darchi-
ves de ltablissement ou service concern et
sont conserves pour la documentation histo-
rique de la recherche. Celles-ci doivent tre
verses lissue de la DUA aux archives
dpartementales territorialement comptentes.
Le responsable des archives courantes et inter-
mdiaires de ltablissement ou du service
coordonnera, aprs avoir pris lattache des
archives dpartementales, llaboration dun
bordereau de versement rcapitulant les docu-
ments qui seront alors pris en charge par les
archives dpartementales (dcret n79-1037 du
3 dcembre 1979, article 18) ;
- enfin, le tri, indiqu par la lettre T. Il signifie
que les documents doivent tre tris avant
versement, en fonction des remarques figurant
dans la colonne Observations. Il est rappel que
les tris suggrs sont des minima de conserva-
tion ; le directeur darchives comptent peut
choisir de conserver plus de documents lissue
des dlais dutilit administrative et au moment
des versements pour tenir compte, par exemple,
dun dficit de versements antrieurs de lta-
blissement ou du service concern.
La dernire colonne prcise le service ou lta-
blissement susceptible de dtenir les dossiers
concerns.
valuation et perspectives davenir
Le ministre de la culture et de la communication
(direction des Archives de France) et le ministre
de lducation nationale, de lenseignement
suprieur et de la recherche valueront limpact
de cette instruction deux ans aprs son entre en
vigueur. Elle fera lobjet de mises jour en
fonction de lvolution des services.
Nous vous remercions dassurer la diffusion de
la prsente instruction auprs des services et
tablissements concerns placs sous votre
autorit et vous prions de nous faire connatre
toute difficult qui pourrait survenir dans son
application.
Le ministre de lducation nationale,
de lenseignement suprieur et de la recherche
Franois FILLON
Le ministre de la culture et de la communication
Renaud DONNEDIEU DE VABRES
X
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
PLAN DU CHAPITRE 1
1 - Politique gnrale, administration et valuation
1.1 Politique gnrale
1.1.1 Dfinition et coordination de la politique gnrale
1.1.2 Programmes
1.1.3 Organisation de la carte scolaire
1.1.4 Projets pdagogiques
1.1.4.1 Enseignement scolaire
1.1.4.2 Enseignement suprieur
1.1.4.3 Dispositifs particuliers dinsertion-formation : CLIPA, MOREA
1.2 Administration
1.2.1 Courrier, agendas et organigrammes
1.2.2 Circulaires et textes officiels
1.2.3 Organes dlibratifs ou consultatifs
1.2.3.1 lections
1.2.3.1.1 Enseignement scolaire
1.2.3.1.2 Enseignement suprieur
Annexe : tri effectuer dans un dossier dlection type
1.2.3.2 Fonctionnement des conseils, commissions, comits
1.2.3.2.3 Autres tablissements rattachs ou sous tutelle
1.2.3.2.4 Autres conseils ou commissions
1.2.4 Contentieux
1.2.5 Communication et relations publiques
1.2.6 Distinctions honorifiques
1.3 Contrle, valuation et statistiques
1.3.1 Contrle des tablissements
1.3.2 valuation et statistiques
1.3.2.1 Enqutes statistiques
1.3.2.2 Enqutes dvaluation du niveau des lves
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XI
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
Type de documents DUA Sort
final
Observations chelon
concern
1.1 Politique gnrale
1.1.1 Dfinition et coordination de la politique gnrale
Programmes ministriels de poli-
tique gnrale
Dure de
validit
C MENESR
Plan national de formation, plans
acadmiques de formation (annuels)
Dossiers prparatoires, comptes
rendus de runions, maquettes,
documents dfinitifs
1 an C MENESR
Rectorat
Projets dacadmie Dure de
validit
C Dossiers thmatiques des
cabinets.
Rectorat
Documents prparatoires la mise
en place du contrat de plan tat/r-
gion dans son volet ducatif
10 ans C Dans la collection du ministre,
ne conserver que les expertises.
MENESR
Rectorat
EES
Prfecture
de rgion
Rgion
Dossiers des universits (compo-
santes et services) et statuts des
tablissements denseignement
suprieur
Dure de
validit
C MENESR
Rectorat
EES
Dossiers de rentres scolaires 5 ans C MENESR
EES
Rectorat
IA
EPLE
coles
Comptes rendus de runions
(runions de directeurs du ministre,
confrences des recteurs, runions
des inspecteurs dacadmie,
runions en prfecture...)
5 ans C MENESR
Rectorat
IA
Prfecture
Dossiers de classement en zone
dducation prioritaire retenus
ou non retenus
5 ans C MENESR
Rectorat
IA (parfois)
1.1.2 Programmes
Dossiers prparatoires, dossiers
de sances des diffrents conseils
(Conseil suprieur de lducation,
Conseil national des programmes,
Conseil de lenseignement gnral
et technique, Conseil national de
lenseignement suprieur et de la
recherche, conseils acadmiques
de lducation nationale, conseils
dpartementaux de lducation
nationale, conseils dtablisse-
ments denseignement suprieur)
Dure
du pro-
gramme
C Conserver les collections du
ministre. Conserver la collection
des CAENet CDEN des rectorats
et IA, dtruire les collections
des prfectures et collectivits
territoriales.
MENESR
et les
diffrents
conseils
XII
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
1.1.2 Programmes (suite)
Programmes publis dans les
hors-sries du Bulletin officiel
Dure
du pro-
gramme
C
en tant
que de
besoin
Conserver la collection du
ministre.
MENESR
Habilitation des diplmes nationaux
- Maquettes
- Arrts ministriels dhabilitation
dlivrer le diplme
- Modalits des contrles continus
de connaissances
- Historique des habilitations
Dure
de vie du
diplme
C
C
T
C
Cette habilitation concerne gale-
ment les tablissements privs.
Garder chaque exemplaire diffrent.
Le conserver quand il existe.
MENESR
EES
Habilitation pour le contrle en
cours de formation dans les lyces
professionnels, CFA et sections
professionnelles :
- dossier de demande dhabilita-
tion (description de lquipe ensei-
gnante, des structures pdago-
giques, des entreprises daccueil,
rapport dinspection, avis du
recteur)
5 ans C Rectorat
Matriaux pdagogiques :
- dossiers dlaboration et de fabri-
cation de matriels pdagogiques
5 ans T Tri slectif en fonction de lintrt
des dossiers.
coles
EPLE
CFA
Rectorat
IA
EES
INRP
CNDP
CRDP
CDDP
- listes des manuels en usage Dure de
validit
de la liste
ou
dusage
des
matriels
C Conserver ces listes lorsquelles
existent.
- autres matriels : panneaux
Rossignol, vidos, etc.
T Tri slectif.
1.1.3 Organisation de la carte scolaire
Demandes douverture de classe,
de section, de formation : rapports
des inspecteurs,
correspondance, dlibrations
des conseils, arrts et dcisions
douverture ou de fermeture
5 ans C Rectorat
IA
Collectivits
territoriales
1.1.4 Projets pdagogiques
Projets dcole, projets dtablisse-
ment denseignement secondaire,
projets daction ducative (PAE)...
Dure de
validit
du projet
C coles
EPLE
Rectorat
IA
Contrats ducatifs locaux Dure du
contrat
C Rectorat
IA
Communes
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XIII
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
Contrats quadriennaux
- projets dtablissement
- expertises du ministre-contrat
dtablissement
- bilans du contrat
10 ans C Dans la collection du ministre,
ne conserver que les expertises.
MENESR
EES
1.1.4.3 Dispositifs particuliers dinsertion-formation : CLIPA, MOREA,...
Projets pdagogiques 10 ans C tablisse-
ments
1.2 Administration
1.2.1 Courrier, agendas et organigrammes
Chronos de courrier 5 ans TS Conserver tout ou partie des
chronos des cabinets ministriels,
recteurs, inspecteurs dacadmie,
prsidents duniversits et mdia-
teurs.
Cahiers denregistrement
du courrier
5 ans TS
Agendas des chefs dtablisse-
ments, des secrtaires gnraux,
des inspecteurs, des recteurs, etc.
5 ans TS
Planning de rservation de salles 1 an D
Organigrammes, listes des
personnels
5 ans C
1.2.2 Circulaires et textes officiels
Circulaires, instructions, notes
du ministre, du recteur,
de linspecteur dacadmie, etc.
Dure de
validit
C Une collection complte doit tre
conserve chez le producteur,
si possible dans les cabinets,
secrtariats gnraux, etc., surtout
pour les textes qui ne paraissent
pas au Bulletin officiel du ministre.
Tous
services
Bulletin officiel de lducation
nationale
Dure de
validit
C ou D Les rectorats peuvent conserver
leur collection. Le ministre
conserve une collection complte.
Une collection provenant dun
service de lducation nationale
doit tre dpose aux archives
dpartementales si celles-ci nen
sont pas par ailleurs destinataire
rgulier au titre de leur biblio-
thque administrative.
Tous
services
XIV
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
1.2.3 Organes dlibratifs ou consultatifs
1.2.3.1 lections
lections aux diffrents conseils,
confrences, comits, commis-
sions, avec la participation
dlves : conseil dcole, conseil
dadministration et autres conseils
(dlgus de classes, confrence
des dlgus des lves, conseil de
la vie lycenne, conseil acadmique
de la vie lycenne, ...).
Durant 2
mandats
T Conserver les dossiers des annes
scolaires se terminant en 0 et 5.
coles
EPLE
Rectorat
lections aux diffrents conseils,
confrences, comits, commissions
avec participation dtudiants :
conseil dadministration - CA -
et autres conseils (conseil des tudes
et de la vie universitaire - CEVU -,
conseil scientifique - CS -,
conseil dUFR, conseil de dparte-
ment, conseil de laboratoire, ...)
Durant 2
mandats
T Conserver les dossiers en oprant
un tri lintrieur comme dtaill
ci-dessous.
EES
Annexe : tri effectuer dans un dossier dlection type
Professions de foi 1 an C
Bulletins de vote 3 mois T Conserver un exemplairedes
bulletins de vote.
Circulaires dorganisation Durant 2
mandats
D
Arrts dorganisation Durant 2
mandats
D
Listes lectorales Durant 2
mandats
D
Procs-verbaux de dpouillement :
- second degr : procs-verbaux
dans les tablissements et synthses
des procs-verbaux au rectorat
et linspection acadmique
- suprieur : procs-verbaux par
bureau de vote
Durant 2
mandats
Durant 2
mandats
T
T
Conserver les procs-verbaux
dun mandat sur deux dans
ltablissement.
Conserver les synthses des
dpouillements.
Conserver les procs-verbaux
uniquement sil sagit de CA, CS,
CEVU, et conseils dUFR et les
conserver 1 mandat sur 2 pour
les autres organes de dlibration.
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XV
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
1.2.3.2 Fonctionnement des conseils, commissions, comits
Conseils dcoles et conseils dad-
ministration des collges, lyces,
tablissements rgionaux densei-
gnement adapt (EREA) : procs-
verbaux de runion
5 ans C Il convient de conserver la collec-
tion de ltablissement ainsi que
les collections de linspection
acadmique pour les coles
ou collges et du rectorat pour les
lyces. La collection des collecti-
vits territoriales peut tre dtruite.
coles
EPLE
EREA
IA
Rectorat
Collectivits
territoriales
Conseils dadministration dasso-
ciations et dtablissements pri-
scolaires (pupilles de lenseigne-
ment public, Fdration des
amicales laques, centre mdico-
psycho-pdagogique (CMPP), ...) :
procs-verbaux
5 ans C coles
EPLE
EREA
IA
Rectorat
Dfinition des objectifs pdago-
giques des tablissements
(conseils de matres et de profes-
seurs, conseils des cycles dap-
prentissage)
Dure
du pro-
gramme
C coles
EPLE
Conseils des universits et
tablissements denseignement
suprieur : procs-verbaux
5 ans C EES
Commissions paritaires dtablis-
sement
5 ans C Conserver la collection des
tablissements concerns.
EES
1.2.3.2.3 Autres tablissements rattachs ou sous tutelle
Procs-verbaux, dlibrations des
conseils dtablissement
5 ans C
Commissions paritaires dtablis-
sement :
- convocations et listes des membres
- ordre du jour, procs-verbaux
5 ans
5 ans
D
C
Conserver la collection des ta-
blissements concerns. La collec-
tion de linspection acadmique
ou du rectorat peut tre dtruite
quand elle existe.
EES
Rectorat
IA
1.2.3.2.4 Autres conseils ou commissions
Comits techniques paritaires
ou dpartementaux, comits
dhygine et de scurit :
- convocations et listes des membres
- ordres du jour, procs-verbaux
5 ans
5 ans
D
C
EPLE
EES
Rectorat
IA
XVI
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
1.2.4 Contentieux
Dossiers de contentieux Dure du
conten-
tieux
jusqu
extinc-
tion des
voies de
recours
T liminer les dossiers de contentieux
passant devant une juridiction
administrative ou financire.
Conserver les autres dossiers
(recours administratif).
Tous
tablisse-
ments
1.2.5 Communication et relations publiques
Dnomination des tablissements 2 ans C coles
EPLE
EES
Collectivits
territoriales
Plaquettes de prsentation des
tablissements et services
Dure de
validit
de la
plaquette
C Conserver un spcimen. coles
EPLE
EES
Collectivits
territoriales
Rectorat
IA
MENESR
Sites internet des tablissements et
services
Dure de
validit
T Conserver au moins les dossiers
de conception du site, les cahiers
des charges et principaux textes
dinformation. Il convient de pro-
cder un archivage informatis
du site chaque anne et chaque
changement significatif.
coles
EPLE
EES
Collectivits
territoriales
Rectorat
IA
MENESR
Photographies des tablissements
(btiments, salles de classe, gymnase,
quipes administratives et pdago-
giques, vues ariennes, etc.)
C Tous
tablisse-
ments
Coupures, panoramas et dossiers
de presse sur les tablissements, la
politique de lducation nationale,
etc.
3 ans T Ne conserver que les dossiers de
presse les plus significatifs
Tous
tablisse-
ments
Publications priodiques (journaux
ou lettres dinformation destina-
tion des personnels ou des lves,
journaux scolaires, fanzines, etc.)
3 ans C Conserver la collection du service
ou de ltablissement producteur.
Tous
tablisse-
ments
Manifestations et crmonies :
- documents prparatoires
ou dfinitifs
- discours
- photographies
- dossiers de presse
5 ans T Conserver les lments les plus
significatifs.
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XVII
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
1.2.5 Communication et relations publiques (suite)
Demandes et comptes rendus
daudience
5 ans T Conserver les annes se terminant
en 0 et 5.
Cartes de vux :
- produites par ltablissement
ou le service
- reues
2 ans
2 ans
T
T
Ne conserver quun exemplaire.
Conserver un chantillon repr-
sentatif.
Autres produits du service de
communication
2 ans T Conserver un exemplaire de
chaque produit.
1.2.6 Distinctions honorifiques : palmes acadmiques, mdaille de lenseignement technique, ...
Dossier de candidatures
- notice de proposition
- lettres de recommandation
- extrait de casier judiciaire
5 ans T Conserver les dossiers partir
du grade de commandeur.
Pour le reste :
- conserver dans le service instruc-
teur les dossiers des candidatures
non retenues pour les annes
se terminant en 0 et 5,
- conserver au ministre les
dossiers des candidatures retenues
pour les annes se terminant
en 0 et 5 (ou dossiers en B et T
selon classement adopt).
Les extraits de casier judiciaire
doivent tre limins.
Pour la mdaille de lenseigne-
ment technique, distinction attri-
bue par arrt rectoral, conserver
les dossiers des candidatures
retenues et non retenues au rectorat
pour les annes se terminant
en 0 et 5.
MENESR
Rectorat
IA
Prfecture
Liste des candidatures 5 ans C MENESR
Rectorat
Liste des promus, fichier nominatif 5 ans C Le fichier nominatif des promus
est conserv au bureau du Cabinet
du ministre.
MENESR
Rectorat
Dcrets de promotion 1 an D Les dcrets paraissent au Journal
officiel.
MENESR
Photographies, vidos, articles
de presse lors des remises de
distinctions
5 ans T Ne conserver que les annes se ter-
minant en 0 et 5.
MENESR
Rectorat
EES
EPLE
coles
Docteurs Honoris Causa 5 ans C EES
XVIII
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
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Observations chelon
concern
1.3 Contrle, valuation et statistiques
1.3.1 Contrle des tablissements
Enseignement public : cration ou
fermeture dtablissement
- arrt prfectoral pris sur avis de
la collectivit territoriale de ratta-
chement aprs avis du rectorat
- convention de cration pour les
CFA
Dure de
lexis-
tence de
ltablis-
sement
C Rectorat
Prfecture
coles
EPLE
CFA
Collectivits
territoriales
Nationalisation des lyces et collges
- arrt
- convention
- tat des lieux
5 ans C conserver au ministre, dans
ltablissement et dans la collecti-
vit territoriale de rattachement.
MENESR
Collectivits
territoriales
EPLE
Enseignement priv sous contrat :
contrats, avenants, registres
douverture
Dure de
lexis-
tence de
ltablis-
sement
C Rectorat
Etablisse-
ments
tablissements privs hors contrat :
dclarations
Dure de
lexis-
tence de
ltablis-
sement
C Rectorat
Etablisse-
ments
Dossiers par tablissements des
recteurs et inspecteurs dacadmie
Dure de
lexis-
tence de
ltablis-
sement
C Ces dossiers que se constituent les
recteurs et IA sont souvent composs
de documents que lon retrouve -
mais clats- dans les diffrents
tablissements et services. Il est
donc utile de conserver cette
collection trs commode pour
certaines recherches quand elle
existe. Prvoir un versement tous
les 10 ans.
Rectorat
IA
Rapports de lIGAEN et de
lIGEN sur les tablissements
et les personnels
10 ans C Une collection complte de ces
rapports est conserve au ministre.
Conserver galement lIA et
au rectorat les rapports relatifs
aux tablissements de leur ressort.
MENESR
IA
Rectorat
Contrle de lgalit des actes
administratifs des coles et EPLE
1 an D Cf. circulaire AD 97-2 du 27 fvrier
1997.
Traitement et conservation des
documents relatifs aux relations
de ltat avec les collectivits
territoriales, produits ou reus
par les services des prfectures
et sous-prfectures.
Prfecture
IA
Rectorat
Politique de lapprentissage :
- programme annuel
- rapports
- comptes rendus de visite
10 ans C Rectorat
(SAIA)
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XIX
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
1.3.1 Contrle des tablissements (suite)
Vrification de services des ensei-
gnants, fiches dorganisation de
service, tableaux rcapitulatifs des
moyens et des dotations
5 ans D Ces documents servent au contrle
des dotations horaires des tablis-
sements mais aussi en cas de
problmes dans le paiement des
heures supplmentaires.
EPLE
EES
Rectorat
Classement des tablissements
scolaires
5 ans C Ces documents servent pour le
calcul des retraites des chefs dta-
blissements. Conserver une copie
de larrt au rectorat et linspec-
tion acadmique.
MENESR
Rectorat
IA
1.3.2 valuation et statistiques
Tableaux rcapitulatifs des princi-
paux indicateurs de pilotage des
tablissements et autres tableaux
de bord
5 ans T Ces tableaux sont tablis par les
services statistiques des rectorats
et inspections dacadmie.
Ils positionnent les tablissements
en fonction de critres comme le
nombre de boursiers, les rsultats
aux tests dentre en CM, 6me,
2nde, les rsultats au brevet,
au bac, etc.
Bilans annuels dactivit par les
chefs dtablissements
5 ans C Dans les dpartements des chefs-
lieux de rgion, ne garder que la
collection du rectorat ou celle de
lIA qui font parfois doublon ;
ailleurs conserver la collection
unique. Le cas chant, conserver
un exemplaire dans le fonds
de ltablissement.
1.3.2.1 Enqutes statistiques
Enqutes de rentre scolaire 5 ans T
Mise en place des enqutes : circu-
laires, documents de travail, etc.
5 ans C La nomenclature des enqutes
parat tous les ans dans un numro
spcial du B.O.
Questionnaires denqutes 5 ans T Conserver un chantillon reprsen-
tatif des questionnaires ouverts.
Exploitation : synthses, rsultats,
tableaux de bord, etc.
10 ans C Les exploitations nationales sont
conserver par le MEN, celles
tablies au niveau acadmique
par les rectorats et/ou les IA, voire
les collectivits territoriales.
1.3.2.2 Enqutes dvaluation du niveau des lves
Cahiers dvaluation du niveau
des lves (CE2, 6me, 2nde)
2 ans T Conserver les annes de mise en
place du dispositif, puis conserver
1 cahier sur 10 des annes en 0 et 5.
coles
EPLE
XX
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
PLAN DU CHAPITRE 2
2 - Vie scolaire et universitaire, dispositifs particuliers de formation
2.1 Scolarit : inscription et suivi
2.1.1 Enseignement scolaire et dispositifs particuliers de formation
2.1.1.1 Inscriptions
- Rcapitulatifs de la situation administrative et pdagogique de llve
- Autres documents
2.1.1.2 Contrle de lassiduit et discipline
- Assiduit
- Discipline
2.1.2 Enseignement suprieur
2.1.2.1 Inscriptions et suivi des cursus
2.1.2.2 Discipline
2.1.3 ducation spciale
2.2. Emplois du temps, productions pdagogiques et travaux dlves ou dtudiants
2.2.1 Emplois du temps
2.2.2 Documents et productions pdagogiques
2.2.3 Travaux dlves ou dtudiants
2.3 Stages
2.4 Dispositifs particuliers de formation
2.4.1 Scolarisation hors tablissement
2.4.2 Formation continue
2.4.2.1 Groupements dtablissements (GRETA)
2.4.2.2 Services de formation continue de lenseignement suprieur
2.5 Activits pri-scolaires et pri-universitaires (action culturelle, sorties ou voyages
scolaires)
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XXI
Le B.O.
N24
16 JUIN
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Observations chelon
concern
2.1 Scolarit : inscription et suivi
2.1.1 Enseignement scolaire et dispositifs particuliers de formation
2.1.1.1 Inscriptions
Rcapitulatifs de la situation administrative et pdagogique de llve
Registres matricules et/ou fichier
des lves, listes des lves
50 ans C Les registres matricules nexistent
que dans les coles primaires.
Ces documents permettent de
dlivrer les attestations de scolarit
aux anciens lves.
coles
EPLE
Organismes
de formation
distance
CFA
Dossiers scolaires
- Fiches de renseignements
sur llve et sa famille
- Bulletins trimestriels
- Fiches individuelles dorientation
- Comptes rendus de rendez-vous
- Aides diverses dans le cadre des
fonds sociaux
- lments concernant les stages
- lments concernant lassiduit
des lves
- lments concernant les sanctions
10
ou
50 ans
T Ces dossiers permettent de dlivrer
les attestations de scolarit. La DUA
est donc de 50 ans. Elle est rduite
10 ans si ltablissement possde
un rcapitulatif de la situation
administrative et pdagogique
de llve complet (registre matri-
cule, fichier des lves, listes
des lves...).
Modalits du tri :
- si le classement est alphabtique,
conserver les dossiers commen-
ant par B et T tous les ans ;
- si le classement est chronolo-
gique, conserver au minimum
les dossiers des annes scolaires
se terminant en 0, en prenant
pour rfrence lanne de sortie.
Il convient de conserver les copies
des attestations de stage pendant
50 ans pour les formations concer-
nant la scurit et les mtiers
risque.
Ces observations sappliquent
galement aux dossiers dapprentis
conservs dans les CFA et aux
organismes de formation distance,
ainsi quaux bnficiaires des
dispositifs dinsertion type
classes dinitiation prprofes-
sionnelles par alternance.
Le dossier scolaire ne doit pas tre
remis llve.
coles
EPLE
Organismes
de formation
distance
CFA
Autres documents
Livrets scolaires Classer le livret dans le dossier
scolaire (le livret est parfois remis
llve).
coles
EPLE
Organismes
de formation
distance
CFA
XXII
TRI ET CONSERVATION
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Observations chelon
concern
Autres documents (suite)
Drogations la carte scolaire 1 an D IA
Communes
Dossiers dadmission en 6me joindre au dossier scolaire
dont il suit le sort.
EPLE/IA
Dossiers de suivi dorientation
en fin de 3me
joindre au dossier scolaire
dont il suit le sort.
EPLE/IA
Commissions daffectation
et dorientation
- Procs-verbaux
- Listes nominatives des lves
2 ans T Conserver les procs-verbaux.
Si la fiche individuelle dorienta-
tion est intgre dans le dossier
scolaire, elle suit le mme sort
que celui-ci.
IA
Rectorat
Commissions dappel des affecta-
tions et orientations
- Procs-verbaux
- Listes nominatives des lves
2 ans T Conserver les procs-verbaux.
Si la fiche individuelle dorienta-
tion est intgre dans le dossier
scolaire, elle suit le mme sort
que celui-ci.
IA
Rectorat
Photographies de classes Sans
objet
C Les tablissements scolaires doi-
vent constituer un fonds iconogra-
phique partir de lexemplaire des
photographies qui leur sera remis
par les photographes. Elles devront
tre dates.
coles
EPLE
CFA
2.1.1.2 Contrle de lassiduit et discipline
Assiduit
Statistiques des absences 1 an C coles
EPLE
CFA
IA
Registres dappel journaliers 10 ans D La DUA de 10 ans se justifie par
dventuelles enqutes de justice.
coles
EPLE
CFA
Bulletins dabsences, mots
dexcuses des parents, certificats
mdicaux
1 an D coles
EPLE
CFA
Rappels aux familles 1 an D coles
EPLE
Signalements au procureur,
la caisse dallocations familiales
1 an D coles
EPLE
IA
Avis de recherche denfants 1 an D coles
EPLE
IA
Rectorat
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XXIII
Le B.O.
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Observations chelon
concern
Discipline
Conseils de discipline des lves
- procs-verbaux, correspondance,
notifications de la dcision la
famille
10 ans T Ne conserver que le procs-verbal. EPLE
IA
Commissions dappel du conseil
de discipline
- procs-verbaux, correspondance,
notifications de la dcision la
famille
10 ans T Ne conserver que le procs-verbal. IA
Rectorat
Cahiers de punitions (retenues, etc.) 1 an D EPLE
Registres des sanctions (exclusions,
etc.)
10 ans C EPLE
2.1.2.1 Inscriptions et suivi des cursus
Registres papier et informatiss
et dossiers dinscription
10 ans C Les registres papier ont en gnral
laiss la place un registre infor-
matis.
Le registre informatis doit aussi
tre conserv titre darchives
historiques (cest dire au-del de
la dure prvue par la CNIL,
art 36 de la loi du 6 janvier 1978 et
L. 212-4 du code du patrimoine).
EES
Organismes
de formation
distance
Rcapitulatifs de la situation
administrative et pdagogique
de ltudiant (fiches individuelles
de scolarit type fiches Acker
ou dossiers-fiches rcapitulatifs
type systme Apoge, ...)
50 ans C Ces documents permettent de dli-
vrer des attestations de scolarit.
Les rcapitulatifs sous forme de
fichiers lectroniques doivent tre
conservs titre darchives histo-
riques au-del de la dure prvue
par la CNIL (art 36 de la loi du
6 janvier 1978 et L. 212-4 du code
du patrimoine). Il convient de
procder lextraction annuelle
des enregistrements des fiches
Apoge des tudiants non rinscrits
dans lanne.
EES
Organismes
de formation
distance
Dossiers dtudiants (dossiers
administratifs et pdagogiques)
- tat civil
- cursus interne et externe
- dcisions dadmissions indivi-
duelles (transfert, quivalence,
reprise dtudes, validation
dacquis ...)
- rsultats aux partiels et examens
terminaux
10 ou 50
ans
T La DUA est de 50 ans. Elle est
rduite 10 ans si ltablissement
possde un rcapitulatif de la situa-
tion administrative et pdagogique
de ltudiant (voir ci-dessus).
Conserver tous les dossiers jusquen
1975 (mise en uvre de la loi
dorientation de 1968, E. Faure).
Aprs 1975, si les documents
rcapitulatifs existent (voir ci-dessus),
ne conserver que les dossiers dont
les annes se terminent en 0.
EES
Organismes
de formation
distance
XXIV
TRI ET CONSERVATION
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Observations chelon
concern
2.1.2.1 Inscriptions et suivi des cursus (suite)
Demandes dadmissions sans
suite ou refuses
1 an D EES
Organismes
de formation
distance
Listings et fiches dauditeurs
libres
5 ans T Conserver les annes universitaires
se terminant en 0 et 5
EES
Organismes
de formation
distance
2.1.2.2 Discipline
Dossiers des conseils statuant
en matire disciplinaire
- Section disciplinaire du conseil
dadministration
- Conseil national de lenseigne-
ment suprieur et de la recherche
(CNESER)
10 ans
10 ans
T
C
Conserver les annes universitaires
se terminant en 0 et 5 ainsi que
les procs-verbaux de la formation
de jugement et les dcisions
de sanction.
EES
MENESR
Rectorat
2.1.3 ducation spciale
Dossiers individuels des lves
relevant de lducation spciale
(secrtariats des commissions
dpartementales de lducation
spciale - CDES - et commissions
de circonscription pr-lmentaire
et lmentaire - CCPE -, commis-
sions de circonscription du second
degr - CCSD)
25 ans T Application de la circulaire
AD 88-8 du 7 septembre 1988
relative la conservation et
larchivage des dossiers
des commissions de lducation
spciale : conserver 1/10me des
dossiers arrivs au terme de leur
DUA.
Commission
dparte-
mentale de
lducation
spciale
IA
2.2 Emplois du temps, productions pdagogiques et travaux dlves ou dtudiants
2.2.1 Emplois du temps
Emplois du temps des classes 1 an T Conserver les emplois du temps
des annes scolaires se terminant
en 0 et 5.
coles
EPLE
CFA
EREA
Emplois du temps des enseignants 1 an T Conserver les emplois du temps
des annes scolaires se terminant
en 0 et 5.
coles
EPLE
CFA
EREA
Livrets des enseignements 5 ans C EES
Organismes
de formation
distance
Planning des enseignements 1 an T Conserver les plannings des ensei-
gnements des annes scolaires
se terminant en 0 et 5.
EES
Calendriers universitaires 1 an C Ils sont vots par les conseils
dadministration.
EES
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XXV
Le B.O.
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Observations chelon
concern
2.2.2 Documents et productions pdagogiques
Cahiers de texte du matre
ou du professeur
2 ans T Conserver les cahiers pour les annes
scolaires se terminant en 0 et 5,
et tri slectif reprsentant la
diversit des niveaux et des options.
coles
EPLE
CFA
Cahiers de textes des classes 2 ans T Conserver les cahiers pour les annes
scolaires se terminant en 0 et 5,
et tri slectif reprsentant la
diversit des niveaux et des options.
coles
EPLE
CFA
Fiches de progression des classes 2 ans T Conserver les fiches pour les annes
scolaires se terminant en 0 et 5.
coles
Cours et supports de cours 2 ans T Tri slectif reprsentant la diversit
des niveaux et des options.
coles
EPLE
CFA
EES
2.2.3 Travaux dlves ou dtudiants
Cahiers de roulement, cahiers
mensuels
2 ans T Conserver les annes scolaires
coles
EPLE
CFA
Cahiers, objets, maquettes,
audiovisuels raliss par les lves
ou les tudiants
2 ans T Tri slectif coles
EPLE
CFA
EES
2.3 Stages
Offres de stages, fiches de rensei-
gnement des entreprises et lieux
daccueil
1 an D EPLE
EES
Conventions avec les entreprises
et les tablissements
- avec incidences financires
- sans incidences financires
1 an aprs
apure-
ment des
comptes
2 ans
D
D
EPLE
EES
IA
tats rcapitulatifs des stagiaires
et des stages
5 ans C EPLE
EES
IA
Rapports des stagiaires 1 an T La DUA est dun an aprs la sortie
de ltablissement. Tri slectif.
EPLE
EES
Attestations et valuations
pdagogiques de stage
Suit le
sort
final de
llve
ou de
ltu-
diant
intgrer au dossier de llve
ou de ltudiant dont elles suivent
le sort.
EPLE
EES
CFA
EREA
XXVI
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
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2005
final
Observations chelon
concern
2.4 Dispositifs particuliers de formation
2.4.1 Scolarisation hors tablisse-
ment (cours domicile, par cor-
respondance, ...) : dclarations
des parents, listes, contrles des IA.
10 ans C IA
Communes
Organismes
de formation
distance
2.4.2 Formation continue
2.4.2.1 Groupements dtablissements (GRETA)
Conseils inter-tablissements :
comptes rendus de runions
10 ans C GRETA
Runions du bureau du GRETA 10 ans C GRETA
Bilans dactivit et documents
prparatoires au budget
10 ans C Les GRETA nont pas de budgets
propres. Leurs budgets sont int-
grs dans ceux de lEPLE support.
GRETA
Dossiers par formation organise :
offres de prestation, conventions
de formation, fiches financires,
copies de factures, feuilles de
prsence des stagiaires, copies
des attestations de stage dlivres,
documents pdagogiques, ...
1 an
aprs
apure-
ment des
comptes
T Il convient de conserver les copies
des attestations de stage pendant
50 ans pour les formations concer-
nant la scurit ou les mtiers
risques. Ces attestations peuvent
ntre conserves que 10 ans
sil existe une liste rcapitulative
des stagiaires stage par stage.
Conserver les annes scolaires
GRETA
2.4.2.2 Services de formation conti-
nue de lenseignement suprieur
- dossiers par formation organise :
offre de prestation
conventions
dossiers individuels
dinscription
documents pdagogiques
feuilles de prsence
- conventions de financement par
des organismes extrieurs (conseil
rgional, Europe...)
- catalogue des formations proposes
- bilans
- statistiques annuelles
5 ans
1 an aprs
apure-
ment des
comptes
2 ans
5 ans
5 ans
T
C
C
C
C
Conserver une slection de dos-
siers dans leur intgralit soit en
conservant les annes se terminant
en 0 et 5, soit en affinant le tri en
fonction des thmes de formation
proposs
(6)
.
Attention, sil sagit de formations
diplmantes ou ouvrant des droits,
se reporter pour les dures dutilit
administrative et les sorts finaux
aux 2.1.2.1 Inscriptions et suivides
cursus ci-dessus et 3 - Examens et
concours ci-dessous.
Collectivits
territoriales
EES
2.5 Activits pri-scolaires et pri-universitaires (action culturelle, sorties ou voyages scolaires)
Dossiers dorganisation et
de ralisation doprations
2 ans
(sauf
conten-
tieux)
T Tri slectif. coles
EPLE, EES
(6) On peut sinspirer de linstruction de tri et de conservation des archives des dlgations rgionales du Centre
national de la fonction publique territoriale pour dterminer des critres de tri (DPACI/RES/20 du 1er octobre 2004).
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XXVII
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
PLAN DU CHAPITRE 3
3 - Examens et concours
3.1 Organisation des examens et concours
3.1.1 Dossiers dorganisation des examens et concours (dossiers gnraux)
3.1.2 Dossiers par centre
3.1.3 Jurys
3.1.4 Surveillants
3.1.5 Frais dorganisation
3.2 Candidatures et inscriptions
3.2.1 Examens diplmants, y compris validation dacquis dexprience professionnelle
3.2.2 Examens professionnels
3.2.3 Concours
3.3 Sujets
3.4 Documents produits par les candidats
3.5 Notation
3.6 Rsultats
XXVIII
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
3.1 Organisation des examens et concours
3.1.1 Dossiers gnraux
- Arrts douverture, fixant le
nombre de postes, fixant le calen-
drier des preuves
- Listes des centres dexamen
- Calendriers des preuves orales
et des rsultats
- Notes relatives au matriel utilis
par les candidats
- Listes des candidats interdits
dexamens
- Procs-verbaux de salle
3 ans T Conserver un exemplaire dans le
service responsable de lorganisa-
tion de lexamen ou du concours.
Modalits dchantillonnage :
garder la totalit des dossiers pour
les annes scolaires se terminant
en 0 et 5.
Conserver loriginal des procs-
verbaux de salle comportant un
incident et lorsquil y a eu ouverture
dun contentieux.
MENESR
Rectorat
IA
EPLE
EES
Listes des candidats admis
concourir
50 ans T Ces listes sont classer avec
le dossier des rsultats.
Statistiques ou tats rcapitulatifs
de candidatures
5 ans T
3.1.2 Dossiers par centre
Organisation matrielle des examens 1 an D
Listes dmargement des candidats 1 an D
3.1.3 Jurys
Arrts de composition de jury 5 ans ou
dure de
validit
du jury
D
Convocations, listes dmargement 5 ans D
Ordres de mission 5 ans D
Indemnisations 5 ans D
3.1.4 Surveillants
Convocations 5 ans D Rectorat
IA
EES Listes dmargement 5 ans D
3.1.5 Frais dorganisation
tats des services de surveillance
faits
Apure-
ment des
comptes
+ 1 an
D MENESR
Rectorat
IA
EES
Enveloppes de chque prouvant
les quantits encaisses
D
Pices justificatives comptables
(factures, etc.).
Conventions avec les tablisse-
ments accueillant les examens
et portant sur les modalits de
dfraiement, factures, titres et
documents sy rapportant
D
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XXIX
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
3.2 Candidatures et inscriptions
3.2.1 Examens diplmants, y compris validation dacquis dexprience professionnelle
Dossiers dinscription et/ou
confirmation dinscription : fiches
individuelles de renseignement,
copies de diplmes, etc.
2 ans D MENESR
Rectorat
IA
EES
3.2.2 Examens professionnels
Dossiers de candidature : titres et
travaux, lettres de motivation, etc.
- candidats admis
90 ans T Conserver les dossiers commen-
ant par les lettres B et T (instruc-
tion AD 95-1 du 27 janvier 1995 ;
FP/3 1821 du 20 octobre 1993).
MENESR
Rectorat
IA
EES
- candidats ayant chou 5 ans D
3.2.3 Concours
Dossiers de candidature : titres et
travaux, lettres de motivation, etc.
- candidats admis
90 ans T Conserver les dossiers commen-
ant par les lettres B et T (instruc-
tion AD 95-1 du 27 janvier 1995 ;
FP/3 1821 du 20 octobre 1993).
MENESR
Rectorat
IA
EES
- candidats ayant chou 5 ans D
3.3 Sujets
Dossiers prparatoires (sujets,
maquettes)
2 ans T Conserver les annes scolaires
MENESR
Rectorat
IA
EES Sujets 2 ans C
XXX
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
3.4 Documents produits par les candidats
Copies
- Concours de recrutement
du personnel non enseignant
- Concours de recrutement
du personnel enseignant
- Concours dentre aux grandes
coles
- Concours prims (concours gnral
des lyces, concours national de la
Rsistance et de la dportation, etc.)
- Examens diplmants de lensei-
gnement secondaire
- Examens diplmants de lensei-
gnement suprieur
1 an T 1 an aprs publication des rsultats,
lexception des copies faisant
lobjet dun contentieux qui doivent
tre conserves par le service.
Modalits du tri des copies :
Conserver les copies des candidats
reus pour les annes se terminant
en 3 et 8, et un pourcentage de 1 %
du restant des copies prises stricte-
ment au hasard, avec conservation
intgrale des copies de concours
de moins de 50 candidats.
Voir circulaire AD 82-4 du 21 d-
cembre 1982 portant instruction
sur larchivage des dossiers et des
copies des concours administratifs.
Conserver annuellement les copies
des 20 premiers candidats reus
pour lensemble dune session.
Pour les annes scolaires se termi-
nant en 0 et 5, un chantillon
complmentaire dun maximum
de 50 copies et dun minimum
de 10 copies sera pris au hasard
pour chaque preuve de chaque
discipline.
Conserver les copies des laurats
et un chantillon complmentaire
dun maximum de 50 copies
et dun minimum de 10 prises
au hasard pour chaque preuve de
chaque discipline.
Par centre de dlibration, pour
toutes les sries et filires, conserver
pour les annes scolaires se termi-
nant en 0 et 5 entre 1 et 5 % des
copies avec un minimum de 3 copies
par preuve de chaque examen.
Par tablissement, pour toutes les
sries et filires, pour les annes
universitaires se terminant en 0 et 5,
conserver 1% des copies avec un
minimum de 3 copies par preuve
de chaque examen. Il appartiendra
aux recteurs, chanceliers des
universits, de demander aux
prsidents duniversits de faire
procder la collecte des copies
selon ces modalits.
MENESR
Rectorat
IA
EES
Centres
dexamens
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XXXI
Le B.O.
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Observations chelon
concern
preuves pratiques (maquettes,
vtements,...)
1 an T Conserver quelques spcimens
(grandes coles, coles dart, coles
darchitecture, concours gnral...).
EPLE
EES
MENESR
Rapports de stages effectus dans
le cadre de la validation de diplmes
1 an T Tri slectif laiss lapprciation
du directeur du service dparte-
mental darchives et du responsa-
ble du service producteur.
EPLE
EES
Rectorat
IA
MENESR
Mmoires 5 ans T Conserver les travaux caractre
local. Pour le reste, conserver par
discipline 1% des mmoires des
annes universitaires se terminant
en 0 et 5.
EPLE
EES
MENESR
Thses
- Dossier de soutenance : pr-rapport
des professeurs, convocations,
liste des membres du jury, rapport
de soutenance du prsident du jury,
positions de thse ou mmoire
de prsentation
5 ans C EES
- Thse 1 an C Les thses doivent tre transfres
dans les bibliothques universitaires
pour y tre conserves (arrt du
25 septembre 1985 relatif aux
modalits du dpt des thses).
3.5 Notation
Bordereaux de notation (rcapitu-
latifs des notes tablies la fin
des preuves et tous autres docu-
ments prparatoires la saisie
des rsultats).
1 an D MENESR
Rectorat
IA
EPLE
EES
Relevs de notes (liste des candi-
dats avec notes chaque preuve
extraite du PV dexamen).
1 an D
3.6 Rsultats
Procs-verbaux dexamen 50 ans C MENESR
Rectorat
IA
EPLE
EES
Procs-verbaux dadmissibilit
ou dadmission aux concours
50 ans C
Registre des admis 50 ans C
Arrts 50 ans C
Registre de soutenances des thses 50 ans C
XXXII
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
PLAN DU CHAPITRE 4
4 - Sant et aide sociale
4.1 Sant
4.1.1 Enseignement scolaire
4.1.1.1 Mdecine scolaire
4.1.1.2 Infirmerie scolaire
4.1.1.3 Accidents
4.1.2.1 Mdecine et infirmerie universitaires
4.1.2.2 Accidents
4.2 Aide sociale en faveur des lves et des tudiants
4.2.1.1 Assistants sociaux
4.2.1.2 Fonds sociaux collgiens et tudiants
4.2.1.3 Bourses de lenseignement secondaire
4.2.2.2 Bourses de lenseignement suprieur
4.2.2.2.1 Dossier social tudiant (DSE)
4.2.2.2.2 Autres bourses dtudiants
4.2.2.2.3 Bourses pour les tudiants trangers
4.2.2.2.4 Bourses pour les programmes dchanges (Erasmus, etc.)
4.2.2.3 Prts dhonneur
4.2.2.4 Commissions sociales dtablissements
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XXXIII
Le B.O.
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Observations chelon
concern
4.1 Sant
4.1.1.1 Mdecine scolaire
Dossiers mdico-scolaires 30 ans T La DUA est de 30 ans compter
de la date de naissance. Conserver
un dossier sur 20 et complter par
un chantillonnage gographique
si ncessaire.
On peut trouver aussi dans les
dossiers mdico-scolaires, des
dossiers de protection maternelle
et infantile (PMI).
IA
Rapports annuels des mdecins
scolaires
5 ans C IA
Rapports annuels dactivit des
services de promotion de la sant
scolaire en faveur des lves
5 ans C IA
Statistiques annuelles tablies par
les mdecins scolaires
5 ans C IA
Synthses dpartementales, aca-
dmiques et nationales annuelles
sur la mdecine scolaire
5 ans C MENESR
Rectorat
IA
Dossiers dorganisation des gran-
des campagnes nationales de pr-
vention (vaccinations, lutte contre
le suicide, le sida, le tabac, etc.)
5 ans C IA
Rectorat
MENESR
Comptes rendus de visites sanitaires
des tablissements scolaires
5 ans D La conservation de ces documents
est assure par les directions
dpartementales des affaires
sanitaires et sociales.
DDASS
tablisse-
ments
4.1.1.2 Infirmerie scolaire
Fiches individuelles dinfirmerie 2 ans D coles
EPLE
Registres dinfirmerie 30 ans T Les registres dinfirmerie sont sur
support papier ou sur support
informatis (type logiciel Sagesse :
systme automatis de la gestion
de la sant en tablissement).
Conserver les annes scolaires
coles
EPLE
Rapport annuel dactivit
des infirmires scolaires
5 ans C coles
EPLE
IA
Rectorat
XXXIV
TRI ET CONSERVATION
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Observations chelon
concern
4.1.1.2 Infirmerie scolaire (suite)
Statistiques annuelles de frquen-
tation de linfirmerie scolaire
5 ans C coles
EPLE
IA
Rectorat
MENESR
Synthses dpartementales,
acadmiques et nationales
de frquentation des infirmeries
5 ans C IA
Rectorat
MENESR
Statistiques annuelles sur les
actions dducation la sant
5 ans C coles
EPLE
IA
Rectorat
MENESR
4.1.1.3 Accidents
Dossiers daccidents scolaires 30 ans T La DUA court compter de la date
de naissance de laccident.
Conserver les dossiers pour les
annes scolaires se terminant
en 0 et 5.
IA
Dossiers daccidents du travail 90 ans T La DUA court compter de la date
Conserver les dossiers pour les
annes scolaires se terminant
en 0 et 5.
Rectorat
(avant
1985)
CPAM
4.1.2.1 Mdecine et infirmerie universitaires
Dossiers mdicaux dtudiants 10, 25 ou
50 ans
T La DUA court compter de la pre-
mire inscription.
Elle est de 10 ans pour les premiers
et seconds cycles, de 25 ans pour
tous les troisimes cycles, sauf les
laboratoires sensibles pour lesquels
elle est de 50 ans.
Conserver un dossier sur 20.
EES
Rapports annuels des services
de mdecine prventive
5 ans C EES
Statistiques annuelles des services
de mdecine prventive
5 ans C EES
Dossiers dorganisation de grandes
campagnes nationales
5 ans C EES
MENESR
Bordereaux de destruction de
dchets mdicaux en infirmerie
5 ans D EES
4.1.2.2 Accidents
Accidents du travail 90 ans D La DUA court compter de la date
de naissance de laccident
EES
CPAM
Accidents universitaires 90 ans D La DUA court compter de la date
EES
TRI ET CONSERVATION
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XXXV
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Observations chelon
concern
4.2 Aide sociale en faveur des lves et des tudiants
Rapports annuels dactivit
des assistantes sociales
5 ans C IA
Rectorat
Assistants
sociaux
Statistiques annuelles et synthses
dpartementales sur laction
sociale
5 ans C Le rapport est conserv par
linspection acadmique
(service de promotion de la sant) ;
les rectorats peuvent dtruire les
dossiers au terme de la DUA.
IA
Rectorat
Dossiers individuels des lves
- avec fiche de signalement
90 ans C La DUA est de 90 ans compter
de la date de naissance de llve.
Cette DUA saligne sur celle
prvue dans linstruction AD 98-6
relative au traitement des archives
produites dans le cadre de laide
sociale en faveur des mineurs.
Rectorat
IA
Assistants
sociaux
- sans fiche de signalement 10 ans T La DUA est de 10 ans compter
de la majorit de llve.
Conserver 1 dossier sur 20.
Cette DUA saligne sur celle
prvue dans linstruction AD 98-6
relative au traitement des archives
produites dans le cadre de laide
sociale en faveur des mineurs.
4.2.1.2 Fonds sociaux collgiens et lycens
Dossiers individuels 2 ans D EPLE
Bilans dactivit 2 ans C EPLE
Tableaux rcapitulatifs des aides
accordes aux lves
5 ans C IA
4.2.1.3 Bourses de lenseignement secondaire
Ces dispositions annulent celles de linstruction AD 75-1 du 26 fvrier 1975 relative au tri
et la conservation des documents concernant les examens et les bourses.
Bourses nationales
- Commissions dpartementales
et rgionales des bourses :
procs-verbaux
- Dossiers retenus ou non retenus
2 ans
2 ans
C
D
EPLE
IA
- Fichiers de boursiers 5 ans D Certains tablissements ont pu
crer de tels fichiers pour suivre
leurs boursiers, mais ce nest pas
un document qui existe partout.
- Listings des boursiers 5 ans C
- Arrts rcapitulatifs collectifs 5 ans C
-Exonration des frais de pension 5 ans D
XXXVI
TRI ET CONSERVATION
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Observations chelon
concern
4.2.1.3 Bourses de lenseignement scolaire (suite)
Bourses des collectivits territo-
riales : dossiers retenus ou non
retenus
2 ans D Collectivits
territoriales
Rapports annuels dactivit
des assistants sociaux
5 ans C EES
Assistants
sociaux
Statistiques annuelles sur laction
sociale
5 ans C EES
Dossiers individuels 5 ans D EES
Assistants
sociaux
4.2.2.2 Bourses
Ces dispositions annulent celles de linstruction AD 75-1 du 26 fvrier 1975 relative au tri
et la conservation des documents concernant les examens et les bourses.
4.2.2.2.1 Dossier social tudiant (DSE)
Dossiers non retenus 2 ans D CROUS
Rectorat
Dossiers retenus 2 ans D
Avis dattribution 2 ans D
Arrts dattribution rectoraux
collectifs
5 ans C
Listings rcapitulatifs dattribution 5 ans D
4.2.2.2.2 Autres bourses dtudiants
Bourses des collectivits territo-
riales
- Dossiers retenus ou non 2 ans T
Conserver lexemplaire des col-
lectivits territoriales les annes
EES
Collectivits
territoriales
CROUS
Rectorat
- Arrts dattribution 5 ans C Conserver loriginal dans la
collectivit qui a attribu la bourse.
- Rapport annuel dactivit
de ltudiant boursier
2 ans C Conserver le rapport dans la
collectivit qui a attribu la bourse.
Bourses de mobilit (1er et 2me
cycles), bourses de 3me cycle
(agrgation, DEA, etc.), bourses
de service public ou allocations
dtudes
- Dossiers retenus ou non 2 ans T Conserver les dossiers des annes
universitaires se terminant en 0 et 5.
EES
CROUS
Rectorat
- Procs-verbaux de la commission
dattribution
2 ans C
- Arrts dattribution rectoraux 5 ans C
- Listings rcapitulatifs 5 ans D
- Avis dattribution 5 ans C
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XXXVII
Le B.O.
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16 JUIN
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final
Observations chelon
concern
4.2.2.2.2 Autres bourses dtudiants (suite)
Bourses de fondations, etc.
- Dossiers de candidature retenus
ou non
2 ans D
Rectorat
- Procs-verbaux de la commission
dattribution
2 ans C
- Arrts dattribution 5 ans C
- Rapports des boursiers 2 ans C
4.2.2.2.3 Bourses pour les tudiants trangers
Bourses de longue dure pour
les tudiants trangers
- Bourses du gouvernement franais
. Dossiers non retenus 2 ans D
CNOUS
CROUS
. Dossiers retenus 50 ans C Il sagit de conserver les dossiers
du CNOUS. En effet, les bourses
accordes aux tudiants trangers
sont centralises au CNOUS.
Lventuel dossier CROUS peut
tre dtruit.
- Bourses des gouvernements
trangers
50 ans C Mme remarque que ci-dessus.
Bourses de courte dure pour
tudiants trangers
10 ans D Les pices les plus intressantes
du dossier de bourse sont dans le
dossier de ltudiant.
CNOUS
CROUS
4.2.2.2.4 Bourses pour les programmes dchanges (Erasmus, etc.)
tudiants duniversits franaises
partant dans un autre pays : statis-
tiques sur le nombre dtudiants
ltranger classs par discipline.
tudiants europens arrivant en
France : relevs de notes, tableaux
rcapitulatifs dtudiants europens
par discipline
2 ans
2 ans
C
C Ces documents ne se retrouvent
pas dans le dossier de ltudiant
de luniversit daccueil, mais sont,
en gnral, conservs au service
des relations internationales.
EES
4.2.2.3 Prts dhonneur
Dossiers non retenus 2 ans D Rectorat
CROUS
Dossiers retenus Dure du
prt puis
5 ans
D
Arrts collectifs dattribution 5 ans C
Enregistrement des titulaires des prts 5 ans C
4.2.2.4 Commissions sociales dtablissements
Dossiers de demandes 2 ans D EES
Comptes rendus financiers
et bilans statistiques
5 ans C
Notifications des dcisions 2 ans D
XXXVIII
TRI ET CONSERVATION
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N24
16 JUIN
2005
PLAN DU CHAPITRE 5
5 - Finances et comptabilit
5.1. Finances et comptabilit des tablissements
5.1.1 Budgets et comptes financiers
5.1.1.2 Enseignement suprieur et chancellerie des universits
5.1.2. Excution des budgets
5.1.2.1 Dpenses
5.1.2.2 Recettes
5.1.2.3 Documents rcapitulatifs
5.2 Budgets, comptes et gestion des crdits dconcentrs dans les rectorats et les inspec-
tions dacadmie
5.2.1 Gestion du budget acadmique (rectorat et inspection dacadmie)
5.2.1.1 Budgets et comptes du rectorat (y compris des CIO dtat)
5.2.1.2 Budgets et comptes des inspections dacadmie
5.2.2 Crdits de fonctionnement du rectorat et de linspection dacadmie
5.2.2.1 Recettes
5.2.2.2 Dpenses
5.2.3 Dlgation des crdits aux tablissements
5.2.4 Crdits accords des personnes physiques ou morales prives (bourses,
accidents du travail, fonds sociaux, prestations sociales interministrielles, congs
bonifis...)
5.2.5 Marchs publics
5.2.6 Bilans annuels dutilisation des crdits dlgus
5.3 Gestion comptable des services des collectivits territoriales chargs de lducation
5.3.1 Recettes
5.3.2 Dpenses
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XXXIX
Le B.O.
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final
Observations chelon
concern
5.1 Finances et comptabilit des tablissements
5.1.1 Budgets et comptes financiers
Budgets prvisionnels 10 ans C Conserver lexemplaire de lta-
blissement et de la collectivit.
Verser la collection des comptes
antrieurs la dcentralisation
(1986) du rectorat aux archives
dpartementales. Dtruire lexem-
plaire de linspection dacadmie
et du rectorat aprs 1986.
N.B. - Les archives dpartementales du
chef-lieu de rgion peuvent recevoir une
collection en provenance de la chambre
rgionale des comptes. Il leur est loisible
de choisir la collection de rfrence qui
sera conserve.
EPLE
Collectivits
territoriales
IA
Rectorat
Dcisions budgtaires modificatives 10 ans C Conserver lexemplaire de lta-
sera conserve.
Comptes administratifs ou
financiers
10 ans C Conserver lexemplaire de lta-
sera conserve.
XL
TRI ET CONSERVATION
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Observations chelon
concern
5.1.1.2 Enseignement suprieur et chancellerie des universits
Comptes rendus des commissions
des finances
10 ans C EES
Rectorat
Collectivits
territoriales
Budgets prvisionnels 10 ans C Conserver lexemplaire de luni-
versit.
Dcisions budgtaires modificatives 10 ans C Conserver lexemplaire de luni-
versit.
Comptes administratifs
ou financiers
10 ans C Conserver lexemplaire de luni-
versit.
5.1.2 Excution des budgets
5.1.2.1 Dpenses
Pices justificatives : devis, bons
de commandes, factures, attesta-
tions de service fait...
- Fonctionnement
Apure-
ment des
comptes
+ 1 an D
EPLE
EES
- Investissement idem et
dure de
vie de
lquipe-
ment
T Ne garder que les principales
factures relatives de gros inves-
tissements (quipements sportifs,
machines-outils, rseau informa-
tique...).
5.1.2.2 Recettes
Pices justificatives : titres de
recettes, arrts de subventions,
emprunts et prts
Apure-
ment des
comptes
+ 1 an
T Dtruire les titres de recettes.
Conserver les emprunts et prts.
EPLE
EES
Rgie davances et de recettes :
arrts, dcisions, carnets souche,
quitanciers
Dure de
vie de la
rgie
D EPLE
EES
Ventes aux domaines Apure-
ment des
comptes
+ 1 an
D EPLE
EES
5.1.2.3 Documents rcapitulatifs
Grand livre, balance annuelle Apure-
ment des
comptes
+ 1 an
C EPL
EES
Journal gnral, autres balances Apure-
ment des
comptes
+ 1 an
D EPL
EES
Journal des mandats, des titres
ou des recettes
Apure-
ment des
comptes
+ 1 an
D EPL
EES
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XLI
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Observations chelon
concern
5.1.2.3 Documents rcapitulatifs (suite)
Fiches de comptes Apure-
ment des
comptes
+ 1 an
D EPLE
EES
Rapports ou lettres de la chambre
des comptes aprs contrle
5 ans C EPLE
EES
5.2 Budget, comptes et gestion des crdits dconcentrs dans les rectorats et les inspections dacadmie
5.2.1 Gestion du budget acadmique (rectorat et inspection dacadmie)
Budgets et comptes du rectorat
(y compris CIO dtat)
10 ans C Rectorat
Budgets et comptes des inspections
dacadmie
10 ans C IA
5.2.2 Crdits de fonctionnement du rectorat et de linspection dacadmie
5.2.2.1 Recettes
Dotation rgionale dquipement
scolaire (DRES)
10 ans D Rectorat
IA
Collectivits
territoriales
Dotation de fonctionnement
(globale, complmentaire) sur
avis de versement
10 ans D
5.2.2.2 Dpenses
Conventions (avec des lyces
privs, de matrise douvrage
dlgue aux lyces publics,
au titre du plan daction pour
lavenir des lyces, au titre de
financement FEDER, de garantie
rgionale des emprunts souscrits
par des lyces privs, de bonifica-
tion dintrts demprunts sous-
crits par des lyces privs...)
10 ans C Rectorat
Arrts attributifs de subventions
(dotations pour travaux durgence
et de petit entretien, subventions
aux villes et EPCI pour participa-
tion aux travaux dans les quipe-
ments sportifs, accompagnement
de constructions nouvelles,
dotations daccs aux quipements
sportifs extrieurs, dotations dac-
quisition aux manuels scolaires,
dotations aux associations sportives,
dotations pdagogiques aux exploi-
tations agricoles, dotations de fonc-
tionnement aux lyces privs...)
en 0 et 5.
Rectorat
IA
Marchs Voir ci-dessous 5.2.5.
Contrats (locations, assurances,
prestataires de service ...)
Dure du
contrat
D Rectorat
XLII
TRI ET CONSERVATION
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Observations chelon
concern
5.2.3 Dlgation des crdits aux tablissements
Engagements
- dlgation de crdits
- dcisions
- engagement global du budget
10 ans D Rectorat
IA
Ordonnancements
- mandats
- dcisions financires
- tats de liquidation
10 ans D Rectorat
IA
5.2.4 Crdits accords des personnes prives physiques ou morales (bourses, accidents du travail,
fonds sociaux, prestations sociales interministrielles, congs bonifis ...)
Engagements
- lettres de notification
- subventions
- dcisions
10 ans D Rectorat
IA
Ordonnancements
- mandats
- dcisions financires
- tats de liquidation
10 ans D Rectorat
IA
5.2.5 Marchs publics (avec ou
sans formalits pralables)
5 30
ans
T DUA et sort final des documents
varient en fonction de lissue de la
procdure, de la phase du march et
de sa nature (pour le dtail, se rfrer
linstruction de tri et de conserva-
tion sur les marchs publics).
Rectorat
IA
EES
Collectivits
territoriales
5.2.6 Bilans annuels dutilisation
des crdits dlgus
10 ans C Transmis par le payeur. Rectorat
5.3 Gestion comptable par les services des collectivits territoriales chargs de lducation
5.3.1 Recettes
Dotation rgionale dquipement sco-
laire (DRES) sur avis de versement
territoriales
Dotations de fonctionnement
(globale, complmentaire) sur
avis de versement
territoriales
5.3.2 Dpenses
Conventions (lyces privs ; ma-
trise douvrage dlgue aux lyces
publics ; plan daction pour lavenir
des lyces ; financement FEDER ;
garantie rgionale des emprunts
souscrits par des lyces privs ;
bonification dintrts demprunts
souscrits par des lyces privs)
10 ans C Collectivits
territoriales
Arrts attributifs de subventions
(dotations pour travaux durgence
et de petit entretien ; subventions
aux villes et ECPI pour participa-
tion aux travaux)
5 ans T Conserver les arrts et les dossiers
les plus significatifs.
Collectivits
territoriales
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XLIII
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
PLAN DU CHAPITRE 6
6 - Btiments
6.1 Gestion du patrimoine immobilier
6.2 Rglementation et scurit
6.2.1 Normes
6.2.2 Scurit
6.3 Prospective et programmation
6.4 Construction et maintenance des btiments, quipement des espaces
6.4.1 Constructions, extensions, rhabilitations et quipements
6.4.2 Entretien
6.4.3 Btiments dmontables
6.4.4 Contentieux
6.4.5 Implantation et gestion des crations artistiques et dcors dposs ou raliss
pour les tablissements
XLIV
TRI ET CONSERVATION
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Le B.O.
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2005
final
Observations chelon
concern
6.1 Gestion du patrimoine immobilier
Titres de proprit, dossiers
dacquisition et de vente de biens
immobiliers, dossiers domaniaux
Dure
de la
proprit
C Les dpartements et les rgions
conserveront les tats du patrimoine
dont ils ont la responsabilit de
lentretien.
MENESR
Collectivits
territoriales
Rectorat
EES
Baux
- Contrats et avenants 5 ans
aprs la
fin du
bail
D
MENESR
Collectivits
territoriales
Rectorat
EES
- tats des lieux Dure du
bail
D
- Fiches de liquidation (honoraires
davocats, dhuissiers, etc.)
5 ans D
Autorisations administratives
douverture de locaux scolaires :
arrts
5 ans C Collectivits
territoriales
Prfecture
6.2 Rglementation et scurit
6.2.1 Normes
Dossiers thmatiques sur les
normes darchitecture, techniques
et de scurit
Dure de
validit
D Documentation pour le service MENESR
Rectorat
Collectivits
territoriales
6.2.2 Scurit
Visites priodiques de scurit
(commission dhygine et de
scurit ou CHS, commission de
scurit incendie, commission de
scurit et de protection de la sant,
autres commissions) : convoca-
tions, procs-verbaux, rapports
5 ans C cole
EPLE
Rectorat
IA
EES
MENESR
Collectivits
territoriales
Utilisation exceptionnelle de
locaux : conventions
5 ans D
Diagnostics et rapports dexperts 50 ans T Le tri slectif est possible, mais
il est impratif de conserver les
diagnostics et rapports damiante
ou de dsamiantage ainsi que ceux
concernant tout produit sensible.
cole
EPLE
Rectorat
IA
EES
MENESR
Collectivits
territoriales
limination de matriaux et de
produits sensibles : bordereaux
50 ans D coles
EPLE
EES
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XLV
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
6.2.2 Scurit (suite)
Registres de scurit des btiments
et installations techniques
10 ans C cole
EPLE
Rectorat
IA
EES
MENESR
Collectivits
territoriales
Services de scurit et de
surveillance : main courante
par 0.
Marchs et contrats de prestations
de services de surveillance
10 ans D En cas de march, se rfrer pour
le dtail linstruction de tri et
de conservation sur les marchs
publics.
6.3 Prospective et programmation
tudes dopportunit 10 ans C Rectorat
EES
MENESR
Collectivits
territoriales
tudes de faisabilit 10 ans C Rectorat
EES
MENESR
Collectivits
territoriales
Contrat de plan : volet construction
et amnagement
10 ans C Rectorat
EES
MENESR
Collectivits
territoriales
Prfecture
Programme pluri-annuel dinves-
tissements
10 ans C Rectorat
EES
MENESR
Collectivits
territoriales
6.4 Construction et maintenance des btiments, quipement des espaces
6.4.1 Constructions, extensions, rhabilitations et quipements
Gense du projet : comptes rendus,
correspondance, agrment,
programme pdagogique, tudes,
avant-projet sommaire, avant-
projet dtaill.
10 ans C Rectorat
MENESR
EES
Collectivits
territoriales
Construction : marchs de travaux,
de service ou de fourniture
5 30
ans
T DUA et sort final des documents
varient en fonction de lissue de la
procdure, de la phase du march
et de sa nature (pour le dtail
se rfrer linstruction de tri
et de conservation sur les marchs
publics).
XLVI
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
6.4.2 Entretien
Travaux dentretien (remplace-
ment de menuiserie, voirie, etc.)
10 ans T La DUA court compter de la
rception des travaux, sauf
contentieux. En cas de march,
se rfrer linstruction de tri
et de conservation sur les marchs
publics.
coles
EPLE
MENESR
EES
Collectivits
territoriales
Travaux excuts en application
dune rglementation sur les
constructions publiques (scurit
incendie, dsamiantage, etc.)
rception des travaux, sauf conten-
tieux. Il convient deffectuer un tri
dans les dossiers en conservant
systmatiquement les procs-
verbaux de rception dfinitive
des travaux ainsi que les rapports
de contrle attestant la conformit
des travaux la rglementation.
En cas de march, se rfrer
linstruction de tri et de conser-
vation sur les marchs publics.
coles
EPLE
Rectorat
MENESR
EES
Collectivits
territoriales
Gros quipements (chaufferie,
circuit lectrique, amnagement
informatique, rseaux divers, etc.)
rception des travaux, sauf
contentieux. Conserver systmati-
quement les plans de rcolement
et les dossiers des ouvrages excu-
ts. En cas de march, se rfrer
linstruction de tri et de conser-
vation sur les marchs publics.
coles
EPLE
Rectorat
MENESR
EES
Collectivits
territoriales
Dossiers de subventions 10 ans D coles
EPLE
Rectorat
MENESR
EES
Collectivits
territoriales
6.4.3 Btiments dmontables
Autorisations dimplantations
Dclarations de travaux
Autorisations de travaux
Marchs
Permis de dmolir
Dure
de vie de
lquipe-
ment
+ 5 ans
T Conserver quelques dossiers
tmoins.
coles
EPLE
Rectorat
MENESR
EES
Collectivits
territoriales
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
XLVII
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
final
Observations chelon
concern
6.4.4 Contentieux
Dossiers de contentieux Dure du
conten-
tieux
T Conserver quelques dossiers
tmoins.
coles
EPLE
Rectorat
MENESR
EES
Collectivits
territoriales
6.4.5 Implantation et gestion
des crations artistiques et dcors
dposs ou raliss pour les
tablissements : correspondance,
photographies, marchs, registres
duvres
70 ans
compter
du dcs
de
lartiste
C La DUA est dicte par le code
de la proprit intellectuelle
et artistique.
coles
EPLE
Rectorat
MENESR
EES
Collectivits
territoriales
XLVIII
TRI ET CONSERVATION
LDUCATION NATIONALE
Le B.O.
N24
16 JUIN
2005
TABLE DES SIGLES ET ACRONYMES UTILISS DANS LA PRSENTE INSTRUCTION
BOEN Bulletin officiel de lducation nationale
CA Conseil dadministration
CAEN Conseil acadmique de lducation nationale
CDDP Centre dpartemental de documentation pdagogique
CDEN Conseil dpartemental de lducation nationale
CEVU Conseil des tudes et de la vie universitaire
CFA Centre de formation et dapprentissage
CLIPA Classe dinitiation prprofessionnelle en alternance
CNDP Centre national de documentation pdagogique
CNED Centre national denseignement distance
CRDP Centre rgional de documentation pdagogique
CROUS Centre rgional des uvres universitaires et sociales
CS Conseil scientifique
DUA Dure dutilit administrative
EES tablissement denseignement suprieur
EPLE tablissement public local denseignement
EREA tablissement rgional denseignement adapt
FI Formation intgre
GRETA Groupement dtablissements
IA Inspection acadmique ou inspecteur dacadmie
IGAEN Inspection gnrale de ladministration de lducation nationale
IGEN Inspection gnrale de lducation nationale
INRP Institut national de recherche pdagogique
IUFM Institut universitaire de formation des matres
MENESR Ministre de lducation nationale, de lenseignement suprieur
et de la recherche
MGI Mission gnrale dinsertion
MIGIEN Mission gnrale dinsertion de lducation nationale
MOREA Module de reprparation dexamen en alternance
PAE Projet daction ducative
SAIA Service acadmique dinspection de lapprentissage
UFR Unit de formation et de recherche

Bo 24 2005 Tri Archiv

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Texte adress aux prftes et prfets ; aux directrices et

directeurs des archives dpartementales ; aux rectrices

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