Les petites et moyennes entreprises canadiennes

craignent la perte de documents

Un sondage national rvle que 71 % des petites et moyennes entreprises sont proccupes par
la perte de documents lectroniques mais 66 pour cent dentre elles nont aucune stratgie
prventive
TORONTO, le 29 aot 2006 Il se pourrait bien que les entreprises canadiennes se cachent la
tte dans le sable quand vient le temps de grer leurs documents efficacement. Cest ce que
semble indiquer un rcent sondage men par Xerox Canada et Lger Marketing. Lenqute
rvle que prs des trois quarts (71 %) des petites et moyennes entreprises craignent de perdre
des documents enregistrs sous forme lectronique. Toutefois, les deux tiers (66 %) nont
actuellement aucun plan de gestion de leurs documents internes et elles nont recours aucunes
ressources externes pour assurer la gestion de leurs documents.
En outre, prs de la moiti des rpondants au sondage (49 %), qui nont pas de stratgie de
gestion des documents, affirment que ce nest pas un lment important pour leur entreprise ni
pour leurs clients.
Le cot lev des documents papier
En moyenne, les propritaires et les dirigeants de petites et moyennes entreprises canadiennes
indiquent que leurs employs consacrent plus dune heure par semaine la recherche de
documents papier, soit un cot de 2 152 $ par anne, pour en assurer la gestion et lentreposage.
Pour les entreprises comptant plus de 10 employs, le temps consacr la recherche des
documents passe prs de deux heures par semaine et le cot de lentreposage des documents
double presque, pour atteindre 5 760 $ annuellement.
En plus de prvenir les pertes de documents, une gestion efficace des documents peut
prsenter de nombreux avantages concrets pour une entreprise, a dclar Rod Turgeon, viceprsident, Services mondiaux Xerox, Xerox Canada. Les entreprises de toutes tailles peuvent
pargner temps et argent, rduire les erreurs et amliorer leur environnement de travail en
simplifiant la faon de chercher et de manipuler les documents. La cl est la planification, la mise
en application et le maintien dune stratgie de gestion des documents, ds le dbut, afin quelle
volue au mme rythme que lentreprise.
Les jeunes entreprises sy connaissent davantage en technologie
Le sondage suggre galement que plus une entreprise est jeune, plus elle est susceptible de
faire confiance la technologie. Les entreprises de cinq ans ou moins sont plus susceptibles de
conserver la majorit de leurs documents sur supports lectroniques (37 %), comparativement
aux entreprises qui ont plus de 15 ans (29 %). Les entreprises cres plus rcemment sont
galement plus familires avec la gestion des documents (67 %, comparativement 63 % pour
les socits tablies depuis plus longtemps) et elles sont moins proccupes par la perte des
donnes lectroniques que les entreprises plus vieilles (68 % contre 76 %).
Autres conclusions :

Les trois quarts des propritaires et dirigeants dentreprises (75 %) affirment quil est plus
facile de trouver des documents lectroniques que des documents papier.
Plus de la moiti (54 %) des propritaires et dirigeants dentreprises canadiennes sont

proccups par la perte de documents papier mais beaucoup plus (71 %) craignent de
perdre des documents conservs sous forme lectronique.
Les cots constituent un obstacle la gestion des documents. Une entreprise sur sept
(14 %) qui ne pratique pas la gestion systmatique des documents cite les cots de mise
en place et de maintenance comme principale raison.
Un cinquime des petites et moyennes entreprises canadiennes (23 %) sont susceptibles
dinvestir dans une mise niveau de leur gestion des documents au cours des 12
prochains mois.
Trois pour cent des entreprises ont consacr plus de 10 heures chaque semaine la
recherche de documents papier tandis que 18 % ne peuvent pas valuer le nombre
dheures de leur semaine de travail quelles ont consacres la simple recherche des
documents.
La majorit des petites et moyennes entreprises qui ont utilis une solution de gestion
des documents ont eu recours des ressources internes (89 %).

propos du sondage
Le sondage national a t men pour le compte de Xerox Canada inc. par Lger Marketing,
seule reprsentante canadienne de Gallup International Association, entre le 19 juillet et le 2 aot
2006, avec un chantillon reprsentatif de 331 propritaires et dirigeants de petites et moyennes
entreprises canadiennes. Le sondage est prcis +/- 5,4 points de pourcentage, 19 fois sur 20.
-XXXRelations avec les mdias :
Glyn Davies, Xerox Canada, 416-733-6216, glyn.davies@xerox.com
Julie Deschambault, Capital-Image pour Xerox Canada, (514) 739 1188, poste 29 ou
jdeschambault@capital-image.com
NOTE AUX RDACTEURS : pour plus dinformation sur Xerox Canada, visitez www.media.xerox.ca. XEROX est une marque de
commerce de XEROX CORPORATION pour laquelle Xerox Canada lte dtient un permis dutilisation.