Le rapport est un document qui est sous forme dun expos complet
dun fait ou dune situation et quon adresse toujours un suprieur
hirarchique. Il semploie pour relater lautorit suprieure un fait important ou un vnement grave, et il contient souvent des lments de solution au problme trait. Il existe des rapports permanents et des rapports occasionnels ; les rapports permanents sont diffuss des priodes rgulires (exemple le rapport de la banque mondiale), ils ne comportent pas des propositions mais seulement des informations, les rapports occasionnels peuvent comporter des propositions de solution ou de dcision (exemple rapport dinspection ou dune mission) Il existe plusieurs sorte e rapports : le rapport dinspection, le rapport daccident, le rapport de mission, le rapport de prsentation dun march, Le rapport sannonce par son titre et la mention de son destinataire exemple : apport monsieur le directeur . Mais il peut comme les autre documents comporter une mention marginale qui indique lobjet, exemple : objet : fonctionnement des services ou rapport monsieur le directeur sur la rorganisation des services . Le rapport peut ne pas comporter de destinataire. Le rapport doit toujours indiquer les circonstances du temps et de lieu ; o et quand ? Les personnes intresse ; qui, qui, avec qui ? Les causes et les conditions dans lesquelles sest produits le fait ou lvnement ; pourquoi et comment ? Le rapport dune faon gnrale se compose de trois parties ingales : expos ou introduction, dveloppement, et conclusion. Lexpos, aussi court que possible, fait connatre le fait ou lvnement ou laffaire qui a provoqu le rapport et lobjet sur lequel il porte. Il faut qu la lecture de lexpos ou de lintroduction, le destinataire sache plus vite et sans ambigut pourquoi un rapport lui est soumis et ce quil doit en faire. Pour le dveloppement, cest la partie la plus longue, il contient toutes les explications, toutes les justifications, toutes largumentation relative au sujet trait, cest cette partie qui constitue le fond du rapport et qui doit clairer, convaincre ou persuader le destinataire. En ce qui concerne la conclusion, elle nonce en termes claires, nets et fermes les propositions du rdacteur, telles que logiquement elles dcoulent du dveloppement.
Rappels : pour que le rapport soit complet, chaque point du
dveloppement doit rpondre aux questions : quoi, qui, o, qui, avec qui, pourquoi, comment, et quand ? Lauteur du rapport doit distinguer ce quil a vu par lui-mme et les renseignements dont il na pas pu vrifier personnellement lexactitude. Dans ce cas, il doit mentionner la source de ces renseignements. Les faits doivent tre relats simplement, tels quils se sont produits, en vitant den exagrer ou den diminuer limportance. Lauteur du rapport sexprime la premire personne du singulier ou du pluriel et dsigne le destinataire la deuxime personne du pluriel. Le rapport doit tre objectif et neutre. Voici, en bref, les tapes de ralisation dun rapport : 1. Le rapport peut tre rdig la demande d'un suprieur hirarchique. Il doit fournir le point sur un sujet dtermin. Le rapport est alors destin l'aider prendre une dcision, en lui donnant connaissance de tous les lments d'information du sujet abord. 2. Le rapport peut tre rdig l'initiative de l'employ, qui souhaite attirer l'attention de son suprieur hirarchique sur un point prcis, un problme rencontr, des ides nouvelles. 3. Caractristiques de rdaction : Les pronoms personnels "je" et "nous" sont employs car l'metteur parle en son nom. Le ton est soutenu, respectueux car le rapport s'adresse un suprieur hirarchique. 4. Caractristiques de prsentation : Sa prsentation est libre, nanmoins certains lments doivent figurer : l'metteur (nom et fonction), le ou les destinataires, la date, le titre, l'indication des ventuelles pices jointes, le titre de civilit, la formule de politesse, l'indication du signataire (metteur). 5. Contenu : La plupart des rapports respectent le plan classique suivant. - L'introduction : Elle rappelle prcisment la demande (ce qui a motiv le rapport) et annonce le plan.
- le dveloppement : Il dresse un constat objectif de la situation. La
structure est apparente: Des tableaux, graphiques, schmas insrs ou joints en annexe au rapport peuvent complter ou rsumer sous forme synthtique des informations prsentes dans le rapport. - La conclusion : Elle propose des solutions mettre en uvre. L'emploi du conditionnel est privilgier car c'est le suprieur hirarchique qui prendra la dcision finale.