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Le rapport est un document qui est sous forme dun expos complet

dun fait ou dune situation et quon adresse toujours un suprieur


hirarchique. Il semploie pour relater lautorit suprieure un
fait important ou un vnement grave, et il contient souvent des
lments de solution au problme trait. Il existe des rapports
permanents et des rapports occasionnels ; les rapports permanents
sont diffuss des priodes rgulires (exemple le rapport de la
banque mondiale), ils ne comportent pas des propositions mais
seulement des informations, les rapports occasionnels peuvent
comporter des propositions de solution ou de dcision (exemple
rapport dinspection ou dune mission)
Il existe plusieurs sorte e rapports : le rapport dinspection, le
rapport daccident, le rapport de mission, le rapport de
prsentation dun march,
Le rapport sannonce par son titre et la mention de son destinataire
exemple : apport monsieur le directeur . Mais il peut comme
les autre documents comporter une mention marginale qui indique
lobjet, exemple : objet : fonctionnement des services ou rapport
monsieur le directeur sur la rorganisation des services . Le
rapport peut ne pas comporter de destinataire.
Le rapport doit toujours indiquer les circonstances du temps et de
lieu ; o et quand ? Les personnes intresse ; qui, qui, avec qui ?
Les causes et les conditions dans lesquelles sest produits le fait ou
lvnement ; pourquoi et comment ?
Le rapport dune faon gnrale se compose de trois parties
ingales : expos ou introduction, dveloppement, et conclusion.
Lexpos, aussi court que possible, fait connatre le fait ou
lvnement ou laffaire qui a provoqu le rapport et lobjet sur
lequel il porte. Il faut qu la lecture de lexpos ou de
lintroduction, le destinataire sache plus vite et sans ambigut
pourquoi un rapport lui est soumis et ce quil doit en faire. Pour le
dveloppement, cest la partie la plus longue, il contient toutes les
explications, toutes les justifications, toutes largumentation
relative au sujet trait, cest cette partie qui constitue le fond du
rapport et qui doit clairer, convaincre ou persuader le destinataire.
En ce qui concerne la conclusion, elle nonce en termes claires,
nets et fermes les propositions du rdacteur, telles que logiquement
elles dcoulent du dveloppement.

Rappels : pour que le rapport soit complet, chaque point du


dveloppement doit rpondre aux questions : quoi, qui, o, qui,
avec qui, pourquoi, comment, et quand ?
Lauteur du rapport doit distinguer ce quil a vu par lui-mme et les
renseignements dont il na pas pu vrifier personnellement
lexactitude. Dans ce cas, il doit mentionner la source de ces
renseignements. Les faits doivent tre relats simplement, tels
quils se sont produits, en vitant den exagrer ou den diminuer
limportance. Lauteur du rapport sexprime la premire personne
du singulier ou du pluriel et dsigne le destinataire la deuxime
personne du pluriel. Le rapport doit tre objectif et neutre.
Voici, en bref, les tapes de ralisation dun rapport :
1. Le rapport peut tre rdig la demande d'un suprieur
hirarchique. Il doit fournir le point sur un sujet dtermin. Le
rapport est alors destin l'aider prendre une dcision, en lui
donnant connaissance de tous les lments d'information du sujet
abord.
2. Le rapport peut tre rdig l'initiative de l'employ, qui
souhaite attirer l'attention de son suprieur hirarchique sur un
point prcis, un problme rencontr, des ides nouvelles.
3. Caractristiques de rdaction : Les pronoms personnels "je" et
"nous" sont employs car l'metteur parle en son nom. Le ton est
soutenu, respectueux car le rapport s'adresse un suprieur
hirarchique.
4. Caractristiques de prsentation : Sa prsentation est libre,
nanmoins certains lments doivent figurer : l'metteur (nom et
fonction), le ou les destinataires, la date, le titre, l'indication des
ventuelles pices jointes, le titre de civilit, la formule de
politesse, l'indication du signataire (metteur).
5. Contenu : La plupart des rapports respectent le plan classique
suivant.
- L'introduction : Elle rappelle prcisment la demande (ce qui a
motiv le rapport) et annonce le plan.

- le dveloppement : Il dresse un constat objectif de la situation. La


structure est apparente: Des tableaux, graphiques, schmas insrs
ou joints en annexe au rapport peuvent complter ou rsumer sous
forme synthtique des informations prsentes dans le rapport.
- La conclusion : Elle propose des solutions mettre en uvre.
L'emploi du conditionnel est privilgier car c'est le suprieur
hirarchique qui prendra la dcision finale.