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starxpert.fr

Case Study
Universit de Grenoble
La plateforme Alfresco de lUniversit de Grenoble :
80 000 utilisateurs, 5 000 connections/jour, 620 000 documents

Client
Universit de Grenoble
Secteur dactivit
ducation
Produit
Alfresco on-Premise
Solutions
Gestion de documents
Travail collaboratif
Utilisations
Gestion de documents
Entrept de donnes
Tout lectronique
(sans papier)
Partenaire
StarXpert

Rsultats
La plateforme est ouverte lensemble des personnes
qui sont sur le site, soit les 80 000 personnes dont prs
de 60 000 tudiants. 2 500 utilisateurs se connectent
quotidiennement. 5 000 connections sont ralises
chaque jour.
La plateforme contient 800 000 documents, ce qui
reprsente 300 Go de donnes. Chaque semaine,
3 Go supplmentaires sont ajouts. Il y a prs de
6 500 sites Share actuellement sur la plateforme.

Contexte et problmatique
LUniversit de Grenoble est un Ple de Recherche et
dEnseignement Suprieur, constitu en tablissement public,
qui regroupe les tablissements universitaires de lacadmie
de Grenoble en association avec leurs partenaires locaux.
Le Ple Universit de Grenoble cest :
58 400 tudiants

3 600 doctorants

7 200 tudiants trangers

180 nationalits diffrentes

265 spcialits de Masters

33 filires dingnieurs

111 spcialits de Licences

138 spcialits de
Licences professionnelles

14 coles doctorales

7 500 salaris

740 millions deuros de budget

annuel global

plus de 260
associations tudiantes

A
 lheure actuelle, luniversit utilise la
version 3.4. Le passage vers la version 4 est
prvu pour lt prochain. Nous attendons
beaucoup des versions venir dAlfresco
notamment celles lies lusage dHTML5


M. Jacques Eudes, Directeur du

SIMSU, Service Informatique
Mutualis du Site Universitaire

Case Study Universit de Grenoble

Historiquement, le campus disposait, depuis 2004/2005,
dune plateforme de gestion lectronique des donnes
mise en place et gre par la Rgion, qui sappelait
le bureau virtuel Rhne-Alpes. Cette plateforme tait
le rsultat dune intgration par un prestataire de
Microsoft Exchange et Sharepoint. A la rentre de
2010, cette plateforme a t arrte pour des raisons
principalement financires. La Rgion ne souhaitait
plus financer ce projet.

La plateforme est ouverte sur

linternet lensemble des personnes
identifies au sein du SI soit les
80 000 personnes avec des pics
100 000 utilisateurs lors des
biseaux des annes universitaires.
2 500 utilisateurs se connectent
quotidiennement. 5 000 connections
sont ralises chaque jour. La
plateforme contient 800 000 documents,
ce qui reprsente 300 Go de donnes.
Chaque semaine, 3 Go supplmentaires
sont ajouts. Les documents sont
principalement des documents utiliss
dans le cadre de la pdagogie, mais
les usages stendent vers des groupes de
travails collaboratifs.

Le campus dsirait nanmoins conserver les bnfices

de lutilisation de cette plateforme. Trois fonctions
importantes sont alors identifies : la messagerie, les
espaces individuels et lespace collaboratif. Les diffrents
tablissements du campus choisissent dinternaliser les
deux premires fonctionnalits. Pour la fonction espace
collaboratif , un livre blanc est labor afin de permettre
dtablir un comparatif fonctionnel entre plusieurs
plateformes disponibles sur le march et danalyser
les usages en pratique. La plateforme qui sera retenue
devra prendre en compte une particularit ; le nombre
de documents rcuprs par chaque utilisateur est
faible mais le nombre dutilisateurs qui se connectent
est important.
A lpoque, le critre de lOpen Source ne constituait
pas une exigence absolue mais le choix dune solution
communautaire sest avre tre en parfaite adquation
avec les contraintes budgtaires de lUniversit.
Le choix sarrte sur la solution Alfresco. Au
dmarrage, la plateforme fonctionne avec la
version communautaire dAlfresco.
Fin 2011, dbut 2012, la version communautaire nest
plus suffisante pour supporter le nombre dutilisateurs
qui se connectent et le volume de documents changs.
Suite laudit ralis par StarXpert, lUniversit dcide
alors de basculer sur la version Enterprise dAlfresco.

Avec laide de StarXpert, une nouvelle architecture

technique est dfinie, base sur la sparation des
services Alfresco et la virtualisation. Lutilisation des
ressources serveurs a t optimise, amliorant les
temps de rponse et le nombre dutilisateurs supports
de faon importante.

Solution mise en uvre

A lheure actuelle, lUniversit utilise la version 3.4.
Le passage vers la version 4 est prvu pour lt.
LUniversit ralise peu de dveloppements de manire
pouvoir suivre rapidement les trains de livraisons
produits par Alfresco.

Des formations ont t organises pour

accompagner la mise en place de la plateforme
Alfresco. Une fois expliqu le fonctionnement de
la plateforme, la prise en main a t assez rapide.
Certains utilisateurs de lancienne plateforme
staient dcourags face ses longs temps
de rponse et ne lutilisaient donc plus. Suite
lintervention de StarXpert, les performances de
la nouvelle plateforme Alfresco ont permis de
reconqurir ces utilisateurs. Au dmarrage, la
difficult pour eux a t de pouvoir accder
la totalit de leurs anciennes donnes, celles-ci
nont pas toujours pu tre transfres de manire
informatique au sein de la nouvelle plateforme.
Le contenu de lancienne plateforme a t
maintenu en ligne mais en lecture seule
pendant une anne, pour que les utilisateurs
puissent sy rfrer si ncessaire.

Case Study Universit de Grenoble

Perspectives
Les usages collaboratifs sont en train de se
dvelopper. Des groupes de travail se crent
rgulirement sur la plateforme. Des utilisations
de nature plus administrative augmentent avec
la prparation de runions et laccessibilit, via
la plateforme, aux comptes-rendus de ces runions
ou encore la prparation des sances du conseil
dadministration de certains tablissements du campus.
Sajoute galement dsormais une partie gestion
avec la constitution, la nuit, de rapports financiers
dposs quotidiennement sur la plateforme.
La question se pose aujourdhui douvrir la plateforme
des utilisateurs externes au campus, car luniversit
a de nombreuses collaborations internationales.

Conclusion
La plateforme Alfresco est utilise actuellement
des fins essentiellement pdagogiques. Elle est utilise
pour diffuser du contenu vers les tudiants. Les accs
se font principalement par le Web. Linverse existe
encore assez peu mais pourrait se dvelopper dans
les mois venir ; encore peu de travaux raliss par
les tudiants sont dposs sur la plateforme
destination du corps enseignant.