E-mail professionnel

Conseils relatifs aux courriers lectroniques professionnels

Adresse lectronique
Si possible, crez une adresse lectronique associe au nom de domaine de votre site
Web. Les clients et prospects pourront ainsi considrer votre entreprise comme tant une
entreprise professionnelle. Par exemple, DJ Vijay peut utiliser vijay@djvijay.com comme
adresse lectronique.

Champ destinataire
Si vous le pouvez, ne remplissez le champ quaprs avoir vrifi votre messageafin
dviter les envois inopins de messages non finaliss.

Rponse et transfert
Assurez-vous de vouloir Rpondre lexpditeur ou Rpondre tous. De nombreux
utilisateurs de messagerie expriments ont envoy des informations sensibles un large
groupe de personnes parce quils ont cliqu sur le mauvais bouton. Par ailleurs, il est parfois
important denvoyer des informations de manire groupe une liste dadresses email ; vous
devez alors cliquer sur Rpondre tous.
Si vous dcidez de transfrer un message, veillez dabord supprimer toute information
sensible ou personnelle de lemail dorigine. Lorsque vous transfrez un message, noubliez
pas, avant de le transfrer, de supprimer toutes les informations qui ntaient adresses qu
vous.

Champ Objet
Destin recevoir lobjet du message. Chacun dentre nous reoit de nombreux emails
chaque jour. Les emails ne portant pas de champ objet ou ayant un champ objet inappropri
risquent donc dtre ignors. Votre champ objet doit rsumer votre email. Noubliez pas que
votre email a beaucoup de concurrence !
Si vous rpondez un message, vous ne devez pas ncessairement conserver le champ
objet tel quel. Si un champ objet diffrent peut mieux dcrire le contenu de votre message,
modifiez ce champ en consquence. Si votre message est sans rapport avec lemail dorigine,
crivez un message totalement nouveau.

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Formules de salutation et de politesse

Personnalisez votre message selon le destinataire. Vos emails doivent contenir des
formules de salutation et de politesse dun niveau de formalit adapt au destinataire. En cas
de doute, utilisez un ton trs formel.

Message
Lemail doit contenir un seul message principal. Les emails sont souvent lus en diagonale
et les emails compliqus traitant de sujets multiples peuvent porter confusion. Si vous devez
traiter de plusieurs sujets, pensez envoyer plusieurs emails, chacun avec un champ objet
spcifique pour identifier le sujet trait. Si vous devez subdiviser un sujet particulier en
plusieurs points, essayez dutiliser des listes puce ou des listes numrotes pour les sparer.
Faites attention au ton utilis dans votre email. Votre email ne transmet aucun langage
corporel subtil. lcrit, le sens des mots que vous utilisez peut donc tre trs diffrent de
leur sens loral. Rdigez vos emails avec attention et avant dappuyer sur Envoyer, lisez
votre message en vous mettant la place du destinataire.
Nutilisez ni moticne, ni abrviation ni langage Internet dans vos emails. Dans le
meilleur des cas, le destinataire peut ne pas connatre leur signification. Dans le pire des cas, il
peut les associer un manque de professionnalisme.
Ne rdigez pas tout votre email en MAJUSCULES. Lorsque vous crivez un message en
majuscules, cest comme si vous le hurliez.
Lorthographe et la grammaire sont des lments importants dans la faon dont votre
email va vous reprsenter. Si votre email contient des erreurs dorthographe, de grammaire
ou de typographie, on pourrait avoir limpression que vous tes ngligent ou, pire, que vous
ntes pas trs comptent. Les vrificateurs de grammaire et dorthographe savrent utiles,
mais ils peuvent ne pas dtecter toutes les erreurs. Vous devez donc relire attentivement votre
email avant de lenvoyer.
Rdigez un message concis qui va droit au but. Si vous avez un message plus complexe
faire passer, utilisez plutt le tlphone ou planifiez une runion.
vitez de communiquer des informations personnelles ou sensibles dans un email. Un
email peut tre transfr facilement et de manire irrflchie. Et vous navez aucun contrle
sur ce que devient votre email une fois que vous lavez envoy.

Signature
Signez toujours votre email pour vous identifier et intgrez votre signature des
informations de contact comme votre numro de tlphone, votre fax et votre adresse
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postale. Vous pouvez utiliser votre logiciel de messagerie lectronique pour dfinir une
signature qui est ajoute la fin de chacun de vos emails. Certains outils de messagerie
lectronique vous permettent de crer plusieurs signatures pouvant tre utilises diffrentes
fins.

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