LE GUIDE PRATIQUE LE GUIDE

DBUTANT
OU EXPERT,

Office 2010
UN GUIDE POUR

PRATIQUE TOUS

srie hightech
Microsoft

201
2010
010
Prenez les commandes du nouvel Office : la version 2010 de la
plus clbre des suites bureautiques fait le plein de fonctions
indites et ultra puissantes. Bonne nouvelle, elle bnficie
aussi de remarquables trouvailles ergonomiques, qui vous
permettront de travailler avec rapidit et efficacit. la maison,

Le guide pratique Office 2010

au travail, dans les tudes, apprenez avec nous, pas pas,
comment tirer le meilleur parti de cette formidable collection
doutils. Et dcouvrez aussi, avec les Office Web Apps, comment
crer, enregistrer et partager vos fichiers Office sur Internet.

Word OneNote
ditez des documents Mmorisez et organisez
impeccables toutes vos ides
Excel Outlook
Toutes les nouveauts
Faites parler les chiffres Prenez le contrle Pas pas, exploitez les grandes fonctions
et les graphiques de votre messagerie de Word, Excel, PowerPoint, Outlook,
OneNote, Access et Publisher
PowerPoint Access
Crez des prsentations Librez la puissance Tout le savoir faire
convaincantes des bases de donnes
Suivez le guide et ralisez des
documents, des prsentations
et des graphiques dignes dun pro

Installez Matrisez Profitez Groupe Eyrolles, 2011

ISBN : 978-2-212-13265-6
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version dOffice faon simple toutes les faons
qui conviendra des documents dutiliser Office
vos besoins complexes gratuitement
 dcouvrir
DANS CES PAGES
90 Ajouter des comptes
de messagerie
Crez un ou plusieurs comptes et
94 Reprendre le contrle
de sa bote de rception
Ne vous laissez plus submerger par les
99 Centraliser ses groupes
de contacts
Vous pouvez aussi stocker tous vos contacts
commencez recevoir des messages en e-mails en profitant de tous les outils de clients ou numros personnels au sein de
quelques minutes. Vous suivez aussi des flux Outlook pour classer et reprer les Outlook et grer des groupes.
dactualit RSS? Outlook le fera pour vous. messages pertinents.

91 Se connecter un compte
Hotmail ou Live Mail
Grce un module spcifique, vous pouvez
accder depuis Outlook toutes les
informations lies votre compte Hotmail:
messagerie, contacts et calendriers.
96 Matriser les fonctions
dentreprise
Outlook est avant tout un outil professionnel
de gestion du temps et de travail dquipe.
Faites le tour des principales fonctions pro,
dont certaines ont besoin dun serveur
100 liminer le courrier
indsirable
Grce ses fonctions anti-spam trs
compltes, Outlook limite le dferlement
dans votre bote de rception de messages
promettant monts et merveilles...

92 Amliorer le look de ses

Exchange ddi.
101 Lister les tches
accomplir
messages lectroniques
Suivez les tapes pour insrer des photos,
des tableaux et des objets graphiques
98 Organiser ses rendez-vous
Grez votre agenda avec Outlook
et organisez des runions avec les membres
Remplacez les nuds au mouchoir par
une liste de choses faire bien organise
et partageable avec dautres utilisateurs
SmartArt vos e-mails. de votre quipe. de Outlook.

Messages et
contacts avec
Outlook 2010
Outlook rassemble les fonctions essentielles de gestion du temps
et de linformation. Son module de courrier lectronique vous
permet de vous connecter tous les types de messagerie. Grce
au calendrier, vous pourrez notez tous vos rendez-vous mais
aussi ceux de vos collgues. Avec les Contacts, vous regroupez
toutes les informations de vos correspondants.

PLINF4-chapitre-07.indd 89 06/07/2010 14:32:58

 7Outlook
Comment Ajouter une
adresse de messagerie
2010 Au premier lancement dOutlook 2010, un assistant vous propose de crer
un premier compte de messagerie. Voici les tapes suivre.

1 Paramtres de messagerie 
La bote de dialogue vous demande
dindiquer vos nom, adresse e-mail et
mot de passe. Avec ces informations, Outlook
essaie de crer automatiquement votre compte.
Sil ny parvient pas, par exemple parce que
60 vous utilisez votre propre nom de domaine, vous
55 5
50 10 devrez indiquer la main les adresses des
45 15 serveurs entrant et sortant, qua d vous donner
votre fournisseur de service de messagerie.
40 20
35 25
30
2 Ajouter des sous-dossiers Par
dfaut, vos messages arrivent dans la
Cest Long? Bote de rception. Pour classer vos
Vos messages messages et viter de tous les conserver au
devraient mme endroit, vous pouvez crer des sous-
commencer dossiers. Cliquez avec le bouton droit sur le
arriver en quelques
lien Bote de rception et choisissez Nouveau
minutes.
dossier. Donnez-lui un nom et cliquez sur
OK pour le voir apparatre sous votre Bote de
rception. Pour y placer vos messages, le plus
simple est de les faire glisser la souris depuis la
liste vers le nouveau dossier.
3 Ajouter un deuxime compte  Si
vous avez lhabitude dutiliser plusieurs
adresses e-mail, vous pouvez centraliser
leur consultation dans Outlook. Cliquez sur Fichier
pour afficher la vue Backstage. Dans la section
Informations, cliquez sur le bouton Paramtres
du compte, puis sur loption du mme nom.
Cliquez sur Nouveau dans la bote de dialogue
qui saffiche, slectionnez Compte de
messagerie et reprenez la procdure de ltape 1.
4 Lire ses infos RSS Outlook 2010 inclut
un lecteur de flux RSS pour suivre les
actus qui vous intressent. Pour trouver
ladresse dun flux, rendez-vous sur lun de vos
sites dactualits habituels et cliquez sur le logo
RSS, souvent de couleur orange. Slectionnez
ladresse de la page du flux et copiez-la via le
raccourci CTRL+C. Ensuite, dans Outlook, cliquez
avec le bouton droit sur le dossier Flux RSS dans
la liste des dossiers et choisissez Ajouter un
nouveau flux RSS. Collez ladresse via CTRL+V.
Vous tes prt lire vos actus.

Cest dur?
Les premiers
rglages sont
simples. Les
fonctions
avances, comme
lintgration dun
compte Hotmail,
peut savrer plus
complexe (voir p. 1 2
suivante).

3 4

90 PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 2010

PLINF4-chapitre-07.indd 90 06/07/2010 14:46:51

 Comment Se connecter
un compte Hotmail
Si vous avez un compte Hotmail ou Windows
Live Mail, vous pouvez accder tous vos
3 Crer le compte Lorsque vous
relancez Outlook, une fentre vous
messages, calendriers et contacts directement demande si vous souhaitez ajouter
depuis Outlook 2010. un compte Hotmail. Cliquez sur Oui. Dans la
bote de dialogue suivante, tapez les identifiant

1 Laisser Faire Outlook Outlook

2010 a besoin dun module
et mot de passe de votre compte Hotmail ou
Live Mail. Cliquez ensuite sur le bouton Avanc 55
60
5
complmentaire pour se connecter et donnez un nom explicite au compte pour 50 10
votre compte Hotmail ou Live, le bien nomm pouvoir le reprer facilement. Validez par OK. 45 15
Outlook Connector. Outlook vous proposera 40 20
de linstaller automatiquement si vous tentez 35 25
30
de crer un nouveau compte de messagerie
utilisant une adresse @hotmail.com,
Cest long?

3
@hotmail.fr, @live.com ou @live.fr.
Le fait davoir
Commencez donc crer un compte comme
tlcharger
ltape 3 de la page prcdente.
un module
supplmentaire
rallonge un peu le
processus.

4 Consulter Messages et rendez-

vous Une nouvelle bote de rception

1
2 Installer le connecteur
Une petite bote de dialogue vous

propose dinstaller le Connecteur.
Cliquez sur Installer maintenant pour
accepter. Automatiquement, votre navigateur
apparat dans la liste des dossiers
gauche. Cliquez dessus pour accder vos
Cest dur?
messages Live ou Hotmail. Cliquez sur le
Outlook vous
bouton Calendrier en bas de la colonne des
prend par la main
dossiers. Votre carnet de rendez-vous Hotmail
ou Live saffiche ct de celui stock dans
pour vous aider
installer le module
Outlook. Si vous ajoutez des vnements dans ncessaire.
le calendrier Live, ils sont automatiquement
synchroniss avec le serveur et vous pouvez

FAQ
Internet lance le tlchargement du fichier les consulter en ligne, via le site www.live.com.
dinstallation. Enregistrez-le dans un
rpertoire de votre disque dur. Une fois
le transfert termin, double-cliquez sur Q: Le Connecteur ne
OutlookConnector.exe et suivez les tapes sinstalle pas sur mon
dinstallation. la fin de la procdure, vous PC. Pourquoi?
devrez redmarrer Outlook et recommencer la R: Si vous avez

4
cration du compte. opt pour la version
64 bits dOffice, le
Connecteur nest
effectivement pas
encore compatible
avec celle-ci. Un peu
de patience, Microsoft

2
travaille sur une
version 64 bits de
Outlook Connector.

PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 2010 91

PLINF4-chapitre-07.indd 91 06/07/2010 14:47:06

 7Outlook
Comment Donner
du style ses e-mails
2010 Plutt que denvoyer de tristes messages en mode texte, laissez donc
Outlook 2010 vous aider donner des couleurs vos envois lectroniques.
Alors que lon peut passer des heures travailler afficher ces enrichissements. Si ce nest pas le
sur la mise en page de documents Word, il cas, ils recevront tout de mme votre message,
est bien rare que lon sapplique autant pour mais seulement en texte simple.
un message lectronique. Bien sr, il nest pas
question de le faire pour tous les messages,
mais ceux que lon envoie pour des occasions
2 Insrer des photos Pas besoin
dattacher des photos en tant que
60 spciales mrite un peu plus dattention. Avec pices jointes, vous pouvez les ajouter
55 5
50 10 Outlook 2010, vous pourrez facilement ajouter au beau milieu de votre texte. Cliquez sur longlet
45 15 des photos et mme crer des invitations ou des Insertion et slectionnez Images pour trouver
lettres dinformation en un clin dil. celle qui vous convient dans votre collection. La
40 20
photo apparat dans votre message, lendroit
35 25
30
1 Changer de polices Vous trouvez
triste la police de caractres utilise
o se situait le curseur dinsertion de texte.
Redimensionnez la photo la taille voulue via les
Cest Long? par dfaut? Vous ntes pas le seul. poignes qui lencadrent. Vous pouvez mme la
Une fois que vous Heureusement, on peut en changer. Crez un faire pivoter laide de la poigne verte. Afin de
avez compris le nouveau message et tapez le nom ou ladresse faire couler le texte autour de limage, cliquez sur
principe, cela ne de votre correspondant dans le champ . le bouton Renvoyer la ligne automatiquement
vous prend pas Ensuite, tapez sur longlet Format du texte de longlet Outils Image qui apparat lorsque
plus de quelques pour accder toutes les options de mise en vous slectionnez limage. Choisissez Carr.
secondes par forme: polices, styles et effets typographiques,
message. comme ce que vous trouvez dans Word (voir
p. 44). Attention, vos correspondants doivent
3 Retoucher les photos Grce
cet onglet Outils Image, vous pourrez
galement utiliser Outlook 2007 ou 2010 pour aussi amliorer laspect de vos photos.

Cest dur?
Rien de complexe,
mais les rsultats
dpendront surtout
de votre sens
artistique!

1 2

3 4

92 PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 2010

PLINF4-chapitre-07.indd 92 06/07/2010 15:26:51

 Cliquez sur Corrections pour changer par exemple
la luminosit ou le contraste. Jouez avec les
autres options pour personnaliser votre photo.
4
Encadrer Envie dajouter un cadre?
Rien de plus simple. Droulez la galerie
de la section Styles dimages. Comme
dhabitude, il vous suffit de survoler les styles
proposs pour en voir leffet immdiatement sur
votre photo. Cliquez sur celui qui vous plat pour
lappliquer rellement.
5 Smart Art Les photos ne sont pas les
seuls lments que vous pouvez insrer
dans un message. Il y a aussi les objets
SmartArt, des graphiques et diagrammes tout
prts, bien pratiques pour exprimer rapidement
une ide ou montrer un schma dorganisation.
Dans longlet Insertion, cliquez sur SmartArt
pour afficher la galerie des objets disponibles.
Choisissez-en un et remplissez-le comme
dhabitude (voir p. 52).
6 Envoyer des histogrammes Vous
avez besoin denvoyer les derniers
rsultats de votre entreprise? Rien de
mieux que dafficher un graphique rcapitulatif
directement dans le message. Cliquez sur licne
en forme dhistogramme dans le Panneau
5 6
7 8
PLINF4-chapitre-07.indd 93
Illustrations de longlet Insertion. Choisissez
un style et cliquez sur OK pour lancer Excel.
Modifiez les chiffres et les tiquettes de colonnes
pour voir le graphique sadapter automatiquement
au sein du message. Lorsque vous avez termin,
fermez la fentre dExcel.
7 Ajouter un tableau Si vous pensez
que les informations que vous voulez
envoyer seront plus claires sous forme
dun tableau, cliquez cette fois sur le bouton
Tableau dans longlet Insertion. Choisissez le
nombre de colonnes et de lignes et remplissez
les cellules directement dans le message. Donnez
Plus
ensuite un peu de style votre tableau en
choisissant dans la galerie de longlet Cration,
que vous trouverez dans Outils de tableau.
Pouvoir mettre en
8 Envoyer une capture dcran
Vous

avez consult une page Web qui
forme vos e-mails,
cest bien, mais
pourrait intresser un de vos amis? nen faites pas trop
Cliquez alors sur le bouton Capture, arborant tout de mme.
un petit appareil photo, dans longlet Insertion. Noubliez pas que
Le menu qui saffiche liste les fentres ouvertes,
dont celle du site Web que vous venez de
le but premier de
vos messages est
consulter. Cliquez dessus pour linsrer dans le de faire passer de
message. Pour ne capturer quune partie de votre linformation. Si
cran, cliquez sur Capture dcran et dfinissez vous avez dcid
une zone de capture la souris. dcrire en orange
sur fond rouge, vos
correspondants ne
prendront pas la
peine de vous lire!
PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 2010 93
06/07/2010 15:27:09
 7Outlook
Comment Reprendre le
contrle de vos messages
2010 Submerg par vos messages? Voici quelques fonctions et quelques bons
conseils pour reprendre le contrle de votre bote de rception.
Qui na pas une histoire raconter propos
du nombre insens de messages lectroniques
2 Faire le mnage Si vous dcidez de
conserver laffichage par conversation,
que lon est susceptible de chaque jour ? Une le bouton Nettoyer du Panneau
fois que vous aurez fait tout ce quil faut pour Supprimer de longlet Accueil se montre
vous dbarrasser du spam (voir p. 100), il vous particulirement utile. Il vous permet de vous
restera encore grer les vrais messages. dbarrasser des messages dont le contenu est
60 Heureusement, les fonctions de suivi de dupliqu et que vous navez donc pas besoin
55 5
50 10 conversation de Outlook vous y aideront. de conserver. Mme si vous pouvez choisir de
45 15 nettoyer un dossier complet, commencez dabord

40 20 1 Mode conversation Outlook sait

rassembler les messages par sujet, pour
par utiliser cette fonction sur une conversation
un peu longue pour vous faire la main.
35 25
30 suivre une conversation, cest--dire une

Cest Long?
Cela prend du
temps dexplorer
toutes les options,
mais vous gagnerez
du temps terme.
suite de rponses entre plusieurs correspondants.
Rendez-vous dans longlet Affichage et cochez
Afficher en tant que conversations. Choisissez
si vous souhaitez que tous les dossiers soient
prsents ainsi ou uniquement celui en cours. Les
messages appartenant une mme conversation
saffichent alors les uns en dessous des autres,
quelle que soit leur date darrive, avec un lger
dcalage. Dommage quOutlook soit parfois
tromp par des messages portant le mme sujet,
alors quil ne sagit pas de la mme conversation.
3 Ignorer certaines conversations 
Il arrive parfois que lon reoive des
messages en pagaille parce que chaque
correspondant utilise le bouton Rpondre
tous. Si le sujet abord ne vous intresse pas,
par exemple parce quil sagit de lorganisation
dune runion laquelle vous ne pourrez pas
assister, slectionnez la conversation et cliquez
sur le bouton Ignorer, dans longlet Accueil. Tous
les messages suivants de cette conversation
seront automatiquement envoys la corbeille.

Cest dur?
Certaines fonctions
sont incroyablement
simples, tandis que
dautre demande un
peu plus dattention.

1 2

3 4

94 PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 2010

PLINF4-chapitre-07.indd 94 06/07/2010 15:35:41

 4 Automatiser Si vous avez lhabitude
de raliser les mmes tches de
manire rptitives - faire suivre
des messages votre patron ou dplacer un
certain type de message vers un dossier - vous
pouvez programmer des actions automatiques.
Remarquez la galerie des Actions rapides
dans longlet Accueil. Vous aurez peut-tre
besoin dagrandir la fentre dOutlook pour
voir apparatre le bouton Crer. Cliquez dessus.
Dans la bote de dialogue, dfinissez laction
entreprendre. Ensuite, il suffira de cliquer sur le
bouton correspondant dans la galerie.
6 MEttre un drapeau Vous venez de
recevoir un message important et vous
navez pas le temps de vous en occuper
tout de suite ? Cliquez donc sur le bouton
Assurez un suivi, arborant un petit drapeau
rouge. Vous verrez alors que le message apparat
dans la liste de vos tches raliser, en bas
droite de la fentre de Outlook.
7 Chercher et Trouver Il vous suffit
de taper un ou plusieurs mots-cls
dans la zone de saisie toujours visible
au dessus de la liste de vos messages. Les
rsultats saffinent au fur et mesure que vous

5
Plus
Codes couleur Grce des repres tapez. Notez aussi quun nouvel onglet Outils
de couleur, vous pourrez facilement de recherche apparat alors dans le ruban.
distinguer les messages importants des Vous y trouverez par exemple le moyen de
autres. Dans longlet Accueil, cliquez sur Classer, filtrer les messages en provenance dun certain Si vous effectuez
puis sur Toutes les catgories. Vous pouvez correspondant ou ayant un objet particulier. souvent les mmes
assigner des couleurs chacun de vos projets par recherches, vous
exemple, en slectionnant une nuance puis en
cliquant sur Renommer pour lui donner un nom
8 TABLIR DES RGLES Vous pouvez
demander Outlook de classer vos
navez pas besoin de
retaper les mots-
explicite. Ensuite, lorsquun nouveau message messages leur arrive, par exemple cls. Effectuez le
arrive, il suffit de choisir la catgorie adquate pour dplacer dans un dossier les e-mails raccourci-clavier
pour lui donner une couleur. Plus tard, utilisez le provenant dun correspondant particulier. CTRL+E pour activer
bouton Filtre de courrier pour nafficher que Rendez-vous dans Fichier et cliquez sur Grer la zone de recherche,
les messages dune certaine catgorie. Ce bouton les rgles et les alertes. Dans la bote de puis cliquez sur le
vous permettra aussi de vous focaliser sur les dialogue, cliquez sur le bouton Nouvelle rgle bouton Recherches
messages contenant des pices jointes ou non-lus. et dfinissez la rgle via les options. rcentes pour cliquer
sur celle dont vous
avez besoin.

5 6

7 8

PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 2010 95

PLINF4-chapitre-07.indd 95 06/07/2010 15:36:15

 7Outlook
Comment Profiter des
outils professionnels
2010 Outlook est lun des logiciels de messagerie les plus utiliss dans
les entreprises. Normal au vu des nombreuses fonctions dans le domaine.
Bien que rien ne vous empche de lutiliser un nom votre signature. Remplissez la zone
la maison, Outlook est principalement un outil infrieure avec le texte de la signature. Via les
dentreprise trs puissant. Si vous lutilisez menus en haut droite, choisissez dinsrer ou
correctement, vos messages auront un look non cette signature dans vos nouveaux messages
trs pro (voir p. 92), mais il vous fera galement et aussi dans vos rponses.
gagner du temps au quotidien.
60
50
55 5
10
Voici comment profiter des fonctions
les plus professionnelles dOutlook. Attention,
2 Prendre des notes Besoin dannoter
un message que vous venez denvoyer?
45 15 certaines dentre elles ncessitent que votre Outlook profite des fonctions de
entreprise utilise Exchange, la configuration OneNote (voir p. 102) en la matire, en vous
40 20
serveur centralise de Microsoft. Ce qui est trs permettant de modifier, de surligner et mme de
35 25
30 probablement le cas si Outlook est le logiciel de prendre des notes manuscrites (si vous avez un
messagerie de choix de votre socit. Tablet PC) directement dans le message. Cliquez
Cest Long? simplement sur licne OneNote dans le panneau
Prenez le temps
dtudier ces
1 Crer une signature Une signature,
ce sont quelques lignes de texte qui
Dplacer de longlet Accueil.

fonctions, vous en
trouverez forcment
sajoutent automatiquement la fin de
votre message, incluant par exemple votre nom,
une que vous votre fonction et votre numro de tlphone.
utiliserez tous Cliquez sur Fichier, puis sur Options dans la
les jours. fentre Backstage. Slectionnez Courrier dans
la liste de gauche et cliquez sur le bouton
Signatures. Cliquez sur Nouveau et donnez
3 Volet Personnes Cette nouvelle
fonction dOffice 2010 vous permet de
suivre dun coup dil vos activits de
courrier lectronique. Ce volet est disponible en
bas de chaque nouveau message. Cliquez sur la
petite flche tout en bas droite pour le drouler
et voir apparatre un historique des e-mails que

Cest dur?
Ds lors que votre
entreprise utilise
Exchange Server,
rien de bien sorcier.

1 2

3 4

96 PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 2010

PLINF4-chapitre-07.indd 96 06/07/2010 16:40:27

 vous avez changs avec le destinataire du
message que vous tes en train de rdiger.
Message en absence Si vous partez
4 en vacances pour quelques jours,
informez vos collgues et vos clients de
votre date de retour. Cliquez sur Fichier, puis sur
le bouton Rponses automatiques de la section
Informations. Cliquez sur Je suis actuellement
absent du bureau et tapez un texte explicatif.
Validez par OK. Ces messages en absence ne
fonctionneront que si votre entreprise dispose
dun serveur Exchange ou si vous laissez votre
PC allum en permanence.
Accus de rception Plutt que de
5 renvoyer un message un correspondant
correspondants puissent vous rpondre dun clic
de souris. Dans un nouveau message, rendez-
vous dans longlet Options et slectionnez un des
formulaires de vote pr-dfinis. Tapez un texte
daccompagnement dans le corps du message
et envoyez. Attention, seuls les utilisateurs
dOutlook verront les boutons de vote.
AJOUTER des adresses de
7 rponses Si vous souhaitez que
dautres personnes reoivent les
rponses un message que vous envoyez,
Rendez-vous dans longlet Options et cliquez sur
le bouton Rponses directe . Dans la bote de
dialogue qui apparat, cliquez sur Slectionner
des noms, dans la zone Options de remise.
Choisissez les destinataires des rponses dans

Plus
pour lui demander sil a bien reu votre votre carnet dadresses ou tapez des adresses.
prcdent e-mail, vous pouvez demander
Outlook de recevoir un accus de rception, Partager votre bote de rception
et mme un accus de lecture. Accdez ces 8 Pour

quun collgue puisse accder Vous pouvez dfinir
options dans le Panneau Suivi de longlet Options vos messages lorsque vous tes absent, plusieurs signatures
dans la fentre de composition dun message. cliquez sur le bouton Autorisations du dossier pour rpondre
Attention, ces accuss ne sont pas infaillibles car dans le panneau Proprits de longlet Dossier. diffrentes
ils nutilisent pas une technologie standard. Cliquez sur Ajouter, puis double-cliquez sur situations: une
un nom. Choisissez Tous les dtails dans la pour les messages
Organiser un vote Dans certains section Niveau de lecture et validez par OK. professionnels
6 cas, la question que vous posez par Sur son PC, la personne que vous avez choisie contenant vos
e-mail ne requiert quune rponse doit se rendre dans Fichier, Ouvrir, puis cliquer coordonnes du
simple: oui ou non. Par exemple Serez-vous sur Dossier dun autre utilisateur et donner bureau et une autre
prsent la runion de lundi?. Outlook propose votre nom. Elle aura accs tous vos messages, pour les messages
pour cela des boutons de vote afin que vos jusqu ce que vous stoppiez la procdure. perso, par exemple.
Pour cela, rptez
ltape 1 pour crer
une deuxime
signature. Ensuite,
chaque fois que vous
crivez un nouveau
message, cliquez sur
le bouton Signature
dans longlet Message
pour choisir celle qui

5 6
convient.

7 8

PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 2010 97

PLINF4-chapitre-07.indd 97 06/07/2010 16:40:43

 7Outlook
Comment Organiser
son carnet de rendez-vous
2010 Outlook sert aussi grer votre agenda. Si vous utilisez un serveur Exchange,
vous pourrez aussi organiser des rendez-vous avec plusieurs participants.

1 Ajouter des rendez-vous  Outlook

vous permettra de facilement organiser
collgues de votre entreprise, tapez leurs noms
pour que Outlook affiche leurs disponibilits,
vos rendez-vous perso et pro. Pour quil va chercher sur le serveur Exchange. Vous
ajouter un nouveau rendez-vous, cliquez sur pouvez ajouter des adresses e-mail de personnes
longlet Calendrier en bas de la colonne de situes en dehors de lentreprise, mais vous
gauche, puis sur le bouton Nouveau rendez- devrez attendre leur rponse pour savoir sils
60 vous, gauche de longlet Accueil. Indiquez sont disponibles. Cliquez sur Envoyer pour inviter
55 5
50 10 lobjet de lvnement et droulez les menus tout le monde. Vous recevrez un message
pour slectionner lheure de dbut et de fin. chaque rponse des invits.
45 15
Notez en haut de la fentre les options qui vous
40 20
35
30
25
permettent de dterminer la nature du rendez-
vous. Indiquez par exemple que vous serez
3 Diffrentes vues  Les rendez-vous
sont pris. Pour voir lensemble de vos
Occup pendant ce moment-l. Ce genre de occupations, profitez des diffrentes
Cest Long? renseignement est important si vous partagez vues laide des boutons. La vue mensuelle vous
Quelques minutes votre calendrier avec vos collgues. Vous pouvez donne une bonne vue globale.
suffisent pour en effet choisir de ne partager que les plages
dcouvrir les
fonctions de
horaires, sans indiquer les intituls.
4 prendre des notes Besoin de
prendre des notes avant ou pendant
gestion dagenda
de Outlook. 2 rendez-vous plusieurs Besoin
dorganiser une runion? Crez un
la runion? Ouvrez le rendez-vous et
cliquez sur le bouton OneNote, dans longlet
nouveau rendez-vous mais, avant Runion pour crer une note lie au rendez-vous.
de valider, cliquez sur le bouton Assistant Vous pouvez ds lors tapez du texte ou mme
planification. Sil sagit dune runion avec des enregistrer la runion en audio.

Cest dur?
Les fonctions de
base sont simples,
mais lintgration
avec OneNote lest
moins...

1 2

3 4

98 PRESSELIVRE INFORMATIQUE OFFICE 2010

PLINF4-chapitre-07.indd 98 06/07/2010 16:40:54

 Comment Grer toute
sa liste de contacts
1 Importer une liste de contacts
existante Il y a des chances que
danniversaire ou un pseudo par exemple.
Cliquez sur Enregistrer & Fermer lorsque vous
vous ayez dj constitu une liste avez termin.
de vos contacts, quelle soit stocke dans
une version prcdente dOutlook, sur un
tlphone mobile ou via un Webmail comme
3 Contacts suggrs Pour vous
faciliter la tche, Outlook vous propose
60
Gmail. Outlook est capable dimporter un aussi une liste de contacts suggrs, 55 5
grand nombre de formats. Prenez dabord soin en haut de la colonne. Cette liste contient les 50 10
dexporter cette liste depuis loutil que vous personnes avec lesquelles vous avez eu des 45 15
avez lhabitude dutiliser. Ensuite, dans Outlook changes rcemment, en indiquant leur nom 40 20
2010, cliquez sur Fichier pour afficher la vue et adresse e-mail. Pour les ajouter votre 35 25
30
Backstage, puis sur Ouvrir et Importer. Suivez rpertoire, faites glisser leur fiche vers Contacts.
les tapes de lAssistant dimportation en lui
Cest long?
indiquant le format du fichier rcuprer.
La procdure
dimportation peut
tre un peu longue,
mais prendra bien
moins de temps que
de tout taper la
main.

1 3
2 Ajouter de nouveaux contacts
Pour

crer une nouvelle fiche, cliquez
4 Crer des groupes de contacts
Si

vous envoyez rgulirement des
Cest dur?
sur longlet Contacts, tout en bas messages au mme groupe de
Nayez pas peur,
de la colonne de gauche pour afficher toutes personnes - membres dun club ou quipe
limportation de
vos fiches de contacts. Cliquez ensuite sur dun projet - cliquez sur le bouton Nouveau
donnes dans
le bouton Nouveau contact en haut groupe de contacts et donnez-lui un nom.
Outlook nest pas
gauche du ruban. Remplissez les diffrents Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter des si complique!
champs proposs. Si jamais vous ne trouvez membres pour y choisir loption partir
pas celui qui correspond linformation que des contacts Outlook. Double-cliquez ensuite
vous souhaitez entrer, vous pouvez drouler sur tous les noms que vous voulez ajouter
chacune des tiquettes de champ pour
dnicher celui qui vous convient. Cliquez
aussi sur le bouton Dtails de longlet Afficher
au groupe et validez par OK. Au prochain
message, il vous suffit de taper les premires
lettres du nom du groupe pour lenvoyer tous
Plus
Si vous avez besoin
du ruban, pour pouvoir ajouter une date les membres. de modifier les
membres dun
groupe, il vous suffit
de double-cliquer
sur sa fiche dans
votre collection
de contacts, pour
retourner sur la
fentre de cration

2 4
du groupe.

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 7Outlook
Comment Filtrer
le courrier indsirable
2010 Ne perdez pas votre temps lire des messages vous vantant les mrites
de petites pilules bleus: passez-les la trappe automatiquement.

1 Rgler le niveau de filtrage 

Sachant quaujourdhui plus de 90%
nest pas indsirable. Le message retourne dans
votre bote de rception.
des messages lectroniques changs
dans le monde sont des spams, cest presque
un miracle de pouvoir encore profiter des joies
3 Correspondants srs  Pour
viter que des messages envoys par
de la messagerie lectronique, miracle assur des personnes que vous connaissez
60 par les filtres anti-spam. Votre fournisseur ne soient bloqus, retournez dans les options
55 5
50 10 daccs en utilise un, quOutlook complte avec de Courrier indsirable et cochez les cases
45 15 ses propres outils afin de ne laisser dans votre Approuver galement le courrier en provenance
bote de rception que les messages qui vous de mes Contacts et Ajouter automatiquement
40 20
importent. Pour les mettre en place, droulez le les personnes auxquelles jenvoie un courrier....
35 25
30 bouton Courrier indsirable de longlet Accueil

Cest Long?
pour accder aux options. Conservez le rglage
Faible par dfaut pour tre sr de ne pas
4 Bloquer les pays haut risque
Une

grosse partie du spam est envoye
Environ 10 minutes filtrer un bon message. de pays comme la Chine, le Nigria et la
pour mettre Russie. Si vous navez pas dchanges rguliers
le filtrage en
place, mais vous 2 Faux positifs Aussi efficace quil soit,
le filtre anti-spam nest pas infaillible.
avec ces pays, vous pouvez simplement bloquer
tous les messages qui en proviennent. Slectionnez
lamliorerez en Pensez donc vrifier rgulirement le longlet International de la fentre des options
permanence. contenu du dossier Courrier indsirable, dans de Courrier indsirable et cliquez sur le bouton
la colonne de gauche, pour ventuellement y Liste des domaines de niveau suprieur
dnicher un message qui vous intresse. Si cest bloqus. Cochez les pays bloquer: CN pour la
le cas, droulez le bouton et choisissez Ceci Chine, NG pour le Nigria et RU pour la Russie.

Cest dur?
Incroyablement
simple, autant
activer qu utiliser.

1 2

3 4

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 Comment Manier ses
listes de choses faire
Outlook 2010 vous permet de crer facilement cocher automatiquement deux autres case qui
des listes de choses faire afin que vous - et vous assurent de conserver la tche dans votre
vos collgues - vous souveniez de toutes les propre liste et denvoyer un rapport dtat
tches raliser. Une fonction indispensable quand la tche est termine. Dcochez-les si
si vous tes souvent interrompu dans votre ncessaire.
travail par le tlphone ou larrive de
60
55 5
nouveaux messages lectroniques.
3 Envoyer un rapport  linverse, si
votre boss vous a assign une tche, 50 10

1 Crer des tches Pour ajouter une

tche votre liste de choses faire,
vous pouvez le tenir au courant de
son bon droulement. Double-cliquez sur la
45
40 20
15

cliquez sur Tches tout en bas de la tche dans la liste et changez le pourcentage 35 25
colonne de gauche dans Outlook. Cliquez suite de droulement via la petite zone de saisie
30
sur le bouton Nouvelle tche, en haut gauche double-flche. Pour envoyer un rapport
du ruban. Vous pourriez aussi tout simplement intermdiaire afin de le rassurer sur lvolution Cest long?
taper un intitul dans le panneau qui saffiche des travaux, cliquez sur le bouton Envoyer Quelques secondes
au milieu de lcran, mais vous aurez accs le rapport dtat. Un nouveau message pour entrer une
plus doptions via le bouton Nouvelle tche. saffiche, pr-rempli avec ladresse e-mail du nouvelle tche,
Donnez-lui un nom et indiquez une date de destinataire. quelques minutes
dbut et de fin si cest pertinent. Si vous si vous avez besoin
cochez la case Rappel, vous pouvez choisir une dajouter des dtails.
date laquelle Outlook affichera un message
pour que vous noubliiez pas la tche raliser.

3
Cest dur?
Probablement

1
une des fonctions
les plus simples

4 Suivre le droulement Chacune

des tches auxquelles vous participez
dOutlook.

2 Assigner les tches Le

responsable dune quipe peut
assigner des tches chacun des
membres. Remplissez le formulaire comme
ltape 1, puis cliquez sur le bouton Affecter
une tche, dans le panneau Grer la
tche. Tapez le ou les noms des personnes
concernes dans la zone ... qui saffiche
au dessus du formulaire. Outlook soccupe de
sajoute automatiquement votre
calendrier. De plus, une liste rduite des tches
raliser ou en retard est accessible en bas
droite de la fentre dOutlook. Si le petit
cadre napparat pas, cliquez sur le bouton
vertical droite, appel Barre des tches.
Le cadre affiche aussi les messages que vous
avez marqus comme suivis, laide du petit
drapeau rouge.

2 4

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