COMMISSION EUROPENNE

OFFICE EUROPEN DE LUTTE ANTI-FRAUDE (OLAF)

Direction D Politique
Unit D.2 - Prvention de la fraude

Identifier les conflits dintrts dans les

procdures de passation de marchs publics
concernant des actions structurelles
Guide pratique lintention des
gestionnaires
labor par un groupe dexperts des tats membres coordonn par
lunit D2 de lOLAF - Prvention de la fraude

CLAUSE DE NON-RESPONSABILIT:

Le prsent document de travail a t labor par un groupe dexperts des tats membres avec le
soutien de lOLAF. Son objectif est de faciliter la mise en uvre des programmes oprationnels et
dencourager les bonnes pratiques. Sans tre juridiquement contraignant pour les tats membres, il
fournit des orientations gnrales assorties de recommandations et mne une rflexion autour des
bonnes pratiques.

Ces orientations gnrales sont sans prjudice de la lgislation nationale. Il convient de les lire en
tenant compte du cadre juridique national et de les y adapter le cas chant.

Le prsent guide est galement sans prjudice de linterprtation de la Cour de justice et du Tribunal
tout comme des dcisions de la Commission.

1
2
Synthse

Le prsent guide a t labor dans le cadre dune nouvelle procdure de travail collgiale associant
des experts des tats membres, lOLAF et les DG de la Commission charges des actions structurelles.
Lobjectif est damliorer la qualit des contributions issues des runions ad hoc du COCOLAF, grce
llaboration dune documentation pratique susceptible dtre utilise par les tats membres et la
Commission en tant quoutil de rfrence, instrument administratif, orientation et soutien pour
renforcer leurs mesures et leurs stratgies de lutte antifraude.

La rdaction de ce guide a en outre t motive par ladoption des propositions lgislatives relatives
la politique de cohsion 2014-2020, qui imposent aux tats membres de se doter de mesures de
lutte antifraude concernant la gestion des actions structurelles de lUE.

La question des conflits dintrts dans le domaine des marchs publics est devenue un sujet de
proccupation majeur pour les tats membres. Un atelier de travail runissant des experts dune
dizaine dtats membres a mis en vidence la ncessit dlaborer des orientations sur
lidentification des conflits dintrts et la rduction des risques lis de telles situations. Le prsent
guide est le rsultat de ce travail commun.

Il fournit un ensemble de recommandations lintention des gestionnaires et des agents des

autorits de gestion et des pouvoirs adjudicateurs, pour leur permettre de dtecter et de grer les
conflits dintrts en rapport avec les marchs publics financs par le budget de lUE au titre des
actions structurelles et des programmes de la politique de cohsion. Il couvre tous les types de
marchs publics, indpendamment du montant concern.

Sans tre juridiquement contraignant pour les tats membres, il propose leurs autorits de gestion
et leurs pouvoirs adjudicateurs une approche commune de la gestion des conflits dintrts, sans
prjudice de la lgislation nationale.

Conu comme un outil utile et pratique destin aux fonctionnaires publics, le guide sarticule autour
des principaux points mis en exergue lors de latelier de travail:

1. dfinition du conflit dintrts;

2. ncessit de remplir une dclaration: il est recommand de faire remplir une dclaration
dabsence de conflit dintrts toute personne appele prendre part une procdure de
passation de marchs;

3. procdures et outils de contrle des dclarations;

4. liste de signaux dalerte susceptibles de contribuer la dtection des situations de conflit

dintrts.

Le guide prsente par ailleurs quatre exemples de cas concrets afin dillustrer ces situations et de
sensibiliser le personnel.

3
4
Introduction ........................................................................................................................................ 7

1- Dfinitions .................................................................................................................................... 10

2- Dclarations relatives aux conflits dintrts ................................................................. 11

2.1 lments de base dun cadre global de gestion des conflits dintrts dans la passation des
marchs publics relatifs aux fonds structurels ...................................................................................... 11

2.2. Politique relative aux dclarations dabsence de conflit dintrts ............................................... 13

2.3 La dclaration dabsence de conflit dintrts ................................................................................ 17

2.4. Expliquer la fonction de la dclaration dabsence de conflit dintrts au personnel................... 18

2.5. Suivi et mise jour des dclarations dabsence de conflit dintrts ............................................ 19

3- Contrle de la dclaration dabsence de conflit dintrts au regard dautres

sources dinformation.................................................................................................................... 19

3.1 Quand? ............................................................................................................................................ 20

3.2 Comment? ....................................................................................................................................... 20

3.3 Utilisation dinformations manant des informateurs et des mdias ............................................ 22

3.4 Que faire en cas de forte suspicion de conflit dintrts?............................................................... 23

4- Signaux dalerte......................................................................................................................... 23

4.1. Quest-ce quun signal dalerte et comment sen servir?............................................................... 23

4.2. Les signaux dalerte dans les procdures de passation de marchs publics.................................. 24

4.2.1. Prparation et lancement de la procdure ............................................................................. 24

4.2.2. Procdure dappel doffres, valuation des offres et dcision finale...................................... 26

4.2.3. Excution et modification des marchs publics ...................................................................... 27

Annexe 1: Modle de dclaration dabsence de conflit dintrts ....................................................... 30

Annexe 2: Exemples............................................................................................................................... 32

5
6
 Introduction

Le prsent guide a t labor dans le cadre dune nouvelle procdure de travail

collgiale associant des experts des tats membres, lOLAF et les DG de la Commission
charges des actions structurelles. Lobjectif est de favoriser un change de bonnes
pratiques et de concevoir une documentation pratique susceptible dtre utilise par les
tats membres et la Commission dans le cadre du soutien, des orientations et des outils
administratifs destins renforcer leurs mesures et leurs stratgies de lutte antifraude.

Les conflits dintrts sont devenus un sujet de proccupation rcurrent, notamment en

ce qui concerne les marchs publics portant sur des actions structurelles, tant donn
qu'ils sont susceptibles de nuire srieusement aux finances publiques et de porter
gravement atteinte la rputation tant de lUE que du pays concern.

LOLAF, en coopration avec les tats membres, a organis un atelier de travail

runissant une dizaine dexperts venus de dix tats membres, ayant tous en commun
une exprience pratique de la gestion des conflits dintrts. Forts de leurs
connaissances, ces experts ont dress la liste des principaux points sur lesquels un
change de bonnes pratiques a t jug ncessaire.

Les DG REGIO, EMPL, MARE et HOME ont galement t associes ces travaux, le tout
coordonn par lunit Prvention de la fraude de lOLAF (D2).

Latelier de travail a abouti la rdaction du prsent guide pratique sur la gestion des
conflits dintrts lintention des gestionnaires responsables des marchs publics relatifs
aux actions structurelles et aux programmes relevant de la politique de cohsion financs
par lUE.

Ce guide sadresse aux gestionnaires et au personnel (a) des autorits de gestion et (b)
des autorits bnficiaires agissant en qualit de pouvoir adjudicateur aux fins des
procdures de passation de marchs. Il couvre lensemble des oprations cofinances par
les Fonds structurels ou le Fonds de cohsion, ainsi que tous les types de marchs
publics, indpendamment du montant concern. Cependant, le niveau dexigence et la
porte du contrle doivent tenir compte de la ncessit de trouver le juste quilibre
entre:

les contrles requis,

la valeur du march,

lapplication ou non des rgles de passation des marchs publics au march

concern,

la simplification et la rduction des charges administratives pour les bnficiaires.

Le prsent guide pratique est le rsultat des changes fructueux entre les experts. Il est
mis la disposition de tous les tats membres et des parties prenantes concernes,
notamment par lintermdiaire de la plateforme de lutte antifraude SFC2007, ainsi que
des services de la Commission via le site Internet de lOLAF.

7
Il est en lien avec les propositions lgislatives concernant la politique de cohsion 2014-
2020, en vertu desquelles les tats membres devront instaurer des mesures de lutte
antifraude efficaces et proportionnes, tenant compte de tous les risques identifis.

LOLAF remercie les experts suivants de leur contribution:

Commission pour la prvention et lvaluation

Dimitar PETROV MOCHEV Bulgarie
des conflits dintrts

Ministre du dveloppement rgional et des

Daa MUSULIN Croatie fonds de lUE / Direction de la gestion des
programmes oprationnels

Rpublique Parquet gnral / Service des poursuites

Jan LATA
tchque pnales

Brian NIELSEN Danemark Autorit danoise des affaires commerciales

Lszl VELIKOVSZKY Hongrie Agence nationale de dveloppement

Service de laudit et des enqutes internes,

Antoine DALLI Malte Bureau du Conseil des ministres, Bureau du
Premier ministre

Unit contrle et irrgularits, Service dappui

aux programmes de dveloppement des
infrastructures, Ministre du dveloppement
Jacek HORODKO Pologne
rgional

Unit systme et ligibilit, Service dappui

Malgorzata aux programmes de dveloppement des
Pologne
KACZANOWSKA infrastructures, Ministre du dveloppement
rgional

Service des affaires juridiques, Lutte contre la

Anca ZAMFIR Roumanie
fraude (DLAF)

Section du contrle et de la lutte contre la

Rpublique
Erika GAJDOSIKOVA corruption, Bureau du gouvernement de la
slovaque
Rpublique slovaque

Programmes de lUE, Direction charge de la

Royaume-
Andrew STEWART croissance locale, Ministre des entreprises, de
Uni
linnovation et des comptences (BIS)

8
Le prsent document a t approuv par le groupe Prvention de la fraude du COCOLAF
le 12 novembre 2013.

9
 1- Dfinitions

La notion de conflit dintrts nest gure uniforme au sein de lUnion europenne. Si

certains tats membres, comme la Roumanie, en donnent une dfinition dans leur droit
pnal, dautres, comme la France et le Royaume-Uni, nen font pas mention. Ce qui ne
signifie pas que ces pays ne disposent pas de moyens dinculpation pnale pour traiter le
problme. Le Royaume-Uni par exemple sest dot de dispositions lgislatives
particulires, sous la forme dun dlit dabus de fonctions publiques, qui peut englober
bien plus que le simple conflit dintrts et pourrait tre appliqu ds lors que le conflit se
traduit par des pratiques de corruption.

LOrganisation de coopration et de dveloppement conomiques (OCDE) a propos une

dfinition du conflit dintrts1:

Un "conflit d'intrts" implique un conflit entre la mission publique et les intrts privs
d'un agent public, dans lequel l'agent public possde titre priv des intrts qui
pourraient influencer indment la faon dont il s'acquitte de ses obligations et de ses
responsabilits.

Le droit europen dfinit la notion de conflit dintrts aux fins de lexcution du budget
gnral de lUnion europenne.

La dfinition sapplique lensemble des marchs publics financs par les fonds de lUE
affects aux actions structurelles et la politique de cohsion, indpendamment du
montant en jeu.

Larticle 57, paragraphe 2, du rglement relatif aux rgles financires applicables au

budget gnral de lUnion (rglement n 966/2012) dfinit le conflit dintrts dans le
cadre de la gestion du budget de lUE et de lutilisation des ressources budgtaires.
Larticle dispose que:

1. Les acteurs financiers et les autres personnes participant lexcution et la gestion

du budget, y compris aux actes prparatoires celui-ci, ainsi qu laudit ou au contrle,
ne prennent aucune mesure loccasion de laquelle leurs propres intrts pourraient tre
en conflit avec ceux de lUnion.

()

2. Aux fins du paragraphe 1, il y a conflit dintrts lorsque lexercice impartial et objectif

des fonctions dun acteur financier ou dune autre personne, viss au paragraphe 1, est
compromis pour des motifs familiaux, affectifs, daffinit politique ou nationale, dintrt
conomique ou pour tout autre motif de communaut dintrt avec le bnficiaire.

1
Voir Grer les conflits d'intrts dans le service public: lignes directrices de l'OCDE et expriences
nationales (2003), p.24-25, http://www.oecd.org/corruption/ethics/48994419.pdf. LOCDE recense trois types
de conflits dintrts:

le conflit dintrts effectif implique un conflit entre la mission publique et les intrts privs dun agent public,
dans lequel lagent public possde titre priv des intrts qui pourraient influencer indment la faon dont il
sacquitte de ses obligations et de ses responsabilits;

on considre quil y a conflit dintrts apparent lorsque les intrts privs dun agent public sont susceptibles
dindment influencer lexcution de ses obligations mais quen ralit ce nest pas le cas;

il y a conflit dintrts potentiel lorsquun agent public a des intrts privs dune nature telle quil y aurait
conflit dintrts si lagent public devait lavenir assumer certaines responsabilits officielles (incompatibles).

10
Le conflit dintrts diffre de la corruption dans la mesure o celle-ci ncessite
gnralement un accord entre deux parties au moins et le versement dun pot-de-vin,
dune somme dargent ou l'existence dun avantage quelconque. En revanche, il y a
conflit dintrts lorsquune personne est susceptible de pouvoir privilgier ses intrts
personnels au dtriment de ses responsabilits professionnelles.

Tout conflit dintrts non rsolu de manire adquate dans une procdure de passation
de marchs publics a des rpercussions sur la rgularit mme de la procdure. Il
entrane une violation des principes de transparence, dgalit de traitement et/ou de
non-discrimination que tout march public doit respecter en vertu de larticle 102 du
rglement financier2.

Exemples

Lpouse de ladministrateur dun pouvoir adjudicateur charg du suivi dune procdure

de passation de marchs travaille pour lun des soumissionnaires.

Une personne dtient des actions dans une socit qui participe une procdure de
passation de marchs pour laquelle ladite personne a t nomme membre du comit
dvaluation.

Le responsable dun pouvoir adjudicateur a pass une semaine de vacances avec le

directeur dune socit soumissionnaire dans le cadre dune procdure de passation de
marchs lance par le pouvoir adjudicateur.

Un des agents du pouvoir adjudicateur et le directeur dune des socits

soumissionnaires assument des responsabilits au sein du mme parti politique.

Les autorits de gestion doivent contrler le bon droulement des procdures de

passation lances par des bnficiaires afin de sassurer quelles ont lieu sans encombre
et de manire quitable (N.B.: lexpression autorit de gestion utilise dans le prsent
document dsigne la fois lautorit de gestion et lintermdiaire auquel cette dernire a
dlgu ses tches). Les bnficiaires doivent garantir la transparence de la procdure et
le traitement quitable de tous les soumissionnaires. Lorsquelles dcouvrent des
anomalies, les autorits de gestion doivent ragir rapidement et procder des contrles
appropris. Toute anomalie nimplique pas forcment un conflit dintrts. Elle ncessite
en revanche que la situation soit clarifie et que des mesures adquates soient prises.

2- Dclarations relatives aux conflits dintrts

2.1 lments de base dun cadre global de gestion des conflits dintrts dans la
passation des marchs publics relatifs aux fonds structurels

2
Voir en particulier larrt du 15 juin 1999 dans laffaire T-277/97 et larrt du 10 juillet 2001 dans laffaire C-
315/99, Ismeri Europa Srl, ainsi que larrt du 17 mars 2005 dans laffaire T-160/03, AFCon Management
Consultants, Mc Mullin, OGrady.
11
Les situations de conflit dintrts peuvent entraner une perte de confiance des
oprateurs conomiques dans les procdures de passation de marchs publics
concernant des actions structurelles et dcourager ainsi les oprateurs honntes de
soumissionner.

Aussi est-il recommand aux autorits de gestion dinstaurer une politique de gestion des
conflits dintrts, de faon rduire les risques et traiter les cas de conflit ventuels.

Il convient que cette politique aborde les questions de prvention, de dtection et de

gestion des conflits dintrts ainsi que les sanctions appliquer, et quelle soit mise en
uvre au sein de toutes les structures participant au systme de gestion et de contrle
des programmes oprationnels. Il y a lieu den recommander ladoption tous les
bnficiaires qui lancent des procdures dadjudication, quelle que soit leur forme
juridique.

La politique de gestion des conflits dintrts doit tenir compte des dispositions juridiques
des tats membres concerns ainsi que des orientations et des bonnes pratiques
prsentes dans le prsent document.

Il est recommand aux autorits de gestion de veiller la mise en place dune politique
de gestion des conflits dintrts dans les programmes oprationnels dont elles ont la
responsabilit, en tenant compte notamment des obligations nonces larticle 114,
paragraphe 4, point c), du [nouveau rglement gnral]3.

Tout document stratgique sur la gestion des conflits dintrts dans les procdures de
passation de marchs devrait traiter un certain nombre de points. Il devrait en particulier

couvrir lensemble de la procdure de passation ainsi que la gestion des

contrats qui en rsultent;

satisfaire aux exigences des rgles nationales relatives la passation des

marchs et des directives de lUE en matire de marchs publics;

contenir une section spcifiquement consacre aux dclarations dabsence de

conflit dintrts;

aborder la question des cadeaux et de lhospitalit, qui sont susceptibles dtre

considrs comme des incitations, que ce soit avant, pendant ou aprs la
procdure de passation ou lors de la gestion de procdures ou de marchs
ultrieurs;

faire en sorte que lorganisme concern consigne tous les conflits survenus, en
attestant la manire dont ils ont t traits et les actions appropries qui ont
t menes. Cette pratique de la consignation permet de constituer des
rfrences pour la gestion de futurs conflits dintrts;

indiquer les sanctions prises en cas de non-dclaration de conflits dintrts.

Ces sanctions doivent tre proportionnes et avoir un effet dissuasif;

3
En ce qui concerne la gestion financire et le contrle du programme oprationnel, lautorit de gestion: ()
met en place des mesures antifraude efficaces et proportionnes, tenant compte des risques dfinis. La
Commission fournit des orientations spares sur la mise en uvre gnrale de cet article.
12
 comprendre une annexe contenant des exemples types de conflits dintrts;

aborder la question du dpart de la fonction publique, et en particulier le cas

des agents qui quittent des fonctions gouvernementales ou des postes au sein
dadministrations locales (pantouflage): les agents doivent respecter
linterdiction de communiquer des informations confidentielles acquises dans
lexercice de leurs fonctions. Ils ne doivent tirer aucun profit des conflits
dintrts susceptibles de natre aprs leur dpart.

Le document dtaillant la politique de gestion des conflits dintrts doit faire partie des
documents de base remis aux membres du personnel, soit lors de leur entre en
fonctions dans l'organisation concerne, soit lors dune mutation un poste impliquant
lachat de biens, de services ou de travaux ou la gestion de contrats ou de contrats-
cadres sy rapportant.

Exemple du Royaume-Uni

Le Royaume-Uni sest dot dun code de conduite gnral pour les agents de la
fonction publique, qui trouve cho dans les nombreux codes de mme nature mis
en place par les administrations dcentralises.

Ce code impose une norme de conduite obligatoire, qui dcrit galement le

comportement attendu de la part des agents chargs de la passation des
marchs. Il englobe tous les aspects du travail des fonctionnaires, lesquels
portent trs souvent sur les relations avec le public, la gestion de moyens
financiers ou la prise en charge de domaines frapps dune obligation dquit.

Tous les services gouvernementaux informent leurs employs de lexistence de ce

code de conduite, sans toutefois leur faire signer dengagement le respecter. Le
code de conduite est nanmoins considr comme un lment part entire de la
relation contractuelle conclue entre lemployeur et lemploy.

Les grands principes thiques dhonntet, dintgrit et dimpartialit vont gnralement

de soi dans le domaine des marchs publics, mais il est comprhensible que des
dclarations ou des engagements spcifiques soient exigs de la part des agents
participant directement aux passations de marchs.

2.2. Politique relative aux dclarations dabsence de conflit dintrts

Les autorits de gestion devraient exiger des pouvoirs adjudicateurs la mise en place,
dans le cadre de leurs procdures de passation de marchs publics, dune procdure
relative aux dclarations dabsence de conflit dintrts, et leur fournir des orientations
sur cette procdure.

Ces orientations devraient aborder expressment un certain nombre de points.

1. Qui a la responsabilit de remplir et de signer la dclaration?

13
Toute personne participant lune des tapes de la procdure de passation de marchs
publics (prparation, laboration, mise en uvre ou clture) devrait signer une
dclaration et la remettre au responsable de la procdure de passation.

Cette obligation devrait sappliquer au moins aux personnes suivantes:

le responsable du pouvoir adjudicateur et toute personne laquelle il

dlgue ses fonctions;

les membres du conseil dadministration;

le personnel prenant part la prparation et la rdaction du dossier

dappel doffres;

les membres du comit dvaluation;

tout expert excutant des tches en relation avec la prparation du dossier

dappel doffres et/ou lvaluation des offres.

2. Quelles sont les situations susceptibles dtre constitutives dun conflit dintrts
effectif, potentiel ou apparent?

La description de ces situations devrait se fonder sur la dfinition donne larticle 57 du

rglement financier, tout en tenant compte de la lgislation nationale en vigueur. Si des
cas spcifiques ou des difficults particulires lies des aspects de la culture nationale
sont dj apparus par le pass, il y a lieu de fournir des explications complmentaires,
accompagnes dexemples.

3. quel stade de la procdure de passation la dclaration devrait-elle tre remplie?

Le dpt dune dclaration dabsence de conflit dintrts est envisageable tous les
stades de la procdure de passation de marchs (prparation, valuation, suivi et
clture).

Le gestionnaire responsable de la passation des marchs devrait galement avoir pour

responsabilit de faire remplir une dclaration dabsence de conflit dintrts toute
personne amene participer une procdure de passation de marchs et de collecter
les dclarations.

Le gestionnaire devrait ce faisant sassurer que la personne concerne est bien

consciente de la ncessit de dclarer sans dlai tout changement de situation. La
dclaration peut tre rdige tout moment et en tant que de besoin, de manire libre
ou suivant un modle prexistant.

4. Comment contrler une dclaration dabsence de conflit dintrts?

Il convient que la politique mise en place tablisse des rgles pour le contrle des
dclarations dabsence de conflit dintrts remplies par le personnel (antcdents
professionnels, statut familial, etc.) et par les experts externes.

Elle devrait comporter des indications sur le responsable du contrle des dclarations, la
mthode employer et la programmation des contrles.

14
Il convient galement que des orientations soient fournies aux pouvoirs adjudicateurs sur
les situations dans lesquelles le conflit dintrts nest pas clairement tabli (par exemple
dans le cas dantcdents professionnels dans des entreprises partenaires du
soumissionnaire).

5. Comment assurer le suivi des dclarations dabsence de conflit dintrts?

Linstitution devrait mettre en place, pour chaque procdure de passation de marchs

publics, des procdures de stockage et de suivi des dclarations dabsence de conflit
dintrts, telles qu'un registre spcial ou un systme informatique de gestion. Elle
devrait dsigner une personne sans lien direct avec la procdure de passation, qui serait
charge de superviser la procdure de dclaration et de sassurer de la tenue jour des
dossiers.

6. Quelles sanctions appliquer si une personne omet de rvler un conflit dintrts?

La politique devrait faire rfrence aux sanctions prvues dans la lgislation nationale
applicable (sanctions administratives et/ou pnales en cas de dissimulation dun conflit
dintrts ou de fausse dclaration). ce titre, il y a lieu de distinguer clairement les cas
impliquant des membres du personnel de ceux concernant des experts ou des
partenaires externes.

La conduite des membres du personnel devrait tre rgie par un code dontologique,
comprenant une dfinition du conflit dintrt et dclinant les sanctions applicables. Le
code devrait galement prvoir des mesures disciplinaires, pouvant aller dune simple
note crite un avertissement ou une amende, voire la rtrogradation ou au renvoi. En
tout tat de cause, les mesures disciplinaires devront respecter la lgislation nationale en
vigueur.

Les cas dinconduites commises par des experts externes pourront tre traits dans le
cadre dorientations internes qui fixeront les mesures et les sanctions appliquer. Des
clauses prvoyant des sanctions en cas de mauvaise conduite pourront figurer dans les
contrats signs avec ces experts. Ces sanctions pourront aller de la rsiliation anticipe
du contrat lexclusion de la procdure de passation de marchs pendant un certain
nombre dannes (entre cinq et dix par exemple).

7. Quelles mesures prendre si un risque de conflit dintrts est dtect ou si un

conflit dintrts est dclar/dcouvert avant ou pendant la procdure?

Sous rserve de la lgislation nationale en vigueur, il convient de prendre des mesures

pertinentes afin de sauvegarder la procdure de passation de marchs publics.
Diffrentes actions sont envisageables, en fonction de lexistence ou non dune
dclaration dabsence de conflit dintrts, de la nature du conflit et du stade atteint dans
la procdure:

le cas chant, examen des faits avec la personne concerne afin de

clarifier la situation;

exclusion de la personne concerne de la procdure de passation de

marchs publics, quelle soit membre du personnel ou fasse partie des
experts externes;

15
 modification de la rpartition des fonctions et des responsabilits au sein
du personnel;

annulation de la procdure de passation de marchs publics.

Lexclusion dun employ ou dun expert de la procdure devrait tre envisage non
seulement en cas de conflit dintrts effectif mais galement lorsquil existe des motifs
permettant de douter de son impartialit.

Exceptionnellement, il peut savrer impossible dexclure un agent ou un expert faute de

ressources suffisantes ou en raison dune pnurie de spcialistes dans certains domaines.
Dans ce cas, le pouvoir adjudicateur devra veiller trancher en toute transparence,
fixer des limites prcises lintervention de lemploy ou de lexpert concern et fonder
sa dcision finale sur des preuves objectives et concluantes.

Il est par ailleurs indiqu que la politique adopte en la matire contraigne les membres
du personnel notifier tout conflit dintrts aux autorits comptentes.

Enfin, il est recommand de consigner par crit lensemble des mesures prises en
raction des situations de conflit dintrts dans une procdure de passation de
marchs publics.

Exemple de la Rpublique slovaque

Dclaration faite par les membres de la commission de slection conformment

la loi sur les marchs publics (article 40)

Un membre de la commission ne peut tre ou avoir t au cours de lanne prcdant sa

nomination au sein de la commission:

a) soumissionnaire en qualit de personne physique;

b) organe officiel ou membre de lorgane officiel, de lorgane de surveillance ou de
tout autre organe appartenant un soumissionnaire ayant le statut de personne morale;
c) associ ou membre dune personne morale soumissionnaire ou associ passif du
soumissionnaire;
d) employ du soumissionnaire ou dun groupement dentreprises dont le
soumissionnaire fait partie;
e) employ de lOffice des marchs publics, sauf dans le cas de marchs attribus
exclusivement pour les besoins de lOffice.

Aucun membre de la commission ne peut tre:

a) un proche des personnes vises aux points a) d) ci-dessus,

b) une personne dont limpartialit est susceptible davoir veill des doutes en rapport
avec le soumissionnaire ou le candidat, en particulier si cette personne a particip la
prparation de documents pour le compte du candidat ou du soumissionnaire lors dune
procdure donne, ou si elle est susceptible dtre avantage ou lse par les rsultats
de ladjudication.

Aprs avoir pris connaissance de la liste des soumissionnaires, chaque membre de la

commission doit remettre au pouvoir adjudicateur ou lentit adjudicatrice une
dclaration sur lhonneur dans laquelle il confirme labsence de toute circonstance lui
interdisant, en vertu de la loi en vigueur, de devenir membre de la commission et
sengage informer le pouvoir adjudicateur ou lentit adjudicatrice de la survenue de
circonstances lui interdisant, en vertu de la loi en vigueur, de devenir membre de la
commission.
16
Tout membre de la commission doit notifier sans retard inutile au pouvoir adjudicateur
ou lentit adjudicatrice la survenue, pendant la procdure de passation de marchs
publics, de circonstances lui interdisant de devenir membre de la commission.

2.3 La dclaration dabsence de conflit dintrts

Il est fortement recommand de faire signer une dclaration dabsence de conflit

dintrts toute personne appele prendre part la procdure de passation de
marchs. Cette obligation doit tre remplie sans dlai, afin de prserver la procdure
mais aussi de protger la personne elle-mme. En principe, une personne est plus
encline signaler un conflit dintrts ds lors quelle est informe des obligations quelle
a souscrites en signant la dclaration dabsence de conflit dintrts.

Par nature, une dclaration de conflit dintrts est cense tre un acte volontaire mais
cette certitude est loin dtre acquise. En cas de comportement frauduleux, dmontrer
une intentionnalit risque de savrer trs difficile tout stade avanc de la procdure.

Cest pourquoi les paragraphes qui suivent ne concernent que la dclaration dabsence de
conflit dintrts.

La dclaration dabsence de conflit dintrts devrait dfinir le conflit dintrts

conformment aux termes du rglement financier et noncer lensemble des exigences
du code dontologique ou thique ventuellement applicable la procdure se rapportant
aux conflits dintrts.

Il convient quelle contienne:

(a) une rfrence explicite la procdure de passation de marchs concerne;

(b) le nom complet du signataire, sa date de naissance, le poste quil occupe au sein
de lorganisme et son rle dans la procdure de passation de marchs publics;

(c) la date de signature.

La dclaration devrait permettre au signataire de dclarer officiellement:

si, sa connaissance, il se trouve en situation de conflit dintrts

effectif/potentiel/apparent au regard de la procdure de passation de marchs
concerne;

si des circonstances sont susceptibles de le placer court terme en situation

de conflit dintrts effectif/potentiel/apparent;

quil sengage dclarer immdiatement tout conflit dintrts potentiel si des

circonstances permettent darriver cette conclusion.

La dclaration devrait faire rfrence aux sanctions disciplinaires/administratives/pnales

encourues en cas de fausse dclaration.

Elle devrait galement contenir une dclaration de confidentialit si la personne risque

dtre amene, lors de la procdure de passation de marchs, prendre connaissance de
donnes commerciales confidentielles provenant dun soumissionnaire.

La dclaration devrait tre accompagne dune note explicative fournissant aux

signataires des indications prcises et sres sur:
17
 la politique de lorganisme et la finalit de la dclaration,

les exigences juridiques dcoulant de la rglementation, y compris des

explications sur certains aspects de la dfinition du conflit dintrts: motifs
familiaux, affectifs, etc. [par exemple les relations constitutives dune parent
peuvent varier dun tat membre lautre et il convient de les expliciter en
fonction du contexte culturel donn (parent au 2e ou 3e degr, etc.)];

le code dontologique rgissant la gestion des conflits dintrts au sein de

lorganisme;

les consquences dune non-dclaration de conflit dintrts;

la procdure suivre en cas de changement de situation, et notamment qui,

comment et quand il convient de dclarer tout nouveau conflit dintrts.

La note explicative pourrait galement prsenter des exemples de conflits dintrts.

Un modle de dclaration est propos lannexe 1. Il sinspire dun modle utilis par la
Commission europenne mais peut tre modifi en cas de besoin, afin de tenir compte
des spcificits nationales4.

2.4. Expliquer la fonction de la dclaration dabsence de conflit dintrts au

personnel

Il importe dexposer clairement au personnel que la dclaration dabsence de conflit

dintrts est un outil de prvention des conflits dintrts, conu pour:

sensibiliser les employs aux risques de conflits;

mettre en lumire les secteurs risque, suivre dans le cadre du contrle

de gestion;

protger les employs de toute accusation ultrieure de non-dclaration de

conflit dintrts;

prserver les procdures de passation de marchs et les projets cofinancs

de toute irrgularit et, ce faisant, sauvegarder les intrts financiers de
lUE comme des tats membres.

Il est impratif que lensemble du personnel des autorits de gestion et des bnficiaires
procdant des passations de marchs soit sensibilis aux situations potentielles de
conflit dintrts, leurs retombes, la marche suivre en cas de conflit ainsi quaux
sanctions encourues.

Tout conflit dintrts nest pas ncessairement source dillgalit. En revanche, il est
illgal de prendre part une procdure de passation de marchs en ayant connaissance
dune situation de conflit dintrts. Aussi est-il indispensable de dclarer tout conflit
dintrts potentiel avant de participer une procdure de passation de marchs et de
prendre les mesures prventives qui simposent.

4
Les informations fournies dans le prsent guide sont sans prjudice de la lgislation nationale et doivent tre
considres comme des orientations et une compilation de bonnes pratiques.
18
Il serait ds lors opportun que le matriel gnral de formation du personnel ainsi que les
modules spcifiques de formation en ligne comportent une section particulire, traitant
des conflits dintrts dans leur globalit, dans la mesure o de telles situations peuvent
merger dans dautres domaines, notamment lors de procdures de recrutement. Ces
formations pourraient tre loccasion dexpliquer au personnel la fonction de la
dclaration dabsence de conflit dintrts.

La formation continue constitue un moyen de maintenir et daccrotre la sensibilisation du

personnel et, partant, dentretenir en permanence sa vigilance face la possible
mergence de nouvelles situations de conflit dintrts. Pour autant, la direction devrait
galement veiller instaurer des mcanismes spciaux pour surveiller et dtecter toute
violation des rgles en la matire et appliquer des sanctions en consquence. Il lui
incombe de mettre en place une chane de responsabilits claire, conjugue un
dispositif de contrle efficace.

2.5. Suivi et mise jour des dclarations dabsence de conflit dintrts

Les conflits dintrts voluent avec le temps. Il peut ainsi arriver quun agent
responsable de la passation des marchs nait aucun conflit dintrts effectif, potentiel
ou apparent au dbut dune procdure mais que la situation change en cours de route
et que lun des membres de sa famille, voire lui-mme, soit embauch par lun des
soumissionnaires potentiels. Parce que les circonstances voluent en permanence, il est
indispensable dassurer le suivi et la mise jour des dclarations dabsence de conflit
dintrts.

Lorsquil est amen prendre connaissance de nouvelles informations au cours de la

procdure (par exemple sur des oprateurs conomiques proposs en qualit de sous-
traitants) ou que le contexte volue (formation dune relation juridique ou de fait qui
nexistait pas au dbut de la procdure, etc.), lemploy doit immdiatement dclarer le
conflit dintrts potentiel/apparent/effectif son suprieur hirarchique, en utilisant ou
non le modle prexistant. Il doit tre cart de la suite de la procdure et toutes les
tapes de la procdure auxquelles il a particip doivent, si ncessaire et dans la mesure
du possible, tre de nouveau accomplies.

Il serait par ailleurs souhaitable que lorganisme tienne un registre des dclarations de
conflit dintrts pour la procdure de passation de marchs concerne.

3- Contrle de la dclaration dabsence de conflit dintrts au

regard dautres sources dinformation

Il est indispensable de contrler la dclaration dabsence de conflit dintrts. En effet,

procder une dclaration peut, tort, rassurer le pouvoir adjudicateur et procurer
son auteur le sentiment erron du devoir accompli. Il est galement important, pour des
raisons de dissuasion, que lauteur de la dclaration sache que cette dernire risque
dtre contrle.

Les contrles seront effectus en fonction des moyens et des ressources de lautorit de
gestion et/ou du pouvoir adjudicateur. Ils doivent tre proportionns et concilier la
19
ncessit doprer des contrles avec celle de simplifier et rduire les charges
administratives pour les bnficiaires, tout en tenant compte de la valeur du march et
de lapplication ou non, ce dernier, des rgles de passation des marchs publics.

3.1 Quand?

Les conflits dintrts peuvent inflchir, quelque stade que ce soit, le processus
dcisionnel dune procdure de passation de marchs.

Aussi le pouvoir adjudicateur devrait-il envisager doprer deux types de contrles:

titre prventif, afin de dtecter les conflits dintrts effectifs, potentiels ou

apparents;

des fins de sanction/rparation, pour dtecter tout conflit dintrts, sanctionner

la personne concerne et rparer les torts, quels quils soient, causs par le
conflit.

Ds lors, le pouvoir adjudicateur aura besoin dinstaurer en interne des mcanismes

dvaluation permanente et priodique des situations dans lesquelles des membres du
personnel sont amens prendre part au processus dcisionnel. Il devra instaurer des
mcanismes intgrs, tels que:

o des questionnaires remplir priodiquement, afin de dterminer si les

membres du personnel sont attentifs aux situations susceptibles dtre
constitutives dun conflit dintrts effectif, potentiel ou apparent, de faon
les sensibiliser et sassurer que le systme est sain;

o des listes de contrle destines aux agents engags dans le processus

dcisionnel, quils devront remplir avant de prendre une dcision; ces listes
leur permettront de mieux valuer les situations susceptibles dtre
constitutives dun conflit dintrts effectif, potentiel ou apparent.

Ces mcanismes intgrs se doubleront de mcanismes ex post visant dterminer sil

y a rellement eu conflit dintrts.

Les mcanismes ex post se concentreront sur la dclaration dabsence de conflit

dintrts, qui sera examine la lumire dautres informations:

o informations externes (cest--dire des informations relatives au conflit

dintrts potentiel fournies par des tiers nayant aucun lien avec la
situation lorigine du conflit dintrts);
o contrles oprs propos de situations qui, au vu de lanalyse de risques
interne effectue ou des signaux dalerte (voir section 4), portent en germe
un risque lev de conflit dintrts;
o contrles alatoires.

3.2 Comment?

20
Lors de la recherche de personnes susceptibles dtre en conflit dintrts, il convient
dexaminer les catgories suivantes:

- les membres du personnel du pouvoir adjudicateur, le personnel des prestataires

chargs de la passation de marchs ou dautres prestataires de services
directement engags dans la conduite de la procdure;

- la prsidence du pouvoir adjudicateur et les membres des organes de dcision de

ce dernier qui, mme sils ninterviennent pas directement dans la procdure de
passation de marchs, sont susceptibles den influencer le rsultat.

Les contrles ex post portant sur des situations constitutives dun conflit dintrts
peuvent consister en des:

contrles effectus par lautorit de gestion/agence de paiement:

o contrles standard/rguliers oprs lors de lexamen de la demande de

paiement prsente par le bnficiaire (laquelle comporte galement les
justificatifs de la procdure de passation de marchs publics), au moyen de
listes de contrle (numrant une une toutes les situations constitutives
de conflits dintrts vises dans le droit national comme dans la lgislation
europenne);
o contrles cibls dclenchs suite des informations externes sur un conflit
dintrt potentiel ou des signaux dalerte;
o contrles cibls dclenchs suite des informations ou des lments
particuliers trouvs au cours dautres contrles indirects/inopins;
o contrles planifis, inclus dans le programme de contrle annuel tabli
daprs lanalyse des risques;
o contrles alatoires.

valuation des risques grce ARACHNE

Les autorits de gestion peuvent envisager de recourir un outil dexploration de

donnes appel ARACHNE, spcialement conu par la Commission pour identifier les
projets sujets des conflits dintrts. ARACHNE est un outil dvaluation du risque qui
peut amliorer lefficacit du processus de slection des projets et la gestion des
contrles, et renforcer la prvention et la dtection des fraudes.

contrles effectus en interne par le personnel de contrle du bnficiaire

o contrles cibls dclenchs suite des informations externes;

o contrles cibls dclenchs suite un rapport officiel rdig aprs
dautres contrles indirects/inopins;
o contrles planifis, inclus dans le programme de contrle annuel tabli
daprs lanalyse des risques et contrle alatoires.

Outre les contrles effectus sur la base des listes de contrle, dautres contrles
devraient tre oprs dans le cadre de la dclaration dabsence de conflit dintrts
de lagent, en tenant compte des donnes et informations provenant:

- de lorganisme lui-mme: par recoupement de donnes caractre personnel,

21
 - dautres organismes: par recoupement dinformations manant de la base de
donnes nationale sur lidentit des personnes, des bases de donnes sur les oprateurs
conomiques (tels que les registres du commerce), de la base de donnes de
ladministration fiscale, etc.

Des protocoles de coopration interinstitutionnels visant garantir laccs des

informations complmentaires peuvent tre conclus avec dautres institutions, sans
prjudice de la lgislation nationale;

- des sources de donnes publiques (incluant les contrles dantcdents sur

Internet), susceptibles de livrer des informations sur les relations de lagent et les
circonstances personnelles susceptibles dengendrer ou de laisser prsager un conflit
dintrts.

Exemples de sources dinformation:

registre du commerce;
bases de donnes en ligne fournissant des informations sur les liens entre les
entreprises et leurs reprsentants lgaux et administrateurs dlgus;
base de donnes interne destine recueillir des informations sur les bnficiaires
de contributions financires non-remboursables et sur les contractants (SGTI ou base de
donnes ponctuelle cre dans un but spcifique);
informations publies dans les mdias.

Tout gestionnaire confront une situation de conflit dintrts potentiel impliquant un

membre du personnel devrait privilgier, le cas chant, une approche en douceur et
aborder la question avec la personne concerne en toute franchise. Le but de cette
discussion tant de dterminer sil existe un risque de conflit dintrts susceptible de
compromettre la procdure et/ou la situation de lagent. Si tel est le cas, le gestionnaire
devra prendre les mesures quil juge les plus appropries pour protger les intrts tant
de lorganisme que de lagent.

Si le gestionnaire a recueilli suffisamment de preuves de la faute intentionnelle de

lagent, il peut signaler directement le cas aux autorits concernes et prendre les
mesures qui simposent afin de prserver la procdure de passation de marchs publics
(voir la section 3.4 pour la marche suivre).

3.3 Utilisation dinformations manant des informateurs et des mdias

Les informateurs et les mdias sont vigilants quant aux relations personnelles qui
peuvent exister entre les acteurs dune procdure de passation de marchs publics et
sont en mesure de fournir des informations fiables et cohrentes sur toutes les situations
susceptibles dinfluencer le processus de dcision du pouvoir adjudicateur.

Les informations transmises par des informateurs et des mdias ne constituent pas des
preuves en soi. Si les autorits (notamment les autorits de gestion ou les organes de
gestion/contrle du pouvoir adjudicateur) reoivent ce type dinformations, il leur
incombe de vrifier immdiatement, par tous les moyens leur disposition, leur vracit
et leur incidence ventuelle sur la procdure. Elles devront utiliser toutes les sources de
donnes disponibles pour vrifier lauthenticit de ces informations.

22
Selon le degr de gravit de la situation, elles informeront immdiatement les autorits
judiciaires ou toute autre autorit comptente.

En matire denqute, les informations manant des informateurs et des mdias

devraient tre considres comme autant de sources de notification en vue du
lancement de contrles internes/externes.

Afin de permettre aux informateurs et aux mdias dinformer plus facilement les autorits
de lventualit dun conflit dintrts, les autorits de gestion et autres autorits
comptentes pourraient instaurer ou utiliser des systmes de notification des faits de
fraude accessibles sur Internet, via un numro vert ou tout autre moyen de
communication.

3.4 Que faire en cas de forte suspicion de conflit dintrts?

Si lautorit na pas la possibilit de procder des enqutes ou des contrles

administratifs, elle doit sans tarder transmettre les informations aux autorits
comptentes.

Si les contrles ne corroborent pas ces informations, lautorit peut classer laffaire mais
aussi mettre ces informations en corrlation avec dautres donnes et effectuer une
analyse de risques afin didentifier des secteurs sensibles.

Si, au contraire, les contrles oprs confirment les informations initiales et que le conflit
dintrts est dordre administratif, lautorit peut, en vertu de la lgislation nationale:

o prendre des mesures/sanctions administratives ou disciplinaires

lencontre de lagent concern;
o annuler le march/lacte entach par le conflit dintrts et relancer la
partie de la procdure de passation de marchs publics concerne;
o mettre ses constatations en corrlation avec dautres donnes et les
utiliser pour procder une analyse de risques;
o rendre la situation publique afin de sassurer que les dcisions seront
prises en toute transparence et de prvenir ou dcourager toute nouvelle
dmarche de ce type.

Si le conflit dintrts est de nature dlictuelle, lautorit devra, outre les mesures
voques plus haut et en vertu de la lgislation nationale:

o informer le procureur afin quil engage des poursuites pnales;

o examiner les aspects administratifs de laffaire;
o mettre ses constatations en corrlation avec dautres donnes et les
utiliser pour procder une analyse interne des risques.

4- Signaux dalerte

4.1. Quest-ce quun signal dalerte et comment sen servir?

23
Un signal dalerte est un indicateur dventuels cas de fraude ou de corruption. Cest un
lment ou un ensemble dlments inhabituels par nature ou en dcalage avec une
activit normale. Le signal dalerte indique que quelque chose sort de lordinaire et
ncessite un examen plus attentif.

Les procdures de passation de marchs publics comportent toute une panoplie de

signaux dalerte, qui peuvent indiquer des anomalies dans:

le dossier doffre, si par exemple des offres manant de soumissionnaires a priori

distincts sont faxs par le mme numro de tlphone;

les pices comptables, telles que des factures dont le montant de rglement
dpasse la valeur du march;

le comportement du personnel responsable du projet, comme par exemple des

pressions exerces sur le comit dvaluation afin que son choix se porte sur un
contractant donn.

La prsence de ces signaux dalerte devrait rendre les membres du personnel et les
gestionnaires plus vigilants et les inciter prendre les mesures ncessaires pour
confirmer ou infirmer lexistence dun risque de conflit dintrts. Il est impratif de ragir
tout signal dalerte. Cest au pouvoir adjudicateur, en premier lieu, et aux autorits de
gestion, en second lieu, quil incombe de lever un par un les doutes suscits par le signal
dalerte.

La prsence dun signal dalerte ne signifie pas que la fraude est avre ou susceptible de
se produire mais que la situation rclame un examen et un contrle rigoureux.

4.2. Les signaux dalerte dans les procdures de passation de marchs publics
La prsente section analyse des cas typiques de suspicion de fraude relatifs des conflits
dintrts survenus divers stades de la procdure de passation et illustrs par des
exemples concrets.

Certains de ces signaux dalerte peuvent paratre banals et sappliquent quantit de

situations autres que des conflits dintrts. Cependant, il convient de ne pas perdre de
vue que ces signaux dalerte sont autant dindicateurs destins dclencher des
vrifications de premier niveau, soit pour carter les doutes soit pour confirmer
lventualit dune fraude ou dune irrgularit. Les signaux dalerte prsents ci-aprs
devraient entraner des contrles cibls, visant confirmer ou infirmer tout risque de
conflit dintrts.

4.2.1. Prparation et lancement de la procdure

La question des conflits dintrts doit tre souleve ds la phase de prparation de la
procdure. Lors de la rdaction du dossier dappel doffres, le pouvoir adjudicateur peut
avoir besoin de commander des tudes externes ou de solliciter lavis de sources
extrieures. Il peut, dans une certaine mesure, appuyer les documents de la procdure
dadjudication sur les rapports rdigs par des experts externes. Le pouvoir adjudicateur
doit galement dcider du type de procdure et rdiger lavis de march, les documents
lis au march, le cahier des charges ainsi quun projet de contrat.

Le pouvoir adjudicateur devrait ds lors prendre les mesures ncessaires pour prvenir
lapparition dun conflit dintrts ds le tout premier stade de la phase de prparation
des documents.
24
Risques lis un conflit dintrts

Toute personne qui participe la rdaction des documents peut tenter dexercer,
directement ou indirectement, son influence sur la procdure dadjudication, afin de
permettre un proche, un ami, un partenaire commercial ou financier, dy prendre part.

Signaux dalerte

La personne charge de la rdaction du dossier dappel doffres / un haut

fonctionnaire insiste pour sassurer le concours dune entreprise extrieure pour
rdiger ces documents alors que cest inutile.

Deux tudes prparatoires voire plus sont commandes sur le mme sujet des
entreprises extrieures et une personne exerce des pressions sur le personnel afin
que lune de ces tudes soit utilise lors de la rdaction du dossier dappel
doffres.

La personne charge de llaboration des documents organise la procdure de

telle sorte quil ne reste plus de temps pour rviser soigneusement les documents
avant le lancement de la procdure de passation de marchs.

Deux ou plusieurs marchs portant sur des lments identiques sont lancs sur
une courte priode sans raison apparente, donnant lieu lapplication dune
mthode de passation de marchs moins concurrentielle.

Le choix se porte sur une procdure ngocie alors quune procdure ouverte
serait parfaitement envisageable.

Des critres de slection ou dattribution injustifis, ayant pour effet de favoriser

telle ou telle offre ou entreprise, sont retenus.

Les rgles de fourniture de biens ou de services sont si strictes que seule une
entreprise est en mesure de rpondre lappel doffres.

Les proches dun des employs du pouvoir adjudicateur travaillent pour une
entreprise susceptible de soumissionner.

Lun des employs du pouvoir adjudicateur a travaill, juste avant dtre engag
par ce dernier, pour une entreprise susceptible de soumissionner.

Exemple: Lun des soumissionnaires participe la procdure de prparation et obtient

des informations complmentaires avant le lancement de la procdure, ce qui prive les
autres soumissionnaires de toute chance quitable de remporter lappel doffres et
engendre un conflit dintrts.

Risques lis un conflit dintrts

Des fuites concernant les informations relatives la procdure dadjudication risquent de

se produire.

Signaux dalerte

25
 Un employ a un comportement inhabituel: il insiste pour obtenir des informations
sur la procdure dadjudication, alors quil nest pas responsable de cette
procdure.

Les proches dun des employs du pouvoir adjudicateur travaillent pour une
entreprise susceptible de soumissionner.

Lun des employs du pouvoir adjudicateur a travaill, juste avant dtre engag
par ce dernier, pour une entreprise susceptible de soumissionner.

Exemple: Lun des membres du personnel participe la rdaction ou la correction des

documents du march, puis dmissionne pour rejoindre les rangs dune entreprise qui
prsente une offre peu aprs.

SUGGESTIONS:

Contrler le dossier doffre en recherchant les signaux dalerte.

Sassurer que des droits de vrification et des recours contractuels sont inclus sil
y a lieu.

4.2.2. Procdure dappel doffres, valuation des offres et dcision finale

Une fois passe la date limite de rception des offres, le pouvoir adjudicateur contrle la
conformit des offres dposes et procde leur valuation. Sil y a lieu, il demande aux
soumissionnaires de remdier certaines insuffisances ou encore de fournir un
complment dinformations ou dexplications. Le pouvoir adjudicateur sappuie sur les
critres noncs dans lavis de march pour se prononcer sur la validit finale des offres.
Le comit dvaluation procde lvaluation et met des recommandations par crit. La
dcision dattribution du march est prise par lagent de dcision nomm cet effet au
sein du pouvoir adjudicateur.

Risques lis un conflit dintrts

Les offres reues peuvent tre falsifies de faon masquer le non-respect de la date
limite par un soumissionnaire ou son incapacit fournir la totalit des documents
exigs.

Lun des membres du comit dvaluation peut tenter dinduire en erreur les autres
membres ou dexercer des pressions sur eux afin de peser sur la dcision finale, par
exemple en donnant une interprtation errone des rgles.

Signaux dalerte

Les documents officiels et/ou accuss de rception des documents ont

manifestement t modifis (biffures, etc.).

Les membres du comit dvaluation ne disposent pas des connaissances

techniques ncessaires pour valuer les offres dposes et sont domins par
une personne.

26
 Trop dlments subjectifs sont intgrs aux critres tablis.

Certaines informations, pourtant obligatoires, nont pas t communiques par

ladjudicataire.

Certaines des informations fournies par ladjudicataire font rfrence des

membres du personnel du pouvoir adjudicateur (par exemple, ladresse dun
employ).

Ladresse de ladjudicataire est incomplte et ne comporte pour toute mention

quune bote postale, sans nom de rue ou numro de tlphone (il est possible
quil sagisse dune socit fictive).

Le cahier des charges sapparente fortement au catalogue des produits et

services fournis par ladjudicataire et va jusqu inclure un ventail de
spcifications extrmement prcises, auxquelles seul un nombre trs restreint
de soumissionnaires peut se conformer.

Seul un petit nombre dentreprises parmi celles qui se sont procur le dossier
dappel doffres prsentent finalement une offre et plus de la moiti dentre
elles abandonnent.

Des socits inconnues, sans aucune rfrence, remportent le march.

SUGGESTIONS:

Sassurer que les membres du comit dvaluation sont slectionns

conformment au manuel de mise en uvre du projet.

Sassurer que lagent du pouvoir adjudicateur charg du projet se tient la

disposition du comit dvaluation pour rpondre toute question de procdure.

Confirmer que le comit dvaluation dispose des connaissances techniques

ncessaires pour valuer les offres.

Vrifier que les membres du comit dvaluation signent une dclaration

confirmant labsence de tout conflit dintrts dans lexercice de leurs fonctions,
tel que des connexions, prsentes ou passes, avec lun des soumissionnaires.

4.2.3. Excution et modification des marchs publics

Tout march attribu dans le cadre dune procdure de passation de marchs publics doit
tre excut conformment aux prescriptions tablies dans lappel doffres et les
spcifications techniques et dans le dlai imparti dans lappel. Les parties peuvent tre
autorises modifier lgrement et en partie seulement le march, pour peu quelles
soient en mesure de prouver que cette modification tait lorigine imprvisible et
quelles puissent garantir le maintien dun quilibre conomique raisonnable.

Risques lis un conflit dintrts

Le contrat nest pas tabli dans le respect des rgles et/ou spcifications techniques ni
dans le respect des documents de lappel d'offres.

Le march est mal excut.

27
Le march est mal contrl.

De faux certificats sont accepts.

Signaux dalerte

Les clauses standard du contrat (audit, recours, dommages et intrts) sont

modifies.

La mthodologie et le programme dexcution ne sont pas annexs au contrat.

La raison sociale et le statut juridique de la socit sont modifis sans susciter

quelque interrogation que ce soit de la part du responsable gographique
concern.

Des avenants nombreux ou suspects sont apports pour un mme contractant et

approuvs par le mme agent responsable du projet.

Le dlai qui scoule, dans le cadre de projets internationaux, entre lannonce de

ladjudicataire et la signature du contrat est inexplicablement long (signe que le
contractant tente de ngocier ou de refuser une demande de pot-de-vin).

Les spcifications techniques et le cahier des charges font lobjet de modifications

importantes.

La quantit darticles livrer est rduite, sans pour autant donner lieu une
rduction quivalente du prix payer.

Les heures de travail augmentent, sans pour autant se traduire par une
augmentation quivalente du volume de matriaux utiliss.

Le contrat fait dfaut ou les justificatifs dachat ne correspondent pas.

Lun des employs du pouvoir adjudicateur a un comportement inhabituel dans la

gestion du dossier. Il rpugne rpondre toute question concernant des retards
inexpliqus ou des documents manquants.

Les contrles administratifs et les procdures dadjudication annules sont

nombreux.

La qualit, la quantit ou la dsignation des biens et services figurant dans le

contrat ont subi des modifications par rapport au dossier doffre (cahier des
charges, spcifications techniques, etc.).

SUGGESTIONS:

valuer toutes les demandes davenant, vrifier leur lgitimit et demander, le cas
chant, des justificatifs avant de valider lavenant.

Lors de contrles concernant des missions relatives des projets haut risque,
demander aux clients dinformer la banque des avenants apports tout contrat sign,
quel que soit le montant en jeu.

Profiter des missions de surveillance effectues par lquipe dintervention pour

contrler que les principaux biens, travaux et services fournis existent bel et bien. Ces

28
contrles permettent de confirmer que ltat davancement des travaux est en
adquation avec les certificats dexcution tablis, que les justificatifs correspondent et
que les agents mettent bon escient les certificats attestant que les biens et services
ont t reus en temps voulu.

Exiger des audits annuels des projets haut risque sur le plan technique, financier
et des approvisionnements.

Prvoir des visites in situ effectues par des experts techniques lors de missions
de surveillance.

Mettre en place lintention des agents chargs du projet une formation en

gestion des contrats.

Vrifier plus particulirement, dans le cadre de lexamen des approvisionnements

et de la gestion financire, comment sexercent les contrles oprs sur la gestion des
contrats listings de paiement par contrat ou par contractant, contrle des paiements
effectus en double, certificats de rception des fournitures et des services.

Instaurer des procdures de traitement des plaintes et les rendre publiques.

29
 Annexe 1: Modle de dclaration dabsence de conflit
dintrts

Intitul du march:

Rfrence: (appel doffres n):

Je, soussign(e) .............................., ayant t nomm(e) la commission douverture /

ayant t nomm(e) au comit dvaluation / vu les responsabilits en matire dvaluation des
critres (de slection et dexclusion) qui mont t confies / ayant t nomm(e) pour contrler
les oprations / ayant t autoris(e) modifier en partie le contrat relatif au march
susmentionn, dclare avoir pris connaissance de larticle 57 du rglement financier, qui dispose
que:

1. Les acteurs financiers et les autres personnes participant lexcution et la gestion du

budget, y compris aux actes prparatoires celui-ci, ainsi qu laudit ou au contrle, ne
prennent aucune mesure loccasion de laquelle leurs propres intrts pourraient tre en conflit
avec ceux de lUnion.

Si un tel risque existe, la personne en question a lobligation de sabstenir et den rfrer

lordonnateur dlgu, qui confirme par crit lexistence ventuelle dun conflit dintrts. La
personne en question informe galement son suprieur hirarchique. Lorsque lexistence dun
conflit dintrts a t tablie, la personne en question cesse toutes ses activits en rapport
avec le dossier concern. Lordonnateur dlgu prend lui-mme toute mesure supplmentaire
approprie.

2. Aux fins du paragraphe 1, il y a conflit dintrts lorsque lexercice impartial et objectif des
fonctions dun acteur financier ou dune autre personne, viss au paragraphe 1, est compromis
pour des motifs familiaux,5 affectifs, daffinit politique ou nationale, dintrt conomique 6 ou
pour tout autre motif de communaut dintrt avec le bnficiaire.7

[de la lgislation nationale .qui dispose que: .. (le cas chant)]

Par la prsente, je dclare ne pas tre, ma connaissance, en situation de conflit dintrts avec
les oprateurs qui ont [pos candidature pour participer la prsente procdure de passation de
marchs] [soumis une offre dans le cadre de la prsente procdure de passation de marchs],
que ce soit titre individuel ou en tant que membre dun groupement, ni avec les sous-traitants
proposs.

5
XX degr de parent, mariage ou partenariat civil enregistr.
6
Relations contractuelles ou services de consultation rmunrs ou non rmunrs, actuellement en cours dapplication.
7
Y compris dans le cadre dun bnvolat ou en tant que membre dun comit ou dun conseil de direction.
30
 ma connaissance, il nexiste aucun fait ou lment, pass, actuel ou susceptible dapparatre
dans un avenir prvisible, qui pourrait remettre en question mon indpendance vis--vis dune
de ces parties.

Je confirme que si, au cours de la procdure de slection / de la procdure dvaluation

[douverture] / de lexcution ou de la modification du contrat, je dcouvre lexistence ou
lapparition dun tel conflit, je le signalerai immdiatement la commission / au comit et que si
un conflit dintrts est tabli, je cesserai, sans dlai, de prendre part la procdure
dvaluation et toute activit connexe.

Je confirme galement que j'assurerai la confidentialit de toutes les questions qui me seront
confies. Je ne rvlerai aucune des informations confidentielles qui auront t portes ma
connaissance ou que jaurai dcouvertes et mabstiendrai de faire un usage abusif des
informations qui mauront t transmises. Je mengage en particulier conserver de manire
sre et confidentielle les informations et les documents qui me seront communiqus ou dont je
prendrai connaissance ou que je prparerai dans le cadre de lvaluation ou suite celle-ci, et je
mengage ne les exploiter quaux seules fins de cette valuation et ne les communiquer
aucune tierce partie. De plus, je mengage ne conserver aucune copie des informations crites
reues.

Signature (lieu et date): ............................

Nom: ..................................

Fonctions

31
Annexe 2: Exemples

Cas n 1

Le Service roumain de lutte contre la fraude (DLAF) a t inform par le Ministre du

dveloppement rgional et du tourisme de lventualit dun conflit dintrts dans un
projet financ par le FEDER.

Le bnficiaire du projet tait un Conseil dpartemental et le contrat de financement

conclu en 2009 portait sur la rnovation et la modernisation dun tronon de 50 km de
routes dpartementales.

A lissue dune procdure nationale de passation de marchs publics conduite dans le

cadre de la lgislation nationale sur lattribution des contrats de marchs publics, des
contrats de concession de travaux publics et des contrats de concession de services, le
bnficiaire a attribu un march de travaux dun montant de 10 millions deuros au
contractant S.

Une fois les travaux commencs, S a demand au bnficiaire daccepter de remplacer le

fournisseur de ballast choisi lorigine par une autre entreprise, F, pour des raisons
conomiques et dobtenir laval du matre duvre pour ce changement.

Peu de temps aprs, S a demand au bnficiaire dautoriser aussi le changement du

matriel de construction, savoir le remplacement des pierres de carrire par des pierres
de ballast, et a produit, pour ce matriel de construction galement appel tre fourni
par F, des rapports dessai. Laval du concepteur et du matre duvre avait t
pralablement obtenu.

Le Conseil dpartemental a labor au sujet de ces deux changements les documents

suivants:

- des rapports signs par le coordinateur du projet, approuvs et signs par

le prsident du Conseil dpartemental;
- un avenant au contrat de travaux sign par le prsident du Conseil
dpartemental, indiquant le nom du nouveau fournisseur des matriaux de
construction.

Les enqutes menes par le DLAF ont rvl que la socit F appartenait deux
personnes, dtenant chacune 50 % des parts, dont lune tait le gendre du prsident du
Conseil dpartemental, bnficiaire du projet.

Le DLAF a conclu quil existait un conflit dintrts, dans la mesure o les

documents acceptant F comme fournisseur des matriaux de construction
avaient t signs par le prsident du Conseil dpartemental, lequel avait, par
mariage, un lien de parent au premier degr avec lun des propritaires de F.

Cas n 2

Le DLAF roumain a t inform par le Ministre du dveloppement rgional et du

tourisme de certaines irrgularits dans un projet financ au titre du programme de
cohsion conomique et sociale relevant de Phare 2000.

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Le bnficiaire du projet tait un oprateur conomique, Z, et le contrat de financement
tait conclu pour favoriser la certification du systme de gestion de la qualit dune
douzaine de petites et moyennes entreprises du secteur de la construction.

Pour pouvoir attribuer le contrat de services de certification dans le cadre de la lgislation

nationale prvalant en matire de passation de marchs publics, le bnficiaire a nomm
un comit dvaluation compos de cinq membres, qui ont sign des dclarations de
confidentialit et dimpartialit.

Or le DLAF a tabli que lun des membres du comit dvaluation tait un commissaire
aux comptes qui avait conclu des accords de coopration avec ladjudicataire.

Cet tat de fait constituait une violation des dispositions du guide pratique en vigueur, du
guide lintention des candidats et de lannexe la convention de subvention, dans la
mesure o lun des membres du comit dvaluation charg dattribuer le contrat
avait un conflit dintrts puisquil entretenait une relation contractuelle avec
lun des soumissionnaires.

Cas n 3

Le Service roumain de lutte contre la fraude (DLAF) a t inform par le Ministre du

dveloppement rgional et du tourisme de cas de suspicion de fraude dans un projet
financ par lintermdiaire dun programme oprationnel rgional (POR), axe
prioritaire 2, qui visait moderniser un tronon routier, le bnficiaire tant le Conseil
dpartemental.

Le contrat de conception tait attribu par le biais dune procdure de passation de

marchs publics conduite dans le cadre de la lgislation nationale sur lattribution des
contrats de marchs publics, des contrats de concession de travaux publics et des
contrats de concession de services. Le critre de qualification retenu tait loffre
conomiquement la plus avantageuse.

Ladjudicataire, P, stait engag ne sous-traiter aucun des volets du contrat, mais

aussitt aprs sa conclusion, il a sous-trait certains volets A.

Deux fonctionnaires de ltat qui faisaient office de membres du comit

dvaluation instaur dans le cadre de la procdure dadjudication ntaient
autres que des employs de A le sous-traitant de ladjudicataire.

Lautorit de gestion a bloqu le paiement des services fournis par A en raison du conflit
dintrts existant entre les membres du comit dvaluation et le sous-traitant.

Le DLAF a estim quil sagissait bien dun conflit dintrts au regard de la

lgislation nationale. Le fait que deux fonctionnaires de ltat servant au sein du
Conseil dpartemental aient pris part la dcision dattribuer le contrat de
services P constituait un avantage matriel indirect pour lentreprise qui les
employait, savoir A.

Cas n 4

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Le Service roumain de lutte contre la fraude (DLAF) a t inform par un organisme
intermdiaire travaillant pour le programme oprationnel sectoriel de dveloppement des
ressources humaines de lventualit dun conflit dintrts dans un projet financ par
lintermdiaire de laxe prioritaire 3. Ce projet visait mettre en place une panoplie de
techniques et mthodes innovantes dans le double but de renforcer les capacits
entrepreneuriales des chefs dentreprise et dpauler les petites et moyennes entreprises
de deux rgions.

Le bnficiaire tait une universit dont le reprsentant lgal tait le recteur, M. C.

Pour grer le volet informatif du projet, luniversit a conclu, en qualit demployeur, un

contrat de travaux individuel avec son recteur, M. C, en tant quemploy.

En qualit de recteur de luniversit, M. C, a ensuite nomm lquipe charge de mener

bien le projet, dont il faisait partie lui aussi.

En signant le contrat de travaux, dune part en sa qualit de recteur et reprsentant lgal

de lemployeur et, de lautre, en tant quemploy et membre de lquipe responsable du
projet, M. C a en ralit sign un contrat avec lui-mme et obtenu ainsi un avantage
matriel direct, savoir la promesse dun revenu supplmentaire pour lui-mme.

Or, selon la charte de luniversit (laquelle applique la loi sur lducation nationale),
luniversit est un tablissement dintrt public dont le recteur est ladministrateur
gnral. Le DLAF a de ce fait considr quil y avait, au regard de la lgislation nationale
en vigueur, matire engager des poursuites pnales.

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