Thme Activit de Chantier MSProject BTS ELECTROTECHNIQUE

La planification est un outil indispensable de management de projet, un moyen

essentiel de prise de dcisions pour le chef de projet : pour dfinir les travaux
raliser, fixer des objectifs, coordonner diverses actions, matriser les moyens
requis, minimiser les risques rencontrs, enfin mettre en place une stratgie de
management, notamment en suivant les activits en cours et en rendant compte
de l'tat d'avancement du projet.
La planification est aussi un facteur de communication entre les diffrents
intervenants du projet.

A- CREER UN NOUVEAU PLANNING

1- Enregistrer le nouveau planning

Enregistrer le planning avec Fichier/Enregistrer sous (Type de fichier =

projet ). MSProject rajoute lextension .MPP .

Le diagramme qui saffiche par dfaut louverture dun planning est le

diagramme de Gantt.

L'affichage Diagramme de Gantt prsente des informations concernant les

tches du projet, la fois sous la forme de texte et de graphique barres.
La partie gauche de cet affichage est constitue de colonnes dans lesquelles il
est possible de saisir et modifier des noms de tche, des dures, des dates de
dbut et de fin.
Sur la partie droite de cet affichage, les barres du Gantt sont utilises pour
prsenter sous forme graphique les dures de tche, leurs dates de dbut et de
fin sur une chelle de temps, ainsi que les liaisons entre tches et les ressources
affectes.

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2- Dater le nouveau planning

Mettre jour la date de dbut du projet avec Projet/Informations sur le projet.

Modifier lentte et le pied de page avec Fichier/Mise en page (Nom du

planning, responsable de la mise jour, rfrence, date).

A chaque modification du planning, la date doit tre modifie dans le pied de page.
3- Ajuster lchelle de temps
Par dfaut dans le modle propos, le dcoupage principal se fait en mois et le
dcoupage secondaire en semaines.
Il est possible de modifier ce paramtre : Format/Echelle de temps .

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B- CONSTRUIRE LE NOUVEAU PLANNING

Les tapes suivre dans lordre (dtailles ci-aprs) sont :
Entrer les noms des tches
Identifier les tches rcapitulatives
Entrer les dures estimes des tches
Lier les tches entre elles (logique de droulement du projet)
Affecter les ressources aux tches (cette action peut se faire galement
au fur et mesure de lentre des tches).
Ajuster les dures des tches ou appliquer des contraintes de date aux
tches (dates de dbut ou de fin)
Faire vrifier le planning par les intervenants concerns

1- Entrer les noms des tches

Pour entrer une tche dans le Gantt, se positionner sur la prochaine ligne vide ou
insrer une ligne. Saisir le nom dans la zone Nom de la tche (de prfrence
un verbe linfinitif).

Pour afficher les informations sur une tche : double -cliquer sur la ligne de la
tche ou menu Projet/Informations sur la tche ou bouton droit de la souris.

2- Identifier les tches rcapitulatives

Si le nombre de tches auquel on parvient est trop lev, cela nuit la clart de
la lecture du planning : il est recommand dinsrer des tches rcapitulatives
qui englobent des tches subordonnes.
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Une tche rcapitulative est reprsente par une ligne noire borne par des
"pointes" sur le Gantt. Les tches rcapitulatives apparaissent en gras et les
tches subordonnes sont en retrait sous ces dernires.

Pour positionner des tches rcapitulatives ou subordonnes, utiliser les

flches du bandeau : ( Hausser et Abaisser ).

Slectionner des tches qui seront subordonnes puis cliquer sur la flche
Abaisser : la tche immdiatement au dessus devient leur tche
rcapitulative.

Le nom dune tche rcapitulative commence de prfrence par un nom (car elle
correspond une macro tche ou une tape, par exemple intgration ).

3- Entrer les dures estimes des tches

Pour simplifier le processus de planification et son suivi, on ne gre pas le
planning avec des charges mais avec des dures : c'est--dire quon va estimer

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une dure de ralisation partir du travail raliser pour la tche et des

ressources que lon y a affectes.
La dure choisie doit tre la fois raliste et raisonnable (une tche doit avoir
une dure infrieure 4 semaines pour pouvoir matriser son avancement rel,
dans lidal entre 5 et 10 jours).
Donner des dlais trop courts entrane l'impossibilit de les respecter, tandis
que des chances trop souples ne permettent pas l'optimisation du projet : il
est en effet probable que les tches durent alors le temps prvu et que les
dures ne soient pas revues.
Par dfaut, la dure s'affiche en jours, mais il est possible de la modifier
(Outils/Options/Prvisions).
Noter aussi que MS Project calcule la dure en jours ouvrs : 1 semaine
comprend 5 jours ouvrs, 1 mois 20 jours ouvrs en moyenne et 1 anne 10,5 mois
ouvrs, soit 210 jours ouvrs.

Pour entrer une dure :

soit se positionner dans la zone Dure de la ligne dune tche

soit dans les Informations sur la tche , onglet Gnral

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Toute tche dont la dure est gale zro est un jalon, cest--dire un point de
rfrence qui marque un vnement principal dans un projet (runion, livraison,
dcision) et qui est utilis pour suivre son avancement. Un jalon est reprsent
par un losange sur le diagramme de Gantt.

Pour positionner un jalon :

soit mettre la dure de la tche 0 jour,
soit cocher la case jalon dans les Informations sur la tche ,
onglet Confirm .

4- Lier les tches entre elles

Pour montrer la logique de droulement du planning, il est prfrable que chaque
tche soit lie une autre, par exemple la tche 2 ne peut dbuter que lorsque la
tche 1 est termine.
De plus, il est recommand de lier les tches entre elles pour favoriser le suivi
ultrieur de lavancement : en effet, si une tche prend du retard, ce retard va
se rpercuter sur toutes les tches lies suivantes ; dans le cas o aucune autre
tche nest lie, on mesurerait moins bien limpact que ce retard pourrait avoir
sur lensemble du projet.

Pour lier une tche une ou plusieurs tches, afficher les Informations sur la
tche , onglet Prdcesseurs .

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Entrer une tche par ligne :

soit en saisissant le numro de la tche dans la zone N

soit en choisissant la tche dans la liste daide pour cela se positionner sur
la zone Nom de la tche et afficher la liste daide droulante (icne
flche droite de la zone).

Les tches peuvent tre disposes de manire :

commencer lune aprs lautre (type Fin/Dbut), option par dfaut

dbuter en parallle (type Dbut/Dbut)

terminer en mme temps (type Fin/Fin)

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Pour choisir le type de lien, se positionner dans la zone Type et choisir dans
la liste daide.

exemple : La tche 2 commence la fin de la tche 1, la tche 3 dbute en mme temps

que la tche 2.

On peut aussi dterminer du retard ou de l'avance entre les tches.

Pour lier une tche une prcdente avec du retard, il existe 2 possibilits
(choisir en fonction de la logique relle de droulement des tches) :
soit une liaison Dbut/Dbut avec du retard : solution prfrer car si la
premire tche prend du retard, le dbut de la seconde nest pas dcal
pour autant

rsultat :

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soit une liaison Fin/Dbut avec de l'avance (retard ngatif) : attention, si

la premire tche prend du retard (sa dure augmente), le dbut de la
tche 2 se dcale d'autant.

5- Affecter les ressources aux tches

Pour chaque tche, il sagit didentifier la ou les personnes (ou lquipe) auxquelles
va tre confie la ralisation de la tche.
5.1 Origine des ressources
Pour favoriser une identification commune des ressources au sein dun projet,
deux options sont possibles.

Utilisation du modle de planning

On dfinit dans le modle de planning du projet une liste des ressources
potentiellement utilisables (structures du projet ainsi que la liste des personnes
de lquipe projet). Chaque fois quun planning est cr avec ce modle, une liste
de ressources initiale est cre. Par contre si une nouvelle ressource est ajoute
au modle (nouvel arriv), elle nest pas reporte dans tous les plannings crs
prcdemment avec ce modle.

Ouvrir le fichier modle extension .mpt et cliquer sur ressources

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Entrer le nom de la ressource :

Cliquer sur la ressource et renseigner les champs :

Modifier le temps travaill si besoin est, ici la ressource 1 ne travaille pas le

lundi :

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Renseigner ventuellement les cots horaires :

Faire ainsi pour toutes les ressources.

Utilisation du Partage de ressources

Si on veut faire des plannings consolids et pouvoir partager les mmes
ressources entre plusieurs plannings (avec report des mises jour de
ressources), il faut utiliser la fonctionnalit de Partage des ressources :
o Ouvrir le fichier MSProject dans lequel se trouvent les ressources
que lon souhaite partager. Ce fichier peut tre unique pour une
quipe projet et tre exclusivement consacr la liste des
ressources (non utilis pour une planification).
Ici le projet1 contient uniquement les ressources, ressource 1, ressource 2 et
ressource 3. Celles-ci ont t dfinies avec un calendrier qui leur est propre. La
ressource 1 ne travaille pas le lundi, la ressource 2 ne travaille pas le mardi et la
ressource 3 ne travaille pas le mercredi.

o Se positionner dans le fichier qui souhaite importer les ressources.

o Outils/Partage des ressources/Partager des ressources

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o Cocher la case Utiliser les ressources et slectionner le fichier

des ressources.
o Cocher la case Le groupe est prioritaire pour quen cas de
conflit le fichier des ressources soit prioritaire (option coche par
dfaut).
Ouvrir le projet sur lequel vous voulez affecter les ressources

Cliquer sur la tche et affecter la ressource dsire, ici ressource 1 sur la tche
1

La ressource est affecte. On peut remarquer que son nom apparat droite de
la barre de la tche et que les dates de dbut et de fin ont t modifies vu que
le lundi est chm par la ressource 1.

La tche T1 dbute le 11/09 et finit le 18/09 car la ressource 1 travaille 7

heures par jour sauf le lundi. La tche T1 a une dure prvue de 4 jours soit 32
heures (1 jour est dfini pour 8 heures de travail) soit un dcoupage comme suit
7 heures le mardi, 7 heures le mercredi, 7 heures le jeudi, 7 heures le vendredi
et 4 heures le mardi suivant.

Pour voir lutilisation des ressources, faire affichage, utilisation des ressources :

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Si lon modifie le temps de travail da la ressource 1 (on passe de 7 heures par

jour 6 heures par jour), la date de fin de la tche 1 est automatiquement
modifie en consquence.

La tche 1 se termine maintenant le mercredi 19/09

On voit sur lutilisation des ressources que les temps ont t passs 6 heures
maxi par jour.

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C- SUIVRE LAVANCEMENT DU PLANNING

Le suivi de l'avancement du projet prsente plusieurs avantages,
parmi lesquels l'identification et la rsolution des problmes ds leur
apparition. La rduction de comptes rendus l'intention de la
direction et des participants au projet. Le recueil de l'historique du
projet en vue d'amliorer la planification de projets ultrieurs.

Le suivi du projet comprend trois tapes :

la cration d'une planification initiale base sur les prvisions
prliminaires.
La mise jour priodique des prvisions pour reflter
l'avancement du projet
La comparaison des prvisions mises jour avec la planification
initiale en vue de dterminer si l'avancement est conforme la
planification.

1- Enregistrer la planification initiale

Une planification initiale fournit une base de comparaison des cots,
du travail et des dates planifies lors du suivi de l'avancement de vos
prvisions. En comparant les informations figurant dans la
planification initiale aux informations en cours, vous pouvez suivre de
prs l'avancement de votre projet pour vous assurer que les tches
dbutent et s'achvent aux dates prvues, que les ressources
terminent leur travail dans les temps impartis et que les cots ne
dpassent pas le budget.
Une fois le planning construit et vrifi, il faut enregistrer la
planification initiale afin de vrifier les carts lors du suivi du projet.
Pour cela, faire Outils / Suivi / Enregistrer la planification
initiale

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Ds lors, On peur visualiser en permanence lavancement rel du

projet par rapport au prvisionnel. Pour cela, faire Affichage /
Gant suivi .

Il apparat dsormais 2 barres par tche, la barre suprieure

reprsente le rel et la barre infrieure, le prvisionnel.

2- Mettre jour lavancement du projet

Une fois que vous avez cr des prvisions et dfini une planification
initiale, vous pouvez les mettre jour aussi souvent que vous le
souhaitez afin de suivre leur avancement. Pour ce faire, valuez

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l'tat de chaque tche et mettez jour les informations appropries

dans vos prvisions.
Pour cela, entrez dans le menu Assurer le suivi :

Indiquez la date laquelle vous voulez mettre jour lavancement du

projet, cliquez sur Vrifier lavancement du projet :

Exemple : 19 juillet 2008

Slectionnez les tches que vous dsirez actualiser puis faire Outils /
Suivi / Mettre jour les tches :

On obtient :
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Exemple : si la tche Ralisation du chemin daccs a commenc la date

prvue ( 17/07/08) et quelle sest ralise en 2 jours au lieu de 1 jour
initialement prvu , on indique quelle est : 100% acheve et que la dure relle
est de 2 jours.

MSProject ractualise automatiquement la dure et la barre de tche et indique

que la tche est ralise (trait noir et symbole de validation) :

3- Contrler lavancement du projet

La dfinition d'une planification initiale et la mise jour rgulire de
vos prvisions vous permettent de comparer la premire
l'avancement en cours afin d'identifier les variations. Celles-ci
mettent en lumire les aspects du projet que ni se droulent pas
comme prvu.
Pour identifier les variations, faire affichage / Gant suivi :

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