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Bonnes Méthodes Animation de Réunion PDF
Bonnes Méthodes Animation de Réunion PDF
Animation de runion :
prparer, animer et organiser des runions productives
et interactives dans le cadre des conseils de quartier
1
Quelles peuvent tre les divers types de runion
dans le cadre des conseils de quartier ?
1. La prparation
2. La posture de lanimateur
3. La conduite de la runion
4. Les suites dune runion
5. Les principales difficults rencontres
1. La prparation
Dfinir les objectifs de la runion avec rigueur est certainement le point le plus important
et le plus difficile que rencontre tout animateur.
Un objectif correctement rdig vite au groupe de s'garer et permet l'animateur de
recentrer les dbats lorsqu'il constate une drive du groupe.
La runion est-elle informative ? Dans ce cas, elle est ouverte au public vis (parents
dlves, riverains)
La runion est-elle ddie travailler, entre membres du conseil de quartier, une
question prcise (par exemple la prparation de la prochaine assemble gnrale) ?
Dans ce cas, les ressources doivent tre prsentes.
La runion est-elle destine assurer le bon fonctionnement et la coordination des
activits du conseil de quartier ?
Il sagit de la premire communication qui met en relation les participants avec le ou les
sujets traits. Nous devons donc veiller :
2. La posture de lanimateur
Par la posture de lanimateur, il faut comprendre non seulement son rle mais
galement sa valeur ajoute, ses comptences, sa responsabilit dans la
conduite de la runion.
L'animateur est le garant :
De lexpression des rgles du jeu
Du respect de lordre du jour
De la prise de parole de chacun en veillant une rpartition quitable du
temps de chaque participant
Du temps imparti
De la progression du groupe vers l'objectif grce des questions, des
reformulations, des synthses, des outils ddis (mtaplan, mindmapping)
De la rgulation des ventuelles tensions interpersonnelles dans le groupe :
nuancer sans prendre parti.
3. La conduite de la runion
Une runion doit tre rythme et ses trois temps forts sont:
L'ouverture,
Les changes,
La clture des dbats.
Le tour de table : si les participants ne se connaissent pas, ce type de prsentation est ncessaire car il
permet d'identifier le statut des diffrentes personnes du groupe ; il facilite une premire prise de parole
institutionnalise et permet de dtendre l'atmosphre.
Le tour de table peut cependant tre trs consommateur de temps : bien anticiper l'impact
ventuellement ngatif de cette technique, en particulier quand les participants sont
nombreux.
Pour une runion grand format, il sagira dune prsentation des intervenants.
Reprage des contraintes spcifiques pesant sur certains intervenants (train, rendez-vous, ).
Dfinition de la rgle du jeu : l'animateur dfinit son rle et celui des participants pour asseoir sa
lgitimit. Les participants valident ou nuancent ces propositions. Un secrtaire de sance se propose
notamment pour la rdaction du compte-rendu.
Prsentation des objectifs de la runion et du plan de travail : l'animateur vrifie une fois de plus que
l'ensemble du groupe peroit l'objectif de la mme faon et l'accepte sans rticence.
Validation finale de la dure de la runion, des horaires (pauses, heure de fin de la runion), et des
diffrentes tapes de la progression.
Lanimateur a une responsabilit importante dans la conduite de ces changes, mais les participants
doivent galement respecter les rgles nonces et auxquelles ils ont adhr.
La rintroduction du sujet est fondamentale non seulement pour exprimer les objectifs de la runion, mais
galement pour partager avec lensemble des participants prsents les lments du sujet traiter :
informations essentielles, nouvelles donnes, chiffres
La prsentation des ventuels intervenants
Le fait dassurer le lien entre le public et le ou les intervenants : lanimateur garde la main sur les changes
(donc pas dinterpellation directe et pas dapart)
La distribution des prises de parole : rgulation de la runion
Lcoute (des questions, comme des rponses)
La vigilance quant la qualit de la rponse apporte aux questions des participants : est-ce une rponse
immdiate ? Doit-on prendre lengagement de lapporter ultrieurement (quand ? et par quel biais)
Lapport des avis aux sujets traits
Les conclusions intermdiaires
Le consensus de la dcision collective
Un accord s'est dgag, un avis a t recueilli, certaines actions sont prvues, il est ncessaire d'en
dfinir les modalits pratiques d'application pour rendre la dcision oprationnelle.
Ce peut tre un plan dactions par exemple avec une rpartition des actions, calendrier, retours
attendus
Le compte rendu de la runion est destin aux participants et aux personnes intresses par les
conclusions du groupe. Ce rsum doit tre suffisamment complet et explicite. Il doit tre court et
facile lire. Ce document est rdig par l'animateur ou par un secrtaire de sance partir des
points reformuls tout au long de la runion. Ce document reprend l'ordre du jour, la liste des
participants, le dossier prparatoire, les diffrentes tapes de la rflexion, les solutions possibles et
actes, les modalits pratiques d'application, et la date (ventuellement) de la prochaine runion.
Il doit tre rdig le plus rapidement possible, pour viter de perdre des informations, pour contribuer
l'application des dcisions prises.
Avant de diffuser le compte rendu, il est parfois ncessaire de le faire valider par les participants
(ou par la hirarchie) qui peuvent ainsi, au pralable, le vrifier ou l'amender.
2.Lvaluation de la runion
Aprs une runion, il appartient de porter un regard critique notamment sur son animation, la
pertinence de l'(ou les) objectif(s) de la runion, la mthode de travail suivie, le comportement des
participants, leurs ractions.
Il est indispensable dcouter les critiques formules par les participants pendant ou aprs la runion.