PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE

MANUEL DE MANAGEMENT
DU
PROJET ASSORISQUE

Version 1.0.0

NSIA-A.F.I.I s.a(SATA ) -SAT

Mars 2010 By MAYACK ML

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE
II-B Schma organisationnel
Le schma organisationnel impliquant les diffrentes structures est le suivant :

Adhrents Assur

Caisse CVECA/CECA
CONTRAT DE SERVICE ADHERENT
Engagements
- Rapidit, Permanence, Proximit, Ecoute, satisfaction
- rponses appropries
- dlais comptitifs

CONTRAT DE SERVICE ASSISTANCE

* Entits et leurs responsabilits
* Processus mtiers tourn vers lencadrement du Front Office
* Indicateurs de rsultats
Engagements :
- Cots, dlais,
Organe Fatier
- * impacts sur la qualit de service dassistance assurance aux caisses

Service dAssistance Technique (SAT)

Service dAssistance Technique Assurance (SATA)

CONTRATS DE SERVICE DINTERMEDIATION
DASSURANCE
* Entits et leurs responsabilits MIFED
* Processus mtiers tourns vers le pilotage de lencadrement des
caisses
* Indicateurs de rsultat
Engagements :
- Cots, dlais,
- Impacts sur le service dlivr par les caisses aux adhrents

NSIA
CONTRATS DE
SERVICE
Engagements : Cots, dlais
Impacts sur le service client et
Oprations sur les prix des produits
Dassurances Mtiers Support
- Entits et leurs - Entits et leurs
responsabilits responsabilits
- Processus mtiers - Processus mtiers
tourns vers le client CONTRATS DE tourns vers le client
- Indicateurs de SERVICE - Indicateurs de rsultats
rsultats Engagements - Contrats de service
- Contrats de service - Cots internes
internes - dlais
Impact sur la qualit du
service

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE

II-c Prsentation des mtiers intervenants dans la gestion dASSORISQUE

Plusieurs mtiers se trouvent impliqus dans le dveloppement et la gestion du produit ASSORISQUE.
Le tableau ci-aprs fait un rsum de ces mtiers et de leurs responsabilits.

METIER 1 : FRONT OFFICE ASSORISQUE : CAISSES D'EPARGNE

CVECA/CECA
Description du Mtier
contact assur ;
commercialisation des produits de micro assurance via leur guichet
paiement des sinistres aprs leur rglement par la compagnie (Via SATA)

Les entits composant ce mtier sont les suivantes :

ENTITES Description Responsabilits Indicateurs

Collecteurs Canal humain Relais de diffusion physique de linformation dans les 2 sens
dpargne ou mobile de - NSIA(SATA) -Caisse-Adhrents assurs, Adhrents Taux dinactifs de sa caisse
membre du comit communication de Assurs-Caisse-NSIA(SATA) non adhrents
de gestion lassur adhrent Prospection des membres non actifs de sa caisse. ASSORISQUE
dune caisse
Conseillers de caisse Canal humain Recoupage, rassemblement des informations ou documents Taux dadhsions non
spcialiss interne assis ramens par les collecteurs dpargne, ou les adhrents venus conformes
assurance mandataire de en direct
communication et gestion des adhsions ASSORISQUE ;
(Caissiers) de service du Enregistrement des dclarations de sinistres
SATA
Dlivrance de prise en charge
Traitement administratif des demandes de remboursement Taux de dossiers sinistres
des assurs ayant engags des frais propres mal traits

Traitement du paiement des remboursements maladie aux

assurs aprs validation par lassureur
Contrle de 1er niveau de la conformit de lexcution des
prestations par les prestataires en convention
Rassemblement des factures des prestataires Taux de plaintes des
Traitement du paiement des factures des prestataires aprs prestataires concernant la
gestion administrative
validation par lassureur
Traitement du commissionnement des acteurs de la caisse
(Caissire) Canal humain assis Mise jour et tenue des comptes suite aux oprations de Dlai entre une demande de
mandataire charg production et de paiement des sinistres aprs validation par le solde ou de relev dun
Caissiers des finances comit de gestion compte et la satisfaction de
la demande
Paiement effectif des remboursements maladie des frais Taux de plaintes des
engags par les assurs aprs validation par le comit de assurs
gestion
Paiements des factures aux prestataires conventionnes aprs Taux de plaintes des
validation par le comit de gestion. prestataires
Paiement effectif des commissions aprs validation par le
comit de gestion
(Direction de la Mandataire de la Garant des rsultats de dveloppement du produit
Caisse) Compagnie ou du ASSORISQUE. Valider les avis de paiement de lAssureur
Comit de gestion Courtier
Gestion des ressources humaines ncessaires la ralisation
de lactivit de gestion dASSORISQUE Taux de satisfaction des
Gestion des ressources matrielles ncessaires la ralisation adhrents
de lactivit de gestion dASSORISQUE
Circulation et communication de linformation non logique

Gestion du systme de pilotage oprationnel de la caisse dans

l'activit de gestion dASSORISQUE

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METIER 2: Service dAssistance technique des caisses (Dispositif d

Description du Mtier
Assistance des caisses dans la mise en uvre et le respect des procdures de gestion ;

Les entits composant ce mtier sont les suivantes :

ENTITES Description Responsabilits Indicateurs

Visibilit et gestion des soldes des comptes Assureur et
Ressources adhrents
physiques Production et analyse des indicateurs de rsultats Degr dexcution des
dassistance process Front Office
Conseiller SAT Contrle de lexcution des process et du respect des procdures installs de son rayon
mandataires du
Courtier et/ou de la et des contrats de service
Convention Alerte sur les dysfonctionnements au niveau de la caisse
concernant les activits de micro assurance
Rapporteur gnral des rsolutions sur le fonctionnement de la Niveau dinformation des
Secrtariat de micro assurance au niveau dun dpartement (dune zone) conseillers SAT sur les
lOrgane Fatier Gestion dcisions de lorgane fatier
Direction administrative de Suivi de lapplication des dcisions de lorgane fatier au niveau
concernant lactivit de
lOrgane Fatier lOrgane Fatier des caisses
microassurance
Gestion des commissions de lorgane fatier
Instance Validation des rapports concernant lactivit de la micro Degr de respect des
dadministration assurance des conseillers SAT objectifs qualit arrts de
Direction de sa zone dinfluence
du rseau des (Directives gnrales au niveau dun dpartement ou dune
lOrgane Fatier
caisses dun zone)
dpartement Directives gnrales au niveau du rseau
Validation des rapports concernant lactivit de la micro Niveau de satisfaction des
Instance assurance du rseau des organes fatiers adhrents ;
dadministration au Suivi de lapplication des dcisions de lAG de A3C au niveau Niveau de satisfaction des
(A3C)
niveau des caisses du rseau (des organes fatiers) caisses
CA de A3C
de la rgion du
Centre Directives gnrales au niveau du rseau (dune rgion) Rsultats techniques du
produit ASSORISQUE

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE
METIER 3: SERVICE ASSISTANCE ET CONSEIL EN ASSURANCE

Description du mtier:
Assistance, accompagnement et relai dans la ralisation des oprations dassurance dans les
caisses et chez les prestataires conventionns;
Garantie du respect des contrats de service entre toutes les entits des diffrents mtiers
externes la compagnie dassurance NSIA
Reprsentation de la Compagnie NSIA sur le terrain.

ENTITES Description Type de Responsabilits Indicateurs

Gestionnaire Canal humain Rcupration et enregistrement des actes administratifs de Niveau de respect de
administratif mobile et assis production ou de sinistre lensemble des dlais
des dossiers d'enregistrement Edition des documents de production et des sinistres prioritaires fixs
production et des dossiers de
sinistres production et de
sinistre
Gestionnaires Validation administrative de 2me niveau des actes de Taux
Canal humain assis de rejets
techniques charg de la
production et des sinistres administratifs de la part
gestion technique
Transmission et suivi de la validation des contrats la de lassureur
de la production et
Compagnie
des sinistresContrle sur place des prestataires de soins Nombre de contrles
effectus auprs des
prestataires agrs
Contrle technique des caisses sur pices et sur place Nombre de contrles
effectus dans les caisses
Tenue des comptes techniques avec la compagnie Niveau de satisfaction de
la compagnie sur les
donnes techniques
fournies
Pilote des contrats de service lis au respect des Niveau dexcution des
engagements de la compagnie contrats de service pilot
Gestionnaires Canal humain assis Suivi de la tenue des comptes d'assurance dans les caisses Niveau de satisfaction de
comptables et charg de la la compagnie sur les
financiers gestion financire Tenue des comptes bancaires donnes techniques
et comptable fournies
Tenue des comptes financiers
Gestion du commissionnement
Pilote des contrats de service lis aux aspects financiers des
caisses avec la Compagnie et les partenaires
Canal humain assis Formation et assistance Nombre de formations
et debout charg dlivres par an
Assistant
dassister le Pilote des contrats de service lis au dveloppement de Niveau dexcution des
technique et
rseau MIFED l'activit de micro assurance et la satisfaction des clients contrats de service
administrative
(Organes fatiers, et assurs pilots
du
Conseiller SAT,
fonctionnement
les caisses) dans
des caisses
lactivit de micro
assurance

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE

METIER 4: GESTION TECHNIQUE ET SUPPORT NSIA

Description:
Confection des produits de micro assurance ;
Dveloppement et mise en uvre des plans d'affaires ;
Conception, mise en uvre et suivi du management des plans qualit;
Gestion technique de lactivit de micro assurance,
Gestion comptable et financire de lactivit de micro assurance;

ENTITES Description Type de Responsabilits Indicateurs

Responsable du Encadrement Suivi du niveau de satisfaction des caisses et de leurs Taux de dveloppement
dveloppement commercial de adhrents du produit
dASSORISQUE lensemble du Formation commerciale des Formateurs du rseau sur le ASSORISQUES
rseau de produit dASSORISQUE
dveloppement
Pilote des indicateurs de dveloppement dASSORISQUE
dASSORISQUE
Pilote des contrats de service lis au dveloppement
dASSORISQUE
Gestionnaires de Ressources Pilote des contrats client/fournisseur production avec le Niveau de matrise des
la production physiques SATA produits
micro assurance internes charg Formation technique production des Formateurs du rseau ASSORISQUES par
de faire respecter sur le produit dASSORISQUE lensembles des acteurs
les engagements
Gestion technique de la production des contrats
de NSIA en
ASSORISQUE
matire de
production des
contrats
ASSORISQUE.
Gestionnaires de Ressources Pilote des contrats client/fournisseur sinistre avec le SATA Niveau de satisfaction
sinistre micro physiques Formation technique sinistre des Formateurs du rseau sur des acteurs du Front
assurance internes charg le produit dASSORISQUE Office ASSORISQUE
de faire respecter Gestion technique des sinistres des contrats ASSORISQUE sur le traitement des
les engagements sinistres
de NSIA en
matire de
traitement des
sinistres
ASSORISQUE
Ressources Garant des performances du Back Office Technique de la Rsultat Technique du
interne charg micro assurance Produit ASSORISQUES
des Supervision du systme de pilotage oprationnel du Back
performances Office technique
Directeur techniques et de Confection du Plan daction technique
technique productivit du
BACK Office
ASSORISQUE
(production,
sinistre)
Ressources Disponibilit des ressources matrielles ncessaires Niveau des Frais
physiques lactivit de dveloppement et de gestion dASORISQUE gnraux relatifs au
internes charg (approvisionnements et des livraisons) Produits
de mettre Traitement du courrier entrant et sortant li lactivit de ASSORISQUES
disposition dans gestion dASORISQUE
Services
les dlais toutes
administratif
les ressources
matrielles
ncessaires au
dveloppement
et la gestion
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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE
dASSORISQUE
Ressources Comptabilisation auxiliaire de lactivit de gestion Dlai maximum estim
physiques dASSORISQUE (production, encaissement, dcaissement avant de fournir les
internes charg pour le rglement des sinistres, autres dcaissements lis informations de
de la ASSORISQUE) comptabilit auxiliaire
comptabilisation Suivi et contrle de la gestion des comptes de NSIA au lie au Produit
Comptabilit
auxiliaire de niveau des caisses ASSORISQUE
auxiliaire et
lactivit de Gestion de lactivit de recouvrement auprs des caisses Niveau des arrirs des
recouvrement
gestion primes ASSORISQUE
dASSORISQUE
(production,
encaissement,
sinistres)
Ressources Confection et mise en exploitation du plan dexploitation et Niveau de disponibilit
physiques des outils informatiques ncessaires au dveloppement et des outils Informatiques
internes charg la gestion dASSORISQUE l o ils sont installs
de rendre Sauvegarde et intgrit des donnes enregistres
disponible les Disponibilit permanente du systme informatique
Exploitation outils
Informatique informatiques Formation informatique des Formateurs du rseau sur la Degr dautonomie des
ncessaires au gestion dASSORISQUE utilisateurs par rapport
dveloppement aux outils informatiques
et lactivit de installes
gestion
dASSORISQUE

METIER 5: MANAGEMENT DE NSIA

Description:
Management de lactivit financire
Pilotage de lactivit de dveloppement et de gestion dASSORISQUE
Management des engagements qualit
Direction Ressources Coordination de la gestion financire de lactivit lie Rsultats dexploitation
Financire physiques ASSORISQUE du Produit
internes de ASSORISQUE
supervision de Confection du Plan daction financier
lactivit
financire lie
ASSORISQUE Garant des rsultats financiers annoncs du Produit
ASSORISQUE

Direction Ressources Fixation des objectifs de dveloppement dASSORISQUE Niveau gnral datteinte
Gnrale physiques Validation des plans daction des responsables des objectifs stratgiques
internes fixs
Validation des besoins en ressources exprims par les
responsables et du planning de leur mise disponibilit
Garantie de la cohrence dans les domaines visibles et/ou
perus par les adhrents des caisses

Management de la qualit autour du produit ASSORISQUE

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE

DESCRIPTION DES PROCESSUS

PRORITAIRES DASSORISQUES
(VERSION 1.0)

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE

Cette partie du document dcrit, partir des mtiers et leurs entits identifis un peu plus haut, les
contrats de service qui sappliquent aux processus prioritaires marqus dune croix, rpertoris qui sont
ncessaires la matrise de la gestion et du dveloppement dASSORISQUES.

A- Les processus de ralisation

01- Ralisation du service client

1- Gestion des adhsions (*);
2- Gestion des renouvellements (*) ;
3- Gestion de la prospection des adhrents ;
4- Gestion de la Satisfaction des adhrents;

02- Ralisation du produit assurance ASSORISQUES

01 Production des affaires nouvelles(*) ;
02 Production des avenants de renouvellement (*) ;
03. Gestion de lencaissement des primes (*) ;
04 Gestion des drogations de paiement la souscription
05 Enregistrement des dclarations de sinistre maladie (*) ;
06 Enregistrement des dclarations de sinistre non maladie (*);
07 Dlivrance des prises en charge maladie(*);
08 Transfert chez SATA des documents sinistres pour saisie (*);
09 Transfert au sige des documents sinistres aprs enregistrement par le courtier (*);
10 Remboursement des frais mdicaux par le Sige (*);
11 rglement et paiement des dossiers des autres sinistres non maladie (*) ;
12 rglement et paiement des prestataires conventionns (*) ;
13 Gestion des documents de travail de production et de sinistre

B- Les processus de support ou de soutien

03- Administration
01 Paiement des commissions
02 Achats des fournitures (commande et rception)
03 Approvisionnement des structures intermdiaires et des caisses
04 Gestion des stocks;
05- Gestion du courrier entrant
06- Gestion du courrier sortant

04- Management des ressources internes et externes,

i- Humaines :
01 Formation interne;
02. Formation externe ;
03 Accompagnement interne;
04. Accompagnement externe ;
05. Evaluation interne ;
06. Evaluation externe ;

05- Finances
01 Traitement encaissement des primes ;
02 Intgration des donnes Mercure en comptabilit ;
03 Traitement des drogations de paiement des caisses MIFED ;
04 Suivi post crdit avec relance des caisses MIFED;
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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE
05 Gestion du recouvrement amiable des caisses MIFED;
06 Gestion du recouvrement contentieux des caisses MIFED;
07 Inspection du rseau des caisses
08 Paiement des factures des prestataires;
09 Paiement des dossiers sinistres;

06- Systme dinformation

01 Scurit physique du SI - Sauvegarde ;
02 Administration du rseau (serveurs, postes locaux, poste distance);
03 Administration des applications mtiers ;
04 Elaboration des tats priodiques

C- Les processus de direction ou de pilotage du dveloppement dASSORISQUES

01- Responsabilit de la direction

01 Management du systme Qualit ;
02 Plan daffaires ;
03 Elaboration de la politique Commerciale;
04 Investissement ;
05 Gestion de la trsorerie ;
06 Communication interne et externe;
07 Revues de direction;

02- Mesures, Analyse et amliorations

01 Evaluation priodique du systme Assorisque
02 Planification des missions de contrle;
03 Excution de mission de contrle ;
04 Suivi des recommandations des missions de contrle ;
05 Elaboration et diffusion de tableaux de bord ;
06 Identification des risques / Mise jour de la cartographie des risques

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE

LES CONTRATS DE SERVICE

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE

LES CONTRATS DE SERVICE DE LA REALISATION

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE

CONTRAT DE SERVICE ENTRE LES ENTITES INTERVENANT DANS LA GESTION DES ADHESIONS

Engagements (des Conseillers de caisse spcialiss Engagements du (Directeur de la caisse) Engagements du Collecteur
assurance) Caissiers Comit de Gestion dpargne/Membre du Comit de
Gestion
1. Transmettre J+2 max de la signature de
3. A J de la rception des Conventions, entamer la confection des lAdhsion de la Caisse au produit
fiches dadhsion partir de la liste valide des actifs de la caisse ASSORISQUES, un exemplaire des Conventions
obligatoirement adhrents assurs dASSORISQUES. avec des instructions prcises et une liste valide
des actifs adhrents assurs
4. A j+7 max du dbut de confection des fiches dadhsion,
remettre les fiches pr remplies au collecteur dpargne pour une 2. A J de la transmission, Rdiger et afficher le 5. A j+1 max de la rception des fiches
tourne de signature ainsi que le questionnaire ASSORISQUE. communiqu dappel adhsion, avec un dadhsion, entamer la tourne de signature des
Y joindre la fiche daccord de prlvement sur son pargne du exemplaire remis au Collecteur dpargne/membre fiches dadhsion et du questionnaire
montant de la cotisation au cas o le solde du compte dpargne le du comit de gestion ASSORISQUE. Le Collecteur veillera obtenir
permet. une demie photo de chaque adhrent
(possibilit de faire la photo avec son portable)
7. A J+1 max, effectuer tous les contrles sur les fiches remplies,
et remettre ventuellement celles des fiches prsentant des 6. A J+7 max du dbut de la tourne remettre
anomalies importantes au Collecteur dpargne pour des les fiches dadhsion au (Conseiller de caisse
corrections (ainsi que le portable comportant les demies photos). spcialis assurances) Caissier
Mais dans tous les cas soumettre la signature du mandataire de
SATA de la Caisse, les fiches dadhsion sans anomalie graves. 8. A j+7 maxi de la rception des fiches avec
anomalies, les faire corriger et les remettre au
Relancer le Collecteur dpargne tous les jours jusqu 9. Signer (en tant que Mandataire du SATA) ou Conseiller de caisse spcialise assurance
remplissage totale conforme de toutes les fiches dadhsion. faire signer par le mandataire du SATA, toutes les
fiches dadhsion et remettre les exemplaires au
Conseiller assurance

10. A J+21 maxi, du dbut du traitement des adhsions,

transmettre les exemplaires compagnie au SATA

Signatures et noms des Responsables concerns : Signatures et noms des Responsables Signatures et noms des Responsables
concerns : concerns :

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE

CONTRAT DE SERVICE ENTRE LES ENTITES INTERVENANT DANS LA PRODUCTION DU CONTRAT NOUVELLE AFFAIRE
ASSORISQUES
(Engagements des Conseillers de caisse (Engagements du Directeur de la Engagements du Gestionnaire Engagements du Back Office
spcialiss assurance) Caissiers caisse) Comit de Gestion administratif production SATA Production compagnie
1. A J+1 de la rception des exemplaires
dadhsion compagnie transmis par la
caisse, Vrifier les informations remplies
par les adhrents, et demander la
compagnie des instructions pour les cas
danomalies dtectes. Mais dans tous les
cas dmarrer la saisie des adhsions dans
le systme informatique de la
Compagnie.

2. A la fin de la saisie, lancer la confection

des cartes dassurance des membres, en 4. A J+1 max de la demande de
attendant la validation gnrale de la validation, effectuer la validation
compagnie technique. Editer le contrat de la
caisse, le signer et le transmettre au
3. A J+3 Max du dmarrage de la saisie, SATA et/ou demander des
demander la validation de la saisie la informations complmentaires sur
compagnie. certains adhrents

5. A J+1 max de la rception du Contrat

sign par la compagnie, Confectionner les
cartes dassurance des membres valids.

7. A j max de la rception du Contrat, 6. A J+3 max transmettre un exemplaire

accuser rception du contrat et des cartes et du contrat la caisse, accompagn des
8. A J+1 max de la transmission, recevoir le les transmettre au (Conseiller spcialis) cartes dassurance et ventuellement des
contrat et les cartes ; alimenter le dossier caissier et lancer le process dencaissement demandes dinformations effectues par la
production de la caisse ; organiser la des cotisations dadhsion et des primes Compagnie
distribution des cartes et lancer le process
dencaissement interne la microfinance
Signatures et noms des Responsables Signatures et noms des Signatures et noms des Responsables Signatures et noms des
concerns : Responsables concerns : concerns : Responsables concerns :

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE
CONTRAT DE SERVICE ENTRE LES ENTITES INTERVENANT DANS LE RENOUVELLEMENT DES ADHESIONS
(ventuellement un contrat de service pralable de prparation du renouvellement sera mis en place)
(Engagements des Conseillers de caisse spcialiss assurance) (Engagements du Directeur de la caisse) Engagements du Collecteurs
Caissier Comit de gestion dpargne/membre du comit de gestion
Prparation des incorporations
1. Tout le long du 12 me mois du contrat, dmarrer la prparation des
incorporations de fin danne en entamant la confection des fiches 1.. Tout le long du 12 me mois du contrat, faire
dadhsion des nouveaux assurs soit parce que la caisse les considre . signer les fiches dadhsion et le questionnaire
comme pouvant tre actifs pour la future anne, soit parce quils sont de ASSORISQUE aux adhrents incorporer. Le
nouveaux adhrents de la caisse Collecteur veillera obtenir une demie photo de
chaque adhrent (possibilit de faire la photo avec
1.. Tout le long du 12 me mois du contrat, remettre les fiches pr remplies son portable). Remettre au fur et mesure les
au collecteur dpargne pour une tourne de signature dincorporation fiches dadhsion au (Conseiller de caisse
ainsi que le questionnaire ASSORISQUE. Y joindre la fiche daccord spcialis assurances) caissier
de prlvement sur son pargne du montant de la cotisation au cas o le
solde du compte dpargne le permet.
Renouvellement des adhsions avec incorporation de nouveaux assurs
4. A j+1 de la rception du Listing de renouvellement de la police 1. A J+1 de la rception, convoquer une
Assorisque de la caisse transmise par le SATA et examin par le Conseiller runion de validation du listing de
Sat en charge de la caisse, listing prsentant en outre les adhrents risque, renouvellement laquelle participera
effectuer lanalyse du listing en se rfrant au comportement du compte ventuellement le Conseiller SAT en charge de
(pargne ou vue) de chaque adhrent . Puis procder aux demandes de la caisse
retrait ou dincorporation des assurs sur ce listing ; enfin soumettre
lapprciation du directeur 2. A J+3 de la convocation, tenir la runion et
procder la signature (en tant que Mandataire
du SATA) ou faire signer par le mandataire du
SATA, toutes les nouvelles fiches dadhsion
et enfin lavenant de renouvellement

3. A J+1 max, et remettre les exemplaires au

(Conseiller assurance) caissier
5. A J+7 maxi, de la rception du listing de renouvellement, transmettre
les exemplaires de renouvellement compagnie au SATA
Signatures et noms des Responsables concerns : Signatures et noms des Responsables Signatures et noms des Responsables
concerns : concerns :

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE
CONTRAT DE SERVICE ENTRE LES ENTITES INTERVENANT DANS LA PRODUCTION DU CONTRAT DE RENOUVELLEMENT
ASSORISQUES
Engagements des (Conseillers de caisse Engagements du (Directeur de la Engagements du Gestionnaire Engagements du Back Office
spcialiss assurance) caissiers caisse) comit de gestion administratif production SATA Production compagnie
1. A J+1 de la rception des exemplaires
compagnies transmis par la caisse, Vrifier
les informations remplies par les nouveaux
adhrents, et demander la compagnie
des instructions pour les cas danomalies
dtectes. Mais dans tous les cas dmarrer
la saisie des nouvelles adhsions dans le
systme informatique de la Compagnie.

2. A la fin de la saisie, lancer la confection

des cartes dassurance de tous les assurs 4. A J+1 max de la demande de
, en attendant la validation gnrale de la validation, effectuer la validation
compagnie technique. Editer lavenant de
renouvellement, le signer et le
3. A J+3 Max du dmarrage de la saisie, transmettre au SATA et/ou
demander la validation de la saisie la demander des informations
compagnie. complmentaires sur certains
adhrents
5. A J+1 max de la rception de lavenant
de renouvellement sign par la
compagnie, Confectionner les cartes
dassurance des assurs valids.

7. A j max de la rception de lavenant de 6. A J+3 max transmettre un exemplaire de

renouvellement, accuser rception du contrat lavenant de renouvellement la caisse
8. A J+1 max de la transmission, recevoir et des cartes et les transmettre au (Conseiller accompagn des cartes dassurance et
lavenant de renouvellement et les cartes ; spcialis) caissier et lancer le process ventuellement des demandes
alimenter le dossier production de la caisse ; dencaissement des frais de cartes et des dinformations effectues par la
organiser la distribution des cartes et lancer le primes de renouvellement Compagnie
process dencaissement interne la
microfinance
Signatures et noms des Responsables Signatures et noms des Signatures et noms des Responsables Signatures et noms des
concerns : Responsables concerns : concerns : Responsables concerns :

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE

CONTRAT DE SERVICE ENTR E LES ENTITES INTERVENANT DANS LA GESTION DE LENCAISSEMENT DES PRIMES POUR LES ADHERENTS
ACTIFS DONT LE MONTANT DE LEPARGNE PERMET UN PRELEVEMENT DE LA COTISATION ASSORISQUE

Engagements des( Conseillers de caisse spcialiss Engagements du (Directeur de la caisse) Engagements du Caissier
assurance) caissiers Comit de gestion
A J de la fin de lalimentation du dossier de production de la A J+1 max de la rception des ordres de virement
caisse, dmarrer le processus interne la caisse de paiement des
ou de retenue, Faire excuter le virement des A J de la rception des instructions de mise jour des
primes dassurance en transmettant les ordres de virement ou de primes Assorisques, puis celle des frais dadhsion carnets ou des fiches manuelles des adhrents, entamer
retenue signs par les adhrents la Direction de la caisse. ou des frais de renouvellement des cartes la mise jour des carnets dpargne des adhrents
dadhsion, des comptes des adhrents vers le
A J de la rception de lexemplaire des bordereaux de virement, compte de la Compagnie avec des instructions
les transmettre la compagnie via le SATA. J+1 max de mises jour des carnets des adhrents.
Ces virements seront suivis du virement des
commissions du compte compagnie vers les
comptes MIFED et A3C. Un exemplaire des
diffrents bordereaux sera transmis J+7 max au
Conseillers de caisse spcialiss ;
Signatures et noms des Responsables concerns : Signatures et noms des Responsables Signatures et noms des Responsables concerns :
concerns :

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 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE

CONTRAT DE SERVICE ENTRE LES ENTITES INTERVENANT DANS LA GESTION DE LENCAISSEMENT DES PRIMES POUR LES ADHERENTS
ACTIFS DONT LE MONTANT DE LEPARGNE NE PERMET PAS UN PRELEVEMENT DE LA COTISATION ASSORISQUE

Engagements des (Conseillers de caisse spcialiss Engagements du (Directeur de la caisse) Engagements du Caissier
assurance) caissiers comit de gestion
A J de la fin de lalimentation du dossier de production de la
caisse, dmarrer le processus interne la caisse de demande de A J+1 max de la rception des demandes de crdit
crdit assurance pour les adhrents dont le compte ne permet pas aux adhrents, Faire excuter la procdure spciale A J de la rception des instructions de mise jour des
un prlvement automatique des primes dassurance. daccord de crdit assurance suivi du virement des carnets ou des fiches physiques des adhrents, entamer
primes Assorisques, puis celle des frais dadhsion la mise jour des carnets dpargne des adhrents
ou des frais de renouvellement des cartes
dadhsion, des comptes des adhrents vers le
compte de la Compagnie avec des instructions
A J de la rception de lexemplaire des bordereaux de virement, J+1 max de mises jour des carnets des adhrents.
les transmettre la compagnie via le SATA. Ces virements seront suivis du virement des
commissions du compte compagnie vers les
comptes MIFED et A3C. Un exemplaire des
diffrents bordereaux sera transmis J+7 max au
Conseillers de caisse spcialiss ;

Signatures et noms des Responsables concerns : Signatures et noms des Responsables Signatures et noms des Responsables concerns :
concerns :

18
 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE
CONTRAT DE SERVICE ENTRE LA CAISSE ET LE SATA
DECLARATION MALADIE AVEC DE MANDE DE REMBOURSEMENT ET/OU DEMANDE DE PRISE EN CHARGE
Engagements des ( Conseillers de caisse spcialiss Engagements du SATA Engagements du Back Office Compagnie
assurance) caissiers
REMISE DE FEUILLE DE DECLARATION MALADIE A LASSURE
1. A Mn+1 max de larrive et de la demande dun exemplaire de 1.0 Surveiller distance lexistence dun stock 1.0 Surveiller distance lexistence dun stock suffisant
dclaration maladie par un adhrent, lui faire faire une suffisant de dclaration maladie ou dun dispositif de dclaration maladie dans lensemble du rseau&
photocopie et lui expliquer en cas de besoin comment le remplir. de photocopie adquat dans les caisses
Si ncessaire le remplir sa place.
ENREGISTREMENT DUNE DECLARATION
2. A mn+5 max de la dclaration, toujours vrifier que la
dclaration a t bien remplie et que tous les documents
laccompagnant sont bien conformes et originaux (factures,
ordonnances, tiquettes mdicaments, etc). Informer
immdiatement ladhrent en cas de problme et obtenir de lui
une rgularisation avec dlai.
En cas dabsence de problme :
* Sil sagit de la premire dclaration maladie de ladhrent,
confectionner un dossier sinistre maladie (chemise, sous-
chemise, fiche ou carnet de suivi des sinistres maladies)
* sinon, ressortir le dossier sinistre maladie de ladhrent.
Mettre jour les diverses informations du dossier sinistre maladie
notamment la fiche ou le carnet de suivi des sinistres maladie.
ENREGISTREMENT DUNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT
3. A mn+5 de larrive de ladhrent et de la demande de
remboursement des frais maladies engags par ce dernier, remplir 5. A j+1 max de la rception de la demande de
la demande de remboursement et y joindre les originaux des remboursement, saisir les informations de 6. A J+1 max de larrive dune demande de
documents exigs. Ne pas oublier de la faire signer par ladhrent. remboursement dans le logiciel de la Compagnie ; remboursement dans le systme informatique, traiter le
remboursement, Mais dans tous les cas au plus tard le
4. Inclure la demande dans le lot des courriers en partance vers le 5.1 Tous les jeudis, avertir lassureur du nombre de jeudi de chaque semaine 18 heures ; valider toutes les
SATA. demandes en attentes dans son systme demandes devant faire lobjet dun remboursement ;
informatique. Faire diter le bordereau (quittance) de
9. Tous les lundis, recevoir le courrier, puis mettre jour les remboursement de chaque caisse et le faire parvenir au
fiches de suivi des sinistres maladies des adhrents concerns et 7. Tous les vendredis 17 heures, apprter le SATA
mettre jour les cumuls des remboursements. courrier destination des caisses avec le bordereau
de remboursement
10 Ensuite, lancer la procdure de remboursement des frais 8. Tous les Samedis, acheminer le courrier
mdicaux intgrant les procdures de virement du compte de
lassureur vers les comptes des adhrents

19
 PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE

ENREGISTREMENT DUNE DEMANDE DE PRISE EN CHARGE SANS VALIDATION DE lASSUREUR

11.A mn+5 de larrive de ladhrent et de la demande de prise en
charge par ce dernier, vrifier si cet acte est soumis validation
par lassureur. Sinon, sortir la fiche de suivi des sinistres
maladie de ladhrent et vrifier le niveau de consommation des
diffrents plafonds.

En cas de problme de plafond par rapport un acte mdical

devant tre pris en charge, expliquer ladhrent limpossibilit
de lui dlivrer une prise en charge.
Si pas de problme, remplir la demande de prise en charge, la
signer et y joindre les originaux des documents exigs. Ensuite,
remettre la demande de prise en charge ladhrent et lui indiquer
les conseils dusage lorsquil se prsentera chez le prestataire
choisi. Remplir la fiche de suivi des sinistres maladie.
ENREGISTREMENT DUNE DEMANDE DE PRISE EN CHARGE AVEC VALIDATION DE lASSUREUR
12. A mn+5 de larrive de ladhrent et de la demande de prise
en charge par ce dernier, vrifier si cet acte est soumis validation
par lassureur. Si oui, sortir la fiche de suivi des sinistres maladie
de ladhrent et vrifier le niveau de consommation des diffrents
plafonds.

En cas de problme de plafond par rapport un acte mdical

devant tre pris en charge, expliquer ladhrent limpossibilit
de lui dlivrer une prise en charge. 14. A mn+5 de la rception de lalerte dune
demande de prise en charge (sauf de 18 h 7h30 et
13. Si pas de problme, dclencher la procdure de gestion le samedi et dimanche), Faire toutes les
distance de la validation des prises en charge en donnant les vrifications ncessaires, traiter puis retourner un
informations exiges numro de prise en charge de validation, tant au
demandeur quau prestataire.
15 Ds rceptions des informations de prise en charge, remplir la
demande de prise en charge, la signer et y joindre les originaux
des documents exigs. Ensuite, remettre la demande de prise en
charge ladhrent et lui indiquer les conseils dusage lorsquil se
prsentera chez le prestataire choisi. Remplir la fiche de suivi des
sinistres maladie de ladhrent.
Signatures et noms des Responsables concerns : Signatures et noms des Responsables Signatures et noms des Responsables concerns :
concerns :

20

CONTRAT DE SERVICE ENTRE LES ENTITES INTERVENANT DANS LE REMBOURSEMENT DES PRESTATAIRES CONVENTIONNES MAL ADIE
Engagements des
(Conseillers de caisse
spcialiss assurance)
caissiers
1. Du 20 au 23 de Chaque mois,
exiger de chaque Prestataire
conventionn du ressort de la caisse
quil fasse parvenir lensemble des
factures accompagnes des prises en
charge traites.
2. A J+1 max de la rception des
factures dun prestataire, classer les
factures par Adhrent. Ressortir le
dossier sinistre maladie de chaque
adhrent concern et mettre jour
les informations sur la fiche de suivi
sinistre maladie concernant les frais
rembourser au prestataire
3. Inclure le lot de factures payer
dans le courrier de fin de mois en
partance vers le SATA.
11. Tous les 5 du mois au plus tard,
recevoir le courrier mensuel, puis
mettre jour les fiches de suivi des
sinistres maladies des adhrents
concerns et mettre jour les
cumuls des remboursements.
12. Ensuite, soumettre le
remboursement la validation du
directeur.
Signatures et noms des Signatures et noms Signatures et noms des Signatures et noms des Signatures et noms des Signatures et noms des
Responsables concerns : des Responsables Responsables
concerns :
PROCESSUS ET PROCEDURES ASSORISQUE
Engagements du Engagements du Engagements du Engagements du Back Engagements du Service
(Directeur de la Caissier Gestionnaire Office Production Support administratif
caisse) comit de administratif sinistre compagnie Financier de la Compagnie
gestion SATA
14. A J+1 du lancement de la
procdure de dbit du compte
de la compagnie, effectuer
lopration, et inviter chaque
prestataire concern par le
remboursement venir se 4. Tous le 25 du mois, engager
faire payer. la saisie des demandes de
remboursement des prestataires 6. Tous le 29 max du mois, traiter
partir des prises en charge et le remboursement des prestataires
des factures prsentes. conventionns, Mais dans tous les
cas au plus tard le 2 du mois
5. Tous les 28 du mois au plus suivant, valider toutes les
tard, avertir lassureur du remboursements des prestataires ;
nombre de demandes en attente Faire diter les quittances de
dans son systme informatique. rglement des prestataires pour
chaque caisse et le faire valider par
le service financier
9. Le 3 du mois suivant au plus
tard, Transmettre les quittances de
rglement valids au SATA 8. Le 3 du mois suivant au plus
10. Tous les 4 du mois suivant tard, valider les quittances de
au plus tard, apprter le courrier rglement, enregistrer les
mensuel destination des informations financires et
caisses avec les quittances de renvoyer les autres exemplaires au
rglement des prestataires, les Back Office
13. Valider le rglement acheminer le courrier vers les
des prestataires et lancer la caisses
procdure de dbit du
compte de la compagnie
pour le compte caisse
Responsables concerns : Responsables concerns Responsables concerns
concerns :
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