Access 2007 Niveau 1 Et 2

Christophe Malpart
Access 2007. Conception d’une base de données relationnelle. Christophe Malpart
1 Qu’est-ce qu’une base de données ? ____________________________________________ 3

2 Objectif et méthodologie _____________________________________________________ 3
3 Conception d’un MCD Access Gestion des patients et des visites ______________________ 4
3.1 Étape 1 : Tableau des données à informatiser _______________________________________ 4
3.2 Étape 2 : Épurer les données dans le dictionnaire de données __________________________ 5
3.3 Étape 3 : Modéliser les données __________________________________________________ 5
3.4 Étape 4 : Définir l’identifiant de chaque table (clé primaire) ____________________________ 6
3.5 Étape 5 : Déterminer les cardinalités_______________________________________________ 7
3.6 Étape 6 : Définir les relations _____________________________________________________ 7
3.7 Étape 7 : Le modèle relationnel ___________________________________________________ 8
4 Mise en place de la base de données sur Access ___________________________________ 8
4.1 Paramétrage des tables _________________________________________________________ 8
4.2 Définir la clé primaire __________________________________________________________ 11
4.3 Création de la 2ème table________________________________________________________ 11
4.4 Insertion d’une liste de choix ____________________________________________________ 13
5 Liaison entre deux tables ____________________________________________________ 15
5.1 Modifier une relation __________________________________________________________ 18
6 Création d’une requête relationnelle ___________________________________________ 18
7 Améliorer l’affichage des objets Access _________________________________________ 20
8 Création d’un formulaire avec sous-formulaire ___________________________________ 21
8.1 Utilisation d'un formulaire avec sous formulaire ____________________________________ 24
8.2 Ajouter un nouvel enregistrement dans votre formulaire et son sous formulaire __________ 24
8.3 Ajouter un nouvel enregistrement dans votre sous formulaire _________________________ 26
9 Création d'un état __________________________________________________________ 27
10 Création d'un formulaire Menu. _______________________________________________ 31
10.1 Insertion d'un remplissage d'arrière plan __________________________________________ 33
10.2 Insertion de boutons d'action ___________________________________________________ 34
11 Exercice __________________________________________________________________ 38
Access 2007. Conception d’une base de données relationnelle. Christophe Malpart. Page 2
1 Qu’est-ce qu’une base de données ?

Une base de données est un recueil d’informations liées à un sujet donné.
Sans informatique, une base de données est constituée :
D’un ensemble de fichiers,
Et des liens logiques entre ces fichiers.
Chaque fichier est composé d’une collection de fiches. Une fiche
comporte un ou plusieurs renseignements sur un élément (objet ou
personne) de la BD. Chacun de ces renseignements (appelés aussi
champs est une information indivisible.
Avec l’informatique, la définition d’une BD est la même que

précédemment. Par contre, les concepts utilisés en informatique sont un
peu différents. Une BD est définie par :
Un ensemble de TABLES (exemple : une table clients et représentants dans une entreprise
commerciale). Une table est une collection d’enregistrement (exemple : un client). Un
enregistrement est composé de CHAMPS. Un champ est une information concernant un client
(exemple : son nom).
Un ensemble de RELATIONS entre ces tables (exemple : tel représentant assure le suivi de tel
client).
Une base de données est créée pour être consultée, pour être mise à jour. Pour créer et utiliser les
bases de données on utilise des logiciels appelés : Système de Gestion de Base de Données
Relationnelles ou SGBDR).
Exemples de bases de données relationnelles :

• La gestion des adhérents d’une médiathèque (système de prêts).
• La gestion d’un portefeuille clients dans une entreprise commerciale.
• La gestion de la location d’un bien immobilier (le bien loué, le locataire et le propriétaire).
• La gestion des consultations chez un médecin.
2 Objectif et méthodologie
Vous allez apprendre à utiliser Access 2007 directement par la pratique en créant une application
qui vous permettra d’utiliser une base données relationnelle tout en apprenant les fonctions Access.
L’apprentissage va se faire façon progressive, vous créerez une application simple à deux tables. Au
fur et à mesure du déroulement du support vous allez découvrir un large panel de possibilités qui
vous permettront de visualiser toutes les possibilités qu’offre un SGBDR.
Ce module n'aborde pas le principe des champs calculés dans des requêtes et formulaires.
Je n'aborde pas non plus le principe des critères insérés dans des requêtes sélections.
Il n'est pas non plus question d'applications à 3, 4 ou 5 tables qui sont bien évidemment des
applications plus complexes.
Ces notions seront vues dans un second tutoriel qui présente les fonctions avancés d'Access.
3 Conception d’un MCD Access Gestion des patients et des visites

Nous allons dans 1er temps avoir une approche théorique. Cette étape est
incontournable car elle permet d’organiser les informations de manière
structurée et cohérente.
La conception d’une base de données relationnelle peut-être décomposée en 7
étapes :
Étape 1 : Tableau des données à informatiser
Étape 2 : Épurer les données dans le dictionnaire des données
Étape 3 : Modéliser les données
Étape 4 : Définir l’identifiant de chaque table (clé primaire)
Étape 5 : Déterminer les cardinalités
Étape 6 : Définir les relations
Étape 7 : Le modèle relationnel
3.1 Étape 1 : Tableau des données à informatiser

Cette étape consiste à faire la liste exhaustive de toutes les données qui sont utilisées dans le cadre
d’un système d’information et à leur attribuer un nom différent pour chaque champ.
En ce qui nous concerne : Vous souhaitez informatiser la gestion des patients et de ses visites chez
un médecin.
Le tableau des données se présente ainsi :
Tableau des données
Informations Noms de champ Données calculées
N° patient Num_Patient
Civilité patient Civilité_Patient
Nom patient Nom_Patient
Prénom patient Prénom_Patient
N° SS patient SS_Patient
Info patient
Date naissance patient Datenais_Patient
Rue patient Rue_Patient
CP patient CP_Patient
Ville patient Ville_Patient
Téléphone patient Telephone_Patient
Date visite Date_Viside
Taille Taille_Visite
Poids Poids_Visite
Symptôme Symptome_Visite
Info visite Diagnostique Diagnostique_Visite
Prescription Prescription_Visite
Prix Visite Prix_Visite
Prix Acte Prix_Acte
Prix Total Prix_Total Prix_Visite + Prix_Acte
3.2 Étape 2 : Épurer les données dans le dictionnaire de données

Cette étape consiste :
A conservez uniquement les données élémentaires en supprimant les doublons et les données
calculées par l’ordinateur (données élaborées). Les données calculées sont retirées car elles sont
obtenues par un calcul réalisé à partir des données élémentaires, par exemple : un prix unitaire
et une quantité sont des données élémentaires, le total qui est égal au prix unitaire * quantité
est une donnée élaborée.
A indiquer pour chaque champ son type (texte, numérique, logique, date, etc.) et la taille des
champs texte.
Dictionnaire de données
Informations Noms de champ Type Taille
N° patient Num_Patient Texte 9
Civilité patient Civilité_Patient Texte 15
Nom patient Nom_Patient Texte 50
Prénom patient Prénom_Patient Texte 50
N° SS patient SS_Patient Texte 13
Info patient
Date naissance patient Datenais_Patient Date/heure
Rue patient Rue_Patient Texte 50
CP patient CP_Patient Texte 5
Ville patient Ville_Patient Texte 25
Téléphone patient Telephone_Patient Texte 15
Date visite Date_Visite Date/heure
Taille Taille_Visite Numérique
Poids Poids_Visite Numérique
Symptôme Symptome_Visite Texte 250
Info visite
Diagnostique Diagnostique_Visite Texte 250
Prescription Prescription_Visite Texte 250
Prix Visite Prix_Visite Monétaire
Prix Acte Prix_Acte Monétaire
Nous avons supprimé le prix total qui correspond à une donnée calculée.
3.3 Étape 3 : Modéliser les données

Une étude rapide permet de mettre en évidence deux types d’informations (ou entités) qui ont
des relations entre elles : des données fixes à chaque visite et des données qui varient à chaque
visite.
Pour simplifier la gestion des données et réduire les opérations de saisie, les informations (ou
attributs) d’une même entité sont regroupées dans une même table et les entités différentes sont
placées dans des tables différentes qui seront mises en relation ou associées par l’action, pour
les patients, de passer une visite.
Les tables sont modélisées de la façon suivante :
Patients Passer Visites

Num_Patient Date_Visite
Civilité_Patient Taille_Visite
Nom_Patient Poids_Visite
Prénom_Patient Symptome_Visite
SS_Patient Diagnostique_Visite
Datenais_Patient Prescription_Visite
Rue_Patient Prix_Visite
CP_Patient Prix_Acte
Ville_Patient
Telephone_Patient
3.4 Étape 4 : Définir l’identifiant de chaque table (clé primaire)

Pour être fiable, une base de données doit rendre impossible les doubles enregistrements dans une
table. La solution consiste à interdire un même contenu dans le champ (attribut) principal de la
table. Ce champ est appelé Clé primaire (ou identifiant) et son contenu est obligatoirement
différent pour chaque enregistrement.
Exemple de clé primaire : n° de sécurité sociale, n° d’immatriculation, n° de téléphone, n° de
facture, n° de client, ce peut être également une codification de données (les 4 premiers caractères
du nom + les 6 nombres d’une date de naissance : DUPO210578), etc.
• Table Patients : le numéro de patient peut être utilisé comme clé primaire, il sera conçu à partir
du nom du patient et de sa date de naissance (4 caractères + 6 chiffres). Toute saisie d’un
numéro de client qui existe déjà sera refusée.
• Tables Visites : Le risque de doublon est faible car il y a peu de chance que le médecin saisisse
plusieurs fois les mêmes informations lors d’une même visite. Par ailleurs, tous les champs
existants sont susceptibles d’être identiques pour des visites différentes. La solution consiste à
ajouter un champ numéro de visite.
Par convention, la clé primaire est soulignée et apparaît en premier dans la structure de la table.
Patients Passer Visites
Num_Patient Num_Visite
Civilité_Patient Date_Visite
Nom_Patient Taille_Visite
Prénom_Patient Poids_Visite
SS_Patient Symptome_Visite
Datenais_Patient Diagnostique_Visite
Rue_Patient Prescription_Visite
CP_Patient Prix_Visite
Ville_Patient Prix_Acte
Telephone_Patient
3.5 Étape 5 : Déterminer les cardinalités

Les cardinalités quantifient les relations (minimum et maximum) entre les enregistrements de deux
tables reliées. Dans notre exemple, les cardinalités sont les suivantes :
Un patient peut passer 1 ou plusieurs visites (1, n).
Une visite peut être passée au minimum et au maximum par un seul patient (1, 1).
Patients 1, n Passer 1, 1 Visites

Civilité_Patient Date_Visite
Nom_Patient Taille_Visite
Prénom_Patient Poids_Visite
SS_Patient Symptome_Visite
Datenais_Patient Diagnostique_Visite
Rue_Patient Prescription_Visite
CP_Patient Prix_Visite
Ville_Patient Prix_Acte
Telephone_Patient
La relation entre les tables est souvent de type mère/fille Une mère peut avoir plusieurs filles,
mais une fille ne peut avoir qu’une seule mère. Dans notre exemple, un patient peut réaliser
plusieurs visites, mais une visite ne peut concerner qu’un seul patient. En conséquence, la table
Patients est la table mère et la table Visites la table fille.
3.6 Étape 6 : Définir les relations

Pour mettre en relation les données de deux tables, il faut impérativement qu’il existe un champ
commun aux deux tables sans quoi il sera impossible de savoir à quel patient correspond la visite.
Pour savoir quel champ ou attribut employé nous allons utiliser la propriété : table mère/table fille.
C’est toujours l’identifiant de la table mère qui va dans la table fille, et le sens de la cardinalité
va toujours de la mère vers la fille.
L’identifiant de la table mère qui est placé dans la table fille est appelé clé primaire dans la table
mère et clé externe dans la table fille.
Patients 1, n Passer 1, 1 Visites
Civilité_Patient Num_Patient
Nom_Patient Date_Visite
Prénom_Patient Taille_Visite
SS_Patient Poids_Visite
Datenais_Patient Symptome_Visite
Rue_Patient Diagnostique_Visite
CP_Patient Prescription_Visite
Ville_Patient Prix_Visite
Telephone_Patient Prix_Acte
3.7 Étape 7 : Le modèle relationnel

C’est l’étape ultime avant la création de l’application sur machine. Cette étape consiste à lister tous
les champs par entité de la façon suivante :
PATIENTS : (Num_Patient, Civilité_Patient, Nom_Patient, Prenom_Patient, SS_Patient,
Datenais_Patient, Rue_Patient, CP_Patient, Ville_Patient, Tel_Patient)
VISITES : (Num_Visite, Num_Patient #1, Date_Visite, Taille_Visite, Poids_Visite,
Symptome_visite, Diagnostique_Visite, Precription_Visite, Prix_Visite, Prix_Acte)
4 Mise en place de la base de données sur Access

4.1 Paramétrage des tables
Démarrer Access en cliquant sur le bouton Démarrer.
Cliquez sur l’icône Base de

données vide.
Nommez votre fichier

Gestion des patients.
Cliquez sur cette icône pour

sélectionnez le dossier dans
lequel vous voulez
enregistrer votre fichier.
J’ai choisi le dossier Mes

documents.
Une fois votre dossier
sélectionné cliquez sur OK.
1
Par convention on attribue un dièse après une clé externe
Cliquez sur Créer.
Cliquez sur l’option

Affichage du groupe
Affichages.
Nommez votre table

Patients puis cliquez sur
OK.
Votre table s’affiche en

Mode Création. Nous
allons à présent saisir nos
champs.
Cliquez la 1ère ligne et

saisissez le nom du champ
Num_Patient.
Appuyez sur la touche
Tabulation du clavier pour
activer la 2ème colonne.
Cliquez sur le bouton
déroulant de la colonne :
Type de données et
sélectionnez Texte.
Cliquez dans la zone Taille

du champ et saisissez 9.
En utilisant la même
procédure saisissez les
autres champs de votre
table.
Pour information vous avez ci-dessous le nom des champs et la taille :

Noms de champ Type Taille
Num_Patient Texte 9
Civilité_Patient Texte 15
Nom_Patient Texte 50
Prénom_Patient Texte 50
SS_Patient Texte 13
Datenais_Patient Date/heure
Rue_Patient Texte 50
CP_Patient Texte 5
Ville_Patient Texte 25
Telephone_Patient Texte 15
4.2 Définir la clé primaire

Normalement la clé primaire s’est définie sans votre aide mais il vaut mieux savoir comment
procéder pour définir une clé primaire sur un champ.
Il faut cliquez sur le champ

concerné par la clé primaire
puis cliquer sur l’option Clé
primaire du groupe Outils
de l’onglet Création.
Attention dans notre
exemple la clé est déjà
attribuée donc si vous
cliquez sur l’option Clé
primaire vous allez
l’enlever.
La clé primaire doit permettre d’identifier de façon unique un enregistrement dans une table.
La clé primaire sert également à établir des relations entre les tables.
Un enregistrement est un ensemble de champs et un champ est un attribut d’un enregistrement.
Exemple d’un enregistrement :
Num_Client Nom_Client Prénom_Client, Adresse_Client CP_Client, Ville_Client
12345 Martin Sylvie 1, rue Verte 95000 Cergy
Exemple d’un champ :
Num_Client
12345
4.3 Création de la 2ème table

Une fois votre 1ère table
créée, enregistrez vos
modifications en cliquant
sur l’icône Enregistrer puis
fermez votre table en
cliquant sur la petite croix
Fermer.
Attention ne confondez pas
avec la petite croix située
tout en haut à droite qui
ferme votre application.
Vous devez obtenir ceci.

Création de table du
groupe Tables de l’onglet
Créer.
Saisissez les champs relatifs

aux visites. Utilisez la même
procédure que celle utilisée
dans la table Patients.
La clé primaire est sur le
champ Num_Visite.
Pour information vous avez ci-dessous le nom des champs et la taille :
Visites Type Taille

Num_Visite Numérauto
Num_Patient Texte 9
Date_Visite Date/heure
Taille_Visite Numérique
Poids_Visite Numérique
Symptome_Visite Texte 250
Diagnostique_Visite Texte 250
Prescription_Visite Texte 250
Prix_Visite Monétaire
Prix_Acte Monétaire
Une fois vos enregistrements saisis et votre clé insérée vous pouvez enregistrer votre table en la
nommant Visites puis vous pouvez la fermer.
Nous pouvons faire le choix de saisir dans nos tables mais vous allez voir que c’est tout de même
plus facile et surtout plus convivial de le faire via un formulaire et un sous formulaire.
En résumé pour l’instant vous avez créé la structure de vos deux tables mais il n’y a aucune
information concernant des patients ou des visites.
Vos deux tables

apparaissent ainsi dans le
ruban de gauche Toutes les
tables.
Double-cliquez sur la table
Patients.
Votre table s’ouvre en

Mode Feuille de données et
vos champs créés
apparaissent. C’est dans ce
mode d’affichage que l’on
saisi les informations.
Cliquez sur la croix pour
fermer cette table.
4.4 Insertion d’une liste de choix

Vous voulez éviter les procédures fastidieuses comme par exemple avoir à saisir Monsieur,
Madame ou Mademoiselle. Access propose une procédure qui vous permet d’avoir à choisir parmi
une liste.
Faites un clic droit sur la
table Patients puis cliquez
dans le menu contextuel qui
apparait sur l’option Mode
création.
Repérer le champ
Civilité_Patient puis
cliquez sur la flèche qui
commande le menu
déroulant du champ Texte.
Sélectionnez l’option
Assistant Liste de choix.
Cochez l’option Je taperai

les valeurs souhaitées.
Une fois fait cliquez sur
Suivant.
Saisissez dans la 1ère cellule

la 1ère valeur soit Monsieur.
Dans la 2ème cellule saisissez
Madame.
Dans la 3ème cellule saisissez
Mademoiselle.
Cliquez sur Suivant.
Conservez le nom de
l’étiquette du champ
Civilité_Patient.
Cliquez sur Terminer.
Vous pouvez vérifier si vos

valeurs ont bien été
enregistrées en cliquant sur
l’onglet Liste de choix dans
la zone Propriété du
champ.
Enregistrez les modifications de votre table puis fermez-la.

Pour l’instant vous ne voyez pas grand-chose mais patience quand l’heure viendra de saisir dans
votre formulaire et sous formulaire vous verrez à quoi sert cette liste déroulante.
5 Liaison entre deux tables

Nous allons maintenant relier la table Patients à la table Visites.
Cette liaison va permettre de relier les informations concernant le patient et les visites.
La liaison se fait bien évidemment sur un champ commun que nous avons au préalable inséré dans
nos deux tables (le champ Num_Patient).
Relations du groupe
Afficher/Masquer de
l’onglet Outils de base de
données.
Cliquez sur la table

Patients puis cliquer sur le
bouton Ajouter.
Cliquez la table Visites puis
cliquer sur le bouton
Ajouter.
Une fois fait cliquez sur le
bouton Fermer.
La relation sera réalisée par

un cliquer-glisser de la clé
primaire de la table mère vers
la table fille.
Cliquer glisser le champ

Num_Patient de la table
Patients vers le champ
Num_Patient de la table
Visites.

Cochez les options
Appliquer l’intégrité
référentielle et Mettre à
jour en cascade les champs
correspondants.
Ne cochez pas l’option
Effacer en cascade les
enregistrements
correspondants.
Cliquez sur Créer.
Appliquer l’intégrité référentielle
Cela rend impossible la saisie dans la table Visites d’un Num_Patient inexistant dans la table
Clients.
Mettre à jour en cascade les champs correspondants
Si vous activez la case à cocher Mettre à jour en cascade les champs correspondants lorsque vous
définissez une relation entre les tables, chaque fois que vous modifiez la clé primaire d'un
enregistrement dans la table primaire, Access met automatiquement à jour la clé primaire avec la
nouvelle valeur dans tous les enregistrements liés.
Effacer en cascade les enregistrements correspondants
Impossibilité de supprimer un enregistrement primaire et tous les enregistrements correspondants en
une seule fois, si la case à cocher Effacer en cascade les enregistrements correspondants est
activée. Si la case est cochée alors chaque fois que vous supprimez des enregistrements dans la
table Patients, Access supprime automatiquement les enregistrements dans la table liée.
Cliquer sur l’option Fermer

du groupe Relations de
l’onglet Créer.
Cliquer sur Oui.
5.1 Modifier une relation

Vous pouvez être amené à modifier une relation. Pour cela rien de bien compliqué il suffit
simplement de réafficher la fenêtre Relations en cliquant sur l’option Relations du groupe
Afficher/Masquer de l’onglet Outils de base de données.
Une fois fait vous n’avez

plus qu’à double cliquer sur
la ligne qui relie vos deux
tables pour réafficher la
fenêtre relative à votre
relation.
6 Création d’une requête relationnelle

Une requête relationnelle permet d’afficher des données provenant de plusieurs tables reliées entre
elles. Les enregistrements sont mis en relation grâce au champ commun qui permet les
correspondances entre les données.
Création de requête du
groupe Autre de l’onglet
Créer.
Cliquez sur la table

Patients puis cliquer sur le
bouton Ajouter.
Cliquez la table Visites puis
cliquer sur le bouton
Ajouter.
bouton Fermer.
Nous allons à présent par le

biais d’un cliquer glisser
déposer nos champs dans la
grille qui se trouve en
dessous des deux tables.
Dans un 1er temps on va

insérer tous les champs de
la table Patients dans la
grille.
Double-cliquer sur la petite
étoile.
Malgré les apparences tous
les champs de la table
Patients sont insérés dans
la grille.
Vous allez maintenant insérer tous les champs de la table Visites à l’exception du champ
Num_Patient (il est déjà inséré par le biais de la table Patients).
Vous devez obtenir ce qui figure ci-dessous :
Enregistrez votre requête en

la nommant
RPatient_Visites.
Fermez votre requête.
7 Améliorer l’affichage des objets Access

Nous allons améliorer l’affichage des objets Access en ordonnant la présentation.
Cliquez sur la liste

déroulante de la zone
Toutes les tables.
Cliquez sur l’option Type

d’objet.
Vos objets sont affichés par

famille.
8 Création d’un formulaire avec sous-formulaire

Le formulaire avec sous-formulaire affiche des données provenant de deux tables ayant une relation
de type "un à plusieurs".
En effet un médecin enregistre ses patients dans une table Patients et les données concernant les
visites dans la table Visites. Il va de soi qu'un patient peut faire l'objet de plusieurs visites.
Cliquez sur l'option Plus de

formulaires du groupe
Formulaires de l'onglet
Créer.
Cliquez sur l'option

Assistant Formulaire.
Sélectionnez dans la zone

Tables/Requêtes la requête
nouvellement créée.

Cliquez sur les deux petits
chevrons noirs afin de faire
basculer tous vos champs
de la requête dans la zone
Champs sélectionnés.

Suivant.
Un formulaire apparait avec

son sous formulaire. Un
assistant vous demande si
vous souhaitez afficher vos
données par Patients.
C'est exactement ce que
vous voulez.
Suivant.
L'option Feuille de
données doit à priori être
sélectionnée par défaut
sinon cochez la.
Suivant.
L'assistant vous propose de

choisir un modèle de
formulaire.
J'ai choisi le modèle Les
Comptoirs.
L'assistant vous propose un

titre pour votre formulaire
et sous formulaire.
Gardez cette proposition et
cliquez sur Terminer.
Le formulaire affiche les champs de la table Patients (mère) dans le formulaire du haut, les champs
de la table Visites (fille) dans le sous formulaire du bas.
8.1 Utilisation d'un formulaire avec sous formulaire

Nous allons à présent saisir des informations concernant un patient et sa consultation (visite).
Saisissez les données ci-contre

dans la partie formulaire.
Saisissez dans votre sous formulaire les informations ci-dessous :

Attention vous n'avez pas à gérer le Num_Visite qui sera attribué automatiquement.
Num_Vis Date_Vis Taille_Vis Poids_Vis Symptome_Vi Diagnostique_V Prescription_V Prix_Vis Prix_Ac
ite ite ite ite site isite isite ite te
1 21/06/20 178 72 Toux Angine Aérius 22,00 € 0,00 €
10 persistante
8.2 Ajouter un nouvel enregistrement dans votre formulaire et son sous

formulaire
Lorsqu'on visualise le formulaire et son sous-formulaire on constate qu'en bas à gauche figure une
zone de navigation avec des boutons qui permettent de se déplacer dans les enregistrements.
Bouton de
défilement du
sous-formulaire.
1er enregistrement Enregistrement suivant Dernier enregistrement Nouvel enregistrement
Cliquez sur le bouton Ajouter

un nouvel enregistrement.
Vous devez obtenir ce qui figure ci-dessous :
Saisissez dans le formulaire

de votre nouvel
enregistrement ce qui figure
ci contre.
Saisissez dans votre sous formulaire ce qui figure ci-dessous :
2 21/06/20 175 65 Maux de Angine Doliprane 500 22,00 € 0,00 €
10 gorge
Vous avez je suppose compris comment on ajoute un nouvel enregistrement.

Si vous voulez vous déplacer dans le 1er enregistrement il suffit de cliquer sur le bouton
Enregistrement précédent.
8.3 Ajouter un nouvel enregistrement dans votre sous formulaire

Ici il est question d'une nouvelle visite concernant un patient déjà existant.
Retournez dans le 1er enregistrement.

Enregistrement suivant.
Un nouvel enregistrement s'est ajouté au précédent.
Saisissez ce qui figure ci-dessous :

3 25/06/20 178 72 Mal de dos Contracture Voltarène 22,00 €
10
Vous pouvez constater que le Num_Visite commence par le chiffre 3, c'est normal car c'est la 3ème
consultation si on compte également la consultation du 2ème patient.
Fermez votre formulaire en cliquant sur la petite croix en haut à droite de votre formulaire.
9 Création d'un état

Vous voulez avoir un aperçu des visites et des consultations de vos patients et pour cela il va falloir
utiliser la fonction Etat. Cette fonction permet de faire une sortie papier ou écran des saisies
effectuées.
Cliquez sur l'option Assistant
État du groupe États de
l'onglet Créer.
Dans la zone
Tables/Requêtes
sélectionnez la requête
RPatient_Visites.
Cliquez sur les deux petits

chevrons noirs pour faire
basculer tous les champs de la
requête dans la zone Champs
sélectionnés.

Suivant.
L'assistant vous demande

comment vous souhaitez
afficher vos données et vous
fait une proposition
(affichage des données par
Patients).
Gardez cette proposition et
cliquez sur le bouton
Suivant.
L'assistant vous demande si

vous souhaitez un niveau de
regroupement.
Nous ne choisirons aucun
regroupement.
Suivant.
L'assistant vous propose de

trier vos enregistrements.
Nous ne le ferons pas mais
par contre nous insérerons un
champ calculé dans nos états.
Options de synthèse.
Vous souhaitez faire un

calcul sur les valeurs
Prix_Visite et Prix_Acte.
Cochez les valeurs
Prix_Visite et Prix_Acte.
Cochez également Détail et
Total.
Une fois fait cliquez sur OK.

Suivant.
Cochez les options Contour

et Paysage.
Sélectionnez le style Les

Comptoirs puis cliquez sur le
bouton Suivant.
Nommez votre état EPatients

puis cliquez sur le bouton
Terminer.
Votre état apparaît avec le détail des calculs.
Cliquez sur le bouton Fermez

l'aperçu avant impression.
Cliquez sur la petite croix noire qui permet de fermer l'état.
Votre application contient à

présent deux tables, une
requête, un formulaire et son
sous formulaire et un état.
10 Création d'un formulaire Menu.

Nous allons centraliser tous les objets Access au sein d'un menu qui contiendra des boutons d'action
qui permettront d'ouvrir vos différents objets.
Cliquez sur l'option Création
de formulaire du groupe
Créer.

Une grille apparaît et c'est à
l'intérieur de celle-ci que nous
allons insérer nos boutons de
commande.
Nous allons dans un 1er temps

insérer un en-tête de formulaire
dans lequel figurera le titre du
formulaire.
Cliquez sur l'option En-

tête/Pied de formulaire du
groupe Afficher/Masquer de
l'onglet Réorganiser.
Un en-tête est apparu et c'est

au sein de celui-ci que nous
allons insérer une zone de
texte.
Vous pouvez agrandir l'en-

tête en cliquant sur le bord
grisé puis tout en maintenant
le bouton gauche de la souris
enfoncé descendre
légèrement la zone d'en-tête.
Cliquez sur l'option Étiquette

du groupe Contrôles de
l'onglet Création.
Insérer cette étiquette dans

votre en-tête de formulaire.
Saisissez le texte suivant :
Menu.
Vous attribuerez une taille 18,

Police Verdana et une
couleur de remplissage
grisée.
Les options concernant le
remplissage d'arrière plan, la
police et la taille de la police
se trouvent dans le groupe
Police de l'onglet Création.
10.1 Insertion d'un remplissage d'arrière plan

Nous allons insérer un
remplissage d'arrière plan
dans la zone d'en-tête.
Il suffit de cliquer dans votre
en-tête de formulaire.
Sélectionnez une couleur (j'ai

choisi une couleur verte) en
cliquant sur l'option Couleur
d'arrière plan/Remplissage
du groupe Police de l'onglet
Création.
Procédez de la même façon

pour la zone Détail en
insérant une couleur d'arrière
plan dans les mêmes tons
mais un peu plus claire.
10.2 Insertion de boutons d'action

Cliquez sur l'option Bouton
du groupe Contrôles de
l'onglet Création.
Cliquez dans la zone Détail

afin d'insérer le bouton
d'action.
Cliquez sur l'option Opérations sur Formulaire dans la zone Catégories puis
cliquez sur l'option Ouvrir un formulaire dans la zone Actions.
Une fois fait cliquez sur Suivant.
Dans la fenêtre qui apparaît

l'assistant vous demande si le
bouton de commande doit
ouvrir le formulaire Patients.
C'est le cas donc vous ne
changez rien et vous cliquez
sur Suivant.
Vérifiez que l'option Ouvrir

le formulaire et afficher
tous les enregistrements est
cochée.
Cochez l'option Texte et

laissez le texte proposé par
défaut.
Access vous propose de

donner un nom à votre
bouton. Cela n'a pas grand
intérêt.
Un bouton s'est inséré dans la

zone Détail de votre
formulaire.
Cliquez sur le petit triangle

noir de l'option Affichage du
groupe Affichages de l'onglet
Format.
Cliquez sur l'option Mode
Formulaire.
Cliquez sur le bouton pour

vérifier si celui-ci vous dirige
vers le formulaire Patients.
Votre formulaire doit à priori s'afficher (voir ci-dessous) donc cela fonctionne.
Revenez dans votre formulaire.
Réaffichez votre formulaire Menu en Mode Création.

Enregistrez votre formulaire
en le nommant Menu.
En utilisant la même
procédure insérez un bouton
qui permet l'ouverture de
l'état EPatients.
Testez vos boutons, saisissez de nouveaux patients avec des visites.

Enregistrez les modifications de votre application et fermez celle-ci.
11 Exercice
L'association sportive de Chtitville souhaite informatiser la gestion de
ces adhérents.
En effet auparavant l'association utilisait des fiches cartonnées pour le
suivi des inscriptions et des cotisations et cela engendrait des
procédures administratives lourdes et fastidieuses.
L'association vous embauche en qualité d'assistant de gestion et vous

décidez d'utiliser le logiciel Access pour effectuer le suivi
administratif.
Le président de l'association Monsieur Slimane vous communique une
ébauche de base de données (annexes 1) qui avait été élaborée par un
stagiaire 5 mois plus tôt.
En fonction de l’annexe 1 vous devez être capable de construire une base de données qui permette
de visualiser les informations suivantes :
1. Vous créerez les deux tables dont vous avez le détail en annexe. Attention à bien insérer les clés
primaires.
2. Vous établirez la relation entre ces deux tables.
3. Vous créerez la requête relationnelle.
4. Chaque sport doit permettre de visualiser dans un formulaire et son sous-formulaire le montant
de la cotisation annuelle demandée par sport, les adhérents inscrits et le montant de la cotisation
versée par adhérent.
5. Vous créerez un état permettant de visualiser toutes les informations par discipline sportive ainsi
que le total des cotisations versées par sport.
6. Vous créerez un formulaire Menu qui permet d'accéder au formulaire et à son sous formulaire
ainsi qu'à l'état.
Annexe 1
Table Sport Table Adhérent
Champs Type Champs Type
CodeSport Numérique N°identifiant Numérauto
Nomsport Texte Titre Texte
Montantcotisationannuelle Monétaire Nom Texte
Prénom Texte
Adresse Texte
CP Texte
Ville Texte
Tél Texte
E-mail Texte
Dateinscription Date/heure
CodeSport Numérique
RéglementCotisation Monétaire
Christophe Malpart
Access 2007. Niveau 2. Christophe Malpart
1 Objectif____________________________________________________________________ 4
1.1 Les tables ____________________________________________________________________ 4
1.2 Les requêtes __________________________________________________________________ 4
1.3 Les formulaires ________________________________________________________________ 4
1.4 Les états _____________________________________________________________________ 4
1.5 Macro-commande _____________________________________________________________ 4
2 Projet _____________________________________________________________________ 5
3 Les tables __________________________________________________________________ 5
3.1 Paramétrages des tables ________________________________________________________ 5
3.2 La clé primaire ________________________________________________________________ 6
3.3 Le masque de saisie ____________________________________________________________ 6
3.4 Contrôle de saisie _____________________________________________________________ 11
3.5 Création des deux autres tables _________________________________________________ 12
3.6 Paramétrer des listes déroulantes ________________________________________________ 12
3.7 Relier les tables_______________________________________________________________ 15
3.8 Saisir les données _____________________________________________________________ 17
4 Les requêtes _______________________________________________________________ 18
4.1 Requête sélection _____________________________________________________________ 18
4.2 Requête sélection avec champs calculés ___________________________________________ 19
4.3 Requête suppression __________________________________________________________ 21
4.4 Requête mise à jour ___________________________________________________________ 23
4.5 Requête sélection avec critère de saisie programmée ________________________________ 23
5 Les formulaires ____________________________________________________________ 24
5.1 Formulaire instantané _________________________________________________________ 24
5.2 Formulaire avec sous formulaire à l'aide de l'assistant _______________________________ 25
5.3 Modifier un formulaire_________________________________________________________ 28
5.4 Formulaire avec sous formulaire multiple dans des onglets ___________________________ 32
5.4.1 Créer un onglet ______________________________________________________________________ 32
er
5.4.2 Copier le 1 sous-formulaire dans un deuxième onglet ______________________________________ 34
ème ème
5.4.3 Copier le 2 sous formulaire dans le 2 onglet __________________________________________ 35
5.4.4 Renommer les onglets ________________________________________________________________ 36
5.5 Ajout de champs calculés dans un formulaire_______________________________________ 37
5.5.1 Programmer un champ calculé__________________________________________________________ 38
5.6 Créer un groupe de boutons ou cases à cocher______________________________________ 40
6 Les états __________________________________________________________________ 44
6.1 Etat avec assistant ____________________________________________________________ 44
6.2 Etat avec option de synthèse ____________________________________________________ 49
7 Formulaire auto exécutable __________________________________________________ 53
Access 2007. Niveau 2. Christophe Malpart. Page 2

7.1 Insertion de boutons de contrôle ________________________________________________ 54
8 Macro commande auto exécutable ____________________________________________ 58

12 Objectif
Il est question à présent de vous faire travailler sur un cas pratique en apprentissage
programmé afin de vous montrer toutes les fonctionnalités (ou presque) du logiciel
Access.
Je ne reviens pas sur la conception du MCD et ses différentes étapes car cela a été
vu dans le module 1.
Il sera question de procéder ainsi :
12.1 Les tables

Paramétrage des tables et masque de saisie.
Valeur par défaut
Contrôle de saisie
Listes de choix
Listes déroulantes
Relier les tables
Saisir les données.
12.2 Les requêtes

Requête sélection
Requête relationnelle
Champs calculés
Critère avec saisie programmée
Requête suppression
Requête mise à jour
12.3 Les formulaires

Formulaire instantanée
Formulaire en mode création
Formulaire avec sous-formulaire
Modification d'un formulaire
Mise en forme
Formulaire avec sous formulaire multiple dans des onglets
Ajout de champs calculés
Insertion de cases à cocher et de groupe de boutons
Insertion de boutons de commande
12.4 Les états

Etat avec assistant
Mise en forme et modification
Insertion de champs calculés
Planche d'étiquettes
12.5 Macro-commande
Insertion d'un auto-exécutable

13 Projet
La société Vins de Touraine commercialise des vins de Loire auprès de
particuliers, entreprises et administrations. Elle s'est constituée un fichier client et
désire à présent informatiser la facturation et la gestion du suivi de la facturation.
Par simplification nous partirons du principe que la société ne commercialise qu'un
seul vin (ce qui est évidemment très rare dans la réalité) mais je ne voulais pas
rentrer dans une procédure de saisie d'articles avec une grille tarifaire. Par
conséquent l'article a un seul prix qui se module en fonction de la quantité commandée.
14 Les tables
Trois tables à paramétrer :
La gestion des clients,
La gestion des ventes,
La gestion des évaluations par phoning,
Voici ci-dessous, une capture d'écran des tables à paramétrer.
14.1 Paramétrages des tables

Charger Access et cliquez sur
le bouton Base de données
vide.
Nommez votre base de

données Vins de Touraine.
Choisissez l'emplacement ou
vous allez stocker ce fichier
Créer.
Une nouvelle table s'affiche en

mode Feuille de données.
Affichage du groupe
Affichages de l'onglet Accueil.


Création.
Nommez cette table Clients

puis cliquez sur OK.
Cliquez sur la 1ère ligne et

saisissez N°client puis
attribuez à ce champ le type de
données Texte.
Une fois fait paramétrez les
autres champs de la table.
Vous avez dans la zone
Description la taille des
champs à définir pour chacun
d'entre eux dans la zone Taille
du champ située dans la partie
Propriété du champ.
14.2 La clé primaire

Elle s'est affichée par défaut dans le champ N°client et si ce n'est pas le cas il conviendra
de définir la clé sur ce champ en cliquant sur le bouton Clé primaire du groupe Outils de
l'onglet Création.
14.3 Le masque de saisie

Nous allons maintenant utiliser le masque de saisie pour certains champs de notre table Clients.
Ils seront utiliser notamment pour les champs Civilité, CP client, Nom client, Société, Ville client
et Tél client.
Dans un 1er temps vous allez insérer une liste de choix (Madame, Mademoiselle et Monsieur)
sur le champ Civilité par la méthode expliquée dans le module 1.

Le champ CP client
Cliquez sur le champ CP
client puis une fois fait cliquez
sur les 3 petits points du
champ Masque de saisie de la
zone Propriétés du champ.
Cliquez sur l'option de masque

de saisie Code Postal
(France).
Suivant.

Le masque de saisie se
présente ainsi.

Le champ Nom client
Cliquez sur le champ Nom

client puis une fois fait cliquez
dans la zone Masque de saisie
et saisissez le code suivant :
>CCCCCCCCCCCCCCCCC
CCCCCCCCCCCCC
(Saisir 30 fois le caractère C en
capitale).
Cela veut dire que les caractères
apparaitront automatiquement en
majuscule.
Procédez de la même façon pour les champs Société et Ville client.

Le champ Tél client
Cliquez sur le champ Tél client
puis une fois fait cliquez sur les
3 petits points du champ
Masque de saisie de la zone
Propriétés du champ.
Cliquez sur l'option Numéro de

téléphone.
Suivant.

Nous allons garder ce modèle de

masque.

Le masque se présente ainsi.
14.4 Contrôle de saisie

Il peut être utile de placer des contrôles de saisie destinés à éviter ou les oublis. Le contrôle de saisie
valide la donnée uniquement si elle satisfait les critères de saisie ou si elle est saisie. Dans le cas
contraire il est possible d'afficher un message d'erreur.
Nous allons rendre obligatoire la saisie d'un nom et d'un tél client.
Cliquez dans le champ Nom.

Cliquez dans la zone Valide si et
saisissez la formule Est Pas
Null.
Cliquez dans la zone Message si
erreur et saisissez le message
suivant : La saisie du nom est
obligatoire.
Procédez de la même façon pour le champ Tél client.

Enregistrez les modifications et fermez votre table.

14.5 Création des deux autres tables

Créez et paramétrez la table Facturation.
Paramétrez un contrôle de saisie

dans le champ Montant HT.
Dans le champ Valide si, saisir
le critère <10000.
Dans le champ Message si
erreur saisir Le montant doit
être inférieur à 10 000 €.
Créez et paramétrez la table Phoning.
14.6 Paramétrer des listes déroulantes

Nous allons paramétrer le champ N°client des tables Facturation et Phoning.
Une fois fait nous paramétrerons les champs Satisfaction produit, Satisfaction livraison et
Satisfaction prix.
Ouvrez la table Facturation en mode Création.
Cliquez dans le champ N°client
puis sélectionnez la liste
déroulante de la zone Type de
données et cliquez sur l'option
Assistant Liste de choix.

Cochez l'option Je veux que la

liste de choix recherche les
valeurs dans une table ou
requête.
Cliquez sur la table Clients puis

cliquez sur Suivant.
Sélectionnez le champ N°client

dans la liste située à gauche puis
cliquez sur le bouton
Transférer un champ.
Une fois fait procédez de la
même façon pour les deux autres
champs Société et Nom client.

Sélectionnez le champ N°client

comme critère de tri.
Décochez la case Colonne clé

cachée pour la désactiver puis
Sélectionnez le champ qui

contient la donnée à sauvegarder
dans le champ N°client puis

Conservez le nom de l'étiquette

du champ N°client puis cliquez
sur Terminer.
Le paramétrage est terminé. L'onglet Liste de choix récapitule les paramètres de la liste.
Procédez exactement de la même manière pour le champ N°client de la table Phoning.

Utilisez le principe des listes déroulantes avec l'assistant Liste de choix pour les champs
suivants de la table Phoning: Satisfaction produit, Satisfaction livraison et Satisfaction prix.
Satisfaction produit = 1, 2, 3, 4, 5
Satisfaction livraison = 1, 2, 3, 4, 5
Satisfaction prix = 1, 2, 3, 4, 5
Enregistrez vos modifications puis fermez la table.
14.7 Relier les tables

Le modèle conceptuel de données se présente ainsi :
Nous allons à présent relier nos tables par un cliquer-glisser de la clé primaire de la table mère vers
la clé externe de la table fille.

Cliquez sur l'icône Relations du

groupe Afficher/Masquer de
l'onglet Outils de base de
données.
Reliez la clé primaire de la table

Clients (N°client) vers la clé
externe la table Facturation
(N°client).
Cochez la case Appliquer

l'intégrité référentielle.
Cochez la case Mettre à jour en
cascade…
Cochez la case Effacer en
cascade…
Cliquez sur le bouton Créer.
Procédez de la même façon avec la clé primaire de la table Clients et la clé externe (N°client) de la
de la table Phoning.
Vous devez obtenir ceci :
Enregistrez vos relations et fermez cette fenêtre.

14.8 Saisir les données

Table Clients
Saisissez les données suivantes dans la table Clients.
Table Facturation
Saisissez les données suivantes dans la table Facturation.
Table Phoning
Saisissez les données suivantes dans la table Phoning.

15 Les requêtes
15.1 Requête sélection
Ajoutez dans un 1er temps le champ CA plafond dans la table Clients afin de protéger la société
contre les risques d'impayés.
Une fois fermez la table Clients.

Vous souhaitez à présent obtenir la liste des factures envoyées au client 411002. Nous allons donc
concevoir une requête sélection.
Cliquez sur l'option Création de
requête du groupe Autre de
l'onglet Créer.
Cliquez sur la table Facturation

Ajouter.
bouton Fermer.

Faites glisser tous les champs de

la table Facturation dans la
grille puis saisissez dans le
champ N°client sur la ligne
Critères la valeur 411002.
Sélectionnez la valeur
Décroissant dans la ligne Tri de
la colonne Date facture.
Cliquez sur l'option Exécuter du

groupe Résultats de l'onglet
Créer.
Votre requête affiche le résultat.

Enregistrez-la en la nommant Requête client 411002.
15.2 Requête sélection avec champs calculés

Vous souhaitez faire une requête qui permet d'afficher les données des tables Clients et
Facturation concernant les sociétés. Nous ajouterons également à cette requête les champs calculés
TVA et TTC.
Ouvrez une requête en mode Création.
Ajoutez les tables Clients et
Facturation.

Faites glisser les champs N°client

et Société de la table Clients et
N°facture, Date facture,
Montant HT et Nombre de
bouteilles de la table Facturation.
Saisissez Est Pas Null Saisissez la formule suivante à la suite de la colonne

dans la ligne Critères de Nombre de bouteilles :
la colonne Société. TVA:[Montant HT]*19,60/100.
Saisissez la formule suivante à la suite de la colonne
TVA nouvellement créée :
TTC:[Montant HT]+[TVA].
Le crochet entrant s'obtient en appuyant sur la touche AltGR + la touche 5.

Le crochet sortant s'obtient en appuyant sur la touche AltGR + la touche °
Attention : Le nom du champ saisi entre crochets doit strictement respecter l'orthographe du nom
initial.
Appuyez sur l'option Exécuter.

Les enregistrements qui s'affichent sont uniquement les enregistrements relatifs aux entreprises.
Pour paramétrer un champ au format Euro, ré affichez votre requête en mode création clic droit
sur le champ à traiter (TVA par exemple), clic gauche sur l'option Propriétés.
Sélectionnez l'option Euro dans la
liste déroulante de l'option
Format.
Procédez de la même façon avec le champ TTC.

Enregistrez votre requête en la nommant Requête TVA et TTC Société.

15.3 Requête suppression

Nous allons avant tout mettre un peu d'ordre dans l'affichage de nos tables et requêtes.
Cliquez sur la petite flèche qui
commande la liste déroulante de
l'option Toutes les tables à gauche
de votre fenêtre.
Cliquez sur Type d'objet.
Vous pouvez constater un

regroupement par type d'objet.
Ajouter à présent un nouvel enregistrement dans votre table Clients en saisissant les
informations ci-dessous:
Civilité Nom CP Ville CA
N°client Société Rue client Tél client
client client client client plafond
411013 MENUISERIE Monsieur DUBOIS 9, rue de la 37000 TOURS 02 47 85 10 000,00
LAPLANCHE Chaise 63 12 €
Une fois fait, enregistrez les modifications et fermez la table Clients.
Vous avez à présent 13 enregistrements au lieu de 12.
Ouvrez une requête en mode Création, ajouter la table Clients et insérez tous les champs de
cette table.
Suppression du groupe Type
de requête de l'onglet Créer.

Saisissez >411012 dans la ligne

Critères de la colonne N°client.
Exécutez la requête.
Une fenêtre vous demande
confirmation et vous signale
qu'il ne sera pas possible
d'annuler l'opération.
Cliquez sur Oui.
Info plus : Pour pouvoir exécuter la requête il faut impérativement désactiver le mode protégé
d'Access.
Cliquez sur le bouton Options…
Cochez l'option Activer le

contenu puis cliquez sur OK.
Enregistrez votre requête en la nommant Requête Suppression puis fermez cette requête.
Ouvrez votre table Client pour vérifier.

15.4 Requête mise à jour

Vous décidez d'augmenter le CA plafond des entreprises de 5000,00 €. Pour cela nous allons utiliser
une requête mise à jour qui permet de modifier des enregistrements en fonction de critères de
sélection.
Ajoutez la table Clients et insérez tous les champs.
Cliquez sur l'option Mise à

jour du groupe Type de
requête de l'onglet Créer.
Saisissez Est Pas Null dans la Saisissez [CA plafond]+5000

ligne Critères de la colonne dans la ligne Mise à jour de la
Société. colonne CA plafond.
Une fenêtre vous demande
confirmation et vous signale
qu'il ne sera pas possible
d'annuler l'opération.
Cliquez sur Oui.
Enregistrez votre requête en la nommant Requête Mise à jour puis fermez cette requête.
Ouvrez votre table Client pour vérifier.
15.5 Requête sélection avec critère de saisie programmée

Ici il est question d'insérer un critère de saisie d'extraction qui permet d'afficher certains
enregistrements d'une requête. Pour être plus clair vous voulez utiliser une boite de dialogue qui
vous demande quel client à afficher par exemple.
Ajoutez la table Clients et insérez tous les champs.
Saisissez [Quel N° de client] dans

la ligne Critères de la colonne
N°client.

Une boite de dialogue vous

demande de saisir un N° de
client.
Saisissez en un puis cliquez sur
OK.
L'enregistrement du client saisi apparait.
Enregistrez votre requête en la nommant Requête Client puis fermez cette requête.
16 Les formulaires
Vous souhaitez paramétrer des formulaires de saisie afin de rendre les opérations de saisie et de
consultations plus pratiques.
16.1 Formulaire instantané

Cliquez sur la Cliquez sur l'option
table Facturation. Formulaire de groupe
Créer.
Le formulaire s'affiche, sauvegardez le en le nommant Facturation.

16.2 Formulaire avec sous formulaire à l'aide de l'assistant

Ici il est question d'afficher un formulaire avec son sous formulaire. Pour être plus clair nous allons
afficher le formulaire Clients avec un sous formulaire Facturation.
Cliquez sur l'option Plus de
formulaires du groupe
Créer.
Dans la liste déroulante qui
apparait cliquez sur l'option
Assistant Formulaire.
Sélectionnez la table Clients.
Cliquez sur ce bouton afin

d'insérer tous les champs dans
la zone Champs sélectionnés.

Sélectionnez la table
Facturation.
Cliquez sur le champ

N°facture puis cliquez sur ce
bouton pour insérer le champ
dans la zone Champs
sélectionnés.
Recommencez avec tous les
champs à l'exception du champ
N°client.
L'assistant formulaire vous

demande si vous souhaitez
afficher vos données Par
Clients ?
C'est ce que l'on veut donc
vous cliquez sur Suivant.

Choisissez un style. Dans cet

exemple j'ai choisi le style Les
Comptoirs.
Suivant.

Votre formulaire et son sous formulaire doit apparaitre ainsi :
Ici ce sont les boutons qui vous Ici ce sont les boutons qui vous
permettent de naviguer dans permettent de naviguer dans
votre formulaire. votre sous formulaire.
16.3 Modifier un formulaire

Dans la zone Tous les objets
Access figurent votre
formulaire avec son sous
formulaire.
Faites un clic droit sur le
formulaire Clients.


création.
Votre formulaire apparait en mode création.
Champs (Etiquette + contrôle)
Etiquette
Contrôle
Par défaut, les étiquettes et les contrôles du formulaire sont placés dans un tableau dont le
paramétrage concerne tous les champs. Pour traiter individuellement chaque champ, nous devons
commencer par dissocier les champs.
Sélectionnez les champs par
cliquer-glisser.

Cliquez sur l'option Supprimer

du groupe Mise en forme de
contrôle de l'onglet Création.
Les contrôles peuvent maintenant être paramétrés individuellement.
Elargissez votre sous

formulaire pour l'amener à
une largeur de 19 cm
Positionnez vos contrôles

comme indiquez dans la
capture d'écran. Certaines
étiquettes ont été supprimées
il suffit pour cela de les
sélectionner puis d'appuyer
sur la touche Suppr.

Paramétrer le titre en
complétant le texte.
Pour la mise en forme il
suffit d'utiliser les options du
groupe Police de l'onglet
Accueil.
Affichez votre formulaire en mode Formulaire.

Faites des modifications si
besoin est en ré affichant
votre formulaire en mode
Création.
Enregistrez les modifications et fermez votre formulaire.

16.4 Formulaire avec sous formulaire multiple dans des onglets

Vous souhaitez afficher dans un même formulaire les données concernant les facturations et le
phoning.
Vous voulez regrouper ces données dans deux sous-formulaires qui seront affichés dans des onglets
différents :
Les deux sous-

formulaires
s'affichent sous
forme d'onglets.
Le formulaire Clients affiche le sous-formulaire Facturation. Nous allons ajouter au formulaire

Clients un sous formulaire Phoning afin d'avoir accès directement aux deux sous-formulaires à
partir du formulaire. Vous allez donc placer les deux sous-formulaires dans deux onglets.
Vous allez créer une zone d'onglets puis vous transférerez le sous-formulaire Facturation. Enfin
vous créerez le sous-formulaire du phoning que vous transférerez dans le 2ème onglet du formulaire.
16.4.1 Créer un onglet

Ouvrez le formulaire Clients en mode Création.
Allongez votre
formulaire en
descendant vers le
bas cette zone.

Vous devez obtenir

ceci.
Cliquez sur l'option Onglet du

groupe Contrôles de l'onglet
Création.
Tracez la zone d'onglet par

cliquer-glisser au-dessous du
sous-formulaire.

16.4.2 Copier le 1er sous-formulaire dans un deuxième onglet

Cliquez-le sous formulaire Facturation pour le sélectionner.
Cliquez sur l'option Couper.
Une fois votre sous formulaire

coupée, cliquez sur le 1er onglet
se trouvant à gauche puis
cliquez sur l'option Coller.
Le 1er onglet affiche à présent

votre sous-formulaire
Facturation.
Nous allons maintenant créer le sous-formulaire du phoning. Pour cela, nous allons créer un
formulaire Clients avec sous-formulaire Phoning. Puis nous transférerons le sous-formulaire
Phoning par copier-coller.
Dans un 1er temps fermez le formulaire Clients et son sous-formulaire Facturation en prenant
soin d'enregistrer au préalable les modifications.
Créez un formulaire Clients avec comme sous formulaire Phoning. C'est la même procédure
que pour la création du formulaire Clients avec comme sous-formulaire Facturation (vous
devez utiliser deux tables, la table Clients et la table Phoning).

Affichez votre formulaire en

mode Création puis
sélectionnez votre sous-
formulaire et cliquez sur
l'option Copier.
Enregistrez et fermez ce formulaire.
16.4.3 Copier le 2ème sous formulaire dans le 2ème onglet

Ouvrez votre formulaire Clients en mode Création.
Cliquez sur le 2ème onglet se
trouvant à droite puis cliquez
sur l'option Coller.
Le 2ème onglet affiche à présent

votre sous-formulaire Phoning.

Remontez votre sous-formulaire

afin de réduire l'espace vide qui
y figurait précédemment.
16.4.4 Renommer les onglets

Cliquez sur l'onglet Toutes
puis dans la zone Nom
saisissez Facturation.

Cliquez sur le
1er onglet à
gauche.
Procédez de la même façon avec le 2ème onglet en le nommant Phoning.

Sauvegardez et fermez votre formulaire.
16.5 Ajout de champs calculés dans un formulaire

Vous souhaitez ajouter à votre formulaire le montant de la TVA, le montant TTC et le prix moyen
par bouteille. Vous allez donc insérer des champs calculés dans votre formulaire.
Ouvrez le formulaire Facturation en mode Création.
Dissocier vos champs en prenant

soin de les sélectionner puis de
cliquer sur l'option Supprimer du
groupe Mise en forme de contrôle
de l'onglet Réorganiser.
Déplacez vos champs et vos

étiquettes comme indiquez ci-
dessous.

16.5.1 Programmer un champ calculé

Zone de texte du
groupe Contrôles de
l'onglet Création.
Tracez le contrôle sur le

formulaire par cliquer-glisser
sous l'étiquette Nombre de
bouteilles
Cliquez dans le contrôle et

saisissez la formule suivante :
=[Montant HT]/[Nombre de
bouteilles]
Saisissez le libellé de l'étiquette :

Prix unitaire
Paramétrez le format de la
donnée en Euro en cliquant
sur la liste déroulante de
l'option Format onglet Toutes
du volet Feuille de propriétés
à droite de votre écran.
Saisissez PU dans la zone

Nom onglet Toutes du volet
Feuille de propriétés à droite
de votre écran.

Insérez un autre champ calculé

sous le champ précédent et
=[Montant HT]*19,60/100
Nom de l'étiquette : Montant
TVA
Dans le volet Feuille de

propriétés vous nommez
votre champ Montant TVA
dans la zone Nom onglet
Toutes.
Vous attribuerez un format
Euro.
Insérez un autre champ calculé

sous le champ précédent et
=[Montant HT]+[Montant
TVA]
Nom de l'étiquette : Montant
TTC.
Dans le volet Feuille de

propriétés vous nommez
votre champ Montant TTC
dans la zone Nom onglet
Toutes.
Vous attribuerez un format
Euro.
Activez votre formulaire en

mode Formulaire et contrôlez
vos champs calculés.
Retournez en mode Création
et faites des modifications si
besoin est.

Votre formulaire peut se présenter ainsi :
Sauvegardez et fermez votre formulaire.
16.6 Créer un groupe de boutons ou cases à cocher

Vous allez insérez des boutons concernant le statut professionnel de vos clients dans le formulaire
Clients.
Ouvrez votre table Clients en mode Création et insérez un nouveau champ que vous nommerez
Statut.
Sauvegardez et fermez votre table.

Ouvrez votre formulaire Clients en mode Création. Activez l'outil Assistant dans
le groupe Contrôles de
l'onglet Création.
Cliquez sur l'outil Groupe

d'options et tracer le contrôle
sur le formulaire par un
cliquez-glisser.
Saisissez les noms d'étiquette

suivants :
Particulier, Administration,
Entreprise.
La valeur par défaut sera

Particulier.
La valeur est obligatoirement

une donnée numérique.

Sélectionnez le champ de la
table dans lequel enregistrer la
donnée Statut.
Nous allons choisir le types de

contrôles Cases d'option avec
un style Echelonné.
Saisissez le nom de l'étiquette

du groupe d'options soit Statut
client.

Complétez le formulaire en activant la case Particulier lorsque rien n'est saisi dans la cellule
Société, dans le cas contraire il faut activer la case Entreprise (vous n'avez pas encore de client
de l'administration).
Enregistrez les modifications et fermez votre formulaire;
Vérifiez dans la table Clients si cela s'est bien répercuté.

17 Les états
Un état permet d'imprimer des données en utilisant une mise en page personnalisée.
Il est créé à partir de tables ou de requêtes.
Il permet :
• Des regroupements de données,
• Des calculs automatiques de totaux et sous-totaux pour les champs numériques et financiers.
• D'intégrer des graphiques et des images,
• De paramétrer des en-têtes et pieds de page.
17.1 Etat avec assistant

Vous souhaitez afficher un état qui récapitule les factures par client.
Pour cela nous allons utiliser une requête déjà existante que nous allons simplement modifier.
Faites un clic droit sur
Requête TVA et TTC
Société.
Dans le menu contextuel qui

apparait cliquez sur Copier.
Cliquez sur Coller puis dans la

fenêtre qui apparait renommez
votre requête "Requête
Facture client".
Une fois fait cliquez sur OK.
Ouvrez cette requête nouvellement créée en mode Création.

Supprimez dans la colonne

Société dans la ligne Critères
le critère Est Pas Null.
Saisissez dans la colonne

N°facture dans la ligne
Critères le critère [Veuillez
saisir un N° de facture].
Testez votre requête en cliquant sur le bouton Exécuter, saisissez le N° de facture 1 par
exemple.
Si la requête s'exécute convenablement, sauvegardez puis fermez cette requête.
Nous allons à présent utiliser cette requête pour créer un état.
Cliquez sur l'option Assistant
Etat du groupe Etats de
l'onglet Créer.

Sélectionnez la Requête
Facture client.

Suivant.

Sélectionnez un style (dans cet

Comptoirs) puis cliquez sur
Suivant.

Access vous propose un nom

par défaut, nous allons le
garder.
Access vous demande de saisir

un N° de facture.
Saisissez en un (N°1 par
exemple) puis cliquez sur OK.
Votre état apparaît.

Nous allons modifier sa mise en forme.
Cliquez sur l'option Fermer

l'aperçu avant impression.
L'état apparait en mode Création.

Elargissez vos contrôles afin d'obtenir un résultat comme présentez ci-dessous :
Réaffichez votre état pour contrôler la mise en forme.

Si elle vous convient vous pouvez sauvegarder et fermer cet état.
17.2 Etat avec option de synthèse

Ici il est question de faire un état récapitulatif des factures client.
Nous allons utiliser une requête déjà existante que nous allons simplement modifier.
Vous allez copier puis coller la Requête Facture client.
Vous la renommerez Requête Récap Client.
Ouvrez la Requête Récap client en mode Création.
Supprimez ce critère.
Saisissez dans la colonne

N°client dans la ligne Critères
le critère [Veuillez saisir un
N° de client].

Exécutez votre requête en saisissant un n° de client qui a déjà été facturé.
Sauvegardez les modifications et fermez la requête.
Cliquez sur l'option Assistant Etat du groupe Etats de l'onglet Créer.
Sélectionnez la Requête
Récap client.

Suivant.

Cliquez sur le bouton Options

de synthèse.
Cochez les champs Montant

HT, Nombre de bouteilles,
TVA et TTC de la colonne
Somme.

Sélectionnez un style (dans cet

Comptoirs) puis cliquez sur
Suivant.
Nommez votre état Récap

client puis cliquer sur
Terminer.
Access vous demande de saisir

un N° de client.
Saisissez en un (N°411001 par
exemple) puis cliquez sur OK.

Votre état doit avoir cet aspect.
Passez en mode Création en cliquant sur le bouton Fermer l'aperçu avant impression et
modifiez les largeurs de vos champs.
Votre état peut se présenter ainsi :
18 Formulaire auto exécutable

Nous allons maintenant créer un formulaire qui s'ouvrira automatiquement dès que vous ouvrirez
votre application.
Le but étant d'avoir un formulaire dans lequel apparaitront des boutons qui vous permettront
d'ouvrir les différents objets de votre application.
Voici un exemple de
formulaire auto
exécutable.

Création de
formulaire du groupe
Formulaires de
l'onglet Créer.

Vous devez obtenir

ceci.

Etiquette du groupe
Contrôles de l'onglet
Création.
Dessiner une étiquette

dans la zone Détail
puis mettez-la en
forme avec les options
du groupe Police de
l'onglet Création.
18.1 Insertion de boutons de contrôle

Nous allons insérer des boutons qui permettront d'ouvrir nos formulaires et état d'un seul clic.

Bouton du groupe
Contrôles de l'onglet
Création.
Cliquez dans la zone

Détail.
Cette fenêtre doit
apparaitre.

Si la fenêtre de l'assistant n'apparait pas alors activez

l'assistant contrôle en cliquant sur cette icône puis
recommencez l'opération précédente.
Sélectionnez Opérations
sur formulaire dans la
zone Catégories puis
sélectionnez l'option
Ouvrir un formulaire.
Suivant.
Sélectionnez le formulaire
Clients puis cliquez sur
Suivant.

Cochez l'option Texte puis

nommez votre bouton Saisir
facture.

Votre bouton doit se

présenter ainsi. Vous
pouvez si besoin est
modifier son aspect en
utilisant les options du
groupe Police de
l'onglet Création.
Enregistrez votre formulaire en le nommant Menu.

Fermez-le.
Ouvrez-le et testez le bouton.
Le formulaire Clients
avec ses deux sous-
formulaires doit
s'ouvrir.

Insérez deux autres

boutons qui ouvriront
l'état Clients (nom
Aperçu Facture) et
l'état Récap client
(nom Récap client).
Le remplissage
d'arrière plan du
formulaire se fait par le
biais des options du
groupe Police de
l'onglet Création.
Testez vos boutons puis sauvegardez les modifications de votre formulaire.

Fermez votre formulaire.
19 Macro commande auto exécutable

Macro du groupe
Autre de l'onglet
Créer.
Dans la zone Action

sélectionnez l'option
OuvrirFormulaire.
Dans la zone Nom de

formulaire
sélectionnez le
formulaire Menu.
Sauvegardez votre
macro en la nommant
Autoexec.
Fermez cette macro.

Fermez votre application et ouvrez-la en double-cliquant.
Que constatez-vous ?
Votre application s'ouvre sur votre menu.

Access 2007 Niveau 1 Et 2

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Christophe Malpart

Access 2007. Conception d’une base de données relationnelle. Christophe Malpart

1 Qu’est-ce qu’une base de données ? ____________________________________________ 3

1 Qu’est-ce qu’une base de données ?

Avec l’informatique, la définition d’une BD est la même que

Exemples de bases de données relationnelles :

3 Conception d’un MCD Access Gestion des patients et des visites

3.1 Étape 1 : Tableau des données à informatiser

3.2 Étape 2 : Épurer les données dans le dictionnaire de données

3.3 Étape 3 : Modéliser les données

Les tables sont modélisées de la façon suivante :

Patients Passer Visites

3.4 Étape 4 : Définir l’identifiant de chaque table (clé primaire)

3.5 Étape 5 : Déterminer les cardinalités

Patients 1, n Passer 1, 1 Visites

3.6 Étape 6 : Définir les relations

3.7 Étape 7 : Le modèle relationnel

4 Mise en place de la base de données sur Access

Cliquez sur l’icône Base de

Nommez votre fichier

Cliquez sur cette icône pour

J’ai choisi le dossier Mes

Cliquez sur Créer.

Cliquez sur l’option

Nommez votre table

Votre table s’affiche en

Cliquez la 1ère ligne et

Cliquez dans la zone Taille

Pour information vous avez ci-dessous le nom des champs et la taille :

4.2 Définir la clé primaire

Il faut cliquez sur le champ

4.3 Création de la 2ème table

Vous devez obtenir ceci.

Cliquez sur l’option

Saisissez les champs relatifs

Pour information vous avez ci-dessous le nom des champs et la taille :

Visites Type Taille

Vos deux tables

Votre table s’ouvre en

4.4 Insertion d’une liste de choix

Cochez l’option Je taperai

Saisissez dans la 1ère cellule

Vous pouvez vérifier si vos

Enregistrez les modifications de votre table puis fermez-la.

5 Liaison entre deux tables

Cliquez sur la table

La relation sera réalisée par

Vous devez obtenir ceci.

Cliquer glisser le champ

Vous devez obtenir ceci.

Vous devez obtenir ceci.

Cliquer sur l’option Fermer

Cliquer sur Oui.

5.1 Modifier une relation

Une fois fait vous n’avez

6 Création d’une requête relationnelle

Cliquez sur la table

Vous devez obtenir ceci.

Nous allons à présent par le

Dans un 1er temps on va

Enregistrez votre requête en

7 Améliorer l’affichage des objets Access

Cliquez sur la liste

Cliquez sur l’option Type