Schéma du numérique :

stratégie et projets
Conseil d’administration - 13 mars 2014
 Sommaire

1. Le numérique en quelques chiffres

2. Elaboration de la stratégie numérique
3. Les projets par axe stratégique
4. Cartographie de transformation numérique

2
 Introduction
Infrastructures
• Le réseau de l’Université est connecté au réseau
régional de télécommunications vers l’accès RENATER
de l’UTC et l’ensemble des sites délocalisés
• Prés de 10000 prises réseau sur 23 sites connectés
• Environ 250 équipements réseaux actifs
• 14 kms de fibre noire à Amiens
• Environ 7000 équipements connectés hors wifi
• Plus de 300 bornes wifi (2000 personnes
simultanément)
• 25 serveurs physiques hébergeant 150 serveurs virtuels
• Plus de 27000 utilisateurs
 Introduction
Systèmes - L’exemple du mail

• Environ 100 000 comptes e-mails

• 2 000 000 de mails reçus chaque mois
• 400 000 mails envoyés chaque mois
• Plusieurs dizaines de connexions par seconde au
serveur de messagerie
• 6 To de données stockées
• Des boîtes mails dont la taille atteint jusqu’à 33 Go
 ENT : Connexions par mois par type de population

Personnel Enseignants Etudiants

30000 250000
Connexions des personnels et enseignants

25000

Connexions des étudiants

200000
20000
150000
15000
100000
10000

5000 50000

0 0
 Inès : Connexions par mois par type de population
1400 45000

40000
1200
Connexion du personnels et enseignants

35000
1000

Connexion pour les étudiants

30000

800 25000

600 20000

15000
400
10000

200
5000

0 0

Pour les personnels de l'UPJV Pour les enseignants de l'UPJV Pour les étudiants de l'UPJV
 Sommaire

1. Le numérique en quelques chiffres

2. Elaboration de la stratégie numérique
3. Les projets par axe stratégique
4. Cartographie de transformation numérique

7
 Planning

Démarrage : Fin de phase 1 : Fin :

Nov. 2012 Juillet 2013 Décembre 2013
Pilotage
Communication et conduite du changement

Analyse de l’existant
Phase 1 : Analyse des besoins métier et de l’existant
numérique et des
numérique
besoins
• Comprendre la stratégie de Cible à 3 ans et
l’UPJV et ses déclinaisons Phase 2 : Définir la cible numérique scénario de
opérationnelles mise en œuvre
Plan de mise
• Recueillir les demandes des
Phase 3 : Construire le plan en œuvre :
utilisateurs du numérique Projets
• Prioriser les demandes de mise en œuvre
Gouvernance
Coûts

• Démarches d’élaboration des SDN UTC et UPJV menées en parallèle

Points clés • Recherche d’alignement de la stratégie numérique sur la stratégie de l’université
de la • Recherche de synergies et d’économies d’échelle entre UTC et UPJV par le biais de
démarche l’UNR.

8
 Rappel de la démarche Schéma Directeur Numérique

• L’enjeu est de garantir l’alignement des projets numériques sur la stratégie métier
de chaque établissement Actions « quick win » S11 S12 F4 F1 F2 F3
Projets à mener

Formation
Recherche
G4 G3 G2 G5

Forte
Gouvernance

C2 G1 I2 F5 F6 I3 C1 R1 Communication
Scolarité et VE

Priorité métier
F8 V1 F9 V3 V2 R3 S7 S8 Valorisation
International
V4
Documentation
D3 D2 F10 F12 F13 F11 R2

Moyenne
S6 R8 S1 S2 S3 S5 S4 R4 R5 R7 R6 I1 Non prioritaires

S10 S9 F7

D1
Tâches de fond C3
Faible Moyenne Forte

Identification
des projets
Segmentation
des demandes
Ventilation des • Priorité métier
demandes • Complexité de
• Par domaine mise en œuvre
• Par préoccupation
Déclinaison par
domaine
• Enjeux
spécifiques
• Préoccupations
opérationnelles
Identification des
enjeux transversaux
de l’établissement

9
 Enquête Personnels
• L’objectif
 Evaluer l’usage des services numériques existants et la
satisfaction des personnels à leur sujet
• Les modalités
 Un questionnaire en ligne
 Plus de 70 questions réparties suivant 5 thématiques
 La messagerie
 Les services numériques mis à disposition au travers de l’ENT
 La plateforme pédagogique INES
 Les services numériques proposés par la Bibliothèque
 L’infrastructure numérique (wifi, matériel de salle, …) et les
services associés
• Un taux de retour de 30 %
 Environ 750 répondants

10
 Résultats du questionnaire
Fréquence d’utilisation des outils (%) :

Souvent (1xsemaine) ou quotidiennement Rarement (1xmois) ou jamais

Messagerie ENT INES Bibliothèque

x740
Toute population 86 14 59 41 10 90 20 80

X 383
Administratif 87 13 74 26 6 94 17 83

X 357
EC 83 17 44 56 15 % 85 29 71

• Messagerie utilisée • Utilisation régulière de • Plateforme • 80% de la population

très souvent par toute l’ENT par la population
la population . administrative ;
Constats • Un peu moins de la
moitié des EC l’utilisent
fréquemment
relativement peu n’utilisent pas ou peu
utilisée de manière
générale
le portail de la
bibliothèque et ses
ressources.

11
 Résultats du questionnaire
Zoom sur l’Espace Numérique de Travail (ENT)
Simple / efforts nécessaires Complexe
• Complexité 87% 3%
Bonne ou plutôt bonne disponibilité Pas ou peu disponible
• Disponibilité 79% 11%
Bonne ou plutôt bonne accessibilité Pas ou peu accessible
• Accessible 77% 13%

Plutôt ou tout à fait ergonomique Plutôt non /pas du tout ergonomique

• Ergonomie
64% 26%

Axe de Progrès
• Des onglets « incontournables » fortement utilisés
et dont l’utilité est perçue/reconnue
• Beaucoup d’onglets ne sont pas connus des
utilisateurs (logiciels, captation vidéo, sondages,
etc..)
• Les fonctionnalités de l’ENT sont considérées
comme l’axe de progrès majeur.

12
 Résultats du questionnaire
Zoom sur la plateforme INES

Simple / efforts nécessaires Complexe Pas de réponse

• Complexité 20% 1% 78 %
Bonne ou plutôt bonne Pas ou peu disponible Pas de réponse
• Disponibilité bonne
18% 3% 78 %

Plutôt ou tout à fait Plutôt non /pas du

ergonomique tout ergonomique Pas de réponse
• Ergonomie 12% 09% 78 %

Principaux freins à • La plateforme INES est encore assez peu

l’utilisation de utilisée.
INES

• La problématique de propriété intellectuelle

est perçue comme potentiellement sensible
par les utilisateurs

13
 Priorisation des demandes numériques(*)
Projets à mener

Actions « quick win » G11 S51 S52 F33 F11 F12 F31 F32 G21 G22 Formation
Recherche
G24
Forte

Gouvernance

G23 I31 F34 F35 I32 C32 R21 R22 Communication

Scolarité et VE
Priorité métier

F37 C31 V31 R11 V21 V32 R12 S31 S32 C11 Valorisation
International
V11
Documentation
D32 D31 D11 F41 F43 F44 F42
Moyenne

S21 S11 S12 S13 S15 S14 R31 R32 R33 R43 I11 Non prioritaires

S42 S41 R41 F36

D21
Tâches de fond
Faible Moyenne Forte
Complexité de mise en œuvre
(*)Les demandes sont numérotées de la manière
suivante Dxy
• D: Domaine
• X : n° de préoccupation métier
• Y : n° de série

14
 La stratégie numérique UPJV
Augmenter la présence
numérique de l’université
Consolider le SI de gestion et de Renforcer les outils de
 Sites WEB de l’UPJV
pilotage  Outils de valorisation de la recherche communication et d’échange
 Capacités de pilotage  Visio conférence
 SI Administration  Partage de documents

Développer la production de
Stratégie Renforcer l’accompagnement
ressource numériques et en
numérique au numérique
faciliter la diffusion
 Numérique pour le contrôle de  Nouveaux services d’accompagnement
connaissance  Communication sur les services
 Plateformes numériques existantes numériques (existants et nouveaux)
 Appui à la réussite en Licence

Engager une approche

Développer les infrastructures
différenciée de la relation à
numériques et en améliorer la
l’étudiant
performance
 Services pour l’insertion
 Infrastructures pour l’enseignement professionnelle
 Sécurité et fiabilité des SI  Portails et annuaires pour les étudiants

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 Sommaire

1. Le numérique en quelques chiffres

2. Elaboration de la stratégie
3. Les projets par axe stratégique
4. Cartographie de transformation numérique

16
 La stratégie numérique UPJV
Développer la production de ressource numériques et en faciliter la diffusion
ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ
 Offre de formation de qualité  Montée de version de la plateforme INES 1
 Soutien à la réussite des étudiants  Mise à niveau de la plateforme FOAD 1
 Amélioration des services aux  Appui à la réussite en Licence 1
étudiants  Nouvelle charte étudiant 2
 Améliorations ENT (nouveaux services, version 5
Améliorer les
mobile, relooking)
En italique : projet en cours plateformes
 Plate forme d’enseignement à distance pour les 5
numériques
formations paramédicales
 Développement de services pour tablettes (UTC) 3
 Services pour la maison des langues 3
 Plate forme de suivi des alternants 3
 Plate forme de suivi de la VAE 3
 Projet SIDES 1
Développer le
 Automatisation de la correction des QCM 2
numérique pour le
 Outil d’évaluation en ligne dans Inès 4
contrôle des
 Progression pédagogique dans Inès 4
connaissances
 Organisation des examens pour la FOAD 5

DOMAINES CONCERNÉS

Formation Scolarité
Documentation

17
 La stratégie numérique UPJV
Renforcer l’accompagnement au numérique
ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ
 Développement de l’usage du  Accompagnement à la mise en ligne de ressources 3
numérique au sein de l’UPJV Développer des offres multimédia pédagogiques (UTC)
 Soutien à la pratique pédagogique d’accompagnement des  Accompagnement à l’utilisation des plateformes 1
usagers du numérique  Accompagnement à la pédagogie numérique 1
 Conseil technologique et juridique numérique 1
En italique : projet en cours

DOMAINES CONCERNÉS
Gouvernance Communication
Recherche Valorisation
Formation Scolarité
Documentation International

18
 La stratégie numérique UPJV
Développer les infrastructures numériques et en améliorer la performance
ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ
 Soutien à la pratique pédagogique  Projet Campus Santé 1
(formations initiale et continue)  Mise en place d’un portail WIFI 3
 Sécurité des SI notamment de la  Mise en réseau des nouveaux bâtiments (Citadelle, 1
Fournir des
recherche Hub, Paces, etc.)
infrastructures
 Raccordement de l’UFR des Arts à la fibre optique 2
performantes pour
 Amélioration de la gestion des serveurs Web du 5
l’enseignement
En italique : projet en cours SUFTLV
 Rationalisation des moyens d’impression 1
 Extension du réseau WIFI 3
 Projet SSI (politique et mise en œuvre)
4
 Déploiement nouvelle architecture de virtualisation
2
Renforcer la sécurité et  Fiabilisation de l'infrastructure système : nouvelle
1
la fiabilisation du SI solution de stockage
 Fiabilisation de l’infrastructure système :
3
changement du cœur de réseau

DOMAINES CONCERNÉS

Recherche
Formation

19
 La stratégie numérique UPJV
Augmenter la présence numérique de l’université
ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ
 Meilleure visibilité internationale Refondre et mettre en
 Attractivité vis-à-vis des étudiants cohérence les sites WEB  Refonte du site WEB de l’UPJV (mobile, web TV, …) 4
 Valoriser la recherche de l’UPJV et des labos
 Elaborer un package numérique (site web
En italique : projet en cours colloques, inscription en ligne) des événements 4
scientifiques
Valoriser la recherche
 Valorisation des contrats de recherche (site web) 4
 Elaboration de clips de valorisation des labos 4

DOMAINES CONCERNÉS
Communication
Recherche

20
 La stratégie numérique UPJV
Renforcer les outils de communication et d’échange
ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ
 Développement des partenariats  Sélection et déploiement d’une solution de travail
 Mobilité internationale des Consolider les outils collaboratif avec partage de documents (UTC) 3
étudiants collaboratifs et le  Pérennisation du partage pour un service 3
 Projets de recherche internationaux partage de documents  Harmonisation et modernisation des solutions 3
webmail
En italique : projet en cours  Service de réservation de visio conférence dans
5
l’ENT
Visio conférence
 Service de visio conférence proposé dans l’ENT
5
pour offrir une solution de bureau (UTC)

DOMAINES CONCERNÉS

Recherche Valorisation
Formation
Documentation International

21
 La stratégie numérique UPJV
Engager une approche différenciée de la relation à l’étudiant
ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ
 Egalité des chances Renforcer les services
 Insertion professionnelle  Plateforme "stage emploi" et fonctionnalités 1
numériques favorisant
 Services aux étudiants l'insertion
"alternance«
 Gestion efficiente des étudiants  Plate forme de gestion des jobs étudiants 3
professionnelle
 Développement de l'usage de listes de diffusion 7
En italique : projet en cours
 Annuaire et CVs des anciens étudiants 2
 Annuaire et CVs des docteurs 4
Amélioration des  Développement d’un intranet pour la formation 5
portails et annuaires continue
pour les étudiants  Ajout de services spécifiques aux doctorants dans 2
l’ENT
 Plate forme de continuum lycée - université 3

Automatiser les
• Développement d’une application de gestion de
activités de gestion de 2
l’activité « mission handicap »
l'égalité des chances

DOMAINES CONCERNÉS
Gouvernance Communication
Recherche Valorisation
Formation Scolarité
Documentation International

22
 La stratégie numérique UPJV
Consolider le SI de pilotage et de gestion
ENJEUX CLÉS PROGRAMMES PROJETS PRIORITÉ
 Efficacité des dispositifs de Accroitre les capacités  Développement d’un dispositif de pilotage intégré
3
reporting et de pilotage de pilotage de l’UPJV  Outil de suivi d’activité (DISI)
 Efficience des activités de gestion  Progiciel de gestion RH (SIHAM)
5
 Projet « ordres de mission »
5
 Référencement des contrats et conventions
2
En italique : projet en cours Moderniser  Refonte du logiciel de gestion du patrimoine
l’administration immobilier (UTC)
7
 Généralisation de la gestion des salles
2
 Projet HELICO (changement d’outil de gestion des
2
charges d’enseignement)
 Inscription en ligne des primo-entrants
Améliorer le système  Dématérialisation des pièces justificatives lors de 5
d’information de l‘inscription 5
scolarité  Mise en place de la nouvelle monétique CROUS 1

DOMAINES CONCERNÉS
Gouvernance
Recherche Valorisation
Formation Scolarité
International

23
 Sommaire

1. Le numérique en quelques chiffres

2. Elaboration de la stratégie
3. Les projets par axe stratégique
4. Cartographie de transformation numérique

24
 Cartographie de transformation numérique
Consolider le SI de gestion et
de pilotage
Nlle monétique CROUS
Développer les
infrastructures numériques
et en améliorer la
performance
Développer la production de
ressource numériques et en
faciliter la diffusion
Engager une approche
différenciée de la relation à
l’étudiant
2014 2015
Généralisation de la gestion des
2016 2017 2018
Dispositif de pilotage intégré Remplacement Apogée
salles
Remplacement Harpège
HELICO (SIHAM)
Inscription Primo
Projet « ordres de mission » Projet SSI (mise en œuvre
Projet St Quentin – autre) Projet Citadelle
Projet HUB
Projet Campus Santé
Projet SSI (politique) Portail captif WIFI
Extension et fiabilisation Projet SSI (mise en
du réseau WIFI Fiabilisation de œuvre - Recherche)
l'infrastructure système Inès : nelles fonctionnalités
Déploiement nouvelle Améliorations ENT
architecture de
Maison des
virtualisation Développement de
App tablettes Staps langues
l'usage de listes de
Montée version Inès diffusion
Appui à la réussite en Licence Annuaire et CVs des
Projet SIDES Charte étudiant docteurs Gestion jobs étudiants
Correction QCM
Continuum lycée
Annuaire et CVs
Mission handicao
des anciens
étudiants
Plateforme "stage emploi"
Refonte du site WEB de
et fonctionnalités
Services ENT l’UPJV (mobile, web TV, …)
"alternance"
doctorants
Valorisation des
contrats de Elaboration de clips de Sélection et déploiement
recherche valorisation des labos d’une solution
Elaborer un package « visioconférence bureau »
numérique des Accompagnement à la mise
événements scientifiques en ligne de ressources
multimédia pédagogiques Sélection et déploiement
Accompagnement à d’une solution de travail
Augmenter la présence Accompagnement à la
l’utilisation des collaboratif avec partage de
numérique de l’université pédagogie numérique documents
plateformes
Conseil technologique
et juridique Harmonisation et modernisation des
numérique solutions webmail
Renforcer
l’accompagnement au Outils de travail
numérique Renforcer les outils de collaboratif
communication et d’échange
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