Logiciel Ok_Paye

Nouvelle extension
(Octobre 2010)

Ca fait exactement 20 ans que nous diffusons les Logiciels de Gestion de la société
Ok_Software (Ok_Manager et Ok_Paye).
Nous avons installé des centaines de version et nous avons formé et assisté le personnel
utilisateur correspondant.
Grace à cette expérience, à vos remarques et au soutien de la société Ok_Software, nous
avons pu développer une extension au Logiciel Ok_Paye.
La nouvelle partie développée se trouve dans le menu « Maclogic ».

Le menu « Maclogic », comprend trois extensions :

- Menu « Ok-Paye-Plus »
- Menu « Gestion des Contrats » (Développé en spécifique pour chaque Société à part)
- Menu « Gestion des Congés » (Développé en spécifique pour chaque Société à part)

Le Menu « Ok-Paye-Plus », comprend les extensions suivantes :

Le Menu « Salariés-Rubrique-Etats », comprend les extensions suivantes :

Gestion des salariés :
Désormais, l’affichage des salariés par type et par situation est devenu possible dans cette
nouvelle fenêtre.

« Vérifier » : ce bouton permet de contrôler l’absence de critères rattachés aux salariés.

« Fixer » : ce bouton permet de vérifier les rubriques fixes rattachées aux salariés.
- Gestion des rubriques :
Des fonctionnalités très utiles ont été rajoutées dans cette nouvelle fenêtre.
Gestion des rubriques des états :
Cette fenêtre permets de mettre à jours les états crées à partir de la fenêtre « Générateur
d’Etats ». Elle comprend trois volets :
- 1er volet : comporte les états déjà crées
- 2ème volet : comprend les rubriques rattaches aux états
- 3ème volet : comprend tous les types de rubriques à rattacher éventuellement à votre
état.

1er Volet

2ème Volet

3ème Volet

Les flèches bleues vous permettent de changer l’ordre d’affichage de rubriques rattachées à un
état. Il suffit de sélectionner une ligne dans le volet n° 2 et d’utiliser les flèches selon le sens
désirer. (N’oublier pas de cliquer sur « Enregistrer », pour valider le tout, ou bien sur
« Restaurer » pour annuler les modifications).

Dans le volet n° 3, et après avoir sélectionné le type de rubriques (Fixes, Cumuls, Calculées
ou Variables), il suffit de cliquer deux fois sur la rubrique recherchée pour la faire rattacher à
l’état déjà sélectionné dans le volet n° 1. (N’oublier pas de cliquer sur « Enregistrer », pour
valider le tout, ou bien sur « Restaurer » pour annuler les modifications).

Cliquer deux fois sur une rubrique existante dans le volet n° 2 pour la supprimer. (N’oublier
pas de cliquer sur « Enregistrer », pour valider le tout, ou bien sur « Restaurer » pour annuler
les modifications).

Rubrique archivée : après avoir sélectionner une rubrique non archivée dans le volet n° 3, il
suffit de côcher cette option pour la rendre archivée. Après validation, vous remarquerez que
le n° qui est aligné avec la rubrique passera de « 0 » à « 1 ».
Pour fermer la fenêtre, il suffit de cliquer sur le bouton « Fermer ». (N’oublier pas
d’Enregistrer les modifications avant de fermer).

Le Menu « Import-export-Traitements », comprend les extensions

suivantes :

Gestion des états de type « Journal » :

Cette fenêtre affiche seulement les états crées à partir du « Générateur d’état » de type
« Journal ».

A- Vous pouvez imprimer votre état « OD-PAYE », le visualiser sur Ecran et ensuite
l’exporter vers le programme « Ok-Compta » ou bien vers « Ok-Manager » ou bien vers
Excel :

Le message suivant s’affichera

En cas de réponse positive, un deuxième message s’affichera

*** En choisissant la première option, l’écran suivant s’affichera :

Saisir le nom du fichier et enregistrer et n’oubliez pas de noter le nom du

dossier dans lequel le fichier a été enregistré.

*** En choisissant la deuxième option, l’écran suivant s’affichera :

Code Journal : c’est le code journal Od-Paye existant dans le logiciel Ok-
Manager
Date écriture : corriger éventuellement cette date
Numéro de pièce : c’est le numéro à rattacher à l’écriture comptable
Code société : vérifier avec l’administrateur du logiciel Ok-Manager que c’est
le bon numéro.
En cliquant sur « Ok », l’écran suivant s’affichera :

Saisir le nom du fichier et enregistrer et n’oubliez pas de noter le nom du

dossier dans lequel le fichier a été enregistré.
 B- En cochant l’option « Séparer les états par : » et en sélectionnant un critère de trie
(Ex : par Direction), le logiciel vous éditera un OD-PAYE par Direction.

C- En cochant l’option « Fusionner avec des journaux déjà exportés », le logiciel vous
demandera, après traitement, de lui indiquer le nom du fichier déjà exporté à partir
d’une autre base de données Ok-Paye. (Ex : fusionner deux OD-PAYE des bases de
données « Direction Générale » et « Autres personnel »).

Cumul des Archives :

Saisir la période
Sélectionner les rubriques à cumuler à partir des archives en double cliquant
dessus à partir de la fenêtre située à gauche.
Côcher éventuellement l’option « Séparer les cumuls par », et sélection un critère
de trie dans la liste qui suit.
Cliquer sur sélection.
Cliquer sur imprimer.
La fenêtre suivante s’affichera :

Double cliquer éventuellement sur certaines séquences archivées pour les éliminer
de la liste et valider par « Ok ».

Import/Export et Suppression des données à partir des Archives :

Cette fonction n’est pas encore finaliser. Elle sera disponible prochainement.
Edition du « Livre de paie » à partir des Archives :

Grâce au « Fichier Paramètres », le logiciel retiendra le n° des rubriques affichées en bas de

cette fenêtre.
Saisir les informations nécessaires et valider.
Après visualisation de l’état, le logiciel vous demandera de valider l’export des données sur
fichier. A vous de voir.

Export du fichier des virements bancaires :

Saisir la date de la séquence en cours. (Dans l’exemple joint, nous avons saisie les dates de
deux séquences : une archivée et l’autre en cours) (Ex : séquence « Prime » archivée et
séquence « Paye » en cours et vous voulez faire un virement qui cumule les deux séquences).
N.B. : n’oubliez pas de contrôler le n° des rubriques nécessaires pour faire le virement. Ces n°
sont déjà enregistrées dans le fichier « OK_PARAM.TXT». Vous pouvez toujours les
modifier en cas de besoin.

Cliquer sur « Sélections » et bien indiquer les critères nécessaires pour sélectionner le
personnel concerné par le virement.
En validant la sélection, l’écran suivant s’affichera :

Pour supprimer une ligne de séquence, il suffit de cliquer 2 fois dessus. Valider par OK.
En cas d’erreur, le message suivant s’affichera.

Dans ce cas, il faut tout recommencer et cela après avoir contrôlé vos informations.

Export de la Déclaration Cnss :

Vérifier bien les critères affichés et valider.

Pour supprimer une ligne de séquence, il suffit de cliquer 2 fois dessus. Valider par OK.
Imprimer l’état sur écran pour voir si elle est conforme.
En cas d’accord, fermer la fenêtre d’édition. Le message suivant s’affichera :

Valider par « Yes »

Le logiciel générera les fichiers nécessaires pour les traiter dans le programme « Ok-Cnss ».
Gestion des régimes Cnss :

La gestion des régimes spéciaux de la Cnss est un casse tête pour tous les chefs du personnel.
Grâce à cette fenêtre il est désormais possible de les suivre d’une manière automatique.
A l’ouverture de cette fenêtre, le logiciel vous affichera la liste du personnel ayant atteint la
date limite du régime Cnss (du mois en cours ainsi celui de mois suivant).
Sélectionner un salarié ayant atteint la date limite et cliquer sur le bouton comportant une
main.
Le message suivant s’affichera :

En validant cette fenêtre, le logiciel éliminera de la liste les données de la personne

sélectionné. Ça implique que le changement a été bien validé.
Dans le cas où vous n’êtes pas d’accord avec les changements proposés par le logiciel, il suffit
de double cliquer sur la ligne en question et de modifier la prochaine date de changement
ainsi que le prochain n° du régime Cnss. N’oubliez pas de valider ces changements en
cliquant sur le bouton comportant une calculatrice ou bien d’annuler en cliquant sur le croix
rouge.
N.B. :
- dans le cas où vous n’avez aucune personne ayant atteint la date limite du régime Cnss, le
logiciel vous informera de ça et ne vous donnera pas la possibilité d’accéder à cette fenêtre.
- N’oubliez pas de créer une rubrique fixe dans laquelle vous devez saisir la première fois, la
prochaine date de changement du régime Cnss.
- N’oubliez pas aussi de créer un tableau de type 1. Dans les indices vous devez saisir les
différents codes du régime Cnss et dans les valeurs le code suivant à chaque type de contrat.
Tout ça doit être renseigné dans le fichier externe « OK_PARAM.TXT ».

Export de la déclaration « Cavis ».

Vérifier bien les critères affichés et valider.

Pour supprimer une ligne de séquence, il suffit de cliquer 2 fois dessus. Valider par OK.
Imprimer l’état sur écran pour voir si elle est conforme.
En cas d’accord, fermer la fenêtre d’édition. Le message suivant s’affichera :

Valider par « Yes »

Le logiciel générera les fichiers nécessaires pour les traiter dans le programme « Ok-Cnss-
Cavis ».
Contrôle de la déclaration d’employeur

Après avoir saisie les dates de traitement, cliquer sur générer.

La fenêtre suivante s’affichera :

Vous pouvez toujours éliminer des séquences en cliquant dessus 2 fois. Valider par « OK ».
La fenêtre suivante s’affichera :

Vous pouvez toujours éliminer des régimes en cliquant dessus 2 fois. Valider par « OK » pour
imprimer les 2 états sur écran.
A la fermeture des ces états, le logiciel vous affichera le message suivant :
En cas d’accord, suivez la procédure habituelle pour enregistrer ce fichier texte sur votre
disque. Ouvrir ce fichier avec Excel ou autre programme et procéder au contrôle de vos
informations.

Génération de la déclaration Employeur (Annexe I) :

Saisir la période, contrôler les codes rubriques et cliquer sur générer. La fenêtre suivante
s’affichera.

Vous pouvez toujours éliminer des séquences en cliquant dessus 2 fois. Valider par « OK ».
La fenêtre suivante s’affichera :

Vous pouvez toujours éliminer des régimes en cliquant dessus 2 fois. Valider par « OK ».
L’envoyer l’état vers l’écran « Sreen », et contrôler votre déclaration. En cas d’accord, fermer
l’état. Le message suivant s’affichera :

En validant par « Yesy », la fenêtre suivante s’affichera :

Saisir le nom du fichier et enregistrer et n’oubliez pas de noter le nom du dossier dans lequel
le fichier a été enregistré.
Le logiciel générera un fichier représentant l’Annexe I de la déclaration de l’employeur pour
le traiter dans le programme « DecEmpl ».